Diferencia entre revisiones de «Configuración - Portal DFactura Validación Previa»

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m (→‎Agregar un Secuencial)
 
 
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En el Menú de Configuraciones podrá realizar los ajustes necesarios en su cuenta para la puesta en funcionamiento del sistema y las personalizaciones de elementos como El pie de pagina y el correo electrónico de emisión.
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[[File:Menu Configuración.png|miniaturadeimagen|220px|Menú Configuración]]
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Al Iniciar sesión por primera vez, debe realizar las configuraciones pertinentes a sus Datos fiscales y se recomienda personalizar el Corro electrónico.
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En el Menú de Configuraciones podrá realizar los ajustes necesarios en su cuenta para la puesta en funcionamiento del sistema y las personalizaciones de elementos como El pie de página y el correo electrónico de emisión.
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Siempre podrá regresar a esta sección cuando requiera crear nuevos secuenciales, ajustar su correo de envío entre otros.
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Al Iniciar sesión por primera vez, debe realizar las configuraciones pertinentes a sus Datos fiscales y se recomienda personalizar el correo electrónico.
 +
Siempre podrá regresar a esta sección cuando requiera crear nuevos secuenciales, ajustar sus datos fiscales, correo de envío entre otros.
  
−
Iniciada la sesión, realice el primer paso, Ir a Configuraciones → Datos Fiscales.
 
−
[[Archivo:MUPVPrev-301.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 301: Menú Configuraciones]]
 
  
−
==Datos Fiscales==
+
<includeonly>=</includeonly>==Datos Fiscales==<includeonly>=</includeonly>
−
<!--[[Archivo:MUPVPos-15.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 15: Pantalla Mi Cuenta]]-->
+
 
−
En esta sección se pueden configurar o visualizar los siguientes elementos:
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{| style="background:transparent; "
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|-
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|[[Archivo:MUPVPrev-301.JPG|left|250px|Imagen 301: Menú Configuraciones]]||
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Iniciada la sesión, por favor diríjase al menú principal del sistema del lado izquierdo de su portal, seleccione Configuración y posteriormente Datos Fiscales.
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<br>
 +
Se le mostrará una nueva sección en pantalla.
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En esta sección se pueden configurar o visualizar los siguientes elementos en forma de pestañas:
 
* Datos Fiscales
 
* Datos Fiscales
 
* Folios
 
* Folios
 
* Secuenciales
 
* Secuenciales
 
* Certificado Digital
 
* Certificado Digital
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* Logo
+
* Logotipo
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|}
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'''Nota 1:''' Asegúrese de tener el RUT actualizado antes de iniciar este proceso. El NIT a configurar debe coincidir con el número de NIT que tiene actualmente en su RUT.
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'''Nota 2:''' En ambiente DEMO Inicialmente cuando se carga el Certificado Digital de Pruebas, el NIT que se muestra en la Sección "Certificado" será el de The Factory HKA Colombia SAS. '''Esto no es un error'''. Su Certificado Digital será cargado cuando esté próximo su pase a producción.
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{{clear}}
 +
 
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<includeonly>=</includeonly>===Edición de Datos Fiscales===<includeonly>=</includeonly>
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En la pestaña '''Fiscales''' Usted podrá visualizar la información que tiene actualmente configurada en su cuenta.
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[[Archivo:MUPVPrev-302.JPG|center|850px|Imagen 302: Datos Fiscales]]
 +
'''Nota:''' En esta pantalla podrá ubicar sus Tokens de Empresa y Password en caso de requerirlos. Por su seguridad, solo el usuario '''root''' podrá visualizar los Tokens
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Para para la edición de sus datos fiscales por favor presionar el botón '''Editar''', emergerá una pantalla en la que se encuentran los campos de la información fiscal que deben ser agregados.
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[[Archivo:MUPVPrev-303.JPG|center|850px|Imagen 303: Pantalla de edición de datos fiscales]]
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Sus datos fiscales estarán divididos en los siguientes subgrupos
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::'''Nota:''' Asegúrese de colocar todos los datos indicados como obligatorios, estos estarán marcados con asterisco en color rojo <span style="color:#ff0000; ><b>(*)</b></span>
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<includeonly>=</includeonly>====Datos del Contribuyente====<includeonly>=</includeonly>
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En este sub-grupo de información debe seleccionar los siguientes datos:
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:*'''Régimen del Contribuyente:''' Puede seleccionar entre '''Persona Natural''' o '''Persona Jurídica'''
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:*'''Tipo de Régimen:''' Puede seleccionar entre '''Impuesto sobre las ventas IVA''' o '''No Responsable'''
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:*'''Tipo de Identificación:''' Esta opción por defecto esta seleccionada en '''NIT''' por requisitos de la DIAN
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:*'''Numero de identificación:''' Debe diligenciar su numero de NIT sin Digito de Verificación, tal como se muestra en su RUT (El digito de verificación es automáticamente calculado y colocado en la casilla siguiente por el sistema)
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:*'''Razón Social:''' Diligencia la razón social de su empresa como se encuentra ene l RUT. Si Usted es Persona Natural debe diligenciar sus nombres y apellidos como se muestra en el RUT
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:*'''Nombre Comercial:''' Opcionalmente puede agregar su nombre comercial como se indica ene l RUT
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<br>
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 +
<includeonly>=</includeonly>====Domicilio Fiscal====<includeonly>=</includeonly>
 +
 
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En este sub-grupo debe diligenciar la dirección fiscal que tiene registrado en su RUT.
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<br>
 +
:Por favor tenga en consideración todos los datos obligatorios y usar el formato de dirección igual al que tiene en el RUT
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<br>
 +
::'''Nota:''' Esta dirección corresponde a la dirección fiscal. Si Usted cuenta con varios establecimientos físicos esta información podrá diligenciarse en el la sección [[Catálogos - Portal DFactura Validación Previa#Establecimientos|Catálogos - Establecimientos]]
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<br>
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<includeonly>=</includeonly>=====Dirección que se muestra en la Representación Gráfica=====<includeonly>=</includeonly>
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:La dirección que se muestra en la Representación Gráfica de un documento electrónico corresponde a la dirección del establecimiento o dirección física donde es emitido el documento.
 +
<br>
 +
:Para ajustar la dirección que se visualiza en su Representación Gráfica por favor diríjase a la sección en el portal Catálogos  y luego '''Establecimientos'''
 +
<br>
 +
:Desde la sección '''Establecimientos''' ajuste la dirección correspondiente de cada establecimiento donde es emitido el documento. Luego de actualizada la dirección del establecimiento podrá visualizar en la representación gráfica del siguiente documento emitido la dirección configurada.
 +
 
 +
::Para mayor información puede ver la sección '''[[Catálogos - Portal DFactura Validación Previa#Establecimientos|Catálogos - Establecimientos]]'''
 +
 
 +
 
 +
<includeonly>=</includeonly>====Información Adicional====<includeonly>=</includeonly>
 +
En este sub-grupo deberá incluir la siguiente información:
  
