Generalidades - Indice Manual Integración Nómina Electrónica

¿Cómo obtener soporte y ayuda?

Correo Electrónico:

Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:

• soporte_fel_co@thefactoryhka.com

Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:

• integracion_fel_co@thefactoryhka.com

Lineas de atención telefónica:

• MASTER +57 (601) 746.08.12
• MASTER +57 (601) 508.48.68

• • Soporte Técnico → Opción 2
  • Integración y Representaciones Gráficas → Opción 5

Para Sesiones de Nómina Electrónica:

Sesiones Soporte Nómina Electrónica

Registro para Nómina Electrónica, Configuración de Rangos de Numeración, Configuración Datos Fiscales, Proceso y Pruebas de Habilitación, Configuración ambiente Producción, manejo y uso del Portal de Nómina electrónica de TFHKA

Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones de Soporte

Sesiones de Integración Nómina Electrónica

Manejo de consultas referentes al uso de del Web Service, esquemas de integración, Procesos de Habilitación, Procesos y casos de uso en Producción

Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones Integración

Descripción general

En el presente documento se describe el proceso de integración entre el modelo de nómina electrónica de acuerdo a las actualizaciones normativas y técnicas proveniente de la DIAN y/o controles propios en nuestro modelo de integración.

Para el desarrollo de éste documento, se tomó como referencia los Resolución Número 000013 (11 FEB 2021 ).

¿Qué es The Factory HKA?

Es una plataforma de facturación electrónica, diseñada para dar cumplimiento a la legislación vigente en Colombia y ofrecer valores agregados mediante servicios complementarios.

¿Qué es The Factory HKA NÓMINA?

Es un portal con capacidad de emitir documentos bajo el esquema de nómina electrónica, administrada desde el portal web y dirigido a empleadores que tengan la obligación de expedir nómina electrónica por resolución de la DIAN.

¿Qué es Dintegración?

Es un producto dirigido al integrador y está conformado por los siguientes componentes:

• Manuales de integración.
• Bolsa de horas de soporte vía email y/o tele-conferencias.
• Credenciales para ambiente de pruebas (DEMO) y productivo.
• Templates configurables para representación gráfica.

Funcionalidades

La plataforma The Factory HKA permite la emisión y descarga de los siguientes documentos en formato XML y/o su correspondiente representación gráfica en PDF:

• Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica Individual
• Nota de Ajuste del documento de Pago Nómina Electrónica.

Adicionalmente, la plataforma permite consultar el estatus del Acuse de Recibo por parte del adquirente, estatus del documento por parte de la DIAN, consultar la cantidad de timbres/folios disponibles y enviar comprobantes a través de correo electrónico.

@Importante: Solo es posible visualizar en nuestro portal web o descargar representaciones graficas (PDF de documentos electrónicos) generados por nuestra plataforma.

La integración directa

La integración es una actividad esencial para la puesta en marcha de la nómina electrónica en un Sistema de Facturación o Software Administrativo (ERP) y se realizará sólo una vez. Esta actividad consiste en enlazar dos plataformas con tecnologías distintas con el objetivo de transmitir los datos necesarios para la construcción de los documentos y el seguimiento exitoso del ciclo de vida.

En el caso de la integración directa, la comunicación se conecta directamente al Web Service, lo cual tiene como ventaja el control total del ciclo de vida del documento electrónico, desde el origen de los datos, pasando por el proceso de transmisión hasta su entrega, acuse de recibo y validación. Esta forma de integración permite reaccionar de un modo más rápido y eficiente ante errores o inconsistencias que se presenten en el proceso.

La integración directa es un proceso exclusivo entre el software integrado y la plataforma The Factory HKA.

@Importante: No es necesario implementar integración adicional ante la DIAN, ya que se cuenta con la funcionalidad completa de seguimiento del estatus del documento.

Requerimientos técnicos para la integración directa

The Factory HKA es una plataforma tipo SaaS (Software as a Service): Los servicios, la información, el procesamiento, los insumos y resultados están alojados en nuestros servidores (como proveedor tecnológico), y nos ocupamos del mantenimiento, la operación, los cambios normativos y el soporte de la solución.

Por normativa de la DIAN, el proveedor tecnológico tiene la obligación de conservar los documentos y garantizar la integridad y seguridad de los datos bajo el estándar ISO 27001. Por tanto, no es necesario una extensa planificación de infraestructura de procesamiento y almacenamiento para implementar la facturación electrónica y nómina electrónica.

