Tips y Recomendaciones

En esta sección encontrarás consejos y recomendaciones que te ayudarán a aprovechar al máximo nuestros productos y a disfrutar de una experiencia sencilla y agradable durante todo el proceso.

Entendemos que los procesos pueden parecer desafiantes, pero estamos siempre atentos y dispuestos para acompañarte en cada paso.

Queremos que sientas confianza y comodidad al utilizar nuestros servicios, y que tu experiencia sea siempre positiva.

A continuación, te mostraremos tips para cada producto:

HKA Factura

• ¡¡¡Sé precavido!!! Antes de que ocurra cualquier situación que frene tu facturación, envía a la DIAN una carta donde detalles los escenarios que te impiden operar y puedas seguir facturando en contingencia.

• Asegúrate siempre de estar en el portal de Producción y no en DEMO para realizar tus transacciones reales.

• Cuando requieras solicitar prefijos ante la DIAN y asociarlos con TFHKA, procura NO pedirlos con números al final o que ya hayan sido usados con otro Proveedor Tecnológico.

• Si tienes diferentes puntos de venta, asigna a cada uno sus respectivos prefijos de Factura de Venta, Contingencia, Nota Crédito, Nota Débito, etc.

• Si quieres generar un Documento Soporte, asegúrate de que el proveedor tenga RUT; de lo contrario, NO será posible generar el documento.

• Si necesitas editar o eliminar un producto, verifica que no lo hayas utilizado en alguna transacción ni que lo necesites para seguimiento.

• Si generas documentos desde integración y debes hacer notas débito o crédito no referenciadas directamente desde el portal, primero crea los productos y el cliente correspondiente.

• Al terminar tu jornada, procura validar que todos los documentos generados estén en la DIAN y que también sean visibles en el portal, en especial, los días que existan intermitencias.

• La dirección que aparece en la representación gráfica (PDF) es la que diligenciaste en el establecimiento que elegiste para el prefijo del documento.

• El correo que registres en Datos Fiscales debe ser el mismo que tienes establecido en la DIAN para la recepción de facturas, ya que es obligatorio para que las transacciones sean exitosas.

• Verifica y compara con los filtros de documentos el reporte que quieres descargar o solicitar, ya que estos dos módulos deben coincidir.

HKA Recepción

• Antes de sincronizar tu correo, asegúrate de que las bandejas de Entrada y Spam estén vacías. Solo deja los documentos que realmente deseas cargar.

• Antes de generar eventos a tus facturas de crédito, verifica bien el proceso que vas a gestionar, ya que los eventos NO se pueden revertir.

• Usa y compara con los filtros de documentos el reporte que quieres descargar o solicitar, ya que estos dos módulos deben coincidir.

• Si vas a cargar un documento de forma manual, primero verifica su validez en la DIAN con su respectivo CUFE: Verificar CUFE.

• Te aconsejamos ensayar primero el uso de Infodatos en nuestro portal de entrenamiento (DEMO). Recuerda que si no los gestionas correctamente en el portal de Producción, luego no podrás eliminarlos ni editarlos.

HKA Nómina

• Asegúrate siempre de estar en el portal de Producción y no en DEMO cuando vayas a gestionar tus nóminas reales.

• Al crear prefijos de Nómina, NO uses números, ya que por normativa te impedirá procesar correctamente el documento.

• Si vas a hacer una carga masiva de Nómina Electrónica o de trabajadores y es extensa, te recomendamos dividirla en partes. Así, si se presenta algún error, te será mucho más sencillo identificarlo y corregirlo.

¿Con quién y cómo comunicarme?

• Si usas integración, te recomendamos que siempre hagas una primera validación con tu casa de software antes de cualquier situación u operación.

• Cuando te comuniques con TFHKA, envía los datos del emisor y describe el escenario que estás presentando. Puedes adjuntar archivos, imágenes o videos; esto nos ayudará a darte una respuesta mucho más efectiva.

• ¿En qué casos deberías contactar al área de:

Si necesitas ayuda para cargar documentos de compras, gestionar o consultas de compras y recompras, adquirir asesorías personalizadas, reportes de productos o de clientes, generar reportes consolidados de más de un mes de transacciones, o realizar modificaciones a la representación gráfica.

¡¡Importante!!

!!Si tus folios y certificado digital están próximos a vencer, de inmediato haz la gestión con Ventas!!

Si realizaste tu pago, y aún no ves reflejado tus folios después de 24 horas o si tus productos y servicios están tardando más del tiempo acordado.

Si debes actualizar tu Certificado Digital y ya realizaste el pago o si quieres cambio de datos de representante legal para validación.

Si presentas alguna pregunta sobre el manejo, falla o inquietud con nuestros productos y servicios.