 +
:*'''Actividad Económica:''' Por favor coloque al menos su Actividad principal indicada en el RUT
 +
:*'''Responsabilidades:''' Selecciones las responsabilidades que correspondan a su empresa. Marque las que coincidan con las que tienen indiadas en su RUT. Solo podrá elegir entre las siguientes opciones:
 +
{| class="wikitable" style="margin: 0 auto;"
 +
|-
 +
! Código !! Significado
 +
|-
 +
| O-13 || Gran contribuyente
 +
|-
 +
| O-15 || Autorretenedor
 +
|-
 +
| O-23 || Agente de retención IVA
 +
|-
 +
| O-47 || Régimen simple de tributación
 +
|-
 +
| R-99-PN || No aplica – Otros (ver nota)
 +
|}
  
−
'''Nota''': Asegúrese de tener el RUT actualizado antes de iniciar este proceso.
+
<br>
−
El NIT a configurar debe ser el mismo número de identificación asociado al certificado.
+
::'''Nota:''' Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con las primeras 4 responsabilidades, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final
−
'''Nota:''' En ambiente DEMO Inicialmente cuando se carga el Certificado Digital de Pruebas, el NIT configurado corresponderá al de The Factory HKA Colombia. No lo cambie hasta que se haya cargado satisfactoriamente su Certificado Digital propio.
+
<br>
 +
:*'''Impuestos:''' Indique los detalles tributarios de los cuales es responsable. Podrá elegir de la siguiente lista:
 +
{| class="wikitable" style="margin: 0 auto;"
 +
|-
 +
! Código !! Significado
 +
|-
 +
| 01 || IVA
 +
|-
 +
| 04 || INC
 +
|-
 +
| ZA ||IVA e INC
 +
|-
 +
| ZZ ||  No aplica (ver nota)
 +
|}
 +
<br>
 +
::'''Nota:''' Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con los detalles tributarios informados en los primeros tres códigos, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final
  
 +
 +
<includeonly>=</includeonly>====Información de Contacto====<includeonly>=</includeonly>
 +
En este sub-grupo podrá diligenciar datos de contacto de su empresa para que sus clientes lo puedan visualizar en sus documentos electrónicos.
 +
Podrá diligenciar los siguientes datos:
 +
:*'''Nombre completo o Razón social'''
 +
:*'''Teléfono'''
 +
:*'''Telefax'''
 +
:*'''Email:''' Aquí deberá diligenciar el email registrado en la DIAN como '''Correo de recepción'''. Para mayor información puede ver el apartado '''Configurar Correo de Recepción DIAN''' a continuación. A partir del '''10-10-2023''' se permite el manejo del correo con la siguiente estructura:
 +
^(([a-zA-Z0-9!#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ]+)@((\[[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.)|(([a-zA-Z0-9!#$%&'*+=?^_{|}~\-]+\.)+))([a-zA-Z]{2,50}|[0-9]{1,3})(\]?)(\s;\s*|\s*$))*$
 +
:*'''Nota:''' Puede colocar notas de referencia interna o referencia a sus clientes. esta información se podrá visualizarse en el documento electrónico.
 +
 +
<br>
 +
<includeonly>=</includeonly>=====Configurar Correo Recepción DIAN=====<includeonly>=</includeonly>
 +
 +
:Para configurar el correo electrónico de recepción, favor seguir los siguientes pasos:
 +
<br>
 +
:'''En el portal DIAN'''
 +
::1.- Ingrese al portal de habilitación DIAN:
 +
:::[https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login Portal Habilitación DIAN]
 +
::2.- En el nombre del usuario en la parte superior derecha, haga clic en el avatar y luego en '''Configuración'''
 +
[[Archivo:configuracion portal DIAN.png|center|400px|Avatar y Configuración]]
 +
<br>
 +
::3.- Se despliega un cuadro que dice "Correo electrónico para la recepción de facturas" '''(Ver Imagen)'''
 +
[[Archivo:CorreoRecepción1.JPG|centro|850px|Imagen 515b: Configurar Correo Recepción DIAN]]
 +
::4.- Diligencie el correo que usará para la recepción de documentos electrónicos.
 +
::5.- Al finalizar, presione el botón '''Guardar'''.
 +
<br>
 +
:'''En el portal HKA Factura'''
 +
::1.- Ingrese a su cuenta en el portal de Producción:  [https://factura21.thefactoryhka.com.co/ Portal HKA Factura]
 +
::2.- Dirigirse a la sección de: Configuración --> Datos Fiscales, y allí dar '''Editar'''. Para mayor información vea [[Configuración - Portal DFactura Validación Previa#Edición de Datos Fiscales|Edición de Datos Fiscales]]
 +
::3.- Debe agregar el correo configurado en '''email''' en el sub-grupo información de '''Contacto''' y presionar el botón '''Guardar''' para terminar la configuración correcta de sus datos fiscales.
 +
:'''Nota:''' Si luego de este proceso en otra ocasión vuelve a ingresar a la opción Editar en Datos Fiscales se recomienda validar el correo de recepción en el campo Email, de no ser el mismo realizar el ajuste nuevamente y guardar los cambios.
 +
<br>
 
{{clear}}
 
{{clear}}
  
−
===Edición de Datos Fiscales===
+
<includeonly>=</includeonly>====Consorcio o Unión Temporal====<includeonly>=</includeonly>
−
[[Archivo:MUPVPrev-302.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 302: Datos Fiscales]]
+
 
−
En la Sección "Fiscales" Ud. podrá visualizar la información que tiene actualmente configurada.  
+
Si la empresa que esta generando los documentos electrónicos es un Consorcio o una Unión Temporal, adicionalmente deberán diligenciar esta sección en los Datos Fiscales de su cuenta.
−
Ud. Puede editar esta información presionando el botón Editar Datos, emergerá una pantalla en la que se encuentran los campos de la información fiscal que deben ser agregados.  
+
<br>
−
{{clear}}
+
Para mayor información puede ver la sección [[Configuración - Portal DFactura Validación Previa#Edición de Datos Fiscales|Edición de Datos Fiscales]]
 +
<br>
 +
Para hacer uso de esta sección primero debe dar clic al botón y que este quede en '''SI''' (ver flecha roja en la siguiente imagen), de esta forma activara la opción de incluir las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal.
 +
<br>
 +
Por favor recuerde que debe agregar las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal según esté descrito en el RUT.
 +
<br>
 +
Diligencie los siguientes campos:
 +
:* Nombre o Razón Social
 +
:* Tipo de Identificación
 +
:* Porcentaje de Acciones
 +
:* Responsabilidades
 +
:* Impuestos
 +
<br>
 +
Al finalizar de colocar los datos de cada empresa del consorcio debe darle al botón '''(+)''', de esta forma agregará a la lista que se muestra en la parte inferior las distintas empresas que forman parte del consorcio o unión temporal.
 +
Si ha cometido un error puede presionar el botón rojo '''Eliminar''' y retirar esa empresa de la lista
  
−
[[Archivo:MUPVPrev-303.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 303: Pantalla de edición de datos fiscales]]
+
Al final el diligenciamiento de as distintas empresas puede finalizar dando al botón '''Guardar'''
−
Asegurese de colocar todos los datos indicados como obligatorios o (marcados con *)
 
−
Los datos correspondiente a Tipo de usuario Aduanero, Tipo de obligaciones y responsabilidades y Tipo de representación son de selección múltiple para una correcta selección esta información se tiene disponible en el RUT del contribuyente. Ver imagen 303
 
−
{{clear}}
 
  
−
===Información de los folios===
+
[[File:Consorcio emision - datos fiscales.jpg|center|650px|Sección Consorcio]]
−
[[Archivo:MUPVPrev-304.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 304: Información de Folios]]
 
−
En esta sección Ud podra hacer seguimiento de los Folios que ha adquirido, su fecha de vigencia y su estatus.
 
