Preguntas Frecuentes HKANómina
En esta sección podrás encontrar respuestas y posibles soluciones a las preguntas más frecuentes buscadas por nuestros clientes.
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Preguntas Portal WEB
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| ¿Cómo se puede registrar para el portal de nómina electrónica? | https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_HKAN%C3%B3mina#Registro_y_Validaci.C3.B3n_Inicial |
| ¿Cómo ingresar al Portal de Nómina Electrónica? | Para el ingreso al Portal Demo Nómina Electrónica podrá hacerlo través de la siguiente url: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ utilizando el mismo usuario y contraseña del portal de emisión de factura electrónica en Demo.
Para el ingreso al Portal Producción Nómina Electrónica podrá hacerlo través de la siguiente url: https://nomina.thefactoryhka.com.co/ @IMPORTANTE: Para clientes nuevos deben registrarse en el portal demo de emisión de Factura Electrónica a través del siguiente link: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login. |
| ¿Qué Tokens Debo Utilizar para Enviar la Nómina Electrónica? "Clientes de Integración" | Para la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se deben utilizar los Token Enterprise y Token Password que tiene asignados el contribuyente para el servicio de Emisión de Factura Electrónica en el ambiente Demo o Producción.
@IMPORTANTE: Si utiliza los Token Enterprise y Token Password de forma incorrecta en los ambientes recibirá rechazo por parte del servicio. |
| ¿Cómo Obtengo los Tokens para Ambiente Demo o Producción? | Cada uno de los emisores de nómina electrónica al tener su registro previamente cuenta con el ingreso al portal de demo y producción de nómina, en los cuales debe ingresar para validar sus token teniendo en cuenta los siguientes pasos:
1.- Por favor acceda directamente con sus credenciales a través de las siguientes URLs: Portal Nómina Electrónica:
Portal Factura Electrónica:
 2. Debe Dar clic en Configuración > Datos Fiscales y ver en la ventana de Datos del contribuyente el Token Empresa y Token Contraseña  @IMPORTANTE: Si el emisor no cuenta con servicio de Facturación Electrónica, deberá ingresar la url: https://demofactura.thefactoryhka.com.co |
Mensajes Error Portal WEB
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| Error: En proceso de validación | Este mensaje de error se puede obtener cuando la DIAN esta presentando lentitud y no recibimos la respuesta por parte del ente |
| Error en servidor, intente más tarde | Se debe validar que el cliente tenga los datos fiscales configurados en el portal de ambiente demo de factura electrónica |
| No muestra número de nit de la empresa | Se debe ingresar por medio de los siguientes portales para verificar si el nit de la empresa esta configurado:
Portal Nómina Electrónica:
Portal Factura Electrónica:
Luego de ingresar se deben dirigir al menú principal y seleccionar Configuración > Datos Fiscales y validar si la empresa cuenta con el número de nit registrado |
| Error: 'Municipio Ciudad' no debe estar vacio | Se debe validar en el portal de ambiente demo de factura electrónica https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login y la dirección de los datos fiscales y del establecimiento de la empresa.
Seguido de realizar la verificación de esta información en el portal, ingrese nuevamente al portal de nómina electrónica seguido de Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales y Desactivar el secuencial que están utilizando en el proceso de habilitación o de pruebas. Luego de desactivar el secuencial, procede a agregar nuevamente el secuencial diligenciando los datos correctamente y realice el proceso de generar el documento. |
| Error: Batch en proceso de validación | Al generarse este mensaje de error es motivado a que la DIAN puede estar presentando intermitencia en su servicio. |
| Error No Identificado. Código 504 | Este mensaje puede generarse cuando la DIAN esta presentando una intermitencia ocasionando un timeout |
| "Documento Generado""Validación de Request Exitosa" | Se debe verificar que la configuración de los secuenciales esten creados de forma correcta |
Preguntas Portal DIAN
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| ¿Como Consultar Nóminas Emitidas en la DIAN? |
Parámetro QR
https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/document/searchqr?documentkey= {Aquí va el CUNE}
Exportar Informe DIAN
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Rechazos DIAN
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| [Regla: 92 Rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en el plataforma. Regla: NIE033 Rechazo: Debe ir el NIT del Empleador sin guiones ni DV] | Para efecto de PRUEBAS en nómina electrónica en los escenarios en que la respuesta del servicio nos arroje las siguientes reglas:
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| [Regla: NIE024. Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida] | Para superar la regla de validación R-DIAN Regla: NIE024, Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida.
