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Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción

2025-10-22T14:31:28Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción==<includeonly>=</includeonly>

Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que se pueden gestionar, así como la asignación de estatus personalizados por la empresa. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.

 
'''Condiciones que se deben tener en cuenta para aplicar los eventos o estatus personalizados.'''

*Según la '''Resolución No. 000085 ( 08 ABR 2022 ) Anexo Técnico -RADIAN – Versión 1.1''' La generación de dichos eventos aplican para facturas electrónicas cuyo medio de pago es crédito.

*El portal permitirá la asignación de eventos Dian a documentos con el proveedor activo; no estará disponible para documentos con el proveedor en estado pendiente de activación.

*Los estatus personalizados deben estar previamente creados, activos y asignados a un Orden en el menú Catálogo/Estatus para que se encuentren disponibles cuando el estatus Dian esté aprobado.[[Configuración_por_Catálogos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Estatus|Ver Menú Estatus]].

*Los eventos Dian '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' son eventos finales, por lo que, una vez aprobados, no es posible cambiarlos a otro estatus Dian; solo estará disponible el estatus personalizado configurado por la empresa para su gestión. Además, los eventos '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' no serán aprobados si han pasado más de 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio'''.

*Pasados los 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio''', debe solicitar la asignación del evento '''Aceptación Tácita''' al emisor del documento.

*Una vez generado un evento de aceptación '''Expresa o Tácita''' NO se pueden generar notas crédito o notas débito a las facturas electrónicas.

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos a un documento de forma individual==<includeonly>=</includeonly>

Para iniciar el envío de eventos, debemos identificar el documento al que se aplicarán los eventos. 
 
Los eventos DIAN pueden enviarse de dos formas:

1- '''Envío individual (uno a uno)''':
El usuario puede enviar los eventos uno por uno, siguiendo el orden correspondiente y ejecutando cada uno únicamente una vez aprobado.

 
Modos de aplicación:

* Facturas de ventas con tipo de pago crédito.

1- '''Revisado''', estatus del sistema que la empresa puede asignar a un documento de forma opcional para gestiones propias internas. Este estatus sólo puede aplicarse antes de enviar cualquier evento DIAN. Una vez que se envíe un evento a la DIAN, este estatus ya no estará disponible. 
2- '''Acuse de recibo (DIAN)''', puede generarse directamente con o sin aplicar el estatus Revisado. 
3-''' Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN)''', únicamente disponible si el documento se encuentra con el evento de acuse de recibo (DIAN) aprobado. 
4- '''Aceptación expresa (DIAN)''', puede generarse directamente, con o sin que el documento esté en el estatus “Revisado”, mediante los siguientes modos: 
- Si el documento se encuentra en estatus “Pendiente”, se generará automáticamente el envío de los eventos Acuse de recibo (DIAN) y Recibo del bien o prestación del servicio (DIAN). 
- Si el documento ya se encuentra en el estatus “Acuse de recibo (DIAN)”, se genera automáticamente el envío del evento Recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).

* facturas de ventas con tipo de pago contado, nota crédito, nota débito y documentos equivalentes.
1- Revisado (único estatus).

Este método permite mayor control sobre el proceso de notificación de eventos ante la DIAN, especialmente útil cuando se requiere una gestión manual o revisión previa a cada envío.

 
2- '''Envio One Click:''': Este tipo de envío permite enviar varios eventos de la DIAN de una sola vez, cuando necesitas enviar el evento de aceptación expresa. El proceso recomendado es el siguiente:

1- '''Aceptación expresa (DIAN)''': Al enviar este evento, automáticamente se enviarán los eventos de Acuse de recibo (DIAN) y Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN).
 
'''Importante'''
 
* Si necesita enviar el evento de Reclamo (DIAN), deberá usar la opción de '''Envío individual (uno a uno)''', ya que este evento solo estará disponible cuando el documento ya tenga aprobado el '''evento Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN)'''.
 
* Estatus '''Revisado''': aplicable especialmente a documentos que no requieren la aprobación de eventos DIAN. No obstante, también se aplica a las facturas de venta con tipo de pago a crédito, exclusivamente cuando la empresa lo solicite para llevar a cabo validaciones previas antes de aplicar los eventos de acuse DIAN, o en aquellos casos en los que no sea necesario aplicar dichos acuses y los documentos sean retirados de la lista de pendientes.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.

<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar el documento específico a radicar el evento, tener en cuenta que el documento debe encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
Archivo:Individual1.png|'''Paso 3:''' Ubicado el documento presiona en el 'Detalle'.
Archivo:Individual2.png|'''Paso 4:''' En el detalle del documento en la pestaña Gestión, presiona el botón verde 'Asignar Estatus'.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 5:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar al documento seleccionado con un detalle de información (Opcional).
Archivo:EstatusGestion.png|'''Paso 6:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, seleccione el evento que desea asignar al documento. El estatus '''Revisado''' no corresponde a un acuse DIAN y solo está permitido asignar antes de un acuse DIAN.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 7:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el evento.
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 7:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 8:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación del evento.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 9:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de evento. Verifica que se hayan asignado correctamente al documento.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 10:''' Cuando el evento es enviado se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian', luego de unos minutos presiona en el botón 'Actualizar Historial' para validar la respuesta de aceptación o rechazo del evento.
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos de forma Masiva==<includeonly>=</includeonly>

La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente en el envío de acuses de eventos Dian al poder seleccionar individualmente cada evento o seleccionando el evento final de aceptación expresa.

Para el envío de evento de reclamo Dian el documento debe tener aprobado los eventos Acuse de recibo y Acuse de recibido del bien o prestación de servicio.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos, tener en cuenta que los documentos deben encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
Archivo:Masivo4.png|'''Paso 3:''' Marca las casillas junto a los documentos que deseas procesar o la casilla superior que se encuentra al lado botón Asignar Estatus para seleccionar todos.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 4:''' Busca y haz clic en el botón "Asignar Estatus". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar a los documentos seleccionados con un detalle de información (Opcional).
Archivo:Masivo6.png|'''Paso 5:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, selecciona el estatus que deseas asignar a los documentos.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 6:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el o los eventos.
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 6:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 7:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación de eventos.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 8:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de eventos. Verifica que los eventos se hayan asignado correctamente a los documentos.
Archivo:EventosPendienteDian.png|'''Paso 10:''' Cuando los eventos son enviados se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian' los documentos de visualizarán en el Estatus 'Documentos Pendiente entrega a la Dian' hasta que se aprueben o se rechacen.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 11:''' Para validar la aceptación o rechazo del evento puede ingresar en el detalle del documento en la pestaña Gestión y visualizar el Hitorial de evento.
</gallery>

Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.

<includeonly>=</includeonly>==Asignar estatus personalizado a un documento==<includeonly>=</includeonly>

El portal dispone de una herramienta de estatus personalizados que permite a la empresa identificar el área en la que un documento está siendo evaluado antes de aplicar el siguiente estatus de los eventos Dian.

El estatus personalizado no modificará el estatus actual de la Dian, ya que es exclusivo para el portal.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:CatalogoEstatus.png|'''Paso 1:''' En el portal RE de The Factory HKA en el Menú Catálogo/Estatus, la empresa debe tener registrado previamente los estatus establecidos en la empresa para la evaluación de los documentos.
Archivo:OrdenEstatus.png|'''Paso 2:''' Según lo requiera, puede tener asignado uno o más estatus personalizados dentro de cada grupo de estatus Dian.
Archivo:AsignacionEstatus.png|'''Paso 3:''' Al tener el documento con un estatus Dian aprobado, puede asignar sólo un estatus personalizado en el botón "Asignar Estatus"
Archivo:AsignacionEstatus2.png|'''Paso 4:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el estatus disponible que previamente fue configurado.
Archivo:AsignacionEstatus3.png|'''Paso 5:''' Seleccione el estado que desea asignar al documento puede registrar un detalle de información (opcional), hacer clic en el botón "Guardar".
Archivo:AsignacionEstatus4.png|'''Paso 6:''' Espera a que se complete el proceso de asignación de estatus. Verifica que el estatus se hayan asignado correctamente.
Archivo:AsignacionEstatus5.png|'''Paso 10:''' Al culminar actualice el historial y verifique el último estatus asignado al documento.
Archivo:AsignacionEstatus6.png|'''Paso 11:''' El documento dispone de la asignación de cambio de estatus personalizado que se encuentre disponible en el Gestión de Orden de Estatus Dian.
</gallery>

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2025-10-22T14:19:21Z

Bdominguez: /* Infodatos */

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>

'''Video guía '''

<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>

 
'''Paso a paso '''

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
 

<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
 

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por las diferentes pantallas">

File:Documentos.jpg|'''1:''' Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Documentos/ Documentos".

File:ConsultaDocumentos.jpg|'''2:''' La primera consulta la pantalla muestra un aproximado de 2000 documentos cargados en los últimos 35 días y aún se mantienen en estatus pendiente o precargado, éstos son distribuidos en diferentes páginas con cantidad de registro entre 50, 100, 200 y 300 registros según como sea seleccionado.

File:CamposFiltros.jpg|'''3:''' Se disponen de varios valores que pueden aplicar para aplicar el filtro de consulta de los documentos.

File:ConsultaDocumentosAvanzada.jpg|'''4:''' Para consultar documentos que superan los 35 días de carga, debe activar la opción "Búsqueda Avanzada", que permite aplicar filtros de fechas (Radicación ó Emisión) con un rango máximo de 91 días, puede aplicar "tipo de Proveedor" (opcional), al igual combinar los diferentes valores.

File:ConsultaTipoPago.jpg|'''5:''' El valor "Tipo de Pago" (Contado - Crédito) aplica en la "Búsqueda Avanzada" para consultas solo con documentos tipo Factura de venta.

File:DatosDocumento.jpg|'''6:''' Cada registro de documento dispone de datos principales y adicionales al desplegar cada uno.

</gallery>

<div style="text-align: center;">
'''Valores de filtro'''
</div>

{| class="wikitable" style="margin: auto;"
|-
! Filtro!! Descripción
|-
| Estatus de documento ||
* Documentos Aceptados
* Documentos Reclamo
* Documentos Pendientes
* Documentos Errados
* Documentos Rechazados DIAN
* Documentos Pendientes Entrega a la DIAN
* Documentos Acuse de Recibo
* Documentos Bien o Prestación de Servicio
* Documentos Revisados
* Documentos Todos
|-
| Tipo de Documento ||
* Todos
* Factura venta
* Factura de Exportación
* Nota de crédito
* Nota de débito
* entre otros
|-
| Número de Documento || Número de documento generado con prefijo incluido.
Se combina con el estatus y solo se mostrará si coincide con el estatus correcto.

Si se agrega proveedor, se filtra para mostrar solo documentos que coincidan con dicho proveedor.
|-
| Infodato || Solo tipos listables configurados en el Menú Catálogo/Infodatos.
|-
| Valor || Valor asignado al infodato configurado y estado activo.
|-
| Rango de Radicación || Rango de fechas de carga del documento (inicio y fin), no mayor a 91 días entre fechas.
|-
| Rango de Emisión || Rango de fechas de emisión del documento (inicio y fin), no mayor a 91 días entre fechas.
|-
| Tipo de Proveedor || Tipo de proveedor asignado en el Menú Catálogo/Proveedores.
|-
| Tipo de Pago || Valor del tipo de pago (Crédito o Contado) con el que se generó el documento.
Solo aplica aplicando el filtro con tipo documento '''Factura de Venta''' y activando '''Búsqueda Avanzada'''.
|}

 
<div style="background-color: #e7f4fa; padding: 8px; border-left: 4px solid #009688; margin-top: 10px;">
'''Nota:''' El sistema reconoce los documentos Pos Electrónicos, documento equivalente y facturas de contingencia. '''Sin embargo, la DIAN no permite radicar eventos a estos documentos.'''
</div>
 
La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no será mayor a 2000 documentos, para ver más documentos debe limitar la búsqueda.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.

 
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 

==== Códigos de error de lectura de Correo ====

Para obtener más información, puedes visitar la siguiente sección:
'''[[Preguntas Frecuentes HKARecepcion#Códigos de Respuesta de lectura de Correo| Códigos de Respuesta de lectura de Correo]]'''
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
{{clear}}

===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es el espacio donde se permite asignar o modificar infodatos en el documento.

Si existen infodatos obligatorios, todos deben ser seleccionados para poder realizar la modificación o asignación. En caso contrario, se pueden seleccionar únicamente los infodatos deseados.
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:MUPR- 527.png|'''Paso 1: En el detalle del documento, en la pestaña 'Infodatos', seleccione los que desea agregar al documento desde los cajetines y, para añadirlos a la lista inferior, presione el botón [+] '''
Archivo:MUPR- 528.jpg|'''Paso 2: Una vez seleccionados y agregados todos los infodatos (requeridos y no requeridos), presione "Guardar" para aplicar los cambios. La información se listará en el lateral derecho, mostrando el nombre, valor, creado por, actualizado por y fecha de actualización.'''
Archivo:MUPR- 529.jpg|'''Paso 3: Si es necesario actualizar el valor de un infodato previamente cargado, basta con seleccionar nuevamente el infodato y enviar el nuevo valor.'''
</gallery>

===== Gestión =====
En esta sección se presenta de manera organizada toda la información relacionada con el documento, incluyendo su estatus actual, los eventos registrados, el estado legal en la DIAN y el historial de cambios realizados.

 
Además, permite a la empresa receptora mantener el control y seguimiento de las acciones gestionadas sobre el documento.

 
En la siguiente imagen puede observar los tres grupos de información mencionados anteriormente.
'''Ver Pantalla Gestion'''
[[Archivo:Gestion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Gestión: Detalle documento - Gestión''']]

 
1- En el primer grupo de información se visualizan los datos principales del documento:
* '''# Caso o Radicado''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga al portal.
* '''Tipo de documento''': nombre del tipo de documento
* '''Nro de documento''': número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
* '''ID''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga.
* '''Nombre''': nombre o razón social del emisor del documento.
* '''Fecha de emisión''': fecha de generación del documento
* '''Fecha de recepción''': fecha de carga del documento al portal.
* '''Monto''': monto total del documento.
* '''Estatus actual''': estado actual del documento toma el valor Pendiente (Sin eventos aprobados) o el último estatus Dian aprobado.
* '''Estatus de pago''': Valor actualmente en construcción.

 
'''Ver Pantalla Datos principales del documento'''
[[Archivo:Informacion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Información: Detalle documento - Gestión - Datos principales del documento''']]

 
2- En el segundo grupo de información, se visualiza la información del '''Estado legal del documento en la DIAN'''.
* '''Estatus del documento en RADIAN''': : se visualiza del último estado actual del evento aprobado en la RADIAN.
* '''Estado del documento en DIAN''': información de los datos del documento en la DIAN.
** Código del Estado de la Factura en la DIAN: es el código de respuesta de aprobación o rechazo del documento.
** Documento Valido en la DIAN: se informa si el documento es válido en el DIAN.
** Número del Documento: número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
** CUFE/CUDE del Documento: Código Único del documento, elemento que verifica la integridad de la información.
** Número de Identificación del Emisor: número de identificación del emisor del documento.
** Tipo de Identificación del Emisor: código de identificación del emisor del documento.
** Número de Identificación del Receptor: número de identificación del receptor del documento.
** Tipo de Identificación del Receptor: código de identificación del receptor del documento.
* '''Eventos''': se detalla la información por cada evento asignado al documento.
** Código del Evento: código del evento registrado.
** Descripción del Evento: descripción del evento registrado.
** Fecha del Evento: fecha del evento registrado.
** Número del Evento: número del Evento generado
** CUDE del Evento: código Único de Documento Electrónico, (en adelante CUDE) del evento.
** Emisor del evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del emisor del evento.
** Receptor del Evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del receptor del evento.

 
'''Ver Estado legal del documento en la DIAN'''
<gallery mode="slideshow">
Archivo:DocumentoDian_SinEventos.png|'''Pantalla 1:''' En el grupo "Estado legal del documento" se indica si el documento existe en la DIAN y si aún no tiene eventos registrados.
Archivo:DocumentoDian_Noexiste.png|'''Pantalla 2:''' De igual forma, cuando el documento no existe en los registros de la DIAN, se mostrará el mensaje: '''TrackId no existe en los registros de la DIAN''', en este caso, se recomienda validar la información directamente con el emisor del documento.
Archivo:EstadoLegalDocumento.png|'''Pantalla 3:''' Cuando el documento ya contiene eventos, se habilitan tres grupos de información: el Estatus del documento en RADIAN, el Estado del documento en la DIAN y los Eventos registrados. Cada uno de estos grupos puede desplegarse para consultar el detalle de la información correspondiente.
Archivo:EstatusDocumentoRadian.png|'''Pantalla 4:''' Al presionar en '''Estatus del documento en RADIAN''', se despliega el estado de la respuesta emitida por la DIAN frente al evento registrado. Por ejemplo, para el evento Acuse de recibo o Recibo del bien y prestación del servicio, se mostrará el mensaje: "207 - Documento Recibido".
Archivo:EstadoLegalDocumentoAcep.png|'''Pantalla 5:''' Si el documento contiene el evento de Aceptación Expresa (DIAN) aprobado, se mostrará el estado de la respuesta emitida por la DIAN: "208 - Documento Aceptado".
Archivo:EstadoLegalDocumentoReclamo.png|'''Pantalla 6:''' Si el documento contiene el evento de Reclamo (DIAN) aprobado, se muestra el estado de la respuesta del evento en la DIAN: "206 - Documento reclamado".
Archivo:EstadoDocumentoDian.png|'''Pantalla 7:''' Al presionar en '''Estado del documento en DIAN''', se despliega la información de los datos del documento en la DIAN.
Archivo:GestionEventos.png|'''Pantalla 8:''' Al presionar en '''Eventos''', se despliega la información de todos los eventos asignados al documento.

</gallery>

 
3- El tercer grupo de información corresponde al historial de los eventos asociados al documento:

* '''Fecha de registro''': es la fecha en que se registra cada acción aplicada al documento, como Cargado,Entregado o algún estatus asignado.

* '''Creado por''': correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.

*'''Estatus''': estatus asignado al documento. Existen dos estatus que se asignan automáticamente por el sistema: Cargado y Entregado. El estatus Cargado se asigna al momento de la carga exitosa del documento, mientras que el estatus Entregado se asigna cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento.

*'''Comentarios''': comentario asignado al momento de asignar un estatus.

*'''Estado del documento''': se describe el estado actual del evento en la DIAN, como Pendiente de envío, Entregado o Rechazado por la DIAN.

*'''Acciones''': se encuentran las acciones de descarga de los ApplicationResponse, tanto el enviado (que se genera al enviar el evento) como el recibido (respuesta de la DIAN). Ambos son descargables.
 
'''Ver Pantalla Historial de eventos'''
[[Archivo:GestionHistorial.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Historial: Detalle documento - Gestión - Historial de eventos''']]

 
{{clear}}

El portal permite la asignación de eventos DIAN de dos formas: el envío de evento por evento y el envío de eventos con un solo clic.

En el envío de evento por evento, se selecciona un evento y este será enviado a la DIAN. Una vez aceptado, el usuario puede continuar con el envío de los próximos eventos.

En el envío de eventos con un solo clic, se puede seleccionar un evento final, y se enviarán automáticamente todos los eventos requeridos para la aprobación del evento seleccionado.

Valide las condiciones, formas y pasos en [[Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción#Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción| Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción]].

 
A continuación se describen los eventos y estatus permitidos según el estatus actual del documento.

{| class="wikitable"
|+ Estatus del documento y eventos disponibles
|-
! Estatus actual
! Eventos disponibles
! Eventos enviados
|-
| rowspan="2" |Pendiente
| Acuse de recibo (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN).
| Se envían los eventos Acuse de recibo (DIAN), Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo (DIAN)
| Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envían los eventos Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN)
| Acuse de Reclamo (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Reclamo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN)
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Reclamo (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
|}
{{clear}}

Los estatus personalizados se limitarán únicamente cuando la asignación de estatus se realice de forma individual. Si un documento no contiene todos los eventos DIAN aprobado y se encuentra en un estatus personalizado, podrá continuar con los estatus DIAN faltantes.

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 

[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}

{{clear}}

Archivo:MUPR- 529.jpg

2025-10-16T15:12:49Z

Bdominguez: Bdominguez subió una nueva versión de Archivo:MUPR- 529.jpg

Archivo subido con MsUpload

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2025-10-16T15:11:24Z

Bdominguez: /* Infodatos */

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>

'''Video guía '''

<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>

 
'''Paso a paso '''

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
 

<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
 

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por las diferentes pantallas">

File:Documentos.jpg|'''1:''' Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Documentos/ Documentos".

File:ConsultaDocumentos.jpg|'''2:''' La primera consulta la pantalla muestra un aproximado de 2000 documentos cargados en los últimos 35 días y aún se mantienen en estatus pendiente o precargado, éstos son distribuidos en diferentes páginas con cantidad de registro entre 50, 100, 200 y 300 registros según como sea seleccionado.

File:CamposFiltros.jpg|'''3:''' Se disponen de varios valores que pueden aplicar para aplicar el filtro de consulta de los documentos.

File:ConsultaDocumentosAvanzada.jpg|'''4:''' Para consultar documentos que superan los 35 días de carga, debe activar la opción "Búsqueda Avanzada", que permite aplicar filtros de fechas (Radicación ó Emisión) con un rango máximo de 91 días, puede aplicar "tipo de Proveedor" (opcional), al igual combinar los diferentes valores.

File:ConsultaTipoPago.jpg|'''5:''' El valor "Tipo de Pago" (Contado - Crédito) aplica en la "Búsqueda Avanzada" para consultas solo con documentos tipo Factura de venta.

File:DatosDocumento.jpg|'''6:''' Cada registro de documento dispone de datos principales y adicionales al desplegar cada uno.

</gallery>

<div style="text-align: center;">
'''Valores de filtro'''
</div>

{| class="wikitable" style="margin: auto;"
|-
! Filtro!! Descripción
|-
| Estatus de documento ||
* Documentos Aceptados
* Documentos Reclamo
* Documentos Pendientes
* Documentos Errados
* Documentos Rechazados DIAN
* Documentos Pendientes Entrega a la DIAN
* Documentos Acuse de Recibo
* Documentos Bien o Prestación de Servicio
* Documentos Revisados
* Documentos Todos
|-
| Tipo de Documento ||
* Todos
* Factura venta
* Factura de Exportación
* Nota de crédito
* Nota de débito
* entre otros
|-
| Número de Documento || Número de documento generado con prefijo incluido.
Se combina con el estatus y solo se mostrará si coincide con el estatus correcto.

Si se agrega proveedor, se filtra para mostrar solo documentos que coincidan con dicho proveedor.
|-
| Infodato || Solo tipos listables configurados en el Menú Catálogo/Infodatos.
|-
| Valor || Valor asignado al infodato configurado y estado activo.
|-
| Rango de Radicación || Rango de fechas de carga del documento (inicio y fin), no mayor a 91 días entre fechas.
|-
| Rango de Emisión || Rango de fechas de emisión del documento (inicio y fin), no mayor a 91 días entre fechas.
|-
| Tipo de Proveedor || Tipo de proveedor asignado en el Menú Catálogo/Proveedores.
|-
| Tipo de Pago || Valor del tipo de pago (Crédito o Contado) con el que se generó el documento.
Solo aplica aplicando el filtro con tipo documento '''Factura de Venta''' y activando '''Búsqueda Avanzada'''.
|}

 
<div style="background-color: #e7f4fa; padding: 8px; border-left: 4px solid #009688; margin-top: 10px;">
'''Nota:''' El sistema reconoce los documentos Pos Electrónicos, documento equivalente y facturas de contingencia. '''Sin embargo, la DIAN no permite radicar eventos a estos documentos.'''
</div>
 
La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no será mayor a 2000 documentos, para ver más documentos debe limitar la búsqueda.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.