−
Por defecto, al registrarse al servicio se adjudica la cantidad de 20 folios. Si desea comprar más folios comuníquese con su distribuidor autorizado. Ver imagen 304.
 
−
{{clear}}
 
  
−
===Configuración de los Secuenciales===
+
<noinclude>
−
[[Archivo:MUPVPrev-305.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 305: Secuenciales]]
+
'''Para mayor información puede ver el siguiente video'''
 +
<br>
 +
<div class="thumb center">
 +
{{#widget:YouTube|id=cco_LfU5Qzs|width=660|height=415}}<br>
 +
</div>
 +
</noinclude>
  
−
En esta sección se muestran todos sus secuenciales configurados, los establecimientos a los que han sido agregados e información como fechas de vigencia y tipo de servicio.
 
  
−
De igual forma podrá gestionar sus secuenciales, consultar la información configurada y si lo desea podrá inactivar secuenciales que ya no tendrán uso.
 
  
−
Ademas podrá agregar secuenciales según el tipo de documento que desee emitir.
+
<includeonly>=</includeonly>===Folios===<includeonly>=</includeonly>
  
−
En la pantalla Agregar Numeración Secuencial, el portal realizará una consulta a la DIAN con su número de identificación para la carga de sus secuenciales disponibles según el número de resolución, el mismo cargará los rangos de numeración, vigencia, prefijo y clave técnica.
+
En la pestaña '''Folios'''  podrá hacer seguimiento de los paquetes o planes de folios que ha adquirido, su fecha de vigencia y su estatus.
 +
Adicionalmente puede encontrar en la parte inferior un resumen de los folios adquiridos, los folios consumidos en el sistema de 2.0 (aplica para clientes migrados del sistema de Validación Posterior o Modelo Resolución 2242) y folios consumidos en sistema 2.1 (Validación Previa)
 +
<br>
 +
<br>
 +
:'''Nota 1:''' En ambiente de producción, los paquetes mostrados corresponden a los paquetes de folios o planes que Usted ha adquirido. Si se han agotado o están por agotarse puede comunicarse con nuestra área de Ventas o con su distribuidor autorizado. Puede encontrar información de contacto en la sección [[Canales de Comunicación|Canales de Comunicación]]
 +
<br>
 +
:'''Nota 2:''' En ambiente DEMO por defecto al registrarse se adjudica la cantidad de 20 folios. Si desea una carga adicional para pruebas puede solicitar al área de soporte una carga de folios de pruebas.
  
 +
[[Archivo:MUPVPrev-304.JPG|center|850px|Imagen 304: Información de Folios]]
 +
<br>
 +
<br>
 
{{clear}}
 
{{clear}}
−
====Agregar un Secuencial====
+
<!--
−
[[Archivo:MUPVPrev-306.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 306: Carga de Secuenciales- Información DIAN]]
+
* Se comenta por ser un video muy antiguo
−
Presionando Agregar secuencial emergerá otra pantalla. Ver imagen 306.
+
<noinclude>
−
Los datos disponibles para el registro del secuencial son:
+
'''Para Mayor información puede ver el siguiente video'''
 +
<br>
 +
<br>
  
−
* Tipo de Documento: Tipos de documentos (Factura, Nota de crédito, Nota de débito).
+
{{#widget:YouTube|id=M1Zc39aJZp4|width=660|height=415}}
−
* Tipo de Operación: Operación que se va asociar al tipo documento (Venta/Exportación y Contingencia).
 
−
* Tipo de servicio: Servicio por donde se va gestionar el documento (Portal, Servicio de integración, App Móvil).
 
−
* Modalidad de Uso para Secuencial: Modo de uso, (Automático, Manual sin prefijo, Manual con prefijo).
 
−
* Establecimiento: Se listaran los establecimientos registrados en Catálogo Establecimiento.
 
−
* Número de la resolución: es el número obtenido cuando se solicita la numeración de factura electrónica. El portal deberá realizar la consulta a la DIAN, si se estableció la conexión se debe mostrar todas las resoluciones asociadas al cliente en un combo lista. Si no se pudo establecer la conexión debe ser ingresado manualmente.
 
−
* Prefijo: se listara según la resolución seleccionada, siendo éste una serie de un máximo de 6 caracteres alfabética, numérica o alfanumérica que llevará en el inicio al número consecutivo del documento, es recomendable no duplicar la serie por otra ya existente con mismo o diferente tipo servicio.
 
−
* El Valor del rango desde y el valor del rango hasta: Es la numeración que debe ser válida otorgada por la DIAN.
 
−
nota: cuando se haya agotado el rango de numeración que le fue asignado y se deba solicitar la autorización de uno nuevo este debe ser la continuación de un rango ya autorizado.
 
−
* El Valor del rango inicial: Es el valor inicial de facturas del secuencial seleccionado, este valor debe ser igual o mayor al valor del rango desde y menor al valor del rango hasta.
 
−
nota: si se requiere los secuenciales se puede configurar de forma compartido por varios tipos de servicio, es decir; si dispone 200 secuenciales puede registrar para Portal 100, Servicio de integración 50, APP Móvil 50. Esto depende de las aplicaciones disponibles del cliente.
 
−
* La fecha inicio y fecha fin: Es el rango de fecha valida otorgado por la DIAN.
 
−
* Clave técnica: Es generada por la DIAN en caso de fallas de comunicación debe ser solicitada a The Factory HKA Colombia SAS y solo su Proveedor Tecnológico la puede consultar.
 
 
<br>
 
<br>
−
Ver imagen 20 ejemplo de carga con datos consultado con la DIAN.<br>
+
</noinclude>
 +
-->
  
−
'''Nota:''' EL PREFIJO y LA NUMERACIÓN deben ser los mismos autorizados por la DIAN respetando el uso de minúsculas y mayúsculas. '''Tome en cuenta que la configuración errónea es motivo de rechazo de los documentos electrónicos por parte de la DIAN.'''
 
  
−
{{clear}}
 
  
−
[[Archivo:MUPVPrev-307.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 307: Carga de Secuenciales - Modo de Uso Integración]]
 
−
Existen 3 tipos de servicio que disponen de la modalidad de uso, tales como se describe a continuación:
 
−
* Portal: Modalidad Automática.
 
−
* Servicio de integración: Modalidad Automática, Manual sin prefijo, Manual con prefijo.
 
−
* APP Móvil: Modalidad Automática.
 
−
Cada secuencial creado por tipo de servicio, estará disponible para generar documentos desde la aplicación del mismo tipo de servicio. Ver imagen 307.
 
