Emisión - Generar Comprobante Donaciones o Muestras Gratis - Portal DFactura Validación Previa
Facturación de Muestra Gratis / Donaciones
Esta opción se utiliza para emitir comprobantes electrónicos cuando se entregan bienes o servicios sin valor comercial, es decir, sin generar una venta. Su propósito es soportar contablemente las operaciones en las que se realiza una donación o entrega gratuita de muestras, cumpliendo con los requisitos fiscales y de control establecidos por la DIAN.
✅ Requisitos previos
- 📑 Secuenciales o prefijos
- Contar con la resolución activa y configurada según la autorización de la DIAN.
- Ruta → Configuración → Datos fiscales → Secuenciales
- ver a detalle creacion secuenciales
- 📦 Productos
- Registrados correctamente en el portal HKA.
- Ruta → Catálogo → Productos → Agregar producto
- ver a detalle creacion producto
- 👥 Clientes
- Registrados correctamente en el portal HKA según la información del RUT.
- Ruta → Catálogo → Clientes → Agregar cliente
- ver a detalle creacion de cliente
💼 Producto o servicio cuando el emisor asume el impuesto
1. Ingrese a la plataforma y diríjase al menú lateral izquierdo:
- 🔹 Seleccione Emisión
- 🔹 Luego haga clic en Generar Comprobante
2. En la sección Datos del Comprobante:
- 🔹 Seleccione y complete la información correspondiente a cada campo:
- ▫️ 1. Tipo de documento: Seleccione Factura de Venta.
- ▫️ 2. Establecimiento: Elija el establecimiento asociado al secuencial.
- ▫️ 3. Secuencial: Seleccione el prefijo previamente creado.
- ▫️ 4. Tipo de operación: Escoja la opción correspondiente.
3. En la sección Cliente, seleccione el cliente al que se emite el documento.
4. En la sección Conceptos:
- 🔹 Seleccione los productos o servicios a facturar.
- 🔹 Puede modificar si es necesario:
- ▫️ 5. Concepto
- ▫️ 6. Cantidad
- ▫️ 7. Precio unitario
- ▫️ 8. Marcar los productos como Muestra gratis
- 🔹 Use el botón ❇️ Agregar concepto para incluir más ítems.
5. Calcule el Impuesto aplicable al bien o servicio.
- 🔹 validar que solo se refleje el valor del impuesto en columna IVA y en Valor Total :
6. En la sección Medio de Pago:
- 🔹 Seleccione el método y medio de pago.
- 🔹 Si el método es Crédito, podrá ingresar la fecha de vencimiento.
- 🔹 Complete la Referencia de pago (campo libre para observaciones).
7. En la sección Descuento Global:
- 🔹 Después de haber seleccionado el concepto correspondiente con su respectivo impuesto, verifique que la casilla Muestra gratis se encuentre marcada. Esto indica que el producto o servicio fue configurado como una muestra sin costo..
- 🔹 En el campo Tipo de descuento:
- ▫️ 9. Seleccione la opción tipo de descuento condicionado.
- 🔹 En la casilla Porcentaje:
- ▫️ 10. Este campo es opcional. Dependerá de si en el campo Valor desea ingresar el monto total o únicamente el porcentaje del descuento.
- 🔹 En el campo Descuento:
- ▫️ 11. Ingrese el valor o el porcentaje del descuento, según la opción seleccionada anteriormente.
8. En la sección Información adicional:
- 🔹 Registre de manera oportuna las observaciones o detalles complementarios relacionados con la emisión de facturas por muestras gratis.
- 🔹 Es importante diligenciar este campo, ya que permite aclarar la naturaleza de la operación y asegurar que la información quede correctamente documentada para su validación por las áreas correspondientes.
9. Generacion de documento
- 🔹 Como último paso, debe dar clic en la opción Generar documento.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se visualiza la factura junto con su representación gráfica.
📥 Producto o servicio cuando el receptor asume el Impuesto
En este caso, el receptor es quien asume el valor del impuesto. La factura debe reflejar esta información de manera explícita y visible, de modo que el total del comprobante muestre el monto asumido.
1. Ingrese a la plataforma y diríjase al menú lateral izquierdo:
- 🔹 Seleccione Emisión
- 🔹 Luego haga clic en Generar Comprobante
2. En la sección Datos del Comprobante:
- 🔹 Seleccione y complete la información correspondiente a cada campo:
- ▫️ 1. Tipo de documento: Seleccione Factura de Venta.
- ▫️ 2. Establecimiento: Elija el establecimiento asociado al secuencial.
- ▫️ 3. Secuencial: Seleccione el prefijo previamente creado.
- ▫️ 4. Tipo de operación: Escoja la opción correspondiente.
3. En la sección Cliente, seleccione el cliente al que se emite el documento.
4. En la sección Conceptos:
- 🔹 Seleccione los productos o servicios a facturar.
- 🔹 Puede modificar si es necesario:
- ▫️ 5. Concepto
- ▫️ 6. Cantidad
- ▫️ 7. Precio unitario
- ▫️ 8. Marcar los productos como Muestra gratis
- 🔹 Use el botón ❇️ Agregar concepto para incluir más ítems.
5. Calcule el Impuesto aplicable al bien o servicio.
- 🔹 validar que solo se refleje el valor del impuesto en clumna IVA y en Valor Total :
6. En la sección Medio de Pago:
- 🔹 Seleccione el método y medio de pago.
- 🔹 Si el método es Crédito, podrá ingresar la fecha de vencimiento.
- 🔹 Complete la Referencia de pago (campo libre para observaciones).
7. En la sección Descuento global:
- 🔹 Este campo no aplica
8. En la sección Información adicional:
- 🔹 Registre de manera oportuna las observaciones o detalles complementarios relacionados con la emisión de facturas por muestras gratis.
- 🔹 Es importante diligenciar este campo, ya que permite aclarar la naturaleza de la operación y asegurar que la información quede correctamente documentada para su validación por las áreas correspondientes.
9. En la sección Totales & Generar documento:
- 🔹 En el apartado totales debe qeudar solamente el total del Impuesto reportado enel producto o servicio
