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Emisión - Impuestos saludables

2024-02-29T19:04:50Z

Wdiaz:

== Factura Electrónica Verde ==

En Colombia, según el artículo 513 del estatuto tributario, se debe empezar a cobrar el tributo sobre la venta e importación de bebidas azucaradas y productos ultraprocesados a partir del 1 de noviembre de 2023.

Esperamos ayudar a comprender cómo realizar la operación de declaración de impuestos a través del portal de Tfhka.

Es importante recordar que antes de emitir un documento electrónico, debemos definir el impuesto que se va a reportar. Esto se hace en la sección de Catálogos/Productos. [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Cat%C3%A1logos_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#Productos|Más información sobre cómo agregar productos aquí].

'''Ejemplo''':
<gallery mode="slideshow">
Archivo:1LG.png|800x421px|'''Paso 1:''' Seleccionar Catálogos / Productos
Archivo:2LG.png|800x421px|'''Paso 2:''' Agregar Producto
Archivo:ZZ2.png|800x421px|'''Paso 3:''' Diligenciar la Descripción del producto
Archivo:4LG.png|800x421px|'''Paso 4:''' Agregar el impuesto del producto
Archivo:5LG.png|800x421px|'''Paso 5:''' Guardar el producto
Archivo:6LG.png|800x421px|'''Paso 6:''' Registro exitoso
</gallery>

Se describe cada paso:

# '''Seleccionar Catálogos / Productos''' - En este paso, se debe seleccionar la opción "Catálogos / Productos" en el menú. (Paso 1).
# '''Agregar Producto''' - Luego, se debe hacer clic en "Agregar Producto" para comenzar a agregar un nuevo producto. (Paso 2).
# '''Diligenciar la Descripción del producto''' - En este paso, se debe completar la descripción del producto. (Paso 3).
# '''Agregar el impuesto del producto''' - Se debe agregar el impuesto correspondiente al producto en este paso. (Paso 4).
# '''Guardar el producto''' - Es necesario guardar la información del producto en este paso. (Paso 5).
# '''Registro exitoso''' - Finalmente, se recibirá un mensaje de registro exitoso. (Paso 6).

== Creación del documento ==

A continuación, se explica cómo crear un documento electrónico utilizando los productos previamente creados.

<gallery mode="slideshow">
Archivo:7gl.png|800x421px|'''Paso 1:''' Sección Datos comprobante
Archivo:8gl.png|800x421px|'''Paso 2:''' Elección del Cliente
Archivo:9gl.png|800x421px|'''Paso 3:''' Sección Conceptos
Archivo:10gl.png|800x421px|'''Paso 4:''' Agregar concepto
Archivo:11gl.png|800x421px|'''Paso 5:''' Verificación de totales
Archivo:12gl.png|800x421px|'''Paso 6:''' Envío del documento
Archivo:13gl.png|800x421px|'''Paso 7:''' Visualización de impuestos en el pdf
</gallery>

'''Explicación de la generación del documento electrónico''':

# Accedemos a la sección de Emisión / Generación de Comprobante y elegimos las opciones en la sección de Datos del Comprobante (Paso 1).
# Dentro de la sección "Cliente", se elige al cliente al que se emitirá la factura (Paso 2).
# En la sección de "Conceptos", seleccionamos los productos que se incluirán en la factura (Paso 3).
# Una vez seleccionado el producto, se hace clic en "Agregar" y se comprueban los subtotales (Paso 4).
# Una vez que se han incluido todos los elementos en la factura, se procede a verificar que los totales estén correctos (Paso 5).
# Cuando el documento se genera con éxito, se procede a enviarlo al receptor automáticamente (Paso 6).
# Se observa la información en el archivo PDF (Paso 7).

Recuerda seguir estos pasos para cumplir con la normativa tributaria de manera efectiva y sencilla.

Primeros Pasos - Portal DFactura Validación Previa

2024-02-29T17:49:29Z

Wdiaz:

En esta sección se describen los primeros pasos que de seguir para dar inicio al uso del Portal DFactura de Facturación Electronica con Validación Previa
Para dar inicio al uso del sistema Ud primero se registrará en el portal en Ambiente DEMO.
El pase a producción será gestionado posteriormente con el Area de Proyectos.

<includeonly>=</includeonly>==Registro y Validación Inicial==<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>===Registro===<includeonly>=</includeonly>

Este es el primer paso para iniciar su registro.

# Ingrese al link: [https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/register https://demofactura.thefactoryhka.com.co/]
# Para el registro debe diligenciar los siguientes campos:
## Razón Social o Nombre
## Correo Electrónico. A partir del '''10-10-2023''' se permite el manejo del correo con la siguiente estructura
### El correo electrónico debe seguir el siguiente formato para ser válido:
Un correo electrónico válido puede contener letras (mayúsculas y minúsculas), números y ciertos caracteres especiales como !#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ. Luego, debe haber un símbolo @, seguido por el dominio del correo electrónico.

El dominio del correo electrónico puede consistir en letras, números, y algunos caracteres especiales como !#$%&'*+=?^_{|}~\- seguido por un punto. El dominio también debe terminar con un conjunto de letras que pueden ser de 2 a 50 caracteres o un conjunto de hasta 3 números.
 
# Para finalizar, valide la confirmación del reCAPTCHA y presione el botón registrar.
[[Archivo:MUPVPrev-101.JPG|center|650px|Imagen 1: Portal Inicial de Registro]]
 
Una vez que se realiza el registro se genera un mensaje indicando que se envió un correo para la activación de su cuenta.

<includeonly>=</includeonly>===Confirmación de la Cuenta===<includeonly>=</includeonly>

Al concluir el paso de '''Registro''', debe recibir un correo electrónico de confirmación a la cuenta que a agregado. Por favor considere los siguientes puntos:
 
:* El correo recibido contiene la contraseña y un botón de '''Confirmar Usuario''' el cual deberá hacer clic para poder continuar.
:* El botón lo re-direccionará a la pantalla principal donde se visualiza un mensaje que indica que la cuenta ha sido confirmada y que puede ingresar al sistema.
 
'''Nota 1:''' Usted debe confirmar su cuenta antes de poder ingresar. En caso de que no confirmar la cuenta el sistema no le permitirá ingresar.
 
'''Nota 2:''' Considere que se cuenta con 24 horas para hacer la confirmación de la cuenta, en caso contrario se vencerá su opción a registro.
 
[[Archivo:MUPVPrev-102.JPG|center|650px|Imagen 2: Correo de Activación de Cuenta]]
 
{{clear}}
 
<noinclude>
'''Para mayor información puede ver el siguiente video'''
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ll5YKUcTxPY|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

<includeonly>=</includeonly>==Ingreso al Sistema==<includeonly>=</includeonly>

Por favor siga los siguientes pasos: 

# Ingrese al link: [https://demofactura.thefactoryhka.com.co/ https://demofactura.thefactoryhka.com.co/]
# Colocar el correo electrónico y la contraseña recibida.
# Validar el reCaptcha
# Hacer clic en '''Ingresar'''
[[Archivo:MUPVPrev-103.JPG|center|650px|Imagen 3: Ingreso al Sistema]]
 
{{clear}}

<noinclude>
'''Para mayor información puede ver el siguiente video'''
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=lpcstGIu1hg|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

<includeonly>=</includeonly>==Restablecer Contraseña==<includeonly>=</includeonly>
En caso de que el usuario no recuerde su contraseña, puede restablecerla realizando los siguientes pasos:
* Haga clic en '''¿Olvidó su contraseña?''' en la página de bienvenida del portal.
[[Archivo:MUPVPrev-104a.JPG|center|650px|Imagen 4: Olvidó su Contraseña]]
 
* Se le mostrara una nueva pantalla donde deberá ingresar:
:# Correo con el que se registró
:# Validar el Captcha
:# Presionar el botón '''Restablecer Contraseña'''
[[Archivo:MUPVPrev-105a.JPG|center|650px|Imagen 4: Restablecer Contraseña]]
 
{{clear}}

* Si el paso anterior se realiza de forma satisfactoria el sistema muestra un mensaje donde se le indica que se le envió un correo con el enlace para restablecer la contraseña.
[[Archivo:MUPVPrev-106.JPG|center|400px|Imagen 6: Mensaje de enlace de restablecimiento enviado]]
 
* En su correo registrado deberá recibir un mensaje con un link de restablecimiento de su contraseña. Por favor en el correo recibido presione el botón o link que dice '''Restablecer contraseña''' como se muestra a continuación
:'''Nota:''' Usted cuenta con 24 horas luego de recibido el correo para concluir el proceso de restablecimiento, en caso de que no lo haga en este periodo el sistema anulará el intento de restablecimiento y Usted deberá hacer el proceso desde el inicio.
 
[[Archivo:MUPVPrev-107.JPG|center|650px|Imagen 7: Correo de restablecimiento]]
 
* Usted será re-direccionado a una la pantalla donde deberá ingresar la siguiente información:
:# Correo registrado
:# Nueva contraseña
:# Confirmación de nueva contraseña
[[Archivo:MUPVPrev-108.JPG|center|650|Imagen 8: Ingresar Nueva Contraseña]]
 
* Al finalizar debe presionar el botón '''Restablecer Contraseña'''. Se mostrará un mensaje que la contraseña fue restablecida y puede ingresar al portal con la nueva contraseña configurada.
{{clear}}

<noinclude>
'''Para mayor información puede ver el siguiente video'''
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=VyRGwG0L5Vw|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

<includeonly>=</includeonly>==Estructura de la interfaz de usuario==<includeonly>=</includeonly>
La página de inicio del portal Dfactura, se compone de cuatro secciones.
:: '''A -''' Menú principal: Ubicado en el lateral izquierdo de la pantalla, podrá encontrar los principales menús desplegables del sistema.
:: '''B -''' Información de la cuenta: en el centro izquierda de la pantalla podrá encontrar información del usuario, folios y certificado digital, permite una visual rápida de la información del cliente.
:: '''C -''' Estadísticas Rápidas: ubicado al centro derecha de la pantalla. Permite visualizar información estadística rápidas de su cuenta, como documentos emitidos durante el año en curso, cantidad de elementos en los catálogos entre otros.
:: '''D -''' Cintillo o Cabecera: Muestra de forma rápida en que Modulo (Emisión o Recepción) y en que Ambiente (Demo o Producción) se encuentra el cliente. Tenga en cuenta que el color gris claro indica que se encuentra en un ambiente de pruebas y un color azul claro que se encuentra en su cuenta de producción.

[[Archivo:MUPVPrev-109.JPG|center|650px|Imagen 9: Interfaz Principal de Usuario]]
{{clear}}
 
 

El menú principal ubicado al lado izquierdo de la pantalla, está compuesto por los siguientes elementos:

{| style="background:transparent; margin: 0 auto; width: 85%;"
|-
|[[Archivo:MUPVPrev-110.JPG|center|180px|Imagen 10: Menús del sistema]] ||
* Inicio: Este elemento lo llevara siempre a la pantalla inicial
* Catálogos: Contiene los menús de catálogos principales del sistemas:
** Clientes
** Grupo de Clientes
** Unidades de medida
** Productos
** Establecimientos
* Emisión: Permite el acceso a la secciones de emisión de documentos:
** Generar Comprobantes
** Generar Comprobantes de Contingencia
** Generar notas no referenciadas
** Documentos Emitidos
** Documentos Rechazados por la DIAN
* Configuraciones: Contiene los accesos principales a las configuraciones del su cuenta y sistema:
** Datos Fiscales
** Personalización
** Cambiar contraseña
** Usuarios
* Reportes: Sección donde podrá solicitar distintos reportes de su cuenta:
** Reporte en Línea
** Reporte Programado
** Reportes

|}

Todos los accesos mencionados están explicados en sus secciones correspondientes.

<includeonly>=</includeonly>==Diferencias entre el ambiente DEMO y Producción==<includeonly>=</includeonly>

 
{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Principales diferencias entre Ambientes
|-
! style ="color:white; background-color:#909aa0; font-size: 110%;" | Ambiente DEMO
! style ="color:white; background-color:#337ab7; font-size: 110%;" | Ambiente de Producción
|-
|
* Puede tener acceso mediante un registro
* Es un sistema de pruebas aislado
* Es un sistema prácticamente igual al sistema de producción (funcionalidad y comportamiento)
* Solo para pruebas internas
** Los documentos que emita '''NO viajan a la DIAN'''
** Las Pruebas de Habilitación '''NO deben realizarse en este ambiente'''
* Datos de Secuenciales, Clientes y Productos NO son reales ('''no se migran''')
||
* Para tener acceso debe solicitar un Pase a Producción
* Debe cumplir con los requisitos:
** Documentación en Orden
** Certificado Digital Emitido
** Pago del servicio realizado
* Los documentos que emita '''viajan a la DIAN'''
* En este ambiente realizará las Pruebas de Habilitación exigidas por la DIAN
* La información de Secuenciales, Clientes y Productos, así como precios e impuestos deben ser los '''reales'''

|}

 
 
<includeonly>=</includeonly>===Ambiente DEMO===<includeonly>=</includeonly>

:El ambiente '''DEMO''' es un ambiente netamente de pruebas internas, en dicho ambiente se realizan las configuraciones del portal para ir conociendo el comportamiento del sistema, de como se crean los clientes, unidades de medidas, productos y/o servicios, establecimientos, así como también, se configuran los datos fiscales de su empresa y los secuenciales para hacer pruebas de emisión de facturas, notas crédito y notas debito.
 
:Estos documentos no viajan a la DIAN.
 
:Al momento de crear los clientes y productos no es necesario utilizar información real, dado que es un ambiente de pruebas internas, se recomiendo utilizar un correo propio al momento de configurar un cliente, esto con el fin de evitar alguna confusión con sus terceros debido a que los documentos de pruebas que se emitan en este ambiente llegarán al correo indicado al momento de crear el cliente en la sección de '''Catalogo > Clientes'''.
 
:'''Nota:''' Es importante resaltar que los documentos emitidos en el ambiente DEMO '''''no son los documentos de habilitación.'''''
 
*Si requiere obtener acceso al ambiente DEMO, favor seguir los pasos indicados en el siguiente apartado
[[Primeros Pasos - Portal DFactura Validación Previa#Registro y Validación Inicial |Registro y Validación Inicial]]

 
<includeonly>=</includeonly>===Ambiente de Producción===<includeonly>=</includeonly>

:El ambiente de '''Producción''' consta de 2 etapas, descritas a continuación:

<includeonly>=</includeonly>====Producción en Proceso de Habilitación====<includeonly>=</includeonly>
:En esta fase se realizan los documentos de habilitación exigidos por la DIAN para poder obtener la aprobación y ser autorizados a facturar electrónicamente ante la DIAN.
 
:Para realizar este proceso cuenta con la [[Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)|'''Guía Habilitación DIAN''']] la cual le puede ayudar en dicho proceso.
 
:Debemos tener en cuenta que los documentos de habilitación exigidos por la DIAN en este proceso no van a llegar a los correos indicados al momento de crear sus clientes en la sección de '''Catalogo > Clientes''' pero si viajan a la DIAN para su evaluación.
 

<includeonly>=</includeonly>====En Producción====<includeonly>=</includeonly>
:En esta etapa es donde podemos realizar nuestras facturas reales a nuestros clientes reales, es importante definir que en este ambiente todos los documentos que se emitan a sus terceros llegaran al correo que ustedes registren para cada uno de ellos al momento de configurarlos en la sección de '''Catalogo > Clientes''', asi mismo, llegarán también a la DIAN para su evaluación.
 
:*Si requiere obtener acceso al ambiente Producción, favor seguir los pasos indicados en el siguiente apartado
[[Primeros Pasos - Portal DFactura Validación Previa#Migraci.C3.B3n_DEMO_a_Producci.C3.B3n |Migración DEMO a Producción]]
 

<includeonly>=</includeonly>==Migración DEMO a Producción==<includeonly>=</includeonly>

* Desde el Área de Proyectos se verificará si usted cumple con los siguientes requisitos:
** Gestión de Facturación y Pago completada
** Certificado Digital emitido
** Usuario registrado en la Plataforma DEMO de Validación Previa. The Factory HKA recomienda haber ensayado sus diferentes escenarios de facturación presentes en su operación en el Ambiente DEMO.
** Casa de Software integrada (aplica para clientes que facturarán electrónicamente a través de un Sistema Contable aliado a The Factory HKA)

El no cumplir con todos requerimientos como se listan pueden significar demoras en el proceso.

Si cuenta con todos los requisitos puede realizar la solicitud del pase a Producción.
Para ello usted debe diligenciar el siguiente formulario:
 
[https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdQX5-sYxs2IS_7T4Mn_tzW-G6oB_2Rwy2uUtZhcUrTWTRs6g/viewform Solicitud de Pase a Producción]

<big>'''''ATENCIÓN'''''</big>

* Debe tener en cuenta que al realizar la Migración de DEMO a Producción, la siguiente información NO SE MIGRA:
** Clientes
** Productos
** Unidades de Medidas
** Establecimientos

* Solo se migra de DEMO a Producción:
** Datos Fiscales.
** Logo.
** Certificado Digital.

Emisión - Portal HKANómina

2024-01-22T20:45:50Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>== Carga Masiva Nómina CSV ==<includeonly>=</includeonly>
 
<DIV ALIGN=justify>The Factory HKA a liberado en archivo excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021, en el cual se realizará el registro de las nominas para '''Carga Masiva CSV''' a través del Portal Demo De Nómina Electrónica.</DIV>
 
'''@IMPORTANTE:''' Esta opción se encuentra funcional para el ambiente Demo y Producción para conocer la estructura correcta el archivo y la funcionalidad al momento de enviar nóminas de forma masiva.
 
 

'''NOTA:''' Recuerde antes de iniciar el proceso debe crear previamente el secuencial para carga masiva. Podrá visitar la siguiente sección para su orientación:
 

'''[[Portal Web Nómina Electrónica#Secuenciales Ambiente Pruebas|Secuencial Tipo De Servicio Carga Masiva]]'''
 

<includeonly>=</includeonly>===Pasos para subir el archivo de nóminas CSV al Portal Web Nómina Electrónica:===<includeonly>=</includeonly>
''' Video guía '''
 
<center>{{#widget:YouTube|id=VVKx9f-zRqM|width=853|height=480|}}</center>
 
A continuación, se detalla esta funcionalidad, para ofrecer una comprensión completa del funcionamiento del módulo:

<includeonly>=</includeonly>==== 1. Diligenciar archivo Excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021 ====<includeonly>=</includeonly>
A continuación documentamos las instrucciones que se deben considerar para el adecuado registro de las nominas en el archivo excel de carga masiva que posteriormente se debe convertir en CSV para subirlo a través del portal:
 
* Incluya los datos de los comprobantes de Nómina Electrónica en la hoja '''Carga Masiva'''.
* Utilice 1 fila de la hoja '''Carga Masiva''' por empleado al cual le reporte Nómina Electrónica, si necesita reportar mas de 1 empleado, utilice filas consecutivas sin dejar filas intermedias entre empleados. No elimine columnas de la hoja '''Carga Masiva''', esto generará errores en la carga de los datos.
* En la hoja '''Carga Masiva''' se debe incluir todos los campos obligatorios, la definición de si un campo es obligatorio o no, lo puede observar en el nombre de la columna en la hoja '''Carga Masiva''' en color rojo "Campo Obligatorio" - "Campo No Obligatorio".
* Existen campos no obligatorios que pueden ser obligatorios dependiendo de lo que se incluya en otros campos, para conocer como aplica este tipo de obligatoriedad, debe remitirse a la hoja '''Diccionario'''.
* Los nombres de las columnas de la hoja '''Carga Masiva''', tienen vínculos que al dar clic en ellos, se direcciona a la explicación del campo en la hoja '''Diccionario'''.
* La columna Observaciones de la hoja '''Diccionario''', tiene vínculos que al dar clic en las celdas que relacionan catálogos del Anexo Técnico, se direcciona al catálogo correspondiente del Anexo Técnico, en la hoja '''Catálogos'''.
* Una vez finalice de ingresar los datos de todos los empleados para el reporte de Nómina Electrónica en la hoja '''Carga Masiva''', exporte la hoja '''Carga Masiva''' a formato CSV sin incluir los nombres de las columnas utilizando como separador de columnas el carácter "Pipe" (|).
* Referencie el archivo CSV generado, en la opción de carga masiva de nómina electrónica en el Portal Web de Nomina Electrónica de The Factory HKA.
 
Para obtener el archivo excel donde registrar las nóminas de los trabajadores puede dar clic e el siguiente enlace:
 
:[https://drive.google.com/drive/folders/106r6j2EWyqIHDpzeChU8944m9j4rIPAL Formato Carga Masiva]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 2. Pasos para guardar un archivo Excel en CSV ====<includeonly>=</includeonly>

* Ir a panel de control del computador, cambiar la configuración de reloj y región
 
<center>'''Panel de Control '''</center>
[[Archivo:PaneldeControl.png|800px|sinmarco|centro|Panel de Control]]
 
 
* Hacer clic en Región y luego ingresa a configuración adicional
 
<center>'''Configuración Región'''</center>
[[Archivo:Región.png|800px|sinmarco|centro|Configuración Región]]
 
 
* Cambiar el separador de Listas que trae por defecto windows que es punto y coma (;) por el pipe (|) como se muestra en la imagen y presionar aceptar
 
<center>'''Personalizar Formato(|)'''</center>
[[Archivo:PersonalizarFormato.png|800px|sinmarco|centro|Personalizar Formato]]
 
 
* Selecciona las filas con las nominas registradas, sin seleccionar los títulos del documento y las copia en un nuevo documento, luego presionar botón derecho del mouse y seleccionar formato de celdas.
 
<center>'''Formato Celdas'''</center>
[[Archivo:FormatoCeldas.png|800px|sinmarco|centro|Formato Celdas]]
 
 
* Seleccionar la opción texto en la lista izquierda de opciones de formato (Categoría) y luego presionar aceptar.
 
<center>'''Formato Texto'''</center>
[[Archivo:Texto.png|800px|sinmarco|centro|Formato Texto]]
 
* Luego se dirige a exportar el documento en '''Archivo'''-> '''Guardar como''' -> '''Examinar''' y selecciona'''Tipo: CSV(delimitado por comas)'''.
 
<center>'''Tipo Csv Delimitado Por Comas'''</center>
[[Archivo:CsvDelimitadoPorComas.png|800px|sinmarco|centro|Csv Delimitado Por Comas]]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 3. Ingresar al portal demo de Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 

'''URL Portal Nomina Electrónica:'''
::[https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co// Portal Demo Nómina Electrónica]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 4. Subir Nómina Masiva ====<includeonly>=</includeonly>
En la sección Emisión de Nómina del portal Web de Nómina Electrónica en Demo se implemento la función carga masiva a través de un archivo CSV para esto siga los siguientes pasos para este proceso:
 
 
*Emisión Nómina
**Carga Masiva
 
* Debe dar clic en el botón '''seleccionar archivo''' el cual permite que ubique el archivo a subir en cualquier ubicación que este se encuentre dentro del ordenador.
 
<center>'''Carga Masiva Nómina Electrónica '''</center>
[[Archivo:CargaMasivaNominaPortal.png|800px|sinmarco|centro|Carga Masiva Nómina Portal]]
 
 
* Una vez seleccionado el archivo csv indicado, para que este sea procesado debe dar clic en el botón llamado '''Subir'''.
 
<center>'''Subir Archivo CSV'''</center>
[[Archivo:SubirMasivo.png|800px|sinmarco|centro|Subir Masivo]]
 
 
* Al subir el archivo el sistema recibirá la cantidad de nominas registradas en el CSV e indicara cuantos de estos registros están correctos, de igual forma se indica el Código del lote generado y el nombre del archivo CSV que se subió
 
<center>'''Carga Exitosa'''</center>
[[Archivo:CargaLoteExitosa.png|800px|sinmarco|centro|Carga Lote Exitosa]]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 5. Lotes Generados ====<includeonly>=</includeonly>
En la sección '''Emisión de Nómina''' -> '''Carga Masiva''' del portal Web de Nómina Electrónica en Demo podrá visualizar los lotes de nómina agendados o enviados ante la DIAN, estos se organizan de la siguiente forma según los parámetros descritos a continuación:
 
 
*Emisión Nómina
**Carga Masiva
 
<center>'''Lotes Agendados '''</center>
[[Archivo:LotesAgendados.png|800px|sinmarco|centro|Lotes Agendados]]
 
 
:'''1. Código Lote:''' Este es un código con el que el servicio identifica cada uno de los lotes agendados o enviados a la DIAN, sirve para poder realizar un filtro y consultar un lote especifico enviado .
:'''2. Fecha Generación:''' Es la fecha en que se realiza el envío del lote a la DIAN .
:'''3. Nombre Archivo:''' Corresponde al nombre del archivo CSV construido y agendado o enviado a la DIAN.
:'''4. Estatus:''' Indica si el estado en el que se encuentra el envió del documento es favorable o desfavorable ante la DIAN usualmente si es exitoso
::indica '''Procesado con Éxito''' en caso contrario indicara ''' Pendiente envió DIAN'''.
:'''5. Envió Programado:''' Hace referencia a la fecha que se realiza un envió de nomina masivo de forma programada, según la flecha establecida por el usuario .
:'''6. Mensaje:''' En caso que se presente alguna novedad en el envió del archivo en este campo podremos a través de un mensaje conocer la inconsistencia.
:'''7. Acciones:''' En esta opción puede utilizar tres diferentes posibilidades para validación:
:: *'''Mostrar listado Nóminas:''' Podrá visualizar las nominas generadas.
:: *'''Descargar Request Lote:''' Podrá descargar los request de las nominas enviadas.
:: *'''Descargar Response Lote:''' Podrá descargar los response de las nominas enviadas.
 
 

<includeonly>=</includeonly>==Generar Comprobante==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección podra visualizar el paso a seguir para Generar los documentos de nóminas

Para la elaboración de las nóminas debe tomar en cuenta los siguientes puntos:

<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas Individuales a través del Portal Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 
'''¿Comó generar una nomina individual desde el portal nomina? '''
<center>{{#widget:YouTube|id=yNyt6aHbyiY|width=660|height=415|}}</center>

# Seleccionar el tipo de documento Nómina Individual
# Seleccionar el establecimiento
# Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir

[[Archivo:Datos Generales.PNG|850px|center|Datos Generales]]

En este campo le mostrada el listado de trabajadores agregados en el catalogo

[[Archivo:Trabajador nomina.png|850px|center|Trabajador nomina]]

En la sección de devengados se debe colocar la cantidad de días que el trabajador o aprendiz estuvo ejecutando sus labores en la empresa junto con el valor que el empleador paga de forma periódica al trabajador como contraprestación por el trabajo realizado, este puede ser fijo o variable de acuerdo a la unidad de tiempo en que las partes hayan acordado el pago, teniendo como base el día o la hora trabajada.

Adicional le permite agregar otros devengados que apliquen en la nómina según el caso de acuerdo a lo estipulado por la DIAN en el anexo técnico y en la resolución.

[[Archivo:Devengados.PNG|850px|center|Devengados]]

En esta sección se debe definir el monto a cotizar del trabajador afiliado al sistema de salud y al sistema de pensiones colocando de igual manera el porcentaje de deducciones aplicadas a estos sistemas.

Adicional le permite agregar otras deducciones que apliquen en la nómina según el caso de acuerdo a lo estipulado por la DIAN en el anexo técnico y en la resolución.

[[Archivo:Deducciones.PNG|850px|center|Deducciones]]

Se puede colocar una nota en la nómina para llevar un mejor control del documento liquidado en el caso de ser necesario (esta nota se visualizara en la Representación Gráfica de la nómina)

[[Archivo:Notas nomina.png|850px|center|Notas nomina]]

En la sección de pagos se muestra la forma de pago aplicada para la nómina del trabajador documentada anteriormente en la sección de catálogos al agregar el trabajador y se debe seleccionar la fecha de pago de la nómina liquidada.

[[Archivo:Pagos nomina.PNG|1000px|center|Pagos nomina]]

En la sección de periodos se debe definir la fecha de liquidación inicio y fin del periodo liquidado la cual comprende del inicio o al final del mes.

La fecha de Ingreso se visualiza de forma automática ya que esta fue documentada al agregar el trabajador en la sección de catálogos.

La fecha de retiro se debe diligenciar solamente en el registro del mes en que el trabajador presenta retiro de la compañía o finaliza funciones de la misma.

[[Archivo:Periodos nomina.PNG|1000px|center|Periodos nomina]]

En la sección de totales le mostrara el valor de deducciones, devengado y de comprobantes que se aplicó en la nómina una vez visualice los valores correctos presione la opción de Generar Documento para que la nómina sea emitida correctamente.

[[Archivo:Totales nomina.PNG|850px|center|Totales nomina]]
 

 
<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas de Ajuste a través del Portal Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 
''' Video guia'''

 
<center>{{#widget:YouTube|id=5LozgoRGgn0|width=853|height=480|}}</center>
 

A continuación, se detalla cada una de estas opciones para ofrecer una comprensión completa del funcionamiento del módulo:

#'''Nómina de Ajuste Tipo Reemplazar'''

* Seleccionar el tipo de documento Nómina de Ajuste
* Seleccionar el establecimiento
* Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir
* Colocar el Periodo de la Nómina
* Buscar el N° de Nómina correspondiente al periodo seleccionado
* Nota de Ajuste: Reemplazar

Se utilizará este escenario cuando se requiera realizar ajustes sobre Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica o Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, por errores aritméticos, contables o de contenido..

 
[[Archivo:Nomina Ajuste Reemplazar Portal.jpg|800px|centro|Nomina Ajuste Reemplazar Portal]]

 
#'''Nómina de Ajuste Tipo Eliminar'''

* Seleccionar el tipo de documento Nómina de Ajuste
* Seleccionar el establecimiento
* Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir
* Colocar el Periodo de la Nómina
* Buscar el N° de Nómina correspondiente al periodo seleccionado
* Nota de Ajuste: Eliminar

Se utilizará este escenario cuando se requiera eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para los casos en los cuales se haya transmitido un documento por errores contables o de procedimiento. Adicional este comprobante se emite con los valores en cero (0).

 
[[Archivo:Nomina Ajuste Eliminar Portal.jpg|800px|centro|Nomina Ajuste Eliminar Portal]]
 

'''Nota''': Se indica que el tipo de Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica con código 2 Eliminar, solo invalida los documentos enviados por error, no obtante los mismos seguirán existiendo en la base de datos pero quedarán marcados con esta observación

 
<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas de Ajuste a través del Archivo Excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021 ====<includeonly>=</includeonly>
 
Para carga masiva al realizar las nómina de ajuste a través del archivo exceL 4A debe tener en cuenta los siguientes pasos y debe reportar en la columna AC el secuencial creado para nómina de ajuste:
 
'''[[Portal Web Nómina Electrónica#Creación Secuenciales Portal Demo Nómina Electrónicas|Creación Secuenciales Portal Demo Nómina Electrónica]]'''
 
# Para las '''Notas Reemplazar:'''
 
*Secuencial nómina ajuste (columna AC)
*TipoDocumento 103 (columna AP)
*TipoNota 1 (columna AS)
*Referenciar la nomina individual a ajustar: fechaPred (columna AT), cunePred(columna AU) y numeroPred(columna Av).
'''Nota:''' Se debe diligenciar todas la líneas del archivo.
 
 
[[Archivo:NominaReemplazarCargaMasiva.png|800px|centro|Carga Masiva Nomina Reemplazar]]
 
# Para las '''Notas Eliminar:'''
 
*Secuencial nómina ajuste (columna AC)
*TipoDocumento 103 (columna AP)
*TipoNota 2 (columna AS)
*Referenciar la nomina individual a ajustar: fechaPred (columna AT), cunePred(columna AU) y numeroPred(columna Av).
'''Nota:''' no es necesario reportar datos de trabajadores, devengos y deducciones.
 
 
[[Archivo:NominaEliminarrCargaMasiva.png|800px|centro|Carga Masiva Nomina Eliminar]]
 
En nuestro ejemplo, la línea 3 es un ejemplo de reemplazo y la línea 4 es una nota de eliminación para su orientación:

 
[https://drive.google.com/drive/folders/106r6j2EWyqIHDpzeChU8944m9j4rIPAL?usp=sharing '''Ejemplo Carga Masiva Nómina Electrónica''']
 

 
<includeonly>=</includeonly>===¿Cómo Agregar Devengados a la Nómina Electrónica?===<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>==== Cesantías ====<includeonly>=</includeonly>

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de cesantías, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Cesantías(También puede escribirla)

[[Archivo:selc-cesantias.png|850px|center|Seleccionar o escribir cesantías]]

para reportar cesantías en la opción debe tener en cuenta:

Pago : Valor que se va a pagar al fondo de cesantías
Porcentaje: este valor corresponde al porcentaje de los intereses
pago interés: el valor al que corresponde al porcentaje de intereses

[[Archivo:cesantias-valores.png|850px|center|Valores cesantías]]

<includeonly>=</includeonly>==== Primas ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de prima, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Prima(También puede escribirla)

[[Archivo:selc-prim.png|850px|center|Seleccionar o escriba Primas]]

para reportar prima en la opción debe tener en cuenta:
Cantidad días: corresponde a los días equivalentes al pago a realizar
pago: valor correspondiente a la cantidad de días
pago no salarial: corresponde a pagos adicionales que no sean de tema salarial pero sí es incluida dentro de la contabilidad de la empresa(ejemplo provisionales)

[[Archivo:prima-valores.png|850px|center|Valores Primas]]

<includeonly>=</includeonly>==== Vacaciones ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de vacaciones, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Vacaciones(También puede escribirse)

[[Archivo:selc-vaca.png|850px|center|Seleccionar Vacaciones]]

para reportar vacaciones en la opción debe tener en cuenta:

Tipo de vacaciones: esta opción se divide en Comunes y Compensadas;
- Comunes: consiste en el pago de 15 días hábiles sin pagar prestaciones de servicios
Cuando se elige comunes se anexan campos nuevos fecha inicio o fecha fin en los cuales se aplicará los días tomados de vacaciones

[[Archivo:vac-valor-comun.png|850px|center|Valores Vacaciones Comunes]]

- Compensadas: consiste en el pago de 15 días hábiles
Cantidad de días: hace referencia a la cantidad de días tomados o a la cantidad de días a los que corresponde el pago(en este valor sólo pueden ser como máximo 2 dígitos)
pago: pago correspondiente a los días de vacaciones

[[Archivo:vac-valor-comp.png|850px|center|Valores Vacaciones compensadas]]

y para finalizar se debe dar en el botón con el más “+” para agregar el valor [[Archivo:boton mas.PNG|50px]]

<includeonly>=</includeonly>==== Transporte ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de transporte, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Transporte(También se puede escribir)

[[Archivo:selc- transp.png|850px|center|Seleccionar transporte]]

para reportar transporte en la opción debe tener en cuenta:

viáticos, manutención, alojamiento de carácter: se divide en salarial y no salarial, estos campos si no completan con valores mayores a 0(cero), lo mejor es dejarlos vacios.

Auxilio: En este campo se debe completar con el valor correspondiente al auxilio de transporte

[[Archivo:transp - valores.png|850px|center|Seleccionar transporte]]

y para finalizar se debe dar en el botón con el más “+” para agregar el valor [[Archivo:boton mas.PNG|50px]]

<includeonly>=</includeonly>==Nóminas Generadas==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección podra visualizar el listado de las nóminas generadas (Nómina Individual y Nómina de ajustes) que se encuentran aprobadas en la DIAN.

[[Archivo:Nominas Generadas.jpg|650px|center|Nominas Generadas]]

Para poder realizar la busqueda de las nóminas en meses anteriores debe hacer uso de los filtros, para ello cuenta con la opción de Filtro donde puede realizar la busqueda con los siguientes campos:

# Seleccionar el tipo de nómina
# Colocar el Nro de nómina
# Seleccionar la Fecha de elaboración
# Nro de Documento Trabajador
# Código Trabajador
# Código Lote (Código asignado al realizar carga masiva)
# Filtro por Periodo Liquidación

Luego de diligenciar alguno de estos campos debe hacer click en el ícono de buscar
para mostrar el listado de las nóminas

[[Archivo:Nominas Generadas Filtros.jpg|650px|center|Filtros]]

Este listado cuenta con una opcion donde puede visualizar su nómina en el portal de la DIAN.

Para esto debe presionar el signo de (+) para visualizar la opción DIAN la cual al hacer click la direcciona al portal del ente para ver la nómina

[[Archivo:Nómina Visualización DIAN.jpg|650px|center|Visualización DIAN]]

<includeonly>=</includeonly>==Nóminas Rechazadas==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección podra visualizar el listado de las nóminas generadas (Nómina Individual y Nómina de ajustes) que se encuentran rechazadas en la DIAN.

[[Archivo:Nominas rechazadas.jpg|650px|center|Nominas rechazadas]]

Para poder realizar la busqueda de las nóminas en meses anteriores debe hacer uso de los filtros, para ello cuenta con la opción de Filtro donde puede realizar la busqueda con los siguientes campos:

# Seleccionar el tipo de nómina
# Colocar el Nro de nómina
# Seleccionar la Fecha de elaboración
# Nro de Documento Trabajador
# Código Trabajador
# Código Lote (Código asignado al realizar carga masiva)

[[Archivo:Nominas Rechazadas Filtros.jpg|850px|center|Filtros]]

En este listado cuenta con una columna de Detalle donde al hacer click en el ojito puede observar el motivo de rechazado de la nómina por parte de la DIAN.

[[Archivo:Nominas Reachazadas Detalles.jpg|850px|center|Detalles]]
 
 

[[Archivo:Nomina Rechazadas - Mensaje Rechazos.jpg|850px|center|Mensaje Rechazos]]

Reportes - Portal DFactura Validación Previa

2024-01-19T16:58:16Z

Wdiaz:

En esta sección se describen el modulo de reportes, la cual nos permite solicitar los documentos emitidos. Cabe destacar que sólo los usuarios con perfil Root-Admin y Administrador tienen acceso a dicho módulo. Esta sección tiene cuatro opciones: Reporte en Línea, Reporte Programado, Reporte en Línea Documento Soporte, Reporte Programado Documento de Soporte.
'''Los Reportes sólo son visibles en los roles Root y Administrador'''
 
<includeonly>=</includeonly>==Reporte en Línea==<includeonly>=</includeonly>

El módulo de reporte en Línea nos permite solicitarlos en el momento y descargar el reporte en un formato .CSV de los documentos emitidos. Podemos hacer usos de los filtros de preferencia para realizar la búsqueda de las facturas.
El reporte en línea le permitirá traer un reporte de hasta 500 registros en el periodo seleccionado.
El periodo máximo por reporte es de 35 días, para obtener reportes de distintos meses pueden realizar la solicitud por mes, es decir un reporte a la vez.
{{clear}}
 

<includeonly>=</includeonly>===Los pasos para realizar la descarga del reporte en línea son los siguientes:===<includeonly>=</includeonly>
::1. Ingresar al portal y en la opción de '''Reportes''' al darle click se desplegara un menú en donde se encontrara dos opciones: en este caso seleccionara '''Reporte en Línea'''
::::::::::::::[[Archivo:MUPVPREV-312.JPG]] [[Archivo:MUPVPrev-313.JPG]] 

{{clear}}
 

::2. Al seleccionar la opción de '''Reporte en Línea''' se mostrara una ventana donde se encontrara unos filtros para realizar la búsqueda de los documentos emitidos de acuerdo a los siguientes campos: Origen, Estatus DIAN, Tipo de identificación, Sucursal, Tipo de Documento, Rango de Monto Total de la Factura, Fecha Inicial, Fecha Final, Estatus Acuse, El botón de Habilitación: Este botón es para indicar si son documentos de Pruebas de habilitación o de Producción Real, Secuencial, Rango del Secuencial de la Factura.
[[Archivo:MUPVPrev-314.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::3. Luego de darle click a '''Descargar''' se genera el archivo .csv con el reporte solicitado.
[[Archivo:MUPVPrev-315.JPG|centro|900px]]
{{clear}}
 

<includeonly>=</includeonly>==Reporte Programado==<includeonly>=</includeonly>

El módulo de Reporte Programado nos permite solicitar en el portal el reporte pero el sistema se encargara de agendarlo para ser descargado en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Luego se podrá descargar el reporte de los documentos emitidos en un formato csv/archivo plano para convertirlo en formato Excel. Podemos hacer usos de los filtros de preferencia para realizar la búsqueda de las facturas.
El reporte programado le permitirá traer todos los registros hechos en el periodo seleccionado.
El periodo máximo por reporte es de 35 días, para obtener reportes de distintos meses pueden realizar la solicitud por mes, es decir un reporte a la vez.
{{clear}}
 

<includeonly>=</includeonly>===Los pasos para realizar la descarga del reporte Programado son los siguientes:===<includeonly>=</includeonly>
::1. Ingresar al portal y en la opción de '''Reportes''' al darle click se desplegara un menú en donde se encontrara dos opciones: en este caso seleccionara '''Reporte Programado'''
::::::::::::::[[Archivo:MUPVPrev-316.JPG]] [[Archivo:MUPVPrev-317.JPG]] 
{{clear}}
 

::2. Al seleccionar la opción de '''Reporte Programado''' se mostrara una ventana donde se encontraran unos filtros para realizar la búsqueda de los documentos emitidos de acuerdo a los siguientes campos: Origen, Estatus Dian, Tipo de identificación, Sucursal, Tipo de Documento, Rango de Monto Total de la Factura, Fecha Inicial, Fecha Final, Estatus Acuse, El botón de Habilitación: Este botón es para indicar si son documentos de Pruebas de habilitación o de Producción Real,'''El botón Estado Legal de Documento: permitirá solicitar un reporte de los documentos emitidos con sus respectivos eventos''', Secuencial, Rango del Secuencial de la Factura.

[[Archivo:MUPVPrev-333.jpg|centro|950px]]
{{clear}}
 

::3. Luego de darle click a '''solicitar''' se mostrara un mensaje indicando que '''El reporte asíncrono ha sido agendado satisfactoriamente'''.
[[Archivo:MUPVPrev-319.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::4. Se agendará el reporte solicitado y se visualizara en una lista de la siguiente manera:
[[Archivo:MUPVPrev-320.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::5. '''Cuando el reporte es solicitado sin el Estado Legal de Documento,''' el sistema cambiara el status del reporte de '''“Agendado”'''' a '''“Preliminar”''' donde podrá realizar la descarga. '''Pero si el reporte es solicitado con el Estado Legal de Documento,''' el sistema cambiara el status del reporte de '''“Agendado”''' a '''“Preliminar”''' y luego a '''“Generado”''' donde podrá realizar la descarga.

'''El tiempo que se dispone el sistema para que el reporte se genere y cambie el estatus a “Preliminar” o “Generado” es no mayor a 24 horas.'''
'''El archivo descargado se mostrara en una carpeta Zip y al darle doble click al reporte se visualizara en un formato csv/archivo plano.'''

[[Archivo:MUPVPrev-334.jpg|centro|950px]]
[[Archivo:MUPVPrev-322.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::6. Se abrirá una ventana de Excel con el reporte en formato csv/ en archivo plano, como se encuentra en la imagen:
[[Archivo:MUPVPrev-323.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::7. Debe seleccionar la primera columna, luego darle click a la opción de '''Datos''' y seguidamente a '''Texto de columna'''.
[[Archivo:MUPVPrev-324.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::8. Se mostrara la siguiente ventana, solo seleccionara '''Delimitados''' y luego siguiente.
[[Archivo:MUPVPrev-325.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::9. Solo se debe seleccionar las opciones '''Tabulación, coma''' y luego siguiente.
[[Archivo:MUPVPrev-326.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::10. Presionar un click en la opción de '''Avanzado''' y se mostrara una ventana donde desplegara en cada una de las opciones: '''Separador Decimal''', se va a escoger (.) y en '''Separador de miles''' se deja en blanco.
[[Archivo:MUPVPrev-327.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::11. Luego se dará a '''siguiente''' y '''finalizar'''.
[[Archivo:MUPVPrev-328.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::12. Seleccionar las columnas para aplicar la opción de '''Filtro'''. '''Adicionalmente los campos de Total bruto, Base imponible, Impuesto, Total''' luego de seleccionarla con un click derecho se mostraran una ventana en donde presionara la opción de '''Formato de celdas'''.
[[Archivo:MUPVPrev-329.JPG|centro|950px]]
[[Archivo:MUPVPrev-330.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::13. Se mostrara una ventana y en la categoría seleccionara '''Numero''', en lado derecho hay un recuadro '''Usar separador de miles''' se debe marcar la opción.
[[Archivo:MUPVPrev-331.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 

::14. El reporte programado queda en formato Excel de manera correcta.
[[Archivo:MUPVPrev-332.JPG|centro|950px]]
{{clear}}
 
::15. '''Reporte Programado con Estado Legal del Documento'''
[[Archivo:MUPVPrev-349.jpg|centro|950px]]
[[Archivo:MUPVPrev-350.jpg|centro|950px]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Reporte en Línea Documento de Soporte==<includeonly>=</includeonly>

El módulo de reporte en Línea Documento de Soporte nos permite solicitar en el momento y descargar el reporte en un formato .csv de los Documentos de Soporte y Notas de Ajustes emitidos. Podemos hacer usos de los filtros de preferencia para realizar la búsqueda de los mismos.
El reporte en línea le permitirá traer un reporte de hasta 500 registros en el periodo seleccionado.
El periodo máximo por reporte es de 35 días, para obtener reportes de distintos meses pueden realizar la solicitud por mes, es decir un reporte a la vez.
{{clear}}
 

<includeonly>=</includeonly>===Los pasos para realizar la descarga del reporte en línea son los siguientes:===<includeonly>=</includeonly>
::1. Ingresar al portal y en la opción de '''Reportes''' al darle click se desplegara un menú en donde se encontrara dos opciones: en este caso seleccionara '''Reporte en Línea Documento de Soporte'''
::::::::::::::[[Archivo:MUPVPrev-339.jpg]]
{{clear}}
 

::2. Al seleccionar la opción de '''Reporte en Línea Documento de Soporte''' se mostrara una ventana donde se encontrara unos filtros para realizar la búsqueda de los Documentos de Soporte y Notas de Ajustes emitidos de acuerdo a los siguientes campos: Origen, Estatus Dian, Tipo de identificación, Sucursal, Tipo de Documento, Rango de Monto Total de la Factura, Fecha Inicial, Fecha Final, Estatus Acuse, El botón de Habilitación: Este botón es para indicar si son documentos de Pruebas de habilitación o de Producción Real, Secuencial, Rango del Secuencial de la Factura.
[[Archivo:MUPVPrev-338.jpg|centro|950px]]
{{clear}}
 

::3. Luego de darle click a '''Descargar''' se genera el archivo .csv con el reporte solicitado.
<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-340.jpg|Descarga de Reporte
File:MUPVPrev-341.jpg|Archivo .csv obtenido
</gallery>
{{clear}}
 

<includeonly>=</includeonly>==Reporte Programado Documento de Soporte==<includeonly>=</includeonly>

El módulo de Reporte Programado Documento de Soporte nos permite solicitar en el portal el reporte de los Documentos de Soporte y Notas de Ajustes emitidos; pero el sistema se encargara de agendarlo para ser descargado en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Luego se podrá descargar dicho reporte en un formato .CSV/archivo plano para convertirlo en formato Excel. Podemos hacer usos de los filtros de preferencia para realizar la búsqueda de las facturas.
El reporte programado le permitirá traer todos los registros hechos en el periodo seleccionado.
El periodo máximo por reporte es de 35 días, para obtener reportes de distintos meses pueden realizar la solicitud por mes, es decir un reporte a la vez.
{{clear}}
 

<includeonly>=</includeonly>===Los pasos para realizar la descarga del reporte Programado son los siguientes:===<includeonly>=</includeonly>
::1. Ingresar al portal y en la opción de '''Reportes''' al darle click se desplegara un menú en donde se encontrara dos opciones: en este caso seleccionara '''Reporte Programado Documento de Soporte'''
::::::::::::::[[Archivo:MUPVPrev-342.jpg]]
{{clear}}
 

::2. Al seleccionar la opción de '''Reporte Programado Documento de Soporte''' se mostrara una ventana donde se encontraran unos filtros para realizar la búsqueda de los documentos emitidos de acuerdo a los siguientes campos: Origen, Estatus DIAN, Tipo de identificación, Sucursal, Tipo de Documento, Rango de Monto Total de la Factura, Fecha Inicial, Fecha Final, Estatus Acuse, El botón de Habilitación: Este botón es para indicar si son documentos de Pruebas de habilitación o de Producción Real, Secuencial, Rango del Secuencial de la Factura.