 
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 

==== Códigos de error de lectura de Correo ====

Para obtener más información, puedes visitar la siguiente sección:
'''[[Preguntas Frecuentes HKARecepcion#Códigos de Respuesta de lectura de Correo| Códigos de Respuesta de lectura de Correo]]'''
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
{{clear}}

===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es el espacio donde se permite asignar o modificar infodatos en el documento.

Si existen infodatos obligatorios, todos deben ser seleccionados para poder realizar la modificación o asignación. En caso contrario, se pueden seleccionar únicamente los infodatos deseados.
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:MUPR- 527.png|'''Paso 1: Seleccione los infodatos que desea agregar al documento desde los cajetines y, para añadirlos a la lista inferior, presione el botón [+] '''
Archivo:MUPR- 528.jpg|'''Paso 2: Una vez seleccionados y agregados todos los infodatos (requeridos y no requeridos), presione "Guardar" para aplicar los cambios. La información se listará en el lateral derecho, mostrando el nombre, valor, creado por, actualizado por y fecha de actualización.'''
Archivo:MUPR- 529.jpg|'''Paso 3: Si es necesario actualizar el valor de un infodato previamente cargado, basta con seleccionar nuevamente el infodato y enviar el nuevo valor.'''
</gallery>

===== Gestión =====
En esta sección se presenta de manera organizada toda la información relacionada con el documento, incluyendo su estatus actual, los eventos registrados, el estado legal en la DIAN y el historial de cambios realizados.

 
Además, permite a la empresa receptora mantener el control y seguimiento de las acciones gestionadas sobre el documento.

 
En la siguiente imagen puede observar los tres grupos de información mencionados anteriormente.
'''Ver Pantalla Gestion'''
[[Archivo:Gestion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Gestión: Detalle documento - Gestión''']]

 
1- En el primer grupo de información se visualizan los datos principales del documento:
* '''# Caso o Radicado''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga al portal.
* '''Tipo de documento''': nombre del tipo de documento
* '''Nro de documento''': número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
* '''ID''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga.
* '''Nombre''': nombre o razón social del emisor del documento.
* '''Fecha de emisión''': fecha de generación del documento
* '''Fecha de recepción''': fecha de carga del documento al portal.
* '''Monto''': monto total del documento.
* '''Estatus actual''': estado actual del documento toma el valor Pendiente (Sin eventos aprobados) o el último estatus Dian aprobado.
* '''Estatus de pago''': Valor actualmente en construcción.

 
'''Ver Pantalla Datos principales del documento'''
[[Archivo:Informacion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Información: Detalle documento - Gestión - Datos principales del documento''']]

 
2- En el segundo grupo de información, se visualiza la información del '''Estado legal del documento en la DIAN'''.
* '''Estatus del documento en RADIAN''': : se visualiza del último estado actual del evento aprobado en la RADIAN.
* '''Estado del documento en DIAN''': información de los datos del documento en la DIAN.
** Código del Estado de la Factura en la DIAN: es el código de respuesta de aprobación o rechazo del documento.
** Documento Valido en la DIAN: se informa si el documento es válido en el DIAN.
** Número del Documento: número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
** CUFE/CUDE del Documento: Código Único del documento, elemento que verifica la integridad de la información.
** Número de Identificación del Emisor: número de identificación del emisor del documento.
** Tipo de Identificación del Emisor: código de identificación del emisor del documento.
** Número de Identificación del Receptor: número de identificación del receptor del documento.
** Tipo de Identificación del Receptor: código de identificación del receptor del documento.
* '''Eventos''': se detalla la información por cada evento asignado al documento.
** Código del Evento: código del evento registrado.
** Descripción del Evento: descripción del evento registrado.
** Fecha del Evento: fecha del evento registrado.
** Número del Evento: número del Evento generado
** CUDE del Evento: código Único de Documento Electrónico, (en adelante CUDE) del evento.
** Emisor del evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del emisor del evento.
** Receptor del Evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del receptor del evento.

 
'''Ver Estado legal del documento en la DIAN'''
<gallery mode="slideshow">
Archivo:DocumentoDian_SinEventos.png|'''Pantalla 1:''' En el grupo "Estado legal del documento" se indica si el documento existe en la DIAN y si aún no tiene eventos registrados.
Archivo:DocumentoDian_Noexiste.png|'''Pantalla 2:''' De igual forma, cuando el documento no existe en los registros de la DIAN, se mostrará el mensaje: '''TrackId no existe en los registros de la DIAN''', en este caso, se recomienda validar la información directamente con el emisor del documento.
Archivo:EstadoLegalDocumento.png|'''Pantalla 3:''' Cuando el documento ya contiene eventos, se habilitan tres grupos de información: el Estatus del documento en RADIAN, el Estado del documento en la DIAN y los Eventos registrados. Cada uno de estos grupos puede desplegarse para consultar el detalle de la información correspondiente.
Archivo:EstatusDocumentoRadian.png|'''Pantalla 4:''' Al presionar en '''Estatus del documento en RADIAN''', se despliega el estado de la respuesta emitida por la DIAN frente al evento registrado. Por ejemplo, para el evento Acuse de recibo o Recibo del bien y prestación del servicio, se mostrará el mensaje: "207 - Documento Recibido".
Archivo:EstadoLegalDocumentoAcep.png|'''Pantalla 5:''' Si el documento contiene el evento de Aceptación Expresa (DIAN) aprobado, se mostrará el estado de la respuesta emitida por la DIAN: "208 - Documento Aceptado".
Archivo:EstadoLegalDocumentoReclamo.png|'''Pantalla 6:''' Si el documento contiene el evento de Reclamo (DIAN) aprobado, se muestra el estado de la respuesta del evento en la DIAN: "206 - Documento reclamado".
Archivo:EstadoDocumentoDian.png|'''Pantalla 7:''' Al presionar en '''Estado del documento en DIAN''', se despliega la información de los datos del documento en la DIAN.
Archivo:GestionEventos.png|'''Pantalla 8:''' Al presionar en '''Eventos''', se despliega la información de todos los eventos asignados al documento.

</gallery>

 
3- El tercer grupo de información corresponde al historial de los eventos asociados al documento:

* '''Fecha de registro''': es la fecha en que se registra cada acción aplicada al documento, como Cargado,Entregado o algún estatus asignado.

* '''Creado por''': correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.

*'''Estatus''': estatus asignado al documento. Existen dos estatus que se asignan automáticamente por el sistema: Cargado y Entregado. El estatus Cargado se asigna al momento de la carga exitosa del documento, mientras que el estatus Entregado se asigna cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento.

*'''Comentarios''': comentario asignado al momento de asignar un estatus.

*'''Estado del documento''': se describe el estado actual del evento en la DIAN, como Pendiente de envío, Entregado o Rechazado por la DIAN.

*'''Acciones''': se encuentran las acciones de descarga de los ApplicationResponse, tanto el enviado (que se genera al enviar el evento) como el recibido (respuesta de la DIAN). Ambos son descargables.
 
'''Ver Pantalla Historial de eventos'''
[[Archivo:GestionHistorial.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Historial: Detalle documento - Gestión - Historial de eventos''']]

 
{{clear}}

El portal permite la asignación de eventos DIAN de dos formas: el envío de evento por evento y el envío de eventos con un solo clic.

En el envío de evento por evento, se selecciona un evento y este será enviado a la DIAN. Una vez aceptado, el usuario puede continuar con el envío de los próximos eventos.

En el envío de eventos con un solo clic, se puede seleccionar un evento final, y se enviarán automáticamente todos los eventos requeridos para la aprobación del evento seleccionado.

Valide las condiciones, formas y pasos en [[Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción#Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción| Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción]].

 
A continuación se describen los eventos y estatus permitidos según el estatus actual del documento.

{| class="wikitable"
|+ Estatus del documento y eventos disponibles
|-
! Estatus actual
! Eventos disponibles
! Eventos enviados
|-
| rowspan="2" |Pendiente
| Acuse de recibo (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN).
| Se envían los eventos Acuse de recibo (DIAN), Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo (DIAN)
| Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envían los eventos Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN)
| Acuse de Reclamo (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Reclamo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN)
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Reclamo (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
|}
{{clear}}

Los estatus personalizados se limitarán únicamente cuando la asignación de estatus se realice de forma individual. Si un documento no contiene todos los eventos DIAN aprobado y se encuentra en un estatus personalizado, podrá continuar con los estatus DIAN faltantes.

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 

[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}

{{clear}}

Archivo:MUPR- 528.jpg

2025-10-16T14:45:23Z

Bdominguez: Bdominguez subió una nueva versión de Archivo:MUPR- 528.jpg

Archivo subido con MsUpload

Archivo:MUPR- 527.png

2025-10-16T14:30:04Z

Bdominguez:

Archivo:GuardadoTipoProveedor.png

2025-10-13T13:18:48Z

Bdominguez: Bdominguez subió una nueva versión de Archivo:GuardadoTipoProveedor.png

Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción

2025-09-16T18:15:43Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción==<includeonly>=</includeonly>

Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que se pueden gestionar, así como la asignación de estatus personalizados por la empresa. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.

 
'''Condiciones que se deben tener en cuenta para aplicar los eventos o estatus personalizados.'''

*Según la '''Resolución No. 000085 ( 08 ABR 2022 ) Anexo Técnico -RADIAN – Versión 1.1''' La generación de dichos eventos aplican para facturas electrónicas cuyo medio de pago es crédito.

*El portal permitirá la asignación de eventos Dian a documentos con el proveedor activo; no estará disponible para documentos con el proveedor en estado pendiente de activación.

*Los estatus personalizados deben estar previamente creados, activos y asignados a un Orden en el menú Catálogo/Estatus para que se encuentren disponibles cuando el estatus Dian esté aprobado.[[Configuración_por_Catálogos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Estatus|Ver Menú Estatus]].

*Los eventos Dian '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' son eventos finales, por lo que, una vez aprobados, no es posible cambiarlos a otro estatus Dian; solo estará disponible el estatus personalizado configurado por la empresa para su gestión. Además, los eventos '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' no serán aprobados si han pasado más de 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio'''.

*Pasados los 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio''', debe solicitar la asignación del evento '''Aceptación Tácita''' al emisor del documento.

*Una vez generado un evento de aceptación '''Expresa o Tácita''' NO se pueden generar notas crédito o notas débito a las facturas electrónicas.

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos a un documento de forma individual==<includeonly>=</includeonly>

Para iniciar el envío de eventos, debemos identificar el documento al que se aplicarán los eventos. 
 
Los eventos DIAN pueden enviarse de dos formas:

1- '''Envío individual (uno a uno)''':
El usuario puede enviar los eventos uno por uno, siguiendo el orden correspondiente y ejecutando cada uno únicamente una vez aprobado.

 
Modos de aplicación:

* Facturas de ventas con tipo de pago crédito.

1- '''Revisado''', estatus del sistema que la empresa puede asignar a un documento de forma opcional para gestiones propias internas. Este estatus sólo puede aplicarse antes de enviar cualquier evento DIAN. Una vez que se envíe un evento a la DIAN, este estatus ya no estará disponible. 
2- '''Acuse de recibo (DIAN)''', puede generarse directamente con o sin aplicar el estatus Revisado. 
3-''' Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN)''', únicamente disponible si el documento se encuentra con el evento de acuse de recibo (DIAN) aprobado. 
4- '''Aceptación expresa (DIAN)''', puede generarse directamente, con o sin que el documento esté en el estatus “Revisado”, mediante los siguientes modos: 
- Si el documento se encuentra en estatus “Pendiente”, se generará automáticamente el envío de los eventos Acuse de recibo (DIAN) y Recibo del bien o prestación del servicio (DIAN). 
- Si el documento ya se encuentra en el estatus “Acuse de recibo (DIAN)”, se genera automáticamente el envío del evento Recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).

* facturas de ventas con tipo de pago contado, nota crédito, nota débito y documentos equivalentes.
1- Revisado (único estatus).

Este método permite mayor control sobre el proceso de notificación de eventos ante la DIAN, especialmente útil cuando se requiere una gestión manual o revisión previa a cada envío.

 
2- '''Envio One Click:''': Este tipo de envío permite enviar varios eventos de la DIAN de una sola vez, cuando necesitas enviar el evento de aceptación expresa. El proceso recomendado es el siguiente:

1- '''Aceptación expresa (DIAN)''': Al enviar este evento, automáticamente se enviarán los eventos de Acuse de recibo (DIAN) y Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN).
 
'''Importante'''
 
* Si necesita enviar el evento de Reclamo (DIAN), deberá usar la opción de '''Envío individual (uno a uno)''', ya que este evento solo estará disponible cuando el documento ya tenga aprobado el '''evento Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN)'''.
 
* Estatus '''Revisado''': aplicable especialmente a documentos que no requieren la aprobación de eventos DIAN. No obstante, también se aplica a las facturas de venta con tipo de pago a crédito, exclusivamente cuando la empresa lo solicite para llevar a cabo validaciones previas antes de aplicar los eventos de acuse DIAN, o en aquellos casos en los que no sea necesario aplicar dichos acuses y los documentos sean retirados de la lista de pendientes.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.

<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar el documento específico a radicar el evento, tener en cuenta que el documento debe encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
Archivo:Individual1.png|'''Paso 3:''' Ubicado el documento presiona en el 'Detalle'.
Archivo:Individual2.png|'''Paso 4:''' En el detalle del documento en la pestaña Gestión, presiona el botón verde 'Asignar Estatus'.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 5:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar al documento seleccionado con un detalle de información (Opcional).
Archivo:EstatusGestion.png|'''Paso 6:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, seleccione el evento que desea asignar al documento. El estatus '''Revisado''' no corresponde a un acuse DIAN y solo está permitido para facturas con tipo de pago '''Contado'''.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 7:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el evento.
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 7:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 8:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación del evento.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 9:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de evento. Verifica que se hayan asignado correctamente al documento.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 10:''' Cuando el evento es enviado se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian', luego de unos minutos presiona en el botón 'Actualizar Historial' para validar la respuesta de aceptación o rechazo del evento.
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos de forma Masiva==<includeonly>=</includeonly>

La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente en el envío de acuses de eventos Dian al poder seleccionar individualmente cada evento o seleccionando el evento final de aceptación expresa.

Para el envío de evento de reclamo Dian el documento debe tener aprobado los eventos Acuse de recibo y Acuse de recibido del bien o prestación de servicio.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos, tener en cuenta que los documentos deben encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
Archivo:Masivo4.png|'''Paso 3:''' Marca las casillas junto a los documentos que deseas procesar o la casilla superior que se encuentra al lado botón Asignar Estatus para seleccionar todos.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 4:''' Busca y haz clic en el botón "Asignar Estatus". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar a los documentos seleccionados con un detalle de información (Opcional).
Archivo:Masivo6.png|'''Paso 5:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, selecciona el estatus que deseas asignar a los documentos.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 6:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el o los eventos.
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 6:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 7:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación de eventos.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 8:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de eventos. Verifica que los eventos se hayan asignado correctamente a los documentos.
Archivo:EventosPendienteDian.png|'''Paso 10:''' Cuando los eventos son enviados se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian' los documentos de visualizarán en el Estatus 'Documentos Pendiente entrega a la Dian' hasta que se aprueben o se rechacen.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 11:''' Para validar la aceptación o rechazo del evento puede ingresar en el detalle del documento en la pestaña Gestión y visualizar el Hitorial de evento.
</gallery>

Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.

<includeonly>=</includeonly>==Asignar estatus personalizado a un documento==<includeonly>=</includeonly>

El portal dispone de una herramienta de estatus personalizados que permite a la empresa identificar el área en la que un documento está siendo evaluado antes de aplicar el siguiente estatus de los eventos Dian.

El estatus personalizado no modificará el estatus actual de la Dian, ya que es exclusivo para el portal.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:CatalogoEstatus.png|'''Paso 1:''' En el portal RE de The Factory HKA en el Menú Catálogo/Estatus, la empresa debe tener registrado previamente los estatus establecidos en la empresa para la evaluación de los documentos.
Archivo:OrdenEstatus.png|'''Paso 2:''' Según lo requiera, puede tener asignado uno o más estatus personalizados dentro de cada grupo de estatus Dian.
Archivo:AsignacionEstatus.png|'''Paso 3:''' Al tener el documento con un estatus Dian aprobado, puede asignar sólo un estatus personalizado en el botón "Asignar Estatus"
Archivo:AsignacionEstatus2.png|'''Paso 4:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el estatus disponible que previamente fue configurado.
Archivo:AsignacionEstatus3.png|'''Paso 5:''' Seleccione el estado que desea asignar al documento puede registrar un detalle de información (opcional), hacer clic en el botón "Guardar".
Archivo:AsignacionEstatus4.png|'''Paso 6:''' Espera a que se complete el proceso de asignación de estatus. Verifica que el estatus se hayan asignado correctamente.
Archivo:AsignacionEstatus5.png|'''Paso 10:''' Al culminar actualice el historial y verifique el último estatus asignado al documento.
Archivo:AsignacionEstatus6.png|'''Paso 11:''' El documento dispone de la asignación de cambio de estatus personalizado que se encuentre disponible en el Gestión de Orden de Estatus Dian.
</gallery>

Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción

2025-09-16T16:46:28Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción==<includeonly>=</includeonly>

Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que se pueden gestionar, así como la asignación de estatus personalizados por la empresa. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.

 
'''Condiciones que se deben tener en cuenta para aplicar los eventos o estatus personalizados.'''

*Según la '''Resolución No. 000085 ( 08 ABR 2022 ) Anexo Técnico -RADIAN – Versión 1.1''' La generación de dichos eventos aplican para facturas electrónicas cuyo medio de pago es crédito.

*El portal permitirá la asignación de eventos Dian a documentos con el proveedor activo; no estará disponible para documentos con el proveedor en estado pendiente de activación.

*Los estatus personalizados deben estar previamente creados, activos y asignados a un Orden en el menú Catálogo/Estatus para que se encuentren disponibles cuando el estatus Dian esté aprobado.[[Configuración_por_Catálogos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Estatus|Ver Menú Estatus]].

*Los eventos Dian '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' son eventos finales, por lo que, una vez aprobados, no es posible cambiarlos a otro estatus Dian; solo estará disponible el estatus personalizado configurado por la empresa para su gestión. Además, los eventos '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' no serán aprobados si han pasado más de 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio'''.

*Pasados los 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio''', debe solicitar la asignación del evento '''Aceptación Tácita''' al emisor del documento.

*Una vez generado un evento de aceptación '''Expresa o Tácita''' NO se pueden generar notas crédito o notas débito a las facturas electrónicas.

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos a un documento de forma individual==<includeonly>=</includeonly>

Para iniciar el envío de eventos, debemos identificar el documento al que se aplicarán los eventos. 
 
Los eventos DIAN pueden enviarse de dos formas:

1- '''Envío individual (uno a uno)''':
El usuario puede enviar los eventos uno por uno, siguiendo el orden correspondiente y ejecutando cada uno únicamente una vez aprobado.

 
El flujos recomendado:

* Facturas de ventas con tipo de pago crédito.

1- '''Revisado''', estatus del sistema que la empresa puede asignar a un documento de forma opcional para gestiones propias internas. Este estatus sólo puede aplicarse antes de enviar cualquier evento DIAN. Una vez que se envíe un evento a la DIAN, este estatus ya no estará disponible. 
2- '''Acuse de recibo (DIAN)''', puede generarse directamente con o sin aplicar el estatus Revisado. 
3-''' Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN)''', únicamente disponible si el documento se encuentra con el evento de acuse de recibo (DIAN) aprobado. 
4- '''Aceptación expresa (DIAN)''', puede generarse directamente, con o sin que el documento esté en el estatus “Revisado”, mediante los siguientes modos: 
- Si el documento se encuentra en estatus “Pendiente”, se generará automáticamente el envío de los eventos Acuse de recibo (DIAN) y Recibo del bien o prestación del servicio (DIAN). 
- Si el documento ya se encuentra en el estatus “Acuse de recibo (DIAN)”, se genera automáticamente el envío del evento Recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).

* facturas de ventas con tipo de pago contado, nota crédito, nota débito y documentos equivalentes.
1- Revisado (único estatus).

Este método permite mayor control sobre el proceso de notificación de eventos ante la DIAN, especialmente útil cuando se requiere una gestión manual o revisión previa a cada envío.

 
2- '''Envio One Click:''': Este tipo de envío permite enviar varios eventos de la DIAN de una sola vez, cuando necesitas enviar el evento de aceptación expresa. El proceso recomendado es el siguiente:

1- '''Aceptación expresa (DIAN)''': Al enviar este evento, automáticamente se enviarán los eventos de Acuse de recibo (DIAN) y Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN).
 
'''Importante'''
 
* Si necesita enviar el evento de Reclamo (DIAN), deberá usar la opción de '''Envío individual (uno a uno)''', ya que este evento solo estará disponible cuando el documento ya tenga aprobado el '''evento Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN)'''.
 
* Estatus '''Revisado''': aplicable especialmente a documentos que no requieren la aprobación de eventos DIAN. No obstante, también se aplica a las facturas de venta con tipo de pago a crédito, exclusivamente cuando la empresa lo solicite para llevar a cabo validaciones previas antes de aplicar los eventos de acuse DIAN, o en aquellos casos en los que no sea necesario aplicar dichos acuses y los documentos sean retirados de la lista de pendientes.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.

<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar el documento específico a radicar el evento, tener en cuenta que el documento debe encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
Archivo:Individual1.png|'''Paso 3:''' Ubicado el documento presiona en el 'Detalle'.
Archivo:Individual2.png|'''Paso 4:''' En el detalle del documento en la pestaña Gestión, presiona el botón verde 'Asignar Estatus'.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 5:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar al documento seleccionado con un detalle de información (Opcional).
Archivo:EstatusGestion.png|'''Paso 6:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, seleccione el evento que desea asignar al documento. El estatus '''Revisado''' no corresponde a un acuse DIAN y solo está permitido para facturas con tipo de pago '''Contado'''.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 7:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el evento.
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 7:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 8:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación del evento.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 9:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de evento. Verifica que se hayan asignado correctamente al documento.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 10:''' Cuando el evento es enviado se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian', luego de unos minutos presiona en el botón 'Actualizar Historial' para validar la respuesta de aceptación o rechazo del evento.
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos de forma Masiva==<includeonly>=</includeonly>

La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente en el envío de acuses de eventos Dian al poder seleccionar individualmente cada evento o seleccionando el evento final de aceptación expresa.

