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Preguntas Frecuentes HKAFactura

2022-09-09T21:42:39Z

Fcorrea:

En esta sección puede encontrar soluciones y respuestas para inconvenientes y preguntas frecuentes.

Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas <code>Ctrl+F</code> o hacer uso del '''Sumario'''

== Documentos con estatus indeterminado en la emisión ==

Para conocer mas acerca del porque ocurren y como solucionarlo, por favor seguir al siguiente enlace:

[[Documentos_con_estatus_indeterminado_en_HKAFactura|Documentos con estatus indeterminado en HKAFactura]]

== Rechazo Regla FAJ71 ==

<big>Mensaje de error: </big>
<pre>["Regla: FAJ71, Rechazo: No corresponde al correo electrónico para la recepción de documentos e instrumentos electrónicos"]</pre>

<big>Solución:</big>

[https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Configuraci%C3%B3n_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#Configurar_Correo_Recepci.C3.B3n_DIAN Configurar correo Recepción DIAN]

== FAJ26 - TaxLevelCode ==
<big>Mensajes de error:</big>
<pre>
El documento no superó las validaciones.
Regla: FAJ26
Rechazo: Responsabilidad informada por emisor no valida según lista.</pre>
<pre>
El documento no superó las validaciones.
Regla: FAk26
Rechazo: Responsabilidad informada para receptor no valida según lista.</pre>

<big>Solución:</big>
Esto es debido a que la DIAN ha actualizado los catálogos donde se incluyen estos nuevos elementos, y por eso están siendo rechazados. Se recomienda ajustar las responsabilidades fiscales de sus clientes y la de su empresa.
 
[[Archivo:VP2.1 FAJ26.png|miniaturadeimagen|Imagen 001: Catálogo Responsabilidades Fiscales]]
Las responsabilidades Fiscales aceptadas por la DIAN son las del siguiente Catalogo. ('''Ver Imagen 001''')
Esto se debe a que la DIAN ha actualizado las responsabilidades que se van a validar durante el proceso de Facturación Electrónica.
En caso de que no coincida ninguna de las primeras 4 responsabilidades puede usar la R-99-PN como responsabilidad fiscal en la configuración de sus datos fiscales y la de sus clientes.

Esto se puede realizar dirigiéndose a '''Configuración → Datos Fiscales → Editar'''<ref>[http://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Configuraci%C3%B3n_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#Edici.C3.B3n_de_Datos_Fiscales Edición de Datos Fiscales]</ref> y dando clic en las responsabilidades listadas anteriormente que se encuentren activas (aquellas que tengan un ✓ al final de su nombre). 
'''Catálogos > Clientes > Editar'''

== Whoops, looks like something went wrong. ==

[[Archivo:FAQ 1.png|miniaturadeimagen]]
<big>Mensaje de error:</big>
<pre>
Whoops, looks like something went wrong.
</pre>

<big>Solución: </big>

Este error se da a lugar luego de una actualización fue aplicada al portal, para solucionarlo, deberá retroceder a la página anterior y recargar sin caché<ref>[https://es.wikipedia.org/wiki/Ayuda:C%C3%B3mo_limpiar_la_cach%C3%A9 Como limpiar la caché]</ref>, en la mayoría de los navegadores, esto se puede realizar con la combinación de teclas <code>Ctrl+F5</code>.

== El campo obligaciones debe tener un valor del catálogo. ==
<big> Mensaje de error: </big>
<pre>
El documento no superó las validaciones.

El campo obligaciones debe tener un valor del catálogo.
</pre>

<big>Solución: </big>

Este error se debe a que alguna de las siguientes '''Responsabilidades''' se encuentra parametrizada en los '''Datos Fiscales''' de su '''Cliente''':

# O-47 Régimen Simple de Tributación – SIMPLE.
# O-48 Impuesto sobre las ventas.
# O-49 No responsable de IVA.
# O-52 Facturador electrónico

Esto es debido a que la DIAN no ha actualizado los catálogos donde se incluyen estos nuevos elementos, y por eso están siendo rechazados. Se recomienda retirarlos temporalmente hasta que la DIAN permita su uso.

Esto se puede realizar dirigiéndose a '''Catálogos → Clientes''', ubicar el cliente al que le estaba intentando emitir un documento y hacer clic en [[Archivo:FAQ 2.png|20px|link=Catálogos_-_Portal_DFactura_Validación_Previa#Clientes]], ubicar las '''Responsabilidades Fiscales''' y desactivar las que estén en la lista anterior, dando clic en las responsabilidades listadas anteriormente que se encuentren activas (aquellas que tengan un ✓ al final de su nombre).

== NIT 9003901266 no autorizado a enviar documentos para el emisor con NIT ==

<big>Mensaje de error: </big>
<pre>Documento rechazado por DIAN

NIT 9003901266 no autorizado para enviar documentos para emisor con NIT <NIT del emisor>
</pre>

<big>Solución:</big>

Este mensaje de rechazo se debe a inconvenientes de comunicación de la DIAN, para solventar, por favor ingrese al portal de la DIAN http://www.dian.gov.co y eliminar el '''Modo de Operación''' y volver a crearlo.

Este proceso suele solventar este inconveniente, en caso de que persista, por favor contacte a soporte_fel_co@thefactoryhka.com

== Regla: FAJ09, Regla: FAJ16, Regla: FAJ12 ==

<big>Mensaje de error: </big>
<pre>
"Regla: FAJ09
Rechazo: Este código no corresponde a un valor válido de la lista"
</pre>
<pre>
"Regla: FAJ16
Rechazo: \"Código del país del emisor del documento NO corresponde al literal \"\"CO\"\"\""
</pre>
<pre>
"Regla: FAJ12
Rechazo: El codigo no corresponde a un valor valido de la lista"
</pre>

<big>Solución:</big>

Este mensaje de rechazo es debido a configuraciones faltantes en el establecimiento del que se está intentando emitir el documento.

Para solucionar este inconveniente, diríjase a '''Catálogos → Establecimientos''' ubique el establecimiento a editar y haga clic en [[Archivo:FAQ 2.png|20px|link=Catálogos_-_Portal_DFactura_Validación_Previa#Establecimientos]] y diligenciar los campos '''País''', '''Departamento''' y '''Municipio'''. Así como también todos los campos obligatorios.

== No encuentro el botón de registro ==
[[Archivo:FAQ 3.png|sinmarco|derecha]]
<big>Problema: </big>

No logro ubicar el botón de registrarse, solo sale '''"Ingresar"'''

<big>Solución: </big>

Primero verifique que está ingresando al portal [https://demofactura.thefactoryhka.com.co/ DEMO], ya que es el único portal donde puede registrarse.

En caso de que esté en este portal, haga la combinación de teclas <code>Ctrl+TECLA MENOS</code> (<code>Ctrl+-</code>), esto hará que se reduzca el zoom en la página, reduzca el zoom hasta que aparezca el botón '''"Registrarse"'''.
{{clear}}
== Se ha presentado un inconveniente para cargar los secuenciales ==

<big> Mensaje de error:</big>
<pre>
ATENCION

Se ha presentado un inconveniente para cargar los secuenciales, revise si completó los pasos previos ante MUISCA
1.- Elegir a THFKA como Proveedor Tecnológico.
2.- Solicitar numeración ante la DIAN

En caso de persistir el impedimento, favor comunicarse a través de la siguiente dirección de correo: soporte_fel_co@thefactoryhka.com
</pre>

<big> Solución: </big>

Este mensaje indica que el portal intentó buscar un rango de numeración de facturación '''real''' (es decir, no de habilitación) y no lo logró encontrar.

La solución de este mensaje dependerá del proceso que desea seguir:

[[File:FAQ_4.png|400px|frame|Esta opción es la que necesita para parametrizar los secuenciales del set de pruebas de habilitación.]]
* <big>Crear secuenciales de habilitación.</big>
Si usted está creando un secuencial para realizar el '''Set de Pruebas de Habilitación'''<ref>[http://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Habilitaci%C3%B3n_como_facturador_electr%C3%B3nico_en_el_portal_de_la_DIAN_(Validaci%C3%B3n_Previa)#Set_de_Pruebas Cómo realizar el Set de Pruebas de Habilitación]</ref>, este mensaje de error no le impedirá realizar la parametrización de los mismos, ubique el campo '''Tipo de Ambiente''' y seleccione la opción '''Habilitación''', luego proceda con el resto del proceso de parametrización del secuencial.
{{clear}}

* <big>Crear secuenciales de facturación real (Producción)</big>

Este mensaje significa que hace falta algún paso del proceso de solicitud de rangos de numeración, revise cada uno de los siguientes pasos para poder ubicar el faltante:

# [[Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)#Set de Pruebas|Completar el Set de Pruebas de Habilitación.]]
# [[Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)#Solicitud de Rangos de Numeración|Solicitud de Rangos de Numeración.]]
# [[Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)#Asociación de Rangos de Numeración|Asociación de Rangos de Numeración.]]

== Notificaciones en documentos emitidos ==

<big>Mensajes de error: </big>
<pre>
El documento se envió correctamente.
El documento electrónico fue aceptado por la DIAN con notificaciones:
Regla: <Codigo>. Notificación: <texto>
</pre>

<big>Solución: </big>

Estos documentos, como indican las primeras líneas del mensaje, se encuentra enviado correctamente y aceptado por la DIAN, sin embargo, el mismo contiene '''Notificaciones'''. Estas no son motivo de rechazo ni inconvenientes ante la DIAN, son avisos sobre campos que en un futuro serán obligatorios.

Cuando este cambio ocurra y pasen a ser obligatorios, The Factory HKA realizará los cambios y ajustes necesarios para que sus documentos sigan siendo aceptados por la DIAN.

== El campo Cantidad Real no cumple con el formato permitido. ==

<big>Mensaje de error </big>
<pre>
El documento no superó las validaciones.

El campo Cantidad Real no cumple con el formato permitido.
</pre>
[[Archivo:FAQ 5.png|miniaturadeimagen|Este campo debe contener un número entero mayor a 0, es decir, cualquier número sin decimales mayor a 0.]]
<big>Solucion:</big>
Esto se debe a que el campo '''Cantidad Real''' del '''Producto''' no se encuentra correctamente parametrizado.

Para solucionarlo, puede dirigirse a '''Catálogos → Productos''', ubicar el producto que está facturando y hacer clic en [[Archivo:FAQ 2.png|20px|link=Catálogos_-_Portal_DFactura_Validación_Previa#Productos]], en el campo '''Cantidad Real''' debe ingresar un número mayor a 0
{{clear}}

== Emisión de Nota Crédito o Nota Débito de una Factura de Venta emitida en Validación Posterior ==

<big>Problema: </big>

Emití una Factura de Venta en Validación Posterior y le necesito emitir una Nota Crédito o Débito en Validación Previa ¿Como hago?

<big>Solución:</big>

Este proceso está planteado de distintas maneras, y el cambio de cómo se realiza este proceso dependerá de la fecha. 

<big>Finales de Noviembre 2019 y durante Diciembre 2019</big>

En este caso se plantea una emisión de estos documentos utilizando el mismo medio original, es decir, una Factura emitida en '''Validación Posterior''' se le debe emitir una Nota Crédito o Nota Débito en '''Validación Posterior'''.

En caso de facturar utilizando un Sistema Contable aliado a The Factory HKA, puede hacer uso del '''Portal de Validación Posterior'''<ref>[https://factura.thefactoryhka.com.co/ Portal de Facturación Electrónica - Validación Posterior]</ref> para realizar este proceso y así evitar reconfiguraciones constantes de enlaces y tokens.

<big>A partir de Enero 2020</big>

Durante esta fecha y bajo lo expuesto en el Anexo Técnico 1.8 las Notas Crédito y Notas Débito a Facturas emitidas bajo el modelo de '''Validación Posterior''' deberán ser emitidas bajo el modelo de '''Validación Previa''', estas Notas Débito y Notas Crédito deberán tener una estructura especial que estará disponible una vez sea implementada esta opción

== DBG02, Rechazo: Se requiere obligatoriamente referencia a documento ==

<big>Este caso aplica solo para clientes de Integración.</big>

<big> Solución </big>

Para la emisión de Notas de Crédito y Débito deben enviarse obligatoriamente dos arreglos de documentos referenciados, el primero indicando el codigoInterno = '4' el cual corresponde a los motivos por los cuales se genera la NC/ND (DiscrepancyResponse) y un segundo arreglo, indicando el codigoInterno = '5' en el cual se reflejan los datos de la factura afectada por la NC/NC (BillingReference). Observe la siguiente imagen:
 

[[Archivo:FAQ 6.png|sinmarco|1000px]]



== Documento Rechazado por DIAN. - Set de prueba con identificador XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX se encuentra Aceptado. ==

<big>Mensaje de Error: </big>

<code>Documento Rechazado por DIAN. - Set de prueba con identificador XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX se encuentra Aceptado</code>

<big>Solución:</big>

La DIAN ha aceptado su set de pruebas, habilitandolos como facturadores electrónicos; por lo que no es necesario continuar con los documentos de prueba.

El siguiente paso es asociar los prefijos de producción para que puedan iniciar con su etapa de facturación bajo este ambiente.

== El secuencial seleccionado, con prefijo: SETT y numeración: 1 al 5000000 coincide o solapa con otro rango ya registrado. ==

<big>Problema: </big>

La factura SETT1 ya fue emitida con anterioridad, se inactivo ese secuencial y al crearlo nuevamente, se intenta enviar el SETT1 nuevamente

<big>Solución:</big>

Este error se presenta cuando se inactiva un secuencial y se quiere activar nuevamente el mismo.

Al momento de crear el secuencial, configurar el '''Valor del rango inicial''' como la próxima factura a emitir.

Por ejemplo, si anteriormente se emitieron las SETT de la 1 a la 15, el '''Valor del rango inicial''' sería 16

== Error de Conexión al Insertar The connection does not have any transactions. ==

<big>Mensaje de error: </big>

<pre>Error de Conexión al Insertar The connection does not have any transactions. </pre>

<big>Solución:</big>

El error se da porque el valor del rango inicial es igual o menor al ultimo consecutivo emitido por otro secuencial del mismo tipo de documento.

Se debe editar el secuencial que esté causando el problema y colocar en el campo Valor del rango inicial un número mayor al último consecutivo emitido de este tipo de documento.

== El documento no superó las validaciones. - El campo Cantidad de Unidades no cumple con el formato permitido. ==

<big>Mensaje de error: </big>

<pre>El documento no superó las validaciones.

El campo Cantidad de Unidades no cumple con el formato permitido.</pre>

<big>Solución:</big>

El error se debe a que las notas crédito y débito no están trabajando con más de 2 decimales.

Ajustar manualmente el valor de la cantidad a máximo 2 decimales y ajustar el precio como se emitió la factura original, para que se puede generar la anulación de la factura.

== El documento no superó las validaciones. - El campo Identificador del set de pruebas es requerido. ==

<big>Mensaje de error: </big>

<pre>
El documento no superó las validaciones.

El campo Identificador del set de pruebas es requerido.
</pre>

<big>Solución:</big>

No esta configurado el rango de numeración y setTestID adecuadamente con los valores dados por la DIAN para el realizar las pruebas.

Seguir los pasos de la [http://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Habilitaci%C3%B3n_como_facturador_electr%C3%B3nico_en_el_portal_de_la_DIAN_(Validaci%C3%B3n_Previa) Guía de Habilitación DIAN].

== Documento rechazado por DIAN. - "Regla FAD06. Rechazo: valor del CUFE no está calculado correctamente". ==

<big>Mensaje de error: </big>

<pre>Documento rechazado por DIAN.

"Regla FAD06. Rechazo: valor del CUFE no está calculado correctamente".</pre>

<big>Solución:</big>
La inconsistencia se presenta en la clave técnica, dado que la información diligenciada en este campo es errónea.

Para solventar esta situación es necesario:
# Eliminar los secuenciales dentro del portal.
# Solicitar ante el Muisca el rango de numeración.
# Realizar la asociación de rangos de numeración.

== No me deja crear un nuevo cliente. ==

<big>No se activa el botón guardar.</big>
Esto se presenta cuando no se ha realizado la carga completa de toda la información requerida para la creación del nuevo cliente.

<big>Solución:</big>
Para habilitar el botón Guardar en el registro de cliente a través del portal, es necesario que agregue el correo que está registrando haciendo uso del botón '''agregar'''.

Para mayor información puede visitar el siguiente [http://Cat%C3%A1logos_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#Agregar_un_nuevo_cliente enlace].

== Error al visualizar la Representación Gráfica. ==
<big>Mensaje de error:</big>
[[Archivo:FAQ 19.jpg|centro]]

<big>Solución: </big>

Por favor revise si es su Casa de software quien genera la Representación Gráfica o están realizando la carga algún adjunto. Revise el estatus pending '''pendiente de adjuntos'''.

== El correo no llega al cliente. ==
<big>Mensaje de error:</big>
El correo con el PDF y XML no llega al cliente.

<big>Solución: </big>

Por favor revise si es su Casa de software quien genera la Representación Gráfica o están realizando la carga algún adjunto. Revise el estatus pending '''pendiente de adjuntos'''.

== Enlaces Externos ==

<references />

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-09T20:19:28Z

Fcorrea: /* Subir documento XML */

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura 19''').
[[Archivo:MUPR- 521.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 19: Menú Comprobante''']]
 
{{clear}}

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura 20''').
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 20: Filtrado de Documentos''']]
 

* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
{{clear}}
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
 
{{clear}}

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
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==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
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===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
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Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
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Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
 
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===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus ('''Ver figura 29''').
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento - Gestión ''']]
 
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El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura 30''')
[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]
 
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Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-09T20:16:49Z

Fcorrea: Ajuste del tamaño y posición centrada de las imagenes.

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
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La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
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* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
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Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
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En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
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Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
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Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
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Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
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Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|WIKI.]]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
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'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
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El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
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<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
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Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura 19''').
[[Archivo:MUPR- 521.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 19: Menú Comprobante''']]
 
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El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura 20''').
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 20: Filtrado de Documentos''']]
 

* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
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Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
 
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Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
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Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
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==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
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===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
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===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
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Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
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Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
 
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===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus ('''Ver figura 29''').
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento - Gestión ''']]
 
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El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura 30''')
[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]
 
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Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-09T19:22:58Z

Fcorrea: /* Subir documento XML */

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos (Ver figura- 501).
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
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[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
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[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
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[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
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===== Subir documento XML=====
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Subir documentos XML.''']]
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 26'''):

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Subir documentos XML.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 27''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Subir documentos XML.''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 28''').
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|WIKI.]]

===== Subir Representación gráfica=====
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Subir Representación gráfica''']]
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 30''').
 
