Configuración - Portal DFactura Validación Previa

Menú Configuración

En el Menú de Configuraciones podrá realizar los ajustes necesarios en su cuenta para la puesta en funcionamiento del sistema y las personalizaciones de elementos como El pie de pagina y el correo electrónico de emisión. Al Iniciar sesión por primera vez, debe realizar las configuraciones pertinentes a sus Datos fiscales y se recomienda personalizar el correo electrónico. Siempre podrá regresar a esta sección cuando requiera crear nuevos secuenciales, ajustar sus datos fiscales, correo de envío entre otros.

Datos Fiscales

Iniciada la sesión, por favor diríjase al menú principal del sistema del lado izquierdo de su portal, seleccione Configuración y posteriormente Datos Fiscales.

Se le mostrará una nueva sección en pantalla. En esta sección se pueden configurar o visualizar los siguientes elementos en forma de pestañas:

• Datos Fiscales
• Folios
• Secuenciales
• Certificado Digital
• Logotipo

Nota 1: Asegúrese de tener el RUT actualizado antes de iniciar este proceso. El NIT a configurar debe coincidir con el número de NIT que tiene actualmente en su RUT.
Nota 2: En ambiente DEMO Inicialmente cuando se carga el Certificado Digital de Pruebas, el NIT que se muestra en la Sección "Certificado" será el de The Factory HKA Colombia SAS. Esto no es un error. Su Certificado Digital será cargado cuando esté próximo su pase a producción.

Edición de Datos Fiscales

En la pestaña Fiscales Usted podrá visualizar la información que tiene actualmente configurada en su cuenta.

Nota: En esta pantalla podrá ubicar sus Tokens de Empresa y Password en caso de requerirlos.

Para para la edición de sus datos fiscales por favor presionar el botón Editar, emergerá una pantalla en la que se encuentran los campos de la información fiscal que deben ser agregados.

Sus datos fiscales estarán divididos en los siguientes subgrupos

Nota: Asegúrese de colocar todos los datos indicados como obligatorios, estos estarán marcados con asterisco en color rojo (*)

Datos del Contribuyente

En este sub-grupo de información debe seleccionar los siguientes datos:

• Régimen del Contribuyente: Puede seleccionar entre Persona Natural o Persona Jurídica
• Tipo de Régimen: Puede seleccionar entre Impuesto sobre las ventas IVA o No Responsable
• Tipo de Identificación: Esta opción por defecto esta seleccionada en NIT por requisitos de la DIAN
• Numero de identificación: Debe diligenciar su numero de NIT sin Digito de Verificación, tal como se muestra en su RUT (El digito de verificación es automáticamente calculado y colocado en la casilla siguiente por el sistema)
• Razón Social: Diligencia la razón social de su empresa como se encuentra ene l RUT. Si Usted es Persona Natural debe diligenciar sus nombres y apellidos como se muestra en el RUT
• Nombre Comercial: Opcionalmente puede agregar su nombre comercial como se indica ene l RUT

Domicilio Fiscal

En este sub-grupo debe diligenciar la dirección fiscal que tiene registrado en su RUT.

Por favor tenga en consideración todos los datos obligatorios y usar el formato de dirección igual al que tiene en el RUT

Nota: Esta dirección corresponde a la dirección fiscal. Si Usted cuenta con varios establecimientos físicos esta información podrá diligenciarse en el la sección Catálogos - Establecimientos

Información Adicional

En este sub-grupo deberá incluir la siguiente información:

• Actividad Económica: Por favor coloque al menos su Actividad principal indicada en el RUT
• Responsabilidades: Selecciones las responsabilidades que correspondan a su empresa. Marque las que coincidan con las que tienen indiadas en su RUT. Solo podrá elegir entre las siguientes opciones:

Código	Significado
O-13	Gran contribuyente
O-15	Autorretenedor
O-23	Agente de retención IVA
O-47	Régimen simple de tributación
R-99-PN	No aplica – Otros (ver nota)

Nota: Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con las primeras 4 responsabilidades, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final

• Impuestos: Indique los detalles tributarios de los cuales es responsable. Podrá elegir de la siguiente lista:

Código	Significado
01	IVA
04	INC
ZA	IVA e INC
ZZ	No aplica (ver nota)

Nota: Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con los detalles tributarios informados en los primeros tres códigos, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final

Información de Contacto

En este sub-grupo podrá diligenciar datos de contacto de su empresa para que sus clientes lo puedan visualizar en sus documentos electrónicos. Podrá diligenciar los siguientes datos:

• Nombre completo o Razón social
• Teléfono
• Telefax
• Email: Aquí deberá diligenciar el email registrado en la DIAN como Correo de recepción. Para mayor información puede ver el apartado Configurar Correo de Recepción DIAN a continuación.
• Nota: Puede colocar notas de referencia interna o referencia a sus clientes. esta información spodrá visualizarse en el documento electronico.

