Diferencia entre revisiones de «Reportes - Portal HKARecepción»

De tfhkacolwiki
Ir a la navegación Ir a la búsqueda
← Edición anterior
Wdiaz (discusión | contribs.)
71 ediciones
Sin resumen de edición
 
(No se muestran 10 ediciones intermedias de la misma usuaria)
Línea 1: Línea 1:
En este módulo de Recepción Electrónica, se introduce el servicio de reportes que permite solicitar documentos recibidos. Todos los usuarios tienen acceso a este módulo para generar reportes y obtener información sobre los documentos recibidos. El módulo de reportes consta de tres opciones principales: Reporte en Línea, Reporte Programado.
== Módulo de Recepción Electrónica - Reportes ==
<br>
 
''' Video Guia '''
 
<br>
En este módulo de '''Recepción Electrónica''', se introduce el servicio de '''reportes''' que permite solicitar documentos recibidos. Todos los usuarios tienen acceso a este módulo para generar reportes y obtener información sobre los documentos recibidos.
 
 
El módulo de reportes consta de dos opciones principales:
 
 
# '''Reporte en Línea'''
# '''Reporte Programado'''
 
 
=== Guía en Video ===
 
 
Para ayudar a comprender cómo usar este módulo, puedes ver el siguiente video de guía:
 
 
<center>{{#widget:YouTube|id=FFabqM6j-X4|width=853|height=480|}}</center>
<center>{{#widget:YouTube|id=FFabqM6j-X4|width=853|height=480|}}</center>
<br>


A continuación, se detalla cada una de estas opciones para ofrecer una comprensión completa del funcionamiento del módulo:
<br>
<includeonly>=</includeonly>==Reporte en Línea==<includeonly>=</includeonly>


El módulo de reporte en línea nos permite solicitar los informes en el momento y descargarlos en formato .CSV para los documentos emitidos. Se pueden aplicar filtros según las preferencias para realizar búsquedas específicas de facturas. Sin embargo, es importante tener en cuenta ciertas limitaciones y recomendaciones al utilizar estos filtros:
=== Reporte en Línea ===
 
 
El '''Reporte en Línea''' permite solicitar informes en tiempo real y descargarlos en formato ''.CSV'' para los documentos emitidos. Además, se pueden aplicar filtros para realizar búsquedas específicas de facturas.  
 
 
==== Características ====
 
 
* Los filtros permiten buscar por rango de fechas o combinados con otros campos. Los resultados siempre mantendrán la misma estructura para todos los tipos de documentos.
* El listado de documentos no superará los '''2000 registros'''. Si se necesitan más documentos, será necesario aplicar un filtro adicional.
* Si se realiza una búsqueda sin límite de fechas, el sistema solo mostrará '''2000 documentos''' en los últimos 30 días.
* El periodo máximo por reporte es de '''35 días'''. Los usuarios pueden generar un reporte por mes.
 
=== Campos del reporte en línea ===
 
{| class="wikitable" style="width: 30%; font-size: 10px; text-align: left; background-color: #E3F2FD; border: 1px solid #1976D2; color: #0D47A1; margin: auto;"
|+ '''Tabla de campos del reporte'''
! style="width: 8%; border: 1px solid #1976D2;" | #
!! style="width: 20%; border: 1px solid #1976D2;" | Campo
!! style="width: 60%; border: 1px solid #1976D2;" | Descripción
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 1 || style="border: 1px solid #1976D2;" | id || style="border: 1px solid #1976D2;" | Identificador único del documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 2 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Tipo de Documento || style="border: 1px solid #1976D2;" | Clase de documento recibido (factura, nota crédito, etc.)
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 3 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Nro de documento || style="border: 1px solid #1976D2;" | Número asignado al documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 4 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Factura Referenciada || style="border: 1px solid #1976D2;" | Factura a la que hace referencia el documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 5 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Proveedor || style="border: 1px solid #1976D2;" | Nombre o razón social del proveedor
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 6 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Tipo de Proveedor || style="border: 1px solid #1976D2;" | Clasificación del proveedor
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 7 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Tipo de identificación || style="border: 1px solid #1976D2;" | Tipo de documento de identificación del proveedor
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 8 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Número de identificación || style="border: 1px solid #1976D2;" | Número de identificación del proveedor
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 9 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Fecha de Emisión || style="border: 1px solid #1976D2;" | Fecha en que se emitió el documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 10 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Fecha de Recepción || style="border: 1px solid #1976D2;" | Fecha en que se recibió el documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 11 || style="border: 1px solid #1976D2;" | BASE || style="border: 1px solid #1976D2;" | Valor base de la transacción
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 12 || style="border: 1px solid #1976D2;" | IVA || style="border: 1px solid #1976D2;" | Impuesto aplicado sobre el valor base
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 13 || style="border: 1px solid #1976D2;" | BASE + IVA || style="border: 1px solid #1976D2;" | Suma del valor base más el IVA
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 14 || style="border: 1px solid #1976D2;" | TOTAL FACTURA || style="border: 1px solid #1976D2;" | Monto total del documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 15 || style="border: 1px solid #1976D2;" | NOTE || style="border: 1px solid #1976D2;" | Información adicional del documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 16 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Zona || style="border: 1px solid #1976D2;" | Ubicación o área relacionada con la transacción
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 17 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Línea de Negocio || style="border: 1px solid #1976D2;" | Sector al que pertenece la operación
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 18 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Estatus Actual del Documento || style="border: 1px solid #1976D2;" | Estado en el que se encuentra el documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 19 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Orden de Compra || style="border: 1px solid #1976D2;" | Número de la orden de compra asociada
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 20 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Cufe || style="border: 1px solid #1976D2;" | Código único del documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 21 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Fecha de Modificación || style="border: 1px solid #1976D2;" | Última fecha en que se modificó el documento
|- style="line-height: 1.2;"
| style="border: 1px solid #1976D2;" | 22 || style="border: 1px solid #1976D2;" | Último Usuario || style="border: 1px solid #1976D2;" | Usuario que realizó la última modificación
|}
 