'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 31''').
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[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 32''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Subir documentos.''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 33''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').
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[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Filtrado de Documentos''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura- 521.1''').
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
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[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
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[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
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[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
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[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
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[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus.
('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-09T19:15:29Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos de forma manual|Subir documentos electrónicos de forma manual]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-09T19:13:57Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos (Ver figura- 501).
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
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[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
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[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}

===== Subir documento XML=====
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Subir documentos XML.''']]
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 26'''):

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Subir documentos XML.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 27''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Subir documentos XML.''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 28''').
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===== Subir Representación gráfica=====
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Subir Representación gráfica''']]
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 30''').
 
'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 31''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 32''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Subir documentos.''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 33''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Filtrado de Documentos''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura- 521.1''').
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus.
('''Ver figura- 530''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

{{clear}}

Preguntas Frecuentes HKARecepcion

2022-09-09T19:02:32Z

Fcorrea:

En esta sección puede encontrar preguntas y respuestas referentes a las funcionalidades del sistema y posibles errores presentados en la carga de documentos.

'''Atención:'''
Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas <code>Ctrl+F</code> o hacer uso del '''Sumario'''



== Infodatos ==

{| class="wikitable"
|-
! Preguntas!! Respuestas
|-
| ¿Qué son los Infodatos y para qué sirven?. || Los infodatos es cualquier tipo de información adicional que se puede asignar en forma electrónica a los documentos electrónicos, estos son independiente de su contenido, tienen la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso y control gestión de los documentos.
|-
| ¿Cuántos infodatos se pueden asociar a la cuenta?. || Actualmente se dispone de 23 tipos de metadatos cada empresa puede asociar los metadatos que requiera.
|-
| ¿Es obligatorio la configuración y uso de los infodatos?|| No es obligatorio, pero si la empresa requiere llevar una mejor gestión y control de los documentos, estos son necesarios para la distribución de usuarios de la empresa Receptora.
|-
| ¿Qué infodatos me permite configurar la distribución entre mis usuarios como receptor?|| Los infodatos definidos para la gestión son los descritos con nombre genérico Sucursal y Línea de negocio.
|-
| ¿Si tengo otros infodatos distintos a Sucursal y Línea de negocio, puedo controlar la distribución entre los usuarios?|| No, debe tener configurado por lo menos uno de estos para realizar la distribución entre los usuarios, los otros metadatos adicionales son tomados como valor adicional y pueden ser utilizados en las consultas.
|-
| ¿Es obligatorio asignar infodatos a un documento al momento de radicar o subir el mismo?|| No, solo es obligatorio si se encuentra configurado como requerido en el catálogo.
|-
|}

== Vinculación de Proveedores y infodatos==

{| class="wikitable"
|-
! Preguntas !! Respuestas
|-
|¿Cuáles son los metadatos que se permiten en la vinculación? || Los únicos permitidos son los metadatos Código Metadato 1 Nombre Genérico Sucursal y Código Metadato 3 Nombre Genérico Línea de negocio.
|-
|¿Cuántos Proveedores y metadatos configurados puedo vincular a cada usuario de la empresa?. || No existe un máximo de vinculación por usuario, es posible asignar 1 o todos si así se requiere, siempre y cuando los usuarios se encuentren activos y tengan asignado algún Rol de Recepción.
|-
| ¿Esta vinculación afecta algún proceso de Emisión? || No, esta vinculación es únicamente para Recepción a pesar de que un usuario puede tener asignado ambos roles Emisión y Recepción.
|-
| ¿Qué función toma esta vinculación sobre los usuarios? || Cada usuario con proveedores y/o metadatos vinculados, podrá consulta y realizar acciones sobre los documentos de proveedores que contengan esos metadatos asignados.
|-
|}

== Configurar usuarios ==
{| class="wikitable"
|-
! Preguntas !! Respuestas
|-
|¿Se puede configurar un usuario para ambos portales Emisión - Recepción?. || Si, en el proceso de crear un usuario existe una sección de Aplicaciones donde puede seleccionar la aplicación a configurar.
|-
|¿Si ya cree un usuario con una aplicación es posible cambiar o asignar la aplicación contraria?. || Si, con las acciones Agregar o Eliminar aplicación puede realizar los cambios.
|-
|¿Cuándo creo un nuevo usuario debo ir a vincular los proveedores y metadatos? || Por defecto al crear un nuevo usuario Receptor se vinculan todos los proveedores y metadatos, debe ir a vinculación solo para desactivar aquellos que no sean permitidos para el usuario.
|-
|}

== Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual ==
{| class="wikitable"
|-
! Mensaje !! Imagen referencia !! Motivo / Revisar
|-
|Los datos del Emisor (NIT XXXXXXXX) no están vinculados como emisor del Receptor (NIT XXXXXXXX). || || El emisor no está invitado como proveedor.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El proveedor no a confirmado la invitación ni se ha registrado en el portal.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El Nit (número de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml ((Tipo de documento) XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El (Tipo de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del Receptor (NIT XXXXXXXX) no coinciden con los enviados en el xml (NIT BBBBBBBB).|| || El Nit (número de documento) del Receptor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del Receptor (NIT AAAAAAAA) no coinciden con los enviados en el xml (Registro civil AAAAAAAA).|| || El Registro civil (Tipo de documento) del Receptor enviado en el XML no es corecto.
|-
|El formato del archivo es invalido.|| || El archivo no es formato XML.
|-
|Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde.|| || Se debe revisar el archivo XML ya que puede contener un error en la estructura.
|-
| Error de datos de receptor: Los datos del Receptor (NIT XXXX) no coinciden con los enviados en el XML (NIT YYYYY) || [[Archivo:CargaManual001.jpg|center|300px]] || La factura con datos del adquirente que no es para Ud. Por favor valide que su proveedor le ha enviado la factura correcta y sus datos están correctos (Validar que su número de documento NIT coincide con el NIT registrado en la factura)
|-
| Error al procesar Application response. No hay información de aceptación o rechazo || [[Archivo:CargaManual002.jpg|center|300px]] || Por favor Valide que están cargando el Attached document que incluye el Aplication Reponse de la DIAN y el mismo indique que el documento fue validado por ella. Solicítelo a su proveedor en caso de no tenerlo en el ZIP original del correo.
|-
| Ya se recibió el documento fiscal|| [[Archivo:CargaManual003.jpg|center|300px]]|| Ya el documento ha sido cargado, por favor buscar el documento por número de documento en los filtros teniendo cuidado de no tener espacios o guiones.
|-
| El archivo Base64 es requerido || [[Archivo:CargaManual004.jpg|center|300px]] || Puede que su factura ya haya sido procesada por el sistema automático. Por favor intente buscar el archivo en los documentos cargados antes de generar la carga manual. Adicionalmente por favor asegúrese de que al hacer la carga manual descomprima el XML en una carpeta local y luego haga la carga del XML sin estar comprimido (no cargar el ZIP directamente).
|-
| No es posible determinar la dirección de correo del emisor || [[Archivo:CargaManual005.jpg|center|300px]]|| 1: No esta el correo del emisor registrado en el XML 2: El sistema No pudo cargar el proveedor con email. / Revisar que el proveedor se haya cargado, o crear el proveedor de forma manual. Recuerde incluir el correo (donde le entregará los eventos a su proveedor) en la creación del Proveedor.

|}

== Inquietud sobre la bandeja de correo electrónico ==
 
:'''¿Qué debo hacer si llega el correo con la factura a la bandeja de entrada o recibidos, lo lee el sistema , pasa el correo a carpeta descargados, pero no aparece en la plataforma en pendientes?'''
 
:'''Pasos a seguir'''
:1: Descarte de inconveniente de conexión: Se recomienda inicialmente pasar el correo de la carpeta descargados a la carpeta de recibidos para que el sistema lo vuelva a leer y trate de hacer la carga. En general el sistema puede retomar el documento y procesarlo de forma correcta
 
:2: ¿Qué debo hacer si aún no sube el documento al sistema?

:: Por favor probar carga Manual, siga los siguientes pasos:
::* En el menú lateral dirigirse a '''Documentos'''-->'''Subir Documentos'''
:::'''Nota:''' Puede mostrarse un mensaje donde se indica que Ud no tiene configurados Infodatos. Si Ud. no usa Infodatos por favor cerrar el mensaje.

::* Seleccionar u obviar la selección de infodatos, y dar clic en siguiente
[[Archivo:CargaManual009.jpg|center|650px]]

::* En sección '''Subir Documento XML''' proceder a cargar el XML Attached Document del documento electrónico que sea cargar. Se activará el botón de siguiente
[[Archivo:CargaManual010.jpg|center|650px]]
::* Puede cargar el PDF del Documento electrónico, o puede saltar este paso dando clic en siguiente
::* Finalizar la carga manual del documento.
::'''Atención:''' Deben descomprimir el ZIP del documento electrónico, y obtener el XML Attached Document y el PDF.
::'''Nota 2:''' Al cargar el XML el sistema puede incoar algún mensaje de error, por favor validarlos con los indicados en la sección ''Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual'' de este articulo.
 
== Error al registrar un proveedor en el catálogo de Proveedores ==
: Al intentar registrar un nuevo proveedor se me presenta el siguiente mensaje:

[[File:error proveedor.png|center|550px|Error en el registro del proveedor]]

: Este error se presenta cuando una razón social ya tiene este correo electrónico que intenta asignarle al proveedor ya se encuentra asignado.

::'''Solución:'''
:: El sistema de HKA Recepción partiendo de buenas prácticas de manejo de eventos y recepción de documentos Individualiza las personas jurídicas (también naturales) y los destinatarios de eventos.
:: Por ello la relación Proveedor- Email debe ser única, para que los eventos que corresponden a ese proveedor sean claramente enviados a lo correspondiente a ese documento fiscal.
:: Por ello para subsanar el inconveniente, Ud. puede:
::: 1: Crear el proveedor. Asignarle un correo electrónico de su preferencia y/o acordado con el proveedor distinto al que inicialmente intentó agregar
::: 2: Una vez creado el proveedor proceder a volver a cargar los documentos fiscales electrónicos de dicho proveedor y gestionar su proceso de recepción.

'''¿Pero por qué debo gestionar ese correo electrónico?'''

De esta forma la solución de Recepción de The Factory HKA Colombia SAS le permite, ante cualquier fiscalización por parte de la DIAN, demostrar su cumplimiento normativo en la generación, validación y entrega de eventos en su proceso de recepción de documentos fiscales electrónicos
== Inquietudes al proceso de generación de eventos a un documento ya cargado ==
* No Aparece el botón de guardar en la actualización de estado
[[Archivo:CargaManual006.jpg|center|650px]]
'''Causas:'''
Puede ser por vencimiento de sesión del portal o de caché.

'''Solución:'''
Por favor cerrar la sesion, limpiar caché y probar de nuevo, o usar modo incógnito

* Evento registrado correcto en la DIAN, pero en el sistema dice rechazado, o hay varios rechazos con mensaje “99 Evento ya se encuentra radicado
[[Archivo:CargaManual007.jpg|center|650px]]
'''Causas:'''
Intermitencias o lentitudes en la repuesta del evento DIAN

'''Solución:'''
Por favor el sistema hace una segunda validación luego de un tiempo determinado,. por favor espera una media hora y luego intente consultar de nuevo el estado del acuse, debería validar que el evento ya está validado. en ese caso puede continuar con el siguiente evento.
Si tiene dudas de que evento se encuentra radicado correctamente por favor verifique en el link de la DIAN para ver en el sistema DIAN los eventos exitosos.

* Al radicar un evento sale mensaje de "error no se envió o no se encontró DV"
[[Archivo:CargaManual007.jpg|center|650px]]

'''Solución:'''
Por favor al radicar el evento en los datos solicitados usar un documento del tipo NIT y no usar CC.

== Había realizado el primer (o segundo evento) y vuelvo a revisar y el sistema me indica que debo realizar de nuevo el evento que ya había realizado ==

'''Causa:''' Se han identificado casos donde la DIAN recibió un evento de forma correcta sin embargo en el estado legal de la factura en la DIAN no es visible, esto pudo ocurrir por algún detalle en actualización de la DIAN.

'''Solución:''' La forma de solucionar es radicar nuevamente el evento que ha quedado sin actualizar en el estado legal de la factura. El sistema automáticamente le solicita radicar nuevamente el evento que corresponda. Por favor siga los pasos que normalmente usa para radicar el evento que le muestra el sistema.
 
== Trate de realizar el primer (o segundo evento) y el sistema marca error, sin embargo al tratar de radicar el evento nuevamente el sistema indica que debo realizar el siguiente evento ==

'''Causa:''' Se han identificado casos donde el receptor pudo radicar un evento vía otro proveedor tecnológico.

'''Solución:''' Ud podrá radicar el siguiente evento al ya radicado por otra vía. El sistema automáticamente actualizará al siguiente evento que pueda radicar para este documento electrónico. Por favor siga los pasos que normalmente usa para radicar el evento que le muestra el sistema.
 
== No puedo ver el detalle de mis facturas. Al hacer clic al icono de detalle me quedo un tiempo esperando y sigue mostrándome la misma pantalla ==

'''Causa:''' Hay cierto navegadores que bloquean de forma automática pantallas emergentes, esto causa que no se despliegue la pantalla de detalles de l el documento

'''Solución:''' Por favor verificar que en su navegador tiene permitido para el portal de TFHKA, la apertura de ventanas emergentes. Para mayor información puede ver los siguientes artículos:

[https://support.mozilla.org/es/kb/configuracion-excepciones-y-solucion-de-problemas- '''Permitir ventanas emergentes en Navegador Mozilla Firefox'''] 
[https://support.google.com/chromebook/answer/95472?hl=es-419&co=GENIE.Platform%3DDesktop '''Permitir ventanas emergentes en Navegador Google Chrome''']
 

== ¿Reclamé por error una factura válida de un proveedor que quiero aceptar que puedo hacer? ==

Estimado cliente, el reclamo es un estado definitivo e irrevocable. Técnicamente no hay posibilidad de aceptar un documento ya reclamado. 
'''Nuestra sugerencia es:''' 
* Indique a su proveedor del error cometido. 
* Pídale por favor que genere nota de crédito de anulación de dicho documento (Opcional). 
* Pídale a su proveedor que le emita nuevamente una factura idéntica a la reclamada con la misma fecha de pago. 
* Una vez recibida la factura, haga el proceso de radicación más expedito y conveniente para usted y genere atentamente los eventos de aceptación.

== ¿Qué debo hacer si de un momento a otro dejan de cargar los documentos en el portal de recepción? ==
:Esto puede ocurrir por dos motivos principalmente:

:1: Se han agotado sus folios de Recepción: Por favor revise que tenga folios disponibles
:2: Se ha perdido la configuración de su cuenta de correo: Por favor revise en su cuenta de correo que la configuración de IMAP y de la clave de aplicación se mantienen, en caso de que no se mantenga o se haya perdido por favor haga los pasos de configuración como se realizó en su configuración inicial

== No me deja realizar el tercer evento, el evento queda rechazado ==

:Por favor para comprender mejor cuál puede ser el motivo del rechazo puede visualizar al lado derecho del evento en el icono ‘’Lupa’’ y desplegar el mensaje de rechazo DIAN

:El motivo principal del rechazo del tercer evento puede ser:

::'''Rechazo al evento de aceptación expresa debido a que ya pasaron 3 días hábiles.'''

:En este caso el rechazo es debido a que ya han pasado 3 días hábiles desde la radicación del evento “Aceptación del Bien o Servicio”. Ya no sería posible una aceptación expresa o reclamo de la factura.

:Sin embargo esto no debe representar ningún inconveniente, el emisor de la factura es libre de emitir la aceptación tácita en caso de requerirse. Si no es posible, ya el cliente receptor ha cumplido con la norma al informar los dos primeros eventos.

== ¿Cómo puedo mejorar los tiempos de generación de eventos? ==

Estimado cliente nuestra solución de recepción tiene por intención ayudarle en sus procesos de validación y aceptación de las facturas recibidas en su proceso de compras y egresos. Si percibe el proceso “lento” le sugerimos los siguientes puntos: 

* Revise que su conexión a internet y rendimiento del computador estén en condiciones óptimas. (puede navegar a una página o ver algún video para confirmar este punto). 
* Nuestro portal entrega la información de forma estática por ello requiere darle al botón actualizar del explorador para visualizar si cambio el estado. 
* Invitamos a nuestros clientes a hacer uso óptimo de nuestra solución. Por ejemplo, si tiene un listado de documentos por aceptar. Sugerimos que en vez de concluir uno a uno. realice lo siguiente: 
::* Recorra todos los documentos generando el evento de recepción de la factura. 
::* Luego recorra todos los documentos que considere adecuados generando el evento de recepción del servicio. 
::* Por último recorra la lista generando el evento de aceptación requerido. 
De esta manera hace uso óptimo de su tiempo y de nuestra plataforma aprovechando que mientras nuestra tecnología procesa, genera, valida y transmite el evento. Usted puede ir adelantando con otros documentos.

== Inquietudes sobre representaciones gráficas (pdf) o anexos ==

* Error no se visualiza el PDF del documento cargado para gestionarlo
[[Archivo:CargaManual008.jpg|center|650px]]
'''Causa:'''
El sistema no pudo leer o cargar el PDF del documento.

'''Solución:'''
Para poder proseguir con la gestión del documento recomendamos hacer la carga manualmente del PDF, debe descargar el ZIP y extraer el PDF y luego por la sección adjuntos hacer la carga Manual del PDF para que este pueda visualizarse.

<references />

Preguntas Frecuentes HKARecepcion

2022-09-09T18:58:16Z

Fcorrea: /* Inquietudes al proceso de generación de eventos a un documento ya cargado */

En esta sección puede encontrar preguntas y respuestas referentes a las funcionalidades del sistema y posibles errores presentados en la carga de documentos.