Los parámetros necesarios para la construcción de cada transacción son expuestos independientemente al momento de consumir los servicios, y el resultado es entregado enteramente al final de la operación. Eso significa que The Factory HKA no requiere manejar bases de datos de clientes o productos/servicios. Como proveedor tecnológico, The Factory HKA Colombia cuenta con recurso humano dedicado a hacer seguimiento y analizar los cambios normativos que progresivamente emite la DIAN. De generarse un cambio significativo que impacte del lado de la integración como, se proveerá de las herramientas necesarias y de instrucciones para aplicar los correctivos de la forma más sencilla posible.

La plataforma The Factory HKA pone a disposición de la integración un Web Service como solución para interoperación con terceros. El Web Service está desarrollado en SOAP (Simple Object Access Protocol). Por tanto, como únicos requerimientos para la integración serán los siguientes:

• Capacidad de consumo de WS SOAP del software (ambiente de desarrollo) a utilizar.
• Capacidad de captación y validación de los datos de entrada.
• Opcional: Capacidad para almacenar copia del XML/PDF por transacción.
• Capacidad para el despliegue del estado del ciclo de vida del documento electrónico.

Esquema de operación de Nómina Electrónica

¿Qué es la Nómina Electrónica?

El documento Soporte de Pago de Nomina Electrónica es aquel que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – y el cual es derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, o legal y reglamentaria, y está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de los mismos. éste documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN de manera independiente por cada para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado. El sujeto obligado es aquel que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.”

En el modelo de Nómina Electrónica se utilizarán 2 tipos de documentos:

El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para que sean documentos soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 6 del artículo 616‐1. El formato No pertenece al Estandar Universal Business Language – UBL. La generación del Documento Soporte de Pago de la Nómina Electrónica y la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica poseen las siguientes características:

• Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (NominaIndividual):

Debe existir al menos 1 documento de este tipo por cada empleado que tenga la empresa por mes, el cual corresponde al Comprobante de Nómina de dicho trabajador.

• Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (NominaIndividualDeAjuste):

Debe existir 1 documento de este tipo por cada Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica de cada empleado que tenga la empresa el cual se deba ajustar o reemplazar por errores aritméticos contables o de contenido y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir. Este documento electrónico podrá hacerse tantas veces como correcciones se requieran realizar sobre un mismo Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, siendo la última nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica validada, la que sirva como soporte. Este documento también permite eliminar un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica que el sujeto obligado deba eliminar por errores contables o de procedimiento

¿Quiénes están obligados a implementar Nómina Electrónica?

Empresas como la tuya que generan empleo y responden a una relación empleador – empleado debidamente legalizada por un contrato laboral que se encuentre bajo las instancias del Código Sustantivo del Trabajo en donde se requieran soportar costos o deducciones con afectación directa al impuesto sobre la renta. 

Ventajas de la Nómina Electrónica

A continuación, te presentamos los 3 principales beneficios que tendrás al emitir nómina electrónica:

• Tendrás como descuentos tributarios los pagos que realices a tus empleados.
• Información en tiempo real de tus empleados, lo que te permitirá ahorrar tiempo revisando miles de reportes e informes.
• Mayor panorama en la toma de decisiones importantes referentes a tu equipo de trabajo.

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Esquema de integración directa para Nómina Electrónica

Contamos con un web service para pruebas en el cual se hacen validaciones iniciales ya pueden ir validando la estructura del objeto Nomina y origen de datos propuesto por TFHKA.

A la fecha la DIAN no ha liberado el ambiente de pruebas, por lo cual, se irán liberando todas las validaciones progresivamente conforme la DIAN libere.

Se cuenta con tres esquemas de integración directos los cuales se expondrán a continuación:

Integración directa por Servicio REST

URL DEMO Servicio REST: http://demo-nomina-rest.thefactoryhka.com.co
URL Producción Servicio REST: https://nomina-rest.thefactoryhka.com.co

@IMPORTANTE:La url del servicio rest en producción solo esta funcional bajo el protocolo https.