 
>
 
 
==== Recomendaciones ====
 
 
* Si se exceden los '''2000 registros''', se recomienda utilizar la funcionalidad de '''"Reportes Programados"''' para manejar grandes volúmenes de documentos.
 
 
==== Pasos para generar un Reporte en Línea ====
 
 
'''Paso 1:'''
 
# Dirígete a la sección '''Documentos'''.


- Los filtros permiten la búsqueda por rango de fechas o en combinación con otros campos. El resultado mantendrá la misma estructura para todos los tipos de documentos.


- El listado de documentos no superará los 250 registros. Si se necesitan visualizar más documentos, es necesario limitar la búsqueda.
[[Archivo:3_RE.png|200px|miniaturadeimagen|center]]


- Si se realiza una búsqueda sin límite de fechas, el sistema mostrará un máximo de 500 documentos en los últimos 7 días.


- Para obtener reportes de distintos meses, el periodo máximo por reporte es de 35 días. Los usuarios pueden realizar la solicitud por mes, es decir, un reporte a la vez.
'''Paso 2:'''


- Cuando se superan los 250 registros, se recomienda utilizar la funcionalidad de "Reportes Programados" como alternativa para gestionar grandes conjuntos de documentos. Esta funcionalidad permite programar la generación de informes y facilita la gestión de un mayor número de registros, proporcionando una forma eficiente de acceder a la información necesaria.


Estos son los pasos para generar el''' Reporte el Linea '''Para el portal de Recepción:
# Selecciona los filtros para generar el reporte.
<br>
''' Paso 1: '''


* Dirígete a la Sección Documentos
[[Archivo:RE RL.png||miniaturadeimagen|left]]


* Los campos obligatorios están encerrados en el cuadro rojo, como '''"Rango de radicación"''' o '''"Rango de Emisión"'''.
* Los campos con franjas amarillas son '''opcionales''' y pueden usarse para refinar la búsqueda.


<br><br><br><br><br><br><br><br><br><br><br><br><br><br><br><br><br>
''' Paso 2: '''


* Selecciona el filtro que deseas realizar para el reporte, solo los campos encerrados con el cuadro rojo son los campos obligatorios en este caso seria ''' "Rango de radicación" ''' ó  ''' "Rango de Emisión" ''' Los campos señalados con franjas amarillas son ''' opcionales ''' que se pueden utilizar para filtrar la información.
[[Archivo:2_RE.png|800px|center]]
<br><br>
 
[[Archivo:RE.png|center]]


{{clear}}
{{clear}}
<br><br>


<includeonly>=</includeonly>==Reporte Programado==<includeonly>=</includeonly>
== Reporte Programado ==
El módulo de Reporte Programado nos permite solicitar en el portal el reporte pero el sistema se encargara de agendarlo para ser descargado en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Luego se podrá descargar el reporte de los documentos emitidos en un formato csv/archivo plano para convertirlo en formato Excel. Podemos hacer usos de los filtros de preferencia para realizar la búsqueda de las facturas.
 
El reporte programado le permitirá traer todos los registros hechos en el periodo seleccionado.
 