'''Atención:'''
Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas <code>Ctrl+F</code> o hacer uso del '''Sumario'''



== Infodatos ==

{| class="wikitable"
|-
! Preguntas!! Respuestas
|-
| ¿Qué son los Infodatos y para qué sirven?. || Los infodatos es cualquier tipo de información adicional que se puede asignar en forma electrónica a los documentos electrónicos, estos son independiente de su contenido, tienen la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso y control gestión de los documentos.
|-
| ¿Cuántos infodatos se pueden asociar a la cuenta?. || Actualmente se dispone de 23 tipos de metadatos cada empresa puede asociar los metadatos que requiera.
|-
| ¿Es obligatorio la configuración y uso de los infodatos?|| No es obligatorio, pero si la empresa requiere llevar una mejor gestión y control de los documentos, estos son necesarios para la distribución de usuarios de la empresa Receptora.
|-
| ¿Qué infodatos me permite configurar la distribución entre mis usuarios como receptor?|| Los infodatos definidos para la gestión son los descritos con nombre genérico Sucursal y Línea de negocio.
|-
| ¿Si tengo otros infodatos distintos a Sucursal y Línea de negocio, puedo controlar la distribución entre los usuarios?|| No, debe tener configurado por lo menos uno de estos para realizar la distribución entre los usuarios, los otros metadatos adicionales son tomados como valor adicional y pueden ser utilizados en las consultas.
|-
| ¿Es obligatorio asignar infodatos a un documento al momento de radicar o subir el mismo?|| No, solo es obligatorio si se encuentra configurado como requerido en el catálogo.
|-
|}

== Vinculación de Proveedores y infodatos==

{| class="wikitable"
|-
! Preguntas !! Respuestas
|-
|¿Cuáles son los metadatos que se permiten en la vinculación? || Los únicos permitidos son los metadatos Código Metadato 1 Nombre Genérico Sucursal y Código Metadato 3 Nombre Genérico Línea de negocio.
|-
|¿Cuántos Proveedores y metadatos configurados puedo vincular a cada usuario de la empresa?. || No existe un máximo de vinculación por usuario, es posible asignar 1 o todos si así se requiere, siempre y cuando los usuarios se encuentren activos y tengan asignado algún Rol de Recepción.
|-
| ¿Esta vinculación afecta algún proceso de Emisión? || No, esta vinculación es únicamente para Recepción a pesar de que un usuario puede tener asignado ambos roles Emisión y Recepción.
|-
| ¿Qué función toma esta vinculación sobre los usuarios? || Cada usuario con proveedores y/o metadatos vinculados, podrá consulta y realizar acciones sobre los documentos de proveedores que contengan esos metadatos asignados.
|-
|}

== Configurar usuarios ==
{| class="wikitable"
|-
! Preguntas !! Respuestas
|-
|¿Se puede configurar un usuario para ambos portales Emisión - Recepción?. || Si, en el proceso de crear un usuario existe una sección de Aplicaciones donde puede seleccionar la aplicación a configurar.
|-
|¿Si ya cree un usuario con una aplicación es posible cambiar o asignar la aplicación contraria?. || Si, con las acciones Agregar o Eliminar aplicación puede realizar los cambios.
|-
|¿Cuándo creo un nuevo usuario debo ir a vincular los proveedores y metadatos? || Por defecto al crear un nuevo usuario Receptor se vinculan todos los proveedores y metadatos, debe ir a vinculación solo para desactivar aquellos que no sean permitidos para el usuario.
|-
|}

== Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual ==
{| class="wikitable"
|-
! Mensaje !! Imagen referencia !! Motivo / Revisar
|-
|Los datos del Emisor (NIT XXXXXXXX) no están vinculados como emisor del Receptor (NIT XXXXXXXX). || || El emisor no está invitado como proveedor.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El proveedor no a confirmado la invitación ni se ha registrado en el portal.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El Nit (número de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml ((Tipo de documento) XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El (Tipo de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del Receptor (NIT XXXXXXXX) no coinciden con los enviados en el xml (NIT BBBBBBBB).|| || El Nit (número de documento) del Receptor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del Receptor (NIT AAAAAAAA) no coinciden con los enviados en el xml (Registro civil AAAAAAAA).|| || El Registro civil (Tipo de documento) del Receptor enviado en el XML no es corecto.
|-
|El formato del archivo es invalido.|| || El archivo no es formato XML.
|-
|Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde.|| || Se debe revisar el archivo XML ya que puede contener un error en la estructura.
|-
| Error de datos de receptor: Los datos del Receptor (NIT XXXX) no coinciden con los enviados en el XML (NIT YYYYY) || [[Archivo:CargaManual001.jpg|center|300px]] || La factura con datos del adquirente que no es para Ud. Por favor valide que su proveedor le ha enviado la factura correcta y sus datos están correctos (Validar que su número de documento NIT coincide con el NIT registrado en la factura)
|-
| Error al procesar Application response. No hay información de aceptación o rechazo || [[Archivo:CargaManual002.jpg|center|300px]] || Por favor Valide que están cargando el Attached document que incluye el Aplication Reponse de la DIAN y el mismo indique que el documento fue validado por ella. Solicítelo a su proveedor en caso de no tenerlo en el ZIP original del correo.
|-
| Ya se recibió el documento fiscal|| [[Archivo:CargaManual003.jpg|center|300px]]|| Ya el documento ha sido cargado, por favor buscar el documento por número de documento en los filtros teniendo cuidado de no tener espacios o guiones.
|-
| El archivo Base64 es requerido || [[Archivo:CargaManual004.jpg|center|300px]] || Puede que su factura ya haya sido procesada por el sistema automático. Por favor intente buscar el archivo en los documentos cargados antes de generar la carga manual. Adicionalmente por favor asegúrese de que al hacer la carga manual descomprima el XML en una carpeta local y luego haga la carga del XML sin estar comprimido (no cargar el ZIP directamente).
|-
| No es posible determinar la dirección de correo del emisor || [[Archivo:CargaManual005.jpg|center|300px]]|| 1: No esta el correo del emisor registrado en el XML 2: El sistema No pudo cargar el proveedor con email. / Revisar que el proveedor se haya cargado, o crear el proveedor de forma manual. Recuerde incluir el correo (donde le entregará los eventos a su proveedor) en la creación del Proveedor.

|}

== Inquietud sobre la bandeja de correo electrónico ==
 
:'''¿Qué debo hacer si llega el correo con la factura a la bandeja de entrada o recibidos, lo lee el sistema , pasa el correo a carpeta descargados, pero no aparece en la plataforma en pendientes?'''
 
:'''Pasos a seguir'''
:1: Descarte de inconveniente de conexión: Se recomienda inicialmente pasar el correo de la carpeta descargados a la carpeta de recibidos para que el sistema lo vuelva a leer y trate de hacer la carga. En general el sistema puede retomar el documento y procesarlo de forma correcta
 
:2: ¿Qué debo hacer si aún no sube el documento al sistema?

:: Por favor probar carga Manual, siga los siguientes pasos:
::* En el menú lateral dirigirse a '''Documentos'''-->'''Subir Documentos'''
:::'''Nota:''' Puede mostrarse un mensaje donde se indica que Ud no tiene configurados Infodatos. Si Ud. no usa Infodatos por favor cerrar el mensaje.

::* Seleccionar u obviar la selección de infodatos, y dar clic en siguiente
[[Archivo:CargaManual009.jpg|center|650px]]

::* En sección '''Subir Documento XML''' proceder a cargar el XML Attached Document del documento electrónico que sea cargar. Se activará el botón de siguiente
[[Archivo:CargaManual010.jpg|center|650px]]
::* Puede cargar el PDF del Documento electrónico, o puede saltar este paso dando clic en siguiente
::* Finalizar la carga manual del documento.
::'''Atención:''' Deben descomprimir el ZIP del documento electrónico, y obtener el XML Attached Document y el PDF.
::'''Nota 2:''' Al cargar el XML el sistema puede incoar algún mensaje de error, por favor validarlos con los indicados en la sección ''Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual'' de este articulo.
 
== Error al registrar un proveedor en el catálogo de Proveedores ==
: Al intentar registrar un nuevo proveedor se me presenta el siguiente mensaje:

[[File:error proveedor.png|center|550px|Error en el registro del proveedor]]

: Este error se presenta cuando una razón social ya tiene este correo electrónico que intenta asignarle al proveedor ya se encuentra asignado.

::'''Solución:'''
:: El sistema de HKA Recepción partiendo de buenas prácticas de manejo de eventos y recepción de documentos Individualiza las personas jurídicas (también naturales) y los destinatarios de eventos.
:: Por ello la relación Proveedor- Email debe ser única, para que los eventos que corresponden a ese proveedor sean claramente enviados a lo correspondiente a ese documento fiscal.
:: Por ello para subsanar el inconveniente, Ud. puede:
::: 1: Crear el proveedor. Asignarle un correo electrónico de su preferencia y/o acordado con el proveedor distinto al que inicialmente intentó agregar
::: 2: Una vez creado el proveedor proceder a volver a cargar los documentos fiscales electrónicos de dicho proveedor y gestionar su proceso de recepción.

'''¿Pero por qué debo gestionar ese correo electrónico?'''

De esta forma la solución de Recepción de The Factory HKA Colombia SAS le permite, ante cualquier fiscalización por parte de la DIAN, demostrar su cumplimiento normativo en la generación, validación y entrega de eventos en su proceso de recepción de documentos fiscales electrónicos
== Inquietudes al proceso de generación de eventos a un documento ya cargado ==
* No Aparece el botón de guardar en la actualización de estado
[[Archivo:CargaManual006.jpg|center|650px]]
'''Causas:'''
Puede ser por vencimiento de sesión del portal o de caché.

'''Solución:'''
Por favor cerrar la sesion, limpiar caché y probar de nuevo, o usar modo incógnito

* Evento registrado correcto en la DIAN, pero en el sistema dice rechazado, o hay varios rechazos con mensaje “99 Evento ya se encuentra radicado
[[Archivo:CargaManual007.jpg|center|650px]]
'''Causas:'''
Intermitencias o lentitudes en la repuesta del evento DIAN

'''Solución:'''
Por favor el sistema hace una segunda validación luego de un tiempo determinado,. por favor espera una media hora y luego intente consultar de nuevo el estado del acuse, debería validar que el evento ya está validado. en ese caso puede continuar con el siguiente evento.
Si tiene dudas de que evento se encuentra radicado correctamente por favor verifique en el link de la DIAN para ver en el sistema DIAN los eventos exitosos.

* Al radicar un evento sale mensaje de "error no se envió o no se encontró DV"
[[Archivo:CargaManual007.jpg|center|650px]]

'''Solución:'''
Por favor al radicar el evento en los datos solicitados usar un documento del tipo NIT y no usar CC

== ¿Reclamé por error una factura válida de un proveedor que quiero aceptar que puedo hacer? ==

Estimado cliente, el reclamo es un estado definitivo e irrevocable. Técnicamente no hay posibilidad de aceptar un documento ya reclamado. 
'''Nuestra sugerencia es:''' 
* Indique a su proveedor del error cometido. 
* Pídale por favor que genere nota de crédito de anulación de dicho documento (Opcional). 
* Pídale a su proveedor que le emita nuevamente una factura idéntica a la reclamada con la misma fecha de pago. 
* Una vez recibida la factura, haga el proceso de radicación más expedito y conveniente para usted y genere atentamente los eventos de aceptación.

== ¿Qué debo hacer si de un momento a otro dejan de cargar los documentos en el portal de recepción? ==
:Esto puede ocurrir por dos motivos principalmente:

:1: Se han agotado sus folios de Recepción: Por favor revise que tenga folios disponibles
:2: Se ha perdido la configuración de su cuenta de correo: Por favor revise en su cuenta de correo que la configuración de IMAP y de la clave de aplicación se mantienen, en caso de que no se mantenga o se haya perdido por favor haga los pasos de configuración como se realizó en su configuración inicial

== No me deja realizar el tercer evento, el evento queda rechazado ==

:Por favor para comprender mejor cuál puede ser el motivo del rechazo puede visualizar al lado derecho del evento en el icono ‘’Lupa’’ y desplegar el mensaje de rechazo DIAN

:El motivo principal del rechazo del tercer evento puede ser:

::'''Rechazo al evento de aceptación expresa debido a que ya pasaron 3 días hábiles.'''

:En este caso el rechazo es debido a que ya han pasado 3 días hábiles desde la radicación del evento “Aceptación del Bien o Servicio”. Ya no sería posible una aceptación expresa o reclamo de la factura.

:Sin embargo esto no debe representar ningún inconveniente, el emisor de la factura es libre de emitir la aceptación tácita en caso de requerirse. Si no es posible, ya el cliente receptor ha cumplido con la norma al informar los dos primeros eventos.

== ¿Cómo puedo mejorar los tiempos de generación de eventos? ==

Estimado cliente nuestra solución de recepción tiene por intención ayudarle en sus procesos de validación y aceptación de las facturas recibidas en su proceso de compras y egresos. Si percibe el proceso “lento” le sugerimos los siguientes puntos: 

* Revise que su conexión a internet y rendimiento del computador estén en condiciones óptimas. (puede navegar a una página o ver algún video para confirmar este punto). 
* Nuestro portal entrega la información de forma estática por ello requiere darle al botón actualizar del explorador para visualizar si cambio el estado. 
* Invitamos a nuestros clientes a hacer uso óptimo de nuestra solución. Por ejemplo, si tiene un listado de documentos por aceptar. Sugerimos que en vez de concluir uno a uno. realice lo siguiente: 
::* Recorra todos los documentos generando el evento de recepción de la factura. 
::* Luego recorra todos los documentos que considere adecuados generando el evento de recepción del servicio. 
::* Por último recorra la lista generando el evento de aceptación requerido. 
De esta manera hace uso óptimo de su tiempo y de nuestra plataforma aprovechando que mientras nuestra tecnología procesa, genera, valida y transmite el evento. Usted puede ir adelantando con otros documentos.

== Inquietudes sobre representaciones gráficas (pdf) o anexos ==

* Error no se visualiza el PDF del documento cargado para gestionarlo
[[Archivo:CargaManual008.jpg|center|650px]]
'''Causa:'''
El sistema no pudo leer o cargar el PDF del documento.

'''Solución:'''
Para poder proseguir con la gestión del documento recomendamos hacer la carga manualmente del PDF, debe descargar el ZIP y extraer el PDF y luego por la sección adjuntos hacer la carga Manual del PDF para que este pueda visualizarse.

<references />

Documentos con estatus indeterminado en HKAFactura

2022-09-09T17:45:40Z

Fcorrea: Creación del Artículo

En esta sección puede encontrar información acerca de que es, porque ocurre y como solucionar los estatus indeterminados en la emisión de facturas.

== ¿Que son Estatus Indeterminados en facturación electrónica? ==

Los estatus indeterminados, no conclusivos o intermedios representan el estado de un documento fiscal en etapa de generación cuando al ser sometido a la validación por parte de la entidad de certificación (ahora mismo en Colombia solo lo desempeña la autoridad fiscal). No concluye en los estados de Validado o rechazado.

== ¿Cuándo ocurren los estados indeterminados? ==

Como todo proceso transaccional y técnico los errores de conexión o fallas transaccionales pueden ocurrir en cualquier momento. 

Los estados indeterminados se generan cuando existen respuestas con error técnico en el proceso de validación. 

Los momentos de alarmas por timeouts son momentos donde la probabilidad de ocurrencia de un estado indeterminado es alta. 

== ¿Qué tipo de estados indeterminados existen? ==

The Factory HKA Colombia cuenta con un proceso automático que luego de 15 min de iniciada la transacción (no puede ser menor por que al estado indeterminado hay que darle tiempo para que los timeouts, rollback y otros procesos ocurran). Al identificarla como estado indeterminado consulta ante la dian el estado de la misma pudiendo obtener:
 
* '''98 En proceso:''' Documento que aún no tiene conclusión y debe seguir consultando. Nuestra solución desestima la conclusión de este caso una vez se superen 7 días. Indicando un error interno denominado “Error definitivo por no superar etapa de proceso”.
::'''SOLUCIÓN:''' Si su documento luego de unas 4 horas sugerimos generar una nueva factura con un nuevo consecutivo fiscal y anular este Independientemente de cómo concluya el mismo ante la autoridad de validación.
 
* '''200 Validado:''' El documento fue validado. Estado conclusivo.
::'''SOLUCIÓN:''' Enviar correo electrónico al adquirente.
 
* '''99 Rechazada:''' El documento no fue validado. Estado conclusivo.
::'''SOLUCIÓN:''' Subsane los motivos de rechazo y vuelva a enviar la transacción.
 
* '''202 Validado sin Application Response:''' Aunque el documento indica que es validado no podemos obtener la evidencia de validación (documento firmado por la dian con este concepto).
::'''SOLUCIÓN:''' Opcional: En caso de ser posible generar nueva factura con nuevo consecutivo y anular este.
 
* '''66 No registrado:''' El documento no está registrado por el sistema de la autoridad de validación.
::'''SOLUCIÓN:''' Existen dos casos el más común (99%) y el de error:
::'''1.-''' Envíe nuevamente la factura con el mismo consecutivo fiscal. La misma concluye en 200 o 99.
::'''2.-''' Muy pocas veces este caso concluye en un error permanente. En dicho caso debe cambiar en consecutivo fiscal y volver a intentarlo.
 
* '''Otros casos:''' No documentados.
::'''SOLUCIÓN:''' Anule el documento y vuelva a enviar uno nuevo.
 

== ¿Cómo anular un documento fiscal electrónico que está “en proceso” u otros casos? ==
Existe la inquietud de generar una nota de crédito de anulación para un documento fiscal electrónico que no ha concluido como validado. 
En nuestra sugerencia damos prioridad al escenario de una nota de crédito de anulación rechazada por documento referenciado '''“no existente”'''. 
El escenario restante es de un documento con compromiso fiscal desatendido por que la venta fue representada en otro documento fiscal electrónico para subsanar un incidente técnico, al mismo sugerimos darle “cierre” con el '''“intento”''' de una nota de crédito de anulación.

== ¿Hay otros casos adicionales a los estatus indeterminados? ==

Si existen dos escenarios adicionales que surgen ante momentos de actualización de software de la autoridad de validación. 

* '''Rechazos por reglas no documentadas o mal aplicadas:''' Muy pocas veces ha ocurrido que el documento se rechaza 99 por una regla no documentada o mal aplicada.
::'''SOLUCIÓN:''' Cuando esto ocurre se deben esperar unas horas hasta que dicho proceso se normalice, y se vuelve a intentar con la misma transacción. 

* '''Validaciones no registradas:''' Muy pocas veces ocurre que un documento está 200 validado, se cuenta con AR firmado por la DIAN de validación. Pero al consultar al sistema de facturación electrónica el mismo indica 66 - no registrado.
::'''SOLUCIÓN:''' Si su adquiriente es persona natural o proveedor extranjero no vemos necesaria ninguna acción. 

En caso contrario si el mismo requiere generar eventos de recepción o negociación en RADIAN. Sugerimos anular el documento previo, generar nuevo documento fiscal con nuevo consecutivo.

Inicio - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-09T14:03:54Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor==<includeonly>=</includeonly>
Si Usted cuenta con el modulo de Recepción activo, puede cambiar entre los módulos de Emisión y Recepción cada vez que lo requiera.
 
Una vez ingresado al sistema de Emisión , puede hacer el cambio de la herramienta de Emisión al módulo de Recepción ubicando el botón en forma cuadrícula ubicada en la superior derecha, seleccionando la opción '''Recepción''' como se muestra a continuación:
 
'''Nota:''' Usted debe tener activo el sistema de Recepción en su cuenta para poder visualizar los distintos módulos. En caso de no contar con el módulo activo puede solicitar su activación al área comercial.
 