Para el envío de evento de reclamo Dian el documento debe tener aprobado los eventos Acuse de recibo y Acuse de recibido del bien o prestación de servicio.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos, tener en cuenta que los documentos deben encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
Archivo:Masivo4.png|'''Paso 3:''' Marca las casillas junto a los documentos que deseas procesar o la casilla superior que se encuentra al lado botón Asignar Estatus para seleccionar todos.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 4:''' Busca y haz clic en el botón "Asignar Estatus". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar a los documentos seleccionados con un detalle de información (Opcional).
Archivo:Masivo6.png|'''Paso 5:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, selecciona el estatus que deseas asignar a los documentos.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 6:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el o los eventos.
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 6:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 7:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación de eventos.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 8:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de eventos. Verifica que los eventos se hayan asignado correctamente a los documentos.
Archivo:EventosPendienteDian.png|'''Paso 10:''' Cuando los eventos son enviados se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian' los documentos de visualizarán en el Estatus 'Documentos Pendiente entrega a la Dian' hasta que se aprueben o se rechacen.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 11:''' Para validar la aceptación o rechazo del evento puede ingresar en el detalle del documento en la pestaña Gestión y visualizar el Hitorial de evento.
</gallery>

Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.

<includeonly>=</includeonly>==Asignar estatus personalizado a un documento==<includeonly>=</includeonly>

El portal dispone de una herramienta de estatus personalizados que permite a la empresa identificar el área en la que un documento está siendo evaluado antes de aplicar el siguiente estatus de los eventos Dian.

El estatus personalizado no modificará el estatus actual de la Dian, ya que es exclusivo para el portal.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:CatalogoEstatus.png|'''Paso 1:''' En el portal RE de The Factory HKA en el Menú Catálogo/Estatus, la empresa debe tener registrado previamente los estatus establecidos en la empresa para la evaluación de los documentos.
Archivo:OrdenEstatus.png|'''Paso 2:''' Según lo requiera, puede tener asignado uno o más estatus personalizados dentro de cada grupo de estatus Dian.
Archivo:AsignacionEstatus.png|'''Paso 3:''' Al tener el documento con un estatus Dian aprobado, puede asignar sólo un estatus personalizado en el botón "Asignar Estatus"
Archivo:AsignacionEstatus2.png|'''Paso 4:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el estatus disponible que previamente fue configurado.
Archivo:AsignacionEstatus3.png|'''Paso 5:''' Seleccione el estado que desea asignar al documento puede registrar un detalle de información (opcional), hacer clic en el botón "Guardar".
Archivo:AsignacionEstatus4.png|'''Paso 6:''' Espera a que se complete el proceso de asignación de estatus. Verifica que el estatus se hayan asignado correctamente.
Archivo:AsignacionEstatus5.png|'''Paso 10:''' Al culminar actualice el historial y verifique el último estatus asignado al documento.
Archivo:AsignacionEstatus6.png|'''Paso 11:''' El documento dispone de la asignación de cambio de estatus personalizado que se encuentre disponible en el Gestión de Orden de Estatus Dian.
</gallery>

Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa

2025-09-16T15:08:42Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==Tipo de Proveedor==<includeonly>=</includeonly>
La configuración del tipo de proveedor funciona como una lista de etiquetas que la empresa define para asignar a sus proveedores. Esto permite una consulta precisa de los documentos de aquellos proveedores que contengan un tipo específico.

 
'''Condiciones de registro y modificación'''
* Se permite el registro y modificación solo para usuarios de tipo Root y Administrador, los usuarios Avanzado y Básico sólo pueden consultar.
* Los nombres no pueden repetirse.
* No se permite modificar ni eliminar el registro si está asociado a algún proveedor.
* Los tipo proveedor que se encuentren en Estado inactivo no se listaran en la asignación de proveedor.
 
Los siguientes pasos te guiarán en la consulta y registro de Tipo de Proveedor:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:TipoProveedor.png|'''Paso 1:''' Ingresar al Menú Catálogo/Tipo de Proveedor, se mostrará la lista de los tipos proveedor configurados, para crear uno nuevo presione el boton 'Registrar tipo de proveedor' .
Archivo:AgregarTipoProveedor.png|'''Paso 2:''' Se mostrará la pantalla donde debe registrar un nombre y descripción , no debe ser igual a otro ya registrado, active o desactive el Estado deseado, presione Guardar.
Archivo:GuardadoTipoProveedor.png|'''Paso 3:''' Se mostrará el mensaje de guardado exitoso, presione cerrar.
Archivo:TipoProveedorRegistrado.png|'''Paso 4:''' De ser exitoso, se visualizará en la lista con su estado y las acciones, Detalle, editar y eliminar.
Archivo:DetalleTipoProveedor.png|'''Paso 5:''' La acción "Detalle", permite visualizar los datos registrados.
Archivo:EditarTipoProveedor.png|'''Paso :6''' La acción "Editar", permite editar los datos y el estado, siempre y cuando no esté asociado a un proveedor.
Archivo:EliminarTipoProveedor.png|'''Paso :7''' La acción "Eliminar" permite eliminar el tipo seleccionado, siempre y cuando no esté asociado a un proveedor.
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Proveedores==<includeonly>=</includeonly>
Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite registrar y activar proveedores de la empresa, con el fin de cargar y gestionar documentos electrónicos.

 
El Portal permite el registro automático de proveedores al cargar al menos un documento, dejándolos inicialmente en estado "Pendiente por activar" disponible para ser activado por un usuario de la empresa. No obstante, también ofrece la opción de registro manual desde el Catálogo/Proveedores.

 
Los siguientes pasos te guiarán en la consulta, registro manual y modificación de proveedores:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:Proveedor.png|'''Paso 1:''' Ingresar al Menú Catálogo/Proveedores, se mostrará la lista de los proveedores relacionados a la cuenta, con sus datos, estado, acciones y los botones Registrar y Pendiente por activar.
Archivo:RegistrarProveedor.png|'''Paso 2:''' En Registrar, ingrese el Nit del proveedor y presione el botón Verificar.
Archivo:VerificarProveedor.png|'''Paso 3:''' El portal validará el NIT y, en caso de estar registrado, le mostrará los datos. En caso contrario, deberá completar.
Archivo:DatosProveedor.png|'''Paso 4:''' Al completar los datos, presione Guardar
Archivo:ProveedorRegistrado.png|'''Paso 5:''' Si los datos son correctos, se genera un mensaje de éxito y el nuevo proveedor se muestra en la lista.
</gallery>

{{clear}}
{| class="wikitable"
|+ Descripción de los datos y acciones del proveedor
! Campo
! Descripción
|-
| Tipo de cliente
| Persona Jurídica y asimiladas ó Persona Natural y asimiladas
|-
| Razón social
| Razón social del proveedor (o nombre completo si es persona natural).
|-
| Tipo documento
| Tipo de documento del proveedor, NIT.
|-
|Número de documento
| Número identificador del proveedor sin DV.
|-
| Estatus
| Activo o Inactivo. Disponible para los usuarios con rol Administrador y permisos activos.
|-
| Acciones
| '''Detalle''': Consulta la información registrada del proveedor.
'''Editar''': Permite actualizar o asignar el 'Correo de Envío de Eventos' y el 'Tipo de proveedor'.

'''Eliminar proveedor''': Permite eliminar al proveedor si no tiene documentos cargados. En caso contrario, se cambia su estatus a inactivo.
|-
|}
{{clear}}

 
'''Proveedor pendiente por activar'''
 
A continuación, se detallan los pasos para activar los proveedores que se encuentran en estado 'Pendiente por activar'
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:PendienteAct.png|'''Paso 1:''' Ingresar al Menú Catálogo/Proveedor,haga clic en el botón Pendiente por activar.
Archivo:PendienteActivar.png|'''Paso 2:''' Se mostrarán todos los proveedores que se encuentren en este estado. Para activar un proveedor, haga clic en el botón correspondiente al estatus del proveedor seleccionado o utilice la acción 'Activar proveedor'
Archivo:confirmaActivacion.png|'''Paso 3:''' Aparecerá un mensaje de confirmación. Seleccione la opción correspondiente según lo que desee realizar.
Archivo:activadoExitoso.png|'''Paso 4:''' Al aceptar, se mostrará un mensaje de éxito confirmando la acción realizada.
</gallery>
 

<includeonly>=</includeonly>==Estatus==<includeonly>=</includeonly>
En este catálogo se pueden visualizar estatus tipo Dian, de sistema y personalizados que ofrece el portal para ser asignados a los documentos al momento de ser gestionados por los usuarios.
{{clear}}

'''Condiciones para agregar estatus personalizable de forma exitosa'''
* Permitido solo para usuarios de tipo Root y Administrador que tengan el permiso activo.

* Los nombres de los estatus no pueden repetirse, incluso si son de un tipo diferente, en la lista.

* El Nombre y la Descripción deben ser valores alfanuméricos con un máximo de 50 caracteres.

* Los estatus personalizados no pueden eliminarse una vez que estén asociados a algún documento.

Los siguientes pasos te guiarán en la consulta y creación de estatus:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:MenuEstatus.png|'''Paso 1:''' Ingresar al portal y acceder al Menú Catálogo/Estatus..
Archivo:Estatus.png|'''Paso 2:''' Se mostrará la pantalla con todos los estatus disponibles en la cuenta.
Archivo:AgregarEstatus.png|'''Paso 3:''' Para agregar un nuevo estatus, presione Agregar Estatus. Aparecerá un formulario que debe diligenciar con la información del estatus personalizado: Nombre, Descripción y seleccionar un Estatus Dian en '''Asociar a Estatus DIAN'''.
Archivo:EstatusOpciones.png|'''Paso 4:''' Por selección tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor), Observación y Estatus.
Archivo:EstatusGuardar.png|'''Paso 5:''' Al presionar Guardar, se mostrará un mensaje indicando que el proceso ha sido exitoso.
Archivo:GestionOrdenEstatus.png|'''Paso :6''' El portal mostrará la pantalla de Gestión de Orden de Estatus, donde podrá visualizar el nuevo estatus ubicado en el orden seleccionado, Presione el Botón superior izquierdo Regresar para volver a la lista.
Archivo:EstatusPersonalizado.png|'''Paso :7''' El nuevo estatus creado se visualizará con las acciones Detalla, Editar y Eliminar.
</gallery>

{| class="wikitable"
|+ Tipos de Estatus
|-
! Estatus
! Tipo
! Descripción
|-
| Precargado
| rowspan="4" |SISTEMA
| rowspan="3" |Son estatus estándar del portal son asignados a los documentos de forma automática y no son modificables.
|-
| Cargado
|-
| Entregado
|-
| Revisado
| rowspan="1" |Aplicable a documentos como facturas de venta, notas de crédito, notas de débito y documentos equivalentes, con el fin de evitar que permanezcan en la lista de documentos pendientes. En particular, los documentos que no aplican para la aprobación de acuses DIAN será su único estatus definitivo. Una vez asignado, no será posible modificar, salvo en el caso de las facturas con tipo de pago a crédito, que sí podrán modificar su estatus.
|-
|-
| Acuse de recibo (DIAN)
| rowspan="5" | DIAN
| rowspan="4" |Son estatus estándar de eventos Dian, se encuentran disponibles para ser asignados a los documentos por los usuarios y no son modificables.
|-
| Recibo del bien o prestación del servicio (DIAN)
|-
|-
| Aceptación expresa (DIAN)
|-
|-
| Reclamo (DIAN)
|-
|-
| Rechazado (DIAN)
| Es un estatus Dian que se asigna al documento cuando contiene una respuesta de rechazo por parte de Dian. Se asigna automáticamente durante la carga y no es modificable. '''nota''': cuando el documento contiene este estatus debe solicitar al emisor el xml correcto con la aprobación de la Dian y cargar nuevamente.
|-
| PERSONALIZADOS
| PERSONALIZADO
| Son estatus creados por los usuarios con permisos de la empresa para gestiones internas.
|-
|}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
Los infodatos son un conjunto de datos adicionales que se pueden utilizar para complementar la información a los documentos electrónicos. La asociación de infodatos no es obligatoria para la carga de documentos; sin embargo, la empresa receptora tiene la opción de configurar ciertos infodatos como obligatorios u opcionales, según sus necesidades de gestión y control de documentos.

 
'''Condiciones de infodatos'''
* Disponible para ser configurado por el usuario principal (Root) y por usuarios con rol de Administrador que tengan el permiso asignado.
* Se permite configurar hasta 23 infodatos en total, 2 del tipo Categoría y 21 del tipo Información adicional.
* Su uso está disponible durante la carga manual de documentos y desde la pestaña Infodatos en el detalle del documento. En la consulta de documentos y la vinculación con usuarios internos, se utilizan los infodatos del tipo Categoría.
* No se permite registrar infodatos con nombres duplicados.
* Una vez que un infodato ha sido asociado al menos un documento, no es posible eliminarlo.

 
Para ingresar al catálogo de infodatos, dirígete al Menú > Catálogo > Infodatos.
{{clear}}
[[File:MUPR451.jpg|center|thumb|300px|'''Catálogo infodatos''']]

En esta pantalla se listaran todos los infodatos que tenga asociado la cuenta con la información:
* Nombre propio: Es el nombre personalizado que el usuario receptor asigna para identificar el infodato
* Tipo de infodato: Indica si el infodato es de tipo Categoría o Información adicional.
* Tipo de dato: Define el tipo de dato que se puede configurar para el infodato. Las opciones disponibles son: Listable, Fecha, Fecha y hora, Número, Número con decimal y Texto.
* Listable: Indica si el infodato es listable o no listable, es decir, si permite seleccionar valores desde una lista predefinida.
* Requerido: Indica si el infodato es obligatorio (Sí) o no obligatorio (No) al momento de asignarlo a un documento.
* Acciones: Las acciones disponibles para cada infodato son: Detalle, Editar y Eliminar.
* Botón Agregar Categoría: Permite agregar nuevo infodato tipo Categoría.
* Botón Agregar campo adicional: Permite agregar nuevo infodato tipo información adicional.

 
Los siguientes pasos te guiarán en la creación de infodatos tipo Categoría:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:AgregarCategoria.png|'''Paso 1:''' Dirígete al Menú > Catálogo > Infodatos y luego presiona el botón Agregar Categoría.
Archivo:DatosCategoria.png|'''Paso 2:''' Completa los datos en Nombre de la Categoría y selecciona Tipo de dato como Lista, único tipo disponible.
Archivo:AgregarValores.png|'''Paso 3:'''Presione el botón Agregar Valores e ingrese la cantidad de valores que desea asociar al infodato. Luego, asigne el valor correspondiente a cada subcategoría, active la casilla Activo y, si es obligatorio, la casilla Requerido, y finalmente presione Guardar.
Archivo:infodatosAsociados.png|'''Paso 4:''' Se generará el mensaje "Infodato asociado" como confirmación de que el infodato ha sido correctamente creado.
Archivo:ListaInfodato.png|'''Paso 5:''' El infodato se mostrará en la lista del catálogo una vez asociado correctamente.
Archivo:DetalleInfodatoCategoria.png|'''Paso 6:''' En la acción Detalle, se mostrarán los datos configurados junto con las subcategorías creadas y activas.
Archivo:EditarCategoria.png|'''Paso 6:''' En la acción Editar, se permite modificar el nombre propio. Las subcategorías solo pueden modificarse si no están asociadas a ningún documento. Además, se puede activar o inactivar según sea necesario.
Archivo:ConfirmeEliminarInfodato.png|'''Paso 7:''' En la acción Eliminar, confirme la eliminación del infodato. Esta acción solo será permitida si el infodato no está asociado a ningún documento.
</gallery>
{{clear}}

 
Los siguientes pasos te guiarán en la creación de infodatos tipo Información adicional:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:AgregarCampoAdicional.png|'''Paso 1:''' Dirígete al Menú > Catálogo > Infodatos y luego presiona el botón Agregar Campo Adicional.
Archivo:InformacionAdicional.png|'''Paso 2:''' Completa los datos en Nombre de campo adicional y selecciona Tipo de dato como Lista, Fecha, Fecha y hora, Número, Número con decimal y Texto.
Archivo:InformacionTipoLista.png|'''Paso 3:''' Si selecciona el tipo de dato Lista, presione el botón Agregar Valores e ingrese la cantidad de valores que desea asociar al infodato. Luego, asigne el valor correspondiente a cada uno, active la casilla Activo y, si es obligatorio, la casilla Requerido, y finalmente presione Guardar.
Archivo:InformacionTipotexto.png|'''Paso 4:''' Si el tipo de dato seleccionado es Fecha, Fecha y hora, Número, Número con decimal o Texto, active la casilla Requerido si aplica y presione Guardar. El valor correspondiente será solicitado al momento de asignar el infodato al documento.
Archivo:infodatosAsociados.png|'''Paso 5:''' Se generará el mensaje "Infodato asociado" como confirmación de que el infodato ha sido correctamente creado.
Archivo:ListaInfodatoAsociado.png|'''Paso 6:''' El infodato se mostrará en la lista del catálogo una vez asociado correctamente.
Archivo:DetalleCampoAdicional.png|'''Paso 7:''' En la acción Detalle, se mostrarán los datos configurados junto con las subcategorías creadas y activas.
Archivo:EditarCampoAdicional.png|'''Paso 8:''' En la acción Editar, se permite modificar el nombre propio. En caso de tipo lista los valores sólo pueden modificarse si no están asociadas a ningún documento. Además, se puede activar o inactivar según sea necesario.
Archivo:ConfirmeEliminarInfodato.png|'''Paso 9:''' En la acción Eliminar, confirme la eliminación del infodato. Esta acción solo será permitida si el infodato no está asociado a ningún documento.

</gallery>
{{clear}}

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2025-09-05T17:10:26Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>

'''Video guía '''

<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>

 
'''Paso a paso '''

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
 

<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
 

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por las diferentes pantallas">

File:Documentos.jpg|'''1:''' Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Documentos/ Documentos".

File:ConsultaDocumentos.jpg|'''2:''' La primera consulta la pantalla muestra un aproximado de 2000 documentos cargados en los últimos 35 días y aún se mantienen en estatus pendiente o precargado, éstos son distribuidos en diferentes páginas con cantidad de registro entre 50, 100, 200 y 300 registros según como sea seleccionado.

File:CamposFiltros.jpg|'''3:''' Se disponen de varios valores que pueden aplicar para aplicar el filtro de consulta de los documentos.

File:ConsultaDocumentosAvanzada.jpg|'''4:''' Para consultar documentos que superan los 35 días de carga, debe activar la opción "Búsqueda Avanzada", que permite aplicar filtros de fechas (Radicación ó Emisión) con un rango máximo de 91 días, puede aplicar "tipo de Proveedor" (opcional), al igual combinar los diferentes valores.

File:ConsultaTipoPago.jpg|'''5:''' El valor "Tipo de Pago" (Contado - Crédito) aplica en la "Búsqueda Avanzada" para consultas solo con documentos tipo Factura de venta.

File:DatosDocumento.jpg|'''6:''' Cada registro de documento dispone de datos principales y adicionales al desplegar cada uno.

</gallery>

<div style="text-align: center;">
'''Valores de filtro'''
</div>

{| class="wikitable" style="margin: auto;"
|-
! Filtro!! Descripción
|-
| Estatus de documento ||
* Documentos Aceptados
* Documentos Reclamo
* Documentos Pendientes
* Documentos Errados
* Documentos Rechazados DIAN
* Documentos Pendientes Entrega a la DIAN
* Documentos Acuse de Recibo
* Documentos Bien o Prestación de Servicio
* Documentos Revisados
* Documentos Todos
|-
| Tipo de Documento ||
* Todos
* Factura venta
* Factura de Exportación
* Nota de crédito
* Nota de débito
* entre otros
|-
| Número de Documento || Número de documento generado con prefijo incluido.
Se combina con el estatus y solo se mostrará si coincide con el estatus correcto.

Si se agrega proveedor, se filtra para mostrar solo documentos que coincidan con dicho proveedor.
|-
| Infodato || Solo tipos listables configurados en el Menú Catálogo/Infodatos.
|-
| Valor || Valor asignado al infodato configurado y estado activo.
|-
| Rango de Radicación || Rango de fechas de carga del documento (inicio y fin), no mayor a 91 días entre fechas.
|-
| Rango de Emisión || Rango de fechas de emisión del documento (inicio y fin), no mayor a 91 días entre fechas.
|-
| Tipo de Proveedor || Tipo de proveedor asignado en el Menú Catálogo/Proveedores.
|-
| Tipo de Pago || Valor del tipo de pago (Crédito o Contado) con el que se generó el documento.
Solo aplica aplicando el filtro con tipo documento '''Factura de Venta''' y activando '''Búsqueda Avanzada'''.
|}

 
<div style="background-color: #e7f4fa; padding: 8px; border-left: 4px solid #009688; margin-top: 10px;">
'''Nota:''' El sistema reconoce los documentos Pos Electrónicos, documento equivalente y facturas de contingencia. '''Sin embargo, la DIAN no permite radicar eventos a estos documentos.'''
</div>
 
La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no será mayor a 2000 documentos, para ver más documentos debe limitar la búsqueda.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.

 
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 

==== Códigos de error de lectura de Correo ====

Para obtener más información, puedes visitar la siguiente sección:
'''[[Preguntas Frecuentes HKARecepcion#Códigos de Respuesta de lectura de Correo| Códigos de Respuesta de lectura de Correo]]'''
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
{{clear}}

===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
 
{{clear}}

===== Gestión =====
En esta sección se presenta de manera organizada toda la información relacionada con el documento, incluyendo su estatus actual, los eventos registrados, el estado legal en la DIAN y el historial de cambios realizados.

 
Además, permite a la empresa receptora mantener el control y seguimiento de las acciones gestionadas sobre el documento.

 
En la siguiente imagen puede observar los tres grupos de información mencionados anteriormente.
'''Ver Pantalla Gestion'''
[[Archivo:Gestion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Gestión: Detalle documento - Gestión''']]

 
1- En el primer grupo de información se visualizan los datos principales del documento:
* '''# Caso o Radicado''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga al portal.
* '''Tipo de documento''': nombre del tipo de documento
* '''Nro de documento''': número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
* '''ID''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga.
* '''Nombre''': nombre o razón social del emisor del documento.
* '''Fecha de emisión''': fecha de generación del documento
* '''Fecha de recepción''': fecha de carga del documento al portal.
* '''Monto''': monto total del documento.
* '''Estatus actual''': estado actual del documento toma el valor Pendiente (Sin eventos aprobados) o el último estatus Dian aprobado.
* '''Estatus de pago''': Valor actualmente en construcción.

 
'''Ver Pantalla Datos principales del documento'''
[[Archivo:Informacion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Información: Detalle documento - Gestión - Datos principales del documento''']]

 
2- En el segundo grupo de información, se visualiza la información del '''Estado legal del documento en la DIAN'''.
* '''Estatus del documento en RADIAN''': : se visualiza del último estado actual del evento aprobado en la RADIAN.
* '''Estado del documento en DIAN''': información de los datos del documento en la DIAN.
** Código del Estado de la Factura en la DIAN: es el código de respuesta de aprobación o rechazo del documento.
** Documento Valido en la DIAN: se informa si el documento es válido en el DIAN.
** Número del Documento: número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
** CUFE/CUDE del Documento: Código Único del documento, elemento que verifica la integridad de la información.
** Número de Identificación del Emisor: número de identificación del emisor del documento.
** Tipo de Identificación del Emisor: código de identificación del emisor del documento.
** Número de Identificación del Receptor: número de identificación del receptor del documento.
** Tipo de Identificación del Receptor: código de identificación del receptor del documento.
* '''Eventos''': se detalla la información por cada evento asignado al documento.
** Código del Evento: código del evento registrado.
** Descripción del Evento: descripción del evento registrado.
** Fecha del Evento: fecha del evento registrado.
** Número del Evento: número del Evento generado
** CUDE del Evento: código Único de Documento Electrónico, (en adelante CUDE) del evento.
** Emisor del evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del emisor del evento.
** Receptor del Evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del receptor del evento.

