Preguntas Frecuentes de Integración Recepción Electrónica

Historial de Versiones

Versión	Fecha lanzamiento	Descripción
0	01/08/2022	Versión Preliminar Resolucion 000085 Anexo Técnico Recepción Electrónica V 1.0.

Cómo obtener soporte?

• Soporte de 1er nivel:

Soporte telefónico / email / chat o tele-conferencias en horario 5x8 para atención de consultas y fallas de usuario.

• Soporte de 2do nivel:

Soporte resolución remota de incidencias en el sistema en horario 5x8

Escriba a: soporte@thefactoryhka.com.co

integracion_fel_co@thefactoryhka.com.co

Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:

• soporte_fel_co@thefactoryhka.com

Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:

• integracion_fel_co@thefactoryhka.com

Lineas de atención telefónica:

• MASTER +57 (1) 746.08.12
• +57 (1) 508.8990
• +57 (1) 517.6795
• +57 (1) 517.6796
• +57 (1) 311.3063
  • Soporte Técnico → Opción 2
  • Integración → Opción 5 Luego Opción 1

Para Sesiones:

Sesiones Soporte

Inscripción como facturador electrónico, Configuración de Rangos de Numeración, Configuración Datos Fiscales, Pruebas de Habilitación, Configuración ambiente Producción, manejo y uso del Portal de Facturación electrónica de TFHKA

Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones de Soporte

Sesiones Área Integración

Solución Casos de Integración

Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones Integración

El Régimen Simple de Tributación -RST- está obligado a hacer Recepción Electrónica?

Estatuto Tributario ARTÍCULO 915.

Los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE son responsables del impuesto sobre las ventas – IVA o del impuesto nacional al consumo.

Estatuto Tributario ARTICULO 437.

PARÁGRAFO 4o. No serán responsables del impuesto sobre las ventas – IVA– los contribuyentes del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación –SIMPLE– cuando únicamente desarrollen una o más actividades establecidas en el numeral 1 del Artículo 908 del Estatuto Tributario.

Tampoco serán responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) los contribuyentes personas naturales del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación –SIMPLE– cuando sus ingresos brutos sean inferiores a tres mil quinientos (3.500) UVT.

Estatuto Tributario ARTÍCULO 908.

1. Tiendas pequeñas, mini-mercados, micro-mercados y peluquería – No Responsable de IVA
2. Actividades comerciales al por mayor y detal – Responsable de IVA
3. Servicios profesionales, de consultoría y científicos y profesiones liberales – Responsable de IVA
4. Actividades de expendio de comidas y bebidas, y actividades de transporte – Responsable de IVA

Resolución DIAN - 000085 del 2022

Artículo 34. Mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos. De conformidad con lo establecido en el inciso 10 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la factura electrónica de venta que se expide en una operación a crédito o que se otorgue un plazo para el pago de la misma, se constituirá en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente confirme el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos, mediante mensaje electrónico remitido al emisor, atendiendo las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos en el Anexo Técnico de Factura Electrónica.

Con base en la regulación expuesta, si el adquiriente de bienes o servicios perteneciente al régimen de tributación simple, es responsable de IVA y recibe facturas a crédito que incluyan IVA, para descontar dicho IVA, deben confirmar el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor (Recepción Electrónica).

Guía del nombre del archivo ZIP que Contiene uno o más documentos electrónicos y que será Entregado a la DIAN mediante un web service de recepción

En la siguiente sección encontrará información referente al Estándar del nombre del archivo ZIP que Contiene uno o más documentos electrónicos

Guía del nombre del archivo ZIP que Contiene uno o más documentos electrónicos y que será Entregado a la DIAN mediante un web service de recepción.

Ejemplo de Nomenclatura

Observaciones

znnnnnnnnnnpppaadddddddd.zip Archivo comprimido que contiene uno o varios archivos *.xml. Cada archivo .xml debe ser un documento electrónico ubl‐DIAN. Si el archivo se transmitirá a la DIAN a través del servicio sincrónico,entonces la cantidad de documentos electrónicos será igual a uno “1”. En caso contrario el resultado de la operación será RECHAZO. Si el archivo se transmitirá a la DIAN a través del servicio asincrónico,entonces la cantidad de documentos electrónicos será inferior a 51; el contenido podrá ser combinado, es decir que podrán incluirse: “fv”, “nc”, “nd”, “ar” dentro del mismo archivo comprimido. Este formato será el único para la entrega de archivos comprimidos.

zz: comprimido nnnnnnnnnn: NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda. ppp: Código asignado por la DIAN al PT de tres (3) dígitos. Ver numeral 6.9. aa: Dos (2) últimos dígitos año calendario. dddddddd: consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda con ceros; en el rango: 00000001 <= FFFFFFFF Ejemplo del primer Attached Document del Facturador Electrónico con NIT 800197268: ad08001972680001900000001.xml z08001972680001900000011.zip Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.