[[Archivo:MUPVPrev-343.jpg|centro|950px]]
{{clear}}
 

::3. Luego de darle click a '''solicitar''' se mostrara un mensaje indicando que '''El reporte asíncrono ha sido agendado satisfactoriamente'''.
[[Archivo:MUPVPrev-344.jpg|centro|950px]]
{{clear}}
 

::4. Se agendará el reporte solicitado y se visualizara en una lista de la siguiente manera:
[[Archivo:MUPVPrev-345.jpg|centro|950px]]
{{clear}}
 

::5.Luego el sistema cambiara el status del reporte solicitado de “Agendado” a “Preliminar” donde podrá realizar la descarga.

'''El tiempo que se dispone el sistema para que el reporte se genere y cambie el estatus “Generado” es no mayor a 24 horas.'''
'''El archivo descargado se mostrara en una carpeta Zip y al darle doble click al reporte se visualizara en un formato csv/archivo plano.'''
<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-346.jpg|Actualización de status de Agendado a Preliminar
File:MUPVPrev-347.jpg|Descarga del reporte solicitado
File:MUPVPrev-348.jpg|Archivo .CSV descargado
</gallery>
{{clear}}

Configuración - Portal DFactura Validación Previa

2024-01-19T16:39:38Z

Wdiaz:

[[File:Menu Configuración.png|miniaturadeimagen|220px|Menú Configuración]]
En el Menú de Configuraciones podrá realizar los ajustes necesarios en su cuenta para la puesta en funcionamiento del sistema y las personalizaciones de elementos como El pie de página y el correo electrónico de emisión.
Al Iniciar sesión por primera vez, debe realizar las configuraciones pertinentes a sus Datos fiscales y se recomienda personalizar el correo electrónico.
Siempre podrá regresar a esta sección cuando requiera crear nuevos secuenciales, ajustar sus datos fiscales, correo de envío entre otros.

<includeonly>=</includeonly>==Datos Fiscales==<includeonly>=</includeonly>

{| style="background:transparent; "
|-
|[[Archivo:MUPVPrev-301.JPG|left|250px|Imagen 301: Menú Configuraciones]]||
Iniciada la sesión, por favor diríjase al menú principal del sistema del lado izquierdo de su portal, seleccione Configuración y posteriormente Datos Fiscales.
 
Se le mostrará una nueva sección en pantalla.
 
En esta sección se pueden configurar o visualizar los siguientes elementos en forma de pestañas:
* Datos Fiscales
* Folios
* Secuenciales
* Certificado Digital
* Logotipo
|}

 
'''Nota 1:''' Asegúrese de tener el RUT actualizado antes de iniciar este proceso. El NIT a configurar debe coincidir con el número de NIT que tiene actualmente en su RUT.
 
'''Nota 2:''' En ambiente DEMO Inicialmente cuando se carga el Certificado Digital de Pruebas, el NIT que se muestra en la Sección "Certificado" será el de The Factory HKA Colombia SAS. '''Esto no es un error'''. Su Certificado Digital será cargado cuando esté próximo su pase a producción.
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Edición de Datos Fiscales===<includeonly>=</includeonly>
En la pestaña '''Fiscales''' Usted podrá visualizar la información que tiene actualmente configurada en su cuenta.
[[Archivo:MUPVPrev-302.JPG|center|850px|Imagen 302: Datos Fiscales]]
'''Nota:''' En esta pantalla podrá ubicar sus Tokens de Empresa y Password en caso de requerirlos. Por su seguridad, solo el usuario '''root''' podrá visualizar los Tokens
 
 
Para para la edición de sus datos fiscales por favor presionar el botón '''Editar''', emergerá una pantalla en la que se encuentran los campos de la información fiscal que deben ser agregados.
[[Archivo:MUPVPrev-303.JPG|center|850px|Imagen 303: Pantalla de edición de datos fiscales]]

 
Sus datos fiscales estarán divididos en los siguientes subgrupos
 
 
::'''Nota:''' Asegúrese de colocar todos los datos indicados como obligatorios, estos estarán marcados con asterisco en color rojo (*)

<includeonly>=</includeonly>====Datos del Contribuyente====<includeonly>=</includeonly>
En este sub-grupo de información debe seleccionar los siguientes datos:
:*'''Régimen del Contribuyente:''' Puede seleccionar entre '''Persona Natural''' o '''Persona Jurídica'''
:*'''Tipo de Régimen:''' Puede seleccionar entre '''Impuesto sobre las ventas IVA''' o '''No Responsable'''
:*'''Tipo de Identificación:''' Esta opción por defecto esta seleccionada en '''NIT''' por requisitos de la DIAN
:*'''Numero de identificación:''' Debe diligenciar su numero de NIT sin Digito de Verificación, tal como se muestra en su RUT (El digito de verificación es automáticamente calculado y colocado en la casilla siguiente por el sistema)
:*'''Razón Social:''' Diligencia la razón social de su empresa como se encuentra ene l RUT. Si Usted es Persona Natural debe diligenciar sus nombres y apellidos como se muestra en el RUT
:*'''Nombre Comercial:''' Opcionalmente puede agregar su nombre comercial como se indica ene l RUT
 

<includeonly>=</includeonly>====Domicilio Fiscal====<includeonly>=</includeonly>

En este sub-grupo debe diligenciar la dirección fiscal que tiene registrado en su RUT.
 
:Por favor tenga en consideración todos los datos obligatorios y usar el formato de dirección igual al que tiene en el RUT
 
::'''Nota:''' Esta dirección corresponde a la dirección fiscal. Si Usted cuenta con varios establecimientos físicos esta información podrá diligenciarse en el la sección [[Catálogos - Portal DFactura Validación Previa#Establecimientos|Catálogos - Establecimientos]]
 
<includeonly>=</includeonly>=====Dirección que se muestra en la Representación Gráfica=====<includeonly>=</includeonly>
:La dirección que se muestra en la Representación Gráfica de un documento electrónico corresponde a la dirección del establecimiento o dirección física donde es emitido el documento.
 
:Para ajustar la dirección que se visualiza en su Representación Gráfica por favor diríjase a la sección en el portal Catálogos y luego '''Establecimientos'''
 
:Desde la sección '''Establecimientos''' ajuste la dirección correspondiente de cada establecimiento donde es emitido el documento. Luego de actualizada la dirección del establecimiento podrá visualizar en la representación gráfica del siguiente documento emitido la dirección configurada.

::Para mayor información puede ver la sección '''[[Catálogos - Portal DFactura Validación Previa#Establecimientos|Catálogos - Establecimientos]]'''

<includeonly>=</includeonly>====Información Adicional====<includeonly>=</includeonly>
En este sub-grupo deberá incluir la siguiente información:

:*'''Actividad Económica:''' Por favor coloque al menos su Actividad principal indicada en el RUT
:*'''Responsabilidades:''' Selecciones las responsabilidades que correspondan a su empresa. Marque las que coincidan con las que tienen indiadas en su RUT. Solo podrá elegir entre las siguientes opciones:
{| class="wikitable" style="margin: 0 auto;"
|-
! Código !! Significado
|-
| O-13 || Gran contribuyente
|-
| O-15 || Autorretenedor
|-
| O-23 || Agente de retención IVA
|-
| O-47 || Régimen simple de tributación
|-
| R-99-PN || No aplica – Otros (ver nota)
|}

 
::'''Nota:''' Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con las primeras 4 responsabilidades, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final
 
:*'''Impuestos:''' Indique los detalles tributarios de los cuales es responsable. Podrá elegir de la siguiente lista:
{| class="wikitable" style="margin: 0 auto;"
|-
! Código !! Significado
|-
| 01 || IVA
|-
| 04 || INC
|-
| ZA ||IVA e INC
|-
| ZZ || No aplica (ver nota)
|}
 
::'''Nota:''' Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con los detalles tributarios informados en los primeros tres códigos, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final

<includeonly>=</includeonly>====Información de Contacto====<includeonly>=</includeonly>
En este sub-grupo podrá diligenciar datos de contacto de su empresa para que sus clientes lo puedan visualizar en sus documentos electrónicos.
Podrá diligenciar los siguientes datos:
:*'''Nombre completo o Razón social'''
:*'''Teléfono'''
:*'''Telefax'''
:*'''Email:''' Aquí deberá diligenciar el email registrado en la DIAN como '''Correo de recepción'''. Para mayor información puede ver el apartado '''Configurar Correo de Recepción DIAN''' a continuación. A partir del '''10-10-2023''' se permite el manejo del correo con la siguiente estructura:
^(([a-zA-Z0-9!#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ]+)@((\[[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.)|(([a-zA-Z0-9!#$%&'*+=?^_{|}~\-]+\.)+))([a-zA-Z]{2,50}|[0-9]{1,3})(\]?)(\s;\s*|\s*$))*$
:*'''Nota:''' Puede colocar notas de referencia interna o referencia a sus clientes. esta información se podrá visualizarse en el documento electrónico.

 
<includeonly>=</includeonly>=====Configurar Correo Recepción DIAN=====<includeonly>=</includeonly>

:Para configurar el correo electrónico de recepción, favor seguir los siguientes pasos:
 
:'''En el portal DIAN'''
::1.- Ingrese al portal de habilitación DIAN:
:::[https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login Portal Habilitación DIAN]
::2.- En el nombre del usuario en la parte superior derecha, haga clic en el avatar y luego en '''Configuración'''
[[Archivo:configuracion portal DIAN.png|center|400px|Avatar y Configuración]]
 
::3.- Se despliega un cuadro que dice "Correo electrónico para la recepción de facturas" '''(Ver Imagen)'''
[[Archivo:CorreoRecepción1.JPG|centro|850px|Imagen 515b: Configurar Correo Recepción DIAN]]
::4.- Diligencie el correo que usará para la recepción de documentos electrónicos.
::5.- Al finalizar, presione el botón '''Guardar'''.
 
:'''En el portal HKA Factura'''
::1.- Ingrese a su cuenta en el portal de Producción: [https://factura21.thefactoryhka.com.co/ Portal HKA Factura]
::2.- Dirigirse a la sección de: Configuración --> Datos Fiscales, y allí dar '''Editar'''. Para mayor información vea [[Configuración - Portal DFactura Validación Previa#Edición de Datos Fiscales|Edición de Datos Fiscales]]
::3.- Debe agregar el correo configurado en '''email''' en el sub-grupo información de '''Contacto''' y presionar el botón '''Guardar''' para terminar la configuración correcta de sus datos fiscales.
:'''Nota:''' Si luego de este proceso en otra ocasión vuelve a ingresar a la opción Editar en Datos Fiscales se recomienda validar el correo de recepción en el campo Email, de no ser el mismo realizar el ajuste nuevamente y guardar los cambios.
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Consorcio o Unión Temporal====<includeonly>=</includeonly>

Si la empresa que esta generando los documentos electrónicos es un Consorcio o una Unión Temporal, adicionalmente deberán diligenciar esta sección en los Datos Fiscales de su cuenta.
 
Para mayor información puede ver la sección [[Configuración - Portal DFactura Validación Previa#Edición de Datos Fiscales|Edición de Datos Fiscales]]
 
Para hacer uso de esta sección primero debe dar clic al botón y que este quede en '''SI''' (ver flecha roja en la siguiente imagen), de esta forma activara la opción de incluir las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal.
 
Por favor recuerde que debe agregar las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal según esté descrito en el RUT.
 
Diligencie los siguientes campos:
:* Nombre o Razón Social
:* Tipo de Identificación
:* Porcentaje de Acciones
:* Responsabilidades
:* Impuestos
 
Al finalizar de colocar los datos de cada empresa del consorcio debe darle al botón '''(+)''', de esta forma agregará a la lista que se muestra en la parte inferior las distintas empresas que forman parte del consorcio o unión temporal.
Si ha cometido un error puede presionar el botón rojo '''Eliminar''' y retirar esa empresa de la lista

Al final el diligenciamiento de as distintas empresas puede finalizar dando al botón '''Guardar'''

[[File:Consorcio emision - datos fiscales.jpg|center|650px|Sección Consorcio]]

<noinclude>
'''Para mayor información puede ver el siguiente video'''
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=cco_LfU5Qzs|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

<includeonly>=</includeonly>===Folios===<includeonly>=</includeonly>

En la pestaña '''Folios''' podrá hacer seguimiento de los paquetes o planes de folios que ha adquirido, su fecha de vigencia y su estatus.
Adicionalmente puede encontrar en la parte inferior un resumen de los folios adquiridos, los folios consumidos en el sistema de 2.0 (aplica para clientes migrados del sistema de Validación Posterior o Modelo Resolución 2242) y folios consumidos en sistema 2.1 (Validación Previa)
 
 
:'''Nota 1:''' En ambiente de producción, los paquetes mostrados corresponden a los paquetes de folios o planes que Usted ha adquirido. Si se han agotado o están por agotarse puede comunicarse con nuestra área de Ventas o con su distribuidor autorizado. Puede encontrar información de contacto en la sección [[Canales de Comunicación|Canales de Comunicación]]
 
:'''Nota 2:''' En ambiente DEMO por defecto al registrarse se adjudica la cantidad de 20 folios. Si desea una carga adicional para pruebas puede solicitar al área de soporte una carga de folios de pruebas.

[[Archivo:MUPVPrev-304.JPG|center|850px|Imagen 304: Información de Folios]]
 
 
{{clear}}


<includeonly>=</includeonly>===Secuenciales===<includeonly>=</includeonly>

Para mayor información de configuración y uso de Secuenciales por favor visite el siguiente artículo: 

'''[[Secuenciales - Portal HKAFactura Validación Previa|Secuenciales]]'''

<includeonly>=</includeonly>===Certificado Digital===<includeonly>=</includeonly>

En la pestaña '''Certificado''' podrá Visualizar la información de su certificado Digital
[[File:datos fiscales - certificado digital.png|center|750px]]
Por seguridad, su Certificado Digital es gestionado y cargado por The Factory HKA Colombia SAS. Cuando su Certificado Digital ha sido emitido puede solicitar su carga a el Área de Proyectos a través de: proyectos_fel@thefactoryhka.com
 
::'''Nota:''' antes de realizar la carga del certificado debe tener actualizado en datos fiscales el número de documento que debe coincidir con el número de NIT en su RUT. Para mayor información de como editar su NIT, puede visitar la sección [[Configuración - Portal DFactura Validación Previa#Edición de Datos Fiscales|Edición de Datos Fiscales]]. Considere que el NIT solo puede ser ajustado en ambiente DEMO.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Logotipo===<includeonly>=</includeonly>
En la pestaña '''Logotipo''' Usted puede cargar el Logo de su empresa y este será mostrado en la Representación gráfica de su Documento Emitido y en otros elementos como el correo electrónico que le llega a su cliente.
[[Archivo:MUPVPrev-308.JPG|center|750px|Imagen 308: Carga de Logo]]
 
Para cargar o actualizar so logotipo por favor siga los siguientes pasos:
::'''A''': En la pestaña Logotipo, presionar '''Seleccionar logo'''. emergerá una ventana del explorador de Windows
::'''B''': En su computador seleccione la ruta donde se encuentra el archivo y selecciones la imagen del logo que desea cargar.
::'''C''': Presione Guardar para dejar en el sistema su logo. debe aparecer un mensaje de Carga Exitosa.
[[File:datos fiscales - guardar logotipo.png|center|750px]]
 
:'''Nota:''' La imagen del logo puede estar en formato JPG o PNG, no debe exceder los 600KB de tamaño de archivo ni debe exceder lo 800px de ancho en la imagen.
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Personalización==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección puede Personalizar elementos como el Pie de Pagina de sus documentos emitidos como el correo electrónico que reciben sus clientes al entregar un documento.

Para personalizar debe ir a Configuraciones → Personalización para desplegar las Configuraciones Generales.
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Pie de Página===<includeonly>=</includeonly>
En esta sección podrá crear un pie de página personalizado para sus documentos. Debe presionar el botón "Activar Pie de Página" para activar el campo para editar el contenido del mismo, permitiendo configurar el formato.
[[Archivo:MUPVPrev-309.JPG|center|750px|Imagen 309: Configuración del Pie de Página]]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Correo Electrónico===<includeonly>=</includeonly>
En esta sección podrá personalizar el envío de información en el correo electrónico que reciben sus clientes.
Debe activar el mensaje personalizado para poder iniciar la personalización y envío del mismo.
La personalización dispone de tres campos configurables:

* Asunto de correo electrónico (Obligatorio): Este campo es configurable por el cliente, permite concatenar texto con variables de pseudo código. Este elemento no debe tener contenido HTML. Véase imagen 28.
* Responder a (Obligatorio): Campo configurable por el cliente, donde se describe la dirección de correo a la que responderá el adquirente. Véase imagen 29.
* Contenido: Contenido del Correo, este contenido es ajustable en formato plantilla HTML junto con variable de pseudo código y formato Texto permitiendo formato en negrita, cursiva, subrayado, justificación, tablas, viñetas, numeración y sangría. Véase imagen 30.

'''Véase tabla 4 ([http://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Pseudo_c%C3%B3digos_para_personalizar_correo_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Posterior Tabla de pseudo códigos para personalizar correo])''' para identificar las variables de pseudo códigos a utilizar en la plantilla HTML.
Si no se desea personalizar el correo electrónico, la opción debe estar apagada y la aplicación enviará el correo por defecto de The Factory HKA.

<includeonly>=</includeonly>===Portal de Comentario por parte del Receptor===<includeonly>=</includeonly>

:El Portal de Comentarios por parte del receptor es un portal que permite al receptor del documento electrónico emitir un comentario al emisor del documento al momento de recibir la factura.

'''Con la resolución 85 de la DIAN, junto con la publicación del Anexo Técnico 1.8, se formaliza el proceso de aceptación de una factura. Por lo tanto el acuse de recibo de factura, el acuse de recibo de bien servicio y/o mercancía, el reclamo y la aceptación son eventos gestionados por RADIAN.

'''Por ello el portal de aceptación fue modificado a un portal de comentarios por parte del adquirente.'''

'''Por lo tanto se implementarán los siguientes cambios en producción a partir del día 6-7-2022; los mismos se encuentran liberados en demo a partir del 22-6-2022:'''

* El botón en el correo default o personalizado que se entrega al adquirente se denomina ahora: Comentado/Ver.
* Al presionar el botón "Comentado/Ver"; se registra un estatus de Leído, una vez presionado dicho botón el cliente puede agregar un comentario el cual generara el estatus Comentado.
* Los estatus (Aceptados, Rechazados, En Verificación), que se manejaban en el portal de aceptación ya no se visualizarán.
* En el módulo Documentos Emitidos se visualizará el siguiente filtro: Estatus de Comentario de Recibido.
* En el módulo Documentos Emitidos al presionar el botón del (+) se visualizaran dos estatus dependiendo del caso (Visto/Comentado).

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-310.JPG|Activación de Personalización de Correos
File:MUPVPos-30.JPG|Cuerpo del Correo
File:MUPVPrev-560.jpg|Correo recibido default
File:MUPVPrev-561.jpg|Envío de Comentario
File:MUPVPrev-562.jpg|Modulo de Documentos Emitidos
File:MUPVPrev-563.jpg|Estatus de Leído/Comentado en el módulo Documentos Emitidos.
</gallery>
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Cambiar contraseña==<includeonly>=</includeonly>
Por su seguridad se recomienda realizar el cambio de su contraseña inicial.

Para realizar el cambio debe ir a Configuraciones → Cambiar contraseña. Ver imagen 311.

Para editar la contraseña agregue la clave actual e ingrese la nueva. Presione Cambiar Contraseña para que los cambios sean establecidos.

[[Archivo:MUPVPrev-311.JPG|center|750px|Imagen 311: Cambio de Contraseña]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Usuarios==<includeonly>=</includeonly>
En este catálogo se permite agregar y configurar los permisos de visualización de documentos por servicio según se desee.
Igualmente se pueden gestionar los usuarios proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes.
Existe un límite de registros de 50 usuarios máximos, si se requiere registrar usuarios adicionales debe comunicarse con la empresa para realizar su solicitud.
Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas.
Ir a Catálogos → Usuarios.
[[Archivo:MUPVPrev-516.JPG|center|750px|Imagen 516: Catálogo Usuarios]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Agregar un nuevo usuario===<includeonly>=</includeonly>
Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para generar el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
* Perfil: Configuración de nombre y correo
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario, pueden ser:
** Estándar
** Avanzado
** Administrador
* Permisos: Pueden ajustar los permisos del usuario
* Clientes: Clientes a los que tendrá acceso el Usuario
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario

Para iniciar presione Agregar Usuario
[[Archivo:MUPVPrev-517.JPG|center|750px|Imagen 517: Agregar Nuevo Usuario]]

<includeonly>=</includeonly>====Perfil====<includeonly>=</includeonly>
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
Al culminar presione siguiente.
Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas.

<includeonly>=</includeonly>====Roles====<includeonly>=</includeonly>

Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
* Administrador
* Avanzado
* Estándar
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
Para continuar presione Siguiente.

[[Archivo:MUPVPrev-518.JPG|center|750px|Imagen 518: Selección del Rol de Usuario]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Permisos====<includeonly>=</includeonly>
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
Esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seccionado. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema.
[[Archivo:MUPVPrev-519.JPG|center|750px|Imagen 519: Personalizar Permisos de Usuario]]

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.

* Estándar: Acceso básico con opciones limitadas para agregar y visualizar sin afectar configuraciones.
* Avanzado: Acceso para agregar y editar registros, ajustes y configuraciones.
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.

{| class="wikitable"
|-
! Permiso/Rol !! Estándar !! Avanzado !! Administrador
|-
| Inicio || X || X || X
|-
| Clientes || X || X || X
|-
| Producto || X || X || X
|-
| Unidades de Medida || X || X || X
|-
| Establecimientos || || X || X
|-
| Usuarios || || || X
|-
| Emisión || X || X || X
|-
| Reportes || || X || X
|-
| Datos Ficales || X || X || X
|-
| Folios || || || X
|-
| Secuenciales || X || X || X
|-
| Logotipo || || X || X
|-
| Certificado || || || X
|-
| Cambio de Contraseña || X || X || X
|-
| Personalizaciones || || || X
|}

Descripción de cada permiso:
# Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.
# Clientes: Módulo para manejo de Clientes, permite agregar, editar, eliminar clientes, editar precio de un producto para un cliente, ejecutar la carga masiva.
# Productos: Módulo para manejo de Productos, permite sólo agregar, editar y eliminar productos.
# Unidades de Medida: Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite permite sólo agregar, editar y eliminar unidades de medida.
# Establecimientos: Módulo para el manejo de establecimiento, permite agregar y editar establecimientos.
# Usuarios: Módulo para manejo de usuarios, permite agregar y eliminar usuarios.
# Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite generar y visualizar los distintos documentos como facturas, notas de crédito y notas de débito, reenviar por correo los distintos documentos generados y descargar los archivos PDF Y XML de los documentos generados.
# Reportes: Módulo para la generación de reportes de los distintos documentos generados. Permite generar y descargar los reportes de los distintos documentos.
# Datos Fiscales: Módulo para el manejo de los Datos Fiscales, Permite visualizar y editar los datos fiscales.
# Folios: Módulo que permite visualizar los paquetes de folios adquiridos.
# Secuenciales: Módulo para manejo de Secuenciales de numeración, permite agregar, editar y desactivar los secuenciales registrados.
# Logotipo: Módulo para el manejo del Logotipo, permite editar y eliminar el logotipo que se presentará en los documentos.
# Certificado: Módulo para el manejo del certificado digital, permite cargar o modificar el certificado digital.
# Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de usuario.
# Configuraciones: Módulo para la configuración de parámetros

{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Clientes====<includeonly>=</includeonly>
Personalizar la lista de clientes permitirá limitar el acceso a los datos de los clientes seleccionados de la lista desplegable, tanto a nivel de catálogos como de documentos.
[[Archivo:MUPVPrev-520.JPG|center|750px|Imagen 520: Personalizar Listas de Clientes que puede ver el Usuario]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Establecimientos====<includeonly>=</includeonly>
Personalizar la lista de Establecimientos permitirá limitar al perfil creado el acceso a los datos asociados al establecimiento seleccionado, tanto a nivel de catálogos como de documentos. Active la opción y seleccione la Establecimiento de la lista desplegable. Presione el botón (+) para agregarlo. Para finalizar, presione Guardar.
[[Archivo:MUPVPrev-521.JPG|center|750px|Imagen 521: Personalizar Listas de Establecimientos en los que puede estar el Usuario]]
{{clear}}

Emisión - Portal DFactura Validación Previa

2024-01-19T16:35:51Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>==Generar Comprobante==<includeonly>=</includeonly>

=== Cómo Generar su Primer Factura ===
<center>
{{#widget:YouTube|id=WzphQwAByMU|width=660|height=415}}
</center>
{{clear}}

=== Como Generar una Factura usando Modelo Factura ===

:La funcionalidad de uso de Modelo Factura al momento de generar un documento desde el portal, tiene como finalidad que el cliente pueda llamar una factura previamente generada y de esta forma poder emitir un documento con la misma información base de la de la factura llamada; esto se aplica para aquellas empresas que emiten facturas iguales o similares de forma constante.

:Cabe destacar que si la plantilla a seleccionar es una Factura de Exportación, se recomienda previamente seleccionar este "Tipo de Documento" al momento de la generación del documento, de no ser así el sistema le generará el mensaje "El campo Impuesto es Obligatorio".
 
:A continuación se explica:

{{clear}}
<gallery mode="slideshow">
Archivo:4PlantillaGFVP.png|800x421px|'''Campo de impuesto obligatorio'''
Archivo:1PlantillaGFVP.jpg|800x421px|'''Paso 1:''' Al seleccionar en el campo '''Recargar factura n° como plantilla''': Se selecciona la Factura que deseamos replicar.
Archivo:2PlantillaGFVP.jpg|800x421px|'''Paso 2:''' Luego se carga de forma automatica toda la información de la factura seleccionada.
Archivo:3PlantillaGFVP.jpg|800x421px|'''Paso 3: '''Podemos editar parte de la factura si lo deseamos o solo verificar que todo este bien y hacer uso del botón generar documento.
Archivo:5PlantillaGFVP.jpg|800x421px|'''Paso 4:''' En el caso de realizar un cambio en el Cliente se va a desplegar el siguiente mensaje; el mismo no es limitativo, sólo debe presionar el botón Aceptar y realizar el cambio del cliente requerido

</gallery>
{{clear}}

=== Cómo Generar una Factura de Tipo Operación AIU ===

:* Cuando la factura a emitir es de servicios de cafetería o vigilancia, se coloca el servicio exento, y otro ítem llamado AIU con el valor y el IVA.

::A continuación los pasos para este tipo de AIU:

:::Debe crear el AIU como un servicio con IVA del 19% y colocando un monto base que luego podrá modificar al momento de crear la factura.

:::Crear el servicio de vigilancia o cafetería en el catálogo de Producto con un precio base, al crear la factura debe modificar el Precio Unitario colocando el monto del proyecto y asociarle con IVA el Exento.
 
[[Archivo:1 AIU.jpg|center|500px| Imagen 2: Crear el servicio]]
 
:::Al momento de crear la factura se agregan los dos servicios creados anteriormente. El servicio AIU en el campo Precio Unitario colocaran el cálculo del 6% de la utilidad.
<gallery mode="slideshow">
Archivo:2 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 1:'''Tipo de operación
Archivo:3 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 2:'''Precio Unitario
Archivo:4 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 3:'''Colocar IVA
Archivo:5 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 4:'''Agregar conceptos
Archivo:6 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 5:'''Factura ya emitida
</gallery>
{{clear}}
:* Si es de Obra Civil, debe colocarse el servicio de obra y luego 3 items (Administración con su valor, Imprevistos, con su valor y Utilidades con el cálculo de IVA).

::A continuación los pasos para este tipo de AIU:

:::1. Crear el servicio de obra en el catálogo de Producto con un precio base, al crear la factura debe modificar el Precio Unitario colocando el monto del proyecto y asociarle con IVA el Exento.

:::2. Crear 3 items (Administración con su valor, Imprevistos, con su valor y Utilidades con el cálculo de IVA), en el catálogo de Producto con un precio base, al crear la factura debe modificar el Precio Unitario.

[[Archivo:7 AIU.jpg|center|800px| Imagen 2.1: Crear 3 items]]

:::3. Al momento de crear la factura se agregan los dos servicios creados anteriormente. El servicio Utilidades en el campo Precio Unitario colocaran el cálculo del IVA.

<gallery mode="slideshow">
Archivo:8 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 1:''' Tipo de operación
Archivo:9 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 2:''' Precio Unitario
Archivo:10 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 3:''' Precio Unitario
Archivo:11 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 4:''' Precio Unitario
Archivo:12 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 5:''' Colocar IVA
Archivo:13 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 6:''' Agregar conceptos
Archivo:14 AIU.jpg|800x421px|'''Paso 7:''' Factura ya emitida
</gallery>
{{clear}}

=== Como Generar una Factura en Moneda Extranjera ===

Para realizar ventas de exportación debe configurar los productos que desea vender en moneda extranjera en el apartado Productos.
</gallery>
<gallery mode="slideshow">
Archivo:PrevMonedaExtranjera1.JPG|800x421px|'''Paso 1:''' Ingresar al Portal de The Factory HKA
Archivo:PrevMonedaExtranjera2.JPG|800x421px|'''Paso 2:''' Ubicar el Botón de Catálogos >> Productos en la parte inferior izquierda de la pantalla
Archivo:PrevMonedaExtranjera3.JPG|800x421px|'''Paso 3:''' Agregar Productos
Archivo:PrevMonedaExtranjera4.JPG|800x421px|'''Paso 4:''' Dirigirse al apartado Personalizar precios y configurar como le indico en la siguiente imagen
Archivo:PrevMonedaExtranjera5.JPG|800x421px|'''Paso 5:''' Al momento de generar la factura, que se esté diligenciando de la siguiente manera

</gallery>
{{clear}}

=== Cómo Generar un documento a un grupo de clientes ===

::La Emisión de documentos a Grupos de clientes permite que una plantilla de factura que ha sido diligenciada una vez pueda ser entregada de forma fácil y rápida a un listado de adquirientes organizados en un grupo. Por ejemplo, las facturas del sector educativo pueden beneficiarse de esta funcionalidad al crear una factura de un único servicio a todos los representantes de un curso particular.

::La factura tendrá las misma características y valores del servicio, sin embargo generará un documento legal con un consecutivo único a cada adquirente.

::Para saber cómo generar una factura de plantilla a el grupo por favor siga los pasa a continuación:
<gallery mode="slideshow">
Archivo:EVPrev01.jpg|800x421px|'''Paso 1:''' Dirigirse a Catálogos → Grupos de clientes:
Archivo:EVPrev02.jpg|800x421px|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de agregar grupo:
Archivo:EVPrev03.jpg|800x421px|'''Paso 2.1:''' Diligenciar el campo Nombre (único campo obligatorio) y el campo descripción (en caso de ser requerido)
Archivo:EVPrev04.jpg|800x421px|'''Paso 3:''' En el catálogo de grupo seleccionar la opción de asignar cliente a grupo
Archivo:EVPrev05.jpg|800x421px|'''Paso 3.1:''' Seleccionar el grupo creado anteriormente (campo obligatorio)
Archivo:EVPrev06.jpg|800x421px|'''Paso 3.2:''' Agregar los clientes de nuestro grupo:
Archivo:EVPrev07.jpg|800x421px|'''Paso 4:''' Dirigirse a Emisión → Generar comprobante
Archivo:EVPrev08.jpg|800x421px|'''Paso 5:''' En el apartado de Cliente habilitar la opción de Enviar Grupo
Archivo:EVPrev09.jpg|800x421px|'''Paso 5.1:''' Seleccionar el grupo al cual le deseamos emitir el documento
Archivo:EVPrev10.jpg|800x421px|'''Paso 6:''' Diligenciar el resto de campos obligatorios y dar clic a generar documento
Archivo:EVPrev11.jpg|800x421px|'''Paso 7:''' Verificar que el documento se haya emitido correctamente a nuestros clientes

</gallery>

 
{{clear}}

=== Cómo Generar su Primer Nota Crédito ===

<center>{{#widget:YouTube|id=U4hZCExU7bc|width=660|height=415}}</center>
{{clear}}
 

=== Cómo Generar Nota Crédito no referenciada===

Antes de generar una Nota o documento no referenciado se debe tener en cuenta:

Los escenarios para los que aplica una Nota no referenciada son:

::1- Facturas electrónicas emitidas desde otro proveedor tecnológico
::2- Facturas emitidas por validación posterior o validación previa.
::3- Facturas emitidas realizadas por computador, (Antes de la facturación electrónica).

'''NOTA:''' A partir del día 13-04-2023, el portal realizará los cálculos de lo facturado, pero a su vez se permite definir los valores como se realizaba anteriormente.
 
'''Pasos a seguir:'''

:1 - En el portal de The Factory HKA, seleccione 

Emisión -> Generar notas no referenciadas.
[[Archivo:PrevNCnr1.jpg|800px|sinmarco|center|Imagen: 001 - Menú Emisión.]]

{{clear}}
:2 - '''Datos del comprobante'''

::'''Tipo de Documento:''' Seleccione Nota de Crédito o Nota de Débito, según corresponda.
::'''Tipo de Operación:''' Seleccione según corresponda
::'''Establecimiento:''' seleccione el establecimiento desde el cual se generará la Nota no referenciada.
::'''Secuencial:''' Seleccione según corresponda.
::'''Cantidad decimal:''' Seleccione según corresponda.
::'''Motivo de nota:''' Seleccione según corresponda.
::'''País Moneda:''' Seleccione según corresponda. 
[[Archivo:PrevNCnr2.jpg|800px|sinmarco|center|Imagen: 002 - Datos del comprobante.]]
{{clear}}
 

:3 - '''Cliente'''

::'''Cliente:''' Seleccione el cliente según corresponda. 

[[Archivo:PrevNCnr3.jpg|800px|sinmarco|center|Imagen: 003 - Cliente.]]
{{clear}}
 

:4 - '''Conceptos'''

::'''Concepto:''' Selecciona el producto
::'''Cantidad:''' Digite la cantidad de productos a facturar
::'''Precio unitario:''' En caso de que el precio del producto varíe o haya cambiado, coloque el valor correspondiente, sino el portal realizará su respectivo cálculo.
::'''IVA:''' En caso de que el precio del IVA varíe o haya cambiado, coloque el valor correspondiente, sino el portal realizará su respectivo cálculo. Si el producto no tiene iva seleccione Exento 0% o Excluido 0%.
::'''Tipo de descuento:''' Seleccione según corresponda.
::'''Descuento:''' Digite el porcentaje que se aplicará según corresponda, sino el portal realizará su respectivo cálculo
::'''Valor Total:''' Digite del valor total del producto tomando en cuenta (cantidad, precio unitario,impuesto,descuento); sino el portal realizará su respectivo cálculo.
Una vez haya diligenciado la información del concepto de click sobre el icono (Agregar Concepto).

En caso de tener más productos repita el procedimiento del punto 4. 
[[Archivo:PrevNCnr10.png|800px|sinmarco|center|Imagen: 008 - Conceptos.]]
{{clear}}
 

:5 - '''Medio de pago'''

::'''Método de Pago:''' Seleccione según corresponda.
::'''Medio de Pago:''' Seleccione según corresponda.
::'''Referencia del pago:''' Digite una breve descripción de cómo se realizó el pago.

Una vez haya diligenciado la información del concepto de click sobre el icono (Agregar Medio de Pago). 
[[Archivo:PrevNCnr5.jpg|800px|sinmarco|center|Imagen: 005 - Medio de pago.]]
{{clear}}
 

:6 - '''Documento Referenciado'''

'''''Importante:''''' En caso de que el documento al cual se le está aplicando la nota no referenciada haya sido generada por validación previa o validación posterior se debe diligenciar la siguiente información :

::'''Tipo:''' Seleccione según corresponda, por el momento la única opción es “Documento de referencia adicional”
::'''Número del documento:''' Digitar el prefijo y número del documento sin espacios; ejemplo : FE1.
::'''Fecha:''' Digita la fecha en la cual fue emitido el documento
::'''CUFE:''' Si el documento fue generado en validación previa, validación posterior o desde otro proveedor tecnológico, debe Ingresar el CUFE de la factura electrónica.

Una vez haya diligenciado la información del Documento referenciado de click sobre el icono (Agregar Documento referenciado). 
[[Archivo:PrevNCnr6.jpg|800px|sinmarco|center|Imagen: 006 - Documento Referenciado.]]
{{clear}}
 

:7 - '''Total Impuesto y Totales'''

:'''''Total Impuestos:'''''
::'''Total IVA:''' En caso de que aplique, digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.
::'''Total INC:''' En caso de que aplique, digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.
::'''Total IC:''' En caso de que aplique, digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

:'''''Totales:'''''
::'''Total Base Imponible:''' Digite la suma de los Valores (cantidad * precio unitario) de todos los productos facturados; sino el portal realizará su respectivo cálculo.
::'''Total Retenciones:''' Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.
::'''Total Impuestos:''' Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.
::'''Total Descuento:''' Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.
::'''Total Cargos:''' Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.
::'''Total:''' Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo. 
[[Archivo:PrevNCnr11.png|800px|sinmarco|center|Imagen: 009 - Total Impuesto y Totales.]]
{{clear}}
 
:8- Por último de clic en generar comprobante para emitir la Nota Crédito no Referenciada; si los anteriores campos fueron diligenciados correctamente, no habrá motivo de rechazo en la generación del documento.

=== Como Generar Nota Crédito a factura de contingencia ===

El proceso para generar una '''Nota de Crédito''' a una '''Factura de contingencia''' previamente ya trasmitida a la DIAN con su respectiva resolución de contingencia a través del portal o de su software, es el mismo procedimiento que se utiliza para generar dichas notas a las facturas normales.

En el siguiente Video puede ver el proceso.

<center>{{#widget:YouTube|id=U4hZCExU7bc|width=660|height=415}}</center>

=== Cómo Generar su Primer Nota Débito ===

<center>{{#widget:YouTube|id=ZouS4hSU-PI|width=660|height=415}}</center>

=== Cómo Generar una Nota Crédito o Nota Débito desde el Portal a una Factura emitida por Integración ===

Este proceso es posible, sin embargo, se necesitan realizar algunas configuraciones iniciales antes de poder proceder con la generación de la Nota Crédito/Débito

==== Configuración del Secuencial ====
[[Archivo:EMISION 1.png|miniaturadeimagen|derecha|Este Tipo de Servicio le permitirá emitir documentos utilizando el Portal de Facturación Electrónica.]]
¿Cómo crear secuenciales en el Portal de HKA Factura?

'''Paso 1'''
 

<center>{{#widget:YouTube|id=Ll-z2yRn_Ss|width=660|height=415|}}</center>
 
'''Paso 2'''

 

<center>{{#widget:YouTube|id=o6EGmUtkY1M|width=660|height=415|}}</center>
 

Debe asegurarse de que cuenta con un secuencial con '''Tipo de Servicio''' parametrizado como '''Portal''', ya que no podrá utilizar secuenciales con '''Tipo de Servicio''' parametrizado con '''Servicio de Integración''' para emitir documentos desde el '''Portal de Facturación Electrónica'''.

Para realizar este proceso, puede crear un secuencial nuevo que utilizará específicamente para la generación de notas desde el portal. Se recomienda el uso de un prefijo y/o rango distinto al que ya tiene configurado para '''integración''' para evitar duplicar números de consecutivos ya creados o emitidos desde el servicio de integración.

Para mayor información de como crear un secuencial por favor visite el siguiente articulo: [[Secuenciales - Portal HKAFactura Validación Previa|Secuenciales]]
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==== Configuración del Cliente ====
Dado que los ERP manejan particularidades en su facturación, que el portal por ser de uso general no contempla; se recomienda antes de emitir las Notas (Crédito/Debito) configurar el cliente que se encuentra en la Factura de Venta afectada.

Para ello tendrá que dirigirse a la ruta Catálogo-->Clientes-->Agregar Clientes; deberá diligenciar todos los campos obligatorios que le solicita el portal.

Para agregar el correo del cliente debe presionar el botón (+) una vez sea definido.

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==== Configuración del Producto ====
Dado que los ERP manejan particularidades en su facturación, que el portal por ser de uso general no contempla; se recomienda antes de emitir las Notas (Crédito/Debito) configurar los productos que se encuentran en la Factura de Venta afectada.

Para ello tendrá que dirigirse a la ruta Catálogo-->Productos-->Agregar Productos; deberá diligenciar todos los campos obligatorios que le solicita el portal.

Cabe destacar que para agregar el impuesto debe presionar el botón (+) una vez sea definido; ahora bien si la factura fue emitida con moneda distinta a COP; el producto debe tener configurado los campos(Marca, Modelo), activar la opción "Precio por País", definir un valor base y asociar la moneda extranjera. Si la factura fue emitida con el Tipo de Operación "Mandatos Bienes"; se debe agregar la información del mandante en la sección "Mandato" al producto requerido.

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==== Emisión de la Nota ====

El proceso a seguir a partir de este punto es el mismo que el de los videos anteriormente expuestos, es importante tener en cuenta a cuál documento se está emitiendo esta Nota Débito/Crédito

La siguiente galería contiene este proceso paso a paso desde la emisión de una factura electrónica usando el servicio SOAP hasta la emisión de una Nota usando el portal:

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:Cabe destacar que si en la Factura de Venta, el Adquirente no se encuentra definido correctamente al momento de realizar la Nota; entonces deberá realizar lo siguiente:

#Ingresar al catálogo Cliente, editar el registro para realizar las modificaciones pertinentes y guardar los cambios.
#Ingresar al módulo Generar Comprobante
#Una vez seleccionada la Factura de Venta; en la sección Cliente podrá seleccionar el registro que fue editado previamente en el catálogo Cliente.

:Ahora bien si en la Factura de Venta, los productos no se encuentran definidos correctamente al momento de realizar la Nota; como por ejemplo que mas de un producto maneje un mismo código (para el portal es un código único), entonces deberá realizar lo siguiente:
#Ingresar al catálogo Productos; editar el registro para realizar las modificaciones pertinentes y guardar los cambios
#Agregar el producto en el catálogo Productos (esto aplica cuando mas de un producto maneja el mismo código, por lo tanto el segundo producto que tenga el mismo código deberá ser agregado con un código diferente)
#Ingresar al módulo Generar Comprobante
#Una vez seleccionada la Factura de Venta; en la sección Concepto deberá presionar el botón Editar en el respectivo producto corregido, seleccionar el registro que fue editado o agregado en el catálogo Productos y presionar el botón Editar Concepto.

:Para ambas modificaciones se generarán los siguientes mensajes advirtiendo del cambio que esta realizando, se debe presionar el botón Aceptar, y continuar con la emisión del documento.

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=== Como Generar una Factura de Transporte de Carga ===

:Para emitir un documento de Transporte de Carga, previamente se debe haber configurado sus respectivos productos en el catálogo Producto; en la sección Agregar un nuevo producto del Catálogo Productos, se indican cuales son los campos a definir.

:Una vez realizado el proceso anterior, se debe realizar los siguientes pasos:

::1.- Se debe seleccionar el '''Tipo de Operación''' la opción Transporte
::2.- Luego se debe agregar los productos que contemplan la información de Transporte de Carga
::3.- Si el producto seleccionado se encuentra registrada en el Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC); entonces se deben definir los siguientes campos:
:: 3.1 '''Numero de radicación de la Remesa (RNDC)''': Este es un consecutivo único nacional que controla el RNDC y que se le entrega a la empresa de transporte
en señal de aceptación de que los datos enviados no tienen errores. Es un dato numérico de 1 hasta 100,000 millones, hoy en día en el RNDC va en 65 millones
el consecutivo.
:: 3.2 '''Numero de consecutivo de la remesa (Interno)''': Este es un consecutivo interno que lleva cada empresa de transporte. El RNDC no controla rangos. La empresa puede manejar prefijos.
:: 3.3 '''Valor del flete por servicio de transporte de la remesa''': Es el valor del flete definido para la remesa (en un primer momento se visualiza el valor definido en el catálogo, pero este puede ser modificado de ser requerido).
:: 3.4 '''Cantidad Transportada''': es la cantidad real a transportar (en un primer momento se visualiza el valor definido en el catálogo, pero este puede ser modificado de ser requerido).
:: 3.5 '''Unidad Medida Transporte''': es la unidad de medida manejada en transporte de carga; sólo maneja las opciones: Kilogramos(KGM), Galones(GLL) (en un primer momento se visualiza el valor definido en el catálogo, pero este puede ser modificado de ser requerido).
:: 3.6 '''Factura Original''': permite definir el consecutivo de una Factura cuando se requiera adicionar un valor al flete de una remesa previamente emitida; siendo un campo opcional. '''Este campo se encuentra disponible a partir 14/09/2023
::4.- Una vez agregados los productos requeridos, puede continuar con la construcción normal del resto de la factura, y proceder a emitir el documento.

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File:EMISION_25.jpg|'''Paso 1:''' Tipo de Operación
File:EMISION_26.jpg|'''Paso 2:''' Producto registrado en el Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC)
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===Como Generar Documento Electrónico con Impuesto Nominal ===

:Para emitir un documento con Impuestos Nominales (INC Bolsa, INCarbono, INCombustibles, Sobretasa Combustibles, Nombre de la figura tributaria), previamente se debe haber configurado sus respectivos productos en el catálogo Producto; en la sección Agregar un nuevo producto del Catálogo Productos, se indican cuales son los campos a definir.