 
'''Ver Estado legal del documento en la DIAN'''
<gallery mode="slideshow">
Archivo:DocumentoDian_SinEventos.png|'''Pantalla 1:''' En el grupo "Estado legal del documento" se indica si el documento existe en la DIAN y si aún no tiene eventos registrados.
Archivo:DocumentoDian_Noexiste.png|'''Pantalla 2:''' De igual forma, cuando el documento no existe en los registros de la DIAN, se mostrará el mensaje: '''TrackId no existe en los registros de la DIAN''', en este caso, se recomienda validar la información directamente con el emisor del documento.
Archivo:EstadoLegalDocumento.png|'''Pantalla 3:''' Cuando el documento ya contiene eventos, se habilitan tres grupos de información: el Estatus del documento en RADIAN, el Estado del documento en la DIAN y los Eventos registrados. Cada uno de estos grupos puede desplegarse para consultar el detalle de la información correspondiente.
Archivo:EstatusDocumentoRadian.png|'''Pantalla 4:''' Al presionar en '''Estatus del documento en RADIAN''', se despliega el estado de la respuesta emitida por la DIAN frente al evento registrado. Por ejemplo, para el evento Acuse de recibo o Recibo del bien y prestación del servicio, se mostrará el mensaje: "207 - Documento Recibido".
Archivo:EstadoLegalDocumentoAcep.png|'''Pantalla 5:''' Si el documento contiene el evento de Aceptación Expresa (DIAN) aprobado, se mostrará el estado de la respuesta emitida por la DIAN: "208 - Documento Aceptado".
Archivo:EstadoLegalDocumentoReclamo.png|'''Pantalla 6:''' Si el documento contiene el evento de Reclamo (DIAN) aprobado, se muestra el estado de la respuesta del evento en la DIAN: "206 - Documento reclamado".
Archivo:EstadoDocumentoDian.png|'''Pantalla 7:''' Al presionar en '''Estado del documento en DIAN''', se despliega la información de los datos del documento en la DIAN.
Archivo:GestionEventos.png|'''Pantalla 8:''' Al presionar en '''Eventos''', se despliega la información de todos los eventos asignados al documento.

</gallery>

 
3- El tercer grupo de información corresponde al historial de los eventos asociados al documento:

* '''Fecha de registro''': es la fecha en que se registra cada acción aplicada al documento, como Cargado,Entregado o algún estatus asignado.

* '''Creado por''': correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.

*'''Estatus''': estatus asignado al documento. Existen dos estatus que se asignan automáticamente por el sistema: Cargado y Entregado. El estatus Cargado se asigna al momento de la carga exitosa del documento, mientras que el estatus Entregado se asigna cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento.

*'''Comentarios''': comentario asignado al momento de asignar un estatus.

*'''Estado del documento''': se describe el estado actual del evento en la DIAN, como Pendiente de envío, Entregado o Rechazado por la DIAN.

*'''Acciones''': se encuentran las acciones de descarga de los ApplicationResponse, tanto el enviado (que se genera al enviar el evento) como el recibido (respuesta de la DIAN). Ambos son descargables.
 
'''Ver Pantalla Historial de eventos'''
[[Archivo:GestionHistorial.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Historial: Detalle documento - Gestión - Historial de eventos''']]

 
{{clear}}

El portal permite la asignación de eventos DIAN de dos formas: el envío de evento por evento y el envío de eventos con un solo clic.

En el envío de evento por evento, se selecciona un evento y este será enviado a la DIAN. Una vez aceptado, el usuario puede continuar con el envío de los próximos eventos.

En el envío de eventos con un solo clic, se puede seleccionar un evento final, y se enviarán automáticamente todos los eventos requeridos para la aprobación del evento seleccionado.

Valide las condiciones, formas y pasos en [[Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción#Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción| Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción]].

 
A continuación se describen los eventos y estatus permitidos según el estatus actual del documento.

{| class="wikitable"
|+ Estatus del documento y eventos disponibles
|-
! Estatus actual
! Eventos disponibles
! Eventos enviados
|-
| rowspan="2" |Pendiente
| Acuse de recibo (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN).
| Se envían los eventos Acuse de recibo (DIAN), Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo (DIAN)
| Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envían los eventos Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN)
| Acuse de Reclamo (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Reclamo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN)
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Reclamo (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
|}
{{clear}}

Los estatus personalizados se limitarán únicamente cuando la asignación de estatus se realice de forma individual. Si un documento no contiene todos los eventos DIAN aprobado y se encuentra en un estatus personalizado, podrá continuar con los estatus DIAN faltantes.

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 

[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}

{{clear}}

Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción

2025-09-05T16:27:02Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción==<includeonly>=</includeonly>

Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que se pueden gestionar, así como la asignación de estatus personalizados por la empresa. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.

 
'''Condiciones que se deben tener en cuenta para aplicar los eventos o estatus personalizados.'''

*Según la '''Resolución No. 000085 ( 08 ABR 2022 ) Anexo Técnico -RADIAN – Versión 1.1''' La generación de dichos eventos aplican para facturas electrónicas cuyo medio de pago es crédito.

*El portal permitirá la asignación de eventos Dian a documentos con el proveedor activo; no estará disponible para documentos con el proveedor en estado pendiente de activación.

*Los estatus personalizados deben estar previamente creados, activos y asignados a un Orden en el menú Catálogo/Estatus para que se encuentren disponibles cuando el estatus Dian esté aprobado.[[Configuración_por_Catálogos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Estatus|Ver Menú Estatus]].

*Los eventos Dian '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' son eventos finales, por lo que, una vez aprobados, no es posible cambiarlos a otro estatus Dian; solo estará disponible el estatus personalizado configurado por la empresa para su gestión. Además, los eventos '''Aceptación expresa''' y '''Reclamo''' no serán aprobados si han pasado más de 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio'''.

*Pasados los 3 días hábiles desde la fecha de generación del evento '''Recibo del bien y prestación del servicio''', debe solicitar la asignación del evento '''Aceptación Tácita''' al emisor del documento.

*Una vez generado un evento de aceptación '''Expresa o Tácita''' NO se pueden generar notas crédito o notas débito a las facturas electrónicas.

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos a un documento de forma individual==<includeonly>=</includeonly>

Para iniciar el envío de eventos, debemos identificar el documento al que se aplicarán los eventos. 
 
Los eventos DIAN pueden enviarse de dos formas:

1- '''Envío individual (uno a uno)''':
El usuario puede enviar los eventos uno por uno, siguiendo el orden correspondiente y ejecutando cada uno únicamente una vez aprobado. El flujo recomendado es el siguiente:

1- Acuse de recibo (DIAN)
2- Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN)
3- Aceptación expresa (DIAN)

Este método permite mayor control sobre el proceso de notificación de eventos ante la DIAN, especialmente útil cuando se requiere una gestión manual o revisión previa a cada envío.

 
2- '''Envío One Click:''': Este tipo de envío permite enviar varios eventos de la DIAN de una sola vez, cuando necesitas enviar el evento de aceptación expresa. El proceso recomendado es el siguiente:

1- '''Aceptación expresa (DIAN)''': Al enviar este evento, automáticamente se enviarán los eventos de Acuse de recibo (DIAN) y Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN).
 
'''Importante'''
 
* Si necesita enviar el evento de Reclamo (DIAN), deberá usar la opción de '''Envío individual (uno a uno)''', ya que este evento solo estará disponible cuando el documento ya tenga aprobado el '''evento Recibo del bien y/o prestación del servicio (DIAN)'''.
 
* Estatus '''Revisado''': este estatus aplica únicamente para facturas de venta con forma de pago Contado, así como para notas crédito y notas débito. Su propósito es evitar que estos documentos se sigan mostrando en la lista de pendientes por gestionar. Una vez asignado el estatus Revisado, no es posible cambiarlo.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.

<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar el documento específico a radicar el evento, tener en cuenta que el documento debe encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
Archivo:Individual1.png|'''Paso 3:''' Ubicado el documento presiona en el 'Detalle'.
Archivo:Individual2.png|'''Paso 4:''' En el detalle del documento en la pestaña Gestión, presiona el botón verde 'Asignar Estatus'.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 5:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar al documento seleccionado con un detalle de información (Opcional).
Archivo:EstatusGestion.png|'''Paso 6:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, seleccione el evento que desea asignar al documento. El estatus '''Revisado''' no corresponde a un acuse DIAN y solo está permitido para facturas con tipo de pago '''Contado'''.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 7:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el evento.
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 7:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 8:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación del evento.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 9:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de evento. Verifica que se hayan asignado correctamente al documento.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 10:''' Cuando el evento es enviado se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian', luego de unos minutos presiona en el botón 'Actualizar Historial' para validar la respuesta de aceptación o rechazo del evento.
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Asignación de eventos de forma Masiva==<includeonly>=</includeonly>

La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente en el envío de acuses de eventos Dian al poder seleccionar individualmente cada evento o seleccionando el evento final de aceptación expresa.

Para el envío de evento de reclamo Dian el documento debe tener aprobado los eventos Acuse de recibo y Acuse de recibido del bien o prestación de servicio.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal y utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos, tener en cuenta que los documentos deben encontrarse en estatus Pendiente, Acuse de recibo o Recibo del bien o prestación de servicio, con tipo documento factura de venta y tipo de pago Crédito, ya que estos son los que aplican para la aprobación de eventos Dian.
Archivo:Masivo4.png|'''Paso 3:''' Marca las casillas junto a los documentos que deseas procesar o la casilla superior que se encuentra al lado botón Asignar Estatus para seleccionar todos.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 4:''' Busca y haz clic en el botón "Asignar Estatus". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el evento que deseas asignar a los documentos seleccionados con un detalle de información (Opcional).
Archivo:Masivo6.png|'''Paso 5:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estatus, selecciona el estatus que deseas asignar a los documentos.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 6:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo. El valor 'Detalle' es opcional, aplicando para una descripción que puedes proporcionar para el o los eventos.
Archivo:Masivo7.1.png|'''Paso 6:''' Los valores 'Cargo' y 'Departamento' son opcionales, se activan al marcar el check 'Editar', y corresponden a información relacionada con el usuario que envía el evento.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 7:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación de eventos.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 8:''' Esperar a que se complete el proceso de asignación de eventos. Verifica que los eventos se hayan asignado correctamente a los documentos.
Archivo:EventosPendienteDian.png|'''Paso 10:''' Cuando los eventos son enviados se mantiene en 'Pendiente por entrega a la Dian' los documentos de visualizarán en el Estatus 'Documentos Pendiente entrega a la Dian' hasta que se aprueben o se rechacen.
Archivo:Masivo10.png|'''Paso 11:''' Para validar la aceptación o rechazo del evento puede ingresar en el detalle del documento en la pestaña Gestión y visualizar el Hitorial de evento.
</gallery>

Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.

<includeonly>=</includeonly>==Asignar estatus personalizado a un documento==<includeonly>=</includeonly>

El portal dispone de una herramienta de estatus personalizados que permite a la empresa identificar el área en la que un documento está siendo evaluado antes de aplicar el siguiente estatus de los eventos Dian.

El estatus personalizado no modificará el estatus actual de la Dian, ya que es exclusivo para el portal.

Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:CatalogoEstatus.png|'''Paso 1:''' En el portal RE de The Factory HKA en el Menú Catálogo/Estatus, la empresa debe tener registrado previamente los estatus establecidos en la empresa para la evaluación de los documentos.
Archivo:OrdenEstatus.png|'''Paso 2:''' Según lo requiera, puede tener asignado uno o más estatus personalizados dentro de cada grupo de estatus Dian.
Archivo:AsignacionEstatus.png|'''Paso 3:''' Al tener el documento con un estatus Dian aprobado, puede asignar sólo un estatus personalizado en el botón "Asignar Estatus"
Archivo:AsignacionEstatus2.png|'''Paso 4:''' Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar el estatus disponible que previamente fue configurado.
Archivo:AsignacionEstatus3.png|'''Paso 5:''' Seleccione el estado que desea asignar al documento puede registrar un detalle de información (opcional), hacer clic en el botón "Guardar".
Archivo:AsignacionEstatus4.png|'''Paso 6:''' Espera a que se complete el proceso de asignación de estatus. Verifica que el estatus se hayan asignado correctamente.
Archivo:AsignacionEstatus5.png|'''Paso 10:''' Al culminar actualice el historial y verifique el último estatus asignado al documento.
Archivo:AsignacionEstatus6.png|'''Paso 11:''' El documento dispone de la asignación de cambio de estatus personalizado que se encuentre disponible en el Gestión de Orden de Estatus Dian.
</gallery>

Archivo:EstatusGestion.png

2025-09-05T16:24:21Z

Bdominguez:

Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa

2025-09-05T14:07:59Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==Tipo de Proveedor==<includeonly>=</includeonly>
La configuración del tipo de proveedor funciona como una lista de etiquetas que la empresa define para asignar a sus proveedores. Esto permite una consulta precisa de los documentos de aquellos proveedores que contengan un tipo específico.

 
'''Condiciones de registro y modificación'''
* Se permite el registro y modificación solo para usuarios de tipo Root y Administrador, los usuarios Avanzado y Básico sólo pueden consultar.
* Los nombres no pueden repetirse.
* No se permite modificar ni eliminar el registro si está asociado a algún proveedor.
* Los tipo proveedor que se encuentren en Estado inactivo no se listaran en la asignación de proveedor.
 
Los siguientes pasos te guiarán en la consulta y registro de Tipo de Proveedor:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:TipoProveedor.png|'''Paso 1:''' Ingresar al Menú Catálogo/Tipo de Proveedor, se mostrará la lista de los tipos proveedor configurados, para crear uno nuevo presione el boton 'Registrar tipo de proveedor' .
Archivo:AgregarTipoProveedor.png|'''Paso 2:''' Se mostrará la pantalla donde debe registrar un nombre y descripción , no debe ser igual a otro ya registrado, active o desactive el Estado deseado, presione Guardar.
Archivo:GuardadoTipoProveedor.png|'''Paso 3:''' Se mostrará el mensaje de guardado exitoso, presione cerrar.
Archivo:TipoProveedorRegistrado.png|'''Paso 4:''' De ser exitoso, se visualizará en la lista con su estado y las acciones, Detalle, editar y eliminar.
Archivo:DetalleTipoProveedor.png|'''Paso 5:''' La acción "Detalle", permite visualizar los datos registrados.
Archivo:EditarTipoProveedor.png|'''Paso :6''' La acción "Editar", permite editar los datos y el estado, siempre y cuando no esté asociado a un proveedor.
Archivo:EliminarTipoProveedor.png|'''Paso :7''' La acción "Eliminar" permite eliminar el tipo seleccionado, siempre y cuando no esté asociado a un proveedor.
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Proveedores==<includeonly>=</includeonly>
Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite registrar y activar proveedores de la empresa, con el fin de cargar y gestionar documentos electrónicos.

 
El Portal permite el registro automático de proveedores al cargar al menos un documento, dejándolos inicialmente en estado "Pendiente por activar" disponible para ser activado por un usuario de la empresa. No obstante, también ofrece la opción de registro manual desde el Catálogo/Proveedores.

 
Los siguientes pasos te guiarán en la consulta, registro manual y modificación de proveedores:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:Proveedor.png|'''Paso 1:''' Ingresar al Menú Catálogo/Proveedores, se mostrará la lista de los proveedores relacionados a la cuenta, con sus datos, estado, acciones y los botones Registrar y Pendiente por activar.
Archivo:RegistrarProveedor.png|'''Paso 2:''' En Registrar, ingrese el Nit del proveedor y presione el botón Verificar.
Archivo:VerificarProveedor.png|'''Paso 3:''' El portal validará el NIT y, en caso de estar registrado, le mostrará los datos. En caso contrario, deberá completar.
Archivo:DatosProveedor.png|'''Paso 4:''' Al completar los datos, presione Guardar
Archivo:ProveedorRegistrado.png|'''Paso 5:''' Si los datos son correctos, se genera un mensaje de éxito y el nuevo proveedor se muestra en la lista.
</gallery>

{{clear}}
{| class="wikitable"
|+ Descripción de los datos y acciones del proveedor
! Campo
! Descripción
|-
| Tipo de cliente
| Persona Jurídica y asimiladas ó Persona Natural y asimiladas
|-
| Razón social
| Razón social del proveedor (o nombre completo si es persona natural).
|-
| Tipo documento
| Tipo de documento del proveedor, NIT.
|-
|Número de documento
| Número identificador del proveedor sin DV.
|-
| Estatus
| Activo o Inactivo. Disponible para los usuarios con rol Administrador y permisos activos.
|-
| Acciones
| '''Detalle''': Consulta la información registrada del proveedor.
'''Editar''': Permite actualizar o asignar el 'Correo de Envío de Eventos' y el 'Tipo de proveedor'.

'''Eliminar proveedor''': Permite eliminar al proveedor si no tiene documentos cargados. En caso contrario, se cambia su estatus a inactivo.
|-
|}
{{clear}}

 
'''Proveedor pendiente por activar'''
 
A continuación, se detallan los pasos para activar los proveedores que se encuentran en estado 'Pendiente por activar'
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:PendienteAct.png|'''Paso 1:''' Ingresar al Menú Catálogo/Proveedor,haga clic en el botón Pendiente por activar.
Archivo:PendienteActivar.png|'''Paso 2:''' Se mostrarán todos los proveedores que se encuentren en este estado. Para activar un proveedor, haga clic en el botón correspondiente al estatus del proveedor seleccionado o utilice la acción 'Activar proveedor'
Archivo:confirmaActivacion.png|'''Paso 3:''' Aparecerá un mensaje de confirmación. Seleccione la opción correspondiente según lo que desee realizar.
Archivo:activadoExitoso.png|'''Paso 4:''' Al aceptar, se mostrará un mensaje de éxito confirmando la acción realizada.
</gallery>
 

<includeonly>=</includeonly>==Estatus==<includeonly>=</includeonly>
En este catálogo se pueden visualizar estatus tipo Dian, de sistema y personalizados que ofrece el portal para ser asignados a los documentos al momento de ser gestionados por los usuarios.
{{clear}}

'''Condiciones para agregar estatus personalizable de forma exitosa'''
* Permitido solo para usuarios de tipo Root y Administrador que tengan el permiso activo.

* Los nombres de los estatus no pueden repetirse, incluso si son de un tipo diferente, en la lista.

* El Nombre y la Descripción deben ser valores alfanuméricos con un máximo de 50 caracteres.

* Los estatus personalizados no pueden eliminarse una vez que estén asociados a algún documento.

Los siguientes pasos te guiarán en la consulta y creación de estatus:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:MenuEstatus.png|'''Paso 1:''' Ingresar al portal y acceder al Menú Catálogo/Estatus..
Archivo:Estatus.png|'''Paso 2:''' Se mostrará la pantalla con todos los estatus disponibles en la cuenta.
Archivo:AgregarEstatus.png|'''Paso 3:''' Para agregar un nuevo estatus, presione Agregar Estatus. Aparecerá un formulario que debe diligenciar con la información del estatus personalizado: Nombre, Descripción y seleccionar un Estatus Dian en '''Asociar a Estatus DIAN'''.
Archivo:EstatusOpciones.png|'''Paso 4:''' Por selección tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor), Observación y Estatus.
Archivo:EstatusGuardar.png|'''Paso 5:''' Al presionar Guardar, se mostrará un mensaje indicando que el proceso ha sido exitoso.
Archivo:GestionOrdenEstatus.png|'''Paso :6''' El portal mostrará la pantalla de Gestión de Orden de Estatus, donde podrá visualizar el nuevo estatus ubicado en el orden seleccionado, Presione el Botón superior izquierdo Regresar para volver a la lista.
Archivo:EstatusPersonalizado.png|'''Paso :7''' El nuevo estatus creado se visualizará con las acciones Detalla, Editar y Eliminar.
</gallery>

{| class="wikitable"
|+ Tipos de Estatus
|-
! Estatus
! Tipo
! Descripción
|-
| Precargado
| rowspan="4" |SISTEMA
| rowspan="3" |Son estatus estándar del portal son asignados a los documentos de forma automática y no son modificables.
|-
| Cargado
|-
| Entregado
|-
| Revisado
| rowspan="1" |Aplicable únicamente a documentos tipo factura de venta con forma de pago contado, así como a notas crédito y notas débito, con el fin de que no se mantengan en la lista de documentos pendientes, ya que no aplican para la aprobación de acuses DIAN. Una vez asignado, no es posible cambiar su estado.
|-
|-
| Acuse de recibo (DIAN)
| rowspan="5" | DIAN
| rowspan="4" |Son estatus estándar de eventos Dian, se encuentran disponibles para ser asignados a los documentos por los usuarios y no son modificables.
|-
| Recibo del bien o prestación del servicio (DIAN)
|-
|-
| Aceptación expresa (DIAN)
|-
|-
| Reclamo (DIAN)
|-
|-
| Rechazado (DIAN)
| Es un estatus Dian que se asigna al documento cuando contiene una respuesta de rechazo por parte de Dian. Se asigna automáticamente durante la carga y no es modificable. '''nota''': cuando el documento contiene este estatus debe solicitar al emisor el xml correcto con la aprobación de la Dian y cargar nuevamente.
|-
| PERSONALIZADOS
| PERSONALIZADO
| Son estatus creados por los usuarios con permisos de la empresa para gestiones internas.
|-
|}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
Los infodatos son un conjunto de datos adicionales que se pueden utilizar para complementar la información a los documentos electrónicos. La asociación de infodatos no es obligatoria para la carga de documentos; sin embargo, la empresa receptora tiene la opción de configurar ciertos infodatos como obligatorios u opcionales, según sus necesidades de gestión y control de documentos.

 
'''Condiciones de infodatos'''
* Disponible para ser configurado por el usuario principal (Root) y por usuarios con rol de Administrador que tengan el permiso asignado.
* Se permite configurar hasta 23 infodatos en total, 2 del tipo Categoría y 21 del tipo Información adicional.
* Su uso está disponible durante la carga manual de documentos y desde la pestaña Infodatos en el detalle del documento. En la consulta de documentos y la vinculación con usuarios internos, se utilizan los infodatos del tipo Categoría.
* No se permite registrar infodatos con nombres duplicados.
* Una vez que un infodato ha sido asociado al menos un documento, no es posible eliminarlo.

 
Para ingresar al catálogo de infodatos, dirígete al Menú > Catálogo > Infodatos.
{{clear}}
[[File:MUPR451.jpg|center|thumb|300px|'''Catálogo infodatos''']]

En esta pantalla se listaran todos los infodatos que tenga asociado la cuenta con la información:
* Nombre propio: Es el nombre personalizado que el usuario receptor asigna para identificar el infodato
* Tipo de infodato: Indica si el infodato es de tipo Categoría o Información adicional.
* Tipo de dato: Define el tipo de dato que se puede configurar para el infodato. Las opciones disponibles son: Listable, Fecha, Fecha y hora, Número, Número con decimal y Texto.
* Listable: Indica si el infodato es listable o no listable, es decir, si permite seleccionar valores desde una lista predefinida.
* Requerido: Indica si el infodato es obligatorio (Sí) o no obligatorio (No) al momento de asignarlo a un documento.
* Acciones: Las acciones disponibles para cada infodato son: Detalle, Editar y Eliminar.
* Botón Agregar Categoría: Permite agregar nuevo infodato tipo Categoría.
* Botón Agregar campo adicional: Permite agregar nuevo infodato tipo información adicional.