Eventos DIAN

Preguntas	Respuestas
¿Cómo gestionar eventos a los documentos?	El cambio de eventos se debe gestionar mediante el método cambioStatus, para ello debe asegurarse en que estado se encuentra el documento mediante el método estado documento. Así mismo puede obtener un reporte mediante el método reporte estatus, así tendrá una guía de que documentos se encuentran en un primero, segundo o tercer evento DIAN y saber que eventos siguen para los documentos que tiene pendientes.
¿Cuál es el flujo recomendado para gestionar eventos?	El flujo recomendado es el siguiente:
¿ Puedo dar estatus a mi factura y navegar en los demás métodos Soap?	Es posible realizar esta acción, recomendamos usar los métodos reporteStatus antes de eventuar documentos.
Errores comunes al momento de subir los documentos mediante el metodo envio de correo:	Los datos del Emisor (NIT XXXXXXXX) no están vinculados como emisor del Receptor (NIT XXXXXXXX).
Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.	El proveedor no a confirmado la invitación ni se ha registrado en el portal.
Los datos del emisor enviados en el xml ((Tipo de documento) XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.	El (Tipo de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
El Nit (número de documento) del Receptor enviado en el XML no es correcto.	Los datos del Receptor (NIT AAAAAAAA) no coinciden con los enviados en el xml (Registro civil AAAAAAAA).

Representación Gráfica

Preguntas	Respuestas
¿Cómo puedo subir la representación gráfica y adjuntos mediante integración?	Para subir la RG y los adjuntos ligados a documentos de forma manual puede usar los métodos de enviar Rep. grafica, y enviar anexo, para ellos debe tener en cuenta el campo archivo y extensión ya que en archivo se debe pegar el documento pdf en base64 y la extensión correspondiente sea (pdf xxl,....) lo mismo para el método enviar anexo se debe ligar el anexo correspondiente mediante base 64 en el campo archivo.
Error al procesar Application response. No hay información de aceptación o rechazo	Por favor Valide que están cargando el Attached document que incluye el Aplication Reponse de la DIAN y el mismo indique que el documento fue validado por ella. Solicítelo a su proveedor en caso de no tenerlo en el ZIP original del correo.
El archivo Base64 es requerido.	Es posible que el campo archivo en el método EnviarRepGrafica no se encuentre con la información correspondiente, por favor intente convertir el PDF mediante herramientas en linea que ofrece Google, convertir PDF a Base 64.

Había realizado el primer (o segundo evento) y vuelvo a revisar y el sistema me indica que debo realizar de nuevo el evento que ya había realizado

Causa: Se han identificado casos donde la DIAN recibió un evento de forma correcta sin embargo en el estado legal de la factura en la DIAN no es visible, esto pudo ocurrir por algún detalle en actualización de la DIAN.

Solución:

La forma de solucionar es radicar nuevamente el evento que ha quedado sin actualizar en el estado legal de la factura. El sistema automáticamente le solicita radicar nuevamente el evento que corresponda. Por favor siga los pasos que normalmente usa para radicar el evento que le muestra el sistema.

Trate de realizar el primer (o segundo evento) y el sistema marca error, sin embargo al tratar de radicar el evento nuevamente el sistema indica que debo realizar el siguiente evento

Causa: Se han identificado casos donde el receptor pudo radicar un evento vía otro proveedor tecnológico.

Solución:

Usted podrá radicar el siguiente evento al ya radicado por otra vía. El sistema automáticamente actualizará al siguiente evento que pueda radicar para este documento electrónico. Por favor siga los pasos que normalmente usa para radicar el evento que le muestra el sistema.

Reclamé por error una factura válida de un proveedor que quiero aceptar, ¿Qué puedo hacer?

Estimado cliente, el reclamo es un estado definitivo e irrevocable. Técnicamente no hay posibilidad de aceptar un documento ya reclamado.

Solución:

Indique a su proveedor del error cometido.

Debe tener contacto directo con el emisor para que por favor que genere nota de crédito de anulación de dicho documento (