Esta regla hace referencia a los valores totales de documentos los cuales no se están documentando con decimales.
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| [Regla: NIE032. Rechazo: Debe corresponder al Nombre de la Razón Social del Empleador] | Este motivo de rechazo es debido a que la razón social del Empleador es muy extensa y la DIAN tiene limitaciones en nómina en la cantidad de caracteres para el campo razón social.
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| [Regla NIAE010. Rechazo: Debe corresponder a un prefijo elegido por el emisor del documento] | Para superar la regla de validación R-DIAN Regla NIAE010. Rechazo: Debe corresponder a un prefijo elegido por el emisor del documento.
Se debe validar que se este utilizando prefijos en mayúsculas y de cuatro (4) caracteres solo alfabéticos, estopy motivado a que son las condiciones que esta aceptando la DIAN para los prefijos. Ejemplo: HABB, HABC, etc.  |
| [Regla: NIE107, Rechazo: Se debe colocar el Porcentaje que corresponda] | Se debe validar que el porcentaje del cálculo aplicado en las horas extras corresponda a los indicados en el anexo técnico
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| ["Regla: NIAE191a, Rechazo: Documento a Reemplazar no se encuentra recibido en la Base de Datos."] |
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| [Regla: 90. Rechazó: Documento procesado anteriormente] | Este motivo de rechazo se puede presentar en diferentes escenarios:
1.- En Ambiente de Pruebas: en el ambiente de pruebas la Regla: 90, Rechazó: Documento procesado anteriormente puede ser generarse motivado a que están utilizando un número de consecutivo que ya fue emitido anteriormente bajo el número de nit de The Factory HKA el cual están utilizando en el ambiente de pruebas. En este caso le sugerimos realizar el proceso de editar el secuencial colocando un rango mayor al que están utilizando actualmente para la emisión de las nóminas. 2.- En Ambiente de Habilitación y Producción: La Regla: 90, Rechazó: Documento procesado anteriormente puede presentarse a que el secuencial que tienen creado con el tipo de ambiente de habilitación o producción fue creado en primera instancia como servicio de integración. Si se realizó una modificación en los secuenciales colocándolo con el tipo de servicio Portal, se debe validar que en la modalidad del secuencial este Automático y no manual con prefijo, es decir, que si se tiene el secuencial configurado como manual con prefijo al emitir las nóminas le indica el motivo de rechazo mencionado anteriormente. Para corregir el inconveniente lo invitamos a ingresar al portal nómina electrónica seguido de Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales, desactivar el secuencial y crearlo nuevamente colocando un rango de numeración mayor al que se está utilizando. |
| ["Regla: NIE111. Rechazo: Se debe colocar la cantidad de Dias. Debe ser la diferencia entre FechaInicio y Fechafin"] | Este motivo de rechazo se genera por la cantidad de días que se está reportando en el devengado de vacaciones comunes o compensadas
Para corregir el motivo de rechazo, se debe reportar una cantidad días en las vacaciones no mayor a 30 días  |
| Error al procesar batch. ZipKey | Se debe validar que el identificador del set de pruebas (TestSetID) sea el otorgado por DIAN y no se esten colocando el ID Software del proveedor tecnológico
De estar colocando el ID Software del proveedor tecnológico, debe realizar el siguiente proceso: 1. Ingresar al portal de habilitación DIAN www.dian.gov.co en la opción "Habilitación". 2. Ingresar datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
3. Recibirá en su correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”. 4. Hacer clic en el botón “Registro y Habilitación" y luego en la opción “Documentos Electrónicos”. 5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica”, seguido de "Nómina Electrónica y Nómina de ajuste" 6. Hacer clic en el botón “Aceptar” en la ventana emergente para continuar. 7. Seleccionar la opción “Emisor” en la ventana de “Participantes”. 8. Hacer clic en el botón “Set de pruebas” del listado de modos de operación asociados Luego de culminado este proceso, se debe ingresar en el portal de nómina electrónica seguido de Configuración > Datos fiscales > Secuenciales y Desactivar los secuenciales que posee creados. Al culminar esta etapa, realizar la creación de nuevos secuenciales colocando rangos de numeración mayor a los que se están utilizando actualmente. |
| [Regla NIE142: Valor Pagado por Auxilios No Salariales] | Se debe validar que al momento de indicar el monto del auxilio se este colocando el campo no reportado en Blanco |
Provisiones Nómina Electrónica
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| ¿Cómo Agregar Provisiones a la Nómina Electrónica? | Con el principio de interacción entre la contabilidad del empleador y lo que reporta dicho empleador a la DIAN, se debe realizar el registro de provisiones en nómina electrónica, es de aclarar que la Nómina electrónica es reflejo de la actualidad contable de cada empresa por lo tanto si ellos contablemente provisionan también deben registrarlo en nómina electrónica.