 
Los siguientes pasos te guiarán en la creación de infodatos tipo Categoría:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:AgregarCategoria.png|'''Paso 1:''' Dirígete al Menú > Catálogo > Infodatos y luego presiona el botón Agregar Categoría.
Archivo:DatosCategoria.png|'''Paso 2:''' Completa los datos en Nombre de la Categoría y selecciona Tipo de dato como Lista, único tipo disponible.
Archivo:AgregarValores.png|'''Paso 3:'''Presione el botón Agregar Valores e ingrese la cantidad de valores que desea asociar al infodato. Luego, asigne el valor correspondiente a cada subcategoría, active la casilla Activo y, si es obligatorio, la casilla Requerido, y finalmente presione Guardar.
Archivo:infodatosAsociados.png|'''Paso 4:''' Se generará el mensaje "Infodato asociado" como confirmación de que el infodato ha sido correctamente creado.
Archivo:ListaInfodato.png|'''Paso 5:''' El infodato se mostrará en la lista del catálogo una vez asociado correctamente.
Archivo:DetalleInfodatoCategoria.png|'''Paso 6:''' En la acción Detalle, se mostrarán los datos configurados junto con las subcategorías creadas y activas.
Archivo:EditarCategoria.png|'''Paso 6:''' En la acción Editar, se permite modificar el nombre propio. Las subcategorías solo pueden modificarse si no están asociadas a ningún documento. Además, se puede activar o inactivar según sea necesario.
Archivo:ConfirmeEliminarInfodato.png|'''Paso 7:''' En la acción Eliminar, confirme la eliminación del infodato. Esta acción solo será permitida si el infodato no está asociado a ningún documento.
</gallery>
{{clear}}

 
Los siguientes pasos te guiarán en la creación de infodatos tipo Información adicional:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:AgregarCampoAdicional.png|'''Paso 1:''' Dirígete al Menú > Catálogo > Infodatos y luego presiona el botón Agregar Campo Adicional.
Archivo:InformacionAdicional.png|'''Paso 2:''' Completa los datos en Nombre de campo adicional y selecciona Tipo de dato como Lista, Fecha, Fecha y hora, Número, Número con decimal y Texto.
Archivo:InformacionTipoLista.png|'''Paso 3:''' Si selecciona el tipo de dato Lista, presione el botón Agregar Valores e ingrese la cantidad de valores que desea asociar al infodato. Luego, asigne el valor correspondiente a cada uno, active la casilla Activo y, si es obligatorio, la casilla Requerido, y finalmente presione Guardar.
Archivo:InformacionTipotexto.png|'''Paso 4:''' Si el tipo de dato seleccionado es Fecha, Fecha y hora, Número, Número con decimal o Texto, active la casilla Requerido si aplica y presione Guardar. El valor correspondiente será solicitado al momento de asignar el infodato al documento.
Archivo:infodatosAsociados.png|'''Paso 5:''' Se generará el mensaje "Infodato asociado" como confirmación de que el infodato ha sido correctamente creado.
Archivo:ListaInfodatoAsociado.png|'''Paso 6:''' El infodato se mostrará en la lista del catálogo una vez asociado correctamente.
Archivo:DetalleCampoAdicional.png|'''Paso 7:''' En la acción Detalle, se mostrarán los datos configurados junto con las subcategorías creadas y activas.
Archivo:EditarCampoAdicional.png|'''Paso 8:''' En la acción Editar, se permite modificar el nombre propio. En caso de tipo lista los valores sólo pueden modificarse si no están asociadas a ningún documento. Además, se puede activar o inactivar según sea necesario.
Archivo:ConfirmeEliminarInfodato.png|'''Paso 9:''' En la acción Eliminar, confirme la eliminación del infodato. Esta acción solo será permitida si el infodato no está asociado a ningún documento.

</gallery>
{{clear}}

Archivo:Estatus.png

2025-09-05T14:07:31Z

Bdominguez: Bdominguez subió una nueva versión de Archivo:Estatus.png

Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa

2025-07-15T14:39:58Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==¿Qué es The Factory HKA Recepción?==<includeonly>=</includeonly>
HKA Recepción es la solución que ofrece The Factory HKA para la recepción de documentos electrónicos. El sistema se encarga de descargar y almacenar los documentos electrónicos que llegan al correo, lo que permite que puedan ser gestionados por los analistas de compra de la empresa desde nuestro Portal Web o Sistema Contable integrado a nuestra plataforma.
 
HKA Recepción permite definir el flujo de trabajo de acuerdo a los procesos internos de la empresa para el manejo de documentos, lo que facilita a los usuarios identificar el estatus en que se encuentra el documento electrónico y optimizar la gestión de cuentas por pagar de la empresa. También se pueden establecer categorías que permiten distribuir los documentos entre los usuarios del sistema de forma automática.
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Funcionalidades==<includeonly>=</includeonly>
*Agrupa los documentos, dándole la posibilidad al usuario de consultar y visualizar la representación gráfica, descargar el XML, manejar estatus personalizados y estatus DIAN.

*Permite incorporar el flujo de trabajo de la empresa en el sistema para gestionar documentos, asignando estatus estándares o personalizados a los documentos que se estén gestionando.

*Garantiza el envío de eventos DIAN y la obtención de respuesta de los mismos.

*Facilita la búsqueda de uno o varios documentos en el sistema.

*Generar reportes de documentos según estatus predeterminados o personalizados que se manejan en el proceso interno de la empresa.

*Generación nativa de un PDF de acuerdo al XML recibido, que puede ser comparado con la representación gráfica que envía el proveedor
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==¿A quien va dirigido?==<includeonly>=</includeonly>
HKA Recepción está dirigido a aquellos facturadores electrónicos que realizan compras de productos y/o servicios a crédito y reciben por esta transacción, un documento electrónico.
 
Además de optimizar tiempos y recursos en la gestión de cuentas por pagar, la solución HKA Recepción permitirá registrar en la DIAN los eventos electrónicos asociados a la factura los cuales son necesarios para soportar los costos derivados de facturas a crédito según lo dictado en la Resolución 000085 de Abril 2022.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Requisitos para la recepción de documentos==<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Registro del correo de recepción de facturas electrónicas en la Dian====<includeonly>=</includeonly>
Al momento de realizar el registro como facturador electrónico, es obligatorio informar un correo electrónico para la recepción de facturas electrónicas. Este correo es obligatorio y exclusivo para recibir documentos electrónicos.

[https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/correo-recepcion-facturas/Documents/Presentacion-Recepcion-de-Facturas-Electronicas.pdf Correo de recepcion de facturas ]
{{clear}}
 
Cada correo recibido debe cumplir con la normativa establecida en el '''Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta – Versión 1.9'''.

*En la factura electrónica en el campo de correo electrónico, el emisor deberá informar dicho correo.
*El facturador electrónico no podrá obligar al adquirente a la descarga a través de portales web de los documentos electrónicos.

* El correo electrónico recibido deberá cumplir con las características de '''Asunto, Archivos adjuntos, Peso máximo por envío, Cuerpo del correo, Capacidad del buzón de recepción'''.

[https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Anexo-Tecnico-Factura-Electronica-de-Venta-vr-1-9.pdf Anexo tecnico 1.9]
{{clear}}

 
<includeonly>=</includeonly>====Estructura del correo electrónico:====<includeonly>=</includeonly>
Según el comunicado oficial de la cámara Colombiana de comercio electrónico del 28 de agosto de 2020 en la disposición de adjuntos se indica que por cada documento electrónico se debe enviar un correo electrónico con un único archivo adjunto en .zip el cual debe contener de manera obligatoria el archivo xml AttachedDocument correspondiente y de manera opcional el archivo .pdf.

[https://www.ccce.org.co/wp-content/uploads/2017/06/CCCE-ConsensoInteroperabilidad-V-001-20200629.pdf Comunicado oficial de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico]

 
<includeonly>=</includeonly>====Tipo de documento del adquiriente:====<includeonly>=</includeonly>
Para la recepción de documentos es requerido validar que el tipo de documento del adquiriente o receptor corresponda a NIT, lo anterior basándose en el anexo técnico 1.8, de lo contrario el documento electrónico puede ser rechazado por la regla FAJ48.

[https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Anexo-Tecnico-Resolucion-000012-09022021.pdf Anexo tecnico 1.8]
{{clear}}

 
<includeonly>=</includeonly>====Nit del receptor no debe contener el DV:====<includeonly>=</includeonly>
Según el anexo técnico 1.8 el NIT del adquiriente o receptor de los documentos electrónicos debe ser reportado en un campo diferente al DV, al no cumplirse con esta regla el documento puede ser rechazado por las reglas FAK63 y FAK64.

[https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Anexo-Tecnico-Resolucion-000012-09022021.pdf Anexo tecnico 1.8]
{{clear}}

 
<includeonly>=</includeonly>====Validez de la firma digital:====<includeonly>=</includeonly>
En la Resolución 000012 punto 8. Suplemento A: Política de firma se especifica los detalles con respecto a la validez de la firma del documento electrónico, para la recepción de los documentos electrónicos es requerido que estos cuenten con una firma válida según lo indicado en la resolución 000012.

[https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000012%20de%2009-02-2021.pdf Resolución 000012]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==¿Cómo configurar la carga automática de documentos?==<includeonly>=</includeonly>

Para la carga automática de documentos recibidos en su correo electrónico de recepción de Facturas Electrónicas debe cumplir con lo siguiente:

*Dependiendo de su servidor de correo, aplique los pasos de configuración establecidos en el punto '''Configuración de correo''', disponible en el siguiente enlace: [[Configuración_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa|Configuración de correo]].

*Posteriormente, aplique la configuración de su correo en el portal. Para ello, siga los pasos descritos en el siguiente enlace: [[ Configuración_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Configuración_de_correo_en_el_portal| Configuración de correo en el portal]].

* Luego de aplicar la configuración correcta en el portal, se dispone de un tiempo aproximado de 30 minutos para que el servicio lea y cargue los documentos que se encuentren en los correos con la estructura correcta. No debe mover manualmente los correos de la bandeja, ya que el servicio creará automáticamente una estructura de carpetas para distribuir los mensajes luego de su lectura y validación.
La estructura generada es la siguiente y no debe ser modificada:
<pre>
TFHKA
└── Recepcion
├── Descargados
└── Erroneos
</pre>

*Luego de la lectura de correos, puede consultar los documentos en la consulta [[Comprobantes_electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos_Recibidos en menú|Documentos Recibidos]].
{{clear}}

'''Alternativa para carga de documentos urgentes:'''
Cada usuario interno definido por la empresa con roles Administrador y avanzado y con el permito '''Subir documentos''' puede acceder a con su usuario y realizar la carga manual de su documento en la opción Documentos -> [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor|Subir documentos]].
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==¿Cómo obtener soporte y ayuda?==<includeonly>=</includeonly>
{{:¿Cómo obtener soporte y ayuda?}}

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2025-07-15T14:35:35Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>

'''Video guía '''

<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>

 
'''Paso a paso '''

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
 

<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
 

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por las diferentes pantallas">

File:Documentos.jpg|'''1:''' Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Documentos/ Documentos".

File:ConsultaDocumentos.jpg|'''2:''' La primera consulta la pantalla muestra un aproximado de 2000 documentos cargados en los últimos 35 días y aún se mantienen en estatus pendiente o precargado, éstos son distribuidos en diferentes páginas con cantidad de registro entre 50, 100, 200 y 300 registros según como sea seleccionado.

File:CamposFiltros.jpg|'''3:''' Se disponen de varios valores que pueden aplicar para aplicar el filtro de consulta de los documentos.

File:ConsultaDocumentosAvanzada.jpg|'''4:''' Para consultar documentos que superan los 35 días de carga, debe activar la opción "Búsqueda Avanzada", que permite aplicar filtros de fechas (Radicación ó Emisión) con un rango máximo de 91 días, puede aplicar "tipo de Proveedor" (opcional), al igual combinar los diferentes valores.

File:ConsultaTipoPago.jpg|'''5:''' El valor "Tipo de Pago" (Contado - Crédito) aplica en la "Búsqueda Avanzada" para consultas solo con documentos tipo Factura de venta.

File:DatosDocumento.jpg|'''6:''' Cada registro de documento dispone de datos principales y adicionales al desplegar cada uno.

</gallery>

Descripción de los campos del filtro
 

* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito, entre otros.
* Número de Documento: número de documento generado se debe colocar con prefijo incluido. Se combina con el estatus; este solo se mostrará si se encuentra en el estatus correcto. Igualmente, al agregar el proveedor, se mostrará únicamente si coincide, con el fin de hacer la búsqueda más precisa.
* Infodato: solo tipos listables, configurado en el Menú Catálogo/Infodatos.
* Valor: valor asignado al infodato configurado y estado activo.
* Rango de Radicación: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 91 días entre fechas.
* Rango de Rango de Emisión: Rango de fecha de emisión del documento (Inicio y Fin) no mayor a 91 días entre fechas.
* Tipo de Proveedor: tipo de proveedor asignado al proveedor en el Menú Catálogo/Proveedores.
* Tipo de Pago: es el valor del tipo de pago Crédito ó Contado con el que se generó el documento, solo aplica con documentos tipo Factura de Venta

<div style="background-color: #e7f4fa; padding: 8px; border-left: 4px solid #009688; margin-top: 10px;">
'''Nota:''' El sistema reconoce los documentos Pos Electrónicos, documento equivalente y facturas de contingencia. '''Sin embargo, la DIAN no permite radicar eventos a estos documentos.'''
</div>
La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 2000 documentos, para ver más documentos debe limitar la búsqueda.

 
{{clear}}
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
 
{{clear}}

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 

==== Códigos de error de lectura de Correo ====

Para obtener más información, puedes visitar la siguiente sección:
'''[[Preguntas Frecuentes HKARecepcion#Códigos de Respuesta de lectura de Correo| Códigos de Respuesta de lectura de Correo]]'''
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
{{clear}}

===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
 
{{clear}}

===== Gestión =====
En esta sección se presenta de manera organizada toda la información relacionada con el documento, incluyendo su estatus actual, los eventos registrados, el estado legal en la DIAN y el historial de cambios realizados.

 
Además, permite a la empresa receptora mantener el control y seguimiento de las acciones gestionadas sobre el documento.

 
En la siguiente imagen puede observar los tres grupos de información mencionados anteriormente.
'''Ver Pantalla Gestion'''
[[Archivo:Gestion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Gestión: Detalle documento - Gestión''']]

 
1- En el primer grupo de información se visualizan los datos principales del documento:
* '''# Caso o Radicado''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga al portal.
* '''Tipo de documento''': nombre del tipo de documento
* '''Nro de documento''': número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
* '''ID''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga.
* '''Nombre''': nombre o razón social del emisor del documento.
* '''Fecha de emisión''': fecha de generación del documento
* '''Fecha de recepción''': fecha de carga del documento al portal.
* '''Monto''': monto total del documento.
* '''Estatus actual''': estado actual del documento toma el valor Pendiente (Sin eventos aprobados) o el último estatus Dian aprobado.
* '''Estatus de pago''': Valor actualmente en construcción.

 
'''Ver Pantalla Datos principales del documento'''
[[Archivo:Informacion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Información: Detalle documento - Gestión - Datos principales del documento''']]

 
2- En el segundo grupo de información, se visualiza la información del '''Estado legal del documento en la DIAN'''.
* '''Estatus del documento en RADIAN''': : se visualiza del último estado actual del evento aprobado en la RADIAN.
* '''Estado del documento en DIAN''': información de los datos del documento en la DIAN.
** Código del Estado de la Factura en la DIAN: es el código de respuesta de aprobación o rechazo del documento.
** Documento Valido en la DIAN: se informa si el documento es válido en el DIAN.
** Número del Documento: número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
** CUFE/CUDE del Documento: Código Único del documento, elemento que verifica la integridad de la información.
** Número de Identificación del Emisor: número de identificación del emisor del documento.
** Tipo de Identificación del Emisor: código de identificación del emisor del documento.
** Número de Identificación del Receptor: número de identificación del receptor del documento.
** Tipo de Identificación del Receptor: código de identificación del receptor del documento.
* '''Eventos''': se detalla la información por cada evento asignado al documento.
** Código del Evento: código del evento registrado.
** Descripción del Evento: descripción del evento registrado.
** Fecha del Evento: fecha del evento registrado.
** Número del Evento: número del Evento generado
** CUDE del Evento: código Único de Documento Electrónico, (en adelante CUDE) del evento.
** Emisor del evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del emisor del evento.
** Receptor del Evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del receptor del evento.

 
'''Ver Estado legal del documento en la DIAN'''
<gallery mode="slideshow">
Archivo:DocumentoDian_SinEventos.png|'''Pantalla 1:''' En el grupo "Estado legal del documento" se indica si el documento existe en la DIAN y si aún no tiene eventos registrados.
Archivo:DocumentoDian_Noexiste.png|'''Pantalla 2:''' De igual forma, cuando el documento no existe en los registros de la DIAN, se mostrará el mensaje: '''TrackId no existe en los registros de la DIAN''', en este caso, se recomienda validar la información directamente con el emisor del documento.
Archivo:EstadoLegalDocumento.png|'''Pantalla 3:''' Cuando el documento ya contiene eventos, se habilitan tres grupos de información: el Estatus del documento en RADIAN, el Estado del documento en la DIAN y los Eventos registrados. Cada uno de estos grupos puede desplegarse para consultar el detalle de la información correspondiente.
Archivo:EstatusDocumentoRadian.png|'''Pantalla 4:''' Al presionar en '''Estatus del documento en RADIAN''', se despliega el estado de la respuesta emitida por la DIAN frente al evento registrado. Por ejemplo, para el evento Acuse de recibo o Recibo del bien y prestación del servicio, se mostrará el mensaje: "207 - Documento Recibido".
Archivo:EstadoLegalDocumentoAcep.png|'''Pantalla 5:''' Si el documento contiene el evento de Aceptación Expresa (DIAN) aprobado, se mostrará el estado de la respuesta emitida por la DIAN: "208 - Documento Aceptado".
Archivo:EstadoLegalDocumentoReclamo.png|'''Pantalla 6:''' Si el documento contiene el evento de Reclamo (DIAN) aprobado, se muestra el estado de la respuesta del evento en la DIAN: "206 - Documento reclamado".
Archivo:EstadoDocumentoDian.png|'''Pantalla 7:''' Al presionar en '''Estado del documento en DIAN''', se despliega la información de los datos del documento en la DIAN.
Archivo:GestionEventos.png|'''Pantalla 8:''' Al presionar en '''Eventos''', se despliega la información de todos los eventos asignados al documento.

</gallery>

 
3- El tercer grupo de información corresponde al historial de los eventos asociados al documento:

* '''Fecha de registro''': es la fecha en que se registra cada acción aplicada al documento, como Cargado,Entregado o algún estatus asignado.

* '''Creado por''': correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.

*'''Estatus''': estatus asignado al documento. Existen dos estatus que se asignan automáticamente por el sistema: Cargado y Entregado. El estatus Cargado se asigna al momento de la carga exitosa del documento, mientras que el estatus Entregado se asigna cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento.

*'''Comentarios''': comentario asignado al momento de asignar un estatus.

*'''Estado del documento''': se describe el estado actual del evento en la DIAN, como Pendiente de envío, Entregado o Rechazado por la DIAN.

*'''Acciones''': se encuentran las acciones de descarga de los ApplicationResponse, tanto el enviado (que se genera al enviar el evento) como el recibido (respuesta de la DIAN). Ambos son descargables.
 
'''Ver Pantalla Historial de eventos'''
[[Archivo:GestionHistorial.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Historial: Detalle documento - Gestión - Historial de eventos''']]

 
{{clear}}

El portal permite la asignación de eventos DIAN de dos formas: el envío de evento por evento y el envío de eventos con un solo clic.

En el envío de evento por evento, se selecciona un evento y este será enviado a la DIAN. Una vez aceptado, el usuario puede continuar con el envío de los próximos eventos.

En el envío de eventos con un solo clic, se puede seleccionar un evento final, y se enviarán automáticamente todos los eventos requeridos para la aprobación del evento seleccionado.

Valide las condiciones, formas y pasos en [[Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción#Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción| Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción]].

 
A continuación se describen los eventos y estatus permitidos según el estatus actual del documento.

{| class="wikitable"
|+ Estatus del documento y eventos disponibles
|-
! Estatus actual
! Eventos disponibles
! Eventos enviados
|-
| rowspan="2" |Pendiente
| Acuse de recibo (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN).
| Se envían los eventos Acuse de recibo (DIAN), Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo (DIAN)
| Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envían los eventos Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN)
| Acuse de Reclamo (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Reclamo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN)
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Reclamo (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
|}
{{clear}}

Los estatus personalizados se limitarán únicamente cuando la asignación de estatus se realice de forma individual. Si un documento no contiene todos los eventos DIAN aprobado y se encuentra en un estatus personalizado, podrá continuar con los estatus DIAN faltantes.

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 

[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}

{{clear}}

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2025-07-15T14:27:19Z

Bdominguez:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo configurar la carga automática de documentos?|¿Cómo configurar la carga automática de documentos?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Tipo de Proveedor|Tipo de Proveedor]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos de forma manual|Subir documentos electrónicos de forma manual]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Códigos de error de lectura de Correo|Códigos de error de lectura de Correo]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos vía CUFE|Subir documentos vía CUFE]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción|6 Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción#Asignación de eventos a un documento de forma individual|Asignación de eventos a un documento de forma individual]]
# [[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción#Asignación de eventos de forma Masiva|Asignación de eventos de forma Masiva]]
# [[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción#Asignar estatus personalizado a un documento|Asignar estatus personalizado a un documento]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|7 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores y Categorías|Vincular proveedores y Categorías]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
{{clear}}


<includeonly>=</includeonly>==[[Reportes - Portal HKARecepción|8 Reportes]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Reportes - Portal HKARecepción#Reporte en Línea|Reportes en Linea Recepción Electrónica]]
# [[Reportes - Portal HKARecepción#Reporte Programado|Reportes en Programado Recepción Electrónica]]
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Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2025-06-12T18:25:54Z

Bdominguez:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Tipo de Proveedor|Tipo de Proveedor]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos de forma manual|Subir documentos electrónicos de forma manual]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Códigos de error de lectura de Correo|Códigos de error de lectura de Correo]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos vía CUFE|Subir documentos vía CUFE]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción|6 Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción#Asignación de eventos a un documento de forma individual|Asignación de eventos a un documento de forma individual]]
# [[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción#Asignación de eventos de forma Masiva|Asignación de eventos de forma Masiva]]
# [[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción#Asignar estatus personalizado a un documento|Asignar estatus personalizado a un documento]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|7 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores y Categorías|Vincular proveedores y Categorías]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Reportes - Portal HKARecepción|8 Reportes]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Reportes - Portal HKARecepción#Reporte en Línea|Reportes en Linea Recepción Electrónica]]
# [[Reportes - Portal HKARecepción#Reporte Programado|Reportes en Programado Recepción Electrónica]]
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Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa

2025-06-12T18:16:54Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==¿Qué es The Factory HKA Recepción?==<includeonly>=</includeonly>
HKA Recepción es la solución que ofrece The Factory HKA para la recepción de documentos electrónicos. El sistema se encarga de descargar y almacenar los documentos electrónicos que llegan al correo, lo que permite que puedan ser gestionados por los analistas de compra de la empresa desde nuestro Portal Web o Sistema Contable integrado a nuestra plataforma.
 