−
{{clear}}
 
  
−
====Error al cargar Secuencial====
+
<includeonly>=</includeonly>===Secuenciales===<includeonly>=</includeonly>
−
[[Archivo:MUPVPos-22.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 22: Carga de Secuenciales- Error DIAN]]
+
 
−
En caso de existir problemas de comunicación o la DIAN no se encuentre operativa se mostrará un mensaje informativo y sólo tendrá disponible el registro de secuenciales de Tipo documento Nota (Crédito/Débito) con Tipo operación (Venta/Exportación) y Tipo de servicio (Portal, Servicio de Integración, APP Móvil) con disponibilidad de carga manual, adicional es posible la creación de secuencial de Tipo documento (Contingencia) con Tipo operación (Contingencia) y Tipo de servicio (Servicio de Integración) con Modalidad Manual Contingencia, los datos Resolución, Prefijo, Valor rango desde, Valor rango Hasta Valor rango inicial, Fecha de inicio y Fecha fin, deben ser ingresados manualmente teniendo en cuenta que deben ser los autorizados por la DIAN. Ver imagen 22.
+
Para mayor información de configuración y uso de Secuenciales por favor visite el siguiente artículo:<br>
−
{{clear}}
+
 
 +
'''[[Secuenciales - Portal HKAFactura Validación Previa|Secuenciales]]'''
 +
 
 +
 
 +
 
  
−
<!-- [[Archivo:MUPVPos-23.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 23: Carga de Secuenciales- Secuencial de Contingencia]]-->
 
−
Cuando se tiene conexión con la DIAN el registro de secuencial para Tipo Operación Contingencia los datos serán ingresados igualmente de forma manual. Ver imagen 23.
 
  
−
===Certificado Digital===
+
<includeonly>=</includeonly>===Certificado Digital===<includeonly>=</includeonly>
 
<!-- [[Archivo:MUPVPrev-308.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 308: Certificado Digital]]-->
 
<!-- [[Archivo:MUPVPrev-308.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 308: Certificado Digital]]-->
−
En esta sección podrá Visualizar la información de su certificado Digital
+
En la pestaña '''Certificado''' podrá Visualizar la información de su certificado Digital
 +
[[File:datos fiscales - certificado digital.png|center|750px]]
 +
Por seguridad, su Certificado Digital es gestionado y cargado por The Factory HKA Colombia SAS. Cuando su Certificado Digital ha sido emitido puede solicitar su carga a el Área de Proyectos a través de: proyectos_fel@thefactoryhka.com 
 +
<br>
 +
::'''Nota:'''  antes de realizar la carga del certificado debe tener actualizado en datos fiscales el número de documento que debe coincidir con el número de NIT en su RUT. Para mayor información de como editar su NIT, puede visitar la sección [[Configuración - Portal DFactura Validación Previa#Edición de Datos Fiscales|Edición de Datos Fiscales]]. Considere que el NIT solo puede ser ajustado en ambiente DEMO.
  
−
Por seguridad, su Certificado Digital es gestionado y cargado por The Factory HKA Colombia SAS. Cuando su Certificado Digital ha sido emitido puede solicitar su carga a el Area de Proyectos a través de: proyectos_fel@thefactoryhka.com 
+
{{clear}}
  
−
'''nota:''' antes de realizar la carga del certificado debe tener actualizado en datos fiscales el número de documento que debe ser igual al número de identificación del certificado.
 
−
{{clear}}
 
  
−
===Carga del logotipo de la empresa===
 
−
[[Archivo:MUPVPrev-308.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 308: Carga de Logo]]
 
−
Ud Puede cargar el Logo de su empresa y este será mostrado tanto en la Representación gráfica de su Documento Emitido como en elementos como el correo electrónico que le llega a su cliente.
 
−
Para cargarlo debe ir a la selección y presionar Seleccionar logo, donde emergerá una ventana del explorador de Windows para seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo y para finalizar presionar Guardar. Ver imagen 308.
 
  
 +
<includeonly>=</includeonly>===Logotipo===<includeonly>=</includeonly>
 +
En la pestaña '''Logotipo''' Usted puede cargar el Logo de su empresa y este será mostrado en la Representación gráfica de su Documento Emitido  y en otros elementos como el correo electrónico que le llega a su cliente.
 +
[[Archivo:MUPVPrev-308.JPG|center|750px|Imagen 308: Carga de Logo]]
 +
<br>
 +
Para cargar o actualizar so logotipo por favor siga los siguientes pasos:
 +
::'''A''': En la pestaña Logotipo, presionar '''Seleccionar logo'''. emergerá una ventana del explorador de Windows
 +
::'''B''': En su computador seleccione la ruta donde se encuentra el archivo y selecciones la imagen del logo que desea cargar.
 +
::'''C''': Presione Guardar para dejar en el sistema su logo. debe aparecer un mensaje de Carga Exitosa.
 +
[[File:datos fiscales - guardar logotipo.png|center|750px]]
 +
<br>
 +
:'''Nota:''' La imagen del logo puede estar en formato JPG o PNG, no debe exceder los 600KB de tamaño de archivo ni debe exceder lo 800px de ancho en la imagen.
 
{{clear}}
 
{{clear}}
  
−
==Personalización==
+
<includeonly>=</includeonly>==Personalización==<includeonly>=</includeonly>
−
<!-- [[Archivo:MUPVPrev-301.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 301: Menú Configuraciones]] -->
+
<!-- [[Archivo:MUPVPrev-301.JPG|center|750px|Imagen 301: Menú Configuraciones]] -->
 
En esta sección puede Personalizar elementos como el Pie de Pagina de sus documentos emitidos como el correo electrónico que reciben sus clientes al entregar un documento.
 
En esta sección puede Personalizar elementos como el Pie de Pagina de sus documentos emitidos como el correo electrónico que reciben sus clientes al entregar un documento.
  
Línea 115: Línea 251:
 
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===Pie de Página===
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<includeonly>=</includeonly>===Pie de Página===<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:MUPVPrev-309.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 309: Configuración del Pie de Página]]
+
En esta sección podrá crear un pie de página personalizado para sus documentos. Debe presionar el botón "Activar Pie de Página" para activar el campo para editar el contenido del mismo, permitiendo configurar el formato.
−
 
+
[[Archivo:MUPVPrev-309.JPG|center|750px|Imagen 309: Configuración del Pie de Página]]
−
En esta sección pordrá crear un pie de página personalizado para sus documentos. Debe presionar el botón "Activar Pie de Página" para activar el campo para editar el contenido del mismo, permitiendo configurar el formato.
 
−
 
 
  
 
{{clear}}
 
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===Correo Electrónico===
+
<includeonly>=</includeonly>===Correo Electrónico===<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:MUPVPrev-310.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 310: Activación de Personalización de Correos]]
 
 
En esta sección podrá personalizar el envío de información en el correo electrónico que reciben sus clientes.
 
En esta sección podrá personalizar el envío de información en el correo electrónico que reciben sus clientes.
 
Debe activar el mensaje personalizado para poder iniciar la personalización y envío del mismo.  
 
Debe activar el mensaje personalizado para poder iniciar la personalización y envío del mismo.  
 
La personalización dispone de tres campos configurables:
 
La personalización dispone de tres campos configurables:
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* Asunto de correo electrónico (Obligatorio): Este campo es configurable por el cliente, permite concatenar texto con variables de pseudo código. Este elemento no debe tener contenido HTML. Véase imagen 28.
 
* Asunto de correo electrónico (Obligatorio): Este campo es configurable por el cliente, permite concatenar texto con variables de pseudo código. Este elemento no debe tener contenido HTML. Véase imagen 28.
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* Responder a (Obligatorio): Campo configurable por el cliente, donde se describe la dirección de correo a la que responderá el adquirente. Véase imagen 29.
 