:Una vez realizado el proceso anterior, se debe realizar los siguientes pasos:

::1.- Se debe agregar los productos que contemplan la información de Impuestos Nominales. Dichos productos pueden ser modificados de igual manera que los productos con impuestos de porcentaje.
::2.- Una vez agregados los productos, en la columna "Otros Impuesto" se visualizará el valor del impuesto nominal asociado al producto.
::3.- Una vez agregados los productos requeridos, puede continuar con la construcción normal del resto de la factura, y proceder a emitir el documento.
::4.- En la sección de los Totales Impuestos se visualizará la descripción "Total Nominal", el cual indicará el valor total de los impuestos nominales agregados al documento.
::5.- En la representación gráfica tanto en la sección "Totales Impuestos" y "Totales" se visualizará el total de cada impuesto nominal facturado.

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File:EMISION_29.jpg|'''Paso 1:''' Agregar productos con Impuesto Nominal (Nombre de la figura tributaria)
File:EMISION_30.jpg|'''Paso 1.1:''' Agregar productos con Impuesto Nominal (INC Bolsa)
File:EMISION_31.jpg|'''Paso 1.2:''' Agregar productos con Impuesto Nominal (INCarbono)
File:EMISION_32.jpg|'''Paso 1.3:''' Agregar productos con Impuesto Nominal (INCombustibles)
File:EMISION_37.jpg|'''Paso 1.4:''' Agregar productos con Impuesto Nominal (Sobretasa Combustibles)
File:EMISION_34.jpg|'''Paso 2:''' Productos definidos en el documento
File:EMISION_35.jpg|'''Paso 4:''' Totales Impuestos
File:EMISION_36.jpg|'''Paso 5:''' Representación gráfica.
</gallery>
<includeonly>=</includeonly>==Manejo de Adjuntos==<includeonly>=</includeonly>
A partir del 19/09/2023 el portal permitirá enviar adjuntos al momento de emitir (Factura de Venta, Nota Crédito, Nota Débito) '''En futuras liberaciones se contará con esta opción al momento de corregir unos de estos documentos'''.

Para poder agregar adjuntos se debe tener en cuenta lo siguiente:
* Al crear el documento, se debe activar en la sección '''Adjuntos''' el botón denominado '''Documentos Adjuntos'''; para que al momento de presionar el botón '''Generar Documento''' sea redirigido al módulo para realizar la carga de los adjuntos. Si dicho botón no está activo, el documento se emitirá sin adjuntos.
* Al activar el botón denominado '''Documentos Adjuntos''', debe llevar a cabo la carga de adjuntos para que se realice el envío del documento a su adquirente; de no hacerlo no se realizará el envío de correo y la entrega del mismo.
* Se puede agregar los adjuntos arrastrando los archivos o presionando sobre el módulo '''Cargar Documentos Adjuntos'''.
* El total de los adjuntos a agregar deben pesar máximo 1.2MB; ya que se debe tomar en cuenta el PDF y XML que serán enviados en el correo al adquirente.
* Los formatos permitidos son png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx,rar.
* Al agregar un archivo .zip o .rar; el portal generará un mensaje que indica lo siguiente: '''The Factory HKA Colombia SAS no se hace responsable frente a cualquier reclamación por contenido de los archivos anexos que serán enviados al adquirente; tampoco se hace responsable si dicho contenido resulta ofensivo o que contenga software malicioso. Sugerimos que los mismos sean tratados con Antivirus'''. Si el cliente presiona el botón '''Aceptar''', se cargará el archivo; si presiona el botón '''Cancelar''' el archivo no será cargado en la sección de adjuntos.
* Los nombres entre los documentos deben ser diferentes, y no deben ser tan extensos.
* Una vez que se agreguen los documentos requeridos, se debe presionar el botón '''Subir archivo'''; y de esta manera se envía el documento al adquirente con sus respectivos adjuntos.
* '''Al momento de reenviar un documento que fue emitido con adjuntos; este será entregado al cliente sólo con el pdf y xml'''.
* Cuando el archivo adjunto supera de manera individual los 1.2MB o los archivos adjuntos en total pesan mas de los 1.2MB permitidos; se visualizará un botón denominado '''(Eliminar archivo)''' el cual debe ser presionado para eliminar los archivos asociados al documento, y de esta forma poder agregar los archivos definitivos.
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File:MUPVPrev-574.png|Sección Adjuntos: Botón Documentos Adjuntos
File:MUPVPrev-575.png|Módulo Cargar Documentos Adjuntos
File:MUPVPrev-576.png|Mensaje que se genera al agregar un archivo .zip o .rar
File:MUPVPrev-577.png|Archivos agregados de manera exitosa
File:MUPVPrev-578.png|Documento emitido de manera exitosa y enviado al adquirente
File:MUPVPrev-579.png|Archivo individual que supera los 1.2MB
File:MUPVPrev-580.png|Mensaje de validación que indica que el archivo supera el tamaño máximo permitido
File:MUPVPrev-581.png|Archivos cuyo peso total supera los 1.2MB
File:MUPVPrev-582.png|Mensaje que indica que indica que el proceso de eliminado fue exitoso.
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Emitidos==<includeonly>=</includeonly>

:En esta sección puede visualizar todos sus documentos emitidos y aprobados por la DIAN, cabe destacar que solo podrá visualizar los últimos 250 documentos emitidos en los últimos 7 días.

Para poder visualizar documentos emitidos en días anteriores debe hacer uso del filtro, para ello en la Opción Filtros de Consulta seguir estos pasos:

#En la pestaña de tiempo escoger la opción de Personalizable
#Seleccionar Fecha de Inicio y Fecha Fin
#Hacer un click en el icono de lupa para que pueda Visualizar las facturas de ese periodo.
[[File:Emitidos13.jpg|1000px|miniaturadeimagen|center|Como utilizar el filtro para visualizar los documentos.]]
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:En esta sección también puede visualizar todos sus documentos emitidos y aprobados por la DIAN en el proceso de Habilitación.

Para poder visualizar documentos emitidos en la Opción Filtros de Consulta seguir estos pasos:

#En la pestaña de tiempo escoger la opción de Personalizable
#Seleccionar Fecha de Inicio y Fecha Fin
#Activar el botón de Habilitación ('''Solo si requiere ver los documentos de habilitación''')
#Hacer un click en el icono de lupa para que pueda Visualizar las facturas de ese periodo.
[[File:Emitidos14.jpg|1000px|miniaturadeimagen|center|Como utilizar el filtro para visualizar los documentos.]]

'''NOTA: Con la resolución 85 de la DIAN, junto con la publicación del Anexo Técnico 1.8, se formaliza el proceso de aceptación de una factura. Por lo tanto el acuse de recibo de factura, el acuse de recibo de bien servicio y/o mercancía, el reclamo y la aceptación son eventos gestionados por RADIAN.

'''Por ello el portal de aceptación fue modificado a un portal de comentarios por parte del adquirente.'''

'''Por lo tanto se implementarán los siguientes cambios en producción a partir del día 6-7-2022; los mismos se encuentran liberados en demo a partir del 22-6-2022:'''
* En el módulo Documentos Emitidos se visualizará el siguiente filtro: Estatus de Comentario de Recibido.
* En el módulo Documentos Emitidos al presionar el botón del (+) se visualizaran dos estatus dependiendo del caso (Visto/Comentado).
<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-562.jpg|'''Modulo de Documentos Emitidos'''
File:MUPVPrev-563.jpg|'''Estatus de Leído/Comentado en el módulo Documentos Emitidos.'''
</gallery>

'''Si Ud. como Emisor también cuenta con nuestro sistema de Recepción; entonces podrá visualizar la información referente al Estado Legal del Documento. Para ello debe ingresar al módulo Documentos Emitidos y presionar la opción Detalle del documento requerido. Cabe destacar que sólo se visualizan los eventos aprobados por la DIAN'''

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-564.jpg|Modulo de Documentos Emitidos
File:MUPVPrev-565.jpg|Estado Legal del Documento
File:MUPVPrev-566.jpg|Resumen de Eventos del Documento
</gallery>

'''Para el manejo del Filtro CUFE, si el documento a consultar fue emitido en los últimos 7 días, no es necesario definir una fecha personalizada. Si el documento a consultar tiene mas tiempo de emitido, deberá definir un rango de fecha de busqueda.'''

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-572.jpg|Consulta de CUFE de Documento Emitido en los últimos 7 días
File:MUPVPrev-573.jpg|Consulta de CUFE de Documento Emitido que supera los últimos 7 días
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<includeonly>=</includeonly>==Aceptación Tácita==<includeonly>=</includeonly>

'''Se estima como fecha de publicación en producción el día 18-8-20222.'''

:Para visualizar el botón que permitirá realizar la Aceptación Tácita de un documento, el mismo debe cumplir con los siguientes requisitos:
# Que haya pasado 6 días continuos de la fecha Emisión del documento. (En una primera pase de liberación, luego será a los 3 días hábiles de la fecha de emisión del documento).
# El documento debe tener asociado los eventos (Acuse de recibo de Factura Electrónica de Venta 030, Recibo del bien y/o prestación del servicio 032).
# El evento (Recibo del bien y/o prestación del servicio 032) debe estar aprobado por la DIAN
# El adquirente debe tener en el catálogo de Clientes el campo '''Notificar''' en '''Si''', para que exista un registro de historial de entrega el cual es requerido para realizar el proceso de Aceptación Tácita.
:Para realizar la Aceptación Tácita se debe seguir estos pasos:
# Ingresar a la opción Detalle del módulo Documentos Emitidos.
# Presionar el botón Enviar Aceptación Tácita.
# Una vez realizada la Aceptación Tácita se genera un mensaje donde se visualizará el CUDE que generó dicho evento, y un botón que indica que ha realizado la aceptación tácita.

:'''Por ser un proceso asíncrono se recomienda esperar alrededor de 10 min para validar el estado de la Aceptación Tácita'''. Si la aceptación Tácita es rechazada por la DIAN podrá nuevamente realizar otra Aceptación Tácita.

: Para visualizar el estado del evento (Rechazado o Aceptado); deberá presionar un botón (+) que se encuentra en la sección Aceptación Tácita, y se desplegará la respuesta de la DIAN sobre el evento.

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File:MUPVPrev-583.jpg|Catálogo Cliente con el campo Notificar en Si
File:MUPVPrev-567.jpg|Visualización del botón Enviar Aceptación Tácita
File:MUPVPrev-568.jpg|Mensaje que se genera al realizar la Aceptación Tácita
File:MUPVPrev-569.jpg|Visualización del botón Ha realizado la Aceptación Tácita
File:MUPVPrev-570.jpg|Visualización del botón Estado del Evento
File:MUPVPrev-571.jpg|Detalle de la Aceptación Tácita
</gallery>

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<includeonly>=</includeonly>==Documentos Rechazados==<includeonly>=</includeonly>

:En esta sección puede visualizar todos sus documentos emitidos y rechazados por la DIAN, cabe destacar que solo podrá visualizar los últimos 250 documentos emitidos en los últimos 4 días.

Para poder visualizar documentos emitidos en días anteriores debe hacer uso del filtro, para ello en la Opción Filtros de Consulta seguir estos pasos:

#En la pestaña de tiempo escoger la opción de Personalizable
#Seleccionar Fecha de Inicio y Fecha Fin
#Hacer un click en el icono de lupa para que pueda Visualizar las facturas de ese periodo.
[[File:Emitidos1.jpg|800px|miniaturadeimagen|center|Como utilizar el filtro para visualizar los documentos.]]
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:En esta sección también puede visualizar todos sus documentos emitidos y rechazados por la DIAN en el proceso de Habilitación.

Para poder visualizar documentos emitidos en la Opción Filtros de Consulta seguir estos pasos:

#En la pestaña de tiempo escoger la opción de Personalizable
#Seleccionar Fecha de Inicio y Fecha Fin
#Activar el botón de Habilitación ('''Solo si requiere ver los documentos de habilitación''')
#Hacer un click en el icono de lupa para que pueda Visualizar las facturas de ese periodo.
[[File:Emitidos2.jpg|800px|miniaturadeimagen|center|Como utilizar el filtro para visualizar los documentos.]]
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: Para clientes que emiten documentos a través del portal, podrán corregir los documentos rechazados por la DIAN en dicho módulo; para ello deben presionar el botón "Corregir" asociado al documento, este le generará una nueva pestaña donde podrán realizar las correcciones pertinentes.
[[File:Emitidos11.png|800px|miniaturadeimagen|center]]
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: Al momento de corregir una '''Factura de Venta''' los siguientes campos no podrán ser editados(Tipo de Documento, Establecimiento, Secuencial, Número de Documento, Pais-Moneda); a su vez si la factura contempla '''Retenciones''' las mismas deberán ser agregadas por el emisor al momento de corregir el documento, así como el '''Tipo de Operación'''. De igual forma en la sección "Retenciones" se visualiza un helper que indica el siguiente mensaje "Estimado Cliente, debe agregar la información de las Retenciones".

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Archivo:Emitidos4.png|800x421px|''' '''
Archivo:Emitidos5.png|800x421px|''' '''

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: Al momento de corregir las '''Notas Credito/Debito''' los siguientes campos no podrán ser editados(Tipo de Documento, Establecimiento, Secuencial, Número de Documento, N° Factura Asociada); el emisor al momento de corregir el documento deberá definir el '''Motivo de la nota y el Tipo de Operación'''. De igual forma en sus secciones se visualiza un helper que indican los siguientes mensajes respectivamente “Estimado Cliente, debe agregar la información del Motivo de la Nota”/“Estimado Cliente, debe agregar la información del Tipo de Operación”..
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Archivo:Emitidos6.png|800x421px|''' '''
Archivo:Emitidos7.png|800x421px|''' '''

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: Al momento de corregir un '''Factura de Exportación''' los siguientes campos no podrán ser editados(Tipo de Documento, Establecimiento, Secuencial, Número de Documento, Pais-Moneda,Tasa de Cambio, Fecha Tasa de Cambio).
[[Archivo:Emitidos8.png|800px|miniaturadeimagen|center]]
{{clear}}

: Al momento de corregir las '''Nota no Referenciada''', los siguientes campos no podrán ser editados(Tipo de Documento, Establecimiento, Secuencial, Número de Documento); el emisor al momento de corregir el documento deberá definir el '''Motivo de la nota, Tipo de Operación y la sección Documento Referenciado cuando aplique'''.
[[Archivo:Emitidos15.png|800px|miniaturadeimagen|center]]
[[Archivo:Emitidos14.png|800px|miniaturadeimagen|center]]
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: Al momento de corregir un documento, si el original contenía "Información Adicional", y el documento a corregir va a requerir "Información Adicional", este debe ser agregado en el segundo recuadro de dicha sección para que se visualice en la representación gráfica.
[[Archivo:Emitidos12.png|800px|miniaturadeimagen|center]]
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: Una vez que se emite el documento, y este es aprobado por la DIAN, se visualizará en el módulo "Documentos Emitidos", y en el módulo "Documentos Rechazados por la DIAN" desaparece el botón "Corregir" asociado al documento corregido .
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Archivo:Emitidos9.png|800x421px|''' '''
Archivo:Emitidos10.png|800x421px|''' '''

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<includeonly>=</includeonly>==Documentos de Contingencia==<includeonly>=</includeonly>

El documento expedido es una transmisión de una factura de contingencia tipo 3 (atribuible al contribuyente).

La generación de facturas de contingencia atribuidos a fallas o inconvenientes del Contribuyente o Proveedor Tecnológico deben considerar los siguientes puntos:

Previamente debe solicitar la numeración de factura de venta de Talonario o de papel - Contingencia

La Factura de venta de talonario o papel debe cumplir con lo requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario y lo indicado en la Resolución 0042 de mayo de 2020 en su Artículo 12 - Requisitos de la factura de venta de talonario o de papel. Se definen dos posibilidades, la factura puede ser generada en un talonario preimpreso o a través de sistemas informáticos electrónicos, en ambos casos de acuerdo los requisitos indicados en artículo mencionado

Expedir factura de venta de talonario o de papel durante la Contingencia. En este tipo de facturas el documento fiscal es el generado en papel.

''El facturador electrónico deberá generar una carta declarando el inconveniente tecnológico o superación del misma, la cual debe ir firmada por el representante legal de la compañía y remitir al correo electrónico '''contingencia.facturadorvp@dian.gov.co''' con lo siguiente:'' 
'''Asunto:''' NIT de la empresa separado con un guion el dígito de verificación; Nombre de la empresa. 
'''Adjunto:''' PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal. 
'''Cuerpo del correo:''' Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto). 

Las facturas generadas durante el periodo de contingencia deberán ser reportadas a la DIAN como factura de Contingencia o tipo 3. El facturador enviará dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente los documento electrónico de transmisión'''(*)'''.

Una vez el facturador electrónico supere el inconveniente tecnológico deberá proceder al proceso de generación normal.

Para los documentos de notas crédito y notas débito, el facturador NO debe usar la numeración de contingencia, sino el consecutivo propio normal. Las notas enviadas a la DIAN serán validadas de manera normal en la DIAN. Por lo anterior, no existe el concepto de nota en contingencia.

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'''Sobre este punto se debe aclarar que:'''
:'''1)''' Este tipo de facturas el documento fiscal es el papel y debe cumplir con las exigencias a la modalidad de Factura de venta de talonario o de papel descritas en el decreto 358. Debe guardar copia de la misma por ejemplo.
:'''2)''' Para expedir este documento debe usarse una numeración de contingencia de factura electrónica diligenciada en el MUISCA.
:'''3)''' El uso de esta modalidad de facturación es decisión de ustedes directamente. Nuestra sugerencia como su proveedor tecnológico es que resguarden las evidencias que sustentan la decisión (ejemplo: falla de electricidad, falla de internet, falla de sistema de facturación, cyberataque, etc) para poder entregar.
:'''4)''' Dado que este tipo de facturación se realiza en un momento donde el Proveedor tecnológico no es accesible o el mismo sistema de facturación (en caso de facturación manual en un talonario generado por litógrafo), el mismo se genera sin QR y sin CUDE haciendo uso de la numeración de contingencia y dándole título correspondiente como tal.
:'''5)''' Una vez completada la integración técnica para la emisión de este tipo de facturas por medio de nuestra plataforma. Solo es requerido:
::'''5.1)''' Diligenciar y obtener resolución de numeración de contingencia de factura electrónica.
::'''5.2)''' Diligenciar esta numeración en el portal de emisión de The Factory HKA Colombia, asignando modalidad integración y las configuraciones técnicas y de sucursales que correspondan.
::'''5.3)''' Al entrar en contingencia atribuible al contribuyente expedir facturas en papel (similar a la facturación por computador) sin CUDE y sin QR.
::'''5.4)''' Una vez se subsane la contingencia transmitir estos documentos por integración a nuestra solución de facturación electrónica.

Resumen de modos de contingencia.
[[Archivo:Contingencia.jpg|800px|sinmarco|center|'''Modos de Contingencia''']]

'''(*)'''Actualmente las facturas de contingencia pueden reportarse a la DIAN mediante el uso del portal Dfactura de The Factory HKA en su sección: Emision: Generar Comprobante de contingencia.
También puede ser reportado vía integración siguiendo los lineamientos del consumo del servicio.
Tenga en cuenta que si la factura de contingencia es generada por Software o un sistema informático electrónico la representación gráfica debe incluir QR

<includeonly>=</includeonly>===Diferencias normativas===<includeonly>=</includeonly>

En el estatuto tributario Art 616-1 se describe que:
Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.

En resolución 42 del 2020 de la DIAN Artículo 3:
De conformidad con el artículo 1.6.1.4.5. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria La factura de venta comprende la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y la factura de venta talonario o de papel.
Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel el sujeto obligado deberá conservar copia física o electrónica de la misma; las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.

Los requisitos de la factura de venta de talonario o de papel. están detallados en el artículo 12 de la resolución 42 indicada previamente.

En el artículo 19 Parágrafo 1 de dicha resolución se define la naturaleza de la factura de contingencia tipo 3.
Cuando se presenten inconvenientes de tipo tecnológico por parte del
facturador electrónico, se deberá cumplir con lo indicado en el artículo 31 de esta
resolución; siendo válida la factura de venta de talonario o de papel.

El artículo 31 Primer Escenario: '''Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico.''' 
'''a)''' Por el tiempo en que dure el inconveniente, se deberá expedir factura de venta de talonario o de papel, la citada factura de venta se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos.
La factura de talonario o de papel de que trata el inciso anterior será válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de que trata el artículo 12 de esta resolución; así como la revisión que deba realizar el adquiriente para efectos de que se cumplan con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario. 
'''b)''' Transcribir la información mediante «documento electrónico de transmisión» que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel, con la identificación del tipo de factura, que fue expedida en el periodo del inconveniente y la información correspondiente al código único de documento electrónico -CUDE-, y transmitirlas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, de conformidad con las condiciones, los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se incorporan en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta». Para estos documentos no serán aplicables las reglas de validación de que trata el artículo 27 de esta resolución. Para los casos en que la factura de venta de talonario o de papel, se genere en forma manual o autógrafa, el término para transcribir y transmitir la información establecido en el presente numeral, será de 48 horas.

<includeonly>=</includeonly>===CONCLUSIÓN===<includeonly>=</includeonly>

- Cuando emitimos un documento fiscal electrónico con validación previa el mismo contiene CUFE. Su ''naturaleza es electrónica'' constituida en un UBL/XML y puede contener una Representación gráfica según las exigencias de la Norma. En este contexto es lo que definimos como '''FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA'''.

- Una factura de venta expedida en contingencia corresponde a una factura de talonario o papel. La misma debe responder a las exigencias de norma que la rigen.

El Obligado a facturar electrónicamente puede hacer uso de la factura electrónica de talonario y/o papel para ciertos casos de impedimentos tecnológicos que impidan la correcta expedición por medio de validación previa. Para ello queda con la obligación de antes de transcurrir 48 horas una vez subsanado el impedimento tecnológico transcribir y transmitir a la DIAN un ''documento electrónico de transmisión''. Contentivo de un CUDE. Este documento fiscal tiene ''naturaleza material''. Este documento naturalmente no cuenta con una "representación gráfica" por qué el documento en sí nace en el mundo material de forma legible según las exigencias normativas que lo regulan.

En lo que respecta al primer documento The Factory HKA Colombia SAS ofrece el servicio de generación de factura electrónica con validación previa con lo que responde a las responsabilidades definidas en norma para un proveedor tecnológico.

Con lo que respecta al segundo tipo de documento nuestro servicio comprende en permitir la transcripción y entrega del '''documento electrónico de transmisión'''. Se realiza su conformación en UBL/XML se firma electrónicamente, se procesa ante la DIAN, se calcula CUDE. Este documento es descargable tanto de nuestro portal como por medio de nuestros APIs programables para cualquier requerimiento de automatización de nuestros clientes. Sin embargo, el resguardo de este documento no cumple con la exigencia de la DIAN del resguardo de la copia física.

Se espera que con este articulo se quede aclarado que la transmisión electrónica de un documento material no es parte de nuestro servicio y que nuestra solución está apegada a la normativa con la intención de dar siempre seguridad, confianza en el cumplimento normativo de nuestros clientes.

===Documento de Contingencia POS para el Día Sin IVA===

:Para emitir un documento de Contingencia POS para el Día Sin IVA, previamente debe haber configurado su respectivo rango de numeración de Contingencia POS. A continuación los pasos que debe realizar para ello:

::1.- Dirigirse a la opción Agregar Secuencial del módulo Secuenciales y configurarlo como un secuencial de Nota Crédito.
::2.- Una vez agregado el secuencial, debe enviar un correo a la dirección (soporte_fel_co@thefactoryhka.com), indicando la siguiente información (prefijo configurado y resolución).Desde soporte se procederá a modificar en el sistema el rango creado a Contingencia, y se le agregará la resolución mencionada en el correo; de esta manera contará con su secuencial de Contingencia POS.
::3.- Cuando el área de soporte le indique que se realizó la actualización requerida, podrá visualizar la configuración en la opción Ver detalle Secuencial del módulo Secuenciales.

:Una vez realizado el proceso anterior, se debe realizar los siguientes pasos:

::1.- Dirigirse al opción Generar Comprobante Contingencia.
::2.- En el campo Secuencial, debe seleccionar el rango configurado anteriormente.
::3.- En el campo Tipo de Operación seleccionar la opción Factura de Contingencia Especial
::4.- En el campo Tipo de la sección Documento referenciado la opción Documento de Referencia Adicional, y agregar el numero de documento de contingencia que se está emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia, el campo CUFE es opcional y no requiere ser definido en este tipo de documento.
::5.- Continuar con la creación del documento y presionar el botón Generar Documento.

<gallery mode="slideshow">
File:Contingencia1.jpg|'''Paso 1:''' Agregar el secuencial con el Tipo de Documento Nota Credito
File:Contingencia5.jpg|'''Paso 2:''' Ver Detalle del Secuencial una vez realizada la actualización por parte de soporte
File:Contingencia2.jpg|'''Paso 3 y 4:''' Seleccionar el secuencial configurado para Contingencia POS y seleccionar el Tipo de Operación Contingencia Especial
File:Contingencia6.jpg|'''Paso 4:''' Definición en el campo Tipo de la sección Documento referenciado la opción Documento de Referencia Adicional, agregando el numero de documento de contingencia que se esta emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia.
File:Contingencia3.jpg|'''Paso 5:''' Definición del resto de la información requerida en la Factura de Contingencia
File:Contingencia4.jpg|'''Paso 6:''' Presionar el botón Generar Comprobante
</gallery>

===Como Generar Documento de Contingencia===

:Para emitir un documento de Contingencia, previamente debe haber configurado su respectivo rango de numeración de Contingencia en el módulo Secuenciales.

:Una vez realizado el proceso anterior, se debe realizar los siguientes pasos:

::1.- Dirigirse al opción Generar Comprobante Contingencia.
::2.- En el campo Secuencial, debe seleccionar el rango configurado anteriormente.
::3.- En el campo Numero Documento, se debe definir el consecutivo del documento a emitir
::4.- En el campo Tipo de la sección Documento Referenciado, se debe seleccionar la opción Documento de Referencia Adicional, y agregar el numero de documento de Contingencia que se está emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia, el campo CUFE es opcional y no requiere ser definido en este tipo de documento.
::5.- Continuar con la creación del documento y presionar el botón Generar Documento.

<gallery mode="slideshow">
File:Contingencia7.jpg|'''Paso 1:''' Seleccionar el secuencial configurado para Contingencia
File:Contingencia8.jpg|'''Paso 2:''' Definición de los productos de la factura
File:Contingencia9.jpg|'''Paso 4:''' Definición en el campo Tipo de la sección Documento referenciado la opción Documento de Referencia Adicional, agregando el numero de documento de contingencia que se esta emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia.
File:Contingencia10.jpg|'''Paso 4.1:''' Definición en el campo Tipo de la sección Documento referenciado la opción Documento de Referencia Adicional, agregando el numero de documento de contingencia que se esta emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia.
File:Contingencia11.jpg|'''Paso 5:''' Definición del resto de la información requerida en la Factura de Contingencia
</gallery>

Catálogos - Portal DFactura Validación Previa

2024-01-19T16:26:08Z

Wdiaz:

En el Menú principal podrá encontrar el Menú Catálogos, aquí podrá acceder a los siguientes Sub-Menús:
* Clientes
* Unidades de Medida
* Productos
* Establecimiento

[[Archivo:MUPVPrev-501.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 501: Menú Catálogos]]

<includeonly>=</includeonly>==Clientes==<includeonly>=</includeonly>
En el Catálogo de Clientes Ud. podrá visualizar y gestionar la lista de clientes que se encuentran registrados en el aplicativo.
Podrá realizar búsquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de sus clientes.
Para acceder debe ir a Catálogos → Clientes

En la parte superior derecha del catalogo podrá ubicar la Casilla "Búsqueda". Aquí podrá colocar información alfanumérica que le permita ubicar fácilmente a uno o varios clientes de su lista. Podrá listar los registros con la letra inicial por Razón social/Nombre o Número de documento.

<includeonly>=</includeonly>===Acciones en la lista de clientes===<includeonly>=</includeonly>
En cada registro de cliente se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentran en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro.
Entre las acciones se tienen:
* Detalle : Se muestra una pantalla con toda la información registrada del cliente seleccionado.
* Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
* Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el botón "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la '''Eliminación masiva''')
<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-502.JPG|Imagen 502: Catálogo de Clientes
File:MUPVPrev-503.JPG|Imagen 503: Acciones en Catálogo de Clientes - Detalle
File:MUPVPrev-504.JPG|Imagen 504: Acciones en Catálogo de Clientes - Edición
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>===Agregar un nuevo cliente===<includeonly>=</includeonly>
Para agregar un nuevo registro de un cliente presione Agregar Cliente.
Se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su cliente.

<includeonly>=</includeonly>====Datos Generales====<includeonly>=</includeonly>
El botón '''(Consumidor Final)''' permite crear un registro único denominado '''(Consumidor Final)'''; el cual se emplea cuando el cliente no se identifica al momento de la emisión de un documento. Al activar dicho botón el portal definirá de manera automática los siguientes campos (Tipo de persona, Nombre, Apellido, Tipo de Identificación, Número de Identificación) con la siguiente información respectivamente (Persona Natural asimilada, Consumidor, Final, Cédula de Ciudadanía, 222222222222).

Si el cliente '''No es Consumidor Final'''; es decir, si el cliente a facturar se identifica, entonces el botón se debe dejar inactivo y los campos se visualizarán en blanco para que sean definidos con los datos del cliente.

Seleccione el tipo de Persona del cliente, dependiendo de si su cliente es persona Natural o Jurídica deberá ingresar distintos datos básicos solicitados:

* Persona Natural:
** Nombre y Apellido

* Persona Jurídica:
** Razón Social
** Nombre comercial

Debe diligenciar los campos según correspondan y tomar en cuenta la información registrada en el RUT o documento del cliente. Al momento de agregar el correo del cliente, debe hacer uso del botón agregar que esta al lado de este campo. 

'''El correo del Cliente desde el 17-04-2023 es opcional su definición'''. A partir del '''10-10-2023''' se permite el manejo del correo con la siguiente estructura:
^(([a-zA-Z0-9!#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ]+)@((\[[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.)|(([a-zA-Z0-9!#$%&'*+=?^_{|}~\-]+\.)+))([a-zA-Z]{2,50}|[0-9]{1,3})(\]?)(\s;\s*|\s*$))*$

'''Nota:''' Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.

<includeonly>=</includeonly>====Dirección====<includeonly>=</includeonly>
La definición de la '''Dirección del Cliente''' es '''opcional'''; por lo tanto si se requiere agregar o editar un cliente, y que este tenga una dirección ya sea de Colombia o diferente a Colombia; debe activar el botón denominado '''(Dirección de Domicilio)''' y de esta manera se desplegaran los campos necesarios para su definición. Pero si no requiere agregar una dirección, entonces el botón '''(Dirección de Domicilio)''' se debe encontrar inactivo.

Esta sección cuenta también con una casilla que permite diferenciar si la dirección Fiscal del Cliente es distinta a la dirección de Domicilio. Si selecciona esta casilla podrá diferenciar ambas direcciones, en caso contrario se toma la Dirección de Domicilio igual a la Dirección Fiscal.

'''Si la dirección a definir pertenece a Colombia; todos los campos son obligatorios. Si el país es diferente a Colombia, los campos obligatorios son (País, Ciudad, Lenguaje).'''

'''Nota:''' Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.

<includeonly>=</includeonly>====Datos Tributarios====<includeonly>=</includeonly>
Se cuenta con un botón denominado '''(Desplegar Datos Tributarios)''' el cual permitirá si esta activo, visualizar dicha sección para definir la información requerida. Si el botón se deja inactivo, el portal asignará por defecto la siguiente información:
*Detalle Tributario(No aplica)
*Responsabilidades(R-99-PN No aplica-Otros)
*Actividad Económica(0081 Sin Actividad Económica, solo Personas naturales)

Si el cliente activa el botón (Desplegar Datos Tributarios) deberá tomar en cuenta lo siguiente para su definición.
* Detalle Tributario: Información de los impuestos que son responsables los clientes. El portal en un primer momento mostrará el valor por defecto, pero este puede ser modificado
* Responsabilidades Fiscales: Las responsabilidades de los clientes que están reflejadas en su RUT (en caso de persona Natural se puede indicar "R-99-PN No aplica-Otros"). '''Este es un campo opcional, y en un primer momento el portal mostrará el valor por defecto; pero si requiere definir un cliente sin responsabilidades, entonces deberá destildar el valor por defecto, quedando como opción (Seleccione una opción).'''
* Actividad Económica: Actividad Económica del cliente que esta registrada en su RUT. (En caso de persona Natural se puede indicar (0081 Sin Actividad Económica, solo Personas naturales)).El portal en un primer momento mostrará el valor por defecto, pero este puede ser modificado

'''Los botones (Desplegar Detalles Tributarios y Dirección Domicilio) se pueden dejar inactivos, y de esta manera se definirá un cliente sin Dirección y con Datos Tributarios por defecto.'''

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-505n.png|Imagen 505: Botón de Consumidor Final y Botón Dirección de Domicilio.
File:MUPVPrev-505ñ.png|Imagen 505: Cliente Consumidor Final.
File:MUPVPrev-505o.png|Imagen 505: Botón Dirección de Domicilio activo
File:MUPVPrev-505p.png|Imagen 505: Cliente con Dirección diferente a Colombia, donde los campos obligatorios a definir son (País, Ciudad, Lenguaje)
File:MUPVPrev-505q.png|Imagen 505: Cliente con Dirección de Colombia, todos los campos son obligatorios.
File:MUPVPrev-505l.JPG|Imagen 505: Botón Detalle Tributario inactivo
File:MUPVPrev-505r.png|Imagen 505: Botón Detalle Tributario activo
File:MUPVPrev-505s.png|Imagen 505: Botón Detalle Tributario activo con Responsabilidades sin definir ya que es un campo opcional
File:MUPVPrev-505t.png|Imagen 505: Cliente sin Responsabilidades.

</gallery>

<includeonly>=</includeonly>===Carga masiva de cliente===<includeonly>=</includeonly>
Esta carga permite al Emisor, cargar de forma masiva de clientes al catálogo de clientes, esta funcionalidad NO es Obligatoria para los Emisores que facturen por un sistema de integración ERP.
Tenga los datos de los clientes a cargar masivamente en un archivo .csv con la siguiente estructura.
{| class="wikitable"
|-
! Estructura de CSV sin Datos Fiscales
|-
| <nowiki>Tipo de persona|Tipo de Identificación Código Documento de identificación|Número de Identificación|Nombre comercial|Razón social|Nombre|Apellido|Régimen Fiscal|Correo|Teléfono|Fax|Referencia|Nombre contacto|Nota|Notificar|Detalle Tributario
|Responsabilidades Fiscales|Actividad económica|País (Domicilio)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)</nowiki>
|}

{| class="wikitable"
|-
! Estructura de CSV con Datos Fiscales
|-
| <nowiki>Tipo de persona|Tipo de Identificación Código Documento de identificación|Número de Identificación|Nombre comercial|Razón social|Nombre|Apellido|Régimen Fiscal|Correo|Teléfono|Fax|Referencia|Nombre contacto|Nota|Notificar|Detalle Tributario
|Responsabilidades Fiscales|Actividad económica|País (Domicilio)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)|País (Fiscal)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)</nowiki>
|}

Cada valor separado en base a pipe (|), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio o requerido para el tipo de cliente, se debe dejar el espacio vacío entre doble (||), '''véase tabla 1''' para validar el formato de los campos.

Tabla 1
{| class="wikitable"
|-
!Nombre del Campo !! Valores Permitidos !! Obligatorio
|-
|Tipo de persona ||1 y 2 (1:Persona Jurídica - 2:Natural)|| Si
|-
|Tipo de Identificación|| Frecuentes: 13 Cédula de ciudadanía; 22 Cédula de extranjería; 31 NIT; 42 Documento de identificación extranjero (Lista completa en Tabla 6.2.1 Anexo Técnico 1.7)||Si
|-
|Número de Identificación||Entre 6 y 20 caracteres.||Si
|-
|Nombre comercial||Entre 3 y 450 caracteres.||No
|-
|Razón social||Entre 3 y 100 caracteres alfanuméricos y ,.-_#.||Si (Si es Persona Jurídica).
|-
|Nombre||Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos.||Si (Si es Persona Natural).
|-
|Apellido||Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos.||Si (Si es Persona Natural).
|-
|Régimen||Código Régimen Fiscal (Lista completa en Tabla 6.2.4 Anexo Técnico 1.7)||Si
|-
|Correo||Formato correcto de dirección de correo electrónico.||Si
|-
|Teléfono||Entre 8 y 14 caracteres numéricos.||No
|-
|Fax||Entre 8 y 14 caracteres numéricos.||No
|-
|Referencia||Máximo 100 caracteres.||No
|-
|Nombre||contacto Entre 5 y 100 caracteres.||No
|-
|Nota||Entre 5 y 500 caracteres.||No
|-
|Notificar||1 y 0 (1:Sí - 0:No).||Si
|-
|Detalle Tributario||Lista de Códigos Tributos separados por coma (Lista completa en Tabla 6.2.2 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Responsabilidades Fiscales||Lista de Códigos Responsabilidades fiscales separados por coma (Lista completa en Tabla 6.2.7 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Actividad económica||Lista de Códigos Actividad económica separados por coma.||Si
|-
|País (Domicilio)||Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 6.4.1 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Dirección (Domicilio)||Entre 5 y 500 caracteres.||Si
|-
|Código Postal (Domicilio)||Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 6.4.4 Anexo Técnico 1.7)).||Si
|-
|Lenguaje (Domicilio)||Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 6.3.2 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Departamento (Domicilio)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos (Lista completa en Tabla 6.4.2 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Municipio (Domicilio)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 6.4.3 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Ciudad (Domicilio)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad||Si
|-
|País (Fiscal)||Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 6.4.1 Anexo Técnico 1.7).||No
|-
|Dirección (Fiscal)||Entre 5 y 500 caracteres.||Si(si existe País Fiscal).
|-
|Código Postal (Fiscal)||Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 6.4.4 Anexo Técnico 1.7).||Si(si existe País Fiscal).
|-
|Lenguaje (Fiscal)||Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 6.3.2 Anexo Técnico 1.7).||Si(si existe País Fiscal).
|-
|Departamento (Fiscal)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos (Lista completa en Tabla 6.4.2 Anexo Técnico 1.7).||
Si(si existe País Fiscal).
|-
|Municipio (Fiscal)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 6.4.3 Anexo Técnico 1.7).||Si(si existe País Fiscal).
|-
|Ciudad (Fiscal)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad.||Si(si existe País Fiscal).
|}

Presione Carga masiva para cargar el archivo.csv con los clientes a cargar, presione subir archivo. '''Ver imagen 43.'''

Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los clientes se visualizarán en lista del catálogo de clientes, en caso de presentarse algún tipo de error será indicado por un mensaje indicando el tipo de error. '''Ver imagen 44.'''

En caso de errores, verifique los siguientes puntos:
* Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando que se ven correctamente los símbolos y eñes.
* Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de documentos repetidos.
* Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que tienen un guion y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
* Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de clientes que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.
<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-522.jpg|Imagen 43: Carga Masiva de Clientes
File:MUPVPrev-523.jpg|Imagen 44: Carga de Archivo CSV
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>====Eliminación Masiva de Clientes====<includeonly>=</includeonly>
En caso de requerir la eliminación simultanea de mas de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad.
Para realizar la eliminación debe seleccionar cada cliente presionando la casilla de verificación del lado Izquiero de cada registro que desee eliminar.
Al culminar la selección, puede presionar el botón "Borrar" y se le preguntará si esta seguro. Al dar "Si" se eliminaran todos los registros que han sido seleccionados.
[[Archivo:MUPVPrev-506.JPG|centro|Imagen 506: Eliminación Masiva de Clientes]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Unidades de medida==<includeonly>=</includeonly>
En este catálogo se cargan las descripciones del tamaño o la cantidad física definida por convención o por ley para vender un producto.
Ir a Catálogos →Unidades de medida, para visualizar las unidades de medida que se han cargado en el sistema.

<includeonly>=</includeonly>===Agregar una nueva unidad de medida===<includeonly>=</includeonly>
Por normativa, las unidades de medida están basadas en un catálogo aprobado por la DIAN

Para seleccionar las unidades de medida que serán usadas para la configuración de sus productos o servicios presione Agregar Unidad de Medida.

En la parte superior puede hacer uso de "Buscar" para encontrar las unidades de medida en el catalogo

Luego, debe seleccionar en la parte izquierda las casillas de verificación de las unidades que desea agregar.

Al seleccionar las unidades deseadas puede presionar "Agregar". de esta forma aparecerán ahora listadas en el catálogo de Unidades de Medida.

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-512.JPG|Imagen 512: Catálogo Unidad de Medida
File:MUPVPrev-513.JPG|Imagen 513: Agregar Nueva Unidad de Medida
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Productos==<includeonly>=</includeonly>
En el Catálogo de Productos Ud podra visualizar y gestionar la lista de sus productos o servicios que se encuentran registrados en el aplicativo.
Podrá realizar busquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de productos o servicios.
Para acceder debe ir a Catálogos → Productos

<includeonly>=</includeonly>===Acciones en la lista de Productos===<includeonly>=</includeonly>
En cada registro de Productos se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentra en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro.
Entre las acciones se tienen:
* Detalle: Se muestra una pantalla con toda la información registrada del Producto seleccionado.
* Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
* Precio por País: Cada Producto o Servicio puede tener una lista de precios personalizada en monedas extranjeras. Esto permite generar facturas de exportación con la moneda y precios especificados. En esta lista puede ajustar o modificar los precios que previamente ha configurado, o agregar más en caso de necesitarlo.
* Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el boton "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la '''Eliminación masiva''')

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-507.JPG|Imagen 507: Catálogo de Productos
File:MUPVPrev-508.JPG|Imagen 508: Acciones en Catálogo de Productos - Detalle
File:MUPVPrev-509.JPG|Imagen 509: Acciones en Catálogo de Productos - Edición
File:MUPVPrev-510.JPG|Imagen 510: Acciones en Catálogo de Productos - Precio por País
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>===Agregar un nuevo producto===<includeonly>=</includeonly>
'''Video Guia'''
 
<center>{{#widget:YouTube|id=je6IUmIiU4Y|width=853|height=480|}}</center>
 
Para agregar un nuevo registro de un producto o servicio presione Agregar Producto.
Se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su producto o servicio:

* Tipo de producto (Servicio, Producto, Otro). La opción '''Otro''' permite que al momento de facturar un producto que tenga asociado esta opción, se visualice en el campo '''Descripción''' sólo el nombre del producto en el documento emitido.
* Código
* Descripción
* Colombia Compra Eficiente: Es un enlace que lo dirige a la Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas(UNSPSC)
* Tipo de Código Estándar: permite definir el tipo de código estándar que maneja el producto o servicio a agregar (es opcional su definición). Al seleccionar el Tipo de Código Estándar se visualizará un campo para ingresar el Código Estándar, si este es el UNSPSC en el siguiente enlace se lista los códigos:[[Archivo:Clasificador_de_Bienes_y_Servicios.xls|Clasificador de Bienes y Servicios]]. Para el caso de GTIN y Partida Arancelaria, entre las páginas 660-705 del [[Archivo:Anexo_Técnico_Resolución_000012_de_09-02-2021.pdf|Anexo Técnico Resolución 000012]] se explica su estructura
* Unidad de medida
* Precio unitario
* Tipo de impuesto: ''' Se agregaron los Impuestos Nominales (INC Bolsa, INCarbono, INCombustibles, Sobretasa Combustibles, Nombre de la figura tributaria).En una primera fase de liberación si un producto debe manejar este tipo de impuesto, sólo se podrá asociar dicho impuesto. Al seleccionar el impuesto se debe indicar su valor base, este podrá ser modificado al momento de la emisión del documento.
'''A partir del 31/7/2023 en el ambiente demo se podrá visualizar los impuestos (IC Porcentual, Fto Horticultura); el impuesto ZZ se podrá agregar como impuesto nominal o porcentual;en el caso de ser porcentual, se debe primero definir su valor y luego presionar el check de %. A su vez también se le puede definir la descripción si es requerido, de no ser definido se visualizará con la descripción (Nombre de la figura tributaria)'''
* Marca: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
* Modelo: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
* Cantidad por Paquete: En caso de que el producto se venda por paquetes de varias unidades, en caso contrario puede colocar "1"
* Cantidad Real: Cantidad o unidades sobre las cuales aplica el precio unitario y el calculo de impuesto
* Personalización de Precios: Cada Producto o Servicio puede tener una lista de precios personalizada en monedas extranjeras. Esto permite generar facturas de exportación con la moneda y precios especificados.
* Mandato: es una sección que permite configurar la información de los productos que serán facturados en documentos con el Tipo de Operación Mandato.
* Numero de Identificación: permite definir el Nit del mandante sin el dígito verificador, ya que este es calculado automáticamente.
** Tipo de Ingreso: permite definir si el Bien o Servicio “B/S” reportado corresponde a un ingreso propio o a un ingreso recibido para terceros.
* Transporte de Carga: es una sección que permite configurar información básica para productos que serán facturados en documentos con el Tipo de Operación Transporte.
**Tipo Registro Transporte: permite definir si el Bien o Servicio “B/S” reportado corresponde o no a una línea registrada en el Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC).
** Valor del flete por servicio de transporte: Es el valor del flete definido para la remesa.
** Unidad Medida Transporte: es la unidad de medida manejada en transporte de carga; sólo maneja las opciones: Kilogramos(KGM), Galones(GLL).
Para finalizar presione Guardar.

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-540.jpg|miniaturadeimagen|Agregar un Nuevo Producto
File:MUPVPrev-535.jpg|miniaturadeimagen|Agregar un Nuevo Producto
File:MUPVPrev-536.jpg|miniaturadeimagen|Agregar un Nuevo Producto
File:MUPVPrev-537.jpg|miniaturadeimagen|Agregar un Nuevo Producto
File:MUPVPrev-538.jpg|miniaturadeimagen|Mandato
File:MUPVPrev-541.jpg|miniaturadeimagen|Transporte de Carga
File:MUPVPrev-542.jpg|miniaturadeimagen|Catálogo de Impuestos
File:MUPVPrev-530.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal INC Bolsa
File:MUPVPrev-531.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal INCarbono
File:MUPVPrev-532.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal INCombustibles
File:MUPVPrev-533.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal Sobretasa Combustibles
File:MUPVPrev-547.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal/Porcentual Nombre de la figura tributaria.
File:MUPVPrev-544.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Porcentual FtoHorticultura
File:MUPVPrev-545.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Porcentual IC Porcentual
</gallery>

'''Advertencia''' 

La descripción del concepto de los productos o servicios deben estar descritos de manera legible y correcta de tal manera que se pueda entender claramente la descripción de los mismos. 
Ejemplo:
{| class="wikitable"
|-
! Incorrecto !! Correcto
|-
| "##########" || "Zapatos deportivos Paseo"
|-
| "123456ass" || "Celular Android YZ-13"
|-
| "00001-00090099900999" || "Base Inferior derecha motor Honda Civic Emotion 2007"
|}

La DIAN exige que la descripción responda a un concepto entendible sobre el bien o servicio para verificar si el impuesto asociado es el adecuado.
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Carga masiva de producto===<includeonly>=</includeonly>

Esta carga permite al Emisor, cargar de forma masiva los productos al catálogo de productos, esta funcionalidad NO es Obligatoria para los Emisores que facturen por un sistema de integración ERP.