HKA Recepción permite definir el flujo de trabajo de acuerdo a los procesos internos de la empresa para el manejo de documentos, lo que facilita a los usuarios identificar el estatus en que se encuentra el documento electrónico y optimizar la gestión de cuentas por pagar de la empresa. También se pueden establecer categorías que permiten distribuir los documentos entre los usuarios del sistema de forma automática.
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<includeonly>=</includeonly>==Funcionalidades==<includeonly>=</includeonly>
*Agrupa los documentos, dándole la posibilidad al usuario de consultar y visualizar la representación gráfica, descargar el XML, manejar estatus personalizados y estatus DIAN.

*Permite incorporar el flujo de trabajo de la empresa en el sistema para gestionar documentos, asignando estatus estándares o personalizados a los documentos que se estén gestionando.

*Garantiza el envío de eventos DIAN y la obtención de respuesta de los mismos.

*Facilita la búsqueda de uno o varios documentos en el sistema.

*Generar reportes de documentos según estatus predeterminados o personalizados que se manejan en el proceso interno de la empresa.

*Generación nativa de un PDF de acuerdo al XML recibido, que puede ser comparado con la representación gráfica que envía el proveedor
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<includeonly>=</includeonly>==¿A quien va dirigido?==<includeonly>=</includeonly>
HKA Recepción está dirigido a aquellos facturadores electrónicos que realizan compras de productos y/o servicios a crédito y reciben por esta transacción, un documento electrónico.
 
Además de optimizar tiempos y recursos en la gestión de cuentas por pagar, la solución HKA Recepción permitirá registrar en la DIAN los eventos electrónicos asociados a la factura los cuales son necesarios para soportar los costos derivados de facturas a crédito según lo dictado en la Resolución 000085 de Abril 2022.

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<includeonly>=</includeonly>==Requisitos para la recepción de documentos==<includeonly>=</includeonly>
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<includeonly>=</includeonly>====Registro del correo de recepción de facturas electrónicas en la Dian====<includeonly>=</includeonly>
Al momento de realizar el registro como facturador electrónico, es obligatorio informar un correo electrónico para la recepción de facturas electrónicas. Este correo es obligatorio y exclusivo para recibir documentos electrónicos.

[https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/correo-recepcion-facturas/Documents/Presentacion-Recepcion-de-Facturas-Electronicas.pdf Correo de recepcion de facturas ]
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Cada correo recibido debe cumplir con la normativa establecida en el '''Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta – Versión 1.9'''.

*En la factura electrónica en el campo de correo electrónico, el emisor deberá informar dicho correo.
*El facturador electrónico no podrá obligar al adquirente a la descarga a través de portales web de los documentos electrónicos.

* El correo electrónico recibido deberá cumplir con las características de '''Asunto, Archivos adjuntos, Peso máximo por envío, Cuerpo del correo, Capacidad del buzón de recepción'''.

[https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Anexo-Tecnico-Factura-Electronica-de-Venta-vr-1-9.pdf Anexo tecnico 1.9]
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<includeonly>=</includeonly>====Estructura del correo electrónico:====<includeonly>=</includeonly>
Según el comunicado oficial de la cámara Colombiana de comercio electrónico del 28 de agosto de 2020 en la disposición de adjuntos se indica que por cada documento electrónico se debe enviar un correo electrónico con un único archivo adjunto en .zip el cual debe contener de manera obligatoria el archivo xml AttachedDocument correspondiente y de manera opcional el archivo .pdf.

[https://www.ccce.org.co/wp-content/uploads/2017/06/CCCE-ConsensoInteroperabilidad-V-001-20200629.pdf Comunicado oficial de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico]

 
<includeonly>=</includeonly>====Tipo de documento del adquiriente:====<includeonly>=</includeonly>
Para la recepción de documentos es requerido validar que el tipo de documento del adquiriente o receptor corresponda a NIT, lo anterior basándose en el anexo técnico 1.8, de lo contrario el documento electrónico puede ser rechazado por la regla FAJ48.

[https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Anexo-Tecnico-Resolucion-000012-09022021.pdf Anexo tecnico 1.8]
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<includeonly>=</includeonly>====Nit del receptor no debe contener el DV:====<includeonly>=</includeonly>
Según el anexo técnico 1.8 el NIT del adquiriente o receptor de los documentos electrónicos debe ser reportado en un campo diferente al DV, al no cumplirse con esta regla el documento puede ser rechazado por las reglas FAK63 y FAK64.

[https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Anexo-Tecnico-Resolucion-000012-09022021.pdf Anexo tecnico 1.8]
{{clear}}

 
<includeonly>=</includeonly>====Validez de la firma digital:====<includeonly>=</includeonly>
En la Resolución 000012 punto 8. Suplemento A: Política de firma se especifica los detalles con respecto a la validez de la firma del documento electrónico, para la recepción de los documentos electrónicos es requerido que estos cuenten con una firma válida según lo indicado en la resolución 000012.

[https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000012%20de%2009-02-2021.pdf Resolución 000012]
 
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<includeonly>=</includeonly>==¿Cómo configurar la carga automática de documentos?==<includeonly>=</includeonly>

Para la carga automática de documentos recibidos en su correo electrónico de recepción de Facturas Electrónicas debe cumplir con lo siguiente:

*Dependiendo de su servidor de correo, aplique los pasos de configuración establecidos en el punto '''Configuración de correo''', disponible en el siguiente enlace: [[Configuración_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa|Configuración de correo]].

*Posteriormente, aplique la configuración de su correo en el portal. Para ello, siga los pasos descritos en el siguiente enlace: [[ Configuración_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Configuración_de_correo_en_el_portal| Configuración de correo en el portal]].

* Luego de aplicar la configuración correcta en el portal, se dispone de un tiempo aproximado de 30 minutos para que el servicio lea y cargue los documentos que se encuentren en los correos con la estructura correcta. No debe mover manualmente los correos de la bandeja, ya que el servicio creará automáticamente una estructura de carpetas para distribuir los mensajes luego de su lectura y validación.
La estructura generada es la siguiente y no debe ser modificada:
<pre>
TFHKA
└── Recepcion
├── Descargados
└── Erroneos
</pre>

*Luego de la lectura de correos, puede consultar los documentos en la consulta [[Comprobantes_electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos_Recibidos en menú|Documentos Recibidos]].
{{clear}}

'''Alternativa para carga de documentos urgentes:'''
Cada usuario interno definido por la empresa con roles Administrador y avanzado y con el permito '''Subir documentos''' puede acceder a con su usuario y realizar la carga manual de su documento en la opción Documentos -> [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor|Subir documentos]].
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==¿Cómo obtener soporte y ayuda?==<includeonly>=</includeonly>
{{:¿Cómo obtener soporte y ayuda?}}

Configuración - Portal DRecepción Validación Previa

2025-05-23T17:15:10Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==Configuración de correo==<includeonly>=</includeonly>

'''Para tener en cuenta:''' ''' 1. Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.''' '''2. Es importante señalar que para asegurar la seguridad de su cuenta, cuando cambie la contraseña de su correo, deberá reconfigurar la contraseña de aplicaciones desde el portal de recepción. Esto se debe a que la contraseña anterior de la aplicación será eliminada automáticamente y no será posible acceder a sus datos a menos que se configure nuevamente.''' '''3. Se sugiere incluir una nota informativa en la que se detallen los tiempos de lectura estimados para los correos electrónicos. Se estima que el tiempo de lectura aproximado para los correos sea de 30 minutos luego de haber sido configurados, y de 15 minutos para su carga en el portal después de haber sido trasladados a la carpeta de descarga. Es importante tener en cuenta que estos tiempos pueden variar dependiendo del tráfico de información en el sistema.'''
 
<hr>
'''Requisitos previos'''
*Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada
(véase enlace de manual de configuración interna de correo)

Por lo tanto, le recomendamos configurar nuevamente su contraseña de aplicaciones para evitar cualquier inconveniente en el futuro.

<div class="thumb center">
<center>{{#widget:YouTube|id=IPz5k2pY1tA|width=660|height=415}}<center/>
 
</div>

<includeonly>=</includeonly>===Configuración interna de correo===<includeonly>=</includeonly>

Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:

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<includeonly>=</includeonly>====Configuración Gmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=hn8k1VcRpQ8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:IMAP.png|'''Paso 1:''' Las cuentas de Google personales ya tienen activado el acceso IMAP de forma automática.

File:CorreoGMAIL1.2.png|'''Paso 2:''' Acceder a su cuenta de correo y haga clic en el ícono de su cuenta de Gmail y luego seleccione "Gestionar tu cuenta de Google".

File:CorreoGmail1.3.0.png|'''Paso 3:''' Al acceder a la configuración de su cuenta, en el menú lateral izquierdo, seleccione “Seguridad” y luego haga clic en "Verificación en dos pasos".

File:CorreoGmail1.4.png|'''Paso 4:''' Debe dar clic en la opción "Activa la verificación de 2 pasos".

File:CorreoGmail1.5.png|'''Paso 5:''' Aparecerá una ventana en la que podrá seleccionar cómo desea activar la verificación en dos pasos. Deberá elegir una de las opciones y proporcionar la información solicitada. Una vez completado, haga clic en "Listo".

File:CorreoGmail1.6.png|'''Paso 6:''' Haga clic en el buscador que se muestra en la imagen y escriba lentamente la palabra "aplicaciones" para así poder ver los resultados que aparecen. Cuando vea la opción "Contraseña de aplicaciones", selecciónela.

File:CorreoGmail1.7.png|'''Paso 7:''' Ingrese como nombre de la app "HKA Recepción" y de clic en crear.

File:CorreoGmail1.8.png|'''Paso 8:''' Copie la contraseña de aplicaciones generada.

File:CorreoGeneral.png|'''Paso 9:''' Ingrese al portal de recepción > de clic en configuración > luego en configuración de correo electrónico > por último de clic en crear configuración.

File:DRVP_CONF_CORREO_GMAIL_12.png|'''Paso 10:''' Pegue la contraseña de aplicaciones en el campo de contraseña y de clic en siguiente.

File:CorreoGMAIL3.png|'''Paso 11:''' Como servidor ingrese "imap.gmail.com" y de clic en siguiente.

File:CorreoGMAIL4.png|'''Paso 12:''' De clic en el campo de Usar SSL > seleccione si > de clic en probar conexión > y por ultimo de clic en guardar para finalizar la configuración de correo.

</gallery>

 

En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 13.png|'''Paso 1:''' En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 14.png|'''Paso 2:''' Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

</gallery>

Si la opción para crear contraseñas de aplicaciones no aparece en tu cuenta de Gmail, verifica lo siguiente:

* Puede deberse a que la verificación en dos pasos no está activada.

* En la sección "Verificación en dos pasos", busca la opción "Contraseñas de aplicaciones" al final de la pantalla.

* Si la verificación en dos pasos está activada, pero no ves la opción, podría ser porque solo está configurada para llaves de seguridad o que la cuenta tiene Protección Avanzada, que no permite crear contraseñas de aplicaciones.

* Si tienes Protección Avanzada, no podrás crear contraseñas de aplicaciones. La Protección Avanzada es una medida de seguridad más fuerte y reemplaza la opción de contraseñas de aplicaciones. En este caso, se recomienda crear una nueva cuenta de Gmail personal, destinada solo para la recepción de documentos. Debe informar a sus proveedores sobre el nuevo correo y configurar o actualizar en su portal DIAN en '''Correo electrónico para recepción de facturas'''.

* Si la verificación en dos pasos solo está configurada para llaves de seguridad, elimina las llaves de seguridad y vuelve a configurar la verificación en dos pasos para incluir la opción de contraseñas de aplicaciones.

* Si cambias la contraseña de tu cuenta de Google, las contraseñas de aplicaciones se revocarán automáticamente y debe ser creada nuevamente.

Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.
 

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Hotmail/Outlook para cuenta personal====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Hotmail personal para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=GNhXiqIyEsI|width=660|height=415}} 
</div>

 
Pasos complementarios para la cuenta correo

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" en la sección "Nunca pierda acceso a su cuenta" hacer clic en "Administrar como inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 4.png|Paso 3: Activar la opción "Verificación en dos pasos" ya el correo se encuentra listo para configurar desde el portal.

</gallery>

{{clear}}

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir en el portal">

File:CorreoGeneral.png|'''Paso 1:''' Ingrese al portal de recepción de clic en configuración > De clic en configuración de correo electrónico > Por último de clic en crear configuración.

File:CHotmail.png|Paso 2: Dar clic en "Iniciar sesión con Microsoft".

File:CHotmail1.png|Paso 3: Ingrese el correo de recepción > Seleccione como tipo de cuenta personal > Por último dar clic en aceptar.

File:CHotmail2.png|Paso 4: Una vez hecho el paso anterior, deberá iniciar sesión en el correo de recepción y luego aceptar los permisos de acceso de aplicación para la lectura de correos.

File:CHotmail3.png|Paso 5: De clic en Aceptar y luego en cerrar

File:CHotmail4.png|Paso 6: Debe verificar la conexión del correo, esto lo puede hacer revisando la tabla que se ve en la imagen.

File:CHotmail5.png|Paso 7: Luego de la correcta configuración del correo, y en un tiempo estimado de 30 a 35 minutos, cuando el servicio inicie la lectura, podrá verificar en su correo la creación de las siguientes carpetas: 'TFHKA-Recepción' como carpeta principal, y 'Descargados' y 'Erróneos' como carpetas secundarias. Estas carpetas no deben ser modificadas por el usuario, y los correos deben permanecer en la bandeja de entrada para ser distribuidos automáticamente en dichas carpetas.
</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH) para cuenta corporativa====<includeonly>=</includeonly>

A continuación encontrará el hipervínculo que lo redirigirá al artículo de Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH):

[https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/HKA_Recepci%C3%B3n_-_Configuraci%C3%B3n_Microsoft_Office_365_%28OAUTH%29 Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH)]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Yahoo====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 1.png|Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 2.png|Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 3.png|Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 4.png|Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 5.png|Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 6.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>
<hr>
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<includeonly>=</includeonly>====Configuración Zoho====<includeonly>=</includeonly>

Puede configurar su cuenta de Zoho Mail en cualquier cliente IMAP estándar con los datos de la configuración que aparecen a continuación.
 
'''Configuración de servidor entrante'''
(usuarios personales con una dirección de correo electrónico,nombredeusuario@zoho.com ó nombredeusuario@zohomail.com):
Nombre de servidor entrante: imap.zoho.com
Puerto: '''993''' Requerir
SSL: '''Sí'''
Nombre de usuario:''' nombredeusuario@zoho.com ''' ó '''nombredeusuario@zohomail.com'''
 
'''Configuración de servidor entrante''' (usuarios de la organización con una dirección de correo electrónico basada en dominios, '''sunombre@sudominio.com'''): Nombre de servidor entrante: imappro.zoho.com
Puerto: '''993''' Requerir
SSL: '''Sí'''
Nombre de usuario: '''sunombre@sudominio.com '''
 
'''Configuración de vista de carpetas del IMAP''' Un buzón con muchas carpetas y capacidad puede ser engorroso para efectos de visualización y sincronización de los correos electrónicos en los clientes con el IMAP.
Para optimizar el rendimiento de los clientes con IMAP, puede seleccionar las carpetas que desee sincronizar con el IMAP mediante los pasos que se indican a continuación:
::-Inicie sesión en Zoho Mail
::-Vaya a '''Configuración'''
::-Navegue a '''Cuentas de correo'''>> Acceso al IMAP
::-En la sección Acceso al IMAP, haga clic en '''Abrir ahora la configuración de carpeta.'''
::-Seleccione las carpetas que desee ver en los clientes con IMAP.
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho001.jpg|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo.

File:Zoho002.jpg|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de "Configuración".

File:Zoho003.jpg|'''Paso 3:''' Dirijase a la opción "Mail accounts".

File:Zoho004.jpg|'''Paso 4:''' Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"

File:Zoho005.jpg|'''Paso 5:''' Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"

File:Zoho006.jpg|'''Paso 6:''' Y debería quedar así.

File:Zoho007.jpg|'''Paso 7:''' Nos vamos al final y presionamos "SAVE".

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8:''' "Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:" El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8.1:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9:''' Restablecer la TFA para usuarios específicos. El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.1:''' Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.2:''' > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA. Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10:''' "Generación de una contraseña específica de la aplicación" Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.1:''' Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.2:''' Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación. '''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

File:Zoho013.jpg|'''Paso 13:''' Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:Zoho014.jpg|'''Paso 14:''' En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración”

File:Zoho015.jpg|'''Paso 15:''' Debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos. Debe tener en cuenta la contraseña es la generada en el '''paso 12.'''

File:Zoho016.jpg|'''Paso 16:''' Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:Zoho017.jpg|'''Paso 17:''' Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:Zoho018.jpg|'''Paso 18:''' En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

{{clear}}

'''Nota:''' Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

<hr>

<includeonly>=</includeonly>=== Configuración para correos de dominio propio ===<includeonly>=</includeonly>

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

'''Nota:''' los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Pasos Básicos para todos los dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>

*1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
*2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
*3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
*4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
*5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
*6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Servidores de dominio propio
|-
!Dominio !! Servidor !! Puerto !! SSL
|-
|GoDaddy|| imap.secureserver.net || 993|| Si
|-
|Colombia Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Latinoamérica Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Blue Host|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Web comercial|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Dungee || mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Hostinger|| imap.hostinger.com || 993|| Si
|-
|Inmotion hosting|| secure249.inmotionhosting.com|| 993|| Si
|-
|Yandex || imap.yandex.com || 993|| Si
|-

|Edgeuno|| pop.edgeuno.mail || 993|| Si
|-
|Publicar dominio propio|| ubicar información en el hosting || 993|| Si
|}

 
En los dominios propios hay que ubicar la configuración manual del correo en el hosting. Algunos casos de ejemplo en los que puede tener un servidor diferente al nombre del dominio son los siguiente: GoDady y webmail 
[[Archivo:servidordominiopropio.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro]]
[[Archivo:servidordominiopropio.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro]]
<includeonly>=</includeonly>====Observaciones para dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.
[[Archivo:DVRP CONF CORREO DOM PROPIO 1.png|800px|miniaturadeimagen|centro]]
 

*En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

{{clear}}

<hr>
<includeonly>=</includeonly>=== Configuración Servidor Siteground===<includeonly>=</includeonly>
*Sigua estos pasos para configurar en el servidor Siteground
<gallery mode="slideshow"> caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">
Archivo:ServidorSiteground1.png|''' '''
Archivo:ServidorSiteground2.png|''' '''
Archivo:ServidorSiteground3.png|''' '''
</gallery>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 3.png|Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

</gallery>

<hr>
<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en el portal===<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=5UzJJ2i0hV8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 1.png|Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 2.png|

File:DRVP CONF CORREO 3.png|Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.

File:DRVP CONF CORREO 4.png|Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:DRVP CONF CORREO 6.png|Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 7.png|Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

 
*Listado de servidores y puertos.
{| class="wikitable"
|-
!Correo !! Servidor !!Puerto
|-
|Gmail || imap.gmail.com ||993
|-
|Hotmail || Outlook.office365.com||993
|-
|Yahoo || export.imap.mail.yahoo.com ||993
|}
{{clear}}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica.===<includeonly>=</includeonly>

En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.

 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ooWMfiQNC5w|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Vincular Usuarios con Proveedores y Categorías==<includeonly>=</includeonly>

La asociación de usuarios a proveedores y categorías permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema, con el fin de agilizar el proceso de gestión de documentos dentro de la organización. Esta función permite que el usuario principal y los usuarios administradores asocien proveedores y categorías a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.

'''Condiciones de vinculación para un usuario Administrador'''
* La opción solo será visible si se tiene el permiso activo.
* Los usuarios listados para vincular serán aquellos con un rol inferior al de Administrador, es decir, Avanzado y Básico.
* La vinculación de usuarios como Administrador será asignada por el usuario Principal (Root).
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos de vinculación">

File:MenuVinculacion.png|Paso 1: Ingrese en Menú > Configuraciones > Vincular proveedores y categorías.
File:UsuariosVinculacion.png|Paso 2: Al ingresar a la sección de vinculación, se listarán todos los usuarios, junto con sus acciones disponibles: Detalle, Configurar Proveedor y Configurar Categoría.
File:DetalleUsuarioVinPro.png|Paso 3: En la Acción "Detalle" en la pestaña Proveedores, se mostrarán los proveedores vinculados al usuario.
File:DetalleUsuarioVinCat.png|Paso 4: En la Acción "Detalle" en la pestaña Categorías se mostrarán las categorías vinculados al usuario seleccionado.
File:configurarProveedores.png|Paso 5: En la Acción "Configurar Proveedores": Puede seleccionar la activación o desactivación de uno o todos los proveedores que desea que el usuario pueda consultar.
File:actualizarPro.png|Paso 6: Al presionar el botón Actualizar, se generará un mensaje indicando que el cambio de estatus fue exitoso.
File:ProveedorInactivo.png|Paso 7: Posteriormente se visualizará el cambio del estatus como Activo o Inactivo.
File:configurarCategorias.png|Paso 8: En la Acción "Configurar Categorías": Puede seleccionar la activación o desactivación de una o todas las categorías que desea que el usuario pueda consultar.
File:actualizarCategoria.png|Paso 9:, Al presionar el botón Actualizar, se generará un mensaje indicando que el configuración de la categoría se a realizado exitosamente.