Configurar Correo Recepción DIAN

Para configurar el correo electrónico de recepción, favor seguir los siguientes pasos:

1.- Ingrese al portal de la DIAN

2.- En el nombre del usuario en la parte superior derecha, haga clic en el avatar y dar click en "Configuración"

3.- Se despliega una cuadro que dice "Correo electrónico para la recepción de facturas" (Ver Imagen 515b)

4.- Coloque el correo de recepción de facturas.

5.- Dar Guardar.

Luego dirigirse a la sección de: Configuración --> Datos Fiscales, y allí dar Editar y debe agregar el correo configurado en email en el sub-grupo información de contacto y presionar el botón Guardar para terminar la configuración correcta de sus datos fiscales. Si luego de este proceso en otra ocasión vuelve a ingresar a la opción Editar en Datos Fiscales se recomienda validar el correo de recepción en el campo Email, de no ser el mismo realizar el ajuste nuevamente y guardar los cambios.

Consorcio o Unión Temporal

Para mayor información puede ver el siguiente video

Dirección que se muestra en nuestra en nuestra Representación Gráfica

Imagen 515A: Dirección Errada

Para reajustar la dirección que se visualiza en su Representación Gráfica, debe ingresar al portal de TFHKA, dirigirse al apartado Catálogo > Establecimientos. Y editar la dirección del primer establecimiento a la dirección correspondiente. (Ver Imagen 515A)

Información de los folios

Imagen 304: Información de Folios

En esta sección Ud podra hacer seguimiento de los Folios que ha adquirido, su fecha de vigencia y su estatus. Por defecto, al registrarse al servicio en DEMO se adjudica la cantidad de 20 folios. Si desea comprar más folios comuníquese con su distribuidor autorizado. Ver imagen 304.

Para Mayor información puede ver el siguiente video

Configuración de los Secuenciales

Imagen 305: Secuenciales

En esta sección se muestran todos sus secuenciales configurados, los establecimientos a los que han sido agregados e información como fechas de vigencia y tipo de servicio.

De igual forma podrá gestionar sus secuenciales, consultar la información configurada y si lo desea podrá inactivar secuenciales que ya no tendrán uso.

Ademas podrá agregar secuenciales según el tipo de documento que desee emitir.

En la pantalla Agregar Numeración Secuencial, el portal realizará una consulta a la DIAN con su número de identificación para la carga de sus secuenciales disponibles según el número de resolución, el mismo cargará los rangos de numeración, vigencia, prefijo y clave técnica.

Agregar un Secuencial

Imagen 306: Carga de Secuenciales- Información DIAN

Presionando Agregar secuencial emergerá otra pantalla. Ver imagen 306. Los datos disponibles para el registro del secuencial son:

• Tipo de servicio: Tipo de servició de emisión de documentos (Habilitación o Producción2.1).
• Tipo de Documento: Tipos de documentos (Factura, Nota de crédito, Nota de débito).
• Tipo de Operación: Operación que se va asociar al tipo documento (Venta/Exportación y Contingencia).
• Tipo de servicio: Servicio por donde se va gestionar el documento (Portal, Servicio de integración, App Móvil).
• Modalidad de Uso para Secuencial: Modo de uso, (Automático, Manual sin prefijo, Manual con prefijo).
• Establecimiento: Se listaran los establecimientos registrados en Catálogo Establecimiento.
• Número de la resolución: es el número obtenido cuando se solicita la numeración de factura electrónica. El portal deberá realizar la consulta a la DIAN, si se estableció la conexión se debe mostrar todas las resoluciones asociadas al cliente en un combo lista. Si no se pudo establecer la conexión debe ser ingresado manualmente.
• Prefijo: se listara según la resolución seleccionada, siendo éste una serie de un máximo de 6 caracteres alfabética, numérica o alfanumérica que llevará en el inicio al número consecutivo del documento, es recomendable no duplicar la serie por otra ya existente con mismo o diferente tipo servicio.
• El Valor del rango desde y el valor del rango hasta: Es la numeración que debe ser válida otorgada por la DIAN.

nota: cuando se haya agotado el rango de numeración que le fue asignado y se deba solicitar la autorización de uno nuevo este debe ser la continuación de un rango ya autorizado.