Tenga los datos de los productos a cargar masivamente en un archivo .csv con la siguiente estructura.
{| class="wikitable"
|-
! Estructura de CSV Campos Obligatorios
|-
| <nowiki>Tipo de servicios|Código de producto|Descripción del producto|unidad de medida|precio unitario|tipo de IVA|Valor IC|Valor Inc|Valor IC Porcentual|Valor FtoHorticultura|Valor INC Bolsas|Valor INCarbono|Valor INCombustibles|Valor SobreTasa Combustibles|Valor ZZ Porcentual|Valor ZZ Nominal|Nombre ZZ|Cantidad Real|Cantidad por Paquete|Tipo Ingreso Mandato|Número de Identificación del Mandante|DV del Mandante|Tipo Registro Transporte|Valor del flete por servicio de transporte|Unidad Medida Transporte</nowiki>
|}

{| class="wikitable"
! Ejemplo:
|-
| <nowiki>2|producto0001|Producto IVA|2Q|12345678.99|6||||||||||||2|1</nowiki>
|}

{| class="wikitable"
|-
! Estructura de CSV Campos con Opcionales (Información para Exportación)
|-
| <nowiki>Tipo de servicios|Código de producto|Descripción del producto|unidad de medida|precio unitario|tipo de IVA|Valor IC|Valor Inc|Valor IC Porcentual|Valor FtoHorticultura|Valor INC Bolsas|Valor INCarbono|Valor INCombustibles|Valor SobreTasa Combustibles|Valor ZZ Porcentual|Valor ZZ Nominal|Nombre ZZ|Cantidad Real|Cantidad por Paquete|Tipo Ingreso Mandato|Número de Identificación del Mandante|DV del Mandante|Tipo Registro Transporte|Valor del flete por servicio de transporte|Unidad Medida Transporte|Marca|Modelo|comentarios|País|Código de Moneda|Precio</nowiki>
|}

{| class="wikitable"
! Ejemplo:
|-
| <nowiki>1|productos0001|Producto IC Porcentual|2Q|2300.00||||10|||||||||5||||||||MOTOROLA|MOTO C PLUS|COMENTARIOCOMENTARIOs|VE|VES|15000.00</nowiki>
|}

Cada valor separado en base a pipe (|), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio o requerido para el producto, se debe dejar el espacio vacío entre doble(||), Véase tabla 2 para validar el formato de los campos.
Tabla 2
{| class="wikitable"
|-
!Nombre del Campo !! Valores Permitidos !! Obligatorio
|-
|Tipo de Servicios||1 y 2 (1:Servicio - 2:Producto)||Si
|-
|Código de Producto||valores sólo alfanuméricos||Si
|-
|Descripción del Producto||valores alfanuméricos, espacios, y los siguientes caracteres especiales: coma (,), punto(.), guión(-), Numeral(#), ampersand (&), signo mas (+), no debe pasar de los 300 caracteres||Si
|-
|Unidad de Medida||de estar basada en el catálogo de medida del cliente, en caso de no tenerla asociada, deberá indicar una unidad de medida válida que se encuentre en el catálogo de medida general (Lista completa en Tabla 6.3.5.1 Anexo Técnico 1.7) ||Si
|-
|Precio Unitario||máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||Si
|-
|Tipo de IVA||Valores permitidos: del 1 al 6 (1:Exento 0% ; 2:Tarifa General 16% ; 4:Tarifa Diferencial 5% ; 5: Excluido 0% ; 6: Tarifa General 19%) ||Si
|-
|Valor IC||Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales (Valor fijo de tributo IC (Impuesto al Consumo) por unidad de producto, el valor del tributo esta definido en el Estatuto Tributario según tipo de producto si aplica)(Actualmente se encuentra en desarrollo)||No
|-
|Valor INC||Valores permitidos: 2 ; 4 ; 8 o 16 ( Tributo INC (Impuesto Nacional al Consumo) con posibles valores del 2%, 4%, 8% y 16% que se aplica sobre determinados bienes y servicios,está definido en el estatuto tributario y anexo técnico de la DIAN||No
|-
|Valor IC Porcentual||Valores permitidos: Máximo 2 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor FtoHorticultura||Valores permitidos:Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor INC Bolsas||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor INCarbono||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor INCombustibles||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor SobreTasa Combustibles||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor ZZ Porcentual||Valores permitidos: Máximo 2 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor ZZ Nominal||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales ||No
|-
|Nombre ZZ||Valores permitidos:Valores sólo alfanuméricos, espacios||No
|-
|Cantidad Real||Valor Numérico entero entre el 1 y 999||Si
|-
|Cantidad por paquete||Valor Numérico entero||Si
|-
|Tipo Ingreso Mandato||Valores permitidos: Valor permitido: 1=El B/S ingreso Recibidos para Terceros||No
|-
|Número de Identificación del Mandante||Valores permitidos: Contemple máximo 15 caracteres||No
|-
|DV del Mandante||Valores permitidos: Contemple máximo 1 caracter||No
|-
|Tipo Registro Transporte||Valores permitidos: Valores permitidos: (0: Servicio adicional - 1:Remesa de transporte registrada en el RNDC) ||No
|-
|Valor del flete por servicio de transporte||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales ||No
|-
|Unidad Medida Transporte||Valores permitidos: Valores permitidos: (KGM: Kilogramos – GLL: Galones)||No
|-
|Marca||sólo permite valores alfanuméricos y los mismos caracteres especiales que el campos número 3||Si(si el producto es de exportación)
|-
|Modelo||valores permitidos igual al campo número 10||Si(si el producto es de exportación)
|-
|comentarios||valores alfanuméricos y espacios al igual que los caracteres especiales que se definieron para el campo número 3||Si
|-
|País||Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 6.4.1 Anexo Técnico 1.7).||Si(si el producto es de exportación)
|-
|Código de Moneda||Frecuente: COP (Peso Colombia) (Lista completa en Tabla 6.3.3 Anexo Técnico 1.7).||Si(si el producto es de exportación)
|-
|Precio||sólo numéricos dentro del conjunto de los números reales||Si(si el producto es de exportación)
|}

Se debe tener en cuenta el valor de unidad de medida a enviar con los nuevos productos, ésta debe existir en el catálogo de unidad de medidas.

Presione Carga masiva para cargar el archivo.csv con productos, presione subir archivo. '''Ver imagen 50'''

[[Archivo:MUPVPREV-52.jpg|centro|800px|Imagen 50: Carga Masiva de Producto]]
 
'''Nota:''' Sólo se permitirá la personalización de precios para máximo 10 países; en caso de presentarse este escenario, cada país, código de moneda y precio de exportación debe separarse con doble ampersand (&&)
Ejemplo: VE&&CO&&PA

Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los productos se visualizarán en lista del catálogo de productos, en caso de presentarse algún tipo de error será indicado por un mensaje indicando el tipo de error.
En caso de errores, verifique los siguientes puntos:
* Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando que se ven correctamente los símbolos y eñes.
* Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de documentos repetidos.
* Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que tienen un guion y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
* Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de productos que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.

<includeonly>=</includeonly>===Filtro en la busqueda de Productos===<includeonly>=</includeonly>
Para buscar un producto utilizando el filtro de búsqueda, debe digitar el código o descripción del producto de manera exacta a como fue creado, es decir de la misma forma en que lo creó en el catálogo de productos.

A continuación un ejemplo de búsqueda, del producto '''(ejemplo)''':

Búsqueda completa por descripción (manera correcta):

- En la siguiente búsqueda la descripción es exactamente la misma por tal motivo se encuentra el producto.
[[Archivo:FilProd1.JPG|centro|Imagen 511A: Filtrando por Descripción]]
{{clear}}

Búsqueda completa por código (manera correcta):

- Ahora muestra el producto ejemplo el cual queríamos encontrar, colocando el código '''55''' que corresponde correctamente a nuestro producto.
[[Archivo:FilProd2.JPG|centro|Imagen 511A: Filtrando por Descripción]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Establecimientos==<includeonly>=</includeonly>
En este catálogo puede visualizar los distintos establecimientos que Ud. ha configurado dependiendo de su modelo de operación.
Puede Crear distintos establecimientos desde los cuales serán usado el Sistema para Facturar Electrónicamente y podrá llevar un control de las facturas emitidas en cada establecimiento
Recuerde que los secuenciales de facturación están relacionados a los establecimientos, se recomienda configurar un secuencial por cada establecimiento creado.
Puede visualizar sus establecimientos en Catálogos → Establecimientos.

<includeonly>=</includeonly>===Agregar un nuevo establecimiento===<includeonly>=</includeonly>
Para agregar un nuevo establecimiento presione Agregar Establecimiento.
Debe llenar los campos Obligatorios y para finalizar presione "Guardar."

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-514.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 514: Catálogo de Establecimientos
File:MUPVPrev-515.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 515: Agregar Nuevo Establecimiento
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>===Dirección que se muestra en nuestra en nuestra Representación Gráfica===<includeonly>=</includeonly>
Para reajustar la dirección que se visualiza en su Representación Gráfica, debe ingresar al portal de TFHKA, dirigirse al apartado Catálogo > Establecimientos. Y editar la dirección del primer establecimiento a la dirección correspondiente. '''(Ver Imagen 515A)'''
[[Archivo:DirErr1.JPG|centro|Imagen 515A: Dirección Errada]]
{{clear}}

Preguntas Frecuentes HKAFactura

2024-01-19T16:11:55Z

Wdiaz:

En esta sección puede encontrar soluciones y respuestas para inconvenientes y preguntas frecuentes.

Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas <code>Ctrl+F</code> o hacer uso del '''Sumario'''

== Documentos con estatus indeterminado en la emisión ==

Para conocer mas acerca del porque ocurren y como solucionarlo, por favor seguir al siguiente enlace:

[[Documentos_con_estatus_indeterminado_en_HKAFactura|Documentos con estatus indeterminado en HKAFactura]]

== Rechazo Regla FAJ71 ==

<big>Mensaje de error: </big>
<pre>["Regla: FAJ71, Rechazo: No corresponde al correo electrónico para la recepción de documentos e instrumentos electrónicos"]</pre>

<big>Solución:</big>

[https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Configuraci%C3%B3n_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#Configurar_Correo_Recepci.C3.B3n_DIAN Configurar correo Recepción DIAN]

== FAJ26 - TaxLevelCode ==
<big>Mensajes de error:</big>
<pre>
El documento no superó las validaciones.
Regla: FAJ26
Rechazo: Responsabilidad informada por emisor no valida según lista.</pre>
<pre>
El documento no superó las validaciones.
Regla: FAk26
Rechazo: Responsabilidad informada para receptor no valida según lista.</pre>

<big>Solución:</big>
Esto es debido a que la DIAN ha actualizado los catálogos donde se incluyen estos nuevos elementos, y por eso están siendo rechazados. Se recomienda ajustar las responsabilidades fiscales de sus clientes y la de su empresa.
 
[[Archivo:VP2.1 FAJ26.png|700px|centro|Imagen 001: Catálogo Responsabilidades Fiscales]]
Las responsabilidades Fiscales aceptadas por la DIAN son las del siguiente Catalogo. ('''Ver Imagen 001''')
Esto se debe a que la DIAN ha actualizado las responsabilidades que se van a validar durante el proceso de Facturación Electrónica.
En caso de que no coincida ninguna de las primeras 4 responsabilidades puede usar la R-99-PN como responsabilidad fiscal en la configuración de sus datos fiscales y la de sus clientes.

Esto se puede realizar dirigiéndose a '''Configuración → Datos Fiscales → Editar'''<ref>[http://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Configuraci%C3%B3n_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#Edici.C3.B3n_de_Datos_Fiscales Edición de Datos Fiscales]</ref> y dando clic en las responsabilidades listadas anteriormente que se encuentren activas (aquellas que tengan un ✓ al final de su nombre). 
'''Catálogos > Clientes > Editar'''

== Whoops, looks like something went wrong. ==

[[Archivo:FAQ 1.png|700px|centro]]
<big>Mensaje de error:</big>
<pre>
Whoops, looks like something went wrong.
</pre>

<big>Solución: </big>

Este error se da a lugar luego de una actualización fue aplicada al portal, para solucionarlo, deberá retroceder a la página anterior y recargar sin caché<ref>[https://es.wikipedia.org/wiki/Ayuda:C%C3%B3mo_limpiar_la_cach%C3%A9 Como limpiar la caché]</ref>, en la mayoría de los navegadores, esto se puede realizar con la combinación de teclas <code>Ctrl+F5</code>.

== El campo obligaciones debe tener un valor del catálogo. ==
<big> Mensaje de error: </big>
<pre>
El documento no superó las validaciones.

El campo obligaciones debe tener un valor del catálogo.
</pre>

<big>Solución: </big>

Este error se debe a que alguna de las siguientes '''Responsabilidades''' se encuentra parametrizada en los '''Datos Fiscales''' de su '''Cliente''':

# O-47 Régimen Simple de Tributación – SIMPLE.
# O-48 Impuesto sobre las ventas.
# O-49 No responsable de IVA.
# O-52 Facturador electrónico

Esto es debido a que la DIAN no ha actualizado los catálogos donde se incluyen estos nuevos elementos, y por eso están siendo rechazados. Se recomienda retirarlos temporalmente hasta que la DIAN permita su uso.

Esto se puede realizar dirigiéndose a '''Catálogos → Clientes''', ubicar el cliente al que le estaba intentando emitir un documento y hacer clic en [[Archivo:FAQ 2.png|20px|link=Catálogos_-_Portal_DFactura_Validación_Previa#Clientes]], ubicar las '''Responsabilidades Fiscales''' y desactivar las que estén en la lista anterior, dando clic en las responsabilidades listadas anteriormente que se encuentren activas (aquellas que tengan un ✓ al final de su nombre).

== NIT 9003901266 no autorizado a enviar documentos para el emisor con NIT ==

<big>Mensaje de error: </big>
<pre>Documento rechazado por DIAN

NIT 9003901266 no autorizado para enviar documentos para emisor con NIT <NIT del emisor>
</pre>

<big>Solución:</big>

Este mensaje de rechazo se debe a inconvenientes de comunicación de la DIAN, para solventar, por favor ingrese al portal de la DIAN http://www.dian.gov.co y eliminar el '''Modo de Operación''' y volver a crearlo.

Este proceso suele solventar este inconveniente, en caso de que persista, por favor contacte a soporte_fel_co@thefactoryhka.com

== Regla: FAJ09, Regla: FAJ16, Regla: FAJ12 ==

<big>Mensaje de error: </big>
<pre>
"Regla: FAJ09
Rechazo: Este código no corresponde a un valor válido de la lista"
</pre>
<pre>
"Regla: FAJ16
Rechazo: \"Código del país del emisor del documento NO corresponde al literal \"\"CO\"\"\""
</pre>
<pre>
"Regla: FAJ12
Rechazo: El codigo no corresponde a un valor valido de la lista"
</pre>

<big>Solución:</big>

Este mensaje de rechazo es debido a configuraciones faltantes en el establecimiento del que se está intentando emitir el documento.

Para solucionar este inconveniente, diríjase a '''Catálogos → Establecimientos''' ubique el establecimiento a editar y haga clic en [[Archivo:FAQ 2.png|20px|link=Catálogos_-_Portal_DFactura_Validación_Previa#Establecimientos]] y diligenciar los campos '''País''', '''Departamento''' y '''Municipio'''. Así como también todos los campos obligatorios.

== No encuentro el botón de registro ==
[[Archivo:FAQ 3.png|700px|centro]]
<big>Problema: </big>

No logro ubicar el botón de registrarse, solo sale '''"Ingresar"'''

<big>Solución: </big>

Primero verifique que está ingresando al portal [https://demofactura.thefactoryhka.com.co/ DEMO], ya que es el único portal donde puede registrarse.

En caso de que esté en este portal, haga la combinación de teclas <code>Ctrl+TECLA MENOS</code> (<code>Ctrl+-</code>), esto hará que se reduzca el zoom en la página, reduzca el zoom hasta que aparezca el botón '''"Registrarse"'''.
{{clear}}
== Se ha presentado un inconveniente para cargar los secuenciales ==

<big> Mensaje de error:</big>
<pre>
ATENCION

Se ha presentado un inconveniente para cargar los secuenciales, revise si completó los pasos previos ante MUISCA
1.- Elegir a THFKA como Proveedor Tecnológico.
2.- Solicitar numeración ante la DIAN

En caso de persistir el impedimento, favor comunicarse a través de la siguiente dirección de correo: soporte_fel_co@thefactoryhka.com
</pre>

<big> Solución: </big>

Este mensaje indica que el portal intentó buscar un rango de numeración de facturación '''real''' (es decir, no de habilitación) y no lo logró encontrar.

La solución de este mensaje dependerá del proceso que desea seguir:

[[File:FAQ_4.png|400px|frame|Esta opción es la que necesita para parametrizar los secuenciales del set de pruebas de habilitación.]]
* <big>Crear secuenciales de habilitación.</big>
Si usted está creando un secuencial para realizar el '''Set de Pruebas de Habilitación'''<ref>[http://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Habilitaci%C3%B3n_como_facturador_electr%C3%B3nico_en_el_portal_de_la_DIAN_(Validaci%C3%B3n_Previa)#Set_de_Pruebas Cómo realizar el Set de Pruebas de Habilitación]</ref>, este mensaje de error no le impedirá realizar la parametrización de los mismos, ubique el campo '''Tipo de Ambiente''' y seleccione la opción '''Habilitación''', luego proceda con el resto del proceso de parametrización del secuencial.
{{clear}}

* <big>Crear secuenciales de facturación real (Producción)</big>

Este mensaje significa que hace falta algún paso del proceso de solicitud de rangos de numeración, revise cada uno de los siguientes pasos para poder ubicar el faltante:

# [[Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)#Set de Pruebas|Completar el Set de Pruebas de Habilitación.]]
# [[Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)#Solicitud de Rangos de Numeración|Solicitud de Rangos de Numeración.]]
# [[Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)#Asociación de Rangos de Numeración|Asociación de Rangos de Numeración.]]

== Notificaciones en documentos emitidos ==

<big>Mensajes de error: </big>
<pre>
El documento se envió correctamente.
El documento electrónico fue aceptado por la DIAN con notificaciones:
Regla: <Codigo>. Notificación: <texto>
</pre>

<big>Solución: </big>

Estos documentos, como indican las primeras líneas del mensaje, se encuentra enviado correctamente y aceptado por la DIAN, sin embargo, el mismo contiene '''Notificaciones'''. Estas no son motivo de rechazo ni inconvenientes ante la DIAN, son avisos sobre campos que en un futuro serán obligatorios.

Cuando este cambio ocurra y pasen a ser obligatorios, The Factory HKA realizará los cambios y ajustes necesarios para que sus documentos sigan siendo aceptados por la DIAN.

== El campo Cantidad Real no cumple con el formato permitido. ==

<big>Mensaje de error </big>
<pre>
El documento no superó las validaciones.

El campo Cantidad Real no cumple con el formato permitido.
</pre>
[[Archivo:FAQ 5.png|miniaturadeimagen|Este campo debe contener un número entero mayor a 0, es decir, cualquier número sin decimales mayor a 0.]]
<big>Solucion:</big>
Esto se debe a que el campo '''Cantidad Real''' del '''Producto''' no se encuentra correctamente parametrizado.

Para solucionarlo, puede dirigirse a '''Catálogos → Productos''', ubicar el producto que está facturando y hacer clic en [[Archivo:FAQ 2.png|20px|link=Catálogos_-_Portal_DFactura_Validación_Previa#Productos]], en el campo '''Cantidad Real''' debe ingresar un número mayor a 0
{{clear}}

== Emisión de Nota Crédito o Nota Débito de una Factura de Venta emitida en Validación Posterior ==

<big>Problema: </big>

Emití una Factura de Venta en Validación Posterior y le necesito emitir una Nota Crédito o Débito en Validación Previa ¿Como hago?

<big>Solución:</big>

Este proceso está planteado de distintas maneras, y el cambio de cómo se realiza este proceso dependerá de la fecha. 

<big>Finales de Noviembre 2019 y durante Diciembre 2019</big>

En este caso se plantea una emisión de estos documentos utilizando el mismo medio original, es decir, una Factura emitida en '''Validación Posterior''' se le debe emitir una Nota Crédito o Nota Débito en '''Validación Posterior'''.

En caso de facturar utilizando un Sistema Contable aliado a The Factory HKA, puede hacer uso del '''Portal de Validación Posterior'''<ref>[https://factura.thefactoryhka.com.co/ Portal de Facturación Electrónica - Validación Posterior]</ref> para realizar este proceso y así evitar reconfiguraciones constantes de enlaces y tokens.

<big>A partir de Enero 2020</big>

Durante esta fecha y bajo lo expuesto en el Anexo Técnico 1.8 las Notas Crédito y Notas Débito a Facturas emitidas bajo el modelo de '''Validación Posterior''' deberán ser emitidas bajo el modelo de '''Validación Previa''', estas Notas Débito y Notas Crédito deberán tener una estructura especial que estará disponible una vez sea implementada esta opción

== DBG02, Rechazo: Se requiere obligatoriamente referencia a documento ==

<big>Este caso aplica solo para clientes de Integración.</big>

<big> Solución </big>

Para la emisión de Notas de Crédito y Débito deben enviarse obligatoriamente dos arreglos de documentos referenciados, el primero indicando el codigoInterno = '4' el cual corresponde a los motivos por los cuales se genera la NC/ND (DiscrepancyResponse) y un segundo arreglo, indicando el codigoInterno = '5' en el cual se reflejan los datos de la factura afectada por la NC/NC (BillingReference). Observe la siguiente imagen:
 

[[Archivo:FAQ 6.png|sinmarco|1000px]]



== Documento Rechazado por DIAN. - Set de prueba con identificador XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX se encuentra Aceptado. ==

<big>Mensaje de Error: </big>

<code>Documento Rechazado por DIAN. - Set de prueba con identificador XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX se encuentra Aceptado</code>

<big>Solución:</big>

La DIAN ha aceptado su set de pruebas, habilitandolos como facturadores electrónicos; por lo que no es necesario continuar con los documentos de prueba.

El siguiente paso es asociar los prefijos de producción para que puedan iniciar con su etapa de facturación bajo este ambiente.

== El secuencial seleccionado, con prefijo: SETT y numeración: 1 al 5000000 coincide o solapa con otro rango ya registrado. ==

<big>Problema: </big>

La factura SETT1 ya fue emitida con anterioridad, se inactivo ese secuencial y al crearlo nuevamente, se intenta enviar el SETT1 nuevamente

<big>Solución:</big>

Este error se presenta cuando se inactiva un secuencial y se quiere activar nuevamente el mismo.

Al momento de crear el secuencial, configurar el '''Valor del rango inicial''' como la próxima factura a emitir.

Por ejemplo, si anteriormente se emitieron las SETT de la 1 a la 15, el '''Valor del rango inicial''' sería 16

== Error de Conexión al Insertar The connection does not have any transactions. ==

<big>Mensaje de error: </big>

<pre>Error de Conexión al Insertar The connection does not have any transactions. </pre>

<big>Solución:</big>

El error se da porque el valor del rango inicial es igual o menor al ultimo consecutivo emitido por otro secuencial del mismo tipo de documento.

Se debe editar el secuencial que esté causando el problema y colocar en el campo Valor del rango inicial un número mayor al último consecutivo emitido de este tipo de documento.

== El documento no superó las validaciones. - El campo Cantidad de Unidades no cumple con el formato permitido. ==

<big>Mensaje de error: </big>

<pre>El documento no superó las validaciones.

El campo Cantidad de Unidades no cumple con el formato permitido.</pre>

<big>Solución:</big>

El error se debe a que las notas crédito y débito no están trabajando con más de 2 decimales.

Ajustar manualmente el valor de la cantidad a máximo 2 decimales y ajustar el precio como se emitió la factura original, para que se puede generar la anulación de la factura.

== El documento no superó las validaciones. - El campo Identificador del set de pruebas es requerido. ==

<big>Mensaje de error: </big>

<pre>
El documento no superó las validaciones.

El campo Identificador del set de pruebas es requerido.
</pre>

<big>Solución:</big>

No esta configurado el rango de numeración y setTestID adecuadamente con los valores dados por la DIAN para el realizar las pruebas.

Seguir los pasos de la [http://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Habilitaci%C3%B3n_como_facturador_electr%C3%B3nico_en_el_portal_de_la_DIAN_(Validaci%C3%B3n_Previa) Guía de Habilitación DIAN].

== Documento rechazado por DIAN. - "Regla FAD06. Rechazo: valor del CUFE no está calculado correctamente". ==

<big>Mensaje de error: </big>

<pre>Documento rechazado por DIAN.

"Regla FAD06. Rechazo: valor del CUFE no está calculado correctamente".</pre>

<big>Solución:</big>
La inconsistencia se presenta en la clave técnica, dado que la información diligenciada en este campo es errónea.

Para solventar esta situación es necesario:
# Eliminar los secuenciales dentro del portal.
# Solicitar ante el Muisca el rango de numeración.
# Realizar la asociación de rangos de numeración.

== No me deja crear un nuevo cliente. ==

<big>No se activa el botón guardar.</big>
Esto se presenta cuando no se ha realizado la carga completa de toda la información requerida para la creación del nuevo cliente.

<big>Solución:</big>
Para habilitar el botón Guardar en el registro de cliente a través del portal, es necesario que agregue el correo que está registrando haciendo uso del botón '''agregar'''.

Para mayor información puede visitar el siguiente [http://Cat%C3%A1logos_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#Agregar_un_nuevo_cliente enlace].

== Error al visualizar la Representación Gráfica. ==
<big>Mensaje de error:</big>
[[Archivo:FAQ 19.jpg|centro]]

<big>Solución: </big>

Por favor revise si es su Casa de software quien genera la Representación Gráfica o están realizando la carga algún adjunto. Revise el estatus pending '''pendiente de adjuntos'''.

== El correo no llega al cliente. ==
<big>Mensaje de error:</big>
El correo con el PDF y XML no llega al cliente.

<big>Solución: </big>

Por favor revise si es su Casa de software quien genera la Representación Gráfica o están realizando la carga algún adjunto. Revise el estatus pending '''pendiente de adjuntos'''.

== Enlaces Externos ==

<references />

== Consultar código QR de factura electrónica desde teléfonos iPhone==

Para la lectura de los códigos QR impreso en las representaciones graficas de las facturas electrónicas desde dispositivos móviles con sistema operativo iOS, puede tener en cuenta la siguiente información:

1. Si la información del código QR contiene un enlace URL que apunta a un sitio web específico. Se puede escanear el código QR utilizando la cámara del Iphone de la siguiente manera:

*Abre la aplicación de la cámara en el iPhone.
*Apunta la cámara hacia el código QR. Asegúrese de que el código QR esté bien enfocado en la pantalla.
*El iPhone debería detectar automáticamente el código QR y mostrar una notificación en la parte superior de la pantalla.
*Toca la notificación que aparece en la parte superior para abrir el enlace web.

2. Si el código QR contiene información en formato de texto, como se encuentra establecido en el anexo técnico 1.8 del 05 de Mayo del 2020. Para procesar esta información, necesitarás una aplicación de escáner de códigos QR que pueda leer y analizar el contenido del código QR. Puede seguir estos pasos:

*Abre la App Store en el iPhone.
*Busca "lector de códigos QR" o "QR code scanner" en la barra de búsqueda.
*Selecciona una aplicación de escáner de códigos QR de su elección e instálala en el iPhone. Algunas aplicaciones populares incluyen "QR Code Reader" o "QR Code Scanner".
*Abre la aplicación que has instalado.
*Utiliza la cámara del iPhone para escanear el código QR que contiene la información.
*La aplicación debería leer el contenido del código QR y mostrar la información en pantalla.

@IMPORTANTE: La forma en que escanea un código QR en el iPhone depende del contenido del código QR. Puede abrir enlaces web directamente desde la cámara de tu iPhone, pero para procesar otro tipo de información, necesitará una aplicación de escáner de códigos QR.

Primeros Pasos - Portal DFactura Validación Previa

2024-01-19T16:03:38Z

Wdiaz:

En esta sección se describen los primeros pasos que de seguir para dar inicio al uso del Portal DFactura de Facturación Electronica con Validación Previa
Para dar inicio al uso del sistema Ud primero se registrará en el portal en Ambiente DEMO.
El pase a producción será gestionado posteriormente con el Area de Proyectos.

<includeonly>=</includeonly>==Registro y Validación Inicial==<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>===Registro===<includeonly>=</includeonly>

Este es el primer paso para iniciar su registro.

# Ingrese al link: [https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/register https://demofactura.thefactoryhka.com.co/]
# Para el registro debe diligenciar los siguientes campos:
## Razón Social o Nombre
## Correo Electrónico. A partir del '''10-10-2023''' se permite el manejo del correo con la siguiente estructura:
^(([a-zA-Z0-9!#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ]+)@((\[[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.)|(([a-zA-Z0-9!#$%&'*+=?^_{|}~\-]+\.)+))([a-zA-Z]{2,50}|[0-9]{1,3})(\]?)(\s;\s*|\s*$))*$
# Para finalizar, valide la confirmación del reCAPTCHA y presione el botón registrar.
[[Archivo:MUPVPrev-101.JPG|center|650px|Imagen 1: Portal Inicial de Registro]]
 
Una vez que se realiza el registro se genera un mensaje indicando que se envió un correo para la activación de su cuenta.

<includeonly>=</includeonly>===Confirmación de la Cuenta===<includeonly>=</includeonly>

Al concluir el paso de '''Registro''', debe recibir un correo electrónico de confirmación a la cuenta que a agregado. Por favor considere los siguientes puntos:
 
:* El correo recibido contiene la contraseña y un botón de '''Confirmar Usuario''' el cual deberá hacer clic para poder continuar.
:* El botón lo re-direccionará a la pantalla principal donde se visualiza un mensaje que indica que la cuenta ha sido confirmada y que puede ingresar al sistema.
 
'''Nota 1:''' Usted debe confirmar su cuenta antes de poder ingresar. En caso de que no confirmar la cuenta el sistema no le permitirá ingresar.
 
'''Nota 2:''' Considere que se cuenta con 24 horas para hacer la confirmación de la cuenta, en caso contrario se vencerá su opción a registro.
 
[[Archivo:MUPVPrev-102.JPG|center|650px|Imagen 2: Correo de Activación de Cuenta]]
 
{{clear}}
 
<noinclude>
'''Para mayor información puede ver el siguiente video'''
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ll5YKUcTxPY|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

<includeonly>=</includeonly>==Ingreso al Sistema==<includeonly>=</includeonly>

Por favor siga los siguientes pasos: 

# Ingrese al link: [https://demofactura.thefactoryhka.com.co/ https://demofactura.thefactoryhka.com.co/]
# Colocar el correo electrónico y la contraseña recibida.
# Validar el reCaptcha
# Hacer clic en '''Ingresar'''
[[Archivo:MUPVPrev-103.JPG|center|650px|Imagen 3: Ingreso al Sistema]]
 
{{clear}}

<noinclude>
'''Para mayor información puede ver el siguiente video'''
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=lpcstGIu1hg|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

<includeonly>=</includeonly>==Restablecer Contraseña==<includeonly>=</includeonly>
En caso de que el usuario no recuerde su contraseña, puede restablecerla realizando los siguientes pasos:
* Haga clic en '''¿Olvidó su contraseña?''' en la página de bienvenida del portal.
[[Archivo:MUPVPrev-104a.JPG|center|650px|Imagen 4: Olvidó su Contraseña]]
 
* Se le mostrara una nueva pantalla donde deberá ingresar:
:# Correo con el que se registró
:# Validar el Captcha
:# Presionar el botón '''Restablecer Contraseña'''
[[Archivo:MUPVPrev-105a.JPG|center|650px|Imagen 4: Restablecer Contraseña]]
 
{{clear}}

* Si el paso anterior se realiza de forma satisfactoria el sistema muestra un mensaje donde se le indica que se le envió un correo con el enlace para restablecer la contraseña.
[[Archivo:MUPVPrev-106.JPG|center|400px|Imagen 6: Mensaje de enlace de restablecimiento enviado]]
 
* En su correo registrado deberá recibir un mensaje con un link de restablecimiento de su contraseña. Por favor en el correo recibido presione el botón o link que dice '''Restablecer contraseña''' como se muestra a continuación
:'''Nota:''' Usted cuenta con 24 horas luego de recibido el correo para concluir el proceso de restablecimiento, en caso de que no lo haga en este periodo el sistema anulará el intento de restablecimiento y Usted deberá hacer el proceso desde el inicio.
 
[[Archivo:MUPVPrev-107.JPG|center|650px|Imagen 7: Correo de restablecimiento]]
 
* Usted será re-direccionado a una la pantalla donde deberá ingresar la siguiente información:
:# Correo registrado
:# Nueva contraseña
:# Confirmación de nueva contraseña
[[Archivo:MUPVPrev-108.JPG|center|650|Imagen 8: Ingresar Nueva Contraseña]]
 
* Al finalizar debe presionar el botón '''Restablecer Contraseña'''. Se mostrará un mensaje que la contraseña fue restablecida y puede ingresar al portal con la nueva contraseña configurada.
{{clear}}

<noinclude>
'''Para mayor información puede ver el siguiente video'''
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=VyRGwG0L5Vw|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

<includeonly>=</includeonly>==Estructura de la interfaz de usuario==<includeonly>=</includeonly>
La página de inicio del portal Dfactura, se compone de cuatro secciones.
:: '''A -''' Menú principal: Ubicado en el lateral izquierdo de la pantalla, podrá encontrar los principales menús desplegables del sistema.
:: '''B -''' Información de la cuenta: en el centro izquierda de la pantalla podrá encontrar información del usuario, folios y certificado digital, permite una visual rápida de la información del cliente.
:: '''C -''' Estadísticas Rápidas: ubicado al centro derecha de la pantalla. Permite visualizar información estadística rápidas de su cuenta, como documentos emitidos durante el año en curso, cantidad de elementos en los catálogos entre otros.
:: '''D -''' Cintillo o Cabecera: Muestra de forma rápida en que Modulo (Emisión o Recepción) y en que Ambiente (Demo o Producción) se encuentra el cliente. Tenga en cuenta que el color gris claro indica que se encuentra en un ambiente de pruebas y un color azul claro que se encuentra en su cuenta de producción.

[[Archivo:MUPVPrev-109.JPG|center|650px|Imagen 9: Interfaz Principal de Usuario]]
{{clear}}
 
 

El menú principal ubicado al lado izquierdo de la pantalla, está compuesto por los siguientes elementos:

{| style="background:transparent; margin: 0 auto; width: 85%;"
|-
|[[Archivo:MUPVPrev-110.JPG|center|180px|Imagen 10: Menús del sistema]] ||
* Inicio: Este elemento lo llevara siempre a la pantalla inicial
* Catálogos: Contiene los menús de catálogos principales del sistemas:
** Clientes
** Grupo de Clientes
** Unidades de medida
** Productos
** Establecimientos
* Emisión: Permite el acceso a la secciones de emisión de documentos:
** Generar Comprobantes
** Generar Comprobantes de Contingencia
** Generar notas no referenciadas
** Documentos Emitidos
** Documentos Rechazados por la DIAN
* Configuraciones: Contiene los accesos principales a las configuraciones del su cuenta y sistema:
** Datos Fiscales
** Personalización
** Cambiar contraseña
** Usuarios
* Reportes: Sección donde podrá solicitar distintos reportes de su cuenta:
** Reporte en Línea
** Reporte Programado
** Reportes

|}

Todos los accesos mencionados están explicados en sus secciones correspondientes.

<includeonly>=</includeonly>==Diferencias entre el ambiente DEMO y Producción==<includeonly>=</includeonly>

 
{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Principales diferencias entre Ambientes
|-
! style ="color:white; background-color:#909aa0; font-size: 110%;" | Ambiente DEMO
! style ="color:white; background-color:#337ab7; font-size: 110%;" | Ambiente de Producción
|-
|
* Puede tener acceso mediante un registro
* Es un sistema de pruebas aislado
* Es un sistema prácticamente igual al sistema de producción (funcionalidad y comportamiento)
* Solo para pruebas internas
** Los documentos que emita '''NO viajan a la DIAN'''
** Las Pruebas de Habilitación '''NO deben realizarse en este ambiente'''
* Datos de Secuenciales, Clientes y Productos NO son reales ('''no se migran''')
||
* Para tener acceso debe solicitar un Pase a Producción
* Debe cumplir con los requisitos:
** Documentación en Orden
** Certificado Digital Emitido
** Pago del servicio realizado
* Los documentos que emita '''viajan a la DIAN'''
* En este ambiente realizará las Pruebas de Habilitación exigidas por la DIAN
* La información de Secuenciales, Clientes y Productos, así como precios e impuestos deben ser los '''reales'''

|}

 
 
<includeonly>=</includeonly>===Ambiente DEMO===<includeonly>=</includeonly>

:El ambiente '''DEMO''' es un ambiente netamente de pruebas internas, en dicho ambiente se realizan las configuraciones del portal para ir conociendo el comportamiento del sistema, de como se crean los clientes, unidades de medidas, productos y/o servicios, establecimientos, así como también, se configuran los datos fiscales de su empresa y los secuenciales para hacer pruebas de emisión de facturas, notas crédito y notas debito.
 
:Estos documentos no viajan a la DIAN.
 
:Al momento de crear los clientes y productos no es necesario utilizar información real, dado que es un ambiente de pruebas internas, se recomiendo utilizar un correo propio al momento de configurar un cliente, esto con el fin de evitar alguna confusión con sus terceros debido a que los documentos de pruebas que se emitan en este ambiente llegarán al correo indicado al momento de crear el cliente en la sección de '''Catalogo > Clientes'''.
 
:'''Nota:''' Es importante resaltar que los documentos emitidos en el ambiente DEMO '''''no son los documentos de habilitación.'''''
 
*Si requiere obtener acceso al ambiente DEMO, favor seguir los pasos indicados en el siguiente apartado
[[Primeros Pasos - Portal DFactura Validación Previa#Registro y Validación Inicial |Registro y Validación Inicial]]

 
<includeonly>=</includeonly>===Ambiente de Producción===<includeonly>=</includeonly>

:El ambiente de '''Producción''' consta de 2 etapas, descritas a continuación:

<includeonly>=</includeonly>====Producción en Proceso de Habilitación====<includeonly>=</includeonly>
:En esta fase se realizan los documentos de habilitación exigidos por la DIAN para poder obtener la aprobación y ser autorizados a facturar electrónicamente ante la DIAN.
 
:Para realizar este proceso cuenta con la [[Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)|'''Guía Habilitación DIAN''']] la cual le puede ayudar en dicho proceso.
 
:Debemos tener en cuenta que los documentos de habilitación exigidos por la DIAN en este proceso no van a llegar a los correos indicados al momento de crear sus clientes en la sección de '''Catalogo > Clientes''' pero si viajan a la DIAN para su evaluación.
 

<includeonly>=</includeonly>====En Producción====<includeonly>=</includeonly>
:En esta etapa es donde podemos realizar nuestras facturas reales a nuestros clientes reales, es importante definir que en este ambiente todos los documentos que se emitan a sus terceros llegaran al correo que ustedes registren para cada uno de ellos al momento de configurarlos en la sección de '''Catalogo > Clientes''', asi mismo, llegarán también a la DIAN para su evaluación.
 
:*Si requiere obtener acceso al ambiente Producción, favor seguir los pasos indicados en el siguiente apartado
[[Primeros Pasos - Portal DFactura Validación Previa#Migraci.C3.B3n_DEMO_a_Producci.C3.B3n |Migración DEMO a Producción]]
 

<includeonly>=</includeonly>==Migración DEMO a Producción==<includeonly>=</includeonly>

* Desde el Área de Proyectos se verificará si usted cumple con los siguientes requisitos:
** Gestión de Facturación y Pago completada
** Certificado Digital emitido
** Usuario registrado en la Plataforma DEMO de Validación Previa. The Factory HKA recomienda haber ensayado sus diferentes escenarios de facturación presentes en su operación en el Ambiente DEMO.
** Casa de Software integrada (aplica para clientes que facturarán electrónicamente a través de un Sistema Contable aliado a The Factory HKA)

El no cumplir con todos requerimientos como se listan pueden significar demoras en el proceso.

Si cuenta con todos los requisitos puede realizar la solicitud del pase a Producción.
Para ello usted debe diligenciar el siguiente formulario:
 
[https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdQX5-sYxs2IS_7T4Mn_tzW-G6oB_2Rwy2uUtZhcUrTWTRs6g/viewform Solicitud de Pase a Producción]

<big>'''''ATENCIÓN'''''</big>

* Debe tener en cuenta que al realizar la Migración de DEMO a Producción, la siguiente información NO SE MIGRA:
** Clientes
** Productos
** Unidades de Medidas
** Establecimientos

* Solo se migra de DEMO a Producción:
** Datos Fiscales.
** Logo.
** Certificado Digital.

Emisión - Portal HKANómina

2023-12-15T15:26:59Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>== Carga Masiva Nómina CSV ==<includeonly>=</includeonly>
 
<DIV ALIGN=justify>The Factory HKA a liberado en archivo excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021, en el cual se realizará el registro de las nominas para '''Carga Masiva CSV''' a través del Portal Demo De Nómina Electrónica.</DIV>
 
'''@IMPORTANTE:''' Esta opción se encuentra funcional para el ambiente Demo y Producción para conocer la estructura correcta el archivo y la funcionalidad al momento de enviar nóminas de forma masiva.
 
 

'''NOTA:''' Recuerde antes de iniciar el proceso debe crear previamente el secuencial para carga masiva. Podrá visitar la siguiente sección para su orientación:
 

'''[[Portal Web Nómina Electrónica#Secuenciales Ambiente Pruebas|Secuencial Tipo De Servicio Carga Masiva]]'''
 

<includeonly>=</includeonly>===Pasos para subir el archivo de nóminas CSV al Portal Web Nómina Electrónica:===<includeonly>=</includeonly>
''' Video guía '''
 
<center>{{#widget:YouTube|id=VVKx9f-zRqM|width=853|height=480|}}</center>
 
A continuación, se detalla esta funcionalidad, para ofrecer una comprensión completa del funcionamiento del módulo:

<includeonly>=</includeonly>==== 1. Diligenciar archivo Excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021 ====<includeonly>=</includeonly>
A continuación documentamos las instrucciones que se deben considerar para el adecuado registro de las nominas en el archivo excel de carga masiva que posteriormente se debe convertir en CSV para subirlo a través del portal:
 
* Incluya los datos de los comprobantes de Nómina Electrónica en la hoja '''Carga Masiva'''.
* Utilice 1 fila de la hoja '''Carga Masiva''' por empleado al cual le reporte Nómina Electrónica, si necesita reportar mas de 1 empleado, utilice filas consecutivas sin dejar filas intermedias entre empleados. No elimine columnas de la hoja '''Carga Masiva''', esto generará errores en la carga de los datos.
* En la hoja '''Carga Masiva''' se debe incluir todos los campos obligatorios, la definición de si un campo es obligatorio o no, lo puede observar en el nombre de la columna en la hoja '''Carga Masiva''' en color rojo "Campo Obligatorio" - "Campo No Obligatorio".
* Existen campos no obligatorios que pueden ser obligatorios dependiendo de lo que se incluya en otros campos, para conocer como aplica este tipo de obligatoriedad, debe remitirse a la hoja '''Diccionario'''.
* Los nombres de las columnas de la hoja '''Carga Masiva''', tienen vínculos que al dar clic en ellos, se direcciona a la explicación del campo en la hoja '''Diccionario'''.
* La columna Observaciones de la hoja '''Diccionario''', tiene vínculos que al dar clic en las celdas que relacionan catálogos del Anexo Técnico, se direcciona al catálogo correspondiente del Anexo Técnico, en la hoja '''Catálogos'''.
* Una vez finalice de ingresar los datos de todos los empleados para el reporte de Nómina Electrónica en la hoja '''Carga Masiva''', exporte la hoja '''Carga Masiva''' a formato CSV sin incluir los nombres de las columnas utilizando como separador de columnas el carácter "Pipe" (|).
* Referencie el archivo CSV generado, en la opción de carga masiva de nómina electrónica en el Portal Web de Nomina Electrónica de The Factory HKA.
 
Para obtener el archivo excel donde registrar las nóminas de los trabajadores puede dar clic e el siguiente enlace:
 
:[https://drive.google.com/drive/folders/106r6j2EWyqIHDpzeChU8944m9j4rIPAL Formato Carga Masiva]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 2. Pasos para guardar un archivo Excel en CSV ====<includeonly>=</includeonly>

* Ir a panel de control del computador, cambiar la configuración de reloj y región
 
<center>'''Panel de Control '''</center>
[[Archivo:PaneldeControl.png|800px|sinmarco|centro|Panel de Control]]
 
 
* Hacer clic en Región y luego ingresa a configuración adicional
 
<center>'''Configuración Región'''</center>
[[Archivo:Región.png|800px|sinmarco|centro|Configuración Región]]
 
 
* Cambiar el separador de Listas que trae por defecto windows que es punto y coma (;) por el pipe (|) como se muestra en la imagen y presionar aceptar
 
<center>'''Personalizar Formato(|)'''</center>
[[Archivo:PersonalizarFormato.png|800px|sinmarco|centro|Personalizar Formato]]
 
 
* Selecciona las filas con las nominas registradas, sin seleccionar los títulos del documento y las copia en un nuevo documento, luego presionar botón derecho del mouse y seleccionar formato de celdas.
 
<center>'''Formato Celdas'''</center>
[[Archivo:FormatoCeldas.png|800px|sinmarco|centro|Formato Celdas]]
 
 
* Seleccionar la opción texto en la lista izquierda de opciones de formato (Categoría) y luego presionar aceptar.
 
<center>'''Formato Texto'''</center>
[[Archivo:Texto.png|800px|sinmarco|centro|Formato Texto]]
 
* Luego se dirige a exportar el documento en '''Archivo'''-> '''Guardar como''' -> '''Examinar''' y selecciona'''Tipo: CSV(delimitado por comas)'''.
 
<center>'''Tipo Csv Delimitado Por Comas'''</center>
[[Archivo:CsvDelimitadoPorComas.png|800px|sinmarco|centro|Csv Delimitado Por Comas]]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 3. Ingresar al portal demo de Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 

'''URL Portal Nomina Electrónica:'''
::[https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co// Portal Demo Nómina Electrónica]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 4. Subir Nómina Masiva ====<includeonly>=</includeonly>
En la sección Emisión de Nómina del portal Web de Nómina Electrónica en Demo se implemento la función carga masiva a través de un archivo CSV para esto siga los siguientes pasos para este proceso:
 
 
*Emisión Nómina
**Carga Masiva
 
* Debe dar clic en el botón '''seleccionar archivo''' el cual permite que ubique el archivo a subir en cualquier ubicación que este se encuentre dentro del ordenador.
 