</gallery>
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios Interno==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR631.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios ('''Ver Figuras 9''').
{{clear}}

La pantalla dispone de:
* Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
* Filtro de búsqueda de forma alfabética.
* Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario.
('''Ver Figuras 10''').
[[Archivo:MUPR632.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
{{clear}}

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
* Perfil: Configuración de nombre y correo.
* Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
** Básico
** Avanzado
** Administrador
* Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
{{clear}}
'''Perfil'''
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
Al culminar presione siguiente ('''Ver Figura 11''').
[[Archivo:MUPR633.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 11: Perfil de usuario''']]
{{clear}}

'''Aplicación'''
Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR634.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta''']]
{{clear}}

'''Roles'''
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
* Administrador
* Avanzado
* Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
Para continuar presione Siguiente.
('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR635.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 13: Roles del usuario''']]
{{clear}}

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR636.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 14: Roles del usuario Múltiple''']]
{{clear}}

'''Permisos'''
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR637.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 15: Permisos disponibles al perfil''']]

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
* Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
* Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

{{clear}}
{| class="wikitable"
|-
! Permiso/Rol !!Administrador !! Avanzado !! Básico
|-
| Ver Proveedores || X || X || X
|-
| Enviar invitación || X || X ||
|-
| Enviar Invitación Masiva || X || X ||
|-
| Eliminar invitaciones || X || ||
|-
| Cambiar estatus de invitaciones || X || ||
|-
| Ver Estatus || X || X || X
|-
| Crear Estatus || X || ||
|-
| Editar estatus || X || ||
|-
| Eliminar estatus || X || ||
|-
| Ver Comprobantes || X || X || X
|-
| Ver Detalle || X || X || X
|-
| Subir Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Eliminar Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Gestión de Representación Gráfica || X || X || X
|-
| Verificar estatus || X || X || X
|-
| Subir documentos || X || X || X
|-
| Configuración de Anexos || X || ||
|-
| Configuración de Usuarios || X || ||
|-
| Usuarios || X || || X
|-
| Crear Usuarios || X || ||
|-
| Editar Usuarios || X || ||
|-
| Eliminar Usuarios|| X || ||
|-
| Editar Permisos Usuario || X || ||
|-
| Agregar Aplicación|| X || ||
|-
| Descargar archivos adjuntos || X || X ||
|-
| Editar anexos || X || X ||
|-
| Eliminar anexos || X || ||
|-
| Vincular Proveedores y Infodatos || X || ||
|-
| Cambio contraseña || X || X || X
|}

{{clear}}

'''Establecimiento'''
Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR638.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 16: Establecimiento''']]
{{clear}}

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR639.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 17: Registro Exitoso''']]

{{clear}}

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal ('''Ver Figura 18''').
[[Archivo:MUPR640.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 18: Nuevo usuario creado''']]

{{clear}}

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión ('''Ver Figura 19''').
[[Archivo:MUPR6311.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 19: Correo electrónico de registro usuario''']]
{{clear}}

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
* Detalle de usuario.
* Edición de usuario.
* Edición de permisos.
* Eliminar aplicación para el usuario.
* Agregar aplicación para el usuario.
* Inactivar usuario.
('''Ver Figura 20''').
[[Archivo:MUPR6312.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 20: Catálogo usuarios''']]
{{clear}}

'''Detalle de usuario'''
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 21''').
[[Archivo:MUPR6313.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 21: Detalle de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de usuario'''
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña ('''Ver Figura 22''').
[[Archivo:MUPR6314.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 22: Edición de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de permisos'''
Permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 23''').
[[Archivo:MUPR6315.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 23: Edición de permisos''']]
{{clear}}

'''Eliminar aplicación de usuario'''
Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola ('''Ver Figura 24''').
[[Archivo:MUPR6316.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 24: Eliminar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

'''Agregar aplicación de usuario'''
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. ('''Ver Figura 25''').
[[Archivo:MUPR6318.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 25: Agregar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal ('''Ver Figura 26''').
[[Archivo:MUPR6317.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 26: Inactivar Usuario''']]
{{clear}}

Configuración - Portal DRecepción Validación Previa

2025-05-19T16:45:22Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==Configuración de correo==<includeonly>=</includeonly>

'''Para tener en cuenta:''' ''' 1. Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.''' '''2. Es importante señalar que para asegurar la seguridad de su cuenta, cuando cambie la contraseña de su correo, deberá reconfigurar la contraseña de aplicaciones desde el portal de recepción. Esto se debe a que la contraseña anterior de la aplicación será eliminada automáticamente y no será posible acceder a sus datos a menos que se configure nuevamente.''' '''3. Se sugiere incluir una nota informativa en la que se detallen los tiempos de lectura estimados para los correos electrónicos. Se estima que el tiempo de lectura aproximado para los correos sea de 30 minutos luego de haber sido configurados, y de 15 minutos para su carga en el portal después de haber sido trasladados a la carpeta de descarga. Es importante tener en cuenta que estos tiempos pueden variar dependiendo del tráfico de información en el sistema.'''
 
<hr>
'''Requisitos previos'''
*Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada
(véase enlace de manual de configuración interna de correo)

Por lo tanto, le recomendamos configurar nuevamente su contraseña de aplicaciones para evitar cualquier inconveniente en el futuro.

<div class="thumb center">
<center>{{#widget:YouTube|id=IPz5k2pY1tA|width=660|height=415}}<center/>
 
</div>

<includeonly>=</includeonly>===Configuración interna de correo===<includeonly>=</includeonly>

Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Gmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=hn8k1VcRpQ8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:IMAP.png|'''Paso 1:''' Las cuentas de Google personales ya tienen activado el acceso IMAP de forma automática.

File:CorreoGMAIL1.2.png|'''Paso 2:''' Acceder a su cuenta de correo y haga clic en el ícono de su cuenta de Gmail y luego seleccione "Gestionar tu cuenta de Google".

File:CorreoGmail1.3.0.png|'''Paso 3:''' Al acceder a la configuración de su cuenta, en el menú lateral izquierdo, seleccione “Seguridad” y luego haga clic en "Verificación en dos pasos".

File:CorreoGmail1.4.png|'''Paso 4:''' Debe dar clic en la opción "Activa la verificación de 2 pasos".

File:CorreoGmail1.5.png|'''Paso 5:''' Aparecerá una ventana en la que podrá seleccionar cómo desea activar la verificación en dos pasos. Deberá elegir una de las opciones y proporcionar la información solicitada. Una vez completado, haga clic en "Listo".

File:CorreoGmail1.6.png|'''Paso 6:''' Haga clic en el buscador que se muestra en la imagen y escriba lentamente la palabra "aplicaciones" para así poder ver los resultados que aparecen. Cuando vea la opción "Contraseña de aplicaciones", selecciónela.

File:CorreoGmail1.7.png|'''Paso 7:''' Ingrese como nombre de la app "HKA Recepción" y de clic en crear.

File:CorreoGmail1.8.png|'''Paso 8:''' Copie la contraseña de aplicaciones generada.

File:CorreoGeneral.png|'''Paso 9:''' Ingrese al portal de recepción > de clic en configuración > luego en configuración de correo electrónico > por último de clic en crear configuración.

File:DRVP_CONF_CORREO_GMAIL_12.png|'''Paso 10:''' Pegue la contraseña de aplicaciones en el campo de contraseña y de clic en siguiente.

File:CorreoGMAIL3.png|'''Paso 11:''' Como servidor ingrese "imap.gmail.com" y de clic en siguiente.

File:CorreoGMAIL4.png|'''Paso 12:''' De clic en el campo de Usar SSL > seleccione si > de clic en probar conexión > y por ultimo de clic en guardar para finalizar la configuración de correo.

</gallery>

 

En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 13.png|'''Paso 1:''' En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 14.png|'''Paso 2:''' Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

</gallery>

Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.
 

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Hotmail/Outlook para cuenta personal====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Hotmail personal para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=GNhXiqIyEsI|width=660|height=415}} 
</div>

 
Pasos complementarios para la cuenta correo

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" en la sección "Nunca pierda acceso a su cuenta" hacer clic en "Administrar como inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 4.png|Paso 3: Activar la opción "Verificación en dos pasos" ya el correo se encuentra listo para configurar desde el portal.

</gallery>

{{clear}}

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir en el portal">

File:CorreoGeneral.png|'''Paso 1:''' Ingrese al portal de recepción de clic en configuración > De clic en configuración de correo electrónico > Por último de clic en crear configuración.

File:CHotmail.png|Paso 2: Dar clic en "Iniciar sesión con Microsoft".

File:CHotmail1.png|Paso 3: Ingrese el correo de recepción > Seleccione como tipo de cuenta personal > Por último dar clic en aceptar.

File:CHotmail2.png|Paso 4: Una vez hecho el paso anterior, deberá iniciar sesión en el correo de recepción y luego aceptar los permisos de acceso de aplicación para la lectura de correos.

File:CHotmail3.png|Paso 5: De clic en Aceptar y luego en cerrar

File:CHotmail4.png|Paso 6: Debe verificar la conexión del correo, esto lo puede hacer revisando la tabla que se ve en la imagen.

File:CHotmail5.png|Paso 7: Luego de la correcta configuración del correo, y en un tiempo estimado de 30 a 35 minutos, cuando el servicio inicie la lectura, podrá verificar en su correo la creación de las siguientes carpetas: 'TFHKA-Recepción' como carpeta principal, y 'Descargados' y 'Erróneos' como carpetas secundarias. Estas carpetas no deben ser modificadas por el usuario, y los correos deben permanecer en la bandeja de entrada para ser distribuidos automáticamente en dichas carpetas.
</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH) para cuenta corporativa====<includeonly>=</includeonly>

A continuación encontrará el hipervínculo que lo redirigirá al artículo de Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH):

[https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/HKA_Recepci%C3%B3n_-_Configuraci%C3%B3n_Microsoft_Office_365_%28OAUTH%29 Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH)]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Yahoo====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 1.png|Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 2.png|Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 3.png|Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 4.png|Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 5.png|Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 6.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>
<hr>
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Zoho====<includeonly>=</includeonly>

Puede configurar su cuenta de Zoho Mail en cualquier cliente IMAP estándar con los datos de la configuración que aparecen a continuación.
 
'''Configuración de servidor entrante'''
(usuarios personales con una dirección de correo electrónico,nombredeusuario@zoho.com ó nombredeusuario@zohomail.com):
Nombre de servidor entrante: imap.zoho.com
Puerto: '''993''' Requerir
SSL: '''Sí'''
Nombre de usuario:''' nombredeusuario@zoho.com ''' ó '''nombredeusuario@zohomail.com'''
 
'''Configuración de servidor entrante''' (usuarios de la organización con una dirección de correo electrónico basada en dominios, '''sunombre@sudominio.com'''): Nombre de servidor entrante: imappro.zoho.com
Puerto: '''993''' Requerir
SSL: '''Sí'''
Nombre de usuario: '''sunombre@sudominio.com '''
 
'''Configuración de vista de carpetas del IMAP''' Un buzón con muchas carpetas y capacidad puede ser engorroso para efectos de visualización y sincronización de los correos electrónicos en los clientes con el IMAP.
Para optimizar el rendimiento de los clientes con IMAP, puede seleccionar las carpetas que desee sincronizar con el IMAP mediante los pasos que se indican a continuación:
::-Inicie sesión en Zoho Mail
::-Vaya a '''Configuración'''
::-Navegue a '''Cuentas de correo'''>> Acceso al IMAP
::-En la sección Acceso al IMAP, haga clic en '''Abrir ahora la configuración de carpeta.'''
::-Seleccione las carpetas que desee ver en los clientes con IMAP.
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho001.jpg|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo.

File:Zoho002.jpg|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de "Configuración".

File:Zoho003.jpg|'''Paso 3:''' Dirijase a la opción "Mail accounts".

File:Zoho004.jpg|'''Paso 4:''' Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"

File:Zoho005.jpg|'''Paso 5:''' Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"

File:Zoho006.jpg|'''Paso 6:''' Y debería quedar así.

File:Zoho007.jpg|'''Paso 7:''' Nos vamos al final y presionamos "SAVE".

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8:''' "Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:" El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8.1:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9:''' Restablecer la TFA para usuarios específicos. El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.1:''' Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.2:''' > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA. Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10:''' "Generación de una contraseña específica de la aplicación" Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.1:''' Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.2:''' Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación. '''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

File:Zoho013.jpg|'''Paso 13:''' Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:Zoho014.jpg|'''Paso 14:''' En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración”

File:Zoho015.jpg|'''Paso 15:''' Debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos. Debe tener en cuenta la contraseña es la generada en el '''paso 12.'''

File:Zoho016.jpg|'''Paso 16:''' Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:Zoho017.jpg|'''Paso 17:''' Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:Zoho018.jpg|'''Paso 18:''' En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

{{clear}}

'''Nota:''' Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

<hr>

<includeonly>=</includeonly>=== Configuración para correos de dominio propio ===<includeonly>=</includeonly>

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

'''Nota:''' los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Pasos Básicos para todos los dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>

*1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
*2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
*3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
*4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
*5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
*6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Servidores de dominio propio
|-
!Dominio !! Servidor !! Puerto !! SSL
|-
|GoDaddy|| imap.secureserver.net || 993|| Si
|-
|Colombia Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Latinoamérica Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Blue Host|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Web comercial|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Dungee || mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Hostinger|| imap.hostinger.com || 993|| Si
|-
|Inmotion hosting|| secure249.inmotionhosting.com|| 993|| Si
|-
|Yandex || imap.yandex.com || 993|| Si
|-

|Edgeuno|| pop.edgeuno.mail || 993|| Si
|-
|Publicar dominio propio|| ubicar información en el hosting || 993|| Si
|}

 
En los dominios propios hay que ubicar la configuración manual del correo en el hosting. Algunos casos de ejemplo en los que puede tener un servidor diferente al nombre del dominio son los siguiente: GoDady y webmail 
[[Archivo:servidordominiopropio.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro]]
[[Archivo:servidordominiopropio.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro]]
<includeonly>=</includeonly>====Observaciones para dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.
[[Archivo:DVRP CONF CORREO DOM PROPIO 1.png|800px|miniaturadeimagen|centro]]
 

*En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

{{clear}}

<hr>
<includeonly>=</includeonly>=== Configuración Servidor Siteground===<includeonly>=</includeonly>
*Sigua estos pasos para configurar en el servidor Siteground
<gallery mode="slideshow"> caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">
Archivo:ServidorSiteground1.png|''' '''
Archivo:ServidorSiteground2.png|''' '''
Archivo:ServidorSiteground3.png|''' '''
</gallery>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 3.png|Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

</gallery>

<hr>
<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en el portal===<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=5UzJJ2i0hV8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 1.png|Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 2.png|

File:DRVP CONF CORREO 3.png|Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.

File:DRVP CONF CORREO 4.png|Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:DRVP CONF CORREO 6.png|Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 7.png|Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

 
*Listado de servidores y puertos.
{| class="wikitable"
|-
!Correo !! Servidor !!Puerto
|-
|Gmail || imap.gmail.com ||993
|-
|Hotmail || Outlook.office365.com||993
|-
|Yahoo || export.imap.mail.yahoo.com ||993
|}
{{clear}}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica.===<includeonly>=</includeonly>

En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.

 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ooWMfiQNC5w|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Vincular Usuarios con Proveedores y Categorías==<includeonly>=</includeonly>

La asociación de usuarios a proveedores y categorías permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema, con el fin de agilizar el proceso de gestión de documentos dentro de la organización. Esta función permite que el usuario principal y los usuarios administradores asocien proveedores y categorías a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.

'''Condiciones de vinculación para un usuario Administrador'''
* La opción solo será visible si se tiene el permiso activo.
* Los usuarios listados para vincular serán aquellos con un rol inferior al de Administrador, es decir, Avanzado y Básico.
* La vinculación de usuarios como Administrador será asignada por el usuario Principal (Root).
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos de vinculación">

File:MenuVinculacion.png|Paso 1: Ingrese en Menú > Configuraciones > Vincular proveedores y categorías.
File:UsuariosVinculacion.png|Paso 2: Al ingresar a la sección de vinculación, se listarán todos los usuarios, junto con sus acciones disponibles: Detalle, Configurar Proveedor y Configurar Categoría.
File:DetalleUsuarioVinPro.png|Paso 3: En la Acción "Detalle" en la pestaña Proveedores, se mostrarán los proveedores vinculados al usuario.
File:DetalleUsuarioVinCat.png|Paso 4: En la Acción "Detalle" en la pestaña Categorías se mostrarán las categorías vinculados al usuario seleccionado.
File:configurarProveedores.png|Paso 5: En la Acción "Configurar Proveedores": Puede seleccionar la activación o desactivación de uno o todos los proveedores que desea que el usuario pueda consultar.
File:actualizarPro.png|Paso 6: Al presionar el botón Actualizar, se generará un mensaje indicando que el cambio de estatus fue exitoso.
File:ProveedorInactivo.png|Paso 7: Posteriormente se visualizará el cambio del estatus como Activo o Inactivo.
File:configurarCategorias.png|Paso 8: En la Acción "Configurar Categorías": Puede seleccionar la activación o desactivación de una o todas las categorías que desea que el usuario pueda consultar.
File:actualizarCategoria.png|Paso 9:, Al presionar el botón Actualizar, se generará un mensaje indicando que el configuración de la categoría se a realizado exitosamente.

</gallery>
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios Interno==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR631.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios ('''Ver Figuras 9''').
{{clear}}

La pantalla dispone de:
* Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
* Filtro de búsqueda de forma alfabética.
* Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario.
('''Ver Figuras 10''').
[[Archivo:MUPR632.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
{{clear}}

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
* Perfil: Configuración de nombre y correo.
* Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
** Básico
** Avanzado
** Administrador
* Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
{{clear}}
'''Perfil'''
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
Al culminar presione siguiente ('''Ver Figura 11''').
[[Archivo:MUPR633.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 11: Perfil de usuario''']]
{{clear}}

'''Aplicación'''
Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR634.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta''']]
{{clear}}

'''Roles'''
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
* Administrador
* Avanzado
* Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
Para continuar presione Siguiente.
('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR635.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 13: Roles del usuario''']]
{{clear}}

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR636.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 14: Roles del usuario Múltiple''']]
{{clear}}

'''Permisos'''
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR637.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 15: Permisos disponibles al perfil''']]

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
* Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
* Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

{{clear}}
{| class="wikitable"
|-
! Permiso/Rol !!Administrador !! Avanzado !! Básico
|-
| Ver Proveedores || X || X || X
|-
| Enviar invitación || X || X ||
|-
| Enviar Invitación Masiva || X || X ||
|-
| Eliminar invitaciones || X || ||
|-
| Cambiar estatus de invitaciones || X || ||
|-
| Ver Estatus || X || X || X
|-
| Crear Estatus || X || ||
|-
| Editar estatus || X || ||
|-
| Eliminar estatus || X || ||
|-
| Ver Comprobantes || X || X || X
|-
| Ver Detalle || X || X || X
|-
| Subir Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Eliminar Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Gestión de Representación Gráfica || X || X || X
|-
| Verificar estatus || X || X || X
|-
| Subir documentos || X || X || X
|-
| Configuración de Anexos || X || ||
|-
| Configuración de Usuarios || X || ||
|-
| Usuarios || X || || X
|-
| Crear Usuarios || X || ||
|-
| Editar Usuarios || X || ||
|-
| Eliminar Usuarios|| X || ||
|-
| Editar Permisos Usuario || X || ||
|-
| Agregar Aplicación|| X || ||
|-
| Descargar archivos adjuntos || X || X ||
|-
| Editar anexos || X || X ||
|-
| Eliminar anexos || X || ||
|-
| Vincular Proveedores y Infodatos || X || ||
|-
| Cambio contraseña || X || X || X
|}

{{clear}}

'''Establecimiento'''
Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR638.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 16: Establecimiento''']]
{{clear}}

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR639.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 17: Registro Exitoso''']]

{{clear}}

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal ('''Ver Figura 18''').
[[Archivo:MUPR640.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 18: Nuevo usuario creado''']]

{{clear}}

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión ('''Ver Figura 19''').
[[Archivo:MUPR6311.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 19: Correo electrónico de registro usuario''']]
{{clear}}

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
* Detalle de usuario.
* Edición de usuario.
* Edición de permisos.
* Eliminar aplicación para el usuario.
* Agregar aplicación para el usuario.
* Inactivar usuario.
('''Ver Figura 20''').
[[Archivo:MUPR6312.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 20: Catálogo usuarios''']]
{{clear}}

'''Detalle de usuario'''
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 21''').
[[Archivo:MUPR6313.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 21: Detalle de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de usuario'''
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña ('''Ver Figura 22''').
[[Archivo:MUPR6314.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 22: Edición de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de permisos'''
Permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 23''').
[[Archivo:MUPR6315.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 23: Edición de permisos''']]
{{clear}}

'''Eliminar aplicación de usuario'''
Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola ('''Ver Figura 24''').
[[Archivo:MUPR6316.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 24: Eliminar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

'''Agregar aplicación de usuario'''
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. ('''Ver Figura 25''').
[[Archivo:MUPR6318.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 25: Agregar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal ('''Ver Figura 26''').
[[Archivo:MUPR6317.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 26: Inactivar Usuario''']]
{{clear}}

Archivo:IMAP.png

2025-05-19T16:43:28Z

Bdominguez:

Archivo:ListaInfodato.png

2025-05-08T16:15:57Z

Bdominguez:

Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa

2025-05-08T15:15:05Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>==Tipo de Proveedor==<includeonly>=</includeonly>
La configuración del tipo de proveedor funciona como una lista de etiquetas que la empresa define para asignar a sus proveedores. Esto permite una consulta precisa de los documentos de aquellos proveedores que contengan un tipo específico.

 
'''Condiciones de registro y modificación'''
* Se permite el registro y modificación solo para usuarios de tipo Root y Administrador, los usuarios Avanzado y Básico sólo pueden consultar.
* Los nombres no pueden repetirse.
* No se permite modificar ni eliminar el registro si está asociado a algún proveedor.
* Los tipo proveedor que se encuentren en Estado inactivo no se listaran en la asignación de proveedor.
 
Los siguientes pasos te guiarán en la consulta y registro de Tipo de Proveedor:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:TipoProveedor.png|'''Paso 1:''' Ingresar al Menú Catálogo/Tipo de Proveedor, se mostrará la lista de los tipos proveedor configurados, para crear uno nuevo presione el boton 'Registrar tipo de proveedor' .
Archivo:AgregarTipoProveedor.png|'''Paso 2:''' Se mostrará la pantalla donde debe registrar un nombre y descripción , no debe ser igual a otro ya registrado, active o desactive el Estado deseado, presione Guardar.
Archivo:GuardadoTipoProveedor.png|'''Paso 3:''' Se mostrará el mensaje de guardado exitoso, presione cerrar.
Archivo:TipoProveedorRegistrado.png|'''Paso 4:''' De ser exitoso, se visualizará en la lista con su estado y las acciones, Detalle, editar y eliminar.
Archivo:DetalleTipoProveedor.png|'''Paso 5:''' La acción "Detalle", permite visualizar los datos registrados.
Archivo:EditarTipoProveedor.png|'''Paso :6''' La acción "Editar", permite editar los datos y el estado, siempre y cuando no esté asociado a un proveedor.
Archivo:EliminarTipoProveedor.png|'''Paso :7''' La acción "Eliminar" permite eliminar el tipo seleccionado, siempre y cuando no esté asociado a un proveedor.
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Proveedores==<includeonly>=</includeonly>
Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite registrar y activar proveedores de la empresa, con el fin de cargar y gestionar documentos electrónicos.

 
El Portal permite el registro automático de proveedores al cargar al menos un documento, dejándolos inicialmente en estado "Pendiente por activar" disponible para ser activado por un usuario de la empresa. No obstante, también ofrece la opción de registro manual desde el Catálogo/Proveedores.

 
Los siguientes pasos te guiarán en la consulta, registro manual y modificación de proveedores:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:Proveedor.png|'''Paso 1:''' Ingresar al Menú Catálogo/Proveedores, se mostrará la lista de los proveedores relacionados a la cuenta, con sus datos, estado, acciones y los botones Registrar y Pendiente por activar.
Archivo:RegistrarProveedor.png|'''Paso 2:''' En Registrar, ingrese el Nit del proveedor y presione el botón Verificar.
Archivo:VerificarProveedor.png|'''Paso 3:''' El portal validará el NIT y, en caso de estar registrado, le mostrará los datos. En caso contrario, deberá completar.
Archivo:DatosProveedor.png|'''Paso 4:''' Al completar los datos, presione Guardar
Archivo:ProveedorRegistrado.png|'''Paso 5:''' Si los datos son correctos, se genera un mensaje de éxito y el nuevo proveedor se muestra en la lista.
</gallery>

{{clear}}
{| class="wikitable"
|+ Descripción de los datos y acciones del proveedor
! Campo
! Descripción
|-
| Tipo de cliente
| Persona Jurídica y asimiladas ó Persona Natural y asimiladas
|-
| Razón social
| Razón social del proveedor (o nombre completo si es persona natural).
|-
| Tipo documento
| Tipo de documento del proveedor, NIT.
|-
|Número de documento
| Número identificador del proveedor sin DV.
|-
| Estatus
| Activo o Inactivo. Disponible para los usuarios con rol Administrador y permisos activos.
|-
| Acciones
| '''Detalle''': Consulta la información registrada del proveedor.
'''Editar''': Permite actualizar o asignar el 'Correo de Envío de Eventos' y el 'Tipo de proveedor'.