• Documentación y Ejemplos:

Enlace Drive

Para pruebas con este escenario de Integración podrás utilizar la herramienta POSTMAN

Descarga aquí Postman

Integración directa por Servicio SOAP

URL DEMO Servicio SOAP: http://demo-nomina-temp-soap.thefactoryhka.com.co/Service.svc?wsdl
URL Producción Servicio SOAP: https://nomina-soap.thefactoryhka.com.co/Service.svc?wsdl

@IMPORTANTE:La url del servicio SOAP en producción solo esta funcional bajo el protocolo https.

• Documentación y Ejemplos:

Enlace Drive

Para pruebas con este escenario de Integración podrás utilizar la herramienta SOAP UI

Descarga aquí SOAP UI

Integración directa por Archivos Planos, usando Api de Console

Ya se cuenta con el desarrollo del api de consola IntTfhkaNomina.exe para ser utilizado desde ambientes de desarrollo de mediano o bajo nivel, donde existe limitaciones para consumir de manera directa servicios web.

Documentación y ejemplos Api_Console - IntTfhkaNomina:

Enlace Drive

Seguridad de la información: recomendaciones en la implementación de la Nómina Electrónica dentro de la red y sistemas del emisor

En este apartado se brindan recomendaciones en la implementación e integración de nómina electrónica en su organización y en la configuración de sus Sistemas y redes para mitigar riesgos de acceso indebido a datos por externos a su organización.

En General:

1. Contar con antivirus en su empresa.
2. Tener políticas y procedimientos de backup frecuentes, realizados en un período de ejecución que sea acorde con la criticidad del negocio. Para ello tener en cuenta los siguientes aspectos:
   • Deben realizarse pruebas de restauración.
   • Deben estar en una infraestructura distinta a la operativa (ante un ransomware toda la infraestructura accedida estará comprometida)
3. De ser posible, buscar asesores y especialistas en seguridad y hacer auditorias ISO 27001:2013 que evalúen la calidad de las decisiones tomadas en la implantación de nómina electrónica en su empresa.
4. Evitar uso de usuarios genéricos y/o Administradores en la organización y aplicar a cada usuario el control de acceso, permisología y roles que le corresponde según su función.

Particulares con The Factory HKA Colombia SAS:

1. Sólo permitir acceso a los puertos TCP/UDP 80 y 443 a los dominios indicados a continuación :
   • *.thefactoryhka.com.co
2. No se recomienda acceso abierto a estos puertos TCP/UDP a toda la internet.
3. En el modelo de factura electrónica con The Factory HKA Colombia SAS las peticiones surgen del cliente solamente por lo que pueden establecer reglas desde intentos de conexión externos. (La comunicación siempre será iniciada por el software cliente).
4. Si se hace uso de herramientas de software clientes de The Factory HKA Colombia SAS como lo son:
   • Herramientas de Integración

   Y los mismos se visualizan como un riesgo por el sistema de antivirus o protección del cliente, debe generarse una excepción en firewall, antivirus, y cualquier otro sistema de protección única y exclusivamente para ellos.

5. Los TOKEN Empresa y TOKEN Password de producción para la Plataforma de Nómina Electrónica de The Factory HKA Colombia SAS deben ser guardados de forma confidencial y únicamente ser accesibles por personal de confianza.
6. Para el caso en que el emisor contrate un servicio de representación gráfica con la casa de software, o desarrollador, encargado de realizar los ajustes correspondientes en el software contable o ERP para la emisión de documentos electrónicos, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
   • The Factory HKA es responsable de la generación del UBL y su transmisión a la DIAN.
   • Una vez se compruebe la correcta validación y generación del UBL la casa de software puede proceder a generar una representación gráfica que debe cumplir con:

   Los elementos de ley exigidos por la DIAN: inclusión del código QR y de la cadena del CUNE en los documentos, según corresponda.

   Los elementos de ley exigidos por cualquier entidad supervisora al emisor de los documentos.

   Los elementos visuales y de representación de marca exigidos por el propio cliente: logos, información bancaria, leyendas referentes a las responsabilidades tributarias del emisor, etc.

   • La Casa de Software, en este escenario, asume la responsabilidad junto con el propio contribuyente de cualquier incidente de fraude por evasión, malinterpretación, error u omisión de información relevante y obligatoria por parte de la normativa.

   TFHKA no resguarda esta representación en sus sistemas y deja claro que su participación como proveedor tecnológico se limita a la generación del UBL y su validación ante la DIAN.