Tenga en cuenta que existen 2 opciones de causación de estos devengos el pago efectivo de la obligación o el reconocimiento contable ( abono en cuenta), así la obligación no se pague en el mes ( lo primero que ocurra) y el documento soporte de pago de nómina electrónica se convierte en un documento tributario que puede ser emitido desde el ERP o desde un excel en cual le será útil al Empleador para su deduccion de impuesto a la renta en su declaración presentada ante la DIAN). Con base en el concepto unificado de la DIAN del 19 de agosto del 2022, en donde se revoca los conceptos anteriores a los asuntos que trata dicho concepto
Se procede a explicar en dicho concepto el tratamiento de los abonos en cuenta que correspondan a la nómina electrónica, en el siguiente punto:
4.2.4.2. ¿Cuál es la incidencia en el documento soporte de pago de nómina electrónica de los conceptos de pago y abono en cuenta?
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Nómina Electrónica según Concepto Unificado DIAN 0106 – 19 agosto 2022
Contratos Prestación Servicios
4.2.3.3. ¿Qué se entiende por la vinculación por medio de una relación laboral, legal o reglamentaria para efectos del documento soporte de pago de nómina electrónica?
Dotación, Alimentación, Hospedaje de Empleados
Los Contratos de Aprendizaje no aplican para Nómina Electrónica
4.2.3.6. El contrato de aprendizaje no genera una relación laboral o legal y reglamentaria, ya que no implica la existencia de una relación laboral conforme a las normas establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo.
Nómina Electrónica en Uniones Temporales
Nómina Electrónica Empleador Realiza Conmutación Pensional a una Fiducia
Transmisión Notas de Ajuste Nómina Electrónica
Nómina Electrónica no es un “Desprendible de Pago”
Concepto DIAN No.003580 de 2006
Estatuto Tributario Articulo 283
El Régimen Simple de Tributación -RST- está obligado a hacer Nómina Electrónica?
Respuesta con base en el OFICIO DIAN N° 0304 901689 - 03-03-2021.
Al respecto, este Despacho mediante el concepto No. 901592 de 2021 explicó: “la disposición normativa citada es clara en determinar que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas –IVA, según corresponda
Así las cosas toda vez que los contribuyentes del régimen simple de tributación -SIMPLE a la luz de lo dispuesto en los artículos 903 y 907 del Estatuto Tributario no son contribuyentes del impuesto sobre la renta, estos no están obligados por las disposiciones legales vigentes a implementar el citado documento soporte de pago de nómina electrónica."
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Cesantías
¿Qué son las cesantías?
Las cesantías son una prestación social que el empleador debe pagar a sus trabajadores, equivalente a un mes de salario por cada año trabajado. Este monto se consigna en una cuenta individual a nombre del trabajador, y se utiliza como un ahorro en caso de desempleo, terminación del contrato laboral o para la compra de vivienda y educación. Además, es un derecho para los trabajadores vinculados por contrato fijo o término indefinido, tanto en empresas públicas como privadas.
¿Comó se liquidan las cesantías?
El auxilio de cesantías es una prestación social en favor de los trabajadores que perioódicamente se debe liquidar, y en algunos casos las cesantías se van provisionando mensual o quincenalmente, pero en determinados casos hay que hacer una liquidación definitiva.
Cesantıas=(Salario mensual+Auxilio de transporte)×Dıas trabajados/ 360
¿Cuándo se deben liquidar las cesantías?