* Responder a (Obligatorio): Campo configurable por el cliente, donde se describe la dirección de correo a la que responderá el adquirente. Véase imagen 29.
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* Contenido: Contenido del Correo, este contenido es ajustable en formato plantilla HTML junto con variable de pseudo código y formato Texto permitiendo formato en negrita, cursiva, subrayado, justificación, tablas, viñetas, numeración y sangría. Véase imagen 30.
  
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[[Archivo:MUPVPos-30.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 30: Cuerpo del Correo]]
 
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* Contenido: Contenido del Correo, este contenido es ajustable en formato plantilla HTML junto con variable de pseudo código y formato Texto permitiendo formato en negrita, cursiva, subrayado, justificación, tablas, viñetas, numeración y sangría. Véase imagen 30.
 
  
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'''Véase tabla 4 (Tabla de pseudo códigos para personalizar correo)''' para identificar las variables de pseudo códigos a utilizar en la plantilla HTML.
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'''Véase tabla 4 ([http://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Pseudo_c%C3%B3digos_para_personalizar_correo_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Posterior Tabla de pseudo códigos para personalizar correo])''' para identificar las variables de pseudo códigos a utilizar en la plantilla HTML.
 
Si no se desea personalizar el correo electrónico, la opción debe estar apagada y la aplicación enviará el correo por defecto de The Factory HKA.
 
Si no se desea personalizar el correo electrónico, la opción debe estar apagada y la aplicación enviará el correo por defecto de The Factory HKA.
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<includeonly>=</includeonly>===Portal de Comentario por parte del Receptor===<includeonly>=</includeonly>
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:El Portal de Comentarios por parte del receptor es un portal que permite al receptor del documento electrónico emitir un comentario al emisor del documento al momento de recibir la factura.
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'''Con la resolución 85 de la DIAN, junto con la publicación del Anexo Técnico 1.8, se formaliza el proceso de aceptación de una factura. Por lo tanto el acuse de recibo de factura, el acuse de recibo de bien servicio y/o mercancía, el reclamo y la aceptación son eventos gestionados por RADIAN.
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'''Por ello el portal de aceptación fue modificado a un portal de comentarios por parte del adquirente.'''
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'''Por lo tanto se implementarán los siguientes cambios en producción a partir del día 6-7-2022; los mismos se encuentran liberados en demo a partir del 22-6-2022:'''
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* El botón en el correo default o personalizado que se entrega al adquirente se denomina ahora: Comentado/Ver.
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* Al presionar el botón "Comentado/Ver"; se registra un estatus de Leído, una vez presionado dicho botón el cliente puede agregar un comentario el cual generara el estatus Comentado.
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* Los estatus (Aceptados, Rechazados, En Verificación), que se manejaban en el portal de aceptación ya no se visualizarán.
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* En el módulo Documentos Emitidos se visualizará el siguiente filtro: Estatus de Comentario de Recibido.
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* En el módulo Documentos Emitidos al presionar el botón del (+) se visualizaran dos estatus dependiendo del caso (Visto/Comentado).
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<gallery mode="slideshow">
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File:MUPVPrev-310.JPG|Activación de Personalización de Correos
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File:MUPVPos-30.JPG|Cuerpo del Correo
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File:MUPVPrev-560.jpg|Correo recibido default
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File:MUPVPrev-561.jpg|Envío de Comentario
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File:MUPVPrev-562.jpg|Modulo de Documentos Emitidos
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File:MUPVPrev-563.jpg|Estatus de Leído/Comentado en el módulo Documentos Emitidos.
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</gallery>
 
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==Cambiar contraseña==
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<includeonly>=</includeonly>==Cambiar contraseña==<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:MUPVPrev-311.JPG|miniaturadeimagen|Imagen 311: Cambio de Contraseña]]
 
 
Por su seguridad se recomienda realizar el cambio de su contraseña inicial.  
 
Por su seguridad se recomienda realizar el cambio de su contraseña inicial.  
  
Línea 147: Línea 302:
  
 
Para editar la contraseña agregue la clave actual e ingrese la nueva. Presione Cambiar Contraseña para que los cambios sean establecidos.  
 
Para editar la contraseña agregue la clave actual e ingrese la nueva. Presione Cambiar Contraseña para que los cambios sean establecidos.  
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[[Archivo:MUPVPrev-311.JPG|center|750px|Imagen 311: Cambio de Contraseña]]
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<includeonly>=</includeonly>==Usuarios==<includeonly>=</includeonly>
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En este catálogo se permite agregar y configurar los permisos de visualización de documentos por servicio según se desee.
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Igualmente se pueden gestionar los usuarios proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes.
 +
Existe un límite de registros de 50 usuarios máximos, si se requiere registrar usuarios adicionales debe comunicarse con la empresa para realizar su solicitud.
 +
Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas.
 +
Ir a Catálogos → Usuarios.
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[[Archivo:MUPVPrev-516.JPG|center|750px|Imagen 516: Catálogo Usuarios]]
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{{clear}}
 +
 +
<includeonly>=</includeonly>===Agregar un nuevo usuario===<includeonly>=</includeonly>
 +
Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para generar el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
 +
* Perfil: Configuración de nombre y correo
 +
* Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario, pueden ser:
 +
** Estándar
 +
** Avanzado
 +
** Administrador
 +
* Permisos: Pueden ajustar los permisos del usuario
 +
* Clientes: Clientes a los que tendrá acceso el Usuario
 +
* Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario
 +
 +
Para iniciar presione Agregar Usuario
 +
[[Archivo:MUPVPrev-517.JPG|center|750px|Imagen 517: Agregar Nuevo Usuario]]
 +
 +
<includeonly>=</includeonly>====Perfil====<includeonly>=</includeonly>
 +
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema.
 +
Al culminar presione siguiente.
 +
Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas.
 +
 +
<includeonly>=</includeonly>====Roles====<includeonly>=</includeonly>
 +
 +
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
 +
* Administrador
 +
* Avanzado
 +
* Estándar
 +
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección.
 +
Para continuar presione Siguiente.
 +
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[[Archivo:MUPVPrev-518.JPG|center|750px|Imagen 518: Selección del Rol de Usuario]]
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{{clear}}
 +
 +
<includeonly>=</includeonly>====Permisos====<includeonly>=</includeonly>
 +
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos"
 +
Esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seccionado. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema.
 +
[[Archivo:MUPVPrev-519.JPG|center|750px|Imagen 519: Personalizar Permisos de Usuario]]
 +
 +
En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
 +
 +
* Estándar: Acceso básico con opciones limitadas para agregar y visualizar sin afectar configuraciones.
 +
* Avanzado: Acceso para agregar y editar registros, ajustes y configuraciones.
 +
* Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
 +
 +
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Permiso/Rol !! Estándar !! Avanzado !! Administrador
 +
|-
 +
| Inicio || X || X || X
 +
|-
 +
| Clientes || X || X || X
 +
|-
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| Producto || X || X || X
 +
|-
 +
| Unidades de Medida || X || X || X
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|-
 +
| Establecimientos ||  || X || X
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|-
 +
| Usuarios ||  ||  || X
 +
|-
 +
| Emisión || X || X || X
 +
|-
 +
| Reportes ||  || X || X
 +
|-
 +
| Datos Ficales || X || X || X
 +
|-
 +
| Folios ||  ||  || X
 +
|-
 +
| Secuenciales || X || X || X
 +
|-
 +
| Logotipo ||  || X || X
 +
|-
 +
| Certificado ||  ||  || X
 +
|-
 +
| Cambio de Contraseña || X || X || X
 +
|-
 +
| Personalizaciones ||  ||  || X
 +
|}
 +
 +
 +
Descripción de cada permiso:
 +
# Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.
 +
# Clientes: Módulo para manejo de Clientes, permite agregar, editar, eliminar clientes, editar precio de un producto para un cliente, ejecutar la carga masiva.
 +
# Productos: Módulo para manejo de Productos, permite sólo agregar, editar y eliminar productos.
 +
# Unidades de Medida: Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite permite sólo agregar, editar y eliminar unidades de medida.
 +
# Establecimientos: Módulo para el manejo de establecimiento, permite agregar y editar establecimientos.
 +
# Usuarios: Módulo para manejo de usuarios, permite agregar y eliminar usuarios.
 +
# Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite generar y visualizar los distintos documentos como facturas, notas de crédito y notas de débito, reenviar por correo los distintos documentos generados y descargar los archivos PDF Y XML de los documentos generados.
 +
# Reportes: Módulo para la generación de reportes de los distintos documentos generados. Permite generar y descargar los reportes de los distintos documentos.
 +
# Datos Fiscales: Módulo para el manejo de los Datos Fiscales, Permite visualizar y editar los datos fiscales.
 +
# Folios: Módulo que permite visualizar los paquetes de folios adquiridos.
 +
# Secuenciales: Módulo para manejo de Secuenciales de numeración, permite agregar, editar y desactivar los secuenciales registrados.
 +
# Logotipo: Módulo para el manejo del Logotipo, permite editar y eliminar el logotipo que se presentará en los documentos.
 +
# Certificado: Módulo para el manejo del certificado digital, permite cargar o modificar el certificado digital.
 +
# Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de usuario.
 +
# Configuraciones: Módulo para la configuración de parámetros
 +
 +
{{clear}}
 +
<includeonly>=</includeonly>====Clientes====<includeonly>=</includeonly>
 +
Personalizar la lista de clientes permitirá limitar el acceso a los datos de los clientes seleccionados de la lista desplegable, tanto a nivel de catálogos como de documentos.
 +
[[Archivo:MUPVPrev-520.JPG|center|750px|Imagen 520: Personalizar Listas de Clientes que puede ver el Usuario]]
 +
{{clear}}
 +
 +
<includeonly>=</includeonly>====Establecimientos====<includeonly>=</includeonly>
 +
Personalizar la lista de Establecimientos permitirá limitar al perfil creado el acceso a los datos asociados al establecimiento seleccionado, tanto a nivel de catálogos como de documentos. Active la opción y seleccione la Establecimiento de la lista desplegable. Presione el botón (+) para agregarlo. Para finalizar, presione Guardar.
 +
[[Archivo:MUPVPrev-521.JPG|center|750px|Imagen 521: Personalizar Listas de Establecimientos en los que puede estar el Usuario]]
 