El periodo máximo por reporte es de 35 días, para obtener reportes de distintos meses pueden realizar la solicitud por mes, es decir un reporte a la vez,
El '''Reporte Programado''' permite solicitar un reporte que será agendado por el sistema y estará disponible para su descarga en un plazo máximo de 24 horas. El reporte estará en formato ''.CSV'' o archivo plano, y podrá convertirse en una hoja de cálculo.
 
==== Características ====
 
* El reporte programado incluirá todos los registros hechos en el periodo seleccionado.
* El '''periodo máximo por reporte es de 35 días'''. Para obtener reportes de diferentes meses, se debe realizar una solicitud por mes.
 
{{clear}}
{{clear}}
<br> <br>
 
Estos son los campos que trae el reporte
=== Campos del Reporte Programado ===
* Tipo de Documento
 
* Nro de documento
Estos son los campos que aparecerán en el reporte generado a través de la opción '''"Reporte Programado"''':
* Proveedor
 
* Tipo de Documento
 
* Tipo de identificación
<div style="display: flex; justify-content: center;">
* Número de identificación
    <table style="width: 30%; border-collapse: collapse; font-family: Arial, sans-serif; border: 2px solid #5D9CEC;">
* Fecha de Emisión
        <tr style="background-color:#5D9CEC; color:white;">
* Fecha de Recepción
            <th style="border:2px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center; width: 4%;">#</th>
* BASE
            <th style="border:2px solid #5D9CEC; padding:4px; width: 2%;"></th> <!-- Columna fantasma -->
* IVA
            <th style="border:2px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:left; width: 9%;">Campo</th>
* BASE + IVA
            <th style="border:2px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:left; width: 10%;">Descripción</th>
* TOTAL FACTURA
        </tr>
* Zona
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
* Línea de Negocio
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">1</td>
* Estatus Actual del Documento
            <td></td> <!-- Espacio de la columna fantasma -->
* Fecha de Modificación
            <td>Nit_Proveedor</td>
* Último Usuario
            <td>ID del proveedor</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">2</td>
            <td></td>
            <td>Razon_Social_Proveedor</td>
            <td>Nombre del proveedor</td>
        </tr>
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">3</td>
            <td></td>
            <td>Fecha_Emision</td>
            <td>Fecha de emisión</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">4</td>
            <td></td>
            <td>Fecha_Recepcion</td>
            <td>Fecha de recepción</td>
        </tr>
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">5</td>
            <td></td>
            <td>Tipo_Documento</td>
            <td>Tipo de documento</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">6</td>
            <td></td>
            <td>Consecutivo_Documento</td>
            <td>Número secuencial</td>
        </tr>
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">7</td>
            <td></td>
            <td>Total_Documento</td>
            <td>Monto total</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">8</td>
            <td></td>
            <td>Cufe_Documento</td>
            <td>Código único</td>
        </tr>
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">9</td>
            <td></td>
            <td>Estatus_Documento</td>
            <td>Estado del documento</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">10</td>
            <td></td>
            <td>Metodo_Pago</td>
            <td>Forma de pago</td>
        </tr>
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">11</td>
            <td></td>
            <td>UltimoUsuario</td>
            <td>Última modificación</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">12</td>
            <td></td>
            <td>Nota</td>
            <td>Observaciones</td>
        </tr>
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">13</td>
            <td></td>
            <td>Notas_Atadas</td>
            <td>Incluyen los campos extra de cualquier documento</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">14</td>
            <td></td>
            <td>Orden_Compra</td>
            <td>Número de orden</td>
        </tr>
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">15</td>
            <td></td>
            <td>Base</td>
            <td>Monto base</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">16</td>
            <td></td>
            <td>IVA</td>
            <td>Impuesto aplicado</td>
        </tr>
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">17</td>
            <td></td>
            <td>BaseIVA</td>
            <td>Base para IVA</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">18</td>
            <td></td>
            <td>Zona</td>
            <td>Región asociada</td>
        </tr>
        <tr style="background-color:#EAF2FD;">
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">19</td>
            <td></td>
            <td>Linea_de_Negocio</td>
            <td>Línea de negocio</td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="border:1px solid #5D9CEC; padding:4px; text-align:center;">20</td>
            <td></td>
            <td>Fecha_Modificacion</td>
            <td>Última actualización</td>
        </tr>
    </table>
</div>
 
 
 
 
 
 
 


<br>
<br>

Revisión actual - 20:44 21 mar 2025

Módulo de Recepción Electrónica - Reportes

En este módulo de Recepción Electrónica, se introduce el servicio de reportes que permite solicitar documentos recibidos. Todos los usuarios tienen acceso a este módulo para generar reportes y obtener información sobre los documentos recibidos.