Las cesantías se deben liquidar cuando ocurra uno de los siguientes casos:
- Cuando el contrato de trabajo termine
- Cuando el trabajador pasa de tener un salario normal a un salario integral
- Cada año el corte es el 31 de diciembre
- Cuando el contrato de trabajo termina, las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador
La cesantías que se deben liquidar todos los años con corte a 31 de diciembre, se consignan en el fondo de cesantías, antes del 14 de febrero de cada año
¿Cuándo se pagan las cesantías?
Durante la vigencia del contrato de trabajo el empleador debe consignar las cesantías liquidadas al respectivo fondo de cesantías.
Las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador cuando el contrato de trabajo termine y cuando el salario pase a ser integral.
Cuando el contrato de trabajo se termina, el empleador debe pagar las cesantías directamente al trabajador el mismo día en que liquida el contrato de trabajo. No hay plazo alguno. Una vez el contrato de trabajo termina, se pagarán todos los conceptos adeudados al trabajador, no importa si el contrato termina por justa causa o no.
Liquidación de las cesantías a un trabajador incapacitado
Las incapacidades laborales no suspenden el contrato de trabajo, razón por la que las incapacidades no afectan para nada (o casi no) el pago de las cesantías del trabajador. El artículo 253 del código sustantivo del trabajo dice que la prima de servicios se liquidará sobre el último salario al momento de hacer la liquidación respectiva, siempre que este no haya tenido variación.
Si el trabajador está incapacitado, para liquidar las cesantías igual se tomará el último salario devengado, que no será el auxilio económico que paga la EPS o la ARL, sino el salario pagado por la empresa antes de que el trabajador se incapacitara.
Recordemos que mientras el trabajador esté incapacitado la empresa no le paga sueldo o salario; es la EPS o la ARL la que debe pagar la incapacidad.
Si el último mes que trabajó el empleado fue enero, interpretando literalmente el artículo 253 del código sustantivo del trabajo, se tomará el sueldo pagado en el mes de enero aun cuando la liquidación de las cesantías se realice en marzo.
Ahora si el salario es variable es preciso promediar los últimos salarios que recibió el trabajador antes de incapacitarse.
Liquidación de las cesantías cuando no se han pagado en varios años
Supongamos que el empleador no consignó las cesantías de los últimos tres años y ahora requiere liquidarlas.
En nuestro criterio, cada año se debe individualizar y hacer la liquidación con corte a 31 de enero.
Es así porque las cesantías se han de liquidar con el salario base que corresponda a cada periodo de liquidación, por tanto, no parece viable hacer una liquidación total con el salario del último año, o con el promedio de los años que se vayan a liquidar.
Igual procedimiento se sigue con la sanción moratoria por no consignar las cesantías cada año antes del 15 de febrero.
Si la liquidación se hace en ocasión a una demanda laboral se puede solicitar en ella la indexación con el objetivo de reconocer la depreciación del dinero, o la pérdida del poder adquisitivo de este.
Liquidación de las cesantías en contrato a trabajo sucesivos
En este contexto pueden existir contratos de trabajo sucesivos en dos casos:
- Un contrato a término fijo que se renueva.
- Se termina un contrato y se firma otro diferente.
En el primer caso en realidad existe un solo contrato, por lo tanto no se puede hacer una liquidación definitiva de las cesantías cuando se renueva el contrato, puesto que se trata de una sola relación jurídica.
En consecuencia, las cesantías se liquidan cada año a 31 de diciembre y se consignan en el fondo. En estos casos el empleador nunca debe entregar las cesantías al trabajador. En el segundo caso, cuando se liquida un contrato de trabajo y se firma otro nuevo, podría considerarse que procede la liquidación definitiva de las cesantías al terminar cada contrato, pero si existe continuidad laboral, es decir que en términos reales el vínculo sigue sin interrupción, nuestra recomendación es no entregarle las cesantías al trabajador, sino consignarlas en el fondo.
Un juez laboral perfectamente puede sentenciar que no hubo varios contratos sino uno sólo, y al ser uno solo las cesantías que se hayan entregado al trabajador cada vez que se liquidaba el contrato podrían ser discutibles, y ya se sabe que cuando la entrega directa de las cesantías al trabajador es ilegal, el empleador las pierde y tiene que volverlas a pagar, así que se pueden liquidar, pero consignarlas al fondo y que luego el trabajador las retire.