[[Archivo:MUPR- 311.jpg|center|650px|'''Figura 1: Cambio de módulo recepción''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Estructura de la interfaz de usuario Receptor==<includeonly>=</includeonly>

La página de inicio del portal DRecepcion, se compone de cuatro secciones.
:: '''A -''' Menú principal: Ubicado en el lateral izquierdo de la pantalla, podrá encontrar los principales menús desplegables del sistema.
:: '''B -''' Información de la cuenta: en el centro izquierda de la pantalla podrá encontrar información del usuario, folios y certificado digital, permite una visual rápida de la información del cliente.
:: '''C -''' Acceso rápido a funcionalidades del menú: ubicado al centro derecha de la pantalla. Permite acceso directos la funciones de mayor uso.
:: '''D -''' Cintillo o Cabecera: Muestra de forma rápida en que Modulo (Emisión o Recepción) y en que Ambiente (Demo o Producción) se encuentra el cliente. Tenga en cuenta que el color gris claro indica que se encuentra en un ambiente de pruebas y un color azul claro que se encuentra en su cuenta de producción.

[[Archivo:MUPR- 321.jpg|center|650px|'''Figura 2: Estructura de Interfaz de usuario''']]

{{clear}}

 
 

<includeonly>=</includeonly>=== Menú Principal===<includeonly>=</includeonly>
 
El menú principal ubicado al lado izquierdo de la pantalla, está compuesto por los siguientes elementos:
 
{| style="background:transparent; margin: 0 auto; width: 85%;"
|-
|[[Archivo:MUPR- 322.jpg|center|'''Figura 3: Menú inicio''']] ||
* Inicio: Este elemento lo llevara siempre a la pantalla inicial
* Catálogos: Contiene los menús de catálogos principales del sistemas:
** Proveedores
** Estatus
** Infodatos
* Comprobantes
** Comprobantes
** Subir documentos
* Configuraciones
** Vincular proveedores y infodatos
** Usuario
|}

 
'''Nota:''' Dependiendo el rol del usuario receptor y permisos asignados se tendrá disponible las funcionalidades. Todos los accesos mencionados están explicados en sus secciones correspondientes.
{{clear}}

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-09T13:59:38Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
{{clear}}

Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-09T13:59:05Z

Fcorrea:

Archivo:Zoho016.jpg

2022-09-08T21:06:37Z

Fcorrea: Fcorrea subió una nueva versión de Archivo:Zoho016.jpg

Archivo:Zoho015.jpg

2022-09-08T21:06:37Z

Fcorrea: Fcorrea subió una nueva versión de Archivo:Zoho015.jpg

Archivo:Zoho012.jpg

2022-09-08T21:00:00Z

Fcorrea: Fcorrea subió una nueva versión de Archivo:Zoho012.jpg

Archivo:Zoho011.jpg

2022-09-08T21:00:00Z

Fcorrea: Fcorrea subió una nueva versión de Archivo:Zoho011.jpg

Configuración - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T20:57:32Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Configuración de correo==<includeonly>=</includeonly>
'''Requisitos previos'''
*Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada
(véase enlace de manual de configuración interna de correo)

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=IPz5k2pY1tA|width=660|height=415}} 
</div>

<includeonly>=</includeonly>===Configuración interna de correo===<includeonly>=</includeonly>

Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Gmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=hn8k1VcRpQ8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 1.png|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo y seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "Ver todos los ajustes".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 2.png|'''Paso 2:''' Una vez se encuentre en el menú de configuración debe hacer clic en la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP." y En el apartado "Acceso IMAP", selecciona Habilitar IMAP, cuando haya realizado este proceso puede seleccionar la opción de "Guardar Cambios".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 3.png|'''Paso 3:''' Es posible que su cuenta Gmail Bloquee el acceso a la aplicación y le llegue un correo con una notificación.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 4.png|'''Paso 4:''' De clic en el ícono de su cuenta de Correo Gmail, se expandirá una vista como la mostrada. Luego debe seleccionar "Gestionar tu cuenta de Google".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 5.png|'''Paso 5:''' Al acceder a configuración de cuenta, en el menú lateral izquierdo seleccione “Seguridad”, Luego navegue entre las diversas configuraciones hasta encontrar "iniciar sesión en Google" y haga clic en "Verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 6.png|'''Paso 6:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 7.png|'''Paso 7:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 8.png|'''Paso 8:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 9.png|'''Paso 9:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 10.png|'''Paso 10:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 11.png|'''Paso 11:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

 

En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 13.png|'''Paso 1:''' En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 14.png|'''Paso 2:''' Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

</gallery>

 

Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Hotmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Hotmail para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=GNhXiqIyEsI|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 1.png|Paso 1: Debe seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "ver toda la configuración de Outlook".

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 2.png|Paso 2: En el menú lateral izquierdo en "Correo", seleccione "Sincronizar correo electrónico", luego en "POP e IMAP" elija SI en "Permitir que los Dispositivos y Aplicaciones Usen POP", luego deben hacer clic en el botón "Guardar".

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Office 365====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 3.png|Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Yahoo====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 1.png|Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 2.png|Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 3.png|Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 4.png|Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 5.png|Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 6.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Zoho====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Zoho para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho001.jpg|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo.

File:Zoho002.jpg|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de "Configuración".

File:Zoho003.jpg|'''Paso 3:''' Dirijase a la opción "Mail accounts".

File:Zoho004.jpg|'''Paso 4:''' Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"

File:Zoho005.jpg|'''Paso 5:''' Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"

File:Zoho006.jpg|'''Paso 6:''' Y debería quedar así.

File:Zoho007.jpg|'''Paso 7:''' Nos vamos al final y presionamos "SAVE".

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8:''' "Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:" El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8.1:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9:''' Restablecer la TFA para usuarios específicos. El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.1:''' Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.2:''' > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA. Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10:''' "Generación de una contraseña específica de la aplicación" Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.1:''' Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.2:''' Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación. '''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

File:Zoho013.jpg|'''Paso 13:''' Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:Zoho014.jpg|'''Paso 14:''' En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración”

File:Zoho015.jpg|'''Paso 15:''' Debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos. Debe tener en cuenta la contraseña es la generada en el '''paso 12.'''

File:Zoho016.jpg|'''Paso 16:''' Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:Zoho017.jpg|'''Paso 17:''' Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:Zoho018.jpg|'''Paso 18:''' En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

{{clear}}

'''Nota:''' Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

<hr>

<includeonly>=</includeonly>=== Configuración para correos de dominio propio ===<includeonly>=</includeonly>

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

'''Nota:''' los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Pasos Básicos para todos los dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>

*1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
*2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
*3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
*4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
*5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
*6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Servidores de dominio propio
|-
!Dominio !! Servidor !! Puerto !! SSL
|-
|GoDaddy|| imap.secureserver.net || 993|| Si
|-
|Colombia Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Latinoamérica Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Blue Host|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Web comercial|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Dungee || mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Hostinger|| imap.hostinger.com || 993|| Si
|-
|Inmotion hosting|| secure249.inmotionhosting.com|| 993|| Si
|-
|Yandex || imap.yandex.com || 993|| Si
|-

|Edgeuno|| pop.edgeuno.mail || 993|| Si
|-
|Publicar webmail|| pop.dominio.com || 993|| Si
|}

 

<includeonly>=</includeonly>====Observaciones para dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.
[[Archivo:DVRP CONF CORREO DOM PROPIO 1.png|800px|miniaturadeimagen|centro]]
 

*En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en el portal===<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=5UzJJ2i0hV8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 1.png|Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 2.png|

File:DRVP CONF CORREO 3.png|Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.

File:DRVP CONF CORREO 4.png|Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:DRVP CONF CORREO 6.png|Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 7.png|Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

 
*Listado de servidores y puertos.
{| class="wikitable"
|-
!Correo !! Servidor !!Puerto
|-
|Gmail || imap.gmail.com ||993
|-
|Hotmail || Outlook.office365.com||993
|-
|Yahoo || export.imap.mail.yahoo.com ||993
|}
{{clear}}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica.===<includeonly>=</includeonly>

En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.

 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ooWMfiQNC5w|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Vincular proveedores e Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR-602.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Vincular proveedores y infodatos.''']]
La asociación de usuarios a proveedores y infodatos permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema. Para agilizar el proceso de gestión de documentos en la organización.
Esta función permite al usuario principal y a los usuarios administrador, asociar infodatos y proveedores a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
 
Ingrese en '''Menú-Configuraciones-Vincular proveedores y infodatos'''.
('''Ver Ver Figura 3''').
{{clear}}
'''Condiciones de vinculación para un usuario Administrador'''
* La opción se visualizará solo al tener el permiso activo.
* Los usuarios listados a vincular serán los que poseen un Rol inferior al Administrador; es decir, Avanzado y Básico.
* La vinculación a los usuarios Administrador será asignado por el usuario Principal (Root).
 

Al ingresar en la vinculación se listan todos usuarios, cada uno con sus acciones:
* Detalle.
* Configurar proveedores.
* Configurar infodatos.
('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR-603.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 4: Vincular proveedores y infodatos, Usuarios activos.''']]
{{clear}}

* '''Detalle''': Se listan los proveedores y infodatos vinculados al usuario seleccionado ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR-604.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 5: Detalle de la vinculación proveedor - infodatos al usuario seleccionado.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar proveedor====<includeonly>=</includeonly>
Esta función permite asignar a un usuario del sistema los proveedores de los cuales va a gestionar los documentos. De esta manera se están estableciendo condiciones de visualización de los documentos en la solución HKA Recepción.
Se puede configurar de la siguiente manera: al seleccionar configurar proveedores se listan los proveedores activos que tiene el receptor disponible para vincular con el usuario de sistema, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR-605.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 6: Lista de proveedores activos, disponibles para vincular.''']]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar infodatos====<includeonly>=</includeonly>
Se listan todos los valores activos correspondiente a los infodatos "Zona" y “Línea de negocio”, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios.
('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR-606.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 7: Lista de infodatos activos, disponibles para vincular.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios Interno==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR631.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios ('''Ver Figuras 9''').
{{clear}}

La pantalla dispone de:
* Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
* Filtro de búsqueda de forma alfabética.
* Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario.
('''Ver Figuras 10''').
[[Archivo:MUPR632.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
{{clear}}

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
* Perfil: Configuración de nombre y correo.
* Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
** Básico
** Avanzado
** Administrador
* Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
{{clear}}
'''Perfil'''
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
Al culminar presione siguiente ('''Ver Figura 11''').
[[Archivo:MUPR633.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 11: Perfil de usuario''']]
{{clear}}

'''Aplicación'''
Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR634.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta''']]
{{clear}}

'''Roles'''
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
* Administrador
* Avanzado
* Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
Para continuar presione Siguiente.
('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR635.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 13: Roles del usuario''']]
{{clear}}

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR636.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 14: Roles del usuario Múltiple''']]
{{clear}}

'''Permisos'''
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR637.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 15: Permisos disponibles al perfil''']]

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
* Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
* Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

{{clear}}
{| class="wikitable"
|-
! Permiso/Rol !!Administrador !! Avanzado !! Básico
|-
| Ver Proveedores || X || X || X
|-
| Enviar invitación || X || X ||
|-
| Enviar Invitación Masiva || X || X ||
|-
| Eliminar invitaciones || X || ||
|-
| Cambiar estatus de invitaciones || X || ||
|-
| Ver Estatus || X || X || X
|-
| Crear Estatus || X || ||
|-
| Editar estatus || X || ||
|-
| Eliminar estatus || X || ||
|-
| Ver Comprobantes || X || X || X
|-
| Ver Detalle || X || X || X
|-
| Subir Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Eliminar Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Gestión de Representación Gráfica || X || X || X
|-
| Verificar estatus || X || X || X
|-
| Subir documentos || X || X || X
|-
| Configuración de Anexos || X || ||
|-
| Configuración de Usuarios || X || ||
|-
| Usuarios || X || || X
|-
| Crear Usuarios || X || ||
|-
| Editar Usuarios || X || ||
|-
| Eliminar Usuarios|| X || ||
|-
| Editar Permisos Usuario || X || ||
|-
| Agregar Aplicación|| X || ||
|-
| Descargar archivos adjuntos || X || X ||
|-
| Editar anexos || X || X ||
|-
| Eliminar anexos || X || ||
|-
| Vincular Proveedores y Infodatos || X || ||
|-
| Cambio contraseña || X || X || X
|}

{{clear}}

'''Establecimiento'''
Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR638.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 16: Establecimiento''']]
{{clear}}

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR639.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 17: Registro Exitoso''']]

{{clear}}

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal ('''Ver Figura 18''').
[[Archivo:MUPR640.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 18: Nuevo usuario creado''']]

{{clear}}

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión ('''Ver Figura 19''').
[[Archivo:MUPR6311.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 19: Correo electrónico de registro usuario''']]
{{clear}}

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
* Detalle de usuario.
* Edición de usuario.
* Edición de permisos.
* Eliminar aplicación para el usuario.
* Agregar aplicación para el usuario.
* Inactivar usuario.
('''Ver Figura 20''').
[[Archivo:MUPR6312.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 20: Catálogo usuarios''']]
{{clear}}

'''Detalle de usuario'''
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 21''').
[[Archivo:MUPR6313.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 21: Detalle de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de usuario'''
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña ('''Ver Figura 22''').
[[Archivo:MUPR6314.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 22: Edición de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de permisos'''
Permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 23''').
[[Archivo:MUPR6315.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 23: Edición de permisos''']]
{{clear}}

'''Eliminar aplicación de usuario'''
Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola ('''Ver Figura 24''').
[[Archivo:MUPR6316.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 24: Eliminar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

'''Agregar aplicación de usuario'''
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. ('''Ver Figura 25''').
[[Archivo:MUPR6318.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 25: Agregar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal ('''Ver Figura 26''').
[[Archivo:MUPR6317.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 26: Inactivar Usuario''']]
{{clear}}

Configuración - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T20:20:21Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Configuración de correo==<includeonly>=</includeonly>
'''Requisitos previos'''
*Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada
(véase enlace de manual de configuración interna de correo)

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=IPz5k2pY1tA|width=660|height=415}} 
</div>

<includeonly>=</includeonly>===Configuración interna de correo===<includeonly>=</includeonly>

Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Gmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=hn8k1VcRpQ8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 1.png|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo y seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "Ver todos los ajustes".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 2.png|'''Paso 2:''' Una vez se encuentre en el menú de configuración debe hacer clic en la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP." y En el apartado "Acceso IMAP", selecciona Habilitar IMAP, cuando haya realizado este proceso puede seleccionar la opción de "Guardar Cambios".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 3.png|'''Paso 3:''' Es posible que su cuenta Gmail Bloquee el acceso a la aplicación y le llegue un correo con una notificación.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 4.png|'''Paso 4:''' De clic en el ícono de su cuenta de Correo Gmail, se expandirá una vista como la mostrada. Luego debe seleccionar "Gestionar tu cuenta de Google".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 5.png|'''Paso 5:''' Al acceder a configuración de cuenta, en el menú lateral izquierdo seleccione “Seguridad”, Luego navegue entre las diversas configuraciones hasta encontrar "iniciar sesión en Google" y haga clic en "Verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 6.png|'''Paso 6:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 7.png|'''Paso 7:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 8.png|'''Paso 8:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 9.png|'''Paso 9:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 10.png|'''Paso 10:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 11.png|'''Paso 11:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

 

En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 13.png|'''Paso 1:''' En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 14.png|'''Paso 2:''' Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

</gallery>

 

Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Hotmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Hotmail para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=GNhXiqIyEsI|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 1.png|Paso 1: Debe seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "ver toda la configuración de Outlook".

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 2.png|Paso 2: En el menú lateral izquierdo en "Correo", seleccione "Sincronizar correo electrónico", luego en "POP e IMAP" elija SI en "Permitir que los Dispositivos y Aplicaciones Usen POP", luego deben hacer clic en el botón "Guardar".

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Office 365====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 3.png|Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Yahoo====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 1.png|Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 2.png|Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 3.png|Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 4.png|Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 5.png|Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 6.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Zoho====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Zoho para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho001.jpg|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo.

File:Zoho002.jpg|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de "Configuración".

File:Zoho003.jpg|'''Paso 3:''' Dirijase a la opción "Mail accounts".

File:Zoho004.jpg|'''Paso 4:''' Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"

File:Zoho005.jpg|'''Paso 5:''' Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"

File:Zoho006.jpg|'''Paso 6:''' Y debería quedar así.

File:Zoho007.jpg|'''Paso 7:''' Nos vamos al final y presionamos "SAVE".

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8:''' "Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:" El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8.1:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9:''' Restablecer la TFA para usuarios específicos. El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.1:''' Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.2:''' > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA. Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10:''' "Generación de una contraseña específica de la aplicación" Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.1:''' Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.2:''' Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:Zoho013.jpg|'''Paso 13:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.

File:Zoho014.jpg|'''Paso 14:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

File:Zoho015.jpg|'''Paso 15:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

File:Zoho016.jpg|'''Paso 16:'''

File:Zoho017.jpg|'''Paso 17:'''

File:Zoho018.jpg|'''Paso 18:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''
</gallery>

{{clear}}

'''Nota:''' Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

<hr>

<includeonly>=</includeonly>=== Configuración para correos de dominio propio ===<includeonly>=</includeonly>

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

'''Nota:''' los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Pasos Básicos para todos los dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>

*1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
*2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
*3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
*4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
*5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
*6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Servidores de dominio propio
|-
!Dominio !! Servidor !! Puerto !! SSL
|-
|GoDaddy|| imap.secureserver.net || 993|| Si
|-
|Colombia Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Latinoamérica Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Blue Host|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Web comercial|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Dungee || mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Hostinger|| imap.hostinger.com || 993|| Si
|-
|Inmotion hosting|| secure249.inmotionhosting.com|| 993|| Si
|-
|Yandex || imap.yandex.com || 993|| Si
|-

|Edgeuno|| pop.edgeuno.mail || 993|| Si
|-
|Publicar webmail|| pop.dominio.com || 993|| Si
|}

 

<includeonly>=</includeonly>====Observaciones para dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.
[[Archivo:DVRP CONF CORREO DOM PROPIO 1.png|800px|miniaturadeimagen|centro]]
 

*En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en el portal===<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=5UzJJ2i0hV8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 1.png|Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 2.png|

File:DRVP CONF CORREO 3.png|Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.

File:DRVP CONF CORREO 4.png|Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:DRVP CONF CORREO 6.png|Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 7.png|Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

 
*Listado de servidores y puertos.
{| class="wikitable"
|-
!Correo !! Servidor !!Puerto
|-
|Gmail || imap.gmail.com ||993
|-
|Hotmail || Outlook.office365.com||993
|-
|Yahoo || export.imap.mail.yahoo.com ||993
|}
{{clear}}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica.===<includeonly>=</includeonly>

En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.

 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ooWMfiQNC5w|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Vincular proveedores e Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR-602.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Vincular proveedores y infodatos.''']]
La asociación de usuarios a proveedores y infodatos permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema. Para agilizar el proceso de gestión de documentos en la organización.
Esta función permite al usuario principal y a los usuarios administrador, asociar infodatos y proveedores a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
 
Ingrese en '''Menú-Configuraciones-Vincular proveedores y infodatos'''.
('''Ver Ver Figura 3''').
{{clear}}
'''Condiciones de vinculación para un usuario Administrador'''
* La opción se visualizará solo al tener el permiso activo.
* Los usuarios listados a vincular serán los que poseen un Rol inferior al Administrador; es decir, Avanzado y Básico.
* La vinculación a los usuarios Administrador será asignado por el usuario Principal (Root).
 

