Preguntas Frecuentes HKANómina

En esta sección puede encontrar preguntas y respuestas referentes a las funcionalidades del sistema y posibles errores que se les puede presentar en la emision de las nóminas electrónicas.

Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas Ctrl+F o hacer uso del Sumario

Preguntas Portal WEB

Mensaje	Solución
¿Cómo se puede registrar para el portal de nómina electrónica?	https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_HKAN%C3%B3mina#Registro_y_Validaci.C3.B3n_Inicial
¿Cómo ingresar al Portal de Nómina Electrónica?	Para el ingreso al Portal Demo Nómina Electrónica podrá hacerlo través de la siguiente url: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ utilizando el mismo usuario y contraseña del portal de emisión de factura electrónica en Demo. Para el ingreso al Portal Producción Nómina Electrónica podrá hacerlo través de la siguiente url: https://nomina.thefactoryhka.com.co/ @IMPORTANTE: Para clientes nuevos deben registrarse en el portal demo de emisión de Factura Electrónica a través del siguiente link: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login.
¿Qué Tokens Debo Utilizar para Enviar la Nómina Electrónica? "Clientes de Integración"	Para la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se deben utilizar los Token Enterprise y Token Password que tiene asignados el contribuyente para el servicio de Emisión de Factura Electrónica en el ambiente Demo o Producción. @IMPORTANTE: Si utiliza los Token Enterprise y Token Password de forma incorrecta en los ambientes recibirá rechazo por parte del servicio.
¿Cómo Obtengo los Tokens para Ambiente Demo o Producción?	Cada uno de los emisores de nómina electrónica al tener su registro previamente cuenta con el ingreso al portal de demo y producción de nómina, en los cuales debe ingresar para validar sus token teniendo en cuenta los siguientes pasos: 1.- Por favor acceda directamente con sus credenciales a través de las siguientes URLs: Portal Nómina Electrónica: Ambiente Demo: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ Ambiente Producción: https://nomina.thefactoryhka.com.co/ Portal Factura Electrónica: Ambiente Demo: https://demofactura.thefactoryhka.com.co Ambiente Producción: https://factura21.thefactoryhka.com.co/ 2. Debe Dar clic en Configuración > Datos Fiscales y ver en la ventana de Datos del contribuyente el Token Empresa y Token Contraseña @IMPORTANTE: Si el emisor no cuenta con servicio de Facturación Electrónica, deberá ingresar la url: https://demofactura.thefactoryhka.com.co

Mensajes Error Portal WEB

Mensaje	Solución
Error: En proceso de validación	Este mensaje de error se puede obtener cuando la DIAN esta presentando lentitud y no recibimos la respuesta por parte del ente
Error en servidor, intente más tarde	Se debe validar que el cliente tenga los datos fiscales configurados en el portal de ambiente demo de factura electrónica
No muestra número de nit de la empresa	Se debe ingresar por medio de los siguientes portales para verificar si el nit de la empresa esta configurado: Portal Nómina Electrónica: Ambiente Demo: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ Portal Factura Electrónica: Ambiente Demo: https://demofactura.thefactoryhka.com.co Luego de ingresar se deben dirigir al menú principal y seleccionar Configuración > Datos Fiscales y validar si la empresa cuenta con el número de nit registrado
Error: 'Municipio Ciudad' no debe estar vacio	Se debe validar en el portal de ambiente demo de factura electrónica https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login y la dirección de los datos fiscales y del establecimiento de la empresa. Seguido de realizar la verificación de esta información en el portal, ingrese nuevamente al portal de nómina electrónica seguido de Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales y Desactivar el secuencial que están utilizando en el proceso de habilitación o de pruebas. Luego de desactivar el secuencial, procede a agregar nuevamente el secuencial diligenciando los datos correctamente y realice el proceso de generar el documento.
Error: Batch en proceso de validación	Al generarse este mensaje de error es motivado a que la DIAN puede estar presentando intermitencia en su servicio.
Error No Identificado. Código 504	Este mensaje puede generarse cuando la DIAN esta presentando una intermitencia ocasionando un timeout
"Documento Generado""Validación de Request Exitosa"	Se debe verificar que la configuración de los secuenciales esten creados de forma correcta

Preguntas Portal DIAN

Mensaje

Solución

¿Como Consultar Nóminas Emitidas en la DIAN?