Pero sucede que el fondo le entregará las cesantías al trabajador sólo si el empleador le envía una carta de autorización acompañada de la prueba de la terminación del contrato, pero si el trabajador sigue vinculado con la empresa, y siempre lo estuvo en todo momento.
¿Qué son los intereses de cesantías?
Los intereses de cesantías son una prestación social complementaria al auxilio de cesantía a la que tiene derecho todo trabajador vinculado mediante contrato de trabajo.
Estos intereses buscan compensar la pérdida del valor del dinero correspondiente a las cesantías durante el tiempo transcurrido entre su causación y su desembolso.
El empleador debe pagar al trabajador intereses sobre las cesantías que haya acumulado cada año.
Respecto a los intereses de cesantías que se deben pagar al empleado, el artículo 99 de la ley 50 de 1990 señala lo siguiente:
«El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente.»
En consecuencia, cada año se pagan intereses de cesantías del 12% anual, respecto a la suma causada por concepto de cesantías en el respectivo año
¿A quién se le pagan los intereses sobre cesantías?
Los intereses sobre las cesantías se pagan directamente al trabajador, esto es, que a diferencia de las cesantías que se deben consignar en un fondo de cesantías, en el caso de los intereses sobre cesantías se deben pagar al empleado.
Es decir que cada vez que se liquiden las cesantías y los intereses sobre las cesantías, las primeras se consignan en el fondo de cesantías al que esté afiliado el trabajador, y los intereses se pagan directamente al trabajador junto con la nómina del periodo en que se liquiden.
Por último, es importante aclarar que los intereses sobre cesantías son diferentes a los rendimientos financieros que deben reportar los fondos que administran las cesantías del empleado.
Las cesantías que van al fondo de cesantías se deben cancelar
Sí, las cesantías que van al fondo de cesantías deben ser consignadas anualmente. De acuerdo con la legislación laboral en Colombia, las empresas tienen la obligación de consignar las cesantías de sus empleados en un fondo de cesantías antes del 14 de febrero de cada año, correspondiente al período trabajado el año anterior.
Esta consignación garantiza que el empleado pueda disponer de sus cesantías en caso de pérdida de empleo, para la compra de vivienda, o para la educación superior. Además, las cesantías generan intereses, los cuales también deben ser pagados al empleado anualmente.
Primas
¿Qué son las primas?
Las primas son beneficios económicos adicionales que los empleadores deben pagar a sus empleados en determinadas épocas del año, como reconocimiento por el trabajo realizado.
Las primas de dividen principalmente en dos tipos
- Prima de Servicios: Se paga en dos periodos del año. La primera mitad se paga antes del 30 de junio y la segunda mitad antes del 20 de diciembre. El monto de la prima equivale a 15 días de salario por semestre trabajado. Si el empleado no ha trabajado el semestre completo, se calcula de manera proporcional al tiempo trabajado.
- Prima de Navidad: Es una gratificación adicional que algunas empresa otorgan voluntariamente en diciembre, además de la prima de servicios obligatoria. No es un mandato legal, pero es una práctica común en algunas organizaciones como un incentivo y reconocimiento adicional para los empleados durate la temporada navideña. NOTA: Esta prima usualmente se considera como no salarial, pero depende mucho del empleador que la paga.
¿Cuándo se paga la prima de servicios?
La prima de servicios se debe pagar en dos cuotas anuales, una a mitad de año y otra a fin de año, segun dispone el artículo 306 del código sustantivo del trabajo.
La prima de servicios en Colombia se paga en dos cuotas anuales:
- Pago de la prima de junio o mitad de año: la primera parte o cuota de la prima de servicios, que corresponde a la mitad de un salario, se debe pagar a más tardar el 30 de junio de cada año.
La prima se debe pagar directamente al trabajador, bien puede ser juntos con la quincena, mensual o en un pago aparte.
La ley está dando un plazo preciso, que es el 30 de junio, lo que no hace con el salario que puede ser en los primeros días del mes siguiente.
- Pago de la prima de fin de año o diciembre: la segunda parte de la pria de servicios se debe pagar a más tardar el 20 de diciembre de cada año.
El artículo 306 del código sustantivo del trabajo señala que la segunda cuota de la prima de servicios se debe pagar en los primeros 20 días del mes de diciembre, así que el empleador puede elegir la fecha simpre que no se pase del 20 de diciembre.