{{clear}}
 
{{clear}}

Revisión actual del 16:39 19 ene 2024

Menú Configuración

En el Menú de Configuraciones podrá realizar los ajustes necesarios en su cuenta para la puesta en funcionamiento del sistema y las personalizaciones de elementos como El pie de página y el correo electrónico de emisión. Al Iniciar sesión por primera vez, debe realizar las configuraciones pertinentes a sus Datos fiscales y se recomienda personalizar el correo electrónico. Siempre podrá regresar a esta sección cuando requiera crear nuevos secuenciales, ajustar sus datos fiscales, correo de envío entre otros.


Datos Fiscales

Imagen 301: Menú Configuraciones

Iniciada la sesión, por favor diríjase al menú principal del sistema del lado izquierdo de su portal, seleccione Configuración y posteriormente Datos Fiscales.
Se le mostrará una nueva sección en pantalla.
En esta sección se pueden configurar o visualizar los siguientes elementos en forma de pestañas:

  • Datos Fiscales
  • Folios
  • Secuenciales
  • Certificado Digital
  • Logotipo



Nota 1: Asegúrese de tener el RUT actualizado antes de iniciar este proceso. El NIT a configurar debe coincidir con el número de NIT que tiene actualmente en su RUT.
Nota 2: En ambiente DEMO Inicialmente cuando se carga el Certificado Digital de Pruebas, el NIT que se muestra en la Sección "Certificado" será el de The Factory HKA Colombia SAS. Esto no es un error. Su Certificado Digital será cargado cuando esté próximo su pase a producción.

Edición de Datos Fiscales

En la pestaña Fiscales Usted podrá visualizar la información que tiene actualmente configurada en su cuenta.

Imagen 302: Datos Fiscales

Nota: En esta pantalla podrá ubicar sus Tokens de Empresa y Password en caso de requerirlos. Por su seguridad, solo el usuario root podrá visualizar los Tokens

Para para la edición de sus datos fiscales por favor presionar el botón Editar, emergerá una pantalla en la que se encuentran los campos de la información fiscal que deben ser agregados.

Imagen 303: Pantalla de edición de datos fiscales


Sus datos fiscales estarán divididos en los siguientes subgrupos

Nota: Asegúrese de colocar todos los datos indicados como obligatorios, estos estarán marcados con asterisco en color rojo (*)

Datos del Contribuyente

En este sub-grupo de información debe seleccionar los siguientes datos:

  • Régimen del Contribuyente: Puede seleccionar entre Persona Natural o Persona Jurídica
  • Tipo de Régimen: Puede seleccionar entre Impuesto sobre las ventas IVA o No Responsable
  • Tipo de Identificación: Esta opción por defecto esta seleccionada en NIT por requisitos de la DIAN
  • Numero de identificación: Debe diligenciar su numero de NIT sin Digito de Verificación, tal como se muestra en su RUT (El digito de verificación es automáticamente calculado y colocado en la casilla siguiente por el sistema)
  • Razón Social: Diligencia la razón social de su empresa como se encuentra ene l RUT. Si Usted es Persona Natural debe diligenciar sus nombres y apellidos como se muestra en el RUT
  • Nombre Comercial: Opcionalmente puede agregar su nombre comercial como se indica ene l RUT


Domicilio Fiscal

En este sub-grupo debe diligenciar la dirección fiscal que tiene registrado en su RUT.

Por favor tenga en consideración todos los datos obligatorios y usar el formato de dirección igual al que tiene en el RUT


Nota: Esta dirección corresponde a la dirección fiscal. Si Usted cuenta con varios establecimientos físicos esta información podrá diligenciarse en el la sección Catálogos - Establecimientos


Dirección que se muestra en la Representación Gráfica
La dirección que se muestra en la Representación Gráfica de un documento electrónico corresponde a la dirección del establecimiento o dirección física donde es emitido el documento.