Al ingresar en la vinculación se listan todos usuarios, cada uno con sus acciones:
* Detalle.
* Configurar proveedores.
* Configurar infodatos.
('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR-603.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 4: Vincular proveedores y infodatos, Usuarios activos.''']]
{{clear}}

* '''Detalle''': Se listan los proveedores y infodatos vinculados al usuario seleccionado ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR-604.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 5: Detalle de la vinculación proveedor - infodatos al usuario seleccionado.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar proveedor====<includeonly>=</includeonly>
Esta función permite asignar a un usuario del sistema los proveedores de los cuales va a gestionar los documentos. De esta manera se están estableciendo condiciones de visualización de los documentos en la solución HKA Recepción.
Se puede configurar de la siguiente manera: al seleccionar configurar proveedores se listan los proveedores activos que tiene el receptor disponible para vincular con el usuario de sistema, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR-605.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 6: Lista de proveedores activos, disponibles para vincular.''']]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar infodatos====<includeonly>=</includeonly>
Se listan todos los valores activos correspondiente a los infodatos "Zona" y “Línea de negocio”, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios.
('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR-606.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 7: Lista de infodatos activos, disponibles para vincular.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios Interno==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR631.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios ('''Ver Figuras 9''').
{{clear}}

La pantalla dispone de:
* Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
* Filtro de búsqueda de forma alfabética.
* Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario.
('''Ver Figuras 10''').
[[Archivo:MUPR632.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
{{clear}}

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
* Perfil: Configuración de nombre y correo.
* Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
** Básico
** Avanzado
** Administrador
* Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
{{clear}}
'''Perfil'''
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
Al culminar presione siguiente ('''Ver Figura 11''').
[[Archivo:MUPR633.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 11: Perfil de usuario''']]
{{clear}}

'''Aplicación'''
Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR634.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta''']]
{{clear}}

'''Roles'''
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
* Administrador
* Avanzado
* Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
Para continuar presione Siguiente.
('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR635.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 13: Roles del usuario''']]
{{clear}}

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR636.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 14: Roles del usuario Múltiple''']]
{{clear}}

'''Permisos'''
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR637.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 15: Permisos disponibles al perfil''']]

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
* Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
* Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

{{clear}}
{| class="wikitable"
|-
! Permiso/Rol !!Administrador !! Avanzado !! Básico
|-
| Ver Proveedores || X || X || X
|-
| Enviar invitación || X || X ||
|-
| Enviar Invitación Masiva || X || X ||
|-
| Eliminar invitaciones || X || ||
|-
| Cambiar estatus de invitaciones || X || ||
|-
| Ver Estatus || X || X || X
|-
| Crear Estatus || X || ||
|-
| Editar estatus || X || ||
|-
| Eliminar estatus || X || ||
|-
| Ver Comprobantes || X || X || X
|-
| Ver Detalle || X || X || X
|-
| Subir Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Eliminar Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Gestión de Representación Gráfica || X || X || X
|-
| Verificar estatus || X || X || X
|-
| Subir documentos || X || X || X
|-
| Configuración de Anexos || X || ||
|-
| Configuración de Usuarios || X || ||
|-
| Usuarios || X || || X
|-
| Crear Usuarios || X || ||
|-
| Editar Usuarios || X || ||
|-
| Eliminar Usuarios|| X || ||
|-
| Editar Permisos Usuario || X || ||
|-
| Agregar Aplicación|| X || ||
|-
| Descargar archivos adjuntos || X || X ||
|-
| Editar anexos || X || X ||
|-
| Eliminar anexos || X || ||
|-
| Vincular Proveedores y Infodatos || X || ||
|-
| Cambio contraseña || X || X || X
|}

{{clear}}

'''Establecimiento'''
Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR638.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 16: Establecimiento''']]
{{clear}}

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR639.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 17: Registro Exitoso''']]

{{clear}}

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal ('''Ver Figura 18''').
[[Archivo:MUPR640.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 18: Nuevo usuario creado''']]

{{clear}}

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión ('''Ver Figura 19''').
[[Archivo:MUPR6311.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 19: Correo electrónico de registro usuario''']]
{{clear}}

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
* Detalle de usuario.
* Edición de usuario.
* Edición de permisos.
* Eliminar aplicación para el usuario.
* Agregar aplicación para el usuario.
* Inactivar usuario.
('''Ver Figura 20''').
[[Archivo:MUPR6312.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 20: Catálogo usuarios''']]
{{clear}}

'''Detalle de usuario'''
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 21''').
[[Archivo:MUPR6313.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 21: Detalle de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de usuario'''
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña ('''Ver Figura 22''').
[[Archivo:MUPR6314.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 22: Edición de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de permisos'''
Permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 23''').
[[Archivo:MUPR6315.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 23: Edición de permisos''']]
{{clear}}

'''Eliminar aplicación de usuario'''
Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola ('''Ver Figura 24''').
[[Archivo:MUPR6316.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 24: Eliminar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

'''Agregar aplicación de usuario'''
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. ('''Ver Figura 25''').
[[Archivo:MUPR6318.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 25: Agregar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal ('''Ver Figura 26''').
[[Archivo:MUPR6317.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 26: Inactivar Usuario''']]
{{clear}}

Configuración - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T20:17:10Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Configuración de correo==<includeonly>=</includeonly>
'''Requisitos previos'''
*Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada
(véase enlace de manual de configuración interna de correo)

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=IPz5k2pY1tA|width=660|height=415}} 
</div>

<includeonly>=</includeonly>===Configuración interna de correo===<includeonly>=</includeonly>

Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Gmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=hn8k1VcRpQ8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 1.png|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo y seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "Ver todos los ajustes".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 2.png|'''Paso 2:''' Una vez se encuentre en el menú de configuración debe hacer clic en la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP." y En el apartado "Acceso IMAP", selecciona Habilitar IMAP, cuando haya realizado este proceso puede seleccionar la opción de "Guardar Cambios".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 3.png|'''Paso 3:''' Es posible que su cuenta Gmail Bloquee el acceso a la aplicación y le llegue un correo con una notificación.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 4.png|'''Paso 4:''' De clic en el ícono de su cuenta de Correo Gmail, se expandirá una vista como la mostrada. Luego debe seleccionar "Gestionar tu cuenta de Google".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 5.png|'''Paso 5:''' Al acceder a configuración de cuenta, en el menú lateral izquierdo seleccione “Seguridad”, Luego navegue entre las diversas configuraciones hasta encontrar "iniciar sesión en Google" y haga clic en "Verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 6.png|'''Paso 6:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 7.png|'''Paso 7:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 8.png|'''Paso 8:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 9.png|'''Paso 9:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 10.png|'''Paso 10:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 11.png|'''Paso 11:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

 

En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 13.png|'''Paso 1:''' En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 14.png|'''Paso 2:''' Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

</gallery>

 

Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Hotmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Hotmail para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=GNhXiqIyEsI|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 1.png|Paso 1: Debe seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "ver toda la configuración de Outlook".

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 2.png|Paso 2: En el menú lateral izquierdo en "Correo", seleccione "Sincronizar correo electrónico", luego en "POP e IMAP" elija SI en "Permitir que los Dispositivos y Aplicaciones Usen POP", luego deben hacer clic en el botón "Guardar".

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Office 365====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 3.png|Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Yahoo====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 1.png|Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 2.png|Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 3.png|Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 4.png|Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 5.png|Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 6.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Zoho====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Zoho para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho001.jpg|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo.

File:Zoho002.jpg|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de "Configuración".

File:Zoho003.jpg|'''Paso 3:''' Dirijase a la opción "Mail accounts".

File:Zoho004.jpg|'''Paso 4:''' Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"

File:Zoho005.jpg|'''Paso 5:''' Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"

File:Zoho006.jpg|'''Paso 6:''' Y debería quedar así.

File:Zoho007.jpg|'''Paso 7:''' Nos vamos al final y presionamos "SAVE".

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8:''' "Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:" El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8.1:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9:''' Restablecer la TFA para usuarios específicos. El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.1:''' Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.2:''' > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA.
Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10:''' "Generación de una contraseña específica de la aplicación" Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.1:''' Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.2:''' Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:Zoho013.jpg|'''Paso 13:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.

File:Zoho014.jpg|'''Paso 14:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

File:Zoho015.jpg|'''Paso 15:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

File:Zoho016.jpg|'''Paso 16:'''

File:Zoho017.jpg|'''Paso 17:'''

File:Zoho018.jpg|'''Paso 18:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''
</gallery>

{{clear}}

'''Nota:''' Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

<hr>

<includeonly>=</includeonly>=== Configuración para correos de dominio propio ===<includeonly>=</includeonly>

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

'''Nota:''' los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Pasos Básicos para todos los dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>

*1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
*2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
*3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
*4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
*5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
*6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Servidores de dominio propio
|-
!Dominio !! Servidor !! Puerto !! SSL
|-
|GoDaddy|| imap.secureserver.net || 993|| Si
|-
|Colombia Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Latinoamérica Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Blue Host|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Web comercial|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Dungee || mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Hostinger|| imap.hostinger.com || 993|| Si
|-
|Inmotion hosting|| secure249.inmotionhosting.com|| 993|| Si
|-
|Yandex || imap.yandex.com || 993|| Si
|-

|Edgeuno|| pop.edgeuno.mail || 993|| Si
|-
|Publicar webmail|| pop.dominio.com || 993|| Si
|}

 

<includeonly>=</includeonly>====Observaciones para dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.
[[Archivo:DVRP CONF CORREO DOM PROPIO 1.png|800px|miniaturadeimagen|centro]]
 

*En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en el portal===<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=5UzJJ2i0hV8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 1.png|Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 2.png|

File:DRVP CONF CORREO 3.png|Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.

File:DRVP CONF CORREO 4.png|Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:DRVP CONF CORREO 6.png|Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 7.png|Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

 
*Listado de servidores y puertos.
{| class="wikitable"
|-
!Correo !! Servidor !!Puerto
|-
|Gmail || imap.gmail.com ||993
|-
|Hotmail || Outlook.office365.com||993
|-
|Yahoo || export.imap.mail.yahoo.com ||993
|}
{{clear}}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica.===<includeonly>=</includeonly>

En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.

 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ooWMfiQNC5w|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Vincular proveedores e Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR-602.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Vincular proveedores y infodatos.''']]
La asociación de usuarios a proveedores y infodatos permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema. Para agilizar el proceso de gestión de documentos en la organización.
Esta función permite al usuario principal y a los usuarios administrador, asociar infodatos y proveedores a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
 
Ingrese en '''Menú-Configuraciones-Vincular proveedores y infodatos'''.
('''Ver Ver Figura 3''').
{{clear}}
'''Condiciones de vinculación para un usuario Administrador'''
* La opción se visualizará solo al tener el permiso activo.
* Los usuarios listados a vincular serán los que poseen un Rol inferior al Administrador; es decir, Avanzado y Básico.
* La vinculación a los usuarios Administrador será asignado por el usuario Principal (Root).
 

Al ingresar en la vinculación se listan todos usuarios, cada uno con sus acciones:
* Detalle.
* Configurar proveedores.
* Configurar infodatos.
('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR-603.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 4: Vincular proveedores y infodatos, Usuarios activos.''']]
{{clear}}

* '''Detalle''': Se listan los proveedores y infodatos vinculados al usuario seleccionado ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR-604.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 5: Detalle de la vinculación proveedor - infodatos al usuario seleccionado.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar proveedor====<includeonly>=</includeonly>
Esta función permite asignar a un usuario del sistema los proveedores de los cuales va a gestionar los documentos. De esta manera se están estableciendo condiciones de visualización de los documentos en la solución HKA Recepción.
Se puede configurar de la siguiente manera: al seleccionar configurar proveedores se listan los proveedores activos que tiene el receptor disponible para vincular con el usuario de sistema, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR-605.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 6: Lista de proveedores activos, disponibles para vincular.''']]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar infodatos====<includeonly>=</includeonly>
Se listan todos los valores activos correspondiente a los infodatos "Zona" y “Línea de negocio”, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios.
('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR-606.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 7: Lista de infodatos activos, disponibles para vincular.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios Interno==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR631.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios ('''Ver Figuras 9''').
{{clear}}

La pantalla dispone de:
* Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
* Filtro de búsqueda de forma alfabética.
* Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario.
('''Ver Figuras 10''').
[[Archivo:MUPR632.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
{{clear}}

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
* Perfil: Configuración de nombre y correo.
* Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
** Básico
** Avanzado
** Administrador
* Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
{{clear}}
'''Perfil'''
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
Al culminar presione siguiente ('''Ver Figura 11''').
[[Archivo:MUPR633.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 11: Perfil de usuario''']]
{{clear}}

'''Aplicación'''
Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR634.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta''']]
{{clear}}

'''Roles'''
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
* Administrador
* Avanzado
* Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
Para continuar presione Siguiente.
('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR635.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 13: Roles del usuario''']]
{{clear}}

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR636.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 14: Roles del usuario Múltiple''']]
{{clear}}

'''Permisos'''
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR637.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 15: Permisos disponibles al perfil''']]

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
* Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
* Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

{{clear}}
{| class="wikitable"
|-
! Permiso/Rol !!Administrador !! Avanzado !! Básico
|-
| Ver Proveedores || X || X || X
|-
| Enviar invitación || X || X ||
|-
| Enviar Invitación Masiva || X || X ||
|-
| Eliminar invitaciones || X || ||
|-
| Cambiar estatus de invitaciones || X || ||
|-
| Ver Estatus || X || X || X
|-
| Crear Estatus || X || ||
|-
| Editar estatus || X || ||
|-
| Eliminar estatus || X || ||
|-
| Ver Comprobantes || X || X || X
|-
| Ver Detalle || X || X || X
|-
| Subir Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Eliminar Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Gestión de Representación Gráfica || X || X || X
|-
| Verificar estatus || X || X || X
|-
| Subir documentos || X || X || X
|-
| Configuración de Anexos || X || ||
|-
| Configuración de Usuarios || X || ||
|-
| Usuarios || X || || X
|-
| Crear Usuarios || X || ||
|-
| Editar Usuarios || X || ||
|-
| Eliminar Usuarios|| X || ||
|-
| Editar Permisos Usuario || X || ||
|-
| Agregar Aplicación|| X || ||
|-
| Descargar archivos adjuntos || X || X ||
|-
| Editar anexos || X || X ||
|-
| Eliminar anexos || X || ||
|-
| Vincular Proveedores y Infodatos || X || ||
|-
| Cambio contraseña || X || X || X
|}

{{clear}}

'''Establecimiento'''
Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR638.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 16: Establecimiento''']]
{{clear}}

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR639.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 17: Registro Exitoso''']]

{{clear}}

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal ('''Ver Figura 18''').
[[Archivo:MUPR640.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 18: Nuevo usuario creado''']]

{{clear}}

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión ('''Ver Figura 19''').
[[Archivo:MUPR6311.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 19: Correo electrónico de registro usuario''']]
{{clear}}

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
* Detalle de usuario.
* Edición de usuario.
* Edición de permisos.
* Eliminar aplicación para el usuario.
* Agregar aplicación para el usuario.
* Inactivar usuario.
('''Ver Figura 20''').
[[Archivo:MUPR6312.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 20: Catálogo usuarios''']]
{{clear}}

'''Detalle de usuario'''
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 21''').
[[Archivo:MUPR6313.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 21: Detalle de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de usuario'''
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña ('''Ver Figura 22''').
[[Archivo:MUPR6314.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 22: Edición de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de permisos'''
Permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 23''').
[[Archivo:MUPR6315.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 23: Edición de permisos''']]
{{clear}}

'''Eliminar aplicación de usuario'''
Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola ('''Ver Figura 24''').
[[Archivo:MUPR6316.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 24: Eliminar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

'''Agregar aplicación de usuario'''
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. ('''Ver Figura 25''').
[[Archivo:MUPR6318.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 25: Agregar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal ('''Ver Figura 26''').
[[Archivo:MUPR6317.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 26: Inactivar Usuario''']]
{{clear}}

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T19:59:25Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ventana Principal|Ventana Principal]]
{{clear}}

Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T19:57:11Z

Fcorrea:

Archivo:MUPR- 501.jpg

2022-09-08T19:51:17Z

Fcorrea: Fcorrea subió una nueva versión de Archivo:MUPR- 501.jpg

Archivo subido con MsUpload

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T19:48:18Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos (Ver figura- 501).
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}

===== Subir documento XML=====
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Subir documentos XML.''']]
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 26'''):

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Subir documentos XML.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 27''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Subir documentos XML.''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 28''').
{{clear}}

===== Subir Representación gráfica=====
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Subir Representación gráfica''']]
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 30''').
 
'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 31''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 32''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Subir documentos.''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 33''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Filtrado de Documentos''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura- 521.1''').
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
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[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
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[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
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[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
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[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
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[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus.
('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Archivo:MUPR- 501.jpg

2022-09-08T19:47:52Z

Fcorrea: Fcorrea subió una nueva versión de Archivo:MUPR- 501.jpg

Archivo subido con MsUpload

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T19:40:39Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}

===== Subir documento XML=====
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Subir documentos XML.''']]
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 26'''):

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Subir documentos XML.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 27''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Subir documentos XML.''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 28''').
{{clear}}

===== Subir Representación gráfica=====
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Subir Representación gráfica''']]
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 30''').
 
'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
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[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 31''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 32''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Subir documentos.''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 33''').
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<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Filtrado de Documentos''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura- 521.1''').
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus.
('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T19:30:03Z

Fcorrea: /* Subir Representación gráfica */

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}

===== Subir documento XML=====
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Subir documentos XML.''']]
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 26'''):

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Subir documentos XML.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 27''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Subir documentos XML.''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 28''').
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===== Subir Representación gráfica=====
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Subir Representación gráfica''']]
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 30''').
 
'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 31''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 32''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Subir documentos.''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 33''').
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T19:22:18Z

Fcorrea: /* Subir Representación gráfica */

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
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[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
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===== Subir documento XML=====
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Subir documentos XML.''']]
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 26'''):

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Subir documentos XML.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 27''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Subir documentos XML.''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 28''').
{{clear}}

===== Subir Representación gráfica=====
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Subir Representación gráfica''']]
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 30''').
 
'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 31''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 32''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Subir documentos.''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 33''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Enviados==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 34: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 34''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 35: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 35''').
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 36: Documentos Pendientes''']]
Al ingresar, la primera pantalla es la de documentos Pendientes, se listan los documentos cargados en los últimos 7 días que tengan algún estatus de gestión (radicado, entregado, otro, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por aceptado o rechazado. ('''Ver figura- 36''').
 