• El Valor del rango inicial: Es el valor inicial de facturas del secuencial seleccionado, este valor debe ser igual o mayor al valor del rango desde y menor al valor del rango hasta.

nota: si se requiere los secuenciales se puede configurar de forma compartido por varios tipos de servicio, es decir; si dispone 200 secuenciales puede registrar para Portal 100, Servicio de integración 50, APP Móvil 50. Esto depende de las aplicaciones disponibles del cliente.

• La fecha inicio y fecha fin: Es el rango de fecha valida otorgado por la DIAN.
• Clave técnica: Es generada por la DIAN en caso de fallas de comunicación debe ser solicitada a The Factory HKA Colombia SAS y solo su Proveedor Tecnológico la puede consultar.
• SetTestID (Solo Habilitación): Es generada por la DIAN. Esta información se encuentra disponible en el Portal de Habilitación de la DIAN (dian.gov.co) en la sección "Tablero"

Notas y Tips importantes de Secuenciales:

Existen Dos Tipos de Servicio seleccionables en la primera casilla. Estos refieren al tipo de Factura que será enviado con este secuencial. las posibles opciones son:

• Habilitación: Son los secuenciales usados para enviar las pruebas de Habilitación.
• Producción 2.1: Son los secuenciales de Facturas reales

Dependiendo de Ambiente en que se encuentre la configuración de los secuenciales tienen particularidades:

• En Ambiente DEMO
  • La información que se usa en los secuenciales puede ser ficticia, no requiere de los rangos autorizados para hacer pruebas
  • Puede Configurar secuenciales de Habilitación o Producción 2.1 de forma indiferente para realizar las pruebas, considere que debe diligenciar los campos incluyendo Clave Técnica y SetTestID

Para mayor información de Creación de secuenciales de HABILITACIÓN en Ambiente DEMO puede ver el siguiente video


Para mayor información de Creación de secuenciales de PRODUCCIÓN 2.1 en Ambiente DEMO puede ver el siguiente video

• En Ambiente de Producción
  • Los rangos de Habilitación deben configurarse según la información que se encuentra disponible en el Portal de Habilitación de la DIAN (dian.gov.co). En la Sección Tablero, y la sección Participantes --> Modos de Operación --> Rangos de Prueba.
  • Los Rangos de Producción 2.1
  • EL PREFIJO y LA NUMERACIÓN deben ser los mismos autorizados por la DIAN respetando el uso de minúsculas y mayúsculas. Tome en cuenta que la configuración errónea es motivo de rechazo de los documentos electrónicos por parte de la DIAN.

Imagen 307: Carga de Secuenciales - Modo de Uso Integración

Existen 3 tipos de servicio que disponen de la modalidad de uso, tales como se describe a continuación:

• Portal: Modalidad Automática.
• Servicio de integración: Modalidad Automática, Manual sin prefijo, Manual con prefijo.
• APP Móvil: Modalidad Automática.

Cada secuencial creado por tipo de servicio, estará disponible para generar documentos desde la aplicación del mismo tipo de servicio. Ver imagen 307.

Aviso de diferencia en la configuración del Secuencial

Imagen 24: Configuración de Secuencial

Esta funcionalidad permite avisar al usuario cuando hay una diferencia entre el secuencial que se está creando y los secuenciales que ha venido usando anteriormente. El mensaje se muestra cuando el sistema detecta que está usando una configuración de secuencia distinta a la última configuración usada.

Ejemplo:

Su secuencial anterior está configurado de la siguiente manera:

Tipo de servicio: Portal Modalidad de uso para secuencial: Automática.

Imagen 24: Configuración de Secuencial

En el nuevo secuencial que desea crear, la configuración del secuencial tendrá un “tipo de servicio” y “modalidad de uso para secuencial” diferente :

Tipo de servicio: Servicio de integración

Modalidad de uso para secuencial: Manual con prefijo

En este caso se mostrará un aviso, indicando que su configuración es distinta a la anteriormente utilizada.

