Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)

De tfhkacolwiki
Revisión del 15:02 4 ene 2022 de Dbarreto (discusión | contribuciones) (sinmarco|14px DEMO)
Ir a la navegación Ir a la búsqueda


Tiempo para seguir los pasos y ambientes en los que se deben realizar

NOTA: Antes de iniciar el proceso de HABILITACIÓN es necesario tener el RUT actualizado, debido a que el acceso a la plataforma llega al correo electrónico que tienen registrado en el RUT.

NumUnoLv2.jpg DEMO

Ambiente totalmente de Pruebas internas.

NumUnoUnoLv3.jpg Registro y Validación Inicial

Imagen 1: Portal Inicial de Registro

Este es el primer paso para iniciar su registro. Ingrese al link: https://demofactura.thefactoryhka.com.co

Para el registro debe diligenciar los siguientes campos:

  • Razón Social o Nombre
  • Correo Electrónico




Para finalizar, valide la confirmación del reCAPTCHA y presione el botón registrar. Ver imagen 1

Una vez que se realiza el registro se genera un mensaje indicando que se envió un correo para la activación de su cuenta.

Imagen 2: Correo de Activación de Cuenta

El correo recibido contiene la contraseña y el link que re-direccionará al usuario a la pantalla principal donde se visualiza un mensaje que indica que la cuenta ha sido confirmada y que puede ingresar al sistema. Ver imagen 2.

Nota: Ud debe activar su cuenta antes de poder ingresar. En caso de que no active su cuenta el sistema no le permitirá ingresar. Considere que Ud cuenta con 24 horas para dar activación de la cuenta, en caso contrario se vencerá su opción a registro.



Para Mayor información puede ver el siguiente video



NumUnoDosLv3.jpg Ingreso al Sistema

Imagen 3: Ingreso al Sistema

Para Ingresar al portal DFactura debe colocar el correo electrónico y la contraseña recibida. Ver imagen 3.


Para Mayor información puede ver el siguiente video



NumUnoTresLv3.jpg Migración DEMO a Producción

  • Desde el Área de Proyectos se verificará si usted cumple con los siguientes requisitos:
    • Gestión de Facturación y Pago completada
    • Certificado Digital emitido
    • Usuario registrado en la Plataforma DEMO de Validación Previa. The Factory HKA recomienda haber ensayado sus diferentes escenarios de facturación presentes en su operación en el Ambiente DEMO.
    • Casa de Software integrada (aplica para clientes que facturarán electrónicamente a través de un Sistema Contable aliado a The Factory HKA)

El no cumplir con todos requerimientos como se listan pueden significar demoras en el proceso.

Si cuenta con todos los requisitos puede realizar la solicitud del pase a Producción. Para ello usted debe diligenciar el siguiente Formulario

ATENCIÓN

  • Debe tener en cuenta que al realizar la Migración de DEMO a Producción, la siguiente información NO SE MIGRA:
    • Clientes
    • Productos
    • Unidades de Medidas
    • Establecimientos
  • Solo se migra de DEMO a Producción:
    • Datos Fiscales.
    • Logo.
    • Certificado Digital.

NumDosLv2.jpg Producción - En proceso de Habilitación

En el ambiente de producción de Validación previa, en la fase de Producción - En proceso de Habilitación, es donde realizamos las pruebas de habilitación de la DIAN, las cuales son necesarias para que la DIAN los autorice a ser facturadores electrónicos.

NumDosUnoLv3.jpg Ingresar al Portal de la DIAN

Imagen 1.1

Inicialmente se debe ingresar a la página de la DIAN www.dian.gov.co y dar clic en el botón de HABILITACIÓN. (Ver Imagen 1.1)

NumDosDosLv3.jpg Ingresar a la plataforma de registro de Validación Previa

Imagen 1.2

NumDosDosUnoLv3.jpg Ingresar como Empresa

Seleccionar el tipo de documento, el número de documento y el NIT de la empresa. (Ver Imagen 1.2)

NumDosTresLv3.jpg Ingresar como Persona

Imagen 1.3

Debe seleccionar el tipo de documento y digitar el número de documento de la persona. (Ver Imagen 1.3)

Para ambos casos, una vez validada la información digitada por el usuario y se verifique que existe una cédula de ciudadanía o extranjería con el número de documento de identidad ingresado, además de comprobar que no se es un robot, el sistema enviará un mensaje al correo electrónico del representante legal de la empresa con un enlace para poder ingresar al portal web. (Ver Imagen 1.4)

Imagen 1.4

Una vez que llega el correo deben darle clic a Acceder. (Ver Imagen 1.5)

Imagen 1.5

NumDosCuatroLv3.jpg Registro como Facturador Electrónico en el Portal Web DIAN Validación Previa

Imagen 1.6

Una vez dentro de la plataforma debe ingresar por Participantes > Facturador. (Ver Imagen 1.6)

Imagen 1.7

A continuación, se detallarán todos los datos del sujeto a registrar, tales como:

  • NIT
  • Nombre
  • Razón Social
  • Correo Electrónico
  • Estado de Aprobación
  • Tipo de Facturador
  • Código de la Actividad Económica Principal
  • Las fechas de acuerdo a la Resolución 20

Después de verificar los datos, seleccione Registrar. (Ver Imagen 1.7)

Imagen 1.8

Al dar clic en el botón Registrar, automáticamente el sistema le mostrará un mensaje indicando que si está seguro de realizar esta acción debe iniciar sesión nuevamente. (Ver Imagen 1.8)

Imagen 1.9

Debe iniciar sesión nuevamente para que se le active el procedimiento de registro como facturador en el sistema.