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos:
* Estatus de documento: Pendiente, Aceptados, Rechazados, Errados
* Tipo de Documento: Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores invitados.
* Fecha de Rango de Recpción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor de infodatos: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.
 
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 37: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 37''').
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'''Descripción de estatus de documentos'''

* '''Documentos Pendientes''': Son los documentos cargados con y tienen estatus de gestión (otro, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por aceptado o rechazado..

* '''Documentos Aceptados''': Son todos los documentos Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación algún estatus del catálogo u otro de los estándar el portal.

* '''Documentos Rechazados''': Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Errados''': Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos.

[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 38: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle.
('''Ver figura- 38''').
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
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[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
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[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
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[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T19:19:42Z

Fcorrea: /* Subir documento XML */

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
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[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
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[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
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===== Subir documento XML=====
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Subir documentos XML.''']]
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 26'''):

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Subir documentos XML.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 27''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Subir documentos XML.''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 28''').
{{clear}}

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').

'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Filtrado de Documentos''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura- 521.1''').
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T19:14:53Z

Fcorrea: /* Infodatos */

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}

===== Subir documento XML=====
El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura- 508''').
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 509: Subir documento XML''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los infodatos.
('''Ver figura- 509''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 510: Subir documento XML''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. ('''Ver figura- 510''').
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[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 512: Subir Representación gráfica''']]
===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').

'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
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<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Filtrado de Documentos''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura- 521.1''').
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
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[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
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[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
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[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T19:11:46Z

Fcorrea: /* Infodato */

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodatos =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
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[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.

[[Archivo:MUPR- 749.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Subir documentos XML.''']]
En Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 26'''):

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Subir documentos XML.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 27''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Subir documentos XML.''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 28''').
{{clear}}

===== Subir documento XML=====
El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura- 508''').
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 509: Subir documento XML''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los infodatos.
('''Ver figura- 509''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 510: Subir documento XML''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. ('''Ver figura- 510''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 512: Subir Representación gráfica''']]
===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').

'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Filtrado de Documentos''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura- 521.1''').
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
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[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
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[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
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[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
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[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T16:43:00Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Subir comprobantes electrónicos Usuario Proveedor|Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Documentos Enviados|Comprobantes cargados]]
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Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T16:40:30Z

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[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
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# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
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# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
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# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Documentos Enviados|Comprobantes cargados]]
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Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T16:38:38Z

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<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

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<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
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# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
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# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
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# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
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## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
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# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
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# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Subir comprobantes electrónicos Usuario Proveedor|Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Documentos Enviados|Comprobantes cargados]]
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Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T16:37:36Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quíen va dirigido?|¿A quién va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.|Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Asociación de infodatos|Asociación de infodatos]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Subir comprobantes electrónicos Usuario Proveedor|Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Documentos Enviados|Comprobantes cargados]]
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Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T16:37:04Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Proveedores==<includeonly>=</includeonly>
Para la recepción de comprobantes electrónicos, la plataforma The Factory HKA - DRecepción permite al usuario receptor invitar y activar proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes.

[[Archivo:MUPR411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 1: Catálogo de proveedores''']]
Para acceder al catálogo de proveedores. Ir a '''Catálogos →Proveedores.''' ('''Ver Figura 1''').
En esta pantalla se listarán todos los proveedores que confirmen la invitación enviada, se disponen de los datos de cada proveedor:
* Tipo de cliente: Tipo de persona Natural o Jurídica.
* Razón social: Razón social del proveedor.
* Tipo documento: Tipo de documento del proveedor, (NIT, Registro civil, Cédula extranjera, etc..).
* Número de documento: Número de documento identificador del cliente.
* Estatus: Activo o Inactivo.
* Detalle: Detalle de los datos de la invitación.
* Eliminar invitación: Elimina eliminar invitación.
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'''nota''': las acciones desactivar estatus y eliminar la invitación, se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador con los permisos activos '''Cambiar estatus de invitaciones''' y '''Eliminar invitaciones''' correspondientemente. El botón de '''Enviar invitación''' se dispone para los usuarios receptor con Rol Administrador y Avanzado con el permiso activo de '''Enviar invitación'''.
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[[Archivo:MUPR412.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 2: Invitaciones Proveedores''']]
Para visualizar las invitaciones enviadas en el catálogo Proveedores, presione '''Invitaciones''' se listarán todas las invitaciones realizadas con los datos:
* Razón social:razón social del proveedor.
* Correo: Correo electrónico del proveedor invitado.
* Estatus: Estatus de la invitación.
* Correo (reenviar correo)
* Detalle: Se muestra el detalle de los datos del proveedor
* Eliminar invitación: elimina la invitación enviada.
('''Ver Figura 2''').
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[[Archivo:MUPR413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Ruta para acceder a la gestión de invitaciones (Individual, Masiva).''']]
En esta sección puede seleccionar uno de los modos de invitación, Individual para invitaciones de proveedores uno a uno o Masiva para enviar a una lista de proveedores.

'''nota:''' Actualmente la Invitación Masiva se encuentra en periodo de desarrollo. ('''Ver Figura 3''').
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[[Archivo:MUPR414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 4: Formulario de registro individual de proveedores''']]
<includeonly>=</includeonly>===Invitación Individual===<includeonly>=</includeonly>
Para enviar una nueva invitación presione Enviar invitación, complete los datos según el tipo de persona, presiona enviar para el correspondiente envío de la invitación vía correo electrónico para confirmar la misma. ('''Ver Figura 4''').
{| class="wikitable"
|-
! Campo !! Persona Natural !! Persona Jurídica
|-
| Primer nombre || 3 - 30 Caracteres alfabético ||
|-
| Apellido || 3 - 30 Caracteres alfabético||
|-
| Razón Social || || 3 - 100 Caracteres alfanumérico
|-
| Correo || correo válido || correo válido
|-
| Comentario || máximo de 200 caracteres alfanumérico || máximo de 200 caracteres alfanumérico
|}
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Una vez enviada la invitación esta se registra en el listado con estatus pendiente y se actualizara a aceptada una vez que el proveedor confirme la invitación enviada a su correo electrónico y complete el registro para la activación de su cuenta. ('''Ver Figura 6''').
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En la opción de correo se muestra con una carta de correo electrónico para reenviar el correo de invitación en caso que al proveedor no le llegue la invitación, este reenvío será al mismo correo ingresado en la invitación, si se requiere enviar a otro correo la invitación debe ser eliminada y realizar una nueva con el nuevo correo.
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[[Archivo:MUPR415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 5: Formulario de registro masivo de proveedores''']]
<includeonly>=</includeonly>===Invitación Masiva===<includeonly>=</includeonly>
Esta funcionalidad permite enviar invitaciones a múltiples proveedores (máximo cien por cada operación). Cada proveedor invitado deberá completar el formulario de registro mediante enlace enviado al correo ('''Ver Figura 5''').
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[[Archivo:MUPR416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 6: Listado de invitaciones a proveedores''']]
Al realizar el envío de las invitaciones, se reflejarán en el portal con el estatus pendiente y se actualizaran como aceptada una vez que cada proveedor confirma la invitación, complete el registro para la activación de su cuenta ('''Ver Figura 6''').
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'''nota:''' las invitaciones que permanezcan como pendientes los proveedores correspondiente no se visualizarán en el catálogo ni podrán subir comprobantes electrónicos. Si el usuario Receptor desea eliminar la invitación, la dejará sin efecto.
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<includeonly>=</includeonly>==Estatus==<includeonly>=</includeonly>
En este catálogo se permite agregar un máximo de 20 estatus personalizados que manejará la empresa para la gestión y control de los documentos.
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[[Archivo:MUPR420.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 7: Catálogo Estatus''']]
Para agregar nuevos estatus debe ser con un usuario Rol Administrador que disponga con el permiso activo de '''Crear Estatus'''.
El portal dispone de 10 estatus estándar que se deben tener en cuenta para no afectar el proceso y no repetir los nombre.
Ir a Catálogos → Estatus. ('''Ver Figura 7''').

{| class="wikitable"
|-
! Estatus estandar
|-
| Radicado
|-
| Entregado
|-
| Recibido
|-
| En verificación
|-
| En verificación por Emisor
|-
| Otro
|-
| Aceptado
|-
| Proceso de pago
|-
| Pagado
|-
| Rechazado
|}
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[[Archivo:MUPR421.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 8: Agregar Estatus''']]
Para agregar un nuevo estatus presione Agregar estatus. Se mostrara un formulario el cual debe diligenciar con la información de su estatus personalizado:
('''Ver Figura 8''').
* Nombre: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
* Descripción: valor alfanumérico con un Máx. de 50 caracteres
* Orden: Valor numérico menor o igual a 999
* Código: Valor numérico menor o igual a 999
por selección tiene las opciones Visible al proveedor, Notificación (al proveedor) y observación que permiten visualizar, notificar e incluir observaciones al proveedor.

Ejemplo de estatus personalizados:
* Proceso
* Administración
* Contabilidad

[[Archivo:MUPR422.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Ventana de Verificación para cambio de estatus
del documento en Gestión del documento''']]
En la gestión de cada comprobante Pendiente o Aceptado, podrá hacerse uso de los estatus configurados.
('''Ver Figura 9''').
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<includeonly>=</includeonly>==Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
Los infodatos son un grupo de datos que puedes tener valores adicionales útil para complementar información a los documentos electrónicos. La asociación de infodatos no son obligatorios para la carga de los documentos electrónicos, sin embargo la empresa receptora tiene la opción de configurar infodatos obligatorios y opcionales para la gestión y control de sus documentos.
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[[Archivo:MUPR451.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Catálogo infodatos''']]
El catálogo infodatos dispone de 23 infodatos para ser configurado, esta funcionalidad la tendrá disponible el usuario principal Receptor y usuarios con Rol Administrador, los usuarios con rol Básico y Avanzado tendrán el modo solo consulta.
 
Para ingresar al catálogo Ir al Menú inicial- Catálogo - Infodatos. ('''Ver Figura 27''').
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En esta pantalla se listaran todos los infodatos que tenga asociado la cuenta con la información:
* Nombre propio: Se describe el nombre propio ingresado por el usuario receptor para identificar el infodatos.
* Listable: Se describe (SI - NO) si el infodato es listable o no listable para identificar si contiene varios valores.
* Requerido: Se describe (SI - NO), identifica el infodato como obligatorio.
* Acciones: Editar Infodato, es la acción de modificar la configuración del infodatos, activar o desactivar como Requerido, cambiar nombre, agregar nuevo valor y activar o desactivar valores. ('''Ver Figura 28''').
[[Archivo:MUPR452.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Catálogo infodatos''']]
Para asociar un nuevo infodatos, presiones '''Asociar Infodatos'''.
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[[Archivo:MUPR453.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 29: Infodatos disponibles''']]
El portal presentará lista de 23 infodatos estándar de tipo listables y no listables que permitirá configurar según las necesidades de la empresa, estos
formarán parte de la validación en la radicación de documentos. ('''Ver Figura 29''').
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A continuación se muestra la lista de los infodatos con la referencia de tipo de datos y cantidades que debe tener en cuenta al momento de asociar.
{| class="wikitable"
|-
! Código Infodatos!! Nombre Genérico !! Nombre Propio !! Tipo listable !! Valor
|-
| 1 || Sucursal || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
|-
| 2 || Unidad de Costo|| alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
|-
| 3 || Línea de Negocio || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
|-
| 4 || Región|| alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
|-
| 5 || Ubicación Geográfica|| alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
|-
| 6 || IntegerCustom1 || alfanumérico, 1..80 || No || numéricos enteros, 1..16
|-
| 7 || RealCustom1|| alfanumérico, 1..80 || No || numérico con decimales, 1..10p(4)
|-
| 8 || DateCustom1|| alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD
|-
| 9 || DateTimeCustom1|| alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD HH:MM:SS
|-
| 10|| StringCustom1 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
|-
| 11 || StringCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
|-
| 12 || StringCustom3 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
|-
| 13 || StringCustom4 || alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
|-
| 14 || StringCustom5|| alfanumérico, 1..80 || No || alfanumérico, 1..N
|-
| 15 || StringListedCustom1 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
|-
| 16 || StringListedCustom2 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
|-
| 17 || StringListedCustom3 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
|-
| 18 || StringListedCustom4 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
|-
| 19 || StringListedCustom5 || alfanumérico, 1..80 || Si || alfanumérico, 1..80
|-
| 20 || IntegerCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || numéricos enteros, 1..16
|-
| 21 || RealCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || numérico con decimales, 1..10p(4)
|-
| 22 || DateCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD
|-
| 23 || DateTimeCustom2 || alfanumérico, 1..80 || No || AAAA-MM-DD HH:MM:SS
|-
|}

[[Archivo:MUPR454.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Catálogo infodatos''']]
Para configurar los infodatos, presionar la acción Asociar que se encuentra en el lateral derecho de
cada infodato requerido. ('''Ver Figura 30''').
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[[Archivo:MUPR455.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Asociar infodato''']]
Al asociar infodatos tipo lista se presenta la pantalla con los campos fijos (Código Infodatos, Nombre
Genérico) y campos disponibles para la configuración (Nombre Propio, Requerido) donde en Nombre
Propio es el nombre asignado por el usuario y el check de requerido que indicará si el infodato es
obligatorio, adicional se debe agregar un valor propio en el campo Valor1 que se activa presionando el
botón con el signo (+) permitiendo así crear la lista del mismo infodato con diferentes valores, cada
infodato puede conFigurarse de forma activo e inactivo indicándolo con el check. ('''Ver Figura 31''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR456.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Asociar infodato''']]
La asociación de infodatos que no son listable tendrá disponible la conFiguración de Nombre propio y
activación si es requerido, el valor será indicado en la funcionalidad Comprobante- Subir documentos-
Infodatos, ya es donde solicita el valor correspondiente. ('''Ver Figura 32''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR457.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Infodatos Asociados''']]
Por cada asociación de infodatos, el portal mostrará la lista de los mismos configurados al receptor donde
estarán disponible con la acción Editar en caso de requerir cambios o agregar nuevo valor a los infodatos
tipo lista. ('''Ver Figura 33''')
{{clear}}

Todos los infodatos activos listable o no listable estarán disponible en la funcionalidad Comprobantes-
Subir documentos - Infodatos para ser radicado junto un documento XML que se requiera.
{{clear}}
'''nota''': los infodatos marcados como requeridos, será de selección obligatoria para la carga del documento electrónico.
{{clear}}

Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T16:27:14Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Registro==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 700.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 1: Invitación al proveedor (1) Individual o (2) masiva''']]
El proveedor dispondrá del portal para radicar documentos electrónicos, representaciones gráficas y anexos emitidos no solo por '''The Factory HKA''', sino por cualquier proveedor tecnológico de facturación electrónica.
Un proveedor recibe por parte del cliente Receptor la invitación por medio de un correo electrónico que contiene:
* La razón social del Receptor que envía la invitación.
* Información social de su empresa como proveedor:
** Tipo persona.
** Razón social.
** Tipo de identificación.
**Número de identificación.
* Enlace para confirmar invitación.
('''Ver Figura 1''').
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[[Archivo:MUPR- 701.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 2: Formulario de registro de proveedor''']]
Si el usuario Proveedor es interno (emite documentos con The Factory HKA) y ya se encuentra registrado, solo debe confirmar la invitación y el portal le indicará la confirmación exitosa. ('''Ver Figura 2''').
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[[Archivo:MUPR- 701.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Formulario de registro de proveedor''']]
Si el usuario Proveedor es externo (no emite documentos con The Factory HKA) debe confirmar la invitación y registrarse en el portal como Proveedor, el formulario de registro cargará los datos, confirme y presione Registrar, ('''Ver Figura 3''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 702.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 4: Mensaje de confirmación de registro''']]
Se genera un mensaje que indicará que se ha enviado un correo para confirmar su cuenta. ('''Ver Figura 4''').
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[[Archivo:MUPR- 703.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 5: Correo de Confirmación''']]
En el nuevo correo recibirá una contraseña temporal, presione “Confirmar cuenta”, posteriormente el portal le indicará la confirmación exitosa para ingresar. ('''Ver Figura 5''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Ingreso al Sistema==<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>===Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Externo===<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 721.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 6: Ingreso al portal.''']]
Para el ingreso del Proveedor externo (no emite documentos con The Factory HKA) por primera vez, debe ingresar con la contraseña temporal recibida en su correo. ('''Ver Figura 6''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 722.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 7: Actualizar Contraseña.''']]
Al ingresar al portal el sistema le solicitará actualizar su contraseña. ('''Ver Figura 7''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 723.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 8: Cambio de Contraseña.''']]
Posteriormente al mensaje tendrá el formulario de cambio contraseñara donde debe ingresar la contraseña actual y la nueva confirmando la misma cumpliendo las normas de seguridad de contraseña ('''Ver Figura 8''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 724.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Contraseña actualizada.''']]
El portal indicará la actualización de la contraseña de forma exitosa ('''Ver Figura 9''').
Debe ingresar nuevamente al portal con la nueva contraseña.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 725.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 10: Datos fiscales.''']]
Si es la primera vez, luego del registro y cambio de contraseña debe completar los datos fiscales en el sistema para una radicación exitosa de los documentos ('''Ver Figura 10''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 726.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 11: Confirmación de Datos fiscales.''']]
Al actualizar sus datos fiscales se indicara por un mensaje los cambios exitosos ('''Ver Figura 11''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 727.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 12: Términos y condiciones.''']]
El portal le indicará los Términos y condiciones del sistema, estos los debe aceptar y guardar ('''Ver Figura 12''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 728.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 13: Bienvenida al portal.''']]
Posteriormente se mostrará la pantalla de Bienvenida, debe cerrar el mensaje y ya se encuentra listo para el uso del portal ('''Ver Figura 13''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 729.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 14: Lista de empresas receptoras.''']]
En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos ('''Ver Figura 14''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Interno===<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 731.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 15: Ingreso al portal usuario ya registrado.''']]
Para el ingreso del Proveedor interno (emite documentos con The Factory HKA) ingrese con el correo y contraseña actual del portal Emisión, seleccione la opción '''Proveedor''' en el campo '''Portal''' ('''Ver Figura 15''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 732.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 16: Listado de empresas receptoras.''']]
En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos ('''Ver Figura 16''').
{{clear}}

'''nota''': solo es posible seleccionar una empresa receptora a la vez, con la finalidad de identificar y validar los datos tanto del Proveedor como del Receptor.
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Ventana Principal==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 733.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 17: Ventana Principal del portal Proveedor.''']]
La página de inicio del portal DProveedor, se compone de tres bloques.

