Tips y Recomendaciones
A continuación, te mostraremos tips para cada producto:
HKA Factura
- ¡¡¡Se precavido!!!... y antes de cualquier escenario que frene tu facturación, envía a la DIAN, una carta donde detalles los escenarios que impiden tu operación y poder seguir facturando en contingencia.
- Asegurarte siempre estar en el portal de Producción, y no DEMO, para tus transacciones reales.
- Para solicitar prefijos ante la DIAN y de asociarlos con TFHKA, se recomienda NO solicitarlos con números al final o prefijos usados con otro Proveedor Tecnológico.
- Si se tienen diferentes puntos de venta, tener para cada uno sus respectivos prefijos de FV, Cont, NC, ND, etc.
- Cuando se quiera generar un DS siempre asegurarse de que el proveedor tenga RUT, de lo contrario NO será posible generar el documento.
- Si se requiere editar o eliminar algún producto, asegurarse de no haberlo usado en alguna transacción y no requerirlo para hacerle seguimiento.
- Si generas documentos desde integración y debes realizar notas débito o crédito no referenciadas y debes hacerlo desde el portal, debes crear los productos y el cliente respectivo.
- Al finalizar el día, se recomienda siempre validar que todos los documentos generados estén en la DIAN y estén visibles en el portal.
- La dirección que se ve en la representación gráfica (PDF) es la diligenciada en el establecimiento elegido para el prefijo del documento.
- El correo diligenciado en Datos Fiscales debe ser el establecido en la DIAN, para la recepción de facturas, de manera obligatoria.
- Verifica con el uso de filtros de documentos, el reporte que se desea descargar o solicitar, ya que, estos dos módulos deben coincidir.
HKA Recepción
- Antes de sincronizar el correo, cerciórate de tener vacía las bandejas de Entrada y Spam, sólo mantener los documentos que se desean cargar.
- Antes de generar eventos a sus fact. de cred. asegurarse del proceso a gestionar, ya que, los eventos NO son reversibles.
- Verificar con el uso de filtros el reporte que se desea descargar o solicitar, ya que estos dos módulos deben coincidir haciendo uso de los mismos filtros.
- Para cargar un documento de manera manual deben verificar su validez en la DIAN con su respectivo CUFE: Verificar CUFE.
- Te aconsejamos ensayar el uso de Infodatos en nuestro portal de entrenamiento (DEMO), siendo que, si no los gestionas correctamente en el portal de Producción, estos no podrán eliminarse o editarse.
HKA Nómina
- Asegúrate siempre estar en el portal de Producción, y no DEMO, para tus nóminas reales.
- Al crear prefijos de Nómina NO debes usar números, ya que, por normatividad te impide procesar el documento.
- Si la carga masiva de Nómina Electrónica o de trabajadores es extensa, se recomienda seccionarla y cargarla en partes por si se identifica algún error, sea más sencilla su búsqueda y corrección.
¿Con quién y cómo comunicarme?
- Si eres cliente de integración, te recomendamos siempre una primera validación con tu casa de software ante cualquier situación o operación.
- Enviar datos del emisor y del inconveniente, al comunicarse con TFHKA.
- En qué casos contactarse con el área de:
- Ventas: Si necesitas ayuda con la carga de documentos de compras, gestionar o consultas de compras y recompras, adquirir asesorías personalizadas, reportes de productos o de clientes, reportes consolidados de más de un mes de transacciones, modificaciones a la representación gráfica.
si tus folios y certificado digital está próximo a vencer
- Facturación: Si realizaste tu pago, y aún no ves reflejado tus folios después de 24 horas o si tus productos y servicios están tardando más del tiempo acordado.
- Operaciones: Si debes actualizar tu Certificado Digital y ya realizaste el pago, cambio de datos de representante legal para validación.
- Soporte: Si presentas alguna pregunta sobre el manejo, falla o inquietud con nuestros productos y servicios.