Imagen 24: Configuración de Secuencial

Recomendaciones:

1- Si ha recibido este mensaje y no está seguro de que ha quedado correcta la configuración, puede hacer clic en "cancelar" y se recomienda revisar que el secuencial está configurado de forma correcta en su “Tipo de servicio” ya sea portal o integración y “Modalidad de uso para secuencial” si es automático, manual con prefijo o manual sin prefijo.

2- Si su configuración es correcta, puede hacer clic en "Confirmar" y continuar con el guardado del secuencial.

Configurar Secuencial por vencimiento de resolución

Para realizar la configuración de los nuevos rangos de numeración:

Pagina Principal DIAN: Sección Temas de Interés

1.- Asociación de Rangos de Numeración

Una vez se haya autorizado de manera exitosa su nueva resolución debe esperar 2 horas para que esta quede activa, después de este tiempo deberá acceder al panel de "Facturando Electrónicamente" para realizar la asociación de los prefijos.

https://www.dian.gov.co/

Menu dentro del portal DIAN

En el panel izquierdo, ubicar la sección Participantes > Asociar prefijos

Menu asociar prefijo en el portal DIAN

En esta sección, puede seleccionar el Proveedor - Software de The Factory HKA Colombia SAS y seleccionar el Prefijo que desea asociar.

Ingreso al portal Producción 2.1 Validación Previa (TFHKA)

2.- Agregar secuencial
Al culminar el proceso de asociación de prefijos en la página de la DIAN, se debe ingresar a el portal de The Factory HKA

Menu dentro del portal TFHKA

Ingresar en Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales

Inactivar Secuencial vencido

Se debe inactivar el secuencial de facturación anterior, vencido por fecha o rango de consecutivos.

Agregar Secuencial

Proceder a agregar el nuevo secuencial con la información del nuevo rango de numeración.

Certificado Digital

En esta sección podrá Visualizar la información de su certificado Digital

Por seguridad, su Certificado Digital es gestionado y cargado por The Factory HKA Colombia SAS. Cuando su Certificado Digital ha sido emitido puede solicitar su carga a el Area de Proyectos a través de: proyectos_fel@thefactoryhka.com

nota: antes de realizar la carga del certificado debe tener actualizado en datos fiscales el número de documento que debe ser igual al número de identificación del certificado.

Carga del logotipo de la empresa

Imagen 308: Carga de Logo

Ud Puede cargar el Logo de su empresa y este será mostrado tanto en la Representación gráfica de su Documento Emitido como en elementos como el correo electrónico que le llega a su cliente. Para cargarlo debe ir a la selección y presionar Seleccionar logo, donde emergerá una ventana del explorador de Windows para seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo y para finalizar presionar Guardar. Ver imagen 308.

Personalización

En esta sección puede Personalizar elementos como el Pie de Pagina de sus documentos emitidos como el correo electrónico que reciben sus clientes al entregar un documento.

Para personalizar debe ir a Configuraciones → Personalización para desplegar las Configuraciones Generales.

Pie de Página

Imagen 309: Configuración del Pie de Página

En esta sección pordrá crear un pie de página personalizado para sus documentos. Debe presionar el botón "Activar Pie de Página" para activar el campo para editar el contenido del mismo, permitiendo configurar el formato.

Correo Electrónico

Imagen 310: Activación de Personalización de Correos

En esta sección podrá personalizar el envío de información en el correo electrónico que reciben sus clientes. Debe activar el mensaje personalizado para poder iniciar la personalización y envío del mismo. La personalización dispone de tres campos configurables:

• Asunto de correo electrónico (Obligatorio): Este campo es configurable por el cliente, permite concatenar texto con variables de pseudo código. Este elemento no debe tener contenido HTML. Véase imagen 28.

• Responder a (Obligatorio): Campo configurable por el cliente, donde se describe la dirección de correo a la que responderá el adquirente. Véase imagen 29.

Imagen 30: Cuerpo del Correo

• Contenido: Contenido del Correo, este contenido es ajustable en formato plantilla HTML junto con variable de pseudo código y formato Texto permitiendo formato en negrita, cursiva, subrayado, justificación, tablas, viñetas, numeración y sangría. Véase imagen 30.

Véase tabla 4 (Tabla de pseudo códigos para personalizar correo) para identificar las variables de pseudo códigos a utilizar en la plantilla HTML. Si no se desea personalizar el correo electrónico, la opción debe estar apagada y la aplicación enviará el correo por defecto de The Factory HKA.