<center>'''Carga Masiva Nómina Electrónica '''</center>
[[Archivo:CargaMasivaNominaPortal.png|800px|sinmarco|centro|Carga Masiva Nómina Portal]]
 
 
* Una vez seleccionado el archivo csv indicado, para que este sea procesado debe dar clic en el botón llamado '''Subir'''.
 
<center>'''Subir Archivo CSV'''</center>
[[Archivo:SubirMasivo.png|800px|sinmarco|centro|Subir Masivo]]
 
 
* Al subir el archivo el sistema recibirá la cantidad de nominas registradas en el CSV e indicara cuantos de estos registros están correctos, de igual forma se indica el Código del lote generado y el nombre del archivo CSV que se subió
 
<center>'''Carga Exitosa'''</center>
[[Archivo:CargaLoteExitosa.png|800px|sinmarco|centro|Carga Lote Exitosa]]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 5. Lotes Generados ====<includeonly>=</includeonly>
En la sección '''Emisión de Nómina''' -> '''Carga Masiva''' del portal Web de Nómina Electrónica en Demo podrá visualizar los lotes de nómina agendados o enviados ante la DIAN, estos se organizan de la siguiente forma según los parámetros descritos a continuación:
 
 
*Emisión Nómina
**Carga Masiva
 
<center>'''Lotes Agendados '''</center>
[[Archivo:LotesAgendados.png|800px|sinmarco|centro|Lotes Agendados]]
 
 
:'''1. Código Lote:''' Este es un código con el que el servicio identifica cada uno de los lotes agendados o enviados a la DIAN, sirve para poder realizar un filtro y consultar un lote especifico enviado .
:'''2. Fecha Generación:''' Es la fecha en que se realiza el envío del lote a la DIAN .
:'''3. Nombre Archivo:''' Corresponde al nombre del archivo CSV construido y agendado o enviado a la DIAN.
:'''4. Estatus:''' Indica si el estado en el que se encuentra el envió del documento es favorable o desfavorable ante la DIAN usualmente si es exitoso
::indica '''Procesado con Éxito''' en caso contrario indicara ''' Pendiente envió DIAN'''.
:'''5. Envió Programado:''' Hace referencia a la fecha que se realiza un envió de nomina masivo de forma programada, según la flecha establecida por el usuario .
:'''6. Mensaje:''' En caso que se presente alguna novedad en el envió del archivo en este campo podremos a través de un mensaje conocer la inconsistencia.
:'''7. Acciones:''' En esta opción puede utilizar tres diferentes posibilidades para validación:
:: *'''Mostrar listado Nóminas:''' Podrá visualizar las nominas generadas.
:: *'''Descargar Request Lote:''' Podrá descargar los request de las nominas enviadas.
:: *'''Descargar Response Lote:''' Podrá descargar los response de las nominas enviadas.
 
 

<includeonly>=</includeonly>==Generar Comprobante==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección podra visualizar el paso a seguir para Generar los documentos de nóminas

Para la elaboración de las nóminas debe tomar en cuenta los siguientes puntos:

<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas Individuales a través del Portal Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 

# Seleccionar el tipo de documento Nómina Individual
# Seleccionar el establecimiento
# Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir

[[Archivo:Datos Generales.PNG|850px|center|Datos Generales]]

En este campo le mostrada el listado de trabajadores agregados en el catalogo

[[Archivo:Trabajador nomina.png|850px|center|Trabajador nomina]]

En la sección de devengados se debe colocar la cantidad de días que el trabajador o aprendiz estuvo ejecutando sus labores en la empresa junto con el valor que el empleador paga de forma periódica al trabajador como contraprestación por el trabajo realizado, este puede ser fijo o variable de acuerdo a la unidad de tiempo en que las partes hayan acordado el pago, teniendo como base el día o la hora trabajada.

Adicional le permite agregar otros devengados que apliquen en la nómina según el caso de acuerdo a lo estipulado por la DIAN en el anexo técnico y en la resolución.

[[Archivo:Devengados.PNG|850px|center|Devengados]]

En esta sección se debe definir el monto a cotizar del trabajador afiliado al sistema de salud y al sistema de pensiones colocando de igual manera el porcentaje de deducciones aplicadas a estos sistemas.

Adicional le permite agregar otras deducciones que apliquen en la nómina según el caso de acuerdo a lo estipulado por la DIAN en el anexo técnico y en la resolución.

[[Archivo:Deducciones.PNG|850px|center|Deducciones]]

Se puede colocar una nota en la nómina para llevar un mejor control del documento liquidado en el caso de ser necesario (esta nota se visualizara en la Representación Gráfica de la nómina)

[[Archivo:Notas nomina.png|850px|center|Notas nomina]]

En la sección de pagos se muestra la forma de pago aplicada para la nómina del trabajador documentada anteriormente en la sección de catálogos al agregar el trabajador y se debe seleccionar la fecha de pago de la nómina liquidada.

[[Archivo:Pagos nomina.PNG|1000px|center|Pagos nomina]]

En la sección de periodos se debe definir la fecha de liquidación inicio y fin del periodo liquidado la cual comprende del inicio o al final del mes.

La fecha de Ingreso se visualiza de forma automática ya que esta fue documentada al agregar el trabajador en la sección de catálogos.

La fecha de retiro se debe diligenciar solamente en el registro del mes en que el trabajador presenta retiro de la compañía o finaliza funciones de la misma.

[[Archivo:Periodos nomina.PNG|1000px|center|Periodos nomina]]

En la sección de totales le mostrara el valor de deducciones, devengado y de comprobantes que se aplicó en la nómina una vez visualice los valores correctos presione la opción de Generar Documento para que la nómina sea emitida correctamente.

[[Archivo:Totales nomina.PNG|850px|center|Totales nomina]]
 

'''¿Comó generar una nomina individual desde el portal nomina? '''
<center>{{#widget:YouTube|id=yNyt6aHbyiY|width=660|height=415|}}</center>
 
<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas de Ajuste a través del Portal Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 
''' Video guia'''

 
<center>{{#widget:YouTube|id=5LozgoRGgn0|width=853|height=480|}}</center>
 

A continuación, se detalla cada una de estas opciones para ofrecer una comprensión completa del funcionamiento del módulo:

#'''Nómina de Ajuste Tipo Reemplazar'''

* Seleccionar el tipo de documento Nómina de Ajuste
* Seleccionar el establecimiento
* Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir
* Colocar el Periodo de la Nómina
* Buscar el N° de Nómina correspondiente al periodo seleccionado
* Nota de Ajuste: Reemplazar

Se utilizará este escenario cuando se requiera realizar ajustes sobre Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica o Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, por errores aritméticos, contables o de contenido..

 
[[Archivo:Nomina Ajuste Reemplazar Portal.jpg|800px|centro|Nomina Ajuste Reemplazar Portal]]

 
#'''Nómina de Ajuste Tipo Eliminar'''

* Seleccionar el tipo de documento Nómina de Ajuste
* Seleccionar el establecimiento
* Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir
* Colocar el Periodo de la Nómina
* Buscar el N° de Nómina correspondiente al periodo seleccionado
* Nota de Ajuste: Eliminar

Se utilizará este escenario cuando se requiera eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para los casos en los cuales se haya transmitido un documento por errores contables o de procedimiento. Adicional este comprobante se emite con los valores en cero (0).

 
[[Archivo:Nomina Ajuste Eliminar Portal.jpg|800px|centro|Nomina Ajuste Eliminar Portal]]
 

'''Nota''': Se indica que el tipo de Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica con código 2 Eliminar, solo invalida los documentos enviados por error, no obtante los mismos seguirán existiendo en la base de datos pero quedarán marcados con esta observación

 
<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas de Ajuste a través del Archivo Excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021 ====<includeonly>=</includeonly>
 
Para carga masiva al realizar las nómina de ajuste a través del archivo exceL 4A debe tener en cuenta los siguientes pasos y debe reportar en la columna AC el secuencial creado para nómina de ajuste:
 
'''[[Portal Web Nómina Electrónica#Creación Secuenciales Portal Demo Nómina Electrónicas|Creación Secuenciales Portal Demo Nómina Electrónica]]'''
 
# Para las '''Notas Reemplazar:'''
 
*Secuencial nómina ajuste (columna AC)
*TipoDocumento 103 (columna AP)
*TipoNota 1 (columna AS)
*Referenciar la nomina individual a ajustar: fechaPred (columna AT), cunePred(columna AU) y numeroPred(columna Av).
'''Nota:''' Se debe diligenciar todas la líneas del archivo.
 
 
[[Archivo:NominaReemplazarCargaMasiva.png|800px|centro|Carga Masiva Nomina Reemplazar]]
 
# Para las '''Notas Eliminar:'''
 
*Secuencial nómina ajuste (columna AC)
*TipoDocumento 103 (columna AP)
*TipoNota 2 (columna AS)
*Referenciar la nomina individual a ajustar: fechaPred (columna AT), cunePred(columna AU) y numeroPred(columna Av).
'''Nota:''' no es necesario reportar datos de trabajadores, devengos y deducciones.
 
 
[[Archivo:NominaEliminarrCargaMasiva.png|800px|centro|Carga Masiva Nomina Eliminar]]
 
En nuestro ejemplo, la línea 3 es un ejemplo de reemplazo y la línea 4 es una nota de eliminación para su orientación:

 
[https://drive.google.com/drive/folders/106r6j2EWyqIHDpzeChU8944m9j4rIPAL?usp=sharing '''Ejemplo Carga Masiva Nómina Electrónica''']
 

 
<includeonly>=</includeonly>===¿Cómo Agregar Devengados a la Nómina Electrónica?===<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>==== Cesantías ====<includeonly>=</includeonly>

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de cesantías, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Cesantías(También puede escribirla)

[[Archivo:selc-cesantias.png|850px|center|Seleccionar o escribir cesantías]]

para reportar cesantías en la opción debe tener en cuenta:

Pago : Valor que se va a pagar al fondo de cesantías
Porcentaje: este valor corresponde al porcentaje de los intereses
pago interés: el valor al que corresponde al porcentaje de intereses

[[Archivo:cesantias-valores.png|850px|center|Valores cesantías]]

<includeonly>=</includeonly>==== Primas ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de prima, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Prima(También puede escribirla)

[[Archivo:selc-prim.png|850px|center|Seleccionar o escriba Primas]]

para reportar prima en la opción debe tener en cuenta:
Cantidad días: corresponde a los días equivalentes al pago a realizar
pago: valor correspondiente a la cantidad de días
pago no salarial: corresponde a pagos adicionales que no sean de tema salarial pero sí es incluida dentro de la contabilidad de la empresa(ejemplo provisionales)

[[Archivo:prima-valores.png|850px|center|Valores Primas]]

<includeonly>=</includeonly>==== Vacaciones ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de vacaciones, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Vacaciones(También puede escribirse)

[[Archivo:selc-vaca.png|850px|center|Seleccionar Vacaciones]]

para reportar vacaciones en la opción debe tener en cuenta:

Tipo de vacaciones: esta opción se divide en Comunes y Compensadas;
- Comunes: consiste en el pago de 15 días hábiles sin pagar prestaciones de servicios
Cuando se elige comunes se anexan campos nuevos fecha inicio o fecha fin en los cuales se aplicará los días tomados de vacaciones

[[Archivo:vac-valor-comun.png|850px|center|Valores Vacaciones Comunes]]

- Compensadas: consiste en el pago de 15 días hábiles
Cantidad de días: hace referencia a la cantidad de días tomados o a la cantidad de días a los que corresponde el pago(en este valor sólo pueden ser como máximo 2 dígitos)
pago: pago correspondiente a los días de vacaciones

[[Archivo:vac-valor-comp.png|850px|center|Valores Vacaciones compensadas]]

y para finalizar se debe dar en el botón con el más “+” para agregar el valor [[Archivo:boton mas.PNG|50px]]

<includeonly>=</includeonly>==== Transporte ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de transporte, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Transporte(También se puede escribir)

[[Archivo:selc- transp.png|850px|center|Seleccionar transporte]]

para reportar transporte en la opción debe tener en cuenta:

viáticos, manutención, alojamiento de carácter: se divide en salarial y no salarial, estos campos si no completan con valores mayores a 0(cero), lo mejor es dejarlos vacios.

Auxilio: En este campo se debe completar con el valor correspondiente al auxilio de transporte

[[Archivo:transp - valores.png|850px|center|Seleccionar transporte]]

y para finalizar se debe dar en el botón con el más “+” para agregar el valor [[Archivo:boton mas.PNG|50px]]

<includeonly>=</includeonly>==Nóminas Generadas==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección podra visualizar el listado de las nóminas generadas (Nómina Individual y Nómina de ajustes) que se encuentran aprobadas en la DIAN.

[[Archivo:Nominas Generadas.jpg|650px|center|Nominas Generadas]]

Para poder realizar la busqueda de las nóminas en meses anteriores debe hacer uso de los filtros, para ello cuenta con la opción de Filtro donde puede realizar la busqueda con los siguientes campos:

# Seleccionar el tipo de nómina
# Colocar el Nro de nómina
# Seleccionar la Fecha de elaboración
# Nro de Documento Trabajador
# Código Trabajador
# Código Lote (Código asignado al realizar carga masiva)
# Filtro por Periodo Liquidación

Luego de diligenciar alguno de estos campos debe hacer click en el ícono de buscar
para mostrar el listado de las nóminas

[[Archivo:Nominas Generadas Filtros.jpg|650px|center|Filtros]]

Este listado cuenta con una opcion donde puede visualizar su nómina en el portal de la DIAN.

Para esto debe presionar el signo de (+) para visualizar la opción DIAN la cual al hacer click la direcciona al portal del ente para ver la nómina

[[Archivo:Nómina Visualización DIAN.jpg|650px|center|Visualización DIAN]]

<includeonly>=</includeonly>==Nóminas Rechazadas==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección podra visualizar el listado de las nóminas generadas (Nómina Individual y Nómina de ajustes) que se encuentran rechazadas en la DIAN.

[[Archivo:Nominas rechazadas.jpg|650px|center|Nominas rechazadas]]

Para poder realizar la busqueda de las nóminas en meses anteriores debe hacer uso de los filtros, para ello cuenta con la opción de Filtro donde puede realizar la busqueda con los siguientes campos:

# Seleccionar el tipo de nómina
# Colocar el Nro de nómina
# Seleccionar la Fecha de elaboración
# Nro de Documento Trabajador
# Código Trabajador
# Código Lote (Código asignado al realizar carga masiva)

[[Archivo:Nominas Rechazadas Filtros.jpg|850px|center|Filtros]]

En este listado cuenta con una columna de Detalle donde al hacer click en el ojito puede observar el motivo de rechazado de la nómina por parte de la DIAN.

[[Archivo:Nominas Reachazadas Detalles.jpg|850px|center|Detalles]]
 
 

[[Archivo:Nomina Rechazadas - Mensaje Rechazos.jpg|850px|center|Mensaje Rechazos]]

Reportes - Portal HKARecepción

2023-12-15T15:19:25Z

Wdiaz:

En este módulo de Recepción Electrónica, se introduce el servicio de reportes que permite solicitar documentos recibidos. Todos los usuarios tienen acceso a este módulo para generar reportes y obtener información sobre los documentos recibidos. El módulo de reportes consta de tres opciones principales: Reporte en Línea, Reporte Programado.
 
''' Video Guia '''
 
<center>{{#widget:YouTube|id=FFabqM6j-X4|width=853|height=480|}}</center>
 

A continuación, se detalla cada una de estas opciones para ofrecer una comprensión completa del funcionamiento del módulo:
 
<includeonly>=</includeonly>==Reporte en Línea==<includeonly>=</includeonly>

El módulo de reporte en línea nos permite solicitar los informes en el momento y descargarlos en formato .CSV para los documentos emitidos. Se pueden aplicar filtros según las preferencias para realizar búsquedas específicas de facturas. Sin embargo, es importante tener en cuenta ciertas limitaciones y recomendaciones al utilizar estos filtros:

- Los filtros permiten la búsqueda por rango de fechas o en combinación con otros campos. El resultado mantendrá la misma estructura para todos los tipos de documentos.

- El listado de documentos no superará los 250 registros. Si se necesitan visualizar más documentos, es necesario limitar la búsqueda.

- Si se realiza una búsqueda sin límite de fechas, el sistema mostrará un máximo de 500 documentos en los últimos 7 días.

- Para obtener reportes de distintos meses, el periodo máximo por reporte es de 35 días. Los usuarios pueden realizar la solicitud por mes, es decir, un reporte a la vez.

- Cuando se superan los 250 registros, se recomienda utilizar la funcionalidad de "Reportes Programados" como alternativa para gestionar grandes conjuntos de documentos. Esta funcionalidad permite programar la generación de informes y facilita la gestión de un mayor número de registros, proporcionando una forma eficiente de acceder a la información necesaria.

Estos son los pasos para generar el''' Reporte el Linea '''Para el portal de Recepción:
 
''' Paso 1: '''

* Dirígete a la Sección Documentos
[[Archivo:RE RL.png||miniaturadeimagen|left]]

 
''' Paso 2: '''

* Selecciona el filtro que deseas realizar para el reporte, solo los campos encerrados con el cuadro rojo son los campos obligatorios en este caso seria ''' "Rango de radicación" ''' ó ''' "Rango de Emisión" ''' Los campos señalados con franjas amarillas son ''' opcionales ''' que se pueden utilizar para filtrar la información.
 
[[Archivo:RE.png|center]]

{{clear}}
 

<includeonly>=</includeonly>==Reporte Programado==<includeonly>=</includeonly>
El módulo de Reporte Programado nos permite solicitar en el portal el reporte pero el sistema se encargara de agendarlo para ser descargado en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Luego se podrá descargar el reporte de los documentos emitidos en un formato csv/archivo plano para convertirlo en formato Excel. Podemos hacer usos de los filtros de preferencia para realizar la búsqueda de las facturas.
El reporte programado le permitirá traer todos los registros hechos en el periodo seleccionado.
El periodo máximo por reporte es de 35 días, para obtener reportes de distintos meses pueden realizar la solicitud por mes, es decir un reporte a la vez,
{{clear}}
 
Estos son los campos que trae el reporte
* Tipo de Documento
* Nro de documento
* Proveedor
* Tipo de Documento
* Tipo de identificación
* Número de identificación
* Fecha de Emisión
* Fecha de Recepción
* BASE
* IVA
* BASE + IVA
* TOTAL FACTURA
* Zona
* Línea de Negocio
* Estatus Actual del Documento
* Fecha de Modificación
* Último Usuario

 
Estos son los pasos para generar el ''' Reporte Programado ''' Para el portal de Recepción:
 

<gallery mode="slideshow" caption="Pasos para Programar Reportes en WikiMedia">
File:Reporte Programado RE 1.png|800x421px|'''Paso 1:''' Accede a la Sección Reportes -> "Reportes Programados".
File:RE RP2.png|800x421px|'''Paso 2:''' Selecciona el rango de radicación de los documentos.
File:RE RP3.png|800x421px|'''Paso 3:''' Haz clic en "Guardar" y aparecerá el siguiente mensaje.
File:RE RP4.png|800x421px|'''Paso 4:''' Luego, podrás ver los detalles del reporte programado.
</gallery>

Recuerde que si desea otro reporte con campos adicionales o campos específicos, debe contactar con el [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Canales_de_Comunicaci%C3%B3n área de ventas ]

Catálogos - Portal DFactura Validación Previa

2023-12-15T15:17:10Z

Wdiaz:

En el Menú principal podrá encontrar el Menú Catálogos, aquí podrá acceder a los siguientes Sub-Menús:
* Clientes
* Unidades de Medida
* Productos
* Establecimiento

[[Archivo:MUPVPrev-501.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 501: Menú Catálogos]]

<includeonly>=</includeonly>==Clientes==<includeonly>=</includeonly>
En el Catálogo de Clientes Ud. podrá visualizar y gestionar la lista de clientes que se encuentran registrados en el aplicativo.
Podrá realizar búsquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de sus clientes.
Para acceder debe ir a Catálogos → Clientes

En la parte superior derecha del catalogo podrá ubicar la Casilla "Búsqueda". Aquí podrá colocar información alfanumérica que le permita ubicar fácilmente a uno o varios clientes de su lista. Podrá listar los registros con la letra inicial por Razón social/Nombre o Número de documento.

<includeonly>=</includeonly>===Acciones en la lista de clientes===<includeonly>=</includeonly>
En cada registro de cliente se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentran en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro.
Entre las acciones se tienen:
* Detalle : Se muestra una pantalla con toda la información registrada del cliente seleccionado.
* Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
* Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el botón "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la '''Eliminación masiva''')
<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-502.JPG|Imagen 502: Catálogo de Clientes
File:MUPVPrev-503.JPG|Imagen 503: Acciones en Catálogo de Clientes - Detalle
File:MUPVPrev-504.JPG|Imagen 504: Acciones en Catálogo de Clientes - Edición
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>===Agregar un nuevo cliente===<includeonly>=</includeonly>
Para agregar un nuevo registro de un cliente presione Agregar Cliente.
Se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su cliente.

<includeonly>=</includeonly>====Datos Generales====<includeonly>=</includeonly>
El botón '''(Consumidor Final)''' permite crear un registro único denominado '''(Consumidor Final)'''; el cual se emplea cuando el cliente no se identifica al momento de la emisión de un documento. Al activar dicho botón el portal definirá de manera automática los siguientes campos (Tipo de persona, Nombre, Apellido, Tipo de Identificación, Número de Identificación) con la siguiente información respectivamente (Persona Natural asimilada, Consumidor, Final, Cédula de Ciudadanía, 222222222222).

Si el cliente '''No es Consumidor Final'''; es decir, si el cliente a facturar se identifica, entonces el botón se debe dejar inactivo y los campos se visualizarán en blanco para que sean definidos con los datos del cliente.

Seleccione el tipo de Persona del cliente, dependiendo de si su cliente es persona Natural o Jurídica deberá ingresar distintos datos básicos solicitados:

* Persona Natural:
** Nombre y Apellido

* Persona Jurídica:
** Razón Social
** Nombre comercial

Debe diligenciar los campos según correspondan y tomar en cuenta la información registrada en el RUT o documento del cliente. Al momento de agregar el correo del cliente, debe hacer uso del botón agregar que esta al lado de este campo. 

'''El correo del Cliente desde el 17-04-2023 es opcional su definición'''. A partir del '''10-10-2023''' se permite el manejo del correo con la siguiente estructura: ^(([a-zA-Z0-9!#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ]+)@((\[[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.)|(([a-zA-Z0-9!#$%&'*+=?^_{|}~\-]+\.)+))([a-zA-Z]{2,50}|[0-9]{1,3})(\]?)(\s;\s*|\s*$))*$

'''Nota:''' Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.

<includeonly>=</includeonly>====Dirección====<includeonly>=</includeonly>
La definición de la '''Dirección del Cliente''' es '''opcional'''; por lo tanto si se requiere agregar o editar un cliente, y que este tenga una dirección ya sea de Colombia o diferente a Colombia; debe activar el botón denominado '''(Dirección de Domicilio)''' y de esta manera se desplegaran los campos necesarios para su definición. Pero si no requiere agregar una dirección, entonces el botón '''(Dirección de Domicilio)''' se debe encontrar inactivo.

Esta sección cuenta también con una casilla que permite diferenciar si la dirección Fiscal del Cliente es distinta a la dirección de Domicilio. Si selecciona esta casilla podrá diferenciar ambas direcciones, en caso contrario se toma la Dirección de Domicilio igual a la Dirección Fiscal.

'''Si la dirección a definir pertenece a Colombia; todos los campos son obligatorios. Si el país es diferente a Colombia, los campos obligatorios son (País, Ciudad, Lenguaje).'''

'''Nota:''' Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.

<includeonly>=</includeonly>====Datos Tributarios====<includeonly>=</includeonly>
Se cuenta con un botón denominado '''(Desplegar Datos Tributarios)''' el cual permitirá si esta activo, visualizar dicha sección para definir la información requerida. Si el botón se deja inactivo, el portal asignará por defecto la siguiente información:
*Detalle Tributario(No aplica)
*Responsabilidades(R-99-PN No aplica-Otros)
*Actividad Económica(0081 Sin Actividad Económica, solo Personas naturales)

Si el cliente activa el botón (Desplegar Datos Tributarios) deberá tomar en cuenta lo siguiente para su definición.
* Detalle Tributario: Información de los impuestos que son responsables los clientes. El portal en un primer momento mostrará el valor por defecto, pero este puede ser modificado
* Responsabilidades Fiscales: Las responsabilidades de los clientes que están reflejadas en su RUT (en caso de persona Natural se puede indicar "R-99-PN No aplica-Otros"). '''Este es un campo opcional, y en un primer momento el portal mostrará el valor por defecto; pero si requiere definir un cliente sin responsabilidades, entonces deberá destildar el valor por defecto, quedando como opción (Seleccione una opción).'''
* Actividad Económica: Actividad Económica del cliente que esta registrada en su RUT. (En caso de persona Natural se puede indicar (0081 Sin Actividad Económica, solo Personas naturales)).El portal en un primer momento mostrará el valor por defecto, pero este puede ser modificado

'''Los botones (Desplegar Detalles Tributarios y Dirección Domicilio) se pueden dejar inactivos, y de esta manera se definirá un cliente sin Dirección y con Datos Tributarios por defecto.'''

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-505n.png|Imagen 505: Botón de Consumidor Final y Botón Dirección de Domicilio.
File:MUPVPrev-505ñ.png|Imagen 505: Cliente Consumidor Final.
File:MUPVPrev-505o.png|Imagen 505: Botón Dirección de Domicilio activo
File:MUPVPrev-505p.png|Imagen 505: Cliente con Dirección diferente a Colombia, donde los campos obligatorios a definir son (País, Ciudad, Lenguaje)
File:MUPVPrev-505q.png|Imagen 505: Cliente con Dirección de Colombia, todos los campos son obligatorios.
File:MUPVPrev-505l.JPG|Imagen 505: Botón Detalle Tributario inactivo
File:MUPVPrev-505r.png|Imagen 505: Botón Detalle Tributario activo
File:MUPVPrev-505s.png|Imagen 505: Botón Detalle Tributario activo con Responsabilidades sin definir ya que es un campo opcional
File:MUPVPrev-505t.png|Imagen 505: Cliente sin Responsabilidades.

</gallery>

<includeonly>=</includeonly>===Carga masiva de cliente===<includeonly>=</includeonly>
Esta carga permite al Emisor, cargar de forma masiva de clientes al catálogo de clientes, esta funcionalidad NO es Obligatoria para los Emisores que facturen por un sistema de integración ERP.
Tenga los datos de los clientes a cargar masivamente en un archivo .csv con la siguiente estructura.
{| class="wikitable"
|-
! Estructura de CSV sin Datos Fiscales
|-
| <nowiki>Tipo de persona|Tipo de Identificación Código Documento de identificación|Número de Identificación|Nombre comercial|Razón social|Nombre|Apellido|Régimen Fiscal|Correo|Teléfono|Fax|Referencia|Nombre contacto|Nota|Notificar|Detalle Tributario
|Responsabilidades Fiscales|Actividad económica|País (Domicilio)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)</nowiki>
|}

{| class="wikitable"
|-
! Estructura de CSV con Datos Fiscales
|-
| <nowiki>Tipo de persona|Tipo de Identificación Código Documento de identificación|Número de Identificación|Nombre comercial|Razón social|Nombre|Apellido|Régimen Fiscal|Correo|Teléfono|Fax|Referencia|Nombre contacto|Nota|Notificar|Detalle Tributario
|Responsabilidades Fiscales|Actividad económica|País (Domicilio)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)|País (Fiscal)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)</nowiki>
|}

Cada valor separado en base a pipe (|), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio o requerido para el tipo de cliente, se debe dejar el espacio vacío entre doble (||), '''véase tabla 1''' para validar el formato de los campos.

Tabla 1
{| class="wikitable"
|-
!Nombre del Campo !! Valores Permitidos !! Obligatorio
|-
|Tipo de persona ||1 y 2 (1:Persona Jurídica - 2:Natural)|| Si
|-
|Tipo de Identificación|| Frecuentes: 13 Cédula de ciudadanía; 22 Cédula de extranjería; 31 NIT; 42 Documento de identificación extranjero (Lista completa en Tabla 6.2.1 Anexo Técnico 1.7)||Si
|-
|Número de Identificación||Entre 6 y 20 caracteres.||Si
|-
|Nombre comercial||Entre 3 y 450 caracteres.||No
|-
|Razón social||Entre 3 y 100 caracteres alfanuméricos y ,.-_#.||Si (Si es Persona Jurídica).
|-
|Nombre||Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos.||Si (Si es Persona Natural).
|-
|Apellido||Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos.||Si (Si es Persona Natural).
|-
|Régimen||Código Régimen Fiscal (Lista completa en Tabla 6.2.4 Anexo Técnico 1.7)||Si
|-
|Correo||Formato correcto de dirección de correo electrónico.||Si
|-
|Teléfono||Entre 8 y 14 caracteres numéricos.||No
|-
|Fax||Entre 8 y 14 caracteres numéricos.||No
|-
|Referencia||Máximo 100 caracteres.||No
|-
|Nombre||contacto Entre 5 y 100 caracteres.||No
|-
|Nota||Entre 5 y 500 caracteres.||No
|-
|Notificar||1 y 0 (1:Sí - 0:No).||Si
|-
|Detalle Tributario||Lista de Códigos Tributos separados por coma (Lista completa en Tabla 6.2.2 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Responsabilidades Fiscales||Lista de Códigos Responsabilidades fiscales separados por coma (Lista completa en Tabla 6.2.7 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Actividad económica||Lista de Códigos Actividad económica separados por coma.||Si
|-
|País (Domicilio)||Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 6.4.1 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Dirección (Domicilio)||Entre 5 y 500 caracteres.||Si
|-
|Código Postal (Domicilio)||Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 6.4.4 Anexo Técnico 1.7)).||Si
|-
|Lenguaje (Domicilio)||Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 6.3.2 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Departamento (Domicilio)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos (Lista completa en Tabla 6.4.2 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Municipio (Domicilio)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 6.4.3 Anexo Técnico 1.7).||Si
|-
|Ciudad (Domicilio)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad||Si
|-
|País (Fiscal)||Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 6.4.1 Anexo Técnico 1.7).||No
|-
|Dirección (Fiscal)||Entre 5 y 500 caracteres.||Si(si existe País Fiscal).
|-
|Código Postal (Fiscal)||Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 6.4.4 Anexo Técnico 1.7).||Si(si existe País Fiscal).
|-
|Lenguaje (Fiscal)||Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 6.3.2 Anexo Técnico 1.7).||Si(si existe País Fiscal).
|-
|Departamento (Fiscal)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos (Lista completa en Tabla 6.4.2 Anexo Técnico 1.7).||
Si(si existe País Fiscal).
|-
|Municipio (Fiscal)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 6.4.3 Anexo Técnico 1.7).||Si(si existe País Fiscal).
|-
|Ciudad (Fiscal)||Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad.||Si(si existe País Fiscal).
|}

Presione Carga masiva para cargar el archivo.csv con los clientes a cargar, presione subir archivo. '''Ver imagen 43.'''

Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los clientes se visualizarán en lista del catálogo de clientes, en caso de presentarse algún tipo de error será indicado por un mensaje indicando el tipo de error. '''Ver imagen 44.'''

En caso de errores, verifique los siguientes puntos:
* Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando que se ven correctamente los símbolos y eñes.
* Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de documentos repetidos.
* Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que tienen un guion y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
* Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de clientes que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.
<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-522.jpg|Imagen 43: Carga Masiva de Clientes
File:MUPVPrev-523.jpg|Imagen 44: Carga de Archivo CSV
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>====Eliminación Masiva de Clientes====<includeonly>=</includeonly>
En caso de requerir la eliminación simultanea de mas de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad.
Para realizar la eliminación debe seleccionar cada cliente presionando la casilla de verificación del lado Izquiero de cada registro que desee eliminar.
Al culminar la selección, puede presionar el botón "Borrar" y se le preguntará si esta seguro. Al dar "Si" se eliminaran todos los registros que han sido seleccionados.
[[Archivo:MUPVPrev-506.JPG|centro|Imagen 506: Eliminación Masiva de Clientes]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Unidades de medida==<includeonly>=</includeonly>
En este catálogo se cargan las descripciones del tamaño o la cantidad física definida por convención o por ley para vender un producto.
Ir a Catálogos →Unidades de medida, para visualizar las unidades de medida que se han cargado en el sistema.

<includeonly>=</includeonly>===Agregar una nueva unidad de medida===<includeonly>=</includeonly>
Por normativa, las unidades de medida están basadas en un catálogo aprobado por la DIAN

Para seleccionar las unidades de medida que serán usadas para la configuración de sus productos o servicios presione Agregar Unidad de Medida.

En la parte superior puede hacer uso de "Buscar" para encontrar las unidades de medida en el catalogo

Luego, debe seleccionar en la parte izquierda las casillas de verificación de las unidades que desea agregar.

Al seleccionar las unidades deseadas puede presionar "Agregar". de esta forma aparecerán ahora listadas en el catálogo de Unidades de Medida.

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-512.JPG|Imagen 512: Catálogo Unidad de Medida
File:MUPVPrev-513.JPG|Imagen 513: Agregar Nueva Unidad de Medida
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>==Productos==<includeonly>=</includeonly>
En el Catálogo de Productos Ud podra visualizar y gestionar la lista de sus productos o servicios que se encuentran registrados en el aplicativo.
Podrá realizar busquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de productos o servicios.
Para acceder debe ir a Catálogos → Productos

<includeonly>=</includeonly>===Acciones en la lista de Productos===<includeonly>=</includeonly>
En cada registro de Productos se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentra en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro.
Entre las acciones se tienen:
* Detalle: Se muestra una pantalla con toda la información registrada del Producto seleccionado.
* Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
* Precio por País: Cada Producto o Servicio puede tener una lista de precios personalizada en monedas extranjeras. Esto permite generar facturas de exportación con la moneda y precios especificados. En esta lista puede ajustar o modificar los precios que previamente ha configurado, o agregar más en caso de necesitarlo.
* Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el boton "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la '''Eliminación masiva''')

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-507.JPG|Imagen 507: Catálogo de Productos
File:MUPVPrev-508.JPG|Imagen 508: Acciones en Catálogo de Productos - Detalle
File:MUPVPrev-509.JPG|Imagen 509: Acciones en Catálogo de Productos - Edición
File:MUPVPrev-510.JPG|Imagen 510: Acciones en Catálogo de Productos - Precio por País
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>===Agregar un nuevo producto===<includeonly>=</includeonly>
'''Video Guia'''
 
<center>{{#widget:YouTube|id=je6IUmIiU4Y|width=853|height=480|}}</center>
 
Para agregar un nuevo registro de un producto o servicio presione Agregar Producto.
Se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su producto o servicio:

* Tipo de producto (Servicio, Producto, Otro). La opción '''Otro''' permite que al momento de facturar un producto que tenga asociado esta opción, se visualice en el campo '''Descripción''' sólo el nombre del producto en el documento emitido.
* Código
* Descripción
* Colombia Compra Eficiente: Es un enlace que lo dirige a la Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas(UNSPSC)
* Tipo de Código Estándar: permite definir el tipo de código estándar que maneja el producto o servicio a agregar (es opcional su definición). Al seleccionar el Tipo de Código Estándar se visualizará un campo para ingresar el Código Estándar, si este es el UNSPSC en el siguiente enlace se lista los códigos:[[Archivo:Clasificador_de_Bienes_y_Servicios.xls|Clasificador de Bienes y Servicios]]. Para el caso de GTIN y Partida Arancelaria, entre las páginas 660-705 del [[Archivo:Anexo_Técnico_Resolución_000012_de_09-02-2021.pdf|Anexo Técnico Resolución 000012]] se explica su estructura
* Unidad de medida
* Precio unitario
* Tipo de impuesto: ''' Se agregaron los Impuestos Nominales (INC Bolsa, INCarbono, INCombustibles, Sobretasa Combustibles, Nombre de la figura tributaria).En una primera fase de liberación si un producto debe manejar este tipo de impuesto, sólo se podrá asociar dicho impuesto. Al seleccionar el impuesto se debe indicar su valor base, este podrá ser modificado al momento de la emisión del documento.
'''A partir del 31/7/2023 en el ambiente demo se podrá visualizar los impuestos (IC Porcentual, Fto Horticultura); el impuesto ZZ se podrá agregar como impuesto nominal o porcentual;en el caso de ser porcentual, se debe primero definir su valor y luego presionar el check de %. A su vez también se le puede definir la descripción si es requerido, de no ser definido se visualizará con la descripción (Nombre de la figura tributaria)'''
* Marca: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
* Modelo: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
* Cantidad por Paquete: En caso de que el producto se venda por paquetes de varias unidades, en caso contrario puede colocar "1"
* Cantidad Real: Cantidad o unidades sobre las cuales aplica el precio unitario y el calculo de impuesto
* Personalización de Precios: Cada Producto o Servicio puede tener una lista de precios personalizada en monedas extranjeras. Esto permite generar facturas de exportación con la moneda y precios especificados.
* Mandato: es una sección que permite configurar la información de los productos que serán facturados en documentos con el Tipo de Operación Mandato.
* Numero de Identificación: permite definir el Nit del mandante sin el dígito verificador, ya que este es calculado automáticamente.
** Tipo de Ingreso: permite definir si el Bien o Servicio “B/S” reportado corresponde a un ingreso propio o a un ingreso recibido para terceros.
* Transporte de Carga: es una sección que permite configurar información básica para productos que serán facturados en documentos con el Tipo de Operación Transporte.
**Tipo Registro Transporte: permite definir si el Bien o Servicio “B/S” reportado corresponde o no a una línea registrada en el Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC).
** Valor del flete por servicio de transporte: Es el valor del flete definido para la remesa.
** Unidad Medida Transporte: es la unidad de medida manejada en transporte de carga; sólo maneja las opciones: Kilogramos(KGM), Galones(GLL).
Para finalizar presione Guardar.

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-540.jpg|miniaturadeimagen|Agregar un Nuevo Producto
File:MUPVPrev-535.jpg|miniaturadeimagen|Agregar un Nuevo Producto
File:MUPVPrev-536.jpg|miniaturadeimagen|Agregar un Nuevo Producto
File:MUPVPrev-537.jpg|miniaturadeimagen|Agregar un Nuevo Producto
File:MUPVPrev-538.jpg|miniaturadeimagen|Mandato
File:MUPVPrev-539.jpg|miniaturadeimagen|Transporte de Carga
File:MUPVPrev-541.jpg|miniaturadeimagen|Transporte de Carga
File:MUPVPrev-542.jpg|miniaturadeimagen|Catálogo de Impuestos
File:MUPVPrev-530.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal INC Bolsa
File:MUPVPrev-531.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal INCarbono
File:MUPVPrev-532.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal INCombustibles
File:MUPVPrev-533.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal Sobretasa Combustibles
File:MUPVPrev-547.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Nominal/Porcentual Nombre de la figura tributaria.
File:MUPVPrev-544.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Porcentual FtoHorticultura
File:MUPVPrev-545.jpg|miniaturadeimagen|Impuesto Porcentual IC Porcentual
</gallery>

'''Advertencia''' 

La descripción del concepto de los productos o servicios deben estar descritos de manera legible y correcta de tal manera que se pueda entender claramente la descripción de los mismos. 
Ejemplo:
{| class="wikitable"
|-
! Incorrecto !! Correcto
|-
| "##########" || "Zapatos deportivos Paseo"
|-
| "123456ass" || "Celular Android YZ-13"
|-
| "00001-00090099900999" || "Base Inferior derecha motor Honda Civic Emotion 2007"
|}

La DIAN exige que la descripción responda a un concepto entendible sobre el bien o servicio para verificar si el impuesto asociado es el adecuado.
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Carga masiva de producto===<includeonly>=</includeonly>

Esta carga permite al Emisor, cargar de forma masiva los productos al catálogo de productos, esta funcionalidad NO es Obligatoria para los Emisores que facturen por un sistema de integración ERP.

Tenga los datos de los productos a cargar masivamente en un archivo .csv con la siguiente estructura.
{| class="wikitable"
|-
! Estructura de CSV Campos Obligatorios
|-
| <nowiki>Tipo de servicios|Código de producto|Descripción del producto|unidad de medida|precio unitario|tipo de IVA|Valor IC|Valor Inc|Valor IC Porcentual|Valor FtoHorticultura|Valor INC Bolsas|Valor INCarbono|Valor INCombustibles|Valor SobreTasa Combustibles|Valor ZZ Porcentual|Valor ZZ Nominal|Nombre ZZ|Cantidad Real|Cantidad por Paquete|Tipo Ingreso Mandato|Número de Identificación del Mandante|DV del Mandante|Tipo Registro Transporte|Valor del flete por servicio de transporte|Unidad Medida Transporte</nowiki>
|}

{| class="wikitable"
! Ejemplo:
|-
| <nowiki>2|producto0001|Producto IVA|2Q|12345678.99|6||||||||||||2|1</nowiki>
|}

{| class="wikitable"
|-
! Estructura de CSV Campos con Opcionales (Información para Exportación)
|-
| <nowiki>Tipo de servicios|Código de producto|Descripción del producto|unidad de medida|precio unitario|tipo de IVA|Valor IC|Valor Inc|Valor IC Porcentual|Valor FtoHorticultura|Valor INC Bolsas|Valor INCarbono|Valor INCombustibles|Valor SobreTasa Combustibles|Valor ZZ Porcentual|Valor ZZ Nominal|Nombre ZZ|Cantidad Real|Cantidad por Paquete|Tipo Ingreso Mandato|Número de Identificación del Mandante|DV del Mandante|Tipo Registro Transporte|Valor del flete por servicio de transporte|Unidad Medida Transporte|Marca|Modelo|comentarios|País|Código de Moneda|Precio</nowiki>
|}

{| class="wikitable"
! Ejemplo:
|-
| <nowiki>1|productos0001|Producto IC Porcentual|2Q|2300.00||||10|||||||||5||||||||MOTOROLA|MOTO C PLUS|COMENTARIOCOMENTARIOs|VE|VES|15000.00</nowiki>
|}

Cada valor separado en base a pipe (|), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio o requerido para el producto, se debe dejar el espacio vacío entre doble(||), Véase tabla 2 para validar el formato de los campos.
Tabla 2
{| class="wikitable"
|-
!Nombre del Campo !! Valores Permitidos !! Obligatorio
|-
|Tipo de Servicios||1 y 2 (1:Servicio - 2:Producto)||Si
|-
|Código de Producto||valores sólo alfanuméricos||Si
|-
|Descripción del Producto||valores alfanuméricos, espacios, y los siguientes caracteres especiales: coma (,), punto(.), guión(-), Numeral(#), ampersand (&), signo mas (+), no debe pasar de los 300 caracteres||Si
|-
|Unidad de Medida||de estar basada en el catálogo de medida del cliente, en caso de no tenerla asociada, deberá indicar una unidad de medida válida que se encuentre en el catálogo de medida general (Lista completa en Tabla 6.3.5.1 Anexo Técnico 1.7) ||Si
|-
|Precio Unitario||máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||Si
|-
|Tipo de IVA||Valores permitidos: del 1 al 6 (1:Exento 0% ; 2:Tarifa General 16% ; 4:Tarifa Diferencial 5% ; 5: Excluido 0% ; 6: Tarifa General 19%) ||Si
|-
|Valor IC||Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales (Valor fijo de tributo IC (Impuesto al Consumo) por unidad de producto, el valor del tributo esta definido en el Estatuto Tributario según tipo de producto si aplica)(Actualmente se encuentra en desarrollo)||No
|-
|Valor INC||Valores permitidos: 2 ; 4 ; 8 o 16 ( Tributo INC (Impuesto Nacional al Consumo) con posibles valores del 2%, 4%, 8% y 16% que se aplica sobre determinados bienes y servicios,está definido en el estatuto tributario y anexo técnico de la DIAN||No
|-
|Valor IC Porcentual||Valores permitidos: Máximo 2 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor FtoHorticultura||Valores permitidos:Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor INC Bolsas||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor INCarbono||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor INCombustibles||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor SobreTasa Combustibles||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor ZZ Porcentual||Valores permitidos: Máximo 2 enteros separado por el signo punto para los decimales||No
|-
|Valor ZZ Nominal||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales ||No
|-
|Nombre ZZ||Valores permitidos:Valores sólo alfanuméricos, espacios||No
|-
|Cantidad Real||Valor Numérico entero entre el 1 y 999||Si
|-
|Cantidad por paquete||Valor Numérico entero||Si
|-
|Tipo Ingreso Mandato||Valores permitidos: Valor permitido: 1=El B/S ingreso Recibidos para Terceros||No
|-
|Número de Identificación del Mandante||Valores permitidos: Contemple máximo 15 caracteres||No
|-
|DV del Mandante||Valores permitidos: Contemple máximo 1 caracter||No
|-
|Tipo Registro Transporte||Valores permitidos: Valores permitidos: (0: Servicio adicional - 1:Remesa de transporte registrada en el RNDC) ||No
|-
|Valor del flete por servicio de transporte||Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales ||No
|-
|Unidad Medida Transporte||Valores permitidos: Valores permitidos: (KGM: Kilogramos – GLL: Galones)||No
|-
|Marca||sólo permite valores alfanuméricos y los mismos caracteres especiales que el campos número 3||Si(si el producto es de exportación)
|-
|Modelo||valores permitidos igual al campo número 10||Si(si el producto es de exportación)
|-
|comentarios||valores alfanuméricos y espacios al igual que los caracteres especiales que se definieron para el campo número 3||Si
|-
|País||Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 6.4.1 Anexo Técnico 1.7).||Si(si el producto es de exportación)
|-
|Código de Moneda||Frecuente: COP (Peso Colombia) (Lista completa en Tabla 6.3.3 Anexo Técnico 1.7).||Si(si el producto es de exportación)
|-
|Precio||sólo numéricos dentro del conjunto de los números reales||Si(si el producto es de exportación)
|}

Se debe tener en cuenta el valor de unidad de medida a enviar con los nuevos productos, ésta debe existir en el catálogo de unidad de medidas.

Presione Carga masiva para cargar el archivo.csv con productos, presione subir archivo. '''Ver imagen 50'''
<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPREV-52.jpg|Imagen 50: Carga Masiva de Producto
</gallery>
'''Nota:''' Sólo se permitirá la personalización de precios para máximo 10 países; en caso de presentarse este escenario, cada país, código de moneda y precio de exportación debe separarse con doble ampersand (&&)
Ejemplo: VE&&CO&&PA

Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los productos se visualizarán en lista del catálogo de productos, en caso de presentarse algún tipo de error será indicado por un mensaje indicando el tipo de error.
En caso de errores, verifique los siguientes puntos:
* Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando que se ven correctamente los símbolos y eñes.
* Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de documentos repetidos.
* Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que tienen un guion y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
* Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de productos que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.

<includeonly>=</includeonly>===Filtro en la busqueda de Productos===<includeonly>=</includeonly>
Para buscar un producto utilizando el filtro de búsqueda, debe digitar el código o descripción del producto de manera exacta a como fue creado, es decir de la misma forma en que lo creó en el catálogo de productos.