Parámetro QR Si utiliza el servicio de integración directa en el Response del Método Enviar encontraran el parámetro QR en el cual se ilustra la url donde se encuentra alojado en el portal de la DIAN el documento emitido. Para hacer uso del mismo puede copiar la dirección url y pegarla en el campo de búsqueda de su explorador de internet. Response Método Enviar QR Validación QR portal DIAN @IMPORTANTE: Si emite Nómina a través del Portal Web de Nómina Electrónica puede pegar el CUNE de la nomina en el área indicada del siguiente enlace, lo copia y lo pega en el campo de búsqueda de su explorador de internet, para validar la emisión de algún documento en el portal de la DIAN: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/document/searchqr?documentkey= {Aquí va el CUNE} Exportar Informe DIAN En la siguiente opción podrá generar un reporte en EXCEL de los documentos emitidos del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica que se encuentren en la DIAN, este reporte lo puede exportar del portal de este organismo realizando el siguiente paso a paso: Ingresa por Facturando Electrónicamente Ingresa Por la Opción Empresa Valida El Token de ingreso Ingresa a la Opción Histórico y luego a Descargar listados Debe Configurar Tarea Exportación según rangos de fechas deseado Luego de establecer las fechas da clic en Exportar Excel Se descarga una carpeta que al descomprimir contiene un reporte en Excel donde se visualiza toda la información de los Documentos emitidos

Rechazos DIAN

Mensaje	Solución
[Regla: 92 Rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en el plataforma. Regla: NIE033 Rechazo: Debe ir el NIT del Empleador sin guiones ni DV]	Para efecto de PRUEBAS en nómina electrónica en los escenarios en que la respuesta del servicio nos arroje las siguientes reglas: Regla: 92 rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en la plataforma. Regla: NIE033 rechazo: Debe ir el Nit del Empleador sin guiones ni DV, es importante aclarar que estas se generan simplemente porque el empleador no sea habilitado. Estas reglas las podrá superar solo cuando realice el proceso de habilitación, las mismas reglas no generan un rechazo del documento por lo que sería una prueba exitosa. Si en caso que se presente estas dos reglas acompañadas de otras reglas de validación si deberá realizar las validaciones pertinentes sobre las reglas adicionales. En este caso para realizar la habilitación de la empresa ante la DIAN en el portal demo se debe ingresar en Configuración > Ambiente para proceder a activar el ambiente de habilitación
[Regla: NIE024. Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida]	Para superar la regla de validación R-DIAN Regla: NIE024, Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida. Esta regla hace referencia a los valores totales de documentos los cuales no se están documentando con decimales. @IMPORTANTE: Como sugerencia en estos momentos para el reporte de nóminas Electrónicas utilizar solo 2 decimales, ya que aún no está normado sobre cuántos decimales va a soportar la DIAN.
[Regla: NIE032. Rechazo: Debe corresponder al Nombre de la Razón Social del Empleador]	Este motivo de rechazo es debido a que la razón social del Empleador es muy extensa y la DIAN tiene limitaciones en nómina en la cantidad de caracteres para el campo razón social. En este caso se debe configurar una razón social más corta para el empleador en el portal web https://demofactura.thefactoryhka.com.co/ o al portal de nómina electrónica: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/
[Regla NIAE010. Rechazo: Debe corresponder a un prefijo elegido por el emisor del documento]	Para superar la regla de validación R-DIAN Regla NIAE010. Rechazo: Debe corresponder a un prefijo elegido por el emisor del documento. Se debe validar que se este utilizando prefijos en mayúsculas y de cuatro (4) caracteres solo alfabéticos, estopy motivado a que son las condiciones que esta aceptando la DIAN para los prefijos. Ejemplo: HABB, HABC, etc.
[Regla: NIE107, Rechazo: Se debe colocar el Porcentaje que corresponda]	Se debe validar que el porcentaje del cálculo aplicado en las horas extras corresponda a los indicados en el anexo técnico
["Regla: NIAE191a, Rechazo: Documento a Reemplazar no se encuentra recibido en la Base de Datos."]	Validar que la nomina individual este aprobada Validar los datos de referencia (cune, número de la nómina, fecha de emisión)
[Regla: 90. Rechazó: Documento procesado anteriormente]	Este motivo de rechazo se puede presentar en diferentes escenarios: 1.- En Ambiente de Pruebas: en el ambiente de pruebas la Regla: 90, Rechazó: Documento procesado anteriormente puede ser generarse motivado a que están utilizando un número de consecutivo que ya fue emitido anteriormente bajo el número de nit de The Factory HKA el cual están utilizando en el ambiente de pruebas. En este caso le sugerimos realizar el proceso de editar el secuencial colocando un rango mayor al que están utilizando actualmente para la emisión de las nóminas. 2.- En Ambiente de Habilitación y Producción: La Regla: 90, Rechazó: Documento procesado anteriormente puede presentarse a que el secuencial que tienen creado con el tipo de ambiente de habilitación o producción fue creado en primera instancia como servicio de integración. Si se realizó una modificación en los secuenciales colocándolo con el tipo de servicio Portal, se debe validar que en la modalidad del secuencial este Automático y no manual con prefijo, es decir, que si se tiene el secuencial configurado como manual con prefijo al emitir las nóminas le indica el motivo de rechazo mencionado anteriormente. Para corregir el inconveniente lo invitamos a ingresar al portal nómina electrónica seguido de Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales, desactivar el secuencial y crearlo nuevamente colocando un rango de numeración mayor al que se está utilizando.
["Regla: NIE111. Rechazo: Se debe colocar la cantidad de Dias. Debe ser la diferencia entre FechaInicio y Fechafin"]	Este motivo de rechazo se genera por la cantidad de días que se está reportando en el devengado de vacaciones comunes o compensadas Para corregir el motivo de rechazo, se debe reportar una cantidad días en las vacaciones no mayor a 30 días
Error al procesar batch. ZipKey	Se debe validar que el identificador del set de pruebas (TestSetID) sea el otorgado por DIAN y no se esten colocando el ID Software del proveedor tecnológico De estar colocando el ID Software del proveedor tecnológico, debe realizar el siguiente proceso: 1. Ingresar al portal de habilitación DIAN www.dian.gov.co en la opción "Habilitación". 2. Ingresar datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así: Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía. Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación. 3. Recibirá en su correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”. 4. Hacer clic en el botón “Registro y Habilitación" y luego en la opción “Documentos Electrónicos”. 5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica”, seguido de "Nómina Electrónica y Nómina de ajuste" 6. Hacer clic en el botón “Aceptar” en la ventana emergente para continuar. 7. Seleccionar la opción “Emisor” en la ventana de “Participantes”. 8. Hacer clic en el botón “Set de pruebas” del listado de modos de operación asociados Luego de culminado este proceso, se debe ingresar en el portal de nómina electrónica seguido de Configuración > Datos fiscales > Secuenciales y Desactivar los secuenciales que posee creados. Al culminar esta etapa, realizar la creación de nuevos secuenciales colocando rangos de numeración mayor a los que se están utilizando actualmente.
[Regla NIE142: Valor Pagado por Auxilios No Salariales]	Se debe validar que al momento de indicar el monto del auxilio se este colocando el campo no reportado en Blanco

Provisiones Nómina Electrónica

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Solución

¿Cómo Agregar Provisiones a la Nómina Electrónica?