El módulo de reportes consta de dos opciones principales:


  1. Reporte en Línea
  2. Reporte Programado


Guía en Video

Para ayudar a comprender cómo usar este módulo, puedes ver el siguiente video de guía:



Reporte en Línea

El Reporte en Línea permite solicitar informes en tiempo real y descargarlos en formato .CSV para los documentos emitidos. Además, se pueden aplicar filtros para realizar búsquedas específicas de facturas.


Características

  • Los filtros permiten buscar por rango de fechas o combinados con otros campos. Los resultados siempre mantendrán la misma estructura para todos los tipos de documentos.
  • El listado de documentos no superará los 2000 registros. Si se necesitan más documentos, será necesario aplicar un filtro adicional.
  • Si se realiza una búsqueda sin límite de fechas, el sistema solo mostrará 2000 documentos en los últimos 30 días.
  • El periodo máximo por reporte es de 35 días. Los usuarios pueden generar un reporte por mes.

Campos del reporte en línea

Tabla de campos del reporte
# Campo Descripción
1 id Identificador único del documento
2 Tipo de Documento Clase de documento recibido (factura, nota crédito, etc.)
3 Nro de documento Número asignado al documento
4 Factura Referenciada Factura a la que hace referencia el documento
5 Proveedor Nombre o razón social del proveedor
6 Tipo de Proveedor Clasificación del proveedor
7 Tipo de identificación Tipo de documento de identificación del proveedor
8 Número de identificación Número de identificación del proveedor
9 Fecha de Emisión Fecha en que se emitió el documento
10 Fecha de Recepción Fecha en que se recibió el documento
11 BASE Valor base de la transacción
12 IVA Impuesto aplicado sobre el valor base
13 BASE + IVA Suma del valor base más el IVA
14 TOTAL FACTURA Monto total del documento
15 NOTE Información adicional del documento
16 Zona Ubicación o área relacionada con la transacción
17 Línea de Negocio Sector al que pertenece la operación
18 Estatus Actual del Documento Estado en el que se encuentra el documento
19 Orden de Compra Número de la orden de compra asociada
20 Cufe Código único del documento
21 Fecha de Modificación Última fecha en que se modificó el documento
22 Último Usuario Usuario que realizó la última modificación


>


Recomendaciones

  • Si se exceden los 2000 registros, se recomienda utilizar la funcionalidad de "Reportes Programados" para manejar grandes volúmenes de documentos.


Pasos para generar un Reporte en Línea

Paso 1:

  1. Dirígete a la sección Documentos.



Paso 2:


  1. Selecciona los filtros para generar el reporte.


  • Los campos obligatorios están encerrados en el cuadro rojo, como "Rango de radicación" o "Rango de Emisión".
  • Los campos con franjas amarillas son opcionales y pueden usarse para refinar la búsqueda.



Reporte Programado

El Reporte Programado permite solicitar un reporte que será agendado por el sistema y estará disponible para su descarga en un plazo máximo de 24 horas. El reporte estará en formato .CSV o archivo plano, y podrá convertirse en una hoja de cálculo.

Características

  • El reporte programado incluirá todos los registros hechos en el periodo seleccionado.
  • El periodo máximo por reporte es de 35 días. Para obtener reportes de diferentes meses, se debe realizar una solicitud por mes.

Campos del Reporte Programado

Estos son los campos que aparecerán en el reporte generado a través de la opción "Reporte Programado":


# Campo Descripción
1 Nit_Proveedor ID del proveedor
2 Razon_Social_Proveedor Nombre del proveedor
3 Fecha_Emision Fecha de emisión
4 Fecha_Recepcion Fecha de recepción
5 Tipo_Documento Tipo de documento
6 Consecutivo_Documento Número secuencial
7 Total_Documento Monto total
8 Cufe_Documento Código único
9 Estatus_Documento Estado del documento
10 Metodo_Pago Forma de pago
11 UltimoUsuario Última modificación
12 Nota Observaciones
13 Notas_Atadas Incluyen los campos extra de cualquier documento
14 Orden_Compra Número de orden
15 Base Monto base
16 IVA Impuesto aplicado
17 BaseIVA Base para IVA
18 Zona Región asociada
19 Linea_de_Negocio Línea de negocio
20 Fecha_Modificacion Última actualización






Estos son los pasos para generar el Reporte Programado Para el portal de Recepción:

  • Pasos para Programar Reportes en WikiMedia
  • Reporte Programado RE 1.png

    Paso 1: Accede a la Sección Reportes -> "Reportes Programados".


Recuerde que si desea otro reporte con campos adicionales o campos específicos, debe contactar con el área de ventas

Obtenido de «http://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php?title=Reportes_-_Portal_HKARecepción&oldid=7285»