Documentos con estatus indeterminado en HKAFactura

En esta sección puede encontrar información acerca de que es, porque ocurre y como solucionar los estatus indeterminados en la emisión de facturas.

¿Que son Estatus Indeterminados en facturación electrónica?

Los estatus indeterminados, no conclusivos o intermedios representan el estado de un documento fiscal en etapa de generación cuando al ser sometido a la validación por parte de la entidad de certificación (ahora mismo en Colombia solo lo desempeña la autoridad fiscal). No concluye en los estados de Validado o rechazado.

¿Cuándo ocurren los estados indeterminados?

Como todo proceso transaccional y técnico los errores de conexión o fallas transaccionales pueden ocurrir en cualquier momento.

Los estados indeterminados se generan cuando existen respuestas con error técnico en el proceso de validación.

Los momentos de alarmas por timeouts son momentos donde la probabilidad de ocurrencia de un estado indeterminado es alta.

¿Qué tipo de estados indeterminados existen?

The Factory HKA Colombia cuenta con un proceso automático que luego de 15 min de iniciada la transacción (no puede ser menor por que al estado indeterminado hay que darle tiempo para que los timeouts, rollback y otros procesos ocurran). Al identificarla como estado indeterminado consulta ante la dian el estado de la misma pudiendo obtener:

• 98 En proceso: Documento que aún no tiene conclusión en el proceso de validación y se debe seguir consultando. Nuestra solución desestima la conclusión de este caso una vez se superen 7 días. Indicando un error interno denominado “Error definitivo por no superar etapa de proceso”.

SOLUCIÓN: Si su documento luego de unas 4 horas sigue indeterminado sugerimos generar una nueva factura con un nuevo consecutivo fiscal y anular este Independientemente de cómo concluya el mismo ante la autoridad de validación.

• 200 Validado: El documento fue validado. Estado conclusivo.

SOLUCIÓN: Enviar correo electrónico al adquirente.

• 99 Rechazada: El documento no fue validado. Estado conclusivo.

SOLUCIÓN: Subsane los motivos de rechazo y vuelva a enviar la transacción.

• 202 Validado sin Application Response: Aunque el documento indica que es validado no podemos obtener la evidencia de validación (documento firmado por la dian con este concepto).

SOLUCIÓN: Opcional: En caso de ser posible generar nueva factura con nuevo consecutivo y anular este.

• 66 No registrado: El documento no está registrado por el sistema de la autoridad de validación.

SOLUCIÓN: Existen dos casos el más común (99%) y el de error:

1.- Envíe nuevamente la factura con el mismo consecutivo fiscal. La misma concluye en 200 o 99.

2.- Muy pocas veces este caso concluye en un error permanente. En dicho caso debe cambiar en consecutivo fiscal y volver a intentarlo.

• Otros casos: No documentados.

SOLUCIÓN: Anule el documento y vuelva a enviar uno nuevo.

¿Cómo anular un documento fiscal electrónico que está “en proceso” u otros casos?

Existe la inquietud de generar una nota de crédito de anulación para un documento fiscal electrónico que no ha concluido como validado.
En nuestra sugerencia damos prioridad al escenario de una nota de crédito de anulación rechazada por documento referenciado “no existente”.

El escenario restante es de un documento con compromiso fiscal desatendido por que la venta fue representada en otro documento fiscal electrónico para subsanar un incidente técnico, al mismo sugerimos darle “cierre” con el “intento” de una nota de crédito de anulación.

¿Hay otros casos adicionales a los estatus indeterminados?

Si existen dos escenarios adicionales que surgen ante momentos de actualización de software de la autoridad de validación.

• Rechazos por reglas no documentadas o mal aplicadas: Muy pocas veces ha ocurrido que el documento se rechaza 99 por una regla no documentada o mal aplicada.

SOLUCIÓN: Cuando esto ocurre se deben esperar unas horas hasta que dicho proceso se normalice, y se vuelve a intentar con la misma transacción.

• Validaciones no registradas: Muy pocas veces ocurre que un documento está 200 validado, se cuenta con AR firmado por la DIAN de validación. Pero al consultar al sistema de facturación electrónica el mismo indica 66 - no registrado.

SOLUCIÓN: Si su adquiriente es persona natural o proveedor extranjero no vemos necesaria ninguna acción. En caso contrario si el mismo requiere generar eventos de recepción o negociación en RADIAN. Sugerimos anular el documento previo, generar nuevo documento fiscal con nuevo consecutivo.