'''Eliminar proveedor''': Permite eliminar al proveedor si no tiene documentos cargados. En caso contrario, se cambia su estatus a inactivo.
|-
|}
{{clear}}

 
'''Proveedor pendiente por activar'''
 
A continuación, se detallan los pasos para activar los proveedores que se encuentran en estado 'Pendiente por activar'
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:PendienteAct.png|'''Paso 1:''' Ingresar al Menú Catálogo/Proveedor,haga clic en el botón Pendiente por activar.
Archivo:PendienteActivar.png|'''Paso 2:''' Se mostrarán todos los proveedores que se encuentren en este estado. Para activar un proveedor, haga clic en el botón correspondiente al estatus del proveedor seleccionado o utilice la acción 'Activar proveedor'
Archivo:confirmaActivacion.png|'''Paso 3:''' Aparecerá un mensaje de confirmación. Seleccione la opción correspondiente según lo que desee realizar.
Archivo:activadoExitoso.png|'''Paso 4:''' Al aceptar, se mostrará un mensaje de éxito confirmando la acción realizada.
</gallery>
 

<includeonly>=</includeonly>==Estatus==<includeonly>=</includeonly>
En este catálogo se pueden visualizar estatus tipo Dian, de sistema y personalizados que ofrece el portal para ser asignados a los documentos al momento de ser gestionados por los usuarios.
{{clear}}

'''Condiciones para agregar estatus personalizable de forma exitosa'''
* Permitido solo para usuarios de tipo Root y Administrador que tengan el permiso activo.

* Los nombres de los estatus no pueden repetirse, incluso si son de un tipo diferente, en la lista.

* El Nombre y la Descripción deben ser valores alfanuméricos con un máximo de 50 caracteres.

* Los estatus personalizados no pueden eliminarse una vez que estén asociados a algún documento.

Los siguientes pasos te guiarán en la consulta y creación de estatus:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:MenuEstatus.png|'''Paso 1:''' Ingresar al portal y acceder al Menú Catálogo/Estatus..
Archivo:Estatus.png|'''Paso 2:''' Se mostrará la pantalla con todos los estatus disponibles en la cuenta.
Archivo:AgregarEstatus.png|'''Paso 3:''' Para agregar un nuevo estatus, presione Agregar Estatus. Aparecerá un formulario que debe diligenciar con la información del estatus personalizado: Nombre, Descripción y seleccionar un Estatus Dian en '''Asociar a Estatus DIAN'''.
Archivo:EstatusOpciones.png|'''Paso 4:''' Por selección tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor), Observación y Estatus.
Archivo:EstatusGuardar.png|'''Paso 5:''' Al presionar Guardar, se mostrará un mensaje indicando que el proceso ha sido exitoso.
Archivo:GestionOrdenEstatus.png|'''Paso :6''' El portal mostrará la pantalla de Gestión de Orden de Estatus, donde podrá visualizar el nuevo estatus ubicado en el orden seleccionado, Presione el Botón superior izquierdo Regresar para volver a la lista.
Archivo:EstatusPersonalizado.png|'''Paso :7''' El nuevo estatus creado se visualizará con las acciones Detalla, Editar y Eliminar.
</gallery>

{| class="wikitable"
|+ Tipos de Estatus
|-
! Estatus
! Tipo
! Descripción
|-
| Precargado
| rowspan="3" |SISTEMA
| rowspan="3" |Son estatus estándar del portal son asignados a los documentos de forma automática y no son modificables..
|-
| Cargado
|-
| Entregado
|-
|-
| Acuse de recibo (DIAN)
| rowspan="5" | DIAN
| rowspan="4" |Son estatus estándar de eventos Dian, se encuentran disponibles para ser asignados a los documentos por los usuarios y no son modificables.
|-
| Recibo del bien o prestación del servicio (DIAN)
|-
|-
| Aceptación expresa (DIAN)
|-
|-
| Reclamo (DIAN)
|-
|-
| Rechazado (DIAN)
| Es un estatus Dian que se asigna al documento cuando contiene una respuesta de rechazo por parte de Dian. Se asigna automáticamente durante la carga y no es modificable. '''nota''': cuando el documento contiene este estatus debe solicitar al emisor el xml correcto con la aprobación de la Dian y cargar nuevamente.
|-
| PERSONALIZADOS
| PERSONALIZADO
| Son estatus creados por los usuarios con permisos de la empresa para gestiones internas.
|-
|}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
Los infodatos son un conjunto de datos adicionales que se pueden utilizar para complementar la información a los documentos electrónicos. La asociación de infodatos no es obligatoria para la carga de documentos; sin embargo, la empresa receptora tiene la opción de configurar ciertos infodatos como obligatorios u opcionales, según sus necesidades de gestión y control de documentos.

 
'''Condiciones de infodatos'''
* Disponible para ser configurado por el usuario principal (Root) y por usuarios con rol de Administrador que tengan el permiso asignado.
* Se permite configurar hasta 23 infodatos en total, 2 del tipo Categoría y 21 del tipo Información adicional.
* Su uso está disponible durante la carga manual de documentos y desde la pestaña Infodatos en el detalle del documento. En la consulta de documentos y la vinculación con usuarios internos, se utilizan los infodatos del tipo Categoría.
* No se permite registrar infodatos con nombres duplicados.
* Una vez que un infodato ha sido asociado al menos un documento, no es posible eliminarlo.

 
Para ingresar al catálogo de infodatos, dirígete al Menú > Catálogo > Infodatos.
{{clear}}
[[File:MUPR451.jpg|center|thumb|300px|'''Catálogo infodatos''']]

En esta pantalla se listaran todos los infodatos que tenga asociado la cuenta con la información:
* Nombre propio: Es el nombre personalizado que el usuario receptor asigna para identificar el infodato
* Tipo de infodato: Indica si el infodato es de tipo Categoría o Información adicional.
* Tipo de dato: Define el tipo de dato que se puede configurar para el infodato. Las opciones disponibles son: Listable, Fecha, Fecha y hora, Número, Número con decimal y Texto.
* Listable: Indica si el infodato es listable o no listable, es decir, si permite seleccionar valores desde una lista predefinida.
* Requerido: Indica si el infodato es obligatorio (Sí) o no obligatorio (No) al momento de asignarlo a un documento.
* Acciones: Las acciones disponibles para cada infodato son: Detalle, Editar y Eliminar.
* Botón Agregar Categoría: Permite agregar nuevo infodato tipo Categoría.
* Botón Agregar campo adicional: Permite agregar nuevo infodato tipo información adicional.

 
Los siguientes pasos te guiarán en la creación de infodatos tipo Categoría:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:AgregarCategoria.png|'''Paso 1:''' Dirígete al Menú > Catálogo > Infodatos y luego presiona el botón Agregar Categoría.
Archivo:DatosCategoria.png|'''Paso 2:''' Completa los datos en Nombre de la Categoría y selecciona Tipo de dato como Lista, único tipo disponible.
Archivo:AgregarValores.png|'''Paso 3:'''Presione el botón Agregar Valores e ingrese la cantidad de valores que desea asociar al infodato. Luego, asigne el valor correspondiente a cada subcategoría, active la casilla Activo y, si es obligatorio, la casilla Requerido, y finalmente presione Guardar.
Archivo:infodatosAsociados.png|'''Paso 4:''' Se generará el mensaje "Infodato asociado" como confirmación de que el infodato ha sido correctamente creado.
Archivo:ListaInfodato.png|'''Paso 5:''' El infodato se mostrará en la lista del catálogo una vez asociado correctamente.
Archivo:DetalleInfodatoCategoria.png|'''Paso 6:''' En la acción Detalle, se mostrarán los datos configurados junto con las subcategorías creadas y activas.
Archivo:EditarCategoria.png|'''Paso 6:''' En la acción Editar, se permite modificar el nombre propio. Las subcategorías solo pueden modificarse si no están asociadas a ningún documento. Además, se puede activar o inactivar según sea necesario.
Archivo:ConfirmeEliminarInfodato.png|'''Paso 7:''' En la acción Eliminar, confirme la eliminación del infodato. Esta acción solo será permitida si el infodato no está asociado a ningún documento.
</gallery>
{{clear}}

 
Los siguientes pasos te guiarán en la creación de infodatos tipo Información adicional:
 
<gallery mode="slideshow">
Archivo:AgregarCampoAdicional.png|'''Paso 1:''' Dirígete al Menú > Catálogo > Infodatos y luego presiona el botón Agregar Campo Adicional.
Archivo:InformacionAdicional.png|'''Paso 2:''' Completa los datos en Nombre de campo adicional y selecciona Tipo de dato como Lista, Fecha, Fecha y hora, Número, Número con decimal y Texto.
Archivo:InformacionTipoLista.png|'''Paso 3:''' Si selecciona el tipo de dato Lista, presione el botón Agregar Valores e ingrese la cantidad de valores que desea asociar al infodato. Luego, asigne el valor correspondiente a cada uno, active la casilla Activo y, si es obligatorio, la casilla Requerido, y finalmente presione Guardar.
Archivo:InformacionTipotexto.png|'''Paso 4:''' Si el tipo de dato seleccionado es Fecha, Fecha y hora, Número, Número con decimal o Texto, active la casilla Requerido si aplica y presione Guardar. El valor correspondiente será solicitado al momento de asignar el infodato al documento.
Archivo:infodatosAsociados.png|'''Paso 5:''' Se generará el mensaje "Infodato asociado" como confirmación de que el infodato ha sido correctamente creado.
Archivo:ListaInfodatoAsociado.png|'''Paso 6:''' El infodato se mostrará en la lista del catálogo una vez asociado correctamente.
Archivo:DetalleCampoAdicional.png|'''Paso 7:''' En la acción Detalle, se mostrarán los datos configurados junto con las subcategorías creadas y activas.
Archivo:EditarCampoAdicional.png|'''Paso 8:''' En la acción Editar, se permite modificar el nombre propio. En caso de tipo lista los valores sólo pueden modificarse si no están asociadas a ningún documento. Además, se puede activar o inactivar según sea necesario.
Archivo:ConfirmeEliminarInfodato.png|'''Paso 9:''' En la acción Eliminar, confirme la eliminación del infodato. Esta acción solo será permitida si el infodato no está asociado a ningún documento.

</gallery>
{{clear}}

Archivo:ListaInfodatoAsociado.png

2025-05-08T15:09:15Z

Bdominguez:

Archivo:InformacionTipotexto.png

2025-05-08T15:09:07Z

Bdominguez:

Archivo:InformacionTipoLista.png

2025-05-08T15:08:52Z

Bdominguez:

Archivo:InformacionAdicional.png

2025-05-08T15:08:40Z

Bdominguez:

Archivo:EditarCampoAdicional.png

2025-05-08T15:08:29Z

Bdominguez:

Archivo:DetalleCampoAdicional.png

2025-05-08T15:08:20Z

Bdominguez:

Archivo:AgregarCampoAdicional.png

2025-05-08T15:08:10Z

Bdominguez:

Archivo:MUPR451.jpg

2025-05-08T15:07:44Z

Bdominguez: Bdominguez subió una nueva versión de Archivo:MUPR451.jpg

Archivo:LimiteCategoria.png

2025-05-08T15:06:57Z

Bdominguez:

Archivo:LimiteCamposAdicionales.png

2025-05-08T15:06:45Z

Bdominguez:

Archivo:InfodatosAsociados.png

2025-05-08T15:06:32Z

Bdominguez:

Archivo:EditarCategoria.png

2025-05-08T15:06:21Z

Bdominguez:

Archivo:DetalleInfodatoCategoria.png

2025-05-08T15:06:09Z

Bdominguez:

Archivo:DatosCategoria.png

2025-05-08T15:03:58Z

Bdominguez:

Archivo:ConfirmeEliminarInfodato.png

2025-05-08T15:03:46Z

Bdominguez:

Archivo:AgregarValores.png

2025-05-08T15:03:31Z

Bdominguez:

Archivo:AgregarCategoria.png

2025-05-08T15:03:20Z

Bdominguez:

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2025-05-08T14:53:26Z

Bdominguez:

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>

'''Video guía '''

<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>

 
'''Paso a paso '''

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
 

<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
 

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por las diferentes pantallas">

File:Documentos.jpg|'''1:''' Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Documentos/ Documentos".

File:ConsultaDocumentos.jpg|'''2:''' La primera consulta la pantalla muestra un aproximado de 2000 documentos cargados en los últimos 35 días y aún se mantienen en estatus pendiente o precargado, éstos son distribuidos en diferentes páginas con cantidad de registro entre 50, 100, 200 y 300 registros según como sea seleccionado.

File:CamposFiltros.jpg|'''3:''' Se disponen de varios valores que pueden aplicar para aplicar el filtro de consulta de los documentos.

File:ConsultaDocumentosAvanzada.jpg|'''4:''' Para consultar documentos que superan los 35 días de carga, debe activar la opción "Búsqueda Avanzada", que permite aplicar filtros de fechas (Radicación ó Emisión) con un rango máximo de 91 días, puede aplicar "tipo de Proveedor" (opcional), al igual combinar los diferentes valores.

File:ConsultaTipoPago.jpg|'''5:''' El valor "Tipo de Pago" (Contado - Crédito) aplica en la "Búsqueda Avanzada" para consultas solo con documentos tipo Factura de venta.

File:DatosDocumento.jpg|'''6:''' Cada registro de documento dispone de datos principales y adicionales al desplegar cada uno.

</gallery>

Descripción de los campos del filtro
 

* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito, entre otros.
* Número de Documento: número de documento generado se debe colocar con prefijo incluido, el uso de este valor no requiere la aplicación de otros datos para la búsqueda.
* Infodato: solo tipos listables, configurado en el Menú Catálogo/Infodatos.
* Valor: valor asignado al infodato configurado y estado activo.
* Rango de Radicación: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 91 días entre fechas.
* Rango de Rango de Emisión: Rango de fecha de emisión del documento (Inicio y Fin) no mayor a 91 días entre fechas.
* Tipo de Proveedor: tipo de proveedor asignado al proveedor en el Menú Catálogo/Proveedores.
* Tipo de Pago: es el valor del tipo de pago Crédito ó Contado con el que se generó el documento, solo aplica con documentos tipo Factura de Venta

<div style="background-color: #e7f4fa; padding: 8px; border-left: 4px solid #009688; margin-top: 10px;">
'''Nota:''' El sistema reconoce los documentos Pos Electrónicos, documento equivalente y facturas de contingencia. '''Sin embargo, la DIAN no permite radicar eventos a estos documentos.'''
</div>
La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 2000 documentos, para ver más documentos debe limitar la búsqueda.

 
{{clear}}
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
 
{{clear}}

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 

==== Códigos de error de lectura de Correo ====

Para obtener más información, puedes visitar la siguiente sección:
'''[[Preguntas Frecuentes HKARecepcion#Códigos de Respuesta de lectura de Correo| Códigos de Respuesta de lectura de Correo]]'''
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
{{clear}}

===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
 
{{clear}}

===== Gestión =====
En esta sección se presenta de manera organizada toda la información relacionada con el documento, incluyendo su estatus actual, los eventos registrados, el estado legal en la DIAN y el historial de cambios realizados.

 
Además, permite a la empresa receptora mantener el control y seguimiento de las acciones gestionadas sobre el documento.

 
En la siguiente imagen puede observar los tres grupos de información mencionados anteriormente.
'''Ver Pantalla Gestion'''
[[Archivo:Gestion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Gestión: Detalle documento - Gestión''']]

 
1- En el primer grupo de información se visualizan los datos principales del documento:
* '''# Caso o Radicado''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga al portal.
* '''Tipo de documento''': nombre del tipo de documento
* '''Nro de documento''': número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
* '''ID''': código identificador único asignado al documento en el momento de la carga.
* '''Nombre''': nombre o razón social del emisor del documento.
* '''Fecha de emisión''': fecha de generación del documento
* '''Fecha de recepción''': fecha de carga del documento al portal.
* '''Monto''': monto total del documento.
* '''Estatus actual''': estado actual del documento toma el valor Pendiente (Sin eventos aprobados) o el último estatus Dian aprobado.
* '''Estatus de pago''': Valor actualmente en construcción.

 
'''Ver Pantalla Datos principales del documento'''
[[Archivo:Informacion.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Información: Detalle documento - Gestión - Datos principales del documento''']]

 
2- En el segundo grupo de información, se visualiza la información del '''Estado legal del documento en la DIAN'''.
* '''Estatus del documento en RADIAN''': : se visualiza del último estado actual del evento aprobado en la RADIAN.
* '''Estado del documento en DIAN''': información de los datos del documento en la DIAN.
** Código del Estado de la Factura en la DIAN: es el código de respuesta de aprobación o rechazo del documento.
** Documento Valido en la DIAN: se informa si el documento es válido en el DIAN.
** Número del Documento: número de factura o nota crédito/débito. Incluye prefijo + consecutivo de documento autorizados por la DIAN.
** CUFE/CUDE del Documento: Código Único del documento, elemento que verifica la integridad de la información.
** Número de Identificación del Emisor: número de identificación del emisor del documento.
** Tipo de Identificación del Emisor: código de identificación del emisor del documento.
** Número de Identificación del Receptor: número de identificación del receptor del documento.
** Tipo de Identificación del Receptor: código de identificación del receptor del documento.
* '''Eventos''': se detalla la información por cada evento asignado al documento.
** Código del Evento: código del evento registrado.
** Descripción del Evento: descripción del evento registrado.
** Fecha del Evento: fecha del evento registrado.
** Número del Evento: número del Evento generado
** CUDE del Evento: código Único de Documento Electrónico, (en adelante CUDE) del evento.
** Emisor del evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del emisor del evento.
** Receptor del Evento: razón social, tipo identificador y número de identificador del receptor del evento.

 
'''Ver Estado legal del documento en la DIAN'''
<gallery mode="slideshow">
Archivo:DocumentoDian_SinEventos.png|'''Pantalla 1:''' En el grupo "Estado legal del documento" se indica si el documento existe en la DIAN y si aún no tiene eventos registrados.
Archivo:DocumentoDian_Noexiste.png|'''Pantalla 2:''' De igual forma, cuando el documento no existe en los registros de la DIAN, se mostrará el mensaje: '''TrackId no existe en los registros de la DIAN''', en este caso, se recomienda validar la información directamente con el emisor del documento.
Archivo:EstadoLegalDocumento.png|'''Pantalla 3:''' Cuando el documento ya contiene eventos, se habilitan tres grupos de información: el Estatus del documento en RADIAN, el Estado del documento en la DIAN y los Eventos registrados. Cada uno de estos grupos puede desplegarse para consultar el detalle de la información correspondiente.
Archivo:EstatusDocumentoRadian.png|'''Pantalla 4:''' Al presionar en '''Estatus del documento en RADIAN''', se despliega el estado de la respuesta emitida por la DIAN frente al evento registrado. Por ejemplo, para el evento Acuse de recibo o Recibo del bien y prestación del servicio, se mostrará el mensaje: "207 - Documento Recibido".
Archivo:EstadoLegalDocumentoAcep.png|'''Pantalla 5:''' Si el documento contiene el evento de Aceptación Expresa (DIAN) aprobado, se mostrará el estado de la respuesta emitida por la DIAN: "208 - Documento Aceptado".
Archivo:EstadoLegalDocumentoReclamo.png|'''Pantalla 6:''' Si el documento contiene el evento de Reclamo (DIAN) aprobado, se muestra el estado de la respuesta del evento en la DIAN: "206 - Documento reclamado".
Archivo:EstadoDocumentoDian.png|'''Pantalla 7:''' Al presionar en '''Estado del documento en DIAN''', se despliega la información de los datos del documento en la DIAN.
Archivo:GestionEventos.png|'''Pantalla 8:''' Al presionar en '''Eventos''', se despliega la información de todos los eventos asignados al documento.

</gallery>

 
3- El tercer grupo de información corresponde al historial de los eventos asociados al documento:

* '''Fecha de registro''': es la fecha en que se registra cada acción aplicada al documento, como Cargado,Entregado o algún estatus asignado.

* '''Creado por''': correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.

*'''Estatus''': estatus asignado al documento. Existen dos estatus que se asignan automáticamente por el sistema: Cargado y Entregado. El estatus Cargado se asigna al momento de la carga exitosa del documento, mientras que el estatus Entregado se asigna cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento.

*'''Comentarios''': comentario asignado al momento de asignar un estatus.

*'''Estado del documento''': se describe el estado actual del evento en la DIAN, como Pendiente de envío, Entregado o Rechazado por la DIAN.

*'''Acciones''': se encuentran las acciones de descarga de los ApplicationResponse, tanto el enviado (que se genera al enviar el evento) como el recibido (respuesta de la DIAN). Ambos son descargables.
 
'''Ver Pantalla Historial de eventos'''
[[Archivo:GestionHistorial.png|700px|miniaturadeimagen|center|'''Historial: Detalle documento - Gestión - Historial de eventos''']]

 
{{clear}}

El portal permite la asignación de eventos DIAN de dos formas: el envío de evento por evento y el envío de eventos con un solo clic.

En el envío de evento por evento, se selecciona un evento y este será enviado a la DIAN. Una vez aceptado, el usuario puede continuar con el envío de los próximos eventos.

En el envío de eventos con un solo clic, se puede seleccionar un evento final, y se enviarán automáticamente todos los eventos requeridos para la aprobación del evento seleccionado.

Valide las condiciones, formas y pasos en [[Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción#Asignación_de_estatus/eventos_a_Factura_de_Recepción| Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción]].

 
A continuación se describen los eventos y estatus permitidos según el estatus actual del documento.

{| class="wikitable"
|+ Estatus del documento y eventos disponibles
|-
! Estatus actual
! Eventos disponibles
! Eventos enviados
|-
| rowspan="2" |Pendiente
| Acuse de recibo (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN).
| Se envían los eventos Acuse de recibo (DIAN), Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo (DIAN)
| Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
| Se envía solo el evento Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envían los eventos Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN) y Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN).
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| rowspan="3" |Acuse de recibo del bien o prestación del servicio (DIAN)
| Acuse de Reclamo (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Reclamo (DIAN).
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Se envía solo el evento Acuse de Aceptación Expresa (DIAN).
|-Aceptación Expresa (DIAN)
|-
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Aceptación Expresa (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
| Reclamo (DIAN)
| Estatus '''Personalizado''' configurados en el Orden del catálogo estatus.
| Se asigna estatus personalizado seleccionado.
|-
|}
{{clear}}

Los estatus personalizados se limitarán únicamente cuando la asignación de estatus se realice de forma individual. Si un documento no contiene todos los eventos DIAN aprobado y se encuentra en un estatus personalizado, podrá continuar con los estatus DIAN faltantes.

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 

[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}

{{clear}}

Archivo:Proveedor.png

2025-04-30T15:07:06Z

Bdominguez:

Archivo:ProveedorRegistrado.png

2025-04-29T13:48:08Z

Bdominguez:

Archivo:DatosProveedor.png

2025-04-29T13:47:39Z

Bdominguez:

Archivo:VerificarProveedor.png

2025-04-29T13:47:16Z

Bdominguez:

Archivo:RegistrarProveedor.png

2025-04-29T13:46:46Z

Bdominguez:

Archivo:EliminarProveedor.png

2025-04-28T21:03:20Z

Bdominguez:

Archivo:EditarProveedor.png

2025-04-28T21:03:07Z

Bdominguez: