Habilitación como facturador electrónico en el portal de la DIAN (Validación Previa)
NOTA: Antes de iniciar el proceso de HABILITACIÓN es necesario tener el RUT actualizado, debido a que el acceso a la plataforma llega al correo electrónico que tienen registrado en el RUT.
Demo
Ambiente totalmente de pruebas internas.
El ambiente DEMO es un ambiente netamente de pruebas internas. En dicho ambiente se realizan las configuraciones del portal para ir conociendo el comportamiento del sistema: cómo se crean los clientes, unidades de medida, productos y/o servicios, establecimientos; así como también se configuran los datos fiscales de su empresa y los secuenciales para hacer pruebas de emisión de facturas, notas crédito, notas débito, documentos soporte y notas de ajuste.
Estos documentos no viajan a la DIAN.
Para más información sobre el ambiente DEMO, puede ingresar al siguiente enlace [clic aquí].
Registro y Validación Inicial
Paso 1:
Ingrese al enlace: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/register
Para el registro debe diligenciar los siguientes campos:
- Razón Social o Nombre
- Correo Electrónico
Nota: Antes de ingresar, el portal realiza una validación previa de seguridad mediante el servicio Cloudflare, verificando la integridad del navegador y confirmando que la conexión sea legítima antes de permitir el acceso.
Paso 2:
Una vez realizado el registro, se genera un mensaje indicando que se envió un correo para la activación de su cuenta.
El correo recibido contiene la contraseña y el enlace que redireccionará al usuario a la pantalla principal donde se visualiza un mensaje que indica que la cuenta ha sido confirmada y que puede ingresar al sistema. Ver imagen 1.1.
Nota: Usted debe activar su cuenta antes de poder ingresar. En caso de que no active su cuenta, el sistema no le permitirá ingresar. Considere que usted cuenta con 24 horas para activar la cuenta; de lo contrario, se vencerá su opción de registro.
Ingreso al Sistema
Para ingresar al portal Demo de Facturación debe colocar el correo electrónico y la contraseña recibida. Ver imagen 1.2.
Migración DEMO a Producción
Desde el Área de Proyectos se verificará si usted cumple con los siguientes requisitos:
- Gestión de facturación y pago completada.
- Certificado digital emitido.
- Usuario registrado en la plataforma DEMO de Validación Previa. Se recomienda haber ensayado sus diferentes escenarios de facturación presentes en su operación en el ambiente DEMO.
- Casa de software integrada (aplica para clientes que facturarán electrónicamente a través de un sistema contable aliado a The Factory HKA).
El no cumplir con todos los requerimientos listados puede significar demoras en el proceso.
Si cuenta con todos los requisitos, puede realizar la solicitud del pase a Producción. Para ello, usted debe diligenciar el siguiente formulario.
ATENCIÓN
- Debe tener en cuenta que al realizar la migración de DEMO a Producción, la siguiente información NO SE MIGRA:
- Clientes
- Productos
- Unidades de medida
- Establecimientos
- Solo SE MIGRA de DEMO a Producción:
- Datos fiscales.
- Logo.
- Certificado digital.
Producción - En proceso de Habilitación
Se recomienda realizar este paso una vez que se haya recibido la confirmación de migración por parte del área de proyectos, para así poder acceder al portal de producción de facturación electrónica.
Durante la fase de Producción - En proceso de habilitación del portal, se realizan las pruebas requeridas para obtener la autorización de la DIAN como facturadores electrónicos.
Ingresar al Portal de la DIAN
Inicialmente se debe ingresar a la página de la DIAN www.dian.gov.co y dar clic en el botón de HABILITACIÓN. (Ver Imagen 2.1)
Ingresar a la plataforma de registro de Validación Previa
Ingresar como Empresa
Deberá elegir entre las dos opciones disponibles: representante legal o usuario autorizado. Luego, deberá ingresar la información solicitada, que incluye el tipo de documento, el número de documento y el NIT de la empresa. (Ver Imagen 2.2)
Ingresar como Persona
Debe seleccionar el tipo de documento y digitar el número de documento de la persona. (Ver Imagen 2.3)
En ambos casos, una vez se valide el usuario, el sistema enviará un correo electrónico al representante legal de la empresa con un enlace para acceder al portal web. (Ver Imagen 2.4)
Una vez que llega el correo, deberá dar clic en Ingrese aquí. (Ver Imagen 2.5)
Registro como Facturador Electrónico en el Portal Web DIAN Validación Previa
Paso 1:
Una vez dentro de la plataforma, deberá ingresar a:
- Perfil.
- Configuración.
(Ver Imagen 2.6)
Paso 2:
Configurar el correo de recepción:
- Ingresar el correo de recepción de facturas.
- Dar clic en guardar para salvar los cambios.
(Ver Imagen 2.7)
Paso 3:
Ingresar a documentos electrónicos:
- Abrir el menú y dar clic en registro y habilitación.
- Dar clic en documentos electrónicos.
(Ver Imagen 2.8)
Paso 4:
Dar clic en factura electrónica.
(Ver Imagen 2.9)
Paso 5:
Dar clic en configurar modos de operación.
(Ver Imagen 2.10)
Paso 6:
Configurar modos de operación:
- En el modo de operación, seleccionar "Software de un proveedor tecnológico".
- En Nombre empresa proveedora, seleccionar "THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S.".
- Dar clic en asociar.
(Ver Imagen 2.11)
Paso 7:
Dar clic en detalles de set de pruebas.
(Ver Imagen 2.12)
Paso 8:
Dar clic en set de pruebas – Seguir el proceso en la sección 2.5 Set de Pruebas.
(Ver Imagen 2.13)
Set de Pruebas
Sin cerrar la pestaña de la DIAN que contiene la información del set de pruebas, ingresar al portal de facturación en el ambiente de producción.
Link de ingreso Portal Producción: https://factura21.thefactoryhka.com.co/
Para crear un secuencial y asociar el set de pruebas a este, es necesario haber creado al menos un dato en cada una de las categorías, ya sea en el portal o en el software de integración:
- Establecimiento: Ver Establecimientos
- Unidades de medida: Ver Unidades de Medida
- Producto: Ver Productos
- Cliente: Ver Clientes
Ingresar a la sección de secuenciales para asociar el set de pruebas:
- Una vez dentro del portal, dar clic en Configuración.
- Dar clic en datos Fiscales.
- Dar clic en Secuenciales.
- Dar clic en Agregar secuenciales.
(Ver Imagen 2.14)
Creación del secuencial:
- Tipo de Ambiente: Seleccionar habilitación.
- Tipo de Documento: Seleccionar FACTURA.
- Tipo de Operación: Seleccionar VENTA/EXPORTACION.
- Tipo de Servicio: Seleccionar portal o servicio de integración, si va a hacer uso de un software de integración.
- Tipo de Modalidad de uso para secuencial: Seleccionar automático.
- Establecimiento: Seleccionar uno de los establecimientos creados.
- Número de resolución: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- Prefijo: En esta sección debe escribir SETT.
- Valor del rango desde: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- Valor del rango hasta: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- Valor del rango inicial: Si es la primera vez que hace un proceso de habilitación debe colocar 1, si no, puede probar colocando 100.
- Fecha inicio: Consulte la información del set de pruebas y agréguela en este campo.
- Fecha fin: Consulte la información del set de pruebas y agréguela en este campo.
- Clave técnica: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- setTestID: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- Dar clic en guardar para crear el secuencial.
(Ver Imagen 2.15)
Emita una factura seleccionando como secuencial el prefijo SETT, que acabamos de crear.
En el siguiente enlace se detalla cómo emitir facturas desde el portal: Ver cómo generar su primera factura
Si presenta problemas al momento de realizar las pruebas de habilitación, The Factory ha desarrollado un tool de habilitación que le brinda la posibilidad de superar el set de pruebas de forma automática.
Para hacer uso de esta opción, por favor envíe un correo a: soporte_fel_co@thefactoryhka.com, con los siguientes datos:
- Razón social:
- NIT:
- DV:
- Set-Test-ID:
- Clave técnica:
Al realizar y superar el proceso de habilitación, el área de soporte le entregará una respuesta en la cual se evidenciará que este fue aprobado y se encuentra habilitado como emisor de Facturación Electrónica ante la DIAN.
(Ver Imagen 2.16)
📋 Solicitud de Rangos de Numeración
🔑 Paso 1: Acceso al portal MUISCA
- Ingrese al sitio oficial de la DIAN: muisca.dian.gov.co
- Seleccione si la solicitud es a nombre propio o a nombre de un tercero.
- Diligencie los datos solicitados:
- → Tipo de documento
- → Número de documento (sin puntos ni comas)
- → Contraseña
- → Marque la casilla de autorización para tratamiento de datos personales.
- Haga clic en Ingresar.
🧭 Paso 2: Navegación en el portal
- En el menú lateral izquierdo, seleccione Numeración de Factura.
- Haga clic en Solicitar numeración de factura.
- Confirme que tiene el RUT actualizado y haga clic en Aceptar.
📝 Paso 3: Confirmación de datos del contribuyente
- Confirme los datos solicitados:
- NIT
- Datos del autorizado (tipo y número de documento)
- Verifique y haga clic en Ingresar.
🖊️ Paso 4: Solicitud de autorización de rangos
- Seleccione Autorizar rangos para iniciar una nueva solicitud.
- Complete los campos:
- Prefijo (recomendado solo letras)
- Establecimiento
- Tipo de facturación: Factura electrónica de venta
- Rango desde (normalmente 1)
- Rango hasta (según necesidad)
- Haga clic en Agregar.
🔍 Paso 5: Revisión y envío de la solicitud
- El sistema mostrará el registro con prefijo, rango y establecimiento.
- Seleccione Borrador para guardar el documento.
- Aparecerá mensaje confirmando que se guardó exitosamente.
- Puede Ver documento o Aceptar.
- Finalmente, haga clic en Definitivo para formalizar.
🔏 Paso 6: Firma electrónica de la solicitud
- Aparecerá ventana para Firmar documento.
- Solicite la clave dinámica haciendo clic en Solicitar aquí.
- Revise su correo, copie la clave recibida.
- Ingrese la clave dinámica y la clave de firma electrónica.
- Haga clic en Firmar documento.
- Confirmará que se guardó correctamente.
- Puede visualizar o cerrar con Aceptar.
📄 Paso 7: Formalización final de la solicitud
- En Formalice la solicitud de numeración de facturación, seleccione Firmar.
- Solicite y copie la clave dinámica que llegará a su correo.
- Péguela, ingrese la clave de firma electrónica y firme.
- Tras la confirmación, verá en el portal la resolución con:
- Número de solicitud
- Fecha de solicitud
- Tipo de autorización
- Estado (debe ser Definitivo)
- Puede descargar o visualizar la resolución en PDF.
📋 Asociación de Rangos de Numeración
Una vez se haya habilitado de manera exitosa ante la DIAN, deberá acceder al panel de "Facturando Electrónicamente" para realizar la asociación de los prefijos. (Ver Imagen 4.1)
1. Ingresar a la sección de configuración
En el panel izquierdo, ubicar la sección Configuración > Rangos de numeración. (Ver Imagen 4.2)
2. Seleccionar proveedor y prefijo
En esta sección, puede seleccionar el Proveedor - Software de The Factory HKA Colombia SAS y seleccionar el Prefijo que desea asociar. (Ver Imagen 4.3)
3. Asociar el rango
Para asociar el rango, debe dar clic en Asociar rango y seleccionar el rango deseado. (Ver Imagen 4.4)
4. Guardar cambios
En caso de ser necesario, debe dar clic en Guardar para confirmar la asociación del rango. (Ver Imagen 4.5)
Nota: Esta asociación debe realizarse para cada prefijo que se desee habilitar para emisión de documentos electrónicos.
Emisión de Facturas Electrónicas
El proceso de emisión de facturas electrónicas una vez que el usuario se encuentra habilitado, es el siguiente:
- Ingresar al portal de facturación https://factura21.thefactoryhka.com.co/
- Seleccionar la opción Facturación.
- Elegir el prefijo asociado y diligenciar los datos del documento.
- Realizar la validación previa y generar la factura.
- Descargar o enviar la factura al cliente.
- Consultar el estado de la factura.
- Enviar información adicional si es requerida por la DIAN.