Con el principio de interacción entre la contabilidad del empleador y lo que reporta dicho empleador a la DIAN, se debe realizar el registro de provisiones en nómina electrónica, es de aclarar que la Nómina electrónica es reflejo de la actualidad contable de cada empresa por lo tanto si ellos contablemente provisionan también deben registrarlo en nómina electrónica. Tenga en cuenta que existen 2 opciones de causación de estos devengos el pago efectivo de la obligación o el reconocimiento contable ( abono en cuenta), así la obligación no se pague en el mes ( lo primero que ocurra) y el documento soporte de pago de nómina electrónica se convierte en un documento tributario que puede ser emitido desde el ERP o desde un excel en cual le será útil al Empleador para su deduccion de impuesto a la renta en su declaración presentada ante la  DIAN). Con base en el concepto unificado de la DIAN del 19 de agosto del 2022, en donde se revoca los conceptos anteriores a los asuntos que trata dicho concepto Se procede a explicar en dicho concepto el tratamiento de los abonos en cuenta que correspondan a la nómina electrónica, en el siguiente punto: 4.2.4.2. ¿Cuál es la incidencia en el documento soporte de pago de nómina electrónica de los conceptos de pago y abono en cuenta? Con base en el concepto de la DIAN, TFHKA interpreta que la manera en que se deben reportar los abonos en cuenta en nómina electrónica es como lo mostramos a continuación en el siguiente ejemplo, (si mensualmente se provisiona a nivel contable los devengos del trabajador correspondientes a Primas, Cesantías, Intereses de Cesantías y vacaciones): Aunque no existen campos correspondientes a provisiones o abono a cuenta en el anexo técnico v1.0 de la resolución 13, se deben utilizar los campos actuales ejemplo: Provisiones Cesantías Provisiones Primas Provisiones Vacaciones A continuación comparto enlaces de nuestra wiki donde hemos documentado la información solicitada y nuestra recomendación frente a los oficios expedidos por la DIAN: Aclaración Concepto DIAN 912416 del 06 de octubre de 2021 Aclaración Concepto DIAN 00213(901476) - 17 Feb 2022

Nómina Electrónica según Concepto Unificado DIAN 0106 – 19 agosto 2022

Contratos Prestación Servicios

4.2.3.3. ¿Qué se entiende por la vinculación por medio de una relación laboral, legal o reglamentaria para efectos del documento soporte de pago de nómina electrónica?

Las disposiciones normativas precitadas determinan que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA según corresponda.

Por lo cual, los pagos que no obedezcan a una relación laboral o legal y reglamentaria, tales como las compensaciones efectuadas por las Cooperativas de Trabajo Asociado a los asociados en razón a la prestación de un servicio, o los derivados de contratos de prestación de servicios entre otros, no deberán ser soportados con el documento soporte de pago de nómina electrónica.

Se Debe Generar XML CUDS

Dotación, Alimentación, Hospedaje de Empleados

4.2.2.2. Respecto a la posible duplicidad de soportes para el costo, deducción o descontable, es preciso indicar que el “documento soporte de pago de nómina electrónica”, es el soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina.

Por otra parte, la factura electrónica de venta respalda una operación de venta de bienes y/o servicios y es considerada individualmente el soporte de la misma, en consecuencia, en materia de dotaciones, alimentación y hospedaje, la prueba de la procedencia del costo o deducción está conformada por los diferentes soportes establecidos en la legislación tributaria vigente para cada operación individualmente considerada y debidamente regulada (factura electrónica de venta, documento equivalente, documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, documento soporte de pago de nómina electrónica, entre otros).

Los Contratos de Aprendizaje no aplican para Nómina Electrónica

4.2.3.6. El contrato de aprendizaje no genera una relación laboral o legal y reglamentaria, ya que no implica la existencia de una relación laboral conforme a las normas establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo.

De acuerdo con la jurisprudencia de la Corte Constitucional, la sentencia C-457 de 2004, consideramos que:

(…) 4.6. Ahora bien, la Corte considera necesario señalar que el hecho de que las remuneraciones de los aprendices sean, en términos generales, inferiores al salario mínimo, se justifica en la medida en que, como ya lo señaló la Corporación en su Sentencia C-038/04, los aprendices no son trabajadores y en esa medida el sostenimiento no constituye salario. Así las cosas, si el sostenimiento no constituye salario, no debe regirse por las normas propias del contrato de trabajo y, en especial, del artículo 53 constitucional, que señala que la remuneración debe ser mínima, entendiendo por tal la coincidente con un salario mínimo mensual. El hecho de que la tasación porcentual del apoyo de sostenimiento se establezca con base en un salario mínimo no implica que a los aprendices se les deba tratar de manera idéntica que a quienes están vinculados mediante un contrato de trabajo.