* Menú principal: Donde podrá encontrar los principales menús del sistema.
* Información de usuario proveedor: Una visual rápida de la información del Proveedor.
* Razón social del receptor: Una visual rápida de la información del receptor seleccionado para cargar o consultar documentos.
* Botones de acceso directos: Acceso directos a las funciones.
** Subir documentos: permite ir directamente a la pantalla se subir documentos al receptor.
** Documentos enviados: se visualizan los documentos cargados.
** Cambiar Receptor: disponible para cambiar de receptor.
** Mi cuenta: Una visual de la información fiscal.
('''Ver Figura 17''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 734.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 17.1: Ventana Principal del portal Proveedor.''']]
El menú principal ubicado al lado izquierdo de la pantalla, está compuesto por los siguientes elementos:

* Inicio: Este elemento lo llevara siempre a la pantalla inicial
* Comprobantes: Contiene los menús de consulta y subir comprobantes al sistemas:
** Compromante
** Subir documentos
* Soporte: Enlace de la Wiki para la consulta del manual del sistema.
('''Ver Figura 17.1''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Subir comprobantes electrónicos Usuario Proveedor===<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 742.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 19: Acceso directo y Menú inicio de Subir documentos.''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes ('''Ver Figura 19''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 743.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 20: Asistente para subir documentos.''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodato''': Permite seleccionar infodatos el documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.
('''Ver Figura 20''').
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21: Selección infodatos.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 21''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 21.1: Selección valor de infodatos.''']]
En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 21.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 745.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 22: Selección valor de infodatos.''']]
Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar
('''Ver Figura 22''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 746.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 23: Selección infodatos.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 23''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 24: Selección infodatos.''']]
Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 24''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.1: Agregar infodatos''']]
Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 24.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 24.2: Agregar infodatos''']]
No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente.
('''Ver figura- 24.2''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 748.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 25: Selección infodatos.''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 25''').
{{clear}}
'''nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.

[[Archivo:MUPR- 749.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 26: Subir documentos XML.''']]
En Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 26'''):

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 27: Subir documentos XML.''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 27''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 28: Subir documentos XML.''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 28''').
{{clear}}

===== Representación gráfica =====
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 30: Subir Representación gráfica''']]
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 30''').
 
'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 31: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 31''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 32: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 32''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 33: Subir documentos.''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 33''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Enviados==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 34: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 34''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 35: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 35''').
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 36: Documentos Pendientes''']]
Al ingresar, la primera pantalla es la de documentos Pendientes, se listan los documentos cargados en los últimos 7 días que tengan algún estatus de gestión (radicado, entregado, otro, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por aceptado o rechazado. ('''Ver figura- 36''').
 

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos:
* Estatus de documento: Pendiente, Aceptados, Rechazados, Errados
* Tipo de Documento: Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores invitados.
* Fecha de Rango de Recpción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor de infodatos: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.
 
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 37: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 37''').
{{clear}}

'''Descripción de estatus de documentos'''

* '''Documentos Pendientes''': Son los documentos cargados con y tienen estatus de gestión (otro, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por aceptado o rechazado..

* '''Documentos Aceptados''': Son todos los documentos Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación algún estatus del catálogo u otro de los estándar el portal.

* '''Documentos Rechazados''': Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Errados''': Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos.

[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 38: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle.
('''Ver figura- 38''').
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 39: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 39''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 40: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 40''').
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 41: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 41''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 42: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 42''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 43: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 43''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 44: Detalle del documento - Actualizar Infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 44''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 45: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus.
('''Ver figura- 45''').
{{clear}}

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T16:22:45Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quíen va dirigido?|¿A quién va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.|Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Asociación de metadatos|Asociación de metadatos]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Subir comprobantes electrónicos Usuario Proveedor|Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Documentos Enviados|Comprobantes cargados]]
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Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T16:20:45Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quíen va dirigido?|¿A quién va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.|Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Asociación de metadatos|Asociación de metadatos]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ventana Principal|Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Documentos Enviados|Comprobantes cargados]]
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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T16:17:06Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo. ('''Ver figura- 502''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 503.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503: Selección de infodato.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales. ('''Ver figura- 503''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 503.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503_1: Selección de infodato.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como requeridos, la selección de los mismos es opcional. ('''Ver figura- 503.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 504.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 504: Selección de valor de infodato''']]
Si el infodato es de tipo lista se listaran todos los valores en el campo Valor Infodatos ('''Ver figura- 504''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 505.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 505: Agregar infodato''']]
Ya seleccionado el infodato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 505''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 506.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 506: Selección infodato tipo valor''']]
Si el infodato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver figura- 506''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 507.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 507: Infodatos seleccionados''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML ('''Ver figura- 507''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 508.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 508: Subir documento XML''']]
===== Subir documento XML=====
El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura- 508''').
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 509: Subir documento XML''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los infodatos.
('''Ver figura- 509''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 510: Subir documento XML''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. ('''Ver figura- 510''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 512: Subir Representación gráfica''']]
===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').

'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Filtrado de Documentos''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura- 521.1''').
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

{{clear}}

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T16:15:43Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo. ('''Ver figura- 502''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 503.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503: Selección de infodato.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales. ('''Ver figura- 503''').
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[[Archivo:MUPR- 503.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503_1: Selección de infodato.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como requeridos, la selección de los mismos es opcional. ('''Ver figura- 503.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 504.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 504: Selección de valor de infodato''']]
Si el infodato es de tipo lista se listaran todos los valores en el campo Valor Infodatos ('''Ver figura- 504''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 505.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 505: Agregar infodato''']]
Ya seleccionado el infodato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 505''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 506.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 506: Selección infodato tipo valor''']]
Si el infodato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver figura- 506''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 507.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 507: Infodatos seleccionados''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML ('''Ver figura- 507''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 508.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 508: Subir documento XML''']]
===== Subir documento XML=====
El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura- 508''').
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 509: Subir documento XML''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los infodatos.
('''Ver figura- 509''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 510: Subir documento XML''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. ('''Ver figura- 510''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 512: Subir Representación gráfica''']]
===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').

'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Documentos Pendientes''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura- 521.1''').
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
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[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
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[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T16:13:37Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
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[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo. ('''Ver figura- 502''').
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[[Archivo:MUPR- 503.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503: Selección de infodato.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales. ('''Ver figura- 503''').
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[[Archivo:MUPR- 503.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503_1: Selección de infodato.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como requeridos, la selección de los mismos es opcional. ('''Ver figura- 503.1''').
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[[Archivo:MUPR- 504.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 504: Selección de valor de infodato''']]
Si el infodato es de tipo lista se listaran todos los valores en el campo Valor Infodatos ('''Ver figura- 504''').
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[[Archivo:MUPR- 505.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 505: Agregar infodato''']]
Ya seleccionado el infodato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 505''').
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[[Archivo:MUPR- 506.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 506: Selección infodato tipo valor''']]
Si el infodato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver figura- 506''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 507.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 507: Infodatos seleccionados''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML ('''Ver figura- 507''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 508.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 508: Subir documento XML''']]
===== Subir documento XML=====
El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura- 508''').
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 509: Subir documento XML''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los infodatos.
('''Ver figura- 509''').
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[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 510: Subir documento XML''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. ('''Ver figura- 510''').
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[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 512: Subir Representación gráfica''']]
===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').

'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
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[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
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<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
 
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Documentos Pendientes''']]
El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos:
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.('''Ver figura- 521.1''').

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
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==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
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[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
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[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
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[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
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[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
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[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T16:10:53Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo. ('''Ver figura- 502''').
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[[Archivo:MUPR- 503.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503: Selección de infodato.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales. ('''Ver figura- 503''').
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[[Archivo:MUPR- 503.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503_1: Selección de infodato.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como requeridos, la selección de los mismos es opcional. ('''Ver figura- 503.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 504.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 504: Selección de valor de infodato''']]
Si el infodato es de tipo lista se listaran todos los valores en el campo Valor Infodatos ('''Ver figura- 504''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 505.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 505: Agregar infodato''']]
Ya seleccionado el infodato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 505''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 506.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 506: Selección infodato tipo valor''']]
Si el infodato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver figura- 506''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 507.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 507: Infodatos seleccionados''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML ('''Ver figura- 507''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 508.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 508: Subir documento XML''']]
===== Subir documento XML=====
El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura- 508''').
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 509: Subir documento XML''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los infodatos.
('''Ver figura- 509''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 510: Subir documento XML''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. ('''Ver figura- 510''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 512: Subir Representación gráfica''']]
===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').

'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
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[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
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[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
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<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
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[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Documentos Pendientes''']]
Al ingresar, la primera pantalla es la de documentos Pendientes, se listan los documentos cargados en los últimos 7 días que posean algún estatus (radicado, entregado, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por estatus aceptado o rechazado. ('''Ver figura- 521.1''').
 

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos:
* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

{{clear}}

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T15:52:06Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quíen va dirigido?|¿A quién va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.|Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Asociación de metadatos|Asociación de metadatos]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Usuario Proveedor|Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor|Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor|Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Comprobantes cargados|Comprobantes cargados]]
{{clear}}

Configuración - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T15:51:41Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Configuración de correo==<includeonly>=</includeonly>
'''Requisitos previos'''
*Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada
(véase enlace de manual de configuración interna de correo)

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=IPz5k2pY1tA|width=660|height=415}} 
</div>

<includeonly>=</includeonly>===Configuración interna de correo===<includeonly>=</includeonly>

Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Gmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=hn8k1VcRpQ8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 1.png|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo y seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "Ver todos los ajustes".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 2.png|'''Paso 2:''' Una vez se encuentre en el menú de configuración debe hacer clic en la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP." y En el apartado "Acceso IMAP", selecciona Habilitar IMAP, cuando haya realizado este proceso puede seleccionar la opción de "Guardar Cambios".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 3.png|'''Paso 3:''' Es posible que su cuenta Gmail Bloquee el acceso a la aplicación y le llegue un correo con una notificación.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 4.png|'''Paso 4:''' De clic en el ícono de su cuenta de Correo Gmail, se expandirá una vista como la mostrada. Luego debe seleccionar "Gestionar tu cuenta de Google".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 5.png|'''Paso 5:''' Al acceder a configuración de cuenta, en el menú lateral izquierdo seleccione “Seguridad”, Luego navegue entre las diversas configuraciones hasta encontrar "iniciar sesión en Google" y haga clic en "Verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 6.png|'''Paso 6:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 7.png|'''Paso 7:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 8.png|'''Paso 8:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 9.png|'''Paso 9:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 10.png|'''Paso 10:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 11.png|'''Paso 11:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

 

En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 13.png|'''Paso 1:''' En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 14.png|'''Paso 2:''' Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

</gallery>

 

Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Hotmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Hotmail para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=GNhXiqIyEsI|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 1.png|Paso 1: Debe seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "ver toda la configuración de Outlook".

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 2.png|Paso 2: En el menú lateral izquierdo en "Correo", seleccione "Sincronizar correo electrónico", luego en "POP e IMAP" elija SI en "Permitir que los Dispositivos y Aplicaciones Usen POP", luego deben hacer clic en el botón "Guardar".

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Office 365====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 3.png|Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Yahoo====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 1.png|Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 2.png|Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 3.png|Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 4.png|Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 5.png|Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 6.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Zoho====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Zoho para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho001.jpg|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo.

File:Zoho002.jpg|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de "Configuración".

File:Zoho003.jpg|'''Paso 3:''' Dirijase a la opción "Mail accounts".

File:Zoho004.jpg|'''Paso 4:''' Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"

File:Zoho005.jpg|'''Paso 5:''' Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"

File:Zoho006.jpg|'''Paso 6:''' Y debería quedar así.

File:Zoho007.jpg|'''Paso 7:''' Nos vamos al final y presionamos "SAVE".
</gallery>
"Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:"
El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.
 
[[Archivo:Zoho008.jpg|center|650px|Paso 9:Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail]]
'''Paso 8:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.
 
Restablecer la TFA para usuarios específicos
El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA. Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos:
 
[[Archivo:Zoho009.jpg|center|650px|Paso 9:Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail]]
'''Paso 9:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA.
Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.
 
"Generación de una contraseña específica de la aplicación"
Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync. Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10:''' Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:Zoho013.jpg|'''Paso 13:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.

File:Zoho014.jpg|'''Paso 14:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

File:Zoho015.jpg|'''Paso 15:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

File:Zoho016.jpg|'''Paso 16:'''

File:Zoho017.jpg|'''Paso 17:'''

File:Zoho018.jpg|'''Paso 18:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''
</gallery>

{{clear}}

'''Nota:''' Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

<hr>

<includeonly>=</includeonly>=== Configuración para correos de dominio propio ===<includeonly>=</includeonly>

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

'''Nota:''' los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Pasos Básicos para todos los dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>

*1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
*2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
*3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
*4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
*5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
*6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Servidores de dominio propio
|-
!Dominio !! Servidor !! Puerto !! SSL
|-
|GoDaddy|| imap.secureserver.net || 993|| Si
|-
|Colombia Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Latinoamérica Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Blue Host|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Web comercial|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Dungee || mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Hostinger|| imap.hostinger.com || 993|| Si
|-
|Inmotion hosting|| secure249.inmotionhosting.com|| 993|| Si
|-
|Yandex || imap.yandex.com || 993|| Si
|-

|Edgeuno|| pop.edgeuno.mail || 993|| Si
|-
|Publicar webmail|| pop.dominio.com || 993|| Si
|}

 

<includeonly>=</includeonly>====Observaciones para dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.
[[Archivo:DVRP CONF CORREO DOM PROPIO 1.png|800px|miniaturadeimagen|centro]]
 

*En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en el portal===<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=5UzJJ2i0hV8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 1.png|Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 2.png|

File:DRVP CONF CORREO 3.png|Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.

File:DRVP CONF CORREO 4.png|Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:DRVP CONF CORREO 6.png|Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 7.png|Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

 
*Listado de servidores y puertos.
{| class="wikitable"
|-
!Correo !! Servidor !!Puerto
|-
|Gmail || imap.gmail.com ||993
|-
|Hotmail || Outlook.office365.com||993
|-
|Yahoo || export.imap.mail.yahoo.com ||993
|}
{{clear}}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica.===<includeonly>=</includeonly>

En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.

 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ooWMfiQNC5w|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Vincular proveedores e Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR-602.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Vincular proveedores y infodatos.''']]
La asociación de usuarios a proveedores y infodatos permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema. Para agilizar el proceso de gestión de documentos en la organización.
Esta función permite al usuario principal y a los usuarios administrador, asociar infodatos y proveedores a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
 
Ingrese en '''Menú-Configuraciones-Vincular proveedores y infodatos'''.
('''Ver Ver Figura 3''').
{{clear}}
'''Condiciones de vinculación para un usuario Administrador'''
* La opción se visualizará solo al tener el permiso activo.
* Los usuarios listados a vincular serán los que poseen un Rol inferior al Administrador; es decir, Avanzado y Básico.
* La vinculación a los usuarios Administrador será asignado por el usuario Principal (Root).
 

Al ingresar en la vinculación se listan todos usuarios, cada uno con sus acciones:
* Detalle.
* Configurar proveedores.
* Configurar infodatos.
('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR-603.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 4: Vincular proveedores y infodatos, Usuarios activos.''']]
{{clear}}

* '''Detalle''': Se listan los proveedores y infodatos vinculados al usuario seleccionado ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR-604.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 5: Detalle de la vinculación proveedor - infodatos al usuario seleccionado.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar proveedor====<includeonly>=</includeonly>
Esta función permite asignar a un usuario del sistema los proveedores de los cuales va a gestionar los documentos. De esta manera se están estableciendo condiciones de visualización de los documentos en la solución HKA Recepción.
Se puede configurar de la siguiente manera: al seleccionar configurar proveedores se listan los proveedores activos que tiene el receptor disponible para vincular con el usuario de sistema, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR-605.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 6: Lista de proveedores activos, disponibles para vincular.''']]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar infodatos====<includeonly>=</includeonly>
Se listan todos los valores activos correspondiente a los infodatos "Zona" y “Línea de negocio”, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios.
('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR-606.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 7: Lista de infodatos activos, disponibles para vincular.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios Interno==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR631.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios ('''Ver Figuras 9''').
{{clear}}

La pantalla dispone de:
* Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
* Filtro de búsqueda de forma alfabética.
* Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario.
('''Ver Figuras 10''').
[[Archivo:MUPR632.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
{{clear}}

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
* Perfil: Configuración de nombre y correo.
* Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
** Básico
** Avanzado
** Administrador
* Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
{{clear}}
'''Perfil'''
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
Al culminar presione siguiente ('''Ver Figura 11''').
[[Archivo:MUPR633.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 11: Perfil de usuario''']]
{{clear}}

'''Aplicación'''
Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR634.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta''']]
{{clear}}

'''Roles'''
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
* Administrador
* Avanzado
* Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
Para continuar presione Siguiente.
('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR635.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 13: Roles del usuario''']]
{{clear}}

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR636.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 14: Roles del usuario Múltiple''']]
{{clear}}

'''Permisos'''
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR637.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 15: Permisos disponibles al perfil''']]

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
* Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
* Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

{{clear}}
{| class="wikitable"
|-
! Permiso/Rol !!Administrador !! Avanzado !! Básico
|-
| Ver Proveedores || X || X || X
|-
| Enviar invitación || X || X ||
|-
| Enviar Invitación Masiva || X || X ||
|-
| Eliminar invitaciones || X || ||
|-
| Cambiar estatus de invitaciones || X || ||
|-
| Ver Estatus || X || X || X
|-
| Crear Estatus || X || ||
|-
| Editar estatus || X || ||
|-
| Eliminar estatus || X || ||
|-
| Ver Comprobantes || X || X || X
|-
| Ver Detalle || X || X || X
|-
| Subir Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Eliminar Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Gestión de Representación Gráfica || X || X || X
|-
| Verificar estatus || X || X || X
|-
| Subir documentos || X || X || X
|-
| Configuración de Anexos || X || ||
|-
| Configuración de Usuarios || X || ||
|-
| Usuarios || X || || X
|-
| Crear Usuarios || X || ||
|-
| Editar Usuarios || X || ||
|-
| Eliminar Usuarios|| X || ||
|-
| Editar Permisos Usuario || X || ||
|-
| Agregar Aplicación|| X || ||
|-
| Descargar archivos adjuntos || X || X ||
|-
| Editar anexos || X || X ||
|-
| Eliminar anexos || X || ||
|-
| Vincular Proveedores y Infodatos || X || ||
|-
| Cambio contraseña || X || X || X
|}

{{clear}}

'''Establecimiento'''
Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR638.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 16: Establecimiento''']]
{{clear}}

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR639.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 17: Registro Exitoso''']]

{{clear}}

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal ('''Ver Figura 18''').
[[Archivo:MUPR640.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 18: Nuevo usuario creado''']]

{{clear}}

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión ('''Ver Figura 19''').
[[Archivo:MUPR6311.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 19: Correo electrónico de registro usuario''']]
{{clear}}

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
* Detalle de usuario.
* Edición de usuario.
* Edición de permisos.
* Eliminar aplicación para el usuario.
* Agregar aplicación para el usuario.
* Inactivar usuario.
('''Ver Figura 20''').
[[Archivo:MUPR6312.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 20: Catálogo usuarios''']]
{{clear}}

'''Detalle de usuario'''
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 21''').
[[Archivo:MUPR6313.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 21: Detalle de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de usuario'''
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña ('''Ver Figura 22''').
[[Archivo:MUPR6314.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 22: Edición de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de permisos'''
Permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 23''').
[[Archivo:MUPR6315.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 23: Edición de permisos''']]
{{clear}}

'''Eliminar aplicación de usuario'''
Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola ('''Ver Figura 24''').
[[Archivo:MUPR6316.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 24: Eliminar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

'''Agregar aplicación de usuario'''
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. ('''Ver Figura 25''').
[[Archivo:MUPR6318.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 25: Agregar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal ('''Ver Figura 26''').
[[Archivo:MUPR6317.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 26: Inactivar Usuario''']]
{{clear}}

Configuración - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T15:47:25Z

Fcorrea:

<includeonly>=</includeonly>==Configuración de correo==<includeonly>=</includeonly>
'''Requisitos previos'''
*Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada
(véase enlace de manual de configuración interna de correo)

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=IPz5k2pY1tA|width=660|height=415}} 
</div>

<includeonly>=</includeonly>===Configuración interna de correo===<includeonly>=</includeonly>

Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Gmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=hn8k1VcRpQ8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 1.png|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo y seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "Ver todos los ajustes".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 2.png|'''Paso 2:''' Una vez se encuentre en el menú de configuración debe hacer clic en la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP." y En el apartado "Acceso IMAP", selecciona Habilitar IMAP, cuando haya realizado este proceso puede seleccionar la opción de "Guardar Cambios".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 3.png|'''Paso 3:''' Es posible que su cuenta Gmail Bloquee el acceso a la aplicación y le llegue un correo con una notificación.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 4.png|'''Paso 4:''' De clic en el ícono de su cuenta de Correo Gmail, se expandirá una vista como la mostrada. Luego debe seleccionar "Gestionar tu cuenta de Google".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 5.png|'''Paso 5:''' Al acceder a configuración de cuenta, en el menú lateral izquierdo seleccione “Seguridad”, Luego navegue entre las diversas configuraciones hasta encontrar "iniciar sesión en Google" y haga clic en "Verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 6.png|'''Paso 6:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 7.png|'''Paso 7:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 8.png|'''Paso 8:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 9.png|'''Paso 9:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 10.png|'''Paso 10:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 11.png|'''Paso 11:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

 

En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 13.png|'''Paso 1:''' En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 14.png|'''Paso 2:''' Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

</gallery>

 

Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Hotmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Hotmail para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=GNhXiqIyEsI|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 1.png|Paso 1: Debe seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "ver toda la configuración de Outlook".