Para ajustar la dirección que se visualiza en su Representación Gráfica por favor diríjase a la sección en el portal Catálogos y luego Establecimientos


Desde la sección Establecimientos ajuste la dirección correspondiente de cada establecimiento donde es emitido el documento. Luego de actualizada la dirección del establecimiento podrá visualizar en la representación gráfica del siguiente documento emitido la dirección configurada.
Para mayor información puede ver la sección Catálogos - Establecimientos


Información Adicional

En este sub-grupo deberá incluir la siguiente información:

  • Actividad Económica: Por favor coloque al menos su Actividad principal indicada en el RUT
  • Responsabilidades: Selecciones las responsabilidades que correspondan a su empresa. Marque las que coincidan con las que tienen indiadas en su RUT. Solo podrá elegir entre las siguientes opciones:
Código Significado
O-13 Gran contribuyente
O-15 Autorretenedor
O-23 Agente de retención IVA
O-47 Régimen simple de tributación
R-99-PN No aplica – Otros (ver nota)


Nota: Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con las primeras 4 responsabilidades, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final


  • Impuestos: Indique los detalles tributarios de los cuales es responsable. Podrá elegir de la siguiente lista:
Código Significado
01 IVA
04 INC
ZA IVA e INC
ZZ No aplica (ver nota)


Nota: Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con los detalles tributarios informados en los primeros tres códigos, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final


Información de Contacto

En este sub-grupo podrá diligenciar datos de contacto de su empresa para que sus clientes lo puedan visualizar en sus documentos electrónicos. Podrá diligenciar los siguientes datos:

  • Nombre completo o Razón social
  • Teléfono
  • Telefax
  • Email: Aquí deberá diligenciar el email registrado en la DIAN como Correo de recepción. Para mayor información puede ver el apartado Configurar Correo de Recepción DIAN a continuación. A partir del 10-10-2023 se permite el manejo del correo con la siguiente estructura:
^(([a-zA-Z0-9!#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ]+)@((\[[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.)|(([a-zA-Z0-9!#$%&'*+=?^_{|}~\-]+\.)+))([a-zA-Z]{2,50}|[0-9]{1,3})(\]?)(\s;\s*|\s*$))*$
  • Nota: Puede colocar notas de referencia interna o referencia a sus clientes. esta información se podrá visualizarse en el documento electrónico.


Configurar Correo Recepción DIAN
Para configurar el correo electrónico de recepción, favor seguir los siguientes pasos:


En el portal DIAN
1.- Ingrese al portal de habilitación DIAN:
Portal Habilitación DIAN
2.- En el nombre del usuario en la parte superior derecha, haga clic en el avatar y luego en Configuración
Avatar y Configuración


3.- Se despliega un cuadro que dice "Correo electrónico para la recepción de facturas" (Ver Imagen)
Imagen 515b: Configurar Correo Recepción DIAN
4.- Diligencie el correo que usará para la recepción de documentos electrónicos.
5.- Al finalizar, presione el botón Guardar.


En el portal HKA Factura
1.- Ingrese a su cuenta en el portal de Producción: Portal HKA Factura
2.- Dirigirse a la sección de: Configuración --> Datos Fiscales, y allí dar Editar. Para mayor información vea Edición de Datos Fiscales
3.- Debe agregar el correo configurado en email en el sub-grupo información de Contacto y presionar el botón Guardar para terminar la configuración correcta de sus datos fiscales.
Nota: Si luego de este proceso en otra ocasión vuelve a ingresar a la opción Editar en Datos Fiscales se recomienda validar el correo de recepción en el campo Email, de no ser el mismo realizar el ajuste nuevamente y guardar los cambios.


Consorcio o Unión Temporal

Si la empresa que esta generando los documentos electrónicos es un Consorcio o una Unión Temporal, adicionalmente deberán diligenciar esta sección en los Datos Fiscales de su cuenta.
Para mayor información puede ver la sección Edición de Datos Fiscales
Para hacer uso de esta sección primero debe dar clic al botón y que este quede en SI (ver flecha roja en la siguiente imagen), de esta forma activara la opción de incluir las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal.
Por favor recuerde que debe agregar las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal según esté descrito en el RUT.
Diligencie los siguientes campos:

  • Nombre o Razón Social
  • Tipo de Identificación
  • Porcentaje de Acciones
  • Responsabilidades
  • Impuestos


Al finalizar de colocar los datos de cada empresa del consorcio debe darle al botón (+), de esta forma agregará a la lista que se muestra en la parte inferior las distintas empresas que forman parte del consorcio o unión temporal. Si ha cometido un error puede presionar el botón rojo Eliminar y retirar esa empresa de la lista

Al final el diligenciamiento de as distintas empresas puede finalizar dando al botón Guardar

Sección Consorcio


Para mayor información puede ver el siguiente video




Folios

En la pestaña Folios podrá hacer seguimiento de los paquetes o planes de folios que ha adquirido, su fecha de vigencia y su estatus. Adicionalmente puede encontrar en la parte inferior un resumen de los folios adquiridos, los folios consumidos en el sistema de 2.0 (aplica para clientes migrados del sistema de Validación Posterior o Modelo Resolución 2242) y folios consumidos en sistema 2.1 (Validación Previa)

Nota 1: En ambiente de producción, los paquetes mostrados corresponden a los paquetes de folios o planes que Usted ha adquirido. Si se han agotado o están por agotarse puede comunicarse con nuestra área de Ventas o con su distribuidor autorizado. Puede encontrar información de contacto en la sección Canales de Comunicación


Nota 2: En ambiente DEMO por defecto al registrarse se adjudica la cantidad de 20 folios. Si desea una carga adicional para pruebas puede solicitar al área de soporte una carga de folios de pruebas.
Imagen 304: Información de Folios





Secuenciales

Para mayor información de configuración y uso de Secuenciales por favor visite el siguiente artículo:

Secuenciales



Certificado Digital

En la pestaña Certificado podrá Visualizar la información de su certificado Digital

Datos fiscales - certificado digital.png

Por seguridad, su Certificado Digital es gestionado y cargado por The Factory HKA Colombia SAS. Cuando su Certificado Digital ha sido emitido puede solicitar su carga a el Área de Proyectos a través de: proyectos_fel@thefactoryhka.com

Nota: antes de realizar la carga del certificado debe tener actualizado en datos fiscales el número de documento que debe coincidir con el número de NIT en su RUT. Para mayor información de como editar su NIT, puede visitar la sección Edición de Datos Fiscales. Considere que el NIT solo puede ser ajustado en ambiente DEMO.


Logotipo

En la pestaña Logotipo Usted puede cargar el Logo de su empresa y este será mostrado en la Representación gráfica de su Documento Emitido y en otros elementos como el correo electrónico que le llega a su cliente.

Imagen 308: Carga de Logo


Para cargar o actualizar so logotipo por favor siga los siguientes pasos:

A: En la pestaña Logotipo, presionar Seleccionar logo. emergerá una ventana del explorador de Windows
B: En su computador seleccione la ruta donde se encuentra el archivo y selecciones la imagen del logo que desea cargar.
C: Presione Guardar para dejar en el sistema su logo. debe aparecer un mensaje de Carga Exitosa.
Datos fiscales - guardar logotipo.png


Nota: La imagen del logo puede estar en formato JPG o PNG, no debe exceder los 600KB de tamaño de archivo ni debe exceder lo 800px de ancho en la imagen.

Personalización

En esta sección puede Personalizar elementos como el Pie de Pagina de sus documentos emitidos como el correo electrónico que reciben sus clientes al entregar un documento.

Para personalizar debe ir a Configuraciones → Personalización para desplegar las Configuraciones Generales.

Pie de Página

En esta sección podrá crear un pie de página personalizado para sus documentos. Debe presionar el botón "Activar Pie de Página" para activar el campo para editar el contenido del mismo, permitiendo configurar el formato.