Nómina Electrónica en Uniones Temporales

4.2.3.7.Cuando el contribuyente del impuesto sobre la renta en su calidad de unido temporalmente o consorciado necesite soportar los costos o deducciones derivados de los pagos o abonos en cuenta por una relación laboral que mantiene el contrato de colaboración empresarial en su nombre, es el tercero gestor, representante o administrador del consorcio o la unión temporal quien deberá generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica, el cual constituirá el soporte del costo y deducciones a que tienen derecho los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que hacen parte del mencionado contrato.

Por su parte, la certificación que expida el gestor, representante o administrador del consorcio o unión temporal al contribuyente de renta unido o consorciado, de acuerdo con la normatividad vigente antes citada (cfr. Artículo 18 del Estatuto Tributario), deberá especificar la proporción asignada de dicho soporte en los términos pactados en el contrato de colaboración empresarial.

Nómina Electrónica Empleador Realiza Conmutación Pensional a una Fiducia

4.2.3.9. Si bien con la conmutación pensional parcial se transfiere la responsabilidad jurídica del pago de las pensiones a cargo del empleador a un tercero (administrador), este empleador es quien realiza el desembolso de los recursos al patrimonio autónomo con el que se realiza dicho pago. Esta situación tiene consecuencias en la depuración del impuesto sobre la renta a cargo del empleador.

La anterior mención es relevante en la medida que la obligación de generar y transmitir, para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina, se da porque el contribuyente requiere soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios. Dado que las erogaciones por concepto de pagos pensionales se enmarcan en el concepto de gastos deducibles (bajo la observancia de los requisitos establecidos en las normas) será obligatorio el cumplimiento de esta obligación formal.

Sin perjuicio de la anterior conclusión, en caso que el empleador pese a tener a cargo a los pensionados no desembolse los recursos, no asuma la carga económica pensional y no realice la correspondiente erogación, no estaría obligado al cumplimiento de la obligación relacionada con la generación y trasmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Transmisión Notas de Ajuste Nómina Electrónica

4.2.6.2.En relación con el tiempo estipulado para generar y transmitir para validación las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, éste deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente, lo anterior de conformidad con el artículo 8 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

En cualquier caso, al momento de presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá el contribuyente contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en la referida declaración presentada ante la Administración Tributaria, los que, a su vez, deben ser congruentes y tener la vocación de soportar los valores de las operaciones económicas que se pretendan hacer valer.

En consecuencia, teniendo claro que el soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, cuando a ello haya lugar, se configura como un documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, cuando aplique…

Nómina Electrónica no es un “Desprendible de Pago”

4.2.4.2.El documento soporte de pago de nómina electrónica tiene la finalidad de soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA para el sujeto obligado.

Dicho costo y deducción al estar supeditado, por regla general para obligados a llevar contabilidad, a aquellos valores devengados contablemente en el periodo, debe incluirse en el documento electrónico desde el momento en que se da el abono en cuenta o pago de dichos conceptos, LO QUE SUCEDA PRIMERO.

Por lo que el mismo no es un desprendible de pago, no tiene incidencia en la determinación del ingreso para el trabajador y que los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte.

Existen valores que son deducibles para el empleador pero que no constituyen ingreso para el trabajador (ejemplo dotaciones), estos valores deben incluirse en Nomina Electrónica pues dicho documento no es un reporte de ingresos para el trabajador.

Concepto DIAN No.003580 de 2006

Se entiende por pago" la extinción total o parcial de una obligación mediante la prestación de lo que se debe y por "abono en cuenta" el reconocimiento contable de una obligación independientemente de su cancelación o pago.

Estatuto Tributario Articulo 283

Para efectos de este estatuto las deudas se entienden como un pasivo que corresponde a una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

El Régimen Simple de Tributación -RST- está obligado a hacer Nómina Electrónica?

Respuesta con base en el OFICIO DIAN N° 0304 901689 - 03-03-2021.

Al respecto, este Despacho mediante el concepto No. 901592 de 2021 explicó: “la disposición normativa citada es clara en determinar que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas –IVA, según corresponda

Así las cosas toda vez que los contribuyentes del régimen simple de tributación -SIMPLE a la luz de lo dispuesto en los artículos 903 y 907 del Estatuto Tributario no son contribuyentes del impuesto sobre la renta, estos no están obligados por las disposiciones legales vigentes a implementar el citado documento soporte de pago de nómina electrónica."

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