File:DRVP CONF CORREO HOTMAIL 2.png|Paso 2: En el menú lateral izquierdo en "Correo", seleccione "Sincronizar correo electrónico", luego en "POP e IMAP" elija SI en "Permitir que los Dispositivos y Aplicaciones Usen POP", luego deben hacer clic en el botón "Guardar".

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Office 365====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 3.png|Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Yahoo====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 1.png|Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 2.png|Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 3.png|Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 4.png|Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 5.png|Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 6.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Zoho====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Zoho para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho001.jpg|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo.

File:Zoho002.jpg|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de "Configuración".

File:Zoho003.jpg|'''Paso 3:''' Dirijase a la opción "Mail accounts".

File:Zoho004.jpg|'''Paso 4:''' Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"

File:Zoho005.jpg|'''Paso 5:''' Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"

File:Zoho006.jpg|'''Paso 6:''' Y debería quedar así.

File:Zoho007.jpg|'''Paso 7:''' Nos vamos al final y presionamos "SAVE".
</gallery>
"Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:"
El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.
 
[[Archivo:Zoho008.jpg|center|650px|Paso 9:Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail]]
'''Paso 8:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.
 
Restablecer la TFA para usuarios específicos
El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA. Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos:
 
[[Archivo:Zoho009.jpg|center|650px|Paso 9:Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail]]
'''Paso 9:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA.
Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.
 
"Generación de una contraseña específica de la aplicación"
Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync. Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10:''' Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:Zoho013.jpg|'''Paso 13:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.

File:Zoho014.jpg|'''Paso 14:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

File:Zoho015.jpg|'''Paso 15:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

File:Zoho016.jpg|'''Paso 16:'''

File:Zoho017.jpg|'''Paso 17:'''

File:Zoho018.jpg|'''Paso 18:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''
</gallery>

{{clear}}

'''Nota:''' Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

<hr>

<includeonly>=</includeonly>=== Configuración para correos de dominio propio ===<includeonly>=</includeonly>

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

'''Nota:''' los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Pasos Básicos para todos los dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>

*1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
*2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
*3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
*4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
*5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
*6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Servidores de dominio propio
|-
!Dominio !! Servidor !! Puerto !! SSL
|-
|GoDaddy|| imap.secureserver.net || 993|| Si
|-
|Colombia Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Latinoamérica Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Blue Host|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Web comercial|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Dungee || mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Hostinger|| imap.hostinger.com || 993|| Si
|-
|Inmotion hosting|| secure249.inmotionhosting.com|| 993|| Si
|-
|Yandex || imap.yandex.com || 993|| Si
|-

|Edgeuno|| pop.edgeuno.mail || 993|| Si
|-
|Publicar webmail|| pop.dominio.com || 993|| Si
|}

 

<includeonly>=</includeonly>====Observaciones para dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.
[[Archivo:DVRP CONF CORREO DOM PROPIO 1.png|800px|miniaturadeimagen|centro]]
 

*En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en el portal===<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=5UzJJ2i0hV8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 1.png|Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 2.png|

File:DRVP CONF CORREO 3.png|Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.

File:DRVP CONF CORREO 4.png|Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:DRVP CONF CORREO 6.png|Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 7.png|Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

 
*Listado de servidores y puertos.
{| class="wikitable"
|-
!Correo !! Servidor !!Puerto
|-
|Gmail || imap.gmail.com ||993
|-
|Hotmail || Outlook.office365.com||993
|-
|Yahoo || export.imap.mail.yahoo.com ||993
|}
{{clear}}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica.===<includeonly>=</includeonly>

En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.

 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ooWMfiQNC5w|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Vincular proveedores e Infodatos.==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR-602.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Vincular proveedores y infodatos.''']]
La asociación de usuarios a proveedores y infodatos permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema. Para agilizar el proceso de gestión de documentos en la organización.
Esta función permite al usuario principal y a los usuarios administrador, asociar infodatos y proveedores a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
 
Ingrese en '''Menú-Configuraciones-Vincular proveedores y infodatos'''.
('''Ver Ver Figura 3''').
{{clear}}
'''Condiciones de vinculación para un usuario Administrador'''
* La opción se visualizará solo al tener el permiso activo.
* Los usuarios listados a vincular serán los que poseen un Rol inferior al Administrador; es decir, Avanzado y Básico.
* La vinculación a los usuarios Administrador será asignado por el usuario Principal (Root).
 

Al ingresar en la vinculación se listan todos usuarios, cada uno con sus acciones:
* Detalle.
* Configurar proveedores.
* Configurar infodatos.
('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR-603.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 4: Vincular proveedores y infodatos, Usuarios activos.''']]
{{clear}}

* '''Detalle''': Se listan los proveedores y infodatos vinculados al usuario seleccionado ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR-604.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 5: Detalle de la vinculación proveedor - infodatos al usuario seleccionado.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar proveedor====<includeonly>=</includeonly>
Esta función permite asignar a un usuario del sistema los proveedores de los cuales va a gestionar los documentos. De esta manera se están estableciendo condiciones de visualización de los documentos en la solución HKA Recepción.
Se puede configurar de la siguiente manera: al seleccionar configurar proveedores se listan los proveedores activos que tiene el receptor disponible para vincular con el usuario de sistema, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR-605.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 6: Lista de proveedores activos, disponibles para vincular.''']]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar infodatos====<includeonly>=</includeonly>
Se listan todos los valores activos correspondiente a los infodatos "Zona" y “Línea de negocio”, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios.
('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR-606.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 7: Lista de infodatos activos, disponibles para vincular.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios Interno==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR631.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios ('''Ver Figuras 9''').
{{clear}}

La pantalla dispone de:
* Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
* Filtro de búsqueda de forma alfabética.
* Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario.
('''Ver Figuras 10''').
[[Archivo:MUPR632.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
{{clear}}

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
* Perfil: Configuración de nombre y correo.
* Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
** Básico
** Avanzado
** Administrador
* Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
{{clear}}
'''Perfil'''
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
Al culminar presione siguiente ('''Ver Figura 11''').
[[Archivo:MUPR633.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 11: Perfil de usuario''']]
{{clear}}

'''Aplicación'''
Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR634.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta''']]
{{clear}}

'''Roles'''
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
* Administrador
* Avanzado
* Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
Para continuar presione Siguiente.
('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR635.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 13: Roles del usuario''']]
{{clear}}

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR636.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 14: Roles del usuario Múltiple''']]
{{clear}}

'''Permisos'''
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR637.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 15: Permisos disponibles al perfil''']]

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
* Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
* Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

{{clear}}
{| class="wikitable"
|-
! Permiso/Rol !!Administrador !! Avanzado !! Básico
|-
| Ver Proveedores || X || X || X
|-
| Enviar invitación || X || X ||
|-
| Enviar Invitación Masiva || X || X ||
|-
| Eliminar invitaciones || X || ||
|-
| Cambiar estatus de invitaciones || X || ||
|-
| Ver Estatus || X || X || X
|-
| Crear Estatus || X || ||
|-
| Editar estatus || X || ||
|-
| Eliminar estatus || X || ||
|-
| Ver Comprobantes || X || X || X
|-
| Ver Detalle || X || X || X
|-
| Subir Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Eliminar Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Gestión de Representación Gráfica || X || X || X
|-
| Verificar estatus || X || X || X
|-
| Subir documentos || X || X || X
|-
| Configuración de Anexos || X || ||
|-
| Configuración de Usuarios || X || ||
|-
| Usuarios || X || || X
|-
| Crear Usuarios || X || ||
|-
| Editar Usuarios || X || ||
|-
| Eliminar Usuarios|| X || ||
|-
| Editar Permisos Usuario || X || ||
|-
| Agregar Aplicación|| X || ||
|-
| Descargar archivos adjuntos || X || X ||
|-
| Editar anexos || X || X ||
|-
| Eliminar anexos || X || ||
|-
| Vincular Proveedores y Infodatos || X || ||
|-
| Cambio contraseña || X || X || X
|}

{{clear}}

'''Establecimiento'''
Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR638.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 16: Establecimiento''']]
{{clear}}

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR639.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 17: Registro Exitoso''']]

{{clear}}

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal ('''Ver Figura 18''').
[[Archivo:MUPR640.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 18: Nuevo usuario creado''']]

{{clear}}

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión ('''Ver Figura 19''').
[[Archivo:MUPR6311.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 19: Correo electrónico de registro usuario''']]
{{clear}}

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
* Detalle de usuario.
* Edición de usuario.
* Edición de permisos.
* Eliminar aplicación para el usuario.
* Agregar aplicación para el usuario.
* Inactivar usuario.
('''Ver Figura 20''').
[[Archivo:MUPR6312.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 20: Catálogo usuarios''']]
{{clear}}

'''Detalle de usuario'''
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 21''').
[[Archivo:MUPR6313.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 21: Detalle de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de usuario'''
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña ('''Ver Figura 22''').
[[Archivo:MUPR6314.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 22: Edición de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de permisos'''
Permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 23''').
[[Archivo:MUPR6315.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 23: Edición de permisos''']]
{{clear}}

'''Eliminar aplicación de usuario'''
Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola ('''Ver Figura 24''').
[[Archivo:MUPR6316.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 24: Eliminar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

'''Agregar aplicación de usuario'''
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. ('''Ver Figura 25''').
[[Archivo:MUPR6318.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 25: Agregar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal ('''Ver Figura 26''').
[[Archivo:MUPR6317.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 26: Inactivar Usuario''']]
{{clear}}

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T15:41:29Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quíen va dirigido?|¿A quién va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.|Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Asociación de metadatos|Asociación de metadatos]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuracion de correo|Configuracion de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores y Metadatos|Vincular proveedores y Metadatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios (Interno receptor)|Registrar Usuarios (Interno receptor)]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Usuario Proveedor|Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor|Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor|Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Comprobantes cargados|Comprobantes cargados]]
{{clear}}

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T15:32:37Z

Fcorrea: /* Descripción de estatus de documentos */

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo. ('''Ver figura- 502''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 503.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503: Selección de infodato.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales. ('''Ver figura- 503''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 503.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503_1: Selección de infodato.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como requeridos, la selección de los mismos es opcional. ('''Ver figura- 503.1''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 504.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 504: Selección de valor de infodato''']]
Si el infodato es de tipo lista se listaran todos los valores en el campo Valor Infodatos ('''Ver figura- 504''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 505.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 505: Agregar infodato''']]
Ya seleccionado el infodato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 505''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 506.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 506: Selección infodato tipo valor''']]
Si el infodato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver figura- 506''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 507.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 507: Infodatos seleccionados''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML ('''Ver figura- 507''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 508.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 508: Subir documento XML''']]
===== Subir documento XML=====
El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura- 508''').
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 509: Subir documento XML''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los infodatos.
('''Ver figura- 509''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 510: Subir documento XML''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. ('''Ver figura- 510''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 512: Subir Representación gráfica''']]
===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').

'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Documentos Pendientes''']]
Al ingresar, la primera pantalla es la de documentos Pendientes, se listan los documentos cargados en los últimos 7 días que posean algún estatus (radicado, entregado, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por estatus aceptado o rechazado. ('''Ver figura- 521.1''').
 

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos:
* Estatus de documento: Pendiente, Aceptados, Rechazados, Errados
* Tipo de Documento: Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores invitados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodatos: solo tipos listables.
* Valor de infodatos: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.
 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|center|1100px|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T14:52:47Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quíen va dirigido?|¿A quién va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.|Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Asociación de metadatos|Asociación de metadatos]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuracion de correo|Configuracion de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores y Metadatos|Vincular proveedores y Metadatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios (Interno receptor)|Registrar Usuarios (Interno receptor)]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Usuario Proveedor|Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor|Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor|Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Comprobantes cargados|Comprobantes cargados]]
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Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2022-09-08T14:50:50Z

Fcorrea:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quíen va dirigido?|¿A quién va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.|Cambiar funcionalidad (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor.]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Asociación de metadatos|Asociación de metadatos]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos Usuario Receptor|Subir documentos electrónicos Usuario Receptor]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión de Comprobantes|Gestión de Comprobantes]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuracion de correo|Configuracion de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores y Metadatos|Vincular proveedores y Metadatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios (Interno receptor)|Registrar Usuarios (Interno receptor)]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Usuario Proveedor|Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor|Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor|Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Comprobantes cargados|Comprobantes cargados]]
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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2022-09-08T14:47:49Z

Fcorrea: /* Descripción de estatus de documentos */

<includeonly>=</includeonly>==Subir documentos electrónicos Usuario Receptor ==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 501: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver figura- 501).
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 502.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 502: Asistente para subir documentos''']]
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo. ('''Ver figura- 502''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 503.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503: Selección de infodato.''']]
Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales. ('''Ver figura- 503''').
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[[Archivo:MUPR- 503.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 503_1: Selección de infodato.''']]
Si el receptor no tiene infodatos configurados como requeridos, la selección de los mismos es opcional. ('''Ver figura- 503.1''').
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[[Archivo:MUPR- 504.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 504: Selección de valor de infodato''']]
Si el infodato es de tipo lista se listaran todos los valores en el campo Valor Infodatos ('''Ver figura- 504''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 505.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 505: Agregar infodato''']]
Ya seleccionado el infodato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario
('''Ver figura- 505''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 506.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 506: Selección infodato tipo valor''']]
Si el infodato no es de lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver figura- 506''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 507.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 507: Infodatos seleccionados''']]
Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para subir el documento XML ('''Ver figura- 507''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 508.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 508: Subir documento XML''']]
===== Subir documento XML=====
El asistente permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura- 508''').
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 509.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 509: Subir documento XML''']]
Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, se continua presionando Siguiente o Atras si se requiere actualizar los infodatos.
('''Ver figura- 509''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 510.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 510: Subir documento XML''']]
Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. ('''Ver figura- 510''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 512.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 512: Subir Representación gráfica''']]
===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo. ('''Ver figura- 512''').

'''nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
'''nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 513.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 513: Subir documento Representación gráfica y Adjunto''']]
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver figura- 513''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 514.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 514: Subir documento Representación gráfica y Adjunto comprimido''']]
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado ('''Ver figura- 514''').
{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 515.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 515: Fin del proceso de carga''']]
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento ('''Ver figura- 515''').
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 520: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura- 520''').

[[Archivo:MUPR- 521.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521: Menú Comprobante''']]
Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura- 521''').
{{clear}}
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 521.1: Documentos Pendientes''']]
Al ingresar, la primera pantalla es la de documentos Pendientes, se listan los documentos cargados en los últimos 7 días que posean algún estatus (radicado, entregado, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por estatus aceptado o rechazado. ('''Ver figura- 521.1''').
 

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos:
* Estatus de documento: Pendiente, Aceptados, Rechazados, Errados
* Tipo de Documento: Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores invitados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodatos: solo tipos listables.
* Valor de infodatos: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos.
 
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.{{clear}}

[[Archivo:MUPR- 522.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 522: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro.
('''Ver figura- 522''').
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Lista de estatus de documentos''']]
* '''Documentos Pendientes''': Son los documentos cargados con y tienen estatus de gestión (otro, recibido u algún estatus del catálogo) sin haber pasado por aceptado o rechazado..

* '''Documentos Aceptados''': Son todos los documentos Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación algún estatus del catálogo u otro de los estándar el portal.

* '''Documentos Rechazados''': Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Errados''': Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos.

[[Archivo:MUPR- 523.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 523: Información adicional del documento''']]
Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario.
('''Ver figura- 523''').
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==== Detalle del Comprobante ====
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 524: Detalle del documento''']]
Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada.
('''Ver figura- 524''').
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[[Archivo:MUPR- 525.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 525: Representación del documento electrónico''']]
===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente
('''Ver figura- 525''').
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===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.

[[Archivo:MUPR- 526.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 526: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura- 526''').
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[[Archivo:MUPR- 527.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 527: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura- 527''').
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[[Archivo:MUPR- 528.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 528: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura- 528''').
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[[Archivo:MUPR- 529.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 529: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura- 529''').
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[[Archivo:MUPR- 530.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 530: Detalle del documento - Gestión ''']]
===== Gestión =====
Es donde muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, siendo éste su último estado ('''Ver figura- 530''').
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[[Archivo:MUPR- 531.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura- 531: Ventana de Gestión del Documento''']]
El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura- 531''')

Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

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