Imagen 309: Configuración del Pie de Página

Correo Electrónico

En esta sección podrá personalizar el envío de información en el correo electrónico que reciben sus clientes. Debe activar el mensaje personalizado para poder iniciar la personalización y envío del mismo. La personalización dispone de tres campos configurables:

  • Asunto de correo electrónico (Obligatorio): Este campo es configurable por el cliente, permite concatenar texto con variables de pseudo código. Este elemento no debe tener contenido HTML. Véase imagen 28.
  • Responder a (Obligatorio): Campo configurable por el cliente, donde se describe la dirección de correo a la que responderá el adquirente. Véase imagen 29.
  • Contenido: Contenido del Correo, este contenido es ajustable en formato plantilla HTML junto con variable de pseudo código y formato Texto permitiendo formato en negrita, cursiva, subrayado, justificación, tablas, viñetas, numeración y sangría. Véase imagen 30.


Véase tabla 4 (Tabla de pseudo códigos para personalizar correo) para identificar las variables de pseudo códigos a utilizar en la plantilla HTML. Si no se desea personalizar el correo electrónico, la opción debe estar apagada y la aplicación enviará el correo por defecto de The Factory HKA.

Portal de Comentario por parte del Receptor

El Portal de Comentarios por parte del receptor es un portal que permite al receptor del documento electrónico emitir un comentario al emisor del documento al momento de recibir la factura.

Con la resolución 85 de la DIAN, junto con la publicación del Anexo Técnico 1.8, se formaliza el proceso de aceptación de una factura. Por lo tanto el acuse de recibo de factura, el acuse de recibo de bien servicio y/o mercancía, el reclamo y la aceptación son eventos gestionados por RADIAN.

Por ello el portal de aceptación fue modificado a un portal de comentarios por parte del adquirente.

Por lo tanto se implementarán los siguientes cambios en producción a partir del día 6-7-2022; los mismos se encuentran liberados en demo a partir del 22-6-2022:

  • El botón en el correo default o personalizado que se entrega al adquirente se denomina ahora: Comentado/Ver.
  • Al presionar el botón "Comentado/Ver"; se registra un estatus de Leído, una vez presionado dicho botón el cliente puede agregar un comentario el cual generara el estatus Comentado.
  • Los estatus (Aceptados, Rechazados, En Verificación), que se manejaban en el portal de aceptación ya no se visualizarán.
  • En el módulo Documentos Emitidos se visualizará el siguiente filtro: Estatus de Comentario de Recibido.
  • En el módulo Documentos Emitidos al presionar el botón del (+) se visualizaran dos estatus dependiendo del caso (Visto/Comentado).

  • Activación de Personalización de Correos

  • Cuerpo del Correo

  • Correo recibido default

  • Envío de Comentario

  • Modulo de Documentos Emitidos

  • Estatus de Leído/Comentado en el módulo Documentos Emitidos.

Cambiar contraseña

Por su seguridad se recomienda realizar el cambio de su contraseña inicial.

Para realizar el cambio debe ir a Configuraciones → Cambiar contraseña. Ver imagen 311.

Para editar la contraseña agregue la clave actual e ingrese la nueva. Presione Cambiar Contraseña para que los cambios sean establecidos.

Imagen 311: Cambio de Contraseña

Usuarios

En este catálogo se permite agregar y configurar los permisos de visualización de documentos por servicio según se desee. Igualmente se pueden gestionar los usuarios proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes. Existe un límite de registros de 50 usuarios máximos, si se requiere registrar usuarios adicionales debe comunicarse con la empresa para realizar su solicitud. Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Ir a Catálogos → Usuarios.

Imagen 516: Catálogo Usuarios

Agregar un nuevo usuario

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para generar el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:

  • Perfil: Configuración de nombre y correo
  • Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario, pueden ser:
    • Estándar
    • Avanzado
    • Administrador
  • Permisos: Pueden ajustar los permisos del usuario
  • Clientes: Clientes a los que tendrá acceso el Usuario
  • Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario

Para iniciar presione Agregar Usuario

Imagen 517: Agregar Nuevo Usuario

Perfil

Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema. Al culminar presione siguiente. Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas.

Roles

Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente

  • Administrador
  • Avanzado
  • Estándar

Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección. Para continuar presione Siguiente.

Imagen 518: Selección del Rol de Usuario

Permisos

Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos" Esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seccionado. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema.

Imagen 519: Personalizar Permisos de Usuario

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.

  • Estándar: Acceso básico con opciones limitadas para agregar y visualizar sin afectar configuraciones.
  • Avanzado: Acceso para agregar y editar registros, ajustes y configuraciones.
  • Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.


Permiso/Rol Estándar Avanzado Administrador
Inicio X X X
Clientes X X X
Producto X X X
Unidades de Medida X X X
Establecimientos X X
Usuarios X
Emisión X X X
Reportes X X
Datos Ficales X X X
Folios X
Secuenciales X X X
Logotipo X X
Certificado X
Cambio de Contraseña X X X
Personalizaciones X


Descripción de cada permiso:

  1. Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.
  2. Clientes: Módulo para manejo de Clientes, permite agregar, editar, eliminar clientes, editar precio de un producto para un cliente, ejecutar la carga masiva.
  3. Productos: Módulo para manejo de Productos, permite sólo agregar, editar y eliminar productos.
  4. Unidades de Medida: Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite permite sólo agregar, editar y eliminar unidades de medida.
  5. Establecimientos: Módulo para el manejo de establecimiento, permite agregar y editar establecimientos.
  6. Usuarios: Módulo para manejo de usuarios, permite agregar y eliminar usuarios.
  7. Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite generar y visualizar los distintos documentos como facturas, notas de crédito y notas de débito, reenviar por correo los distintos documentos generados y descargar los archivos PDF Y XML de los documentos generados.
  8. Reportes: Módulo para la generación de reportes de los distintos documentos generados. Permite generar y descargar los reportes de los distintos documentos.
  9. Datos Fiscales: Módulo para el manejo de los Datos Fiscales, Permite visualizar y editar los datos fiscales.
  10. Folios: Módulo que permite visualizar los paquetes de folios adquiridos.
  11. Secuenciales: Módulo para manejo de Secuenciales de numeración, permite agregar, editar y desactivar los secuenciales registrados.
  12. Logotipo: Módulo para el manejo del Logotipo, permite editar y eliminar el logotipo que se presentará en los documentos.
  13. Certificado: Módulo para el manejo del certificado digital, permite cargar o modificar el certificado digital.
  14. Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de usuario.
  15. Configuraciones: Módulo para la configuración de parámetros

Clientes

Personalizar la lista de clientes permitirá limitar el acceso a los datos de los clientes seleccionados de la lista desplegable, tanto a nivel de catálogos como de documentos.

Imagen 520: Personalizar Listas de Clientes que puede ver el Usuario

Establecimientos

Personalizar la lista de Establecimientos permitirá limitar al perfil creado el acceso a los datos asociados al establecimiento seleccionado, tanto a nivel de catálogos como de documentos. Active la opción y seleccione la Establecimiento de la lista desplegable. Presione el botón (+) para agregarlo. Para finalizar, presione Guardar.

Imagen 521: Personalizar Listas de Establecimientos en los que puede estar el Usuario
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