A pesar de que la prima de servicio se paga el 20 de diciembre, o antes, se debe liquidar hasta el 31 de diciembre, y si es el caso, se debe hacer algún ajuste si el salario base cambió entre el 20 y el 31 de diciembre.
Cada cuánto se paga la prima
La prima se paga dos veces al año, es decir, cada 6 meses.
Recordemos que la prima de servicios equivale a un mes de salario por cada año de trabajo, y como se divide en dos cuotas, cada una de ellas debe ser igual a medio salario.
Si a la fecha de la liquidación de la prima de servicios, el trabajador no lleva el semestre completo trabajado, se hace liquidada proporcionalmente al tiempo laborado en ese periodo.
Vacaciones
Vacaciones Comunes
Hace referencia a los días de vacaciones que disfruta el empleado.
Vacaciones Compensadas
Hace referencia a las vacaciones que no ha disfrutado el empleado.
- Si son menos de 30 días, use el concepto "Vacaciones Compensadas".
- Si son más de 30 días, use el concepto "Otros Conceptos de Devengos de Carácter Salarial"
Las vacaciones en Colombia son días hábiles
Sí, en Colombia las vacaciones se contabilizan en días hábiles. Según la legislación laboral colombiana, los empleados tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones por cada año trabajado. Esto significa que no se cuentan los fines de semana ni los días festivos. Las vacaciones deben ser remuneradas y el empleador está obligado a concederlas dentro del año siguiente a que el empleado haya cumplido el período de trabajo que da derecho a las mismas.
NOTA: Se debe tomar en cuenta que tambien puede depender del horario determinado por la empresa a ese trabajador
Licencias
Licencia No Remuneradas
Las licencias no remuneradas son permisos que el empleador otorga al empleado para ausentarse del trabajo sin que se le pague el salario durante ese periódo.
¿En qué casos puede pedir una licencia no remunerada?
Se puede solicitar una licencia no remunerada por diversos motivos:
- Estudios: Para continuar con estudios o cursos de formación que puedan requerir tiempo completo.
- Cuestiones familiares: Para atender asuntos personales o familiares, como el cuidado de un familiar enfermo.
- Viajes: Para realizar viajes personales de larga duración que no están relacionados con vacaciones.
- Proyectos personales: Para trabajar en proyectos personales o empredimientos que requieran dedicación exclusiva.
- Voluntariado: Para participar en programas de voluntariado o actividades sociales que requieran tiempo completo.
- Razones médicas: Para tratar condiciones médicas que no están cubiertas por las incapacidades pagadas, aunque esto debe ser cuidadosamente evaluado.
Licencia Remunerada
Las licencias remuneradas son aquellas que el empleador otorga al trabajador sin descontarles del salario y pueden ser por diversas razones justificadas por la ley
¿En qué casos se puede pedir una licencia remunerada?
- Licencia de maternidad: Derecho que tienen las trabajadoras por el nacimiento de su hijo.
- Licencia de paternidad: Permiso otorgado a los padres trabajadores tras el nacimiento de su hijo.
- Licencia por luto: Otorgada a los trabajadores ante e fallecimiento de un familiar cercano.
- Licencia de matrimonio: Permiso concedido a los empleados por su matrimonio.
Licencia de Maternidad o Paternidad
Las licencias de maternidad y paternidad están reguladas por la ley para proteger los derechos de los padres y asegurar que puedan pasar tiempo con sus recién nacidos o hijos adoptados.
Licencia de Maternidad
- Duración: La licencia de maternidad tiene una duración de 18 semanas (126 días), de las cuales una parte puede ser tomada antes del parto y el resto después del nacimiento del bebé.
- Pago: Durante la licencia de maternidad, la madre recibe su salario completo, pagado por la entidad de seguridad social a la que esté afiliada.
- Protección del empleo: El puesto de trabajo de la madre está protegido durante la licencia de maternidad, lo que significa que no puede ser despedida por tomar esta licencia.
- Adopción: Las madres adoptivas también tienen derecho a la licencia de maternidad, con la misma duración y condiciones que las madres biológicas.
Licencia de Paternidad
- Duración: La licencia de paternidad tiene una duración de 2 semanas (14 días), según lo establecido por la ley 2114 de 2021.