Ingrese de nuevo en la opción de Participantes > Facturador y ya va a poder Configurar el Modo de Operación. (Ver Imagen 1.9)

Imagen 1.10

Ahora debe seleccionar el Modo de Operación que será a través de un Proveedor Tecnológico, en este caso THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS. (Ver Imagen 1.10)

Imagen 1.11
Imagen 1.12

Luego de Adicionar el Modo de Operación, verá el listado de los modos de operación que ha asociado a su cuenta y los rangos de prueba. Nota: bajo el esquema de validación previa, todavía se contempla utilizar varias soluciones de facturación electrónica y varios proveedores tecnológicos. (Ver Imagen 1.11 y 1.12)

Imagen 1.13

En las acciones encontrará el set de pruebas que automáticamente el administrador le ha asignado. Haciendo clic en el icono podrá ver los detalles del set de prueba. (Ver Imagen 1.13 y 1.14)

Imagen 1.14

En la Imagen 1.14 se puede apreciar la cantidad de pruebas mínimas que debe realizar en cuanto a Facturas, Notas Débito y Notas Crédito para poder recibir la habilitación como facturador electrónico.

Imagen 1.15

En caso de que quiera observar el Resumen de documentos recibidos y aceptados para el set de pruebas (documentos exitosos y/o rechazados) puede ir a la parte de detalles. (Ver Imagen 1.15)

Imagen 1.16

Otro dato importante para el proceso de habilitación es el TestSetId, este se encuentra en el tablero de la DIAN en un mensaje verde. (Ver Imagen 1.16)

NumDosCincoLv3.jpg Set de Pruebas

El siguiente video tutorial muestra inicialmente las diferencias entre ambiente DEMO y PRODUCCIÓN en la primera parte, en la segunda parte se explica la parametrización de los secuenciales de prueba y donde obtener la información necesaria para este proceso.

NumDosSeisLv3.jpg Solicitud de Rangos de Numeración

La solicitud de los prefijos y rangos de numeración de facturación se realizan en el sitio web de la DIAN (MUISCA) (https://muisca.dian.gov.co).

Imagen 3.1

En la sección Numeración de Facturación > Solicitar Numeración de Facturación. (Ver Imagen 3.1)

Imagen 3.2

Luego de pasar los mensajes automáticos que aparecen, llegará a la sección donde Autorizará los Rangos. (Ver Imagen 3.2)

Imagen 3.3

A continuación, seleccione:

  • Prefijo
  • Rango desde
  • Rango hasta

En Tipo de Facturación coloque ELECTRÓNICA, luego hacer clic en "Agregar". (Ver Imagen 3.3)

Imagen 3.4

Cuando se oprime el botón Agregar del recuadro anterior, aparecerá un resumen de la información suministrada. (Ver Imagen 3.4)

Imagen 3.5

Si la información es correcta, dar clic en “Borrador”, lo cual genera el formato 1302 en Borrador. (Ver Imagen 3.5)

Imagen 3.6

Aparece una pantalla que le permite “Ver el Documento” y posteriormente aceptarlo. (Ver Imagen 3.6)

Imagen 3.7

Al dar clic en “Aceptar”, se habilita el botón Definitivo. (Ver Imagen 3.7)

Imagen 3.8

Una vez se da clic en la opción Definitivo, aparece la ventana para realizar la firmar del formato 1302. (Ver Imagen 3.8)

Imagen 3.9

Luego, aparece la siguiente pantalla para visualizar el documento 1302 en estado “definitivo”, y dar clic en “Aceptar”. (Ver Imagen 3.9)

Imagen 3.10

Una vez se da clic en “Aceptar” el servicio lo remite a la pantalla inicial para firmar el formato 1876. Recuerde que el trámite no finaliza hasta que firme el formato 1876 “Autorización de Numeración de Facturación”. De clic en el ícono que se encuentra en la casilla de “Firmar Autorización Numeración de Facturación”. (Ver Imagen 3.10)

Finalmente, firmado el documento, se genera el formato 1876 “autorización numeración de facturación” con la marca de agua “AUTORIZADO”.

NumDosSieteLv3.jpg Asociación de Rangos de Numeración

Imagen 4.1

Una vez se haya habilitado de manera exitosa ante la DIAN, deberá acceder al panel de "Facturando Electrónicamente" para realizar la asociación de los prefijos. (Ver Imagen 4.1)

Imagen 4.2

En el panel izquierdo, ubicar la sección Participantes > Asociar prefijos. (Ver Imagen 4.2)

Imagen 4.3

En esta sección, puede seleccionar el Proveedor - Software de The Factory HKA Colombia SAS y seleccionar el Prefijo que desea asociar. (Ver Imagen 4.3)

NumTresLv2.jpg Emisión de Facturas Electrónicas

Al finalizar la asociación de los Rangos de Numeración, deberá dirigirse al Portal 2.1 - Validación Previa de The Factory HKA Colombia SAS y parametrizar los secuenciales[1], esta vez seleccionando "Producción 2.1" como Tipo de Ambiente. Recuerde agregar secuenciales para Notas de Crédito y Notas de Débito, debido a que estos son autogestionados, pueden tener cualquier prefijo que usted desee.

Al finalizar la parametrización de estos secuenciales, usted podrá iniciar el proceso de facturación haciendo uso del portal.

Enlaces Externos