A continuación un ejemplo de búsqueda, del producto '''(ejemplo)''':

Búsqueda completa por descripción (manera correcta):

- En la siguiente búsqueda la descripción es exactamente la misma por tal motivo se encuentra el producto.
[[Archivo:FilProd1.JPG|centro|Imagen 511A: Filtrando por Descripción]]
{{clear}}

Búsqueda completa por código (manera correcta):

- Ahora muestra el producto ejemplo el cual queríamos encontrar, colocando el código '''55''' que corresponde correctamente a nuestro producto.
[[Archivo:FilProd2.JPG|centro|Imagen 511A: Filtrando por Descripción]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Establecimientos==<includeonly>=</includeonly>
En este catálogo puede visualizar los distintos establecimientos que Ud. ha configurado dependiendo de su modelo de operación.
Puede Crear distintos establecimientos desde los cuales serán usado el Sistema para Facturar Electrónicamente y podrá llevar un control de las facturas emitidas en cada establecimiento
Recuerde que los secuenciales de facturación están relacionados a los establecimientos, se recomienda configurar un secuencial por cada establecimiento creado.
Puede visualizar sus establecimientos en Catálogos → Establecimientos.

<includeonly>=</includeonly>===Agregar un nuevo establecimiento===<includeonly>=</includeonly>
Para agregar un nuevo establecimiento presione Agregar Establecimiento.
Debe llenar los campos Obligatorios y para finalizar presione "Guardar."

<gallery mode="slideshow">
File:MUPVPrev-514.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 514: Catálogo de Establecimientos
File:MUPVPrev-515.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 515: Agregar Nuevo Establecimiento
</gallery>

<includeonly>=</includeonly>===Dirección que se muestra en nuestra en nuestra Representación Gráfica===<includeonly>=</includeonly>
Para reajustar la dirección que se visualiza en su Representación Gráfica, debe ingresar al portal de TFHKA, dirigirse al apartado Catálogo > Establecimientos. Y editar la dirección del primer establecimiento a la dirección correspondiente. '''(Ver Imagen 515A)'''
[[Archivo:DirErr1.JPG|centro|Imagen 515A: Dirección Errada]]
{{clear}}

Emisión - Impuestos saludables

2023-10-30T21:20:06Z

Wdiaz:

== Factura Electrónica Verde ==

:En el estatuto tributario según el artículo 513, en Colombia se debe empezar a cobrar el tributo sobre la venta e importación de las bebidas azucaradas y de los productos ultraprocesados, empezando a regir a partir del 01 de noviembre del 2023.

:Esperamos ayudar a comprender cómo realizar la operación de declaración de impuestos a través del portal de Tfhka.

:Es importante recordar que antes de emitir un documento electrónico, debemos definir el impuesto que se va a reportar. Esto se hace en la sección de Catálogos/Productos. [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Cat%C3%A1logos_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#Productos| Más información de cómo agregar productos aquí]

:'''Ejemplo''':
<gallery mode="slideshow">
Archivo:1LG.png|800x421px|'''Paso 1:'''Seleccionar Catálogos / Productos
Archivo:2LG.png|800x421px|'''Paso 2:'''Agregar Producto
Archivo:ZZ2.png|800x421px|'''Paso 3:'''Diligenciar la Descripción del producto
Archivo:4LG.png|800x421px|'''Paso 4:'''Agregar el impuesto del producto
Archivo:5LG.png|800x421px|'''Paso 5:'''Guardar el producto
Archivo:6LG.png|800x421px|'''Paso 5:'''Registro exitoso
</gallery>
- Se describe cada paso:

# '''Seleccionar Catálogos / Productos''' - En este paso, se debe seleccionar la opción "Catálogos / Productos" en el menú. (Paso 1).
# '''Agregar Producto '''- Luego, se debe hacer clic en "Agregar Producto" para comenzar a agregar un nuevo producto. (Paso 2).
# '''Diligenciar la Descripción del producto '''- En este paso, se debe completar la descripción del producto. (Paso 3).
# '''Agregar el impuesto del producto '''- Se debe agregar el impuesto correspondiente al producto en este paso. (Paso 4).
#''' Guardar el producto '''- Es necesario guardar la información del producto en este paso. (Paso 5).
# '''Registro exitoso '''- Finalmente, se recibirá un mensaje de registro exitoso. (Paso 6).
== Creación del documento ==

: A continuación, se explica cómo crear un documento electrónico que utilizará los productos previamente creados.

<gallery mode="slideshow">
Archivo:7gl.png|800x421px|'''Paso 1:'''Sección Datos comprobante
Archivo:8gl.png|800x421px|'''Paso 2:'''Elección del Cliente
Archivo:9gl.png|800x421px|'''Paso 3:'''Sección Conceptos
Archivo:10gl.png|800x421px|'''Paso 4:'''Agregar concepto
Archivo:11gl.png|800x421px|'''Paso 5:'''Verificación de totales
Archivo:12gl.png|800x421px|'''Paso 6:'''Envío del documento
Archivo:13gl.png|800x421px|'''Paso 7:'''Visualización de impuestos en el pdf
</gallery>

== Explicación de la generación del documento electrónico:==

# Accedemos a la sección de Emisión / Generación de Comprobante y elegimos las opciones en la sección de Datos del Comprobante (Paso 1).
# Dentro de la sección "Cliente", se elige al cliente al que se emitirá la factura (Paso 2).
# En la sección de "Conceptos", seleccionamos los productos que se incluirán en la factura (Paso 3).
# Una vez seleccionado el producto, se hace clic en "Agregar" y se comprueban los subtotales (Paso 4).
# Una vez que se han incluido todos los elementos en la factura, se procede a verificar que los totales estén correctos (Paso 5).
# Cuando el documento se genera con éxito, se procede a enviarlo al receptor automáticamente (Paso 6).
# Se observa la información en el archivo PDF (Paso 7).

Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción

2023-10-27T21:30:37Z

Wdiaz:

Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que pueden gestionarse, así como ejemplos de transiciones de estados comunes. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.

Esta guía es de utilidad para comprender y gestionar de manera efectiva los eventos asociados a las facturas de recepción, garantizando un control preciso y una administración eficiente de los documentos en el portal.

== Asignación de Eventos Manual ==

En esta sección se proporciona información detallada sobre la asignación manual de eventos a una factura de recepción. 
==== Gestión del Documento ====

El botón verde "Asignar Estatus" abre una ventana que permite gestionar el documento por estatus. En esta ventana, se muestran los estatus disponibles para asignar al documento y un campo de "Detalle" para ingresar observaciones relacionadas con el estatus.
 
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento - Gestión ''']]
 

A continuación se explica el historial del documento:
==== Fecha del registro ====
Representa la fecha del registro de cada acción aplicada al documento, como la radicación o carga inicial y cambios de estatus subsiguientes.

==== Creado por ====
Muestra la dirección de correo electrónico del usuario receptor responsable de aplicar el cambio de estatus.

==== Estatus ====
Indica el estado asignado al documento. El sistema asigna automáticamente dos estados: "Radicado" (cuando el documento se carga exitosamente) y "Entregado" (cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento).

==== Comentarios ====
Refleja cualquier comentario asociado al momento de asignar un estatus (consulte la Figura 29 para obtener más detalles).

[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]

Los estados estándar que gestiona el portal son:

* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurados en el catálogo son:

* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estados "Radicado" y "Entregado" se gestionan automáticamente por el sistema y no están disponibles para selección por parte del usuario. "Radicado" se asigna a cada documento cargado en el portal, ya sea por el usuario receptor o el proveedor. "Entregado" se asigna cuando el receptor consulta el detalle del documento en la lista de documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual "Entregado", para que pueda cambiar a un estado "Aceptado" o "Rechazado", debe pasar primero por el estado "Recibido".

Ejemplos de asignación de estados del documento:

* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estados "Rechazado" o "Pagado" indican el final de la gestión del documento, lo que significa que ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

==== Generación de eventos con un solo clic ====

Al seleccionar la opción para asignar un estatus, verá un cuadro donde puede optar por generar el evento de acuse de recibo o los eventos de aceptación expresa o reclamo de manera directa.

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_1.png|center]]

Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal mostrará un cuadro indicando los eventos que se están generando.

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_2.png|center]]

Posteriormente, podrá ver los eventos generados en su historial.

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_3.png|center]]


Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.

== Radicación Masiva de Eventos ==

La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente. Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:

 
'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
<gallery mode="slideshow">
Archivo:Masivo2.png|'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal para ver la lista de documentos que están recepcionados.
Archivo:Masivo3.png|'''Paso 3:''' Utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos.
Archivo:Masivo4.png|'''Paso 4:''' Marca las casillas junto a los documentos que deseas procesar.
Archivo:Masivo5.png|'''Paso 5:''' Busca y haz clic en el botón "Asignar Estados". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde podrás especificar los eventos que deseas asignar a los documentos seleccionados.
Archivo:Masivo6.png|'''Paso 6:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estados, selecciona el estado que deseas asignar a los documentos.
Archivo:Masivo7.png|'''Paso 7:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo, lo que puede incluir información adicional relacionada con el evento que estás asignando.
Archivo:Masivo11.png|'''Paso 8:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación de eventos.
Archivo:Masivo8.png|'''Paso 9:''' Espera a que se complete el proceso de asignación de eventos. Verifica que los eventos se hayan asignado correctamente a los documentos.
Archivo:Masivo9.png|'''Paso 10:''' Puedes revisar los detalles de cada documento individualmente para asegurarte de que los eventos se hayan asignado correctamente.
</gallery>

Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.

Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción

2023-10-24T22:33:36Z

Wdiaz:

Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que pueden gestionarse, así como ejemplos de transiciones de estados comunes. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.

Esta guía es de utilidad para comprender y gestionar de manera efectiva los eventos asociados a las facturas de recepción, garantizando un control preciso y una administración eficiente de los documentos en el portal.

== Asignación de Eventos Manual ==

En esta sección se proporciona información detallada sobre la asignación manual de eventos a una factura de recepción. 
==== Gestión del Documento ====

El botón verde "Asignar Estatus" abre una ventana que permite gestionar el documento por estatus. En esta ventana, se muestran los estatus disponibles para asignar al documento y un campo de "Detalle" para ingresar observaciones relacionadas con el estatus.
 
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento - Gestión ''']]
 

A continuación se explica el historial del documento:
==== Fecha del registro ====
Representa la fecha del registro de cada acción aplicada al documento, como la radicación o carga inicial y cambios de estatus subsiguientes.

==== Creado por ====
Muestra la dirección de correo electrónico del usuario receptor responsable de aplicar el cambio de estatus.

==== Estatus ====
Indica el estado asignado al documento. El sistema asigna automáticamente dos estados: "Radicado" (cuando el documento se carga exitosamente) y "Entregado" (cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento).

==== Comentarios ====
Refleja cualquier comentario asociado al momento de asignar un estatus (consulte la Figura 29 para obtener más detalles).

[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]

Los estados estándar que gestiona el portal son:

* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurados en el catálogo son:

* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estados "Radicado" y "Entregado" se gestionan automáticamente por el sistema y no están disponibles para selección por parte del usuario. "Radicado" se asigna a cada documento cargado en el portal, ya sea por el usuario receptor o el proveedor. "Entregado" se asigna cuando el receptor consulta el detalle del documento en la lista de documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual "Entregado", para que pueda cambiar a un estado "Aceptado" o "Rechazado", debe pasar primero por el estado "Recibido".

Ejemplos de asignación de estados del documento:

* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estados "Rechazado" o "Pagado" indican el final de la gestión del documento, lo que significa que ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

==== Generación de eventos con un solo clic ====

Al seleccionar la opción para asignar un estatus, verá un cuadro donde puede optar por generar el evento de acuse de recibo o los eventos de aceptación expresa o reclamo de manera directa.

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_1.png|center]]

Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal mostrará un cuadro indicando los eventos que se están generando.

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_2.png|center]]

Posteriormente, podrá ver los eventos generados en su historial.

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_3.png|center]]


Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.

== Radicación Masiva de Eventos ==

La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente. Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:

'''Paso 1:''' Accede al portal RE de The Factory HKA utilizando tus credenciales de inicio de sesión.

'''Paso 2:''' Dirígete a la sección de "Documentos" en el portal para ver la lista de documentos que están recepcionados.
[[Archivo:Masivo1.png|center]]

'''Paso 3:''' Utiliza los filtros disponibles para buscar los documentos específicos a los cuales deseas realizar la radicación masiva de eventos. Puedes aplicar filtros por fecha, estado, tipo de documento, etc., para encontrar los documentos deseados.
[[Archivo:Masivo2.png|center]]

'''Paso 4:''' Marca las casillas junto a los documentos que deseas procesar. Puedes seleccionar uno o varios documentos a la vez, según tus necesidades.
[[Archivo:Masivo3.png|center]]

'''Paso 5:''' Busca y haz clic en el botón "Asignar Estados". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde podrás especificar los eventos que deseas asignar a los documentos seleccionados.
[[Archivo:Masivo4.png|center]]

'''Paso 6:''' En el cuadro de diálogo de asignación de estados, selecciona el estado que deseas asignar a los documentos. Pueden ser estados como "Reclamado", "Aceptado", u otros, dependiendo de tu proceso.
[[Archivo:Masivo5.png|center]]
Seleccionamos el status
[[Archivo:Masivo6.png|center]]

'''Paso 7:''' Completa los campos requeridos en el cuadro de diálogo, lo que puede incluir información adicional relacionada con el evento que estás asignando, como comentarios o detalles específicos.

'''Paso 8:''' Una vez que hayas llenado los datos, haz clic en el botón "Guardar" para confirmar la asignación de eventos. Los eventos se asignarán a los documentos seleccionados.
[[Archivo:Masivo11.png|center]]
[[Archivo:Masivo7.png|center]]

'''Paso 9:''' Espera a que se complete el proceso de asignación de eventos. Verifica que los eventos se hayan asignado correctamente a los documentos.
[[Archivo:Masivo8.png|center]]
[[Archivo:Masivo9.png|center]]

'''Paso 10:''' Puedes revisar los detalles de cada documento individualmente para asegurarte de que los eventos se hayan asignado correctamente. Esto te permitirá confirmar que los documentos ahora tienen el estado deseado.
[[Archivo:Masivo10.png|center]]

Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.

Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción

2023-10-24T21:56:00Z

Wdiaz: Página creada con «Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que pueden gestionarse, así como e…»

Reportes - Portal HKARecepción

2023-10-24T20:21:25Z

Wdiaz:

En este módulo de Recepción Electrónica, se introduce el servicio de reportes que permite solicitar documentos recibidos. Todos los usuarios tienen acceso a este módulo para generar reportes y obtener información sobre los documentos recibidos. El módulo de reportes consta de tres opciones principales: Reporte en Línea, Reporte Programado.
A continuación, se detalla cada una de estas opciones para ofrecer una comprensión completa del funcionamiento del módulo:
 
<includeonly>=</includeonly>==Reporte en Línea==<includeonly>=</includeonly>

El módulo de reporte en línea nos permite solicitar los informes en el momento y descargarlos en formato .CSV para los documentos emitidos. Se pueden aplicar filtros según las preferencias para realizar búsquedas específicas de facturas. Sin embargo, es importante tener en cuenta ciertas limitaciones y recomendaciones al utilizar estos filtros:

- Los filtros permiten la búsqueda por rango de fechas o en combinación con otros campos. El resultado mantendrá la misma estructura para todos los tipos de documentos.

- El listado de documentos no superará los 250 registros. Si se necesitan visualizar más documentos, es necesario limitar la búsqueda.

- Si se realiza una búsqueda sin límite de fechas, el sistema mostrará un máximo de 500 documentos en los últimos 7 días.

- Para obtener reportes de distintos meses, el periodo máximo por reporte es de 35 días. Los usuarios pueden realizar la solicitud por mes, es decir, un reporte a la vez.

- Cuando se superan los 250 registros, se recomienda utilizar la funcionalidad de "Reportes Programados" como alternativa para gestionar grandes conjuntos de documentos. Esta funcionalidad permite programar la generación de informes y facilita la gestión de un mayor número de registros, proporcionando una forma eficiente de acceder a la información necesaria.

Estos son los pasos para generar el''' Reporte el Linea '''Para el portal de Recepción:
 
''' Paso 1: '''

* Dirígete a la Sección Documentos
[[Archivo:RE RL.png||miniaturadeimagen|left]]

 
''' Paso 2: '''

* Selecciona el filtro que deseas realizar para el reporte, solo los campos encerrados con el cuadro rojo son los campos obligatorios en este caso seria ''' "Rango de radicación" ''' ó ''' "Rango de Emisión" ''' Los campos señalados con franjas amarillas son ''' opcionales ''' que se pueden utilizar para filtrar la información.
 
[[Archivo:RE.png|center]]

{{clear}}
 

<includeonly>=</includeonly>==Reporte Programado==<includeonly>=</includeonly>
El módulo de Reporte Programado nos permite solicitar en el portal el reporte pero el sistema se encargara de agendarlo para ser descargado en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Luego se podrá descargar el reporte de los documentos emitidos en un formato csv/archivo plano para convertirlo en formato Excel. Podemos hacer usos de los filtros de preferencia para realizar la búsqueda de las facturas.
El reporte programado le permitirá traer todos los registros hechos en el periodo seleccionado.
El periodo máximo por reporte es de 35 días, para obtener reportes de distintos meses pueden realizar la solicitud por mes, es decir un reporte a la vez,
{{clear}}
 
Estos son los campos que trae el reporte
* Tipo de Documento
* Nro de documento
* Proveedor
* Tipo de Documento
* Tipo de identificación
* Número de identificación
* Fecha de Emisión
* Fecha de Recepción
* BASE
* IVA
* BASE + IVA
* TOTAL FACTURA
* Zona
* Línea de Negocio
* Estatus Actual del Documento
* Fecha de Modificación
* Último Usuario

 
Estos son los pasos para generar el ''' Reporte Programado ''' Para el portal de Recepción:
 

<gallery mode="slideshow" caption="Pasos para Programar Reportes en WikiMedia">
File:Reporte Programado RE 1.png|800x421px|'''Paso 1:''' Accede a la Sección Reportes -> "Reportes Programados".
File:RE RP2.png|800x421px|'''Paso 2:''' Selecciona el rango de radicación de los documentos.
File:RE RP3.png|800x421px|'''Paso 3:''' Haz clic en "Guardar" y aparecerá el siguiente mensaje.
File:RE RP4.png|800x421px|'''Paso 4:''' Luego, podrás ver los detalles del reporte programado.
</gallery>

Recuerde que si desea otro reporte con campos adicionales o campos específicos, debe contactar con el [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Canales_de_Comunicaci%C3%B3n área de ventas ]

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2023-10-24T19:46:45Z

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2023-10-13T19:54:37Z

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Reporte en Linea Doc -> doc

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2023-10-11T21:38:41Z

Wdiaz:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos de forma manual|Subir documentos electrónicos de forma manual]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Códigos de error de lectura de Correo|Códigos de error de lectura de Correo]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos vía CUFE|Subir documentos vía CUFE]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción|5 Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción]]==<includeonly>=</includeonly>

# [[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción|Asignación de Eventos manual]]
# [[Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción|Asignación de eventos de forma Masiva]]

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
<includeonly>=</includeonly>==[[Reportes - Portal HKARecepción|8 Reportes]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Reportes - Portal HKARecepción#Reporte en Línea|Reportes en Linea Recepción Electrónica]]
# [[Reportes - Portal HKARecepción#Reporte Programado|Reportes en Programado Recepción Electrónica]]
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Reportes - Portal HKARecepción

2023-10-11T20:46:49Z

Wdiaz: Página creada con «En este módulo de Recepción Electrónica, se introduce el servicio de reportes que permite solicitar documentos recibidos. Todos los usuarios tienen acceso a este módulo…»

En este módulo de Recepción Electrónica, se introduce el servicio de reportes que permite solicitar documentos recibidos. Todos los usuarios tienen acceso a este módulo para generar reportes y obtener información sobre los documentos recibidos. El módulo de reportes consta de tres opciones principales: Reporte en Línea, Reporte Programado.
A continuación, se detalla cada una de estas opciones para ofrecer una comprensión completa del funcionamiento del módulo:
 
<includeonly>=</includeonly>==Reporte en Línea==<includeonly>=</includeonly>

El módulo de reporte en línea nos permite solicitar los informes en el momento y descargarlos en formato .CSV para los documentos emitidos. Se pueden aplicar filtros según las preferencias para realizar búsquedas específicas de facturas. Sin embargo, es importante tener en cuenta ciertas limitaciones y recomendaciones al utilizar estos filtros:

- Los filtros permiten la búsqueda por rango de fechas o en combinación con otros campos. El resultado mantendrá la misma estructura para todos los tipos de documentos.

- El listado de documentos no superará los 250 registros. Si se necesitan visualizar más documentos, es necesario limitar la búsqueda.

- Si se realiza una búsqueda sin límite de fechas, el sistema mostrará un máximo de 500 documentos en los últimos 7 días.

- Para obtener reportes de distintos meses, el periodo máximo por reporte es de 35 días. Los usuarios pueden realizar la solicitud por mes, es decir, un reporte a la vez.

- Cuando se superan los 250 registros, se recomienda utilizar la funcionalidad de "Reportes Programados" como alternativa para gestionar grandes conjuntos de documentos. Esta funcionalidad permite programar la generación de informes y facilita la gestión de un mayor número de registros, proporcionando una forma eficiente de acceder a la información necesaria.

Estos son los pasos para generar el''' Reporte el Linea '''Para el portal de Recepción:
 
''' Paso 1: '''

* Dirígete a la Sección Documentos

''' Paso 2: '''

* Selecciona el filtro que deseas realizar para el reporte, solo los campos encerrados con el cuadro rojo son los campos obligatorios en este caso seria ''' "Rango de radicación" ''' ó ''' "Rango de Emisión" ''' Los campos señalados con franjas amarillas son ''' opcionales ''' que se pueden utilizar para filtrar la información.

{{clear}}
 

<includeonly>=</includeonly>==Reporte Programado==<includeonly>=</includeonly>
El módulo de Reporte Programado nos permite solicitar en el portal el reporte pero el sistema se encargara de agendarlo para ser descargado en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Luego se podrá descargar el reporte de los documentos emitidos en un formato csv/archivo plano para convertirlo en formato Excel. Podemos hacer usos de los filtros de preferencia para realizar la búsqueda de las facturas.
El reporte programado le permitirá traer todos los registros hechos en el periodo seleccionado.
El periodo máximo por reporte es de 35 días, para obtener reportes de distintos meses pueden realizar la solicitud por mes, es decir un reporte a la vez,
{{clear}}
 
Estos son los campos que trae el reporte
* Tipo de Documento
* Nro de documento
* Proveedor
* Tipo de Documento
* Tipo de identificación
* Número de identificación
* Fecha de Emisión
* Fecha de Recepción
* BASE
* IVA
* BASE + IVA
* TOTAL FACTURA
* Zona
* Línea de Negocio
* Estatus Actual del Documento
* Fecha de Modificación
* Último Usuario

 
Estos son los pasos para generar el ''' Reporte Programado ''' Para el portal de Recepción:
 
Carrusel

''' Paso 1: '''

* Dirígete a la Sección Reportes -> "Reportes Programados"

''' Paso 2: '''

* Se escoge el rango de radicación de los documentos

''' Paso 3: '''

* Damos clic en “Guardar” y saldrá el mensaje

''' Paso 4: '''

* Luego podemos detallar que el reporte se ha agendado:

Recuerde que si desea otro reporte con campos adicionales o campos específicos, debe contactar con el [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Canales_de_Comunicaci%C3%B3n área de ventas ]

Archivo:RE RP4.png

2023-10-11T20:46:35Z

Wdiaz:

Reporte Programado RE 4

Archivo:RE RP3.png

2023-10-11T20:46:03Z

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Reporte Programado RE 3

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2023-10-11T20:45:35Z

Wdiaz:

Reporte Programado RE 2

Archivo:Reporte Programado RE 1.png

2023-10-11T20:44:20Z

Wdiaz:

Reporte Programado RE 1

Archivo:RE.png

2023-10-11T20:38:12Z

Wdiaz:

Reporte en Linea 2

Archivo:Reporte en Linea.JPG.png

2023-10-11T20:37:42Z

Wdiaz:

Reporte en linea1

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2023-10-11T17:13:25Z

Wdiaz:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos de forma manual|Subir documentos electrónicos de forma manual]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Códigos de error de lectura de Correo|Códigos de error de lectura de Correo]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos vía CUFE|Subir documentos vía CUFE]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
<includeonly>=</includeonly>==[[Reportes - Portal HKARecepción|8 Reportes]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Reportes - Portal HKARecepción|Reportes Programados Recepción Electrónica]]
{{clear}}

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2023-09-15T20:24:34Z

Wdiaz:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
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<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos de forma manual|Subir documentos electrónicos de forma manual]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Códigos de error de lectura de Correo|Códigos de error de lectura de Correo]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos vía CUFE|Subir documentos vía CUFE]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|8 Reportes]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Reportes Programados de Recepcion|Reportes Programados Recepción Electrónica]]
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Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2023-09-15T17:39:27Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>

'''Video guía '''

<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>

 
'''Paso a paso '''

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
 

<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
 

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura 19''').
[[Archivo:MUPR- 521.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 19: Menú Comprobante''']]
 
{{clear}}

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura 20''').
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 20: Filtrado de Documentos''']]
 

* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
{{clear}}
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
 
{{clear}}

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 

==== Códigos de error de lectura de Correo ====

Para obtener más información, puedes visitar la siguiente sección:
'''[[Preguntas Frecuentes HKARecepcion#Códigos de Respuesta de lectura de Correo| Códigos de Respuesta de lectura de Correo]]'''
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
{{clear}}

===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
 
{{clear}}

===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus ('''Ver figura 29''').
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento - Gestión ''']]
 
{{clear}}

El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura 30''')
[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]
 
{{clear}}
Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

{{clear}}

====== Generación de eventos con un solo clic======

Al seleccionar la opción de '''asignar estatus''' podrá visualizar este recuadro en el cual puede seleccionar si desea generar el evento de acuse de recibo o si quiere generar directamente los eventos de aceptación expresa o reclamo:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_1.png|center]]

Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal le mostrará este recuadro indicando los eventos que está generando:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_2.png|center]]

Posteriormente podrán visualizar en su histórico los eventos generados:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_3.png|center]]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 

[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}

{{clear}}

Archivo:DRVP CONF CORREO GMAIL 8.png

2023-09-15T17:21:34Z

Wdiaz: Wdiaz subió una nueva versión de Archivo:DRVP CONF CORREO GMAIL 8.png

DRVP CONF CORREO GMAIL 8

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2023-09-14T21:23:53Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>

'''Video guía '''

<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>

 
'''Paso a paso '''

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
 

<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
 

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura 19''').
[[Archivo:MUPR- 521.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 19: Menú Comprobante''']]
 
{{clear}}

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura 20''').
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 20: Filtrado de Documentos''']]
 

* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
{{clear}}
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
 
{{clear}}

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 

{{
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
{{clear}}

===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
 
{{clear}}

===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus ('''Ver figura 29''').
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento - Gestión ''']]
 
{{clear}}

El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura 30''')
[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]
 
{{clear}}
Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

{{clear}}

====== Generación de eventos con un solo clic======

Al seleccionar la opción de '''asignar estatus''' podrá visualizar este recuadro en el cual puede seleccionar si desea generar el evento de acuse de recibo o si quiere generar directamente los eventos de aceptación expresa o reclamo:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_1.png|center]]

Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal le mostrará este recuadro indicando los eventos que está generando:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_2.png|center]]

Posteriormente podrán visualizar en su histórico los eventos generados:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_3.png|center]]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 

[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}

{{clear}}

Indice del Manual de Usuario Portal HKARecepción

2023-09-14T21:23:40Z

Wdiaz:

[[Category:Manuales]]
<big>Otros artículos de interés:</big>
* [[Preguntas frecuentes]]
* [[Glosario de Términos - Portal DRecepción|Glosario de Términos]]

__NOTOC__
<includeonly>=</includeonly>==[[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa|1 Descripción General del Sistema]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Qué es The Factory HKA Recepción?|¿Qué es The Factory HKA-Recepción?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Funcionalidades|Funcionalidades]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿A quien va dirigido?|¿A quien va dirigido?]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#Requisitos para la recepción de documentos|Requisitos para la recepción de documentos]]
# [[Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa#¿Cómo obtener soporte y ayuda?|¿Cómo obtener soporte y ayuda?]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Primeros Pasos - Portal DRecepción Validación Previa|2 Primeros Pasos]]==<includeonly>=</includeonly>

# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Registro_en_el_portal_HKA_Recepci.C3.B3n Registro en el portal HKA Recepción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Ingreso_al_Sistema_para_Usuario_Receptor Ingreso al sistema para usuario receptor]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Configuraci.C3.B3n_inicial Configuración Inicial]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Diferencias_entre_ambiente_de_Demo_y_de_Producci.C3.B3n Diferencias entre ambiente de Demo y de Producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Pasos_para_pasar_a_producci.C3.B3n Pasos para pasar a producción]
# [https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_DRecepci%C3%B3n_Validaci%C3%B3n_Previa#Como_continuar Como continuar]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa|3 Inicio]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor|Cambiar de módulo (Emisión/Recepción) desde la sesión del usuario Emisor]]
# [[Inicio - Portal DRecepción Validación Previa#Estructura de la interfaz de usuario Receptor|Estructura de la interfaz de usuario Receptor]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa|4 Catálogos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Proveedores|Proveedores]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Estatus|Estatus]]
# [[Configuración por Catálogos - Portal DRecepción Validación Previa#Infodatos|Asociación de infodatos]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa|5 Comprobantes electrónicos]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos electrónicos de forma manual|Subir documentos electrónicos de forma manual]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodato|Infodato]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir documento XML|Subir documento XML]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Subir Representación gráfica|Subir Representación gráfica]]
# [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Documentos Recibidos|Documentos Recibidos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Descripción de estatus de documentos|Descripción de estatus de documentos]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Códigos de error de lectura de Correo|Códigos de error de lectura de Correo]]
## [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Detalle del Comprobante|Detalle del Comprobante]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Representación|Representación]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Adjuntos|Adjuntos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Infodatos|Infodatos]]
### [[Comprobantes electrónicos_-_Portal_DRecepción_Validación_Previa#Gestión|Gestión de Comprobantes]]
# [[Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa#Subir documentos vía CUFE|Subir documentos vía CUFE]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa|6 Configuración]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Configuración de correo|Configuración de correo]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Vincular proveedores e Infodatos|Vincular proveedores e Infodatos]]
# [[Configuración - Portal DRecepción Validación Previa#Registrar Usuarios Interno|Registrar Usuarios Interno]]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==[[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa|7 Usuario Proveedor]]==<includeonly>=</includeonly>
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Registro|Registro]]
# [[Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa#Ingreso al Sistema|Ingreso al Sistema]]
{{clear}}

Preguntas Frecuentes HKARecepcion

2023-09-14T21:19:16Z

Wdiaz:

En esta sección puede encontrar preguntas y respuestas referentes a las funcionalidades del sistema y posibles errores presentados en la carga de documentos.

'''Atención:'''
Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas <code>Ctrl+F</code> o hacer uso del '''Sumario'''



== Infodatos ==

{| class="wikitable"
|-
! Preguntas!! Respuestas
|-
| ¿Qué son los Infodatos y para qué sirven?. || Los infodatos es cualquier tipo de información adicional que se puede asignar en forma electrónica a los documentos electrónicos, estos son independiente de su contenido, tienen la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso y control gestión de los documentos.
|-
| ¿Cuántos infodatos se pueden asociar a la cuenta?. || Actualmente se dispone de 23 tipos de metadatos cada empresa puede asociar los metadatos que requiera.
|-
| ¿Es obligatorio la configuración y uso de los infodatos?|| No es obligatorio, pero si la empresa requiere llevar una mejor gestión y control de los documentos, estos son necesarios para la distribución de usuarios de la empresa Receptora.
|-
| ¿Qué infodatos me permite configurar la distribución entre mis usuarios como receptor?|| Los infodatos definidos para la gestión son los descritos con nombre genérico Sucursal y Línea de negocio.
|-
| ¿Si tengo otros infodatos distintos a Sucursal y Línea de negocio, puedo controlar la distribución entre los usuarios?|| No, debe tener configurado por lo menos uno de estos para realizar la distribución entre los usuarios, los otros metadatos adicionales son tomados como valor adicional y pueden ser utilizados en las consultas.
|-
| ¿Es obligatorio asignar infodatos a un documento al momento de radicar o subir el mismo?|| No, solo es obligatorio si se encuentra configurado como requerido en el catálogo.
|-
|}

== Vinculación de Proveedores y infodatos==

{| class="wikitable"
|-
! Preguntas !! Respuestas
|-
|¿Cuáles son los metadatos que se permiten en la vinculación? || Los únicos permitidos son los metadatos Código Metadato 1 Nombre Genérico Sucursal y Código Metadato 3 Nombre Genérico Línea de negocio.
|-
|¿Cuántos Proveedores y metadatos configurados puedo vincular a cada usuario de la empresa?. || No existe un máximo de vinculación por usuario, es posible asignar 1 o todos si así se requiere, siempre y cuando los usuarios se encuentren activos y tengan asignado algún Rol de Recepción.
|-
| ¿Esta vinculación afecta algún proceso de Emisión? || No, esta vinculación es únicamente para Recepción a pesar de que un usuario puede tener asignado ambos roles Emisión y Recepción.
|-
| ¿Qué función toma esta vinculación sobre los usuarios? || Cada usuario con proveedores y/o metadatos vinculados, podrá consulta y realizar acciones sobre los documentos de proveedores que contengan esos metadatos asignados.
|-
|}

== Configurar usuarios ==
{| class="wikitable"
|-
! Preguntas !! Respuestas
|-
|¿Se puede configurar un usuario para ambos portales Emisión - Recepción?. || Si, en el proceso de crear un usuario existe una sección de Aplicaciones donde puede seleccionar la aplicación a configurar.
|-
|¿Si ya cree un usuario con una aplicación es posible cambiar o asignar la aplicación contraria?. || Si, con las acciones Agregar o Eliminar aplicación puede realizar los cambios.
|-
|¿Cuándo creo un nuevo usuario debo ir a vincular los proveedores y metadatos? || Por defecto al crear un nuevo usuario Receptor se vinculan todos los proveedores y metadatos, debe ir a vinculación solo para desactivar aquellos que no sean permitidos para el usuario.
|-
|}

== Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual ==
{| class="wikitable"
|-
! Mensaje !! Imagen referencia !! Motivo / Revisar
|-
|Los datos del Emisor (NIT XXXXXXXX) no están vinculados como emisor del Receptor (NIT XXXXXXXX). || || El emisor no está invitado como proveedor.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El proveedor no a confirmado la invitación ni se ha registrado en el portal.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El Nit (número de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml ((Tipo de documento) XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El (Tipo de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del Receptor (NIT XXXXXXXX) no coinciden con los enviados en el xml (NIT BBBBBBBB).|| || El Nit (número de documento) del Receptor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del Receptor (NIT AAAAAAAA) no coinciden con los enviados en el xml (Registro civil AAAAAAAA).|| || El Registro civil (Tipo de documento) del Receptor enviado en el XML no es corecto.
|-
|El formato del archivo es invalido.|| || El archivo no es formato XML.
|-
|Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde.|| || Se debe revisar el archivo XML ya que puede contener un error en la estructura.
|-
| Error de datos de receptor: Los datos del Receptor (NIT XXXX) no coinciden con los enviados en el XML (NIT YYYYY) || [[Archivo:CargaManual001.jpg|center|300px]] || La factura con datos del adquirente que no es para Ud. Por favor valide que su proveedor le ha enviado la factura correcta y sus datos están correctos (Validar que su número de documento NIT coincide con el NIT registrado en la factura)
|-
| Error al procesar Application response. No hay información de aceptación o rechazo || [[Archivo:CargaManual002.jpg|center|300px]] || Por favor Valide que están cargando el Attached document que incluye el Aplication Reponse de la DIAN y el mismo indique que el documento fue validado por ella. Solicítelo a su proveedor en caso de no tenerlo en el ZIP original del correo.
|-
| Ya se recibió el documento fiscal|| [[Archivo:CargaManual003.jpg|center|300px]]|| Ya el documento ha sido cargado, por favor buscar el documento por número de documento en los filtros teniendo cuidado de no tener espacios o guiones.
|-
| El archivo Base64 es requerido || [[Archivo:CargaManual004.jpg|center|300px]] || Puede que su factura ya haya sido procesada por el sistema automático. Por favor intente buscar el archivo en los documentos cargados antes de generar la carga manual. Adicionalmente por favor asegúrese de que al hacer la carga manual descomprima el XML en una carpeta local y luego haga la carga del XML sin estar comprimido (no cargar el ZIP directamente).
|-
| No es posible determinar la dirección de correo del emisor || [[Archivo:CargaManual005.jpg|center|300px]]|| 1: No esta el correo del emisor registrado en el XML 2: El sistema No pudo cargar el proveedor con email. / Revisar que el proveedor se haya cargado, o crear el proveedor de forma manual. Recuerde incluir el correo (donde le entregará los eventos a su proveedor) en la creación del Proveedor.

|}

== Inquietud sobre la bandeja de correo electrónico ==
 
:'''¿Qué debo hacer si llega el correo con la factura a la bandeja de entrada o recibidos, lo lee el sistema , pasa el correo a carpeta descargados, pero no aparece en la plataforma en pendientes?'''
 
:'''Pasos a seguir'''
:1: Descarte de inconveniente de conexión: Se recomienda inicialmente pasar el correo de la carpeta descargados a la carpeta de recibidos para que el sistema lo vuelva a leer y trate de hacer la carga. En general el sistema puede retomar el documento y procesarlo de forma correcta
 
:2: ¿Qué debo hacer si aún no sube el documento al sistema?

:: Por favor probar carga Manual, siga los siguientes pasos:
::* En el menú lateral dirigirse a '''Documentos'''-->'''Subir Documentos'''
:::'''Nota:''' Puede mostrarse un mensaje donde se indica que Ud no tiene configurados Infodatos. Si Ud. no usa Infodatos por favor cerrar el mensaje.

::* Seleccionar u obviar la selección de infodatos, y dar clic en siguiente
[[Archivo:CargaManual009.jpg|center|650px]]

::* En sección '''Subir Documento XML''' proceder a cargar el XML Attached Document del documento electrónico que sea cargar. Se activará el botón de siguiente
[[Archivo:CargaManual010.jpg|center|650px]]
::* Puede cargar el PDF del Documento electrónico, o puede saltar este paso dando clic en siguiente
::* Finalizar la carga manual del documento.
::'''Atención:''' Deben descomprimir el ZIP del documento electrónico, y obtener el XML Attached Document y el PDF.
::'''Nota 2:''' Al cargar el XML el sistema puede incoar algún mensaje de error, por favor validarlos con los indicados en la sección ''Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual'' de este articulo.
 
== Error al registrar un proveedor en el catálogo de Proveedores ==
: Al intentar registrar un nuevo proveedor se me presenta el siguiente mensaje:

[[File:error proveedor.png|center|550px|Error en el registro del proveedor]]

: Este error se presenta cuando una razón social ya tiene este correo electrónico que intenta asignarle al proveedor ya se encuentra asignado.

::'''Solución:'''
:: El sistema de HKA Recepción partiendo de buenas prácticas de manejo de eventos y recepción de documentos Individualiza las personas jurídicas (también naturales) y los destinatarios de eventos.
:: Por ello la relación Proveedor- Email debe ser única, para que los eventos que corresponden a ese proveedor sean claramente enviados a lo correspondiente a ese documento fiscal.
:: Por ello para subsanar el inconveniente, Ud. puede:
::: 1: Crear el proveedor. Asignarle un correo electrónico de su preferencia y/o acordado con el proveedor distinto al que inicialmente intentó agregar
::: 2: Una vez creado el proveedor proceder a volver a cargar los documentos fiscales electrónicos de dicho proveedor y gestionar su proceso de recepción.

'''¿Pero por qué debo gestionar ese correo electrónico?'''

De esta forma la solución de Recepción de The Factory HKA Colombia SAS le permite, ante cualquier fiscalización por parte de la DIAN, demostrar su cumplimiento normativo en la generación, validación y entrega de eventos en su proceso de recepción de documentos fiscales electrónicos
== Inquietudes al proceso de generación de eventos a un documento ya cargado ==
* No Aparece el botón de guardar en la actualización de estado
[[Archivo:CargaManual006.jpg|center|650px]]
'''Causas:'''
Puede ser por vencimiento de sesión del portal o de caché.

'''Solución:'''
Por favor cerrar la sesion, limpiar caché y probar de nuevo, o usar modo incógnito

* Evento registrado correcto en la DIAN, pero en el sistema dice rechazado, o hay varios rechazos con mensaje “99 Evento ya se encuentra radicado
[[Archivo:CargaManual007.jpg|center|650px]]
'''Causas:'''
Intermitencias o lentitudes en la repuesta del evento DIAN

'''Solución:'''
Por favor el sistema hace una segunda validación luego de un tiempo determinado,. por favor espera una media hora y luego intente consultar de nuevo el estado del acuse, debería validar que el evento ya está validado. en ese caso puede continuar con el siguiente evento.
Si tiene dudas de que evento se encuentra radicado correctamente por favor verifique en el link de la DIAN para ver en el sistema DIAN los eventos exitosos.

* Al radicar un evento sale mensaje de "error no se envió o no se encontró DV"
[[Archivo:CargaManual007.jpg|center|650px]]

'''Solución:'''
Por favor al radicar el evento en los datos solicitados usar un documento del tipo NIT y no usar CC.

== Había realizado el primer (o segundo evento) y vuelvo a revisar y el sistema me indica que debo realizar de nuevo el evento que ya había realizado ==

'''Causa:''' Se han identificado casos donde la DIAN recibió un evento de forma correcta sin embargo en el estado legal de la factura en la DIAN no es visible, esto pudo ocurrir por algún detalle en actualización de la DIAN.

'''Solución:''' La forma de solucionar es radicar nuevamente el evento que ha quedado sin actualizar en el estado legal de la factura. El sistema automáticamente le solicita radicar nuevamente el evento que corresponda. Por favor siga los pasos que normalmente usa para radicar el evento que le muestra el sistema.
 

== Trate de realizar el primer (o segundo evento) y el sistema marca error, sin embargo al tratar de radicar el evento nuevamente el sistema indica que debo realizar el siguiente evento ==

'''Causa:''' Se han identificado casos donde el receptor pudo radicar un evento vía otro proveedor tecnológico.

'''Solución:''' Ud podrá radicar el siguiente evento al ya radicado por otra vía. El sistema automáticamente actualizará al siguiente evento que pueda radicar para este documento electrónico. Por favor siga los pasos que normalmente usa para radicar el evento que le muestra el sistema.
 
== No puedo ver el detalle de mis facturas. Al hacer clic al icono de detalle me quedo un tiempo esperando y sigue mostrándome la misma pantalla ==

'''Causa:''' Hay cierto navegadores que bloquean de forma automática pantallas emergentes, esto causa que no se despliegue la pantalla de detalles de l el documento

'''Solución:''' Por favor verificar que en su navegador tiene permitido para el portal de TFHKA, la apertura de ventanas emergentes. Para mayor información puede ver los siguientes artículos:

[https://support.mozilla.org/es/kb/configuracion-excepciones-y-solucion-de-problemas- '''Permitir ventanas emergentes en Navegador Mozilla Firefox'''] 
[https://support.google.com/chromebook/answer/95472?hl=es-419&co=GENIE.Platform%3DDesktop '''Permitir ventanas emergentes en Navegador Google Chrome''']
 

== Reclamé por error una factura válida de un proveedor que quiero aceptar, ¿Qué puedo hacer? ==

Estimado cliente, el reclamo es un estado definitivo e irrevocable. Técnicamente no hay posibilidad de aceptar un documento ya reclamado. 
'''Nuestra sugerencia es:''' 
* Indique a su proveedor del error cometido. 
* Pídale por favor que genere nota de crédito de anulación de dicho documento (Opcional). 
* Pídale a su proveedor que le emita nuevamente una factura idéntica a la reclamada con la misma fecha de pago. 
* Una vez recibida la factura, haga el proceso de radicación más expedito y conveniente para usted y genere atentamente los eventos de aceptación.

== Acepté por error una factura incorrecta de un proveedor que quiero reclamar ¿Qué puedo hacer? ==

Estimado cliente, el evento de Aceptación Expresa es un estado definitivo e irrevocable. Técnicamente no hay posibilidad de reclamar un documento ya aceptado, o de revocar el evento de aceptación.
Una factura aceptada (expresamente o tácitamente) es un compromiso de pago cierto visto ante la DIAN y procesos jurídicos. Permitiendo realizar cobro jurídico de la misma.
 
'''Nuestra sugerencia es:''' 
* Indique a su proveedor del error cometido. 
* Deben estar de acuerdo proveedor y adquirente. Emitir nota de crédito no referenciada del monto del servicio.
* Escribir acuerdo entre partes que dejan sin efecto el documento anterior (y en algunos casos inclusive renuncia formal al derecho económico del mismo). Ante este escenario recibir nueva factura corregida y realizar proceso con la nueva. 

== ¿Qué debo hacer si de un momento a otro dejan de cargar los documentos en el portal de recepción? ==
:Esto puede ocurrir por dos motivos principalmente:

:1: Se han agotado sus folios de Recepción: Por favor revise que tenga folios disponibles
:2: Se ha perdido la configuración de su cuenta de correo: Por favor revise en su cuenta de correo que la configuración de IMAP y de la clave de aplicación se mantienen, en caso de que no se mantenga o se haya perdido por favor haga los pasos de configuración como se realizó en su configuración inicial

== No me deja realizar el tercer evento, el evento queda rechazado ==

:Por favor para comprender mejor cuál puede ser el motivo del rechazo puede visualizar al lado derecho del evento en el icono ‘’Lupa’’ y desplegar el mensaje de rechazo DIAN

:El motivo principal del rechazo del tercer evento puede ser:

::'''Rechazo al evento de aceptación expresa debido a que ya pasaron 3 días hábiles.'''

:En este caso el rechazo es debido a que ya han pasado 3 días hábiles desde la radicación del evento “Aceptación del Bien o Servicio”. Ya no sería posible una aceptación expresa o reclamo de la factura.

:Sin embargo esto no debe representar ningún inconveniente, el emisor de la factura es libre de emitir la aceptación tácita en caso de requerirse. Si no es posible, ya el cliente receptor ha cumplido con la norma al informar los dos primeros eventos.

== ¿Cómo puedo mejorar los tiempos de generación de eventos? ==

Estimado cliente nuestra solución de recepción tiene por intención ayudarle en sus procesos de validación y aceptación de las facturas recibidas en su proceso de compras y egresos. Si percibe el proceso “lento” le sugerimos los siguientes puntos: 

* Revise que su conexión a internet y rendimiento del computador estén en condiciones óptimas. (puede navegar a una página o ver algún video para confirmar este punto). 
* Nuestro portal entrega la información de forma estática por ello requiere darle al botón actualizar del explorador para visualizar si cambio el estado. 
* Invitamos a nuestros clientes a hacer uso óptimo de nuestra solución. Por ejemplo, si tiene un listado de documentos por aceptar. Sugerimos que en vez de concluir uno a uno. realice lo siguiente: 
::* Recorra todos los documentos generando el evento de recepción de la factura. 
::* Luego recorra todos los documentos que considere adecuados generando el evento de recepción del servicio. 
::* Por último recorra la lista generando el evento de aceptación requerido. 
De esta manera hace uso óptimo de su tiempo y de nuestra plataforma aprovechando que mientras nuestra tecnología procesa, genera, valida y transmite el evento. Usted puede ir adelantando con otros documentos.