Cambiar contraseña

Imagen 311: Cambio de Contraseña

Por su seguridad se recomienda realizar el cambio de su contraseña inicial.

Para realizar el cambio debe ir a Configuraciones → Cambiar contraseña. Ver imagen 311.

Para editar la contraseña agregue la clave actual e ingrese la nueva. Presione Cambiar Contraseña para que los cambios sean establecidos.

Usuarios

Imagen 516: Catálogo Usuarios

En este catálogo se permite agregar y configurar los permisos de visualización de documentos por servicio según se desee. Igualmente se pueden gestionar los usuarios proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes. Existe un límite de registros de 50 usuarios máximos, si se requiere registrar usuarios adicionales debe comunicarse con la empresa para realizar su solicitud. Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Ir a Catálogos → Usuarios.

Agregar un nuevo usuario

Imagen 517: Agregar Nuevo Usuario

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para generar el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:

• Perfil: Configuración de nombre y correo
• Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario, pueden ser:
  • Estándar
  • Avanzado
  • Administrador
• Permisos: Pueden ajustar los permisos del usuario
• Clientes: Clientes a los que tendrá acceso el Usuario
• Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario

Para iniciar presione Agregar Usuario

Perfil

Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema. Al culminar presione siguiente. Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas.

Roles

Imagen 518: Selección del Rol de Usuario

Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente

• Administrador
• Avanzado
• Estándar

Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección. Para continuar presione Siguiente.

Permisos

Imagen 519: Personalizar Permisos de Usuario

Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos" Esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seccionado. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema.

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.

• Estándar: Acceso básico con opciones limitadas para agregar y visualizar sin afectar configuraciones.
• Avanzado: Acceso para agregar y editar registros, ajustes y configuraciones.
• Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.

Permiso/Rol	Estándar	Avanzado	Administrador
Inicio	X	X	X
Clientes	X	X	X
Producto	X	X	X
Unidades de Medida	X	X	X
Establecimientos		X	X
Usuarios			X
Emisión	X	X	X
Reportes		X	X
Datos Ficales	X	X	X
Folios			X
Secuenciales	X	X	X
Logotipo		X	X
Certificado			X
Cambio de Contraseña	X	X	X
Personalizaciones			X

Descripción de cada permiso:

1. Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.
2. Clientes: Módulo para manejo de Clientes, permite agregar, editar, eliminar clientes, editar precio de un producto para un cliente, ejecutar la carga masiva.
3. Productos: Módulo para manejo de Productos, permite sólo agregar, editar y eliminar productos.
4. Unidades de Medida: Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite permite sólo agregar, editar y eliminar unidades de medida.
5. Establecimientos: Módulo para el manejo de establecimiento, permite agregar y editar establecimientos.
6. Usuarios: Módulo para manejo de usuarios, permite agregar y eliminar usuarios.
7. Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite generar y visualizar los distintos documentos como facturas, notas de crédito y notas de débito, reenviar por correo los distintos documentos generados y descargar los archivos PDF Y XML de los documentos generados.
8. Reportes: Módulo para la generación de reportes de los distintos documentos generados. Permite generar y descargar los reportes de los distintos documentos.
9. Datos Fiscales: Módulo para el manejo de los Datos Fiscales, Permite visualizar y editar los datos fiscales.
10. Folios: Módulo que permite visualizar los paquetes de folios adquiridos.
11. Secuenciales: Módulo para manejo de Secuenciales de numeración, permite agregar, editar y desactivar los secuenciales registrados.
12. Logotipo: Módulo para el manejo del Logotipo, permite editar y eliminar el logotipo que se presentará en los documentos.
13. Certificado: Módulo para el manejo del certificado digital, permite cargar o modificar el certificado digital.
14. Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de usuario.
15. Configuraciones: Módulo para la configuración de parámetros

Clientes

Imagen 520: Personalizar Listas de Clientes que puede ver el Usuario

Personalizar la lista de clientes permitirá limitar el acceso a los datos de los clientes seleccionados de la lista desplegable, tanto a nivel de catálogos como de documentos.

Establecimientos

Imagen 521: Personalizar Listas de Establecimientos en los que puede estar el Usuario

Personalizar la lista de Establecimientos permitirá limitar al perfil creado el acceso a los datos asociados al establecimiento seleccionado, tanto a nivel de catálogos como de documentos. Active la opción y seleccione la Establecimiento de la lista desplegable. Presione el botón (+) para agregarlo. Para finalizar, presione Guardar.