- Pago: Durante la licencia de paternidad, el padre recibe su salario completo, pagado por la entidad de seguridad social a la que esté afiliado.
- Protección del empleo: El puesto de trabajo del padre está protegido durante la licencia de paternidad, asegurando que no sea despedido por tomar este tiempo libre.
- Adopción: Los padres adoptivos también tienen derecho a la licencia de paternidad, con la misma duración y condiciones que los padres biológicos.
La licencia se debe pagar sobre el salario base que se tenía al momento de comenzar la licencia
Si, la licencia debe pagarse sobre el salario base que el empleado tenía al momento de comenzar su licencia. En cuanto al soporte de nómina, debe reflejar el salario base que estaba vigente en ese momento.
Incapacidad
¿Qué es una incapacidad?
La incapacidades se refieren a periódos durante los cuales un trabajador no puede desempeñar sus funciones debido a una enfermedad o lesión.
Incapacidades de origen común
La incapacidades de origen común son aquellas que resultan de enfermedades o lesiones que no están relacionadas con el trabajo o accidentes laborales.
Estas incapacidades son cubiertas por le sistema de seguridad social de salud (EPS) y tienen algunas características específicas:
- Certificación Médica: el trabajador debe obtener un certificado médico expedido por su EPS que acredite las incapacidad. Este certificado debe inidcar la naturaleza de la enfermedad o lesión y la duración de la incapacidad.
- Pago de la incapacidad:
* Primeros dos días: El empleador para el 100% del salario del trabajador. * A partir del tercer día hasta el día 180: La EPS cubre el 66.67% del salario del trabajador. * A partir del día 181 hasta el día 540: La EPS cubre el 50% del salario del trabajador.
- Duración de la Incapacidad: La incapacidad puede ser temporal o, en casos más graves, prolongarse más allá del período de 540 días, en cuyo caso se debe evaluar la posibilidad de pensionar al trabajador por invalidez.
- Reintegro al Trabajo: Una vez que el trabajador ha recuperado su salud, debe presentar un certificado de alta médica para poder reintegrarse a sus labores.
Cuadro resumen del pago de incapacidades laborales de origen común
| Período de incapacidad | Obligado a pagar | Normativa |
|---|---|---|
| Días 1 a 2 | Empleador | Artículo 3.2.1.10 decreto 780 |
| Días 3 a 180 | EPS | Artículo 3.2.1.10 decreto 780 |
| Días 180 a 540 | Fondo de Pensiones | Artículo 41 ley 100 de 1993 |
| Días 541 en adelante | EPS/Fondo de Pensiones | Artículo 2.2.3.3.1 decreto 780 |
Incapacidades de origen laboral o profesional
La incapacidad de origen laboral o profesional es aquella que se deriva de una enfermedad ligada con las actividades del trabajador en la empresa, o de un accidente sucedido en la empresa o en mientras estaba laborando, como por ejemplo una dolencia del túnel de Carpio en una secretaria o una fractura que sufre el trabajador mientras opera una máquina de la empresa.
Pago de incapacidades de origen laboral a 180 días
La incapacidad originada en una enfermedad de origen profesional o por un accidente de trabajo, debe ser pagada por la administradora de riesgos laborales [ARL] a la que esté afiliada la empresa. En este caso como el pago no es generado por el empleador se reporta en el nodo pago 0.00 le compete seguir pagando los aportes a seguridad social que le corresponda
Para el caso de las incapacidades originadas en una enfermedad profesional o accidente de trabajo, la ARL debe cubrirla desde el primer día de incapacidad, y corresponde al 100% del salario base de cotización según el artículo 3 de la ley 776 del 2002.
Una persona incapacitada por más de 180 días tiene derecho a prima
Una persona que ha estado incapacitada por más de 180 días, o por más de 540 días, sigue teniendo derecho a la prima de servicios y demás prestaciones sociales.
Esto en razón a que las incapacidades laborales no suspenden el contrato de trabajo, y las prestaciones sociales sólo se dejan de pagar cuando el contrato de trabajo está suspendido.
La prima de servicios y el auxilio de cesantías se paga sobre el último salario que haya recibido el trabajador antes de ser incapacitado.
Parafiscales
¿Qué son los parafiscales?
Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias que las empresas en Colombia deben pagar a entidades específicas para financiar programas y servicios que benefician a los trabajadores y a la sociedad en general.
¿Cuáles son los parafiscales?
Estos aportes se destinan a tres principales fondos:
* Caja de Compensación Familiar: Estos fondos se utilizan para financiar servicios como subsidios familiares, programas de vivienda, educación y recreación para los trabajadores y sus familiares. * Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Este aporte se destina a financiar programas de bienestar y protección para la niñez y la familia, como guarderías y servicios de nutrición. * Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA): Estos recursos se destinan a la formación profesional y técnica de los trabajadores, contribuyendo a mejorar a sus habilidades y competencias laborales.
Proporciones de los Aportes Parafiscales
| Fondos | Porcentaje |
|---|---|
| Caja de Compensación Familiar | 4% del salario del trabajador |
| ICBF | 3% del salario del trabajador |
| SENA | 2% del salario del trabajador |
¿Cómo se liquidan los aportes parafiscales?
Para liquidar los aportes parafiscales debes conocer el salario base de cada uno de sus trabajadores, este incluye tambien: comisiones, horas extras, recargos nocturnos, recargos por domingo y festivos.
Sobre este valor se debe calcular el porcentaje de cada uno de los aportes parafiscales a los que haya lugar
Por ejemplo: para una persona que devenga mensualmente $1.500.000, los parafiscales se distribuyen así:
- Caja de compensación familiar: 1.500.000 x 0.04= $60.000
- ICBF: 1.500.000 x 0.03= $45.000
- SENA: 1.500.000 x 0.02= $30.000
@IMPORTANTE:: Tenga en cuenta que en Nómina Electrónica no se reporta los parafiscales dado que el efecto de la nómina es reportar los devengos y deducciones directamente del trabajador y no del empleador
Fondo de Solidaridad Pensional
¿Qué es el Fondo de Solidaridad Pensional?
Es un mecanismo creado con el objetivo de subsidiar los aportes de pensión de aquellos trabajadores que, debido a si nivel de ingresos, no pueden realizar los aportes correspondientes por sí mismos. Este fondo está financiado por aportes adiiconales que deben realizar los trabajadores con ingresos superiores a 4 salarios mínimos mensuales.
Beneficiarios del Fondo de Solidaridad Pensional
El fondo está destinado a:
- Personas en estado de indigencia o pobreza extrema.
- Trabajadores con ingresos bajos que no pueden realizar los aportes completos a pensión
- Madres sustitutas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
¿Qué es un aporte del Fondo de Solidaridad Pensional?
Los aportes al Fondo de Solidaridad Pensional son obligatorios para los trabajadores que tienen ingresos superiores a 4 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Estos aportes se realizan con el objetivo de subsidiar a los trabajadores de bajos ingresos para que puedan cotizar al sistema de pensiones.
¿Cómo sestá compuesto el fondo de solidaridad pensional?
El fondo de solidaridad pensional está compuesto por 2 fondos, los cuales son:
- Fondo de Solidaridad: Es una cuenta especial de la nación, la cual tiene comop propósito, subsidiar las cotizaciones a pensiones de quienes no pueden hacerlo.
- Fondo de Subsistencia: Es una subcuenta del Fondo de Solidaridad Pensional que tiene como objetivo proteger a las personas en situación de vulnerabilidad económina.
Los aportes serán realizados de la siguiente manera al informar en la emisón de las nóminas
| Entre | Porcentaje | Fondo de solidaridad | Fondo de subsistencia |
|---|---|---|---|
| 4 y 16 SMMLV | 1% | 1% | 0% |
| 16 y 17 SMMLV | 1.2% | 1% | 0.2% |
| 17 y 18 SMMLV | 1.4% | 1% | 0.4% |
| 18 y 19 SMMLV | 1.6% | 1% | 0.6% |
| 19 y 20 SMMLV | 1.8% | 1% | 0.8% |
| Más de 20 SMMLV | 2% | 1% | 1% |
Programas del Fondo de Solidaridad Pensional
El Fondo de Solidaridad Pensional financia programas como:
- Programa de Subsidio al Aporte en Pensión (PSAP): Ayuda a los trabajadores a completar sus cotizaciones para alcanzar una pensión.
- Subsidios económicos: Para la protección de adultos mayores en estado de indigencia o pobreza extrema