== Inquietudes sobre representaciones gráficas (pdf) o anexos ==

* Error no se visualiza el PDF del documento cargado para gestionarlo
[[Archivo:CargaManual008.jpg|center|650px]]
'''Causa:'''
El sistema no pudo leer o cargar el PDF del documento.

'''Solución:'''
Para poder proseguir con la gestión del documento recomendamos hacer la carga manualmente del PDF, debe descargar el ZIP y extraer el PDF y luego por la sección adjuntos hacer la carga Manual del PDF para que este pueda visualizarse.

== Códigos de Respuesta de lectura de Correo ==

{| class="wikitable"
|-
! Código !! Motivo !! Solución
|-
| 0 - 200 || Archivo enviado satisfactoriamente.|| El archivo fue cargado en el sistema. ||
|-
| 1 || En proceso/ tránsito de carga.|| Pendiente por cargar. ||
|-
| 70 || Sin documento válido, Se tienen dos archivos (.zip) por separado- Correo: ejemplo del título del asunto del correo.|| ||
|-
| 71 || Sin documento válido, no se encontró archivo (.zip). Correo: ejemplo del título del asunto del correo.|| ||
|-
| 72 || Sin documento válido, no se encontró archivo (.xml) dentro del archivo (.zip). Correo: ejemplo del título del asunto del correo.|| ||
|-
| 73 || Sin documento válido, no se encontraron archivos dentro del (.zip). Correo: ejemplo del título del asunto del correo.|| ||
|-
| 74 || Sin documento válido, el archivo (.zip) no se puede procesar - correo: RV: Zip dañado || ||
|-
| 77 || El documento está Rechazado por la DIAN y el Emisor señalado no está vinculado al Receptor en cuestión. || Documento con rechazo en Dian.
|-
| 83 || Los datos del Receptor (NIT XXXXXX) no coinciden con los enviados en el XML (NIT YYYYY). || El proveedor debe validar el NIT del Receptor donde no tenga incluido DV y que el tipo persona sea correcto.
|-
| 85 || Se produjo un error cuando se intentaba procesar el archivo codificado Base64 que representa el XML: El documento no contiene un ApplicationResponse, XML de aceptación DIAN. || Validar si el XML contiene el CDATA del ApplicationResponse y la respuesta de la Dian.
|-
| 87 || Ya se recibió un documento fiscal electrónico con el número XXXX, emitida por el emisor con NIT XXXXX. || Ya existe un documento con el mismo número al mismo emisor.
|-
| 89 || Se detectó error en el XML; se intenta procesar en Ambiente Producción un documento correspondiente a ambiente de Prueba. || El XML corresponde a un XML de ambiente de prueba.
|-
| 102 || El Archivo Base64 es requerido. || Se puede dar el caso que el XML no está codificado en UTF-8, en caso correcto el caso se escala.
|-
| 103 || Se produjo un error en el servicio. || Se solicita el XML para validaciones y escalar en caso que aplique.
|-
| 105 || Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde. || Intentar cargar el documento nuevamente, si se mantiene el error se escala el caso.
|-
| 106 || Error al procesar Application Response. No hay información de Rechazo o Aceptación por parte de la DIAN. || Validar si el archivo XML no es de tipo AttachedDocument.
|-
| 115 || Envío XML no exitoso - El Receptor suministrado no tiene transacciones disponibles de Envío XML en Recepción. || La cuenta no contiene folios disponibles para cargar archivos.
|-
| 170 || Error al validar la firma del archivo XML. || El ambiente está validando la firma del documento y el mismo fue modificado.
|-
| 400 || Unexpected token when deserializing object: Null. || El sistema reenvía la carga, si se mantiene el error el caso es escalado.
|-
| 500 || Archivo no existe. || No se encuentra el archivo, el sistema reenvía la carga.
|}

<references />

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2023-09-14T21:11:43Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>

'''Video guía '''

<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>

 
'''Paso a paso '''

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
 

<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
 

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura 19''').
[[Archivo:MUPR- 521.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 19: Menú Comprobante''']]
 
{{clear}}

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura 20''').
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 20: Filtrado de Documentos''']]
 

* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
{{clear}}
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
 
{{clear}}

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
{{clear}}
==== Códigos de error de lectura de Correo ====
==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
{{clear}}

===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
 
{{clear}}

===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus ('''Ver figura 29''').
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento - Gestión ''']]
 
{{clear}}

El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura 30''')
[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]
 
{{clear}}
Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

{{clear}}

====== Generación de eventos con un solo clic======

Al seleccionar la opción de '''asignar estatus''' podrá visualizar este recuadro en el cual puede seleccionar si desea generar el evento de acuse de recibo o si quiere generar directamente los eventos de aceptación expresa o reclamo:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_1.png|center]]

Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal le mostrará este recuadro indicando los eventos que está generando:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_2.png|center]]

Posteriormente podrán visualizar en su histórico los eventos generados:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_3.png|center]]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 

[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}

{{clear}}

Preguntas Frecuentes HKARecepcion

2023-09-14T20:52:17Z

Wdiaz:

En esta sección puede encontrar preguntas y respuestas referentes a las funcionalidades del sistema y posibles errores presentados en la carga de documentos.

'''Atención:'''
Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas <code>Ctrl+F</code> o hacer uso del '''Sumario'''



== Códigos de Respuesta de lectura de Correo ==

{| class="wikitable"
|-
! Código !! Motivo !! Solución
|-
| 0 - 200 || Archivo enviado satisfactoriamente.|| El archivo fue cargado en el sistema. ||
|-
| 1 || En proceso/ tránsito de carga.|| Pendiente por cargar. ||
|-
| 70 || Sin documento válido, Se tienen dos archivos (.zip) por separado- Correo: ejemplo del título del asunto del correo.|| ||
|-
| 71 || Sin documento válido, no se encontró archivo (.zip). Correo: ejemplo del título del asunto del correo.|| ||
|-
| 72 || Sin documento válido, no se encontró archivo (.xml) dentro del archivo (.zip). Correo: ejemplo del título del asunto del correo.|| ||
|-
| 73 || Sin documento válido, no se encontraron archivos dentro del (.zip). Correo: ejemplo del título del asunto del correo.|| ||
|-
| 74 || Sin documento válido, el archivo (.zip) no se puede procesar - correo: RV: Zip dañado || ||
|-
| 77 || El documento está Rechazado por la DIAN y el Emisor señalado no está vinculado al Receptor en cuestión. || Documento con rechazo en Dian.
|-
| 83 || Los datos del Receptor (NIT XXXXXX) no coinciden con los enviados en el XML (NIT YYYYY). || El proveedor debe validar el NIT del Receptor donde no tenga incluido DV y que el tipo persona sea correcto.
|-
| 85 || Se produjo un error cuando se intentaba procesar el archivo codificado Base64 que representa el XML: El documento no contiene un ApplicationResponse, XML de aceptación DIAN. || Validar si el XML contiene el CDATA del ApplicationResponse y la respuesta de la Dian.
|-
| 87 || Ya se recibió un documento fiscal electrónico con el número XXXX, emitida por el emisor con NIT XXXXX. || Ya existe un documento con el mismo número al mismo emisor.
|-
| 89 || Se detectó error en el XML; se intenta procesar en Ambiente Producción un documento correspondiente a ambiente de Prueba. || El XML corresponde a un XML de ambiente de prueba.
|-
| 102 || El Archivo Base64 es requerido. || Se puede dar el caso que el XML no está codificado en UTF-8, en caso correcto el caso se escala.
|-
| 103 || Se produjo un error en el servicio. || Se solicita el XML para validaciones y escalar en caso que aplique.
|-
| 105 || Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde. || Intentar cargar el documento nuevamente, si se mantiene el error se escala el caso.
|-
| 106 || Error al procesar Application Response. No hay información de Rechazo o Aceptación por parte de la DIAN. || Validar si el archivo XML no es de tipo AttachedDocument.
|-
| 115 || Envío XML no exitoso - El Receptor suministrado no tiene transacciones disponibles de Envío XML en Recepción. || La cuenta no contiene folios disponibles para cargar archivos.
|-
| 170 || Error al validar la firma del archivo XML. || El ambiente está validando la firma del documento y el mismo fue modificado.
|-
| 400 || Unexpected token when deserializing object: Null. || El sistema reenvía la carga, si se mantiene el error el caso es escalado.
|-
| 500 || Archivo no existe. || No se encuentra el archivo, el sistema reenvía la carga.
|}

== Infodatos ==

{| class="wikitable"
|-
! Preguntas!! Respuestas
|-
| ¿Qué son los Infodatos y para qué sirven?. || Los infodatos es cualquier tipo de información adicional que se puede asignar en forma electrónica a los documentos electrónicos, estos son independiente de su contenido, tienen la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso y control gestión de los documentos.
|-
| ¿Cuántos infodatos se pueden asociar a la cuenta?. || Actualmente se dispone de 23 tipos de metadatos cada empresa puede asociar los metadatos que requiera.
|-
| ¿Es obligatorio la configuración y uso de los infodatos?|| No es obligatorio, pero si la empresa requiere llevar una mejor gestión y control de los documentos, estos son necesarios para la distribución de usuarios de la empresa Receptora.
|-
| ¿Qué infodatos me permite configurar la distribución entre mis usuarios como receptor?|| Los infodatos definidos para la gestión son los descritos con nombre genérico Sucursal y Línea de negocio.
|-
| ¿Si tengo otros infodatos distintos a Sucursal y Línea de negocio, puedo controlar la distribución entre los usuarios?|| No, debe tener configurado por lo menos uno de estos para realizar la distribución entre los usuarios, los otros metadatos adicionales son tomados como valor adicional y pueden ser utilizados en las consultas.
|-
| ¿Es obligatorio asignar infodatos a un documento al momento de radicar o subir el mismo?|| No, solo es obligatorio si se encuentra configurado como requerido en el catálogo.
|-
|}

== Vinculación de Proveedores y infodatos==

{| class="wikitable"
|-
! Preguntas !! Respuestas
|-
|¿Cuáles son los metadatos que se permiten en la vinculación? || Los únicos permitidos son los metadatos Código Metadato 1 Nombre Genérico Sucursal y Código Metadato 3 Nombre Genérico Línea de negocio.
|-
|¿Cuántos Proveedores y metadatos configurados puedo vincular a cada usuario de la empresa?. || No existe un máximo de vinculación por usuario, es posible asignar 1 o todos si así se requiere, siempre y cuando los usuarios se encuentren activos y tengan asignado algún Rol de Recepción.
|-
| ¿Esta vinculación afecta algún proceso de Emisión? || No, esta vinculación es únicamente para Recepción a pesar de que un usuario puede tener asignado ambos roles Emisión y Recepción.
|-
| ¿Qué función toma esta vinculación sobre los usuarios? || Cada usuario con proveedores y/o metadatos vinculados, podrá consulta y realizar acciones sobre los documentos de proveedores que contengan esos metadatos asignados.
|-
|}

== Configurar usuarios ==
{| class="wikitable"
|-
! Preguntas !! Respuestas
|-
|¿Se puede configurar un usuario para ambos portales Emisión - Recepción?. || Si, en el proceso de crear un usuario existe una sección de Aplicaciones donde puede seleccionar la aplicación a configurar.
|-
|¿Si ya cree un usuario con una aplicación es posible cambiar o asignar la aplicación contraria?. || Si, con las acciones Agregar o Eliminar aplicación puede realizar los cambios.
|-
|¿Cuándo creo un nuevo usuario debo ir a vincular los proveedores y metadatos? || Por defecto al crear un nuevo usuario Receptor se vinculan todos los proveedores y metadatos, debe ir a vinculación solo para desactivar aquellos que no sean permitidos para el usuario.
|-
|}

== Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual ==
{| class="wikitable"
|-
! Mensaje !! Imagen referencia !! Motivo / Revisar
|-
|Los datos del Emisor (NIT XXXXXXXX) no están vinculados como emisor del Receptor (NIT XXXXXXXX). || || El emisor no está invitado como proveedor.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El proveedor no a confirmado la invitación ni se ha registrado en el portal.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El Nit (número de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del emisor enviados en el xml ((Tipo de documento) XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema. || || El (Tipo de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del Receptor (NIT XXXXXXXX) no coinciden con los enviados en el xml (NIT BBBBBBBB).|| || El Nit (número de documento) del Receptor enviado en el XML no es correcto.
|-
|Los datos del Receptor (NIT AAAAAAAA) no coinciden con los enviados en el xml (Registro civil AAAAAAAA).|| || El Registro civil (Tipo de documento) del Receptor enviado en el XML no es corecto.
|-
|El formato del archivo es invalido.|| || El archivo no es formato XML.
|-
|Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde.|| || Se debe revisar el archivo XML ya que puede contener un error en la estructura.
|-
| Error de datos de receptor: Los datos del Receptor (NIT XXXX) no coinciden con los enviados en el XML (NIT YYYYY) || [[Archivo:CargaManual001.jpg|center|300px]] || La factura con datos del adquirente que no es para Ud. Por favor valide que su proveedor le ha enviado la factura correcta y sus datos están correctos (Validar que su número de documento NIT coincide con el NIT registrado en la factura)
|-
| Error al procesar Application response. No hay información de aceptación o rechazo || [[Archivo:CargaManual002.jpg|center|300px]] || Por favor Valide que están cargando el Attached document que incluye el Aplication Reponse de la DIAN y el mismo indique que el documento fue validado por ella. Solicítelo a su proveedor en caso de no tenerlo en el ZIP original del correo.
|-
| Ya se recibió el documento fiscal|| [[Archivo:CargaManual003.jpg|center|300px]]|| Ya el documento ha sido cargado, por favor buscar el documento por número de documento en los filtros teniendo cuidado de no tener espacios o guiones.
|-
| El archivo Base64 es requerido || [[Archivo:CargaManual004.jpg|center|300px]] || Puede que su factura ya haya sido procesada por el sistema automático. Por favor intente buscar el archivo en los documentos cargados antes de generar la carga manual. Adicionalmente por favor asegúrese de que al hacer la carga manual descomprima el XML en una carpeta local y luego haga la carga del XML sin estar comprimido (no cargar el ZIP directamente).
|-
| No es posible determinar la dirección de correo del emisor || [[Archivo:CargaManual005.jpg|center|300px]]|| 1: No esta el correo del emisor registrado en el XML 2: El sistema No pudo cargar el proveedor con email. / Revisar que el proveedor se haya cargado, o crear el proveedor de forma manual. Recuerde incluir el correo (donde le entregará los eventos a su proveedor) en la creación del Proveedor.

|}

== Inquietud sobre la bandeja de correo electrónico ==
 
:'''¿Qué debo hacer si llega el correo con la factura a la bandeja de entrada o recibidos, lo lee el sistema , pasa el correo a carpeta descargados, pero no aparece en la plataforma en pendientes?'''
 
:'''Pasos a seguir'''
:1: Descarte de inconveniente de conexión: Se recomienda inicialmente pasar el correo de la carpeta descargados a la carpeta de recibidos para que el sistema lo vuelva a leer y trate de hacer la carga. En general el sistema puede retomar el documento y procesarlo de forma correcta
 
:2: ¿Qué debo hacer si aún no sube el documento al sistema?

:: Por favor probar carga Manual, siga los siguientes pasos:
::* En el menú lateral dirigirse a '''Documentos'''-->'''Subir Documentos'''
:::'''Nota:''' Puede mostrarse un mensaje donde se indica que Ud no tiene configurados Infodatos. Si Ud. no usa Infodatos por favor cerrar el mensaje.

::* Seleccionar u obviar la selección de infodatos, y dar clic en siguiente
[[Archivo:CargaManual009.jpg|center|650px]]

::* En sección '''Subir Documento XML''' proceder a cargar el XML Attached Document del documento electrónico que sea cargar. Se activará el botón de siguiente
[[Archivo:CargaManual010.jpg|center|650px]]
::* Puede cargar el PDF del Documento electrónico, o puede saltar este paso dando clic en siguiente
::* Finalizar la carga manual del documento.
::'''Atención:''' Deben descomprimir el ZIP del documento electrónico, y obtener el XML Attached Document y el PDF.
::'''Nota 2:''' Al cargar el XML el sistema puede incoar algún mensaje de error, por favor validarlos con los indicados en la sección ''Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual'' de este articulo.
 
== Error al registrar un proveedor en el catálogo de Proveedores ==
: Al intentar registrar un nuevo proveedor se me presenta el siguiente mensaje:

[[File:error proveedor.png|center|550px|Error en el registro del proveedor]]

: Este error se presenta cuando una razón social ya tiene este correo electrónico que intenta asignarle al proveedor ya se encuentra asignado.

::'''Solución:'''
:: El sistema de HKA Recepción partiendo de buenas prácticas de manejo de eventos y recepción de documentos Individualiza las personas jurídicas (también naturales) y los destinatarios de eventos.
:: Por ello la relación Proveedor- Email debe ser única, para que los eventos que corresponden a ese proveedor sean claramente enviados a lo correspondiente a ese documento fiscal.
:: Por ello para subsanar el inconveniente, Ud. puede:
::: 1: Crear el proveedor. Asignarle un correo electrónico de su preferencia y/o acordado con el proveedor distinto al que inicialmente intentó agregar
::: 2: Una vez creado el proveedor proceder a volver a cargar los documentos fiscales electrónicos de dicho proveedor y gestionar su proceso de recepción.

'''¿Pero por qué debo gestionar ese correo electrónico?'''

De esta forma la solución de Recepción de The Factory HKA Colombia SAS le permite, ante cualquier fiscalización por parte de la DIAN, demostrar su cumplimiento normativo en la generación, validación y entrega de eventos en su proceso de recepción de documentos fiscales electrónicos
== Inquietudes al proceso de generación de eventos a un documento ya cargado ==
* No Aparece el botón de guardar en la actualización de estado
[[Archivo:CargaManual006.jpg|center|650px]]
'''Causas:'''
Puede ser por vencimiento de sesión del portal o de caché.

'''Solución:'''
Por favor cerrar la sesion, limpiar caché y probar de nuevo, o usar modo incógnito

* Evento registrado correcto en la DIAN, pero en el sistema dice rechazado, o hay varios rechazos con mensaje “99 Evento ya se encuentra radicado
[[Archivo:CargaManual007.jpg|center|650px]]
'''Causas:'''
Intermitencias o lentitudes en la repuesta del evento DIAN

'''Solución:'''
Por favor el sistema hace una segunda validación luego de un tiempo determinado,. por favor espera una media hora y luego intente consultar de nuevo el estado del acuse, debería validar que el evento ya está validado. en ese caso puede continuar con el siguiente evento.
Si tiene dudas de que evento se encuentra radicado correctamente por favor verifique en el link de la DIAN para ver en el sistema DIAN los eventos exitosos.

* Al radicar un evento sale mensaje de "error no se envió o no se encontró DV"
[[Archivo:CargaManual007.jpg|center|650px]]

'''Solución:'''
Por favor al radicar el evento en los datos solicitados usar un documento del tipo NIT y no usar CC.

== Había realizado el primer (o segundo evento) y vuelvo a revisar y el sistema me indica que debo realizar de nuevo el evento que ya había realizado ==

'''Causa:''' Se han identificado casos donde la DIAN recibió un evento de forma correcta sin embargo en el estado legal de la factura en la DIAN no es visible, esto pudo ocurrir por algún detalle en actualización de la DIAN.

'''Solución:''' La forma de solucionar es radicar nuevamente el evento que ha quedado sin actualizar en el estado legal de la factura. El sistema automáticamente le solicita radicar nuevamente el evento que corresponda. Por favor siga los pasos que normalmente usa para radicar el evento que le muestra el sistema.
 

== Trate de realizar el primer (o segundo evento) y el sistema marca error, sin embargo al tratar de radicar el evento nuevamente el sistema indica que debo realizar el siguiente evento ==

'''Causa:''' Se han identificado casos donde el receptor pudo radicar un evento vía otro proveedor tecnológico.

'''Solución:''' Ud podrá radicar el siguiente evento al ya radicado por otra vía. El sistema automáticamente actualizará al siguiente evento que pueda radicar para este documento electrónico. Por favor siga los pasos que normalmente usa para radicar el evento que le muestra el sistema.
 
== No puedo ver el detalle de mis facturas. Al hacer clic al icono de detalle me quedo un tiempo esperando y sigue mostrándome la misma pantalla ==

'''Causa:''' Hay cierto navegadores que bloquean de forma automática pantallas emergentes, esto causa que no se despliegue la pantalla de detalles de l el documento

'''Solución:''' Por favor verificar que en su navegador tiene permitido para el portal de TFHKA, la apertura de ventanas emergentes. Para mayor información puede ver los siguientes artículos:

[https://support.mozilla.org/es/kb/configuracion-excepciones-y-solucion-de-problemas- '''Permitir ventanas emergentes en Navegador Mozilla Firefox'''] 
[https://support.google.com/chromebook/answer/95472?hl=es-419&co=GENIE.Platform%3DDesktop '''Permitir ventanas emergentes en Navegador Google Chrome''']
 

== Reclamé por error una factura válida de un proveedor que quiero aceptar, ¿Qué puedo hacer? ==

Estimado cliente, el reclamo es un estado definitivo e irrevocable. Técnicamente no hay posibilidad de aceptar un documento ya reclamado. 
'''Nuestra sugerencia es:''' 
* Indique a su proveedor del error cometido. 
* Pídale por favor que genere nota de crédito de anulación de dicho documento (Opcional). 
* Pídale a su proveedor que le emita nuevamente una factura idéntica a la reclamada con la misma fecha de pago. 
* Una vez recibida la factura, haga el proceso de radicación más expedito y conveniente para usted y genere atentamente los eventos de aceptación.

== Acepté por error una factura incorrecta de un proveedor que quiero reclamar ¿Qué puedo hacer? ==

Estimado cliente, el evento de Aceptación Expresa es un estado definitivo e irrevocable. Técnicamente no hay posibilidad de reclamar un documento ya aceptado, o de revocar el evento de aceptación.
Una factura aceptada (expresamente o tácitamente) es un compromiso de pago cierto visto ante la DIAN y procesos jurídicos. Permitiendo realizar cobro jurídico de la misma.
 
'''Nuestra sugerencia es:''' 
* Indique a su proveedor del error cometido. 
* Deben estar de acuerdo proveedor y adquirente. Emitir nota de crédito no referenciada del monto del servicio.
* Escribir acuerdo entre partes que dejan sin efecto el documento anterior (y en algunos casos inclusive renuncia formal al derecho económico del mismo). Ante este escenario recibir nueva factura corregida y realizar proceso con la nueva. 

== ¿Qué debo hacer si de un momento a otro dejan de cargar los documentos en el portal de recepción? ==
:Esto puede ocurrir por dos motivos principalmente:

:1: Se han agotado sus folios de Recepción: Por favor revise que tenga folios disponibles
:2: Se ha perdido la configuración de su cuenta de correo: Por favor revise en su cuenta de correo que la configuración de IMAP y de la clave de aplicación se mantienen, en caso de que no se mantenga o se haya perdido por favor haga los pasos de configuración como se realizó en su configuración inicial

== No me deja realizar el tercer evento, el evento queda rechazado ==

:Por favor para comprender mejor cuál puede ser el motivo del rechazo puede visualizar al lado derecho del evento en el icono ‘’Lupa’’ y desplegar el mensaje de rechazo DIAN

:El motivo principal del rechazo del tercer evento puede ser:

::'''Rechazo al evento de aceptación expresa debido a que ya pasaron 3 días hábiles.'''

:En este caso el rechazo es debido a que ya han pasado 3 días hábiles desde la radicación del evento “Aceptación del Bien o Servicio”. Ya no sería posible una aceptación expresa o reclamo de la factura.

:Sin embargo esto no debe representar ningún inconveniente, el emisor de la factura es libre de emitir la aceptación tácita en caso de requerirse. Si no es posible, ya el cliente receptor ha cumplido con la norma al informar los dos primeros eventos.

== ¿Cómo puedo mejorar los tiempos de generación de eventos? ==

Estimado cliente nuestra solución de recepción tiene por intención ayudarle en sus procesos de validación y aceptación de las facturas recibidas en su proceso de compras y egresos. Si percibe el proceso “lento” le sugerimos los siguientes puntos: 

* Revise que su conexión a internet y rendimiento del computador estén en condiciones óptimas. (puede navegar a una página o ver algún video para confirmar este punto). 
* Nuestro portal entrega la información de forma estática por ello requiere darle al botón actualizar del explorador para visualizar si cambio el estado. 
* Invitamos a nuestros clientes a hacer uso óptimo de nuestra solución. Por ejemplo, si tiene un listado de documentos por aceptar. Sugerimos que en vez de concluir uno a uno. realice lo siguiente: 
::* Recorra todos los documentos generando el evento de recepción de la factura. 
::* Luego recorra todos los documentos que considere adecuados generando el evento de recepción del servicio. 
::* Por último recorra la lista generando el evento de aceptación requerido. 
De esta manera hace uso óptimo de su tiempo y de nuestra plataforma aprovechando que mientras nuestra tecnología procesa, genera, valida y transmite el evento. Usted puede ir adelantando con otros documentos.

== Inquietudes sobre representaciones gráficas (pdf) o anexos ==

* Error no se visualiza el PDF del documento cargado para gestionarlo
[[Archivo:CargaManual008.jpg|center|650px]]
'''Causa:'''
El sistema no pudo leer o cargar el PDF del documento.

'''Solución:'''
Para poder proseguir con la gestión del documento recomendamos hacer la carga manualmente del PDF, debe descargar el ZIP y extraer el PDF y luego por la sección adjuntos hacer la carga Manual del PDF para que este pueda visualizarse.

<references />

Emisión - Portal HKANómina

2023-08-11T19:13:06Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>== Carga Masiva Nómina CSV ==<includeonly>=</includeonly>
 
<DIV ALIGN=justify>The Factory HKA a liberado en archivo excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021, en el cual se realizará el registro de las nominas para '''Carga Masiva CSV''' a través del Portal Demo De Nómina Electrónica.</DIV>
 
'''@IMPORTANTE:''' Esta opción se encuentra funcional para el ambiente Demo y Producción para conocer la estructura correcta el archivo y la funcionalidad al momento de enviar nóminas de forma masiva.
 
 

'''NOTA:''' Recuerde antes de iniciar el proceso debe crear previamente el secuencial para carga masiva. Podrá visitar la siguiente sección para su orientación:
 

'''[[Portal Web Nómina Electrónica#Secuenciales Ambiente Pruebas|Secuencial Tipo De Servicio Carga Masiva]]'''
 

<includeonly>=</includeonly>===Pasos para subir el archivo de nóminas CSV al Portal Web Nómina Electrónica:===<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>==== 1. Diligenciar archivo Excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021 ====<includeonly>=</includeonly>

A continuación documentamos las instrucciones que se deben considerar para el adecuado registro de las nominas en el archivo excel de carga masiva que posteriormente se debe convertir en CSV para subirlo a través del portal:
 
* Incluya los datos de los comprobantes de Nómina Electrónica en la hoja '''Carga Masiva'''.
* Utilice 1 fila de la hoja '''Carga Masiva''' por empleado al cual le reporte Nómina Electrónica, si necesita reportar mas de 1 empleado, utilice filas consecutivas sin dejar filas intermedias entre empleados. No elimine columnas de la hoja '''Carga Masiva''', esto generará errores en la carga de los datos.
* En la hoja '''Carga Masiva''' se debe incluir todos los campos obligatorios, la definición de si un campo es obligatorio o no, lo puede observar en el nombre de la columna en la hoja '''Carga Masiva''' en color rojo "Campo Obligatorio" - "Campo No Obligatorio".
* Existen campos no obligatorios que pueden ser obligatorios dependiendo de lo que se incluya en otros campos, para conocer como aplica este tipo de obligatoriedad, debe remitirse a la hoja '''Diccionario'''.
* Los nombres de las columnas de la hoja '''Carga Masiva''', tienen vínculos que al dar clic en ellos, se direcciona a la explicación del campo en la hoja '''Diccionario'''.
* La columna Observaciones de la hoja '''Diccionario''', tiene vínculos que al dar clic en las celdas que relacionan catálogos del Anexo Técnico, se direcciona al catálogo correspondiente del Anexo Técnico, en la hoja '''Catálogos'''.
* Una vez finalice de ingresar los datos de todos los empleados para el reporte de Nómina Electrónica en la hoja '''Carga Masiva''', exporte la hoja '''Carga Masiva''' a formato CSV sin incluir los nombres de las columnas utilizando como separador de columnas el carácter "Pipe" (|).
* Referencie el archivo CSV generado, en la opción de carga masiva de nómina electrónica en el Portal Web de Nomina Electrónica de The Factory HKA.
 
Para obtener el archivo excel donde registrar las nóminas de los trabajadores puede dar clic e el siguiente enlace:
 
:[https://drive.google.com/drive/folders/106r6j2EWyqIHDpzeChU8944m9j4rIPAL Formato Carga Masiva]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 2. Pasos para guardar un archivo Excel en CSV ====<includeonly>=</includeonly>

* Ir a panel de control del computador, cambiar la configuración de reloj y región
 
<center>'''Panel de Control '''</center>
[[Archivo:PaneldeControl.png|800px|sinmarco|centro|Panel de Control]]
 
 
* Hacer clic en Región y luego ingresa a configuración adicional
 
<center>'''Configuración Región'''</center>
[[Archivo:Región.png|800px|sinmarco|centro|Configuración Región]]
 
 
* Cambiar el separador de Listas que trae por defecto windows que es punto y coma (;) por el pipe (|) como se muestra en la imagen y presionar aceptar
 
<center>'''Personalizar Formato(|)'''</center>
[[Archivo:PersonalizarFormato.png|800px|sinmarco|centro|Personalizar Formato]]
 
 
* Selecciona las filas con las nominas registradas, sin seleccionar los títulos del documento y las copia en un nuevo documento, luego presionar botón derecho del mouse y seleccionar formato de celdas.
 
<center>'''Formato Celdas'''</center>
[[Archivo:FormatoCeldas.png|800px|sinmarco|centro|Formato Celdas]]
 
 
* Seleccionar la opción texto en la lista izquierda de opciones de formato (Categoría) y luego presionar aceptar.
 
<center>'''Formato Texto'''</center>
[[Archivo:Texto.png|800px|sinmarco|centro|Formato Texto]]
 
* Luego se dirige a exportar el documento en '''Archivo'''-> '''Guardar como''' -> '''Examinar''' y selecciona'''Tipo: CSV(delimitado por comas)'''.
 
<center>'''Tipo Csv Delimitado Por Comas'''</center>
[[Archivo:CsvDelimitadoPorComas.png|800px|sinmarco|centro|Csv Delimitado Por Comas]]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 3. Ingresar al portal demo de Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 

'''URL Portal Nomina Electrónica:'''
::[https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co// Portal Demo Nómina Electrónica]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 4. Dirigirse a la sección Emisión Nómina ====<includeonly>=</includeonly>
 

*Emisión Nómina
**Carga Masiva
 
<center>'''Carga Masiva Nómina Electrónica '''</center>
[[Archivo:CargaMasivaNominaPortal.png|800px|sinmarco|centro|Carga Masiva Nómina Portal]]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 5. Lotes Generados ====<includeonly>=</includeonly>
 

<includeonly>=</includeonly>==Generar Comprobante==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección podra visualizar el paso a seguir para Generar los documentos de nóminas

Para la elaboración de las nóminas debe tomar en cuenta los siguientes puntos:

<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas Individuales a través del Portal Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 

# Seleccionar el tipo de documento Nómina Individual
# Seleccionar el establecimiento
# Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir

[[Archivo:Datos Generales.PNG|850px|center|Datos Generales]]

En este campo le mostrada el listado de trabajadores agregados en el catalogo

[[Archivo:Trabajador nomina.png|850px|center|Trabajador nomina]]

En la sección de devengados se debe colocar la cantidad de días que el trabajador o aprendiz estuvo ejecutando sus labores en la empresa junto con el valor que el empleador paga de forma periódica al trabajador como contraprestación por el trabajo realizado, este puede ser fijo o variable de acuerdo a la unidad de tiempo en que las partes hayan acordado el pago, teniendo como base el día o la hora trabajada.

Adicional le permite agregar otros devengados que apliquen en la nómina según el caso de acuerdo a lo estipulado por la DIAN en el anexo técnico y en la resolución.

[[Archivo:Devengados.PNG|850px|center|Devengados]]

En esta sección se debe definir el monto a cotizar del trabajador afiliado al sistema de salud y al sistema de pensiones colocando de igual manera el porcentaje de deducciones aplicadas a estos sistemas.

Adicional le permite agregar otras deducciones que apliquen en la nómina según el caso de acuerdo a lo estipulado por la DIAN en el anexo técnico y en la resolución.

[[Archivo:Deducciones.PNG|850px|center|Deducciones]]

Se puede colocar una nota en la nómina para llevar un mejor control del documento liquidado en el caso de ser necesario (esta nota se visualizara en la Representación Gráfica de la nómina)

[[Archivo:Notas nomina.png|850px|center|Notas nomina]]

En la sección de pagos se muestra la forma de pago aplicada para la nómina del trabajador documentada anteriormente en la sección de catálogos al agregar el trabajador y se debe seleccionar la fecha de pago de la nómina liquidada.

[[Archivo:Pagos nomina.PNG|1000px|center|Pagos nomina]]

En la sección de periodos se debe definir la fecha de liquidación inicio y fin del periodo liquidado la cual comprende del inicio o al final del mes.

La fecha de Ingreso se visualiza de forma automática ya que esta fue documentada al agregar el trabajador en la sección de catálogos.

La fecha de retiro se debe diligenciar solamente en el registro del mes en que el trabajador presenta retiro de la compañía o finaliza funciones de la misma.

[[Archivo:Periodos nomina.PNG|1000px|center|Periodos nomina]]

En la sección de totales le mostrara el valor de deducciones, devengado y de comprobantes que se aplicó en la nómina una vez visualice los valores correctos presione la opción de Generar Documento para que la nómina sea emitida correctamente.

[[Archivo:Totales nomina.PNG|850px|center|Totales nomina]]
 

'''¿Comó generar una nomina individual desde el portal nomina? '''
<center>{{#widget:YouTube|id=yNyt6aHbyiY|width=660|height=415|}}</center>
 
<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas de Ajuste a través del Portal Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 

#'''Nómina de Ajuste Tipo Reemplazar'''

* Seleccionar el tipo de documento Nómina de Ajuste
* Seleccionar el establecimiento
* Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir
* Colocar el N° Nómina Asociada
* Nota de Ajuste: Reemplazar

Se utilizará este escenario cuando se requiera realizar ajustes sobre Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica o Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, por errores aritméticos, contables o de contenido..

 
[[Archivo:NominaAjusteReemplazarPortal.png|800px|centro|Nomina Ajuste Reemplazar Portal]]

 
#'''Nómina de Ajuste Tipo Eliminar'''

* Seleccionar el tipo de documento Nómina de Ajuste
* Seleccionar el establecimiento
* Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir
* Colocar el N° Nómina Asociada
* Nota de Ajuste: Eliminar

Se utilizará este escenario cuando se requiera eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para los casos en los cuales se haya transmitido un documento por errores contables o de procedimiento. Adicional este comprobante se emite con los valores en cero (0).

 
[[Archivo:NominaAjusteEliminarPortal.png|800px|centro|Nomina Ajuste Eliminar Portal]]
 

 
<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas de Ajuste a través del Archivo Excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021 ====<includeonly>=</includeonly>
 
Para carga masiva al realizar las nómina de ajuste a través del archivo exceL 4A debe tener en cuenta los siguientes pasos y debe reportar en la columna AC el secuencial creado para nómina de ajuste:
 
'''[[Portal Web Nómina Electrónica#Creación Secuenciales Portal Demo Nómina Electrónicas|Creación Secuenciales Portal Demo Nómina Electrónica]]'''
 
# Para las '''Notas Reemplazar:'''
 
*Secuencial nómina ajuste (columna AC)
*TipoDocumento 103 (columna AP)
*TipoNota 1 (columna AS)
*Referenciar la nomina individual a ajustar: fechaPred (columna AT), cunePred(columna AU) y numeroPred(columna Av).
'''Nota:''' Se debe diligenciar todas la líneas del archivo.
 
 
[[Archivo:NominaReemplazarCargaMasiva.png|800px|centro|Carga Masiva Nomina Reemplazar]]
 
# Para las '''Notas Eliminar:'''
 
*Secuencial nómina ajuste (columna AC)
*TipoDocumento 103 (columna AP)
*TipoNota 2 (columna AS)
*Referenciar la nomina individual a ajustar: fechaPred (columna AT), cunePred(columna AU) y numeroPred(columna Av).
'''Nota:''' no es necesario reportar datos de trabajadores, devengos y deducciones.
 
 
[[Archivo:NominaEliminarrCargaMasiva.png|800px|centro|Carga Masiva Nomina Eliminar]]
 
En nuestro ejemplo, la línea 3 es un ejemplo de reemplazo y la línea 4 es una nota de eliminación para su orientación:

 
[https://drive.google.com/drive/folders/106r6j2EWyqIHDpzeChU8944m9j4rIPAL?usp=sharing '''Ejemplo Carga Masiva Nómina Electrónica''']
 

 
<includeonly>=</includeonly>===¿Cómo Agregar Devengados a la Nómina Electrónica?===<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>==== Cesantías ====<includeonly>=</includeonly>

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de cesantías, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Cesantías(También puede escribirla)

[[Archivo:selc-cesantias.png|850px|center|Seleccionar o escribir cesantías]]

para reportar cesantías en la opción debe tener en cuenta:

Pago : Valor que se va a pagar al fondo de cesantías
Porcentaje: este valor corresponde al porcentaje de los intereses
pago interés: el valor al que corresponde al porcentaje de intereses

[[Archivo:cesantias-valores.png|850px|center|Valores cesantías]]

<includeonly>=</includeonly>==== Primas ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de prima, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Prima(También puede escribirla)

[[Archivo:selc-prim.png|850px|center|Seleccionar o escriba Primas]]

para reportar prima en la opción debe tener en cuenta:
Cantidad días: corresponde a los días equivalentes al pago a realizar
pago: valor correspondiente a la cantidad de días
pago no salarial: corresponde a pagos adicionales que no sean de tema salarial pero sí es incluida dentro de la contabilidad de la empresa(ejemplo provisionales)

[[Archivo:prima-valores.png|850px|center|Valores Primas]]

<includeonly>=</includeonly>==== Vacaciones ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de vacaciones, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Vacaciones(También puede escribirse)

[[Archivo:selc-vaca.png|850px|center|Seleccionar Vacaciones]]

para reportar vacaciones en la opción debe tener en cuenta:

Tipo de vacaciones: esta opción se divide en Comunes y Compensadas;
- Comunes: consiste en el pago de 15 días hábiles sin pagar prestaciones de servicios
Cuando se elige comunes se anexan campos nuevos fecha inicio o fecha fin en los cuales se aplicará los días tomados de vacaciones

[[Archivo:vac-valor-comun.png|850px|center|Valores Vacaciones Comunes]]

- Compensadas: consiste en el pago de 15 días hábiles
Cantidad de días: hace referencia a la cantidad de días tomados o a la cantidad de días a los que corresponde el pago(en este valor sólo pueden ser como máximo 2 dígitos)
pago: pago correspondiente a los días de vacaciones

[[Archivo:vac-valor-comp.png|850px|center|Valores Vacaciones compensadas]]

y para finalizar se debe dar en el botón con el más “+” para agregar el valor [[Archivo:boton mas.PNG|50px]]

<includeonly>=</includeonly>==== Transporte ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de transporte, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Transporte(También se puede escribir)

[[Archivo:selc- transp.png|850px|center|Seleccionar transporte]]

para reportar transporte en la opción debe tener en cuenta:

viáticos, manutención, alojamiento de carácter: se divide en salarial y no salarial, estos campos si no completan con valores mayores a 0(cero), lo mejor es dejarlos vacios.

Auxilio: En este campo se debe completar con el valor correspondiente al auxilio de transporte

[[Archivo:transp - valores.png|850px|center|Seleccionar transporte]]

y para finalizar se debe dar en el botón con el más “+” para agregar el valor [[Archivo:boton mas.PNG|50px]]

<includeonly>=</includeonly>==Nóminas Generadas==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección puede visualizar todos sus documentos de nóminas generadas (nómina individual y nómina de ajuste) que se encuentren aprobadas por la DIAN.

[[Archivo:Nominas Generadas.JPG|650px|center|Nominas Generadas]]

Para poder visualizar documentos emitidos en dias anteriores debe hacer uso del filtro, para ellos en la Opción de Filtro seguir estos pasos:

# Seleccionar el tipo de nómina
# Colocar el Nro de nómina
# Seleccionar la Fecha de elaboración
# Nro de Documento Trabajador
# Código Trabajador
# Hacer un click en el ícono de buscar para que pueda visualizar la nómina

[[Archivo:Nomina Generada Filtro.jpg|650px|center|Filtro]]

<includeonly>=</includeonly>==Nóminas Rechazadas==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección puede visualizar todos sus documentos de nóminas generadas (nómina individual y nómina de ajuste) que se encuentran rechazadas por la DIAN.

[[Archivo:Nominas rechazadas.PNG|650px|center|Nominas rechazadas]]

Para poder visualizar documentos emitidos en dias anteriores debe hacer uso del filtro, para ellos en la Opción de Filtro seguir estos pasos:

# Seleccionar el tipo de nómina
# Colocar el Nro de nómina
# Seleccionar la Fecha de elaboración
# Nro de Documento Trabajador
# Código Trabajador
# Hacer un click en el ícono de buscar para que pueda visualizar la nómina

[[Archivo:Nominas Rechazadas Filtros.PNG|850px|center|Nominas Rechazadas Filtros]]

Comprobantes electrónicos - Portal DRecepción Validación Previa

2023-07-26T17:33:30Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos electrónicos de forma manual ==<includeonly>=</includeonly>

'''Video guía '''

<center>{{#widget:YouTube|id=4U8pOI3TRRk|width=660|height=415|}}</center>

 
'''Paso a paso '''

Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Documentos ('''Ver figura 1''').
[[Archivo:MUPR- 501.jpg|miniaturadeimagen|center|'''Figura 1: Ruta para acceder al Subir Documentos''']]
 
{{clear}}
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones ('''Ver figura 2'''):
[[Archivo:MUPR- 502.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 2: Asistente para subir documentos''']]
 
{{clear}}
* '''Infodatos''': Permite seleccionar infodatos del documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo infodatos.
* '''Subir XML''': es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
* '''Subir Representación gráfica''': es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.

===== Infodato =====
Es la primera acción donde el asistente solicitará los infodatos para asociar al documento antes de la carga, estos infodatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene infodatos configurados como requeridos en el catálogo.
{{clear}}

Si existen infodatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los infodatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los infodatos con los requeridos y los opcionales ('''Ver Figura 3''').
[[Archivo:MUPR- 744.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 3: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

En la lista estarán los infodatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos ('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR- 744_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 4: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos es de tipo lista en el campo Valor Infodatos estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR- 745.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 5: Selección valor de infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el receptor no tiene infodatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR- 746.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 6: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Si el infodatos no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de infodatos el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico ('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR- 747.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 7: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionado el infodatos con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario ('''Ver figura 8''').
[[Archivo:MUPR- 747_1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 8: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

No es posible agregar un infodato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente ('''Ver figura 9''').
[[Archivo:MUPR- 747_2.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 9: Agregar infodatos''']]
 
{{clear}}

Al tener todos los infodatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. ('''Ver Figura 10''').
[[Archivo:MUPR- 748.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 10: Selección infodatos.''']]
 
{{clear}}

'''Nota''': el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los infodatos obligatorios.
{{clear}}
 

===== Subir documento XML=====
En la sección '''Documentos > Subir documentos''' el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver Figura 11'''):
[[Archivo:MUPR- 749.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 11: Subir documentos XML.''']]
 

* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Sólo puede ser cargado una vez por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .XML
* Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de continuar con la cargar la Representación gráfica y archivos adjuntos.
{{clear}}

Cuando se cargue el archivo XML con éxito será identificado por un check color verde, presione Atrás si se requiere actualizar los infodatos, presione Siguiente para continuar ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR- 7410.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 12: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Si la carga presenta error, el asistente marca el documento en rojo o con una ‘X’ y mostrando el mensaje informativo, para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo ('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR- 7411.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 13: Subir documentos XML.''']]
 
{{clear}}

Para mayor información sobre errores al subir el XML de forma manual, por favor visite el siguiente articulo en nuestra [[Preguntas_Frecuentes_HKARecepcion#Errores_comunes_presentados_al_subir_un_documento_de_forma_Manual|'''>> WIKI <<''']]
 

===== Subir Representación gráfica=====
Por cada carga de Representación gráfica o anexo, se debe seleccionar el Emisor PDF o Emisor del Anexo ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR- 7413.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 14: Subir Representación gráfica''']]
 
{{clear}}
'''Nota''': la carga de Representación gráfica y anexos no es obligatoria.
{{clear}}
 

El asistente permitirá agregar representación gráfica y anexos mediante dos opciones:
* Arrastrar y soltar: los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.

'''Condiciones de carga de documentos'''
* Debe estar cargado inicialmente el documento electrónico .XML en el mismo día o días anteriores a esta carga.
* La Representación gráfica, se permite 1 archivo por proceso y por número de documentos, tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf.
* Los anexos, se permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
{{clear}}
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos.
En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
{{clear}}

Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepción. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo que se visualizarán posicionando el cursor sobre ellos ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR- 7414.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 15: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
{{clear}}

Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR- 7415.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 16: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos comprimido.''']]
 
{{clear}}

Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR- 7416.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 17: Subir documentos.''']]
 
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Documentos Recibidos==<includeonly>=</includeonly>
 

<center>{{#widget:YouTube|id=KiAoLalncos|width=660|height=415|}}</center>
 

Todos los documentos cargados en el portal DRecepción por usuario Receptor o Proveedor siguen un flujo de validación de la plataforma y aceptación del usuario.
De acuerdo a su estatus, son depositados en cuatro bandejas: Pendientes, Errados, Aceptados y Rechazados. Esto permite una gestión eficiente de los documentos entrantes ('''Ver figura 18''').
[[Archivo:MUPR- 520.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 18: Fases de validación y aceptación de comprobantes subidos al portal''']]
 
{{clear}}

Los documentos cargados se encuentran disponibles en la opción Acceso rápido “Documentos recibidos” o desde Menú Comprobantes - Comprobante ('''Ver figura 19''').
[[Archivo:MUPR- 521.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 19: Menú Comprobante''']]
 
{{clear}}

El portal dispone de un filtro de consulta con los siguientes campos: ('''Ver figura 20''').
[[Archivo:MUPR- 521.1.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 20: Filtrado de Documentos''']]
 

* Estatus de documento: Aceptados, Reclamo, Pendientes, Errados, Rechazados DIAN, Pendientes Entrega a la DIAN, Acuse de Recibo, Bien o Prestación de Servicio, Todos.
* Tipo de Documento: Todos, Factura venta, Factura de Exportación, Nota de crédito, Nota de débito
* Proveedor: lista de proveedores activados.
* Fecha de Rango de Recepción: Rango de fecha de carga del documento (Inicio y Fin) no mayor a 35 días entre fechas.
* Infodato: solo tipos listables.
* Valor: valor asignado al infodato.

La consulta se puede seleccionar por el rango de fecha o en combinación con otros campos, el resultado tendrá la misma estructura para todos los tipos documentos, se debe tener en cuenta que el listado de documentos no sera mayor a 250 documentos, para ver mas documentos debe limitar la busqueda.

Si se realiza la busqueda sin limite de fechas, solo mostrara un maximo de 250 documentos en los últimos 7 días.

 
{{clear}}
Si un usuario receptor tiene configurado la vinculación de infodatos, el resultado serán los documentos que contengan los infodatos configurados al usuario.
 
{{clear}}

Es importante presionar el botón de Generar consulta en el lateral derecho para que la misma se ejecute con éxito, si se requiere limpiar el filtro de la consulta presione el botón Limpiar Filtro. ('''Ver figura 21''').
[[Archivo:MUPR- 522.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 21: Lista de comprobante con selección de filtro de consulta''']]
 
{{clear}}

==== Descripción de estatus de documentos ====

[[Archivo:MUPR- 523a.jpg|1100px|miniaturadeimagen|center|'''Lista de estatus de documentos''']]

* '''Documentos Aceptados:''' Son todos los documentos a los que se aplico el evento Aceptado, más los que tengan en su gestión posterior a la aceptación.

* '''Documentos Reclamo:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Reclamo.

* '''Documentos Pendientes:''' Son los documentos que han cargado al sistema de forma automatica desde el correo asi como aquellos que se cargaron manualmente desde la opción '''Subir Documentos''' en el portal, por lo anterior solo mostrara los documentos que no posean ninguna actualización de estatus.

* '''Documentos Errados:''' Es una lista de registros de los documentos que no cumplieron con las validaciones definidas en la plataforma The Factory HKA por lo que no son considerados válidos (XML incorrectos, NIT de receptor invalido, entre otros).

* '''Documentos Rechazados DIAN:''' Son todos documentos Rechazado por el receptor.

* '''Documentos Pendientes Entrega a la DIAN:''' Son todos los documentos que la DIAN rechazó, pero por algun motivo esta llega al cliente, por ende es un documento no valido, por lo que el sistema valida que es una factura rechazada.

* '''Documentos Acuse de Recibido:''' Son todos los documentos a los que se les ha aplicado el estatus de Recibido.

* '''Documentos Bien o Prestación de Servicio:''' Son todos los documentos a los que se les ha actualizado al evento de Bien o Prestación de Servicio.

* '''Documentos Todos:''' Con este filtrado vas a poder observar '''Todos''' los documentos cargados en el portal en los últimos 7 días o 250 documentos como maximo.
 
{{clear}}

Todos los documento a excepción de los errados contienen:
* Pestaña desplegable en el lateral izquierdo con signo (+) que permite observar información adicional sobre el documento tal como: Recibido (fecha de carga del documento), Receptor (usuario que cargó el documento y Estado).
* Acciones:
** Descargar XML: permite bajar el documento a un directorio local.
** Detalle del documento: despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante.
Los documentos errados solo dispone del Detalle, esto dependerá de los permisos y rol que tenga el usuario ('''Ver figura 22''').
[[Archivo:MUPR- 523.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 22: Información adicional del documento''']]
 
{{clear}}

==== Detalle del Comprobante ====

Es donde inicia la gestión del documento seleccionado, dispone de dos secciones:
* Datos del documento: los datos relacionado al documento consultado:
** Razón Social.
** Número de identificación.
** Versión del Documento.
** Tipo de documento.
** Número de documento.
** Fecha de emisión.
** Total de la factura.
* Detalle del documento: dispone de tres pestañas:
** Representación.
** Adjuntos.
** Infodatos.
** Gestión.
** Presenta de forma visual en formato XML el documento electrónico y la representación gráfica sólo si fue cargada ('''Ver figura- 524''').
[[Archivo:MUPR- 524.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 23: Detalle del documento''']]
 
{{clear}}

===== Representación =====
Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido.
* Datos del documento: se detallan los datos principales del documento, Razón social, número de identificación, versión del documento, tipo de documento, número de documento, fecha de emisión, total de la factura y CUFE.
* Representación del documento electrónico (XML): se muestra la información del documento en formato XML .
* Representación gráfica del documento: se muestra de forma original el formato de la representación gráfica y disponible para descargar e imprimir, solo si fue cargada en el proceso o posteriormente ('''Ver figura 24''').
[[Archivo:MUPR- 525.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 24: Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Adjuntos =====
Permite Subir, descargar o eliminar la representación gráfica y los anexos asociados al comprobante. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones.

* Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
* Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
{{clear}}

El formato de nombre de archivos y cantidad son los siguientes:

* Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
* Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext''' Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
{{clear}}
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho una vez se refresque la pantalla. Las representaciones gráficas tiene la disponibilidad de descarga y la acción de eliminación del archivo para una nueva carga y los anexos tiene la disponibilidad de descarga y las acciones de editar el nombre y eliminación ('''Ver figura 25''').
[[Archivo:MUPR- 526.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 25: Detalle del documento - Representación del documento electrónico''']]
 
{{clear}}

===== Infodatos =====
Es donde se permite asignar o modificar infodatos al documento, si existen infodatos obligatorios todos deben ser seleccionados para realizar la modificación o asignación de lo contrario seleccionar los infodatos deseados ('''Ver figura 26''').
[[Archivo:MUPR- 527.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 26: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Ya seleccionados y agregados todos los infodatos requeridos y no requeridos, presionar guardar para que se tomen los cambios y se listen en el lateral derecho con la información nombre, valor del infodato y Creado por, Actualizado Por Fecha de actualización ('''Ver figura 27''').
[[Archivo:MUPR- 528.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 27: Detalle del documento - Infodatos Post- radicación ''']]
 
{{clear}}

Si se requiere actualizar algún valor de infodato previamente cargado, es posible enviar el nuevo valor seleccionando nuevamente el infodato ('''Ver figura 28''').
[[Archivo:MUPR- 529.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 28: Detalle del documento - Actualizar infodatos Post-radicación ''']]
 
{{clear}}

===== Gestión =====
Se muestra la información histórica de las operaciones realizadas sobre el documento por parte de la empresa Receptora, manteniendo la información de gestión disponible detallada con la siguiente información:
* Fecha de registro: Es la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, tal como, Radicación o Carga, Cambio de estatus.
* Creado por: Correo electrónico del usuario receptor que aplica el cambio de estatus.
* Estatus: Estatus asignado al documento, existes dos estatus que se asigna de forma automática por el sistema Radicación y Entregado, el estatus Radicado se asigna en la carga exitosa del documento, el estatus Entregado se asigna al momento que un usuario Receptor consulta el detalle del documento.
* Comentarios: comentario asignado al momento de asignar un estatus ('''Ver figura 29''').
[[Archivo:MUPR- 530.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 29: Detalle del documento - Gestión ''']]
 
{{clear}}

El botón verde '''Verificar''', despliega una ventana que permite la gestión del comprobante por estatus. 

Se listan los '''Estatus''' disponibles para asignar al documento y '''Detalle''' para ingresar una observación relacionado con el estatus. ('''Ver figura 30''')
[[Archivo:MUPR- 531.jpg|700px|miniaturadeimagen|center|'''Figura 30: Ventana de Gestión del Documento''']]
 
{{clear}}
Los estados estándar que maneja el portal son:
* Recibido
* Aceptado
* Rechazado
* Pagado
* Otro
* En Verificación
* En Verificación por Emisor
* Proceso de pago

Los estados de ejemplo configurado en el catálogo son:
* Contabilidad
* Proceso
* Administración

Los estado Radicado y Entregado son manejados de forma automática por el sistema, no se encuentran disponible para selección del usuario.
El estado Radicado se le asigna a cada documento cargado en el portal bien sea por el usuario Receptor o Proveedor.
El estado Entregado se le asigna una vez el receptor consulte el detalle del documento que se encuentra en la lista de los documentos recibidos.

Cuando un documento tiene el estado actual de Entregado, al realizar la gestión en el botón Verificar se listarán los siguientes estados estándar del portal mas los que se tengan configurado en el catálogo:
* Recibido
* Otro

Para que un documento pueda pasar a un estado Aceptado o Rechazado, tiene que pasar en alguna gestión por el estado Recibido.

Ejemplos de asignación de estados del documento:
* Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
* Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
* Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).

Los estado Rechazado o Pagado indican el final de la gestión del documento, es decir, ya no es posible cambiar a un nuevo estado.

{{clear}}

====== Generación de eventos con un solo clic======

Al seleccionar la opción de '''asignar estatus''' podrá visualizar este recuadro en el cual puede seleccionar si desea generar el evento de acuse de recibo o si quiere generar directamente los eventos de aceptación expresa o reclamo:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_1.png|center]]

Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal le mostrará este recuadro indicando los eventos que está generando:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_2.png|center]]

Posteriormente podrán visualizar en su histórico los eventos generados:

[[Archivo:HKARECEP_EVENT_OC_3.png|center]]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>== Subir documentos vía CUFE ==<includeonly>=</includeonly>

Para cargar en su portal HKA recepción sus documentos mediante el CUFE o UUID puede seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción "Obtener documentos de la DIAN".
 

[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 1.png|200px|centro]]

Si el receptor cuenta con el CUFE del documento emitido por su proveedor puede incluirlo en el sistema diligenciando los datos:
 
[[Archivo:DVRP CARGA CUFE 2.png|900px|centro]]

Una vez que se ingresa el CUFE se va a mostrar el siguiente mensaje '''Tenga en cuenta que los documentos recibidos por esta vía serán firmados por usted como receptor y no por el proveedor'''.

Los documentos descargados por el receptor serán firmados por el receptor en su portal de receptor pero son descargados directamente desde la DIAN.

Una vez el documento se ha cargado correctamente podrá ser visualizado en la sección de documentos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"| Mensajes de error que se pueden presentar según la respuesta de la DIAN.
|-
!Código !! Mensaje
|-
|Se obtiene de la DIAN el XML del documento electrónico - Código 200|| Ha obtenido de manera exitosa el documento desde la DIAN y ha sido cargado en el sistema.
|-
|Se obtiene el código 99|| El documento solicitado se encuentra rechazado por la DIAN, no puede ser cargado en el sistema
|-
|Se obtiene el código 66|| El CUFE ingresado no se encuentra registrado en la DIAN
|-
|Se obtiene el código 100|| En este momento la DIAN no responde, por favor intente más tarde
|-
|Se obtiene el código 98|| El documento se está procesando en la DIAN, por favor intente de nuevo más tarde
|-
|Se obtiene el código 202 || No se pudo obtener un ApplicationResponse de la DIAN, solicite a su proveedor que envíe el documento
|-
|Se obtiene un código desconocido|| Error desconocido
|}

{{clear}}

Emisión - Portal HKANómina

2023-07-26T17:29:48Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>== Carga Masiva Nómina CSV ==<includeonly>=</includeonly>
 
<DIV ALIGN=justify>The Factory HKA a liberado en archivo excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021, en el cual se realizará el registro de las nominas para '''Carga Masiva CSV''' a través del Portal Demo De Nómina Electrónica.</DIV>
 
'''@IMPORTANTE:''' Esta opción se encuentra funcional para el ambiente Demo y Producción para conocer la estructura correcta el archivo y la funcionalidad al momento de enviar nóminas de forma masiva.
 
 

'''NOTA:''' Recuerde antes de iniciar el proceso debe crear previamente el secuencial para carga masiva. Podrá visitar la siguiente sección para su orientación:
 

'''[[Portal Web Nómina Electrónica#Secuenciales Ambiente Pruebas|Secuencial Tipo De Servicio Carga Masiva]]'''
 

<includeonly>=</includeonly>===Pasos para subir el archivo de nóminas CSV al Portal Web Nómina Electrónica:===<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>==== 1. Diligenciar archivo Excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021 ====<includeonly>=</includeonly>

A continuación documentamos las instrucciones que se deben considerar para el adecuado registro de las nominas en el archivo excel de carga masiva que posteriormente se debe convertir en CSV para subirlo a través del portal:
 
* Incluya los datos de los comprobantes de Nómina Electrónica en la hoja '''Carga Masiva'''.
* Utilice 1 fila de la hoja '''Carga Masiva''' por empleado al cual le reporte Nómina Electrónica, si necesita reportar mas de 1 empleado, utilice filas consecutivas sin dejar filas intermedias entre empleados. No elimine columnas de la hoja '''Carga Masiva''', esto generará errores en la carga de los datos.
* En la hoja '''Carga Masiva''' se debe incluir todos los campos obligatorios, la definición de si un campo es obligatorio o no, lo puede observar en el nombre de la columna en la hoja '''Carga Masiva''' en color rojo "Campo Obligatorio" - "Campo No Obligatorio".
* Existen campos no obligatorios que pueden ser obligatorios dependiendo de lo que se incluya en otros campos, para conocer como aplica este tipo de obligatoriedad, debe remitirse a la hoja '''Diccionario'''.
* Los nombres de las columnas de la hoja '''Carga Masiva''', tienen vínculos que al dar clic en ellos, se direcciona a la explicación del campo en la hoja '''Diccionario'''.
* La columna Observaciones de la hoja '''Diccionario''', tiene vínculos que al dar clic en las celdas que relacionan catálogos del Anexo Técnico, se direcciona al catálogo correspondiente del Anexo Técnico, en la hoja '''Catálogos'''.
* Una vez finalice de ingresar los datos de todos los empleados para el reporte de Nómina Electrónica en la hoja '''Carga Masiva''', exporte la hoja '''Carga Masiva''' a formato CSV sin incluir los nombres de las columnas utilizando como separador de columnas el carácter "Pipe" (|).
* Referencie el archivo CSV generado, en la opción de carga masiva de nómina electrónica en el Portal Web de Nomina Electrónica de The Factory HKA.
 
Para obtener el archivo excel donde registrar las nóminas de los trabajadores puede dar clic e el siguiente enlace:
 
:[https://drive.google.com/drive/folders/106r6j2EWyqIHDpzeChU8944m9j4rIPAL Formato Carga Masiva]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 2. Pasos para guardar un archivo Excel en CSV ====<includeonly>=</includeonly>

* Ir a panel de control del computador, cambiar la configuración de reloj y región
 
<center>'''Panel de Control '''</center>
[[Archivo:PaneldeControl.png|800px|sinmarco|centro|Panel de Control]]
 
 
* Hacer clic en Región y luego ingresa a configuración adicional
 
<center>'''Configuración Región'''</center>
[[Archivo:Región.png|800px|sinmarco|centro|Configuración Región]]
 
 
* Cambiar el separador de Listas que trae por defecto windows que es punto y coma (;) por el pipe (|) como se muestra en la imagen y presionar aceptar
 
<center>'''Personalizar Formato(|)'''</center>
[[Archivo:PersonalizarFormato.png|800px|sinmarco|centro|Personalizar Formato]]
 
 
* Selecciona las filas con las nominas registradas, sin seleccionar los títulos del documento y las copia en un nuevo documento, luego presionar botón derecho del mouse y seleccionar formato de celdas.
 
<center>'''Formato Celdas'''</center>
[[Archivo:FormatoCeldas.png|800px|sinmarco|centro|Formato Celdas]]
 
 
* Seleccionar la opción texto en la lista izquierda de opciones de formato (Categoría) y luego presionar aceptar.
 
<center>'''Formato Texto'''</center>
[[Archivo:Texto.png|800px|sinmarco|centro|Formato Texto]]
 
* Luego se dirige a exportar el documento en '''Archivo'''-> '''Guardar como''' -> '''Examinar''' y selecciona'''Tipo: CSV(delimitado por comas)'''.
 
<center>'''Tipo Csv Delimitado Por Comas'''</center>
[[Archivo:CsvDelimitadoPorComas.png|800px|sinmarco|centro|Csv Delimitado Por Comas]]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 3. Ingresar al portal demo de Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 

'''URL Portal Nomina Electrónica:'''
::[https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co// Portal Demo Nómina Electrónica]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 4. Dirigirse a la sección Emisión Nómina ====<includeonly>=</includeonly>
 

*Emisión Nómina
**Carga Masiva
 
<center>'''Carga Masiva Nómina Electrónica '''</center>
[[Archivo:CargaMasivaNominaPortal.png|800px|sinmarco|centro|Carga Masiva Nómina Portal]]
 

<includeonly>=</includeonly>==== 5. Lotes Generados ====<includeonly>=</includeonly>
 

<includeonly>=</includeonly>==Generar Comprobante==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección podra visualizar el paso a seguir para Generar los documentos de nóminas

Para la elaboración de las nóminas debe tomar en cuenta los siguientes puntos:

<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas Individuales a través del Portal Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 

# Seleccionar el tipo de documento Nómina Individual
# Seleccionar el establecimiento
# Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir

[[Archivo:Datos Generales.PNG|850px|center|Datos Generales]]

En este campo le mostrada el listado de trabajadores agregados en el catalogo

[[Archivo:Trabajador nomina.png|850px|center|Trabajador nomina]]

En la sección de devengados se debe colocar la cantidad de días que el trabajador o aprendiz estuvo ejecutando sus labores en la empresa junto con el valor que el empleador paga de forma periódica al trabajador como contraprestación por el trabajo realizado, este puede ser fijo o variable de acuerdo a la unidad de tiempo en que las partes hayan acordado el pago, teniendo como base el día o la hora trabajada.

Adicional le permite agregar otros devengados que apliquen en la nómina según el caso de acuerdo a lo estipulado por la DIAN en el anexo técnico y en la resolución.

[[Archivo:Devengados.PNG|850px|center|Devengados]]

En esta sección se debe definir el monto a cotizar del trabajador afiliado al sistema de salud y al sistema de pensiones colocando de igual manera el porcentaje de deducciones aplicadas a estos sistemas.

Adicional le permite agregar otras deducciones que apliquen en la nómina según el caso de acuerdo a lo estipulado por la DIAN en el anexo técnico y en la resolución.

[[Archivo:Deducciones.PNG|850px|center|Deducciones]]

Se puede colocar una nota en la nómina para llevar un mejor control del documento liquidado en el caso de ser necesario (esta nota se visualizara en la Representación Gráfica de la nómina)

[[Archivo:Notas nomina.png|850px|center|Notas nomina]]

En la sección de pagos se muestra la forma de pago aplicada para la nómina del trabajador documentada anteriormente en la sección de catálogos al agregar el trabajador y se debe seleccionar la fecha de pago de la nómina liquidada.

[[Archivo:Pagos nomina.PNG|1000px|center|Pagos nomina]]

En la sección de periodos se debe definir la fecha de liquidación inicio y fin del periodo liquidado la cual comprende del inicio o al final del mes.

La fecha de Ingreso se visualiza de forma automática ya que esta fue documentada al agregar el trabajador en la sección de catálogos.

La fecha de retiro se debe diligenciar solamente en el registro del mes en que el trabajador presenta retiro de la compañía o finaliza funciones de la misma.

[[Archivo:Periodos nomina.PNG|1000px|center|Periodos nomina]]

En la sección de totales le mostrara el valor de deducciones, devengado y de comprobantes que se aplicó en la nómina una vez visualice los valores correctos presione la opción de Generar Documento para que la nómina sea emitida correctamente.

[[Archivo:Totales nomina.PNG|850px|center|Totales nomina]]
 

Video Guia

<center>{{#widget:YouTube|id=yNyt6aHbyiY|width=660|height=415|}}</center>
 
<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas de Ajuste a través del Portal Nómina Electrónica ====<includeonly>=</includeonly>
 

#'''Nómina de Ajuste Tipo Reemplazar'''

* Seleccionar el tipo de documento Nómina de Ajuste
* Seleccionar el establecimiento
* Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir
* Colocar el N° Nómina Asociada
* Nota de Ajuste: Reemplazar

Se utilizará este escenario cuando se requiera realizar ajustes sobre Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica o Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, por errores aritméticos, contables o de contenido..

 
[[Archivo:NominaAjusteReemplazarPortal.png|800px|centro|Nomina Ajuste Reemplazar Portal]]

 
#'''Nómina de Ajuste Tipo Eliminar'''

* Seleccionar el tipo de documento Nómina de Ajuste
* Seleccionar el establecimiento
* Tener previamente creados los secuenciales para el tipo de nómina a emitir
* Colocar el N° Nómina Asociada
* Nota de Ajuste: Eliminar

Se utilizará este escenario cuando se requiera eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para los casos en los cuales se haya transmitido un documento por errores contables o de procedimiento. Adicional este comprobante se emite con los valores en cero (0).

 
[[Archivo:NominaAjusteEliminarPortal.png|800px|centro|Nomina Ajuste Eliminar Portal]]
 

 
<includeonly>=</includeonly>==== Nóminas de Ajuste a través del Archivo Excel 4.A - Excel_NominaIndividual - Campos Generales - 4 Oct 2021 ====<includeonly>=</includeonly>
 
Para carga masiva al realizar las nómina de ajuste a través del archivo exceL 4A debe tener en cuenta los siguientes pasos y debe reportar en la columna AC el secuencial creado para nómina de ajuste:
 
'''[[Portal Web Nómina Electrónica#Creación Secuenciales Portal Demo Nómina Electrónicas|Creación Secuenciales Portal Demo Nómina Electrónica]]'''
 
# Para las '''Notas Reemplazar:'''
 
*Secuencial nómina ajuste (columna AC)
*TipoDocumento 103 (columna AP)
*TipoNota 1 (columna AS)
*Referenciar la nomina individual a ajustar: fechaPred (columna AT), cunePred(columna AU) y numeroPred(columna Av).
'''Nota:''' Se debe diligenciar todas la líneas del archivo.
 
 
[[Archivo:NominaReemplazarCargaMasiva.png|800px|centro|Carga Masiva Nomina Reemplazar]]
 
# Para las '''Notas Eliminar:'''
 
*Secuencial nómina ajuste (columna AC)
*TipoDocumento 103 (columna AP)
*TipoNota 2 (columna AS)
*Referenciar la nomina individual a ajustar: fechaPred (columna AT), cunePred(columna AU) y numeroPred(columna Av).
'''Nota:''' no es necesario reportar datos de trabajadores, devengos y deducciones.
 
 
[[Archivo:NominaEliminarrCargaMasiva.png|800px|centro|Carga Masiva Nomina Eliminar]]
 
En nuestro ejemplo, la línea 3 es un ejemplo de reemplazo y la línea 4 es una nota de eliminación para su orientación:

 
[https://drive.google.com/drive/folders/106r6j2EWyqIHDpzeChU8944m9j4rIPAL?usp=sharing '''Ejemplo Carga Masiva Nómina Electrónica''']
 

 
<includeonly>=</includeonly>===¿Cómo Agregar Devengados a la Nómina Electrónica?===<includeonly>=</includeonly>
<includeonly>=</includeonly>==== Cesantías ====<includeonly>=</includeonly>

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de cesantías, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Cesantías(También puede escribirla)

[[Archivo:selc-cesantias.png|850px|center|Seleccionar o escribir cesantías]]

para reportar cesantías en la opción debe tener en cuenta:

Pago : Valor que se va a pagar al fondo de cesantías
Porcentaje: este valor corresponde al porcentaje de los intereses
pago interés: el valor al que corresponde al porcentaje de intereses

[[Archivo:cesantias-valores.png|850px|center|Valores cesantías]]

<includeonly>=</includeonly>==== Primas ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de prima, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Prima(También puede escribirla)

[[Archivo:selc-prim.png|850px|center|Seleccionar o escriba Primas]]

para reportar prima en la opción debe tener en cuenta:
Cantidad días: corresponde a los días equivalentes al pago a realizar
pago: valor correspondiente a la cantidad de días
pago no salarial: corresponde a pagos adicionales que no sean de tema salarial pero sí es incluida dentro de la contabilidad de la empresa(ejemplo provisionales)

[[Archivo:prima-valores.png|850px|center|Valores Primas]]

<includeonly>=</includeonly>==== Vacaciones ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de vacaciones, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Vacaciones(También puede escribirse)

[[Archivo:selc-vaca.png|850px|center|Seleccionar Vacaciones]]

para reportar vacaciones en la opción debe tener en cuenta:

Tipo de vacaciones: esta opción se divide en Comunes y Compensadas;
- Comunes: consiste en el pago de 15 días hábiles sin pagar prestaciones de servicios
Cuando se elige comunes se anexan campos nuevos fecha inicio o fecha fin en los cuales se aplicará los días tomados de vacaciones

[[Archivo:vac-valor-comun.png|850px|center|Valores Vacaciones Comunes]]

- Compensadas: consiste en el pago de 15 días hábiles
Cantidad de días: hace referencia a la cantidad de días tomados o a la cantidad de días a los que corresponde el pago(en este valor sólo pueden ser como máximo 2 dígitos)
pago: pago correspondiente a los días de vacaciones

[[Archivo:vac-valor-comp.png|850px|center|Valores Vacaciones compensadas]]

y para finalizar se debe dar en el botón con el más “+” para agregar el valor [[Archivo:boton mas.PNG|50px]]

<includeonly>=</includeonly>==== Transporte ====<includeonly>=</includeonly>
 

Cuando en la nómina individual o de ajuste por reemplazo se desee informar el grupo de transporte, se debe situar en la sección de devengos,

[[Archivo:devengos-selc.png|850px|center|Seleccionar en otros Devengos]]

en la opción de otros devengos debe seleccionar la opción Transporte(También se puede escribir)

[[Archivo:selc- transp.png|850px|center|Seleccionar transporte]]

para reportar transporte en la opción debe tener en cuenta:

viáticos, manutención, alojamiento de carácter: se divide en salarial y no salarial, estos campos si no completan con valores mayores a 0(cero), lo mejor es dejarlos vacios.

Auxilio: En este campo se debe completar con el valor correspondiente al auxilio de transporte

[[Archivo:transp - valores.png|850px|center|Seleccionar transporte]]

y para finalizar se debe dar en el botón con el más “+” para agregar el valor [[Archivo:boton mas.PNG|50px]]

<includeonly>=</includeonly>==Nóminas Generadas==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección puede visualizar todos sus documentos de nóminas generadas (nómina individual y nómina de ajuste) que se encuentren aprobadas por la DIAN.

[[Archivo:Nominas Generadas.JPG|650px|center|Nominas Generadas]]

Para poder visualizar documentos emitidos en dias anteriores debe hacer uso del filtro, para ellos en la Opción de Filtro seguir estos pasos:

# Seleccionar el tipo de nómina
# Colocar el Nro de nómina
# Seleccionar la Fecha de elaboración
# Nro de Documento Trabajador
# Código Trabajador
# Hacer un click en el ícono de buscar para que pueda visualizar la nómina

[[Archivo:Nomina Generada Filtro.jpg|650px|center|Filtro]]

<includeonly>=</includeonly>==Nóminas Rechazadas==<includeonly>=</includeonly>

En esta sección puede visualizar todos sus documentos de nóminas generadas (nómina individual y nómina de ajuste) que se encuentran rechazadas por la DIAN.

[[Archivo:Nominas rechazadas.PNG|650px|center|Nominas rechazadas]]

Para poder visualizar documentos emitidos en dias anteriores debe hacer uso del filtro, para ellos en la Opción de Filtro seguir estos pasos:

# Seleccionar el tipo de nómina
# Colocar el Nro de nómina
# Seleccionar la Fecha de elaboración
# Nro de Documento Trabajador
# Código Trabajador
# Hacer un click en el ícono de buscar para que pueda visualizar la nómina

[[Archivo:Nominas Rechazadas Filtros.PNG|850px|center|Nominas Rechazadas Filtros]]

Configuración - Portal DRecepción Validación Previa

2023-07-21T16:15:16Z

Wdiaz:

<includeonly>=</includeonly>==Configuración de correo==<includeonly>=</includeonly>

'''Para tener en cuenta:''' ''' 1. Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.''' '''2. Es importante señalar que para asegurar la seguridad de su cuenta, cuando cambie la contraseña de su correo, deberá reconfigurar la contraseña de aplicaciones desde el portal de recepción. Esto se debe a que la contraseña anterior de la aplicación será eliminada automáticamente y no será posible acceder a sus datos a menos que se configure nuevamente.''' '''3. Se sugiere incluir una nota informativa en la que se detallen los tiempos de lectura estimados para los correos electrónicos. Se estima que el tiempo de lectura aproximado para los correos sea de 30 minutos luego de haber sido configurados, y de 15 minutos para su carga en el portal después de haber sido trasladados a la carpeta de descarga. Es importante tener en cuenta que estos tiempos pueden variar dependiendo del tráfico de información en el sistema.'''
 
<hr>
'''Requisitos previos'''
*Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada
(véase enlace de manual de configuración interna de correo)

Por lo tanto, le recomendamos configurar nuevamente su contraseña de aplicaciones para evitar cualquier inconveniente en el futuro.

<div class="thumb center">
<center>{{#widget:YouTube|id=IPz5k2pY1tA|width=660|height=415}}<center/>
 
</div>

<includeonly>=</includeonly>===Configuración interna de correo===<includeonly>=</includeonly>

Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Gmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=hn8k1VcRpQ8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 1.png|800x421px|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo y seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "Ver todos los ajustes".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 2.png|800x421px|'''Paso 2:''' Una vez se encuentre en el menú de configuración debe hacer clic en la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP." y En el apartado "Acceso IMAP", selecciona Habilitar IMAP, cuando haya realizado este proceso puede seleccionar la opción de "Guardar Cambios".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 3.png|800x421px|'''Paso 3:''' Es posible que su cuenta Gmail Bloquee el acceso a la aplicación y le llegue un correo con una notificación.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 4.png|800x421px|'''Paso 4:''' De clic en el ícono de su cuenta de Correo Gmail, se expandirá una vista como la mostrada. Luego debe seleccionar "Gestionar tu cuenta de Google".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 5.png|800x421px|'''Paso 5:''' Al acceder a configuración de cuenta, en el menú lateral izquierdo seleccione “Seguridad”, Luego navegue entre las diversas configuraciones hasta encontrar "iniciar sesión en Google" y haga clic en "Verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 6.png|800x421px|'''Paso 6:''' Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 7.png|800x421px|'''Paso 7:''' Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 8.png|800x421px|'''Paso 8:''' Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 9.png|800x421px|'''Paso 9:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 10.png|800x421px|'''Paso 10:''' En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 11.png|800x421px|'''Paso 11:''' Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
File:DRVP CONF CORREO GMAIL 12.png|800x421px|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>

 

En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 13.png|'''Paso 1:''' En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".

File:DRVP CONF CORREO GMAIL 14.png|'''Paso 2:''' Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

</gallery>

 

Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Hotmail====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Hotmail personal para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

 

<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=GNhXiqIyEsI|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Paso1.png|Paso 1: Entrar en el portal de recepción, Dar click en agregar configuración".

File:Paso2.png|Paso 2: Dar click en "Iniciar sesión con Microsoft".

File:Paso3.png|Paso 3: Ingresar los datos del correo y poner el tipo de cuenta personal, luego dar click en aceptar.

File:Paso4.png|Paso 4: Iniciar sección, y luego aceptar permisos de acceso de aplicación, para la lectura de correos.

File:Paso5.png|Paso 5: Aceptar y dar en cerrar

File:Paso6.png|Paso 6: Verificar la conexión

File:Paso7.png|Paso 7: Verificar en el correo la creación de carpetas: TFHKA-Recepción como carpeta principal, Descargados y erróneos como carpeta secundarias
</gallery>

Pasos complementarios para cuentas hotmail

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 3.png|Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

</gallery>

{{clear}}

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH)====<includeonly>=</includeonly>

A continuación encontrará el hipervínculo que lo redirigirá al articulo de Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH):

[https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/HKA_Recepci%C3%B3n_-_Configuraci%C3%B3n_Microsoft_Office_365_%28OAUTH%29 Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH)]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Yahoo====<includeonly>=</includeonly>

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 1.png|Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 2.png|Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 3.png|Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 4.png|Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 5.png|Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.

File:DRVP CONF CORREO YAHOO 6.png|'''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

</gallery>
<hr>
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configuración Zoho====<includeonly>=</includeonly>

Puede configurar su cuenta de Zoho Mail en cualquier cliente IMAP estándar con los datos de la configuración que aparecen a continuación.
 
'''Configuración de servidor entrante'''
(usuarios personales con una dirección de correo electrónico,nombredeusuario@zoho.com ó nombredeusuario@zohomail.com):
Nombre de servidor entrante: imap.zoho.com
Puerto: '''993''' Requerir
SSL: '''Sí'''
Nombre de usuario:''' nombredeusuario@zoho.com ''' ó '''nombredeusuario@zohomail.com'''
 
'''Configuración de servidor entrante''' (usuarios de la organización con una dirección de correo electrónico basada en dominios, '''sunombre@sudominio.com'''): Nombre de servidor entrante: imappro.zoho.com
Puerto: '''993''' Requerir
SSL: '''Sí'''
Nombre de usuario: '''sunombre@sudominio.com '''
 
'''Configuración de vista de carpetas del IMAP''' Un buzón con muchas carpetas y capacidad puede ser engorroso para efectos de visualización y sincronización de los correos electrónicos en los clientes con el IMAP.
Para optimizar el rendimiento de los clientes con IMAP, puede seleccionar las carpetas que desee sincronizar con el IMAP mediante los pasos que se indican a continuación:
::-Inicie sesión en Zoho Mail
::-Vaya a '''Configuración'''
::-Navegue a '''Cuentas de correo'''>> Acceso al IMAP
::-En la sección Acceso al IMAP, haga clic en '''Abrir ahora la configuración de carpeta.'''
::-Seleccione las carpetas que desee ver en los clientes con IMAP.
 

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:Zoho001.jpg|'''Paso 1:''' Acceder a su cuenta de correo.

File:Zoho002.jpg|'''Paso 2:''' Seleccionar la opción de "Configuración".

File:Zoho003.jpg|'''Paso 3:''' Dirijase a la opción "Mail accounts".

File:Zoho004.jpg|'''Paso 4:''' Una vez se encuentre en el menú de Mail accounts debe hacer clic en la pestaña "IMAP"

File:Zoho005.jpg|'''Paso 5:''' Seleccione el campo de "IMAP ACCESS"

File:Zoho006.jpg|'''Paso 6:''' Y debería quedar así.

File:Zoho007.jpg|'''Paso 7:''' Nos vamos al final y presionamos "SAVE".

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8:''' "Habilitar/deshabilitar la opción de TFA para usuarios específicos:" El administrador puede habilitar o deshabilitar el estado de TFA para los usuarios en el panel de control.

File:Zoho008.jpg|'''Paso 8.1:''' Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea habilitar o deshabilitar la TFA > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y desactívela.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9:''' Restablecer la TFA para usuarios específicos. El administrador puede restablecer la opción de TFA para los usuarios en caso de que hayan perdido el dispositivo móvil o no tengan acceso al dispositivo móvil que utilizaron en el momento de la activación de TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.1:''' Para restablecer la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail > Vaya a Usuarios en el panel izquierdo y haga clic en el usuario para el cual desea restablecer la TFA.

File:Zoho009.jpg|'''Paso 9.2:''' > Vaya a Configuración de seguridad, haga clic en TFA y haga clic en Restablecer TFA. Una vez que la haya restablecido, el usuario puede configurar el modo de TFA otra vez durante el inicio de sesión.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10:''' "Generación de una contraseña específica de la aplicación" Si la autenticación de dos factores está habilitada para una cuenta, los usuarios deben proporcionar la contraseña específica de la aplicación cuando accedan a su cuenta a través de POP/IMAP o Active Sync.

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.1:''' Para generar una contraseña específica de la aplicación, realice los siguientes pasos:

File:Zoho010.jpg|'''Paso 10.2:''' Inicie sesión en Zoho Accounts > En el menú de la izquierda, vaya a Seguridad y haga clic en Contraseñas de la aplicación > Haga clic en Generar nueva contraseña.

File:Zoho011.jpg|'''Paso 11:''' Se le pedirá que indique el nombre de su aplicación para referencia futura. Introduzca el nombre y haga clic en "Generar".

File:Zoho012.jpg|'''Paso 12:''' Se genera su contraseña y podrá usarla para iniciar sesión desde una sola aplicación. '''NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.'''

File:Zoho013.jpg|'''Paso 13:''' Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:Zoho014.jpg|'''Paso 14:''' En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración”

File:Zoho015.jpg|'''Paso 15:''' Debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos. Debe tener en cuenta la contraseña es la generada en el '''paso 12.'''

File:Zoho016.jpg|'''Paso 16:''' Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:Zoho017.jpg|'''Paso 17:''' Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:Zoho018.jpg|'''Paso 18:''' En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

{{clear}}

'''Nota:''' Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

<hr>

<includeonly>=</includeonly>=== Configuración para correos de dominio propio ===<includeonly>=</includeonly>

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

'''Nota:''' los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

{{clear}}
<includeonly>=</includeonly>====Pasos Básicos para todos los dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>

*1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
*2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
*3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
*4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
*5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
*6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.

{| class="wikitable" style =" margin: 0 auto; width: 60%;"
|+ style ="font-size: 115%;"|Servidores de dominio propio
|-
!Dominio !! Servidor !! Puerto !! SSL
|-
|GoDaddy|| imap.secureserver.net || 993|| Si
|-
|Colombia Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Latinoamérica Hosting|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Blue Host|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Web comercial|| mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Dungee || mail.dominio.com || 993|| Si
|-
|Hostinger|| imap.hostinger.com || 993|| Si
|-
|Inmotion hosting|| secure249.inmotionhosting.com|| 993|| Si
|-
|Yandex || imap.yandex.com || 993|| Si
|-

|Edgeuno|| pop.edgeuno.mail || 993|| Si
|-
|Publicar dominio propio|| ubicar información en el hosting || 993|| Si
|}

 
En los dominios propios hay que ubicar la configuración manual del correo en el hosting. Algunos casos de ejemplo en los que puede tener un servidor diferente al nombre del dominio son los siguiente: GoDady y webmail 
[[Archivo:servidordominiopropio.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro]]
[[Archivo:servidordominiopropio.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro]]
<includeonly>=</includeonly>====Observaciones para dominios propios:====<includeonly>=</includeonly>
*Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.
[[Archivo:DVRP CONF CORREO DOM PROPIO 1.png|800px|miniaturadeimagen|centro]]
 

*En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

{{clear}}

<hr>
<includeonly>=</includeonly>=== Configuración Servidor Siteground===<includeonly>=</includeonly>
*Sigua estos pasos para configurar en el servidor Siteground
<gallery mode="slideshow"> caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">
Archivo:ServidorSiteground1.png|''' '''
Archivo:ServidorSiteground2.png|''' '''
Archivo:ServidorSiteground3.png|''' '''
</gallery>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 365 1.png|Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

File:DRVP CONF CORREO 365 2.png|Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

File:DRVP CONF CORREO 365 3.png|Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

</gallery>

<hr>
<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en el portal===<includeonly>=</includeonly>
{{clear}}

'''Advertencia:''' '''Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.'''

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=5UzJJ2i0hV8|width=660|height=415}} 
</div>

<gallery mode="slideshow" caption ="Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir">

File:DRVP CONF CORREO 1.png|Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 2.png|

File:DRVP CONF CORREO 3.png|Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.

File:DRVP CONF CORREO 4.png|Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

File:DRVP CONF CORREO 6.png|Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

File:DRVP CONF CORREO 7.png|Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

</gallery>

 
*Listado de servidores y puertos.
{| class="wikitable"
|-
!Correo !! Servidor !!Puerto
|-
|Gmail || imap.gmail.com ||993
|-
|Hotmail || Outlook.office365.com||993
|-
|Yahoo || export.imap.mail.yahoo.com ||993
|}
{{clear}}
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>===Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica.===<includeonly>=</includeonly>

En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.

 
<div class="thumb center">
{{#widget:YouTube|id=ooWMfiQNC5w|width=660|height=415}} 
</div>
</noinclude>

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Vincular proveedores e Infodatos==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR-602.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Vincular proveedores y infodatos.''']]
La asociación de usuarios a proveedores y infodatos permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema. Para agilizar el proceso de gestión de documentos en la organización.
Esta función permite al usuario principal y a los usuarios administrador, asociar infodatos y proveedores a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
 
Ingrese en '''Menú-Configuraciones-Vincular proveedores y infodatos'''.
('''Ver Ver Figura 3''').
{{clear}}
'''Condiciones de vinculación para un usuario Administrador'''
* La opción se visualizará solo al tener el permiso activo.
* Los usuarios listados a vincular serán los que poseen un Rol inferior al Administrador; es decir, Avanzado y Básico.
* La vinculación a los usuarios Administrador será asignado por el usuario Principal (Root).
 

Al ingresar en la vinculación se listan todos usuarios, cada uno con sus acciones:
* Detalle.
* Configurar proveedores.
* Configurar infodatos.
('''Ver Figura 4''').
[[Archivo:MUPR-603.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 4: Vincular proveedores y infodatos, Usuarios activos.''']]
{{clear}}

* '''Detalle''': Se listan los proveedores y infodatos vinculados al usuario seleccionado ('''Ver Figura 5''').
[[Archivo:MUPR-604.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 5: Detalle de la vinculación proveedor - infodatos al usuario seleccionado.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar proveedor====<includeonly>=</includeonly>
Esta función permite asignar a un usuario del sistema los proveedores de los cuales va a gestionar los documentos. De esta manera se están estableciendo condiciones de visualización de los documentos en la solución HKA Recepción.
Se puede configurar de la siguiente manera: al seleccionar configurar proveedores se listan los proveedores activos que tiene el receptor disponible para vincular con el usuario de sistema, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. ('''Ver Figura 6''').
[[Archivo:MUPR-605.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 6: Lista de proveedores activos, disponibles para vincular.''']]

{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>====Configurar infodatos====<includeonly>=</includeonly>
Se listan todos los valores activos correspondiente a los infodatos "Zona" y “Línea de negocio”, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios.
('''Ver Figura 7''').
[[Archivo:MUPR-606.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 7: Lista de infodatos activos, disponibles para vincular.''']]
{{clear}}

<includeonly>=</includeonly>==Registrar Usuarios Interno==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR631.jpg|800px|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Catálogo Usuarios''']]
La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios ('''Ver Figuras 9''').
{{clear}}

La pantalla dispone de:
* Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
* Filtro de búsqueda de forma alfabética.
* Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario.
('''Ver Figuras 10''').
[[Archivo:MUPR632.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 10: Catálogo Usuarios''']]
{{clear}}

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
* Perfil: Configuración de nombre y correo.
* Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
** Básico
** Avanzado
** Administrador
* Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
{{clear}}
'''Perfil'''
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
Al culminar presione siguiente ('''Ver Figura 11''').
[[Archivo:MUPR633.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 11: Perfil de usuario''']]
{{clear}}

'''Aplicación'''
Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual ('''Ver Figura 12''').
[[Archivo:MUPR634.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta''']]
{{clear}}

'''Roles'''
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
* Administrador
* Avanzado
* Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
Para continuar presione Siguiente.
('''Ver Figura 13''').
[[Archivo:MUPR635.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 13: Roles del usuario''']]
{{clear}}

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. ('''Ver Figura 14''').
[[Archivo:MUPR636.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 14: Roles del usuario Múltiple''']]
{{clear}}

'''Permisos'''
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema ('''Ver Figura 15''').
[[Archivo:MUPR637.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 15: Permisos disponibles al perfil''']]

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
* Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
* Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

{{clear}}
{| class="wikitable"
|-
! Permiso/Rol !!Administrador !! Avanzado !! Básico
|-
| Ver Proveedores || X || X || X
|-
| Enviar invitación || X || X ||
|-
| Enviar Invitación Masiva || X || X ||
|-
| Eliminar invitaciones || X || ||
|-
| Cambiar estatus de invitaciones || X || ||
|-
| Ver Estatus || X || X || X
|-
| Crear Estatus || X || ||
|-
| Editar estatus || X || ||
|-
| Eliminar estatus || X || ||
|-
| Ver Comprobantes || X || X || X
|-
| Ver Detalle || X || X || X
|-
| Subir Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Eliminar Representación Gráfica || X || X ||
|-
| Gestión de Representación Gráfica || X || X || X
|-
| Verificar estatus || X || X || X
|-
| Subir documentos || X || X || X
|-
| Configuración de Anexos || X || ||
|-
| Configuración de Usuarios || X || ||
|-
| Usuarios || X || || X
|-
| Crear Usuarios || X || ||
|-
| Editar Usuarios || X || ||
|-
| Eliminar Usuarios|| X || ||
|-
| Editar Permisos Usuario || X || ||
|-
| Agregar Aplicación|| X || ||
|-
| Descargar archivos adjuntos || X || X ||
|-
| Editar anexos || X || X ||
|-
| Eliminar anexos || X || ||
|-
| Vincular Proveedores y Infodatos || X || ||
|-
| Cambio contraseña || X || X || X
|}

{{clear}}

'''Establecimiento'''
Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar ('''Ver Figura 16''').
[[Archivo:MUPR638.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 16: Establecimiento''']]
{{clear}}

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso ('''Ver Figura 17''').
[[Archivo:MUPR639.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 17: Registro Exitoso''']]

{{clear}}

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal ('''Ver Figura 18''').
[[Archivo:MUPR640.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 18: Nuevo usuario creado''']]

{{clear}}

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión ('''Ver Figura 19''').
[[Archivo:MUPR6311.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 19: Correo electrónico de registro usuario''']]
{{clear}}

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
* Detalle de usuario.
* Edición de usuario.
* Edición de permisos.
* Eliminar aplicación para el usuario.
* Agregar aplicación para el usuario.
* Inactivar usuario.
('''Ver Figura 20''').
[[Archivo:MUPR6312.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 20: Catálogo usuarios''']]
{{clear}}

'''Detalle de usuario'''
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario ('''Ver Figura 21''').
[[Archivo:MUPR6313.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 21: Detalle de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de usuario'''
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña ('''Ver Figura 22''').
[[Archivo:MUPR6314.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 22: Edición de usuario''']]
{{clear}}

'''Edición de permisos'''
Permite activación o desactivación de permisos requeridos ('''Ver Figura 23''').
[[Archivo:MUPR6315.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 23: Edición de permisos''']]
{{clear}}

'''Eliminar aplicación de usuario'''
Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola ('''Ver Figura 24''').
[[Archivo:MUPR6316.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 24: Eliminar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

'''Agregar aplicación de usuario'''
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. ('''Ver Figura 25''').
[[Archivo:MUPR6318.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 25: Agregar aplicación de usuario''']]
{{clear}}

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal ('''Ver Figura 26''').
[[Archivo:MUPR6317.jpg|800px|miniaturadeimagen|centro|'''Figura 26: Inactivar Usuario''']]
{{clear}}

Archivo:Paso7.png

2023-07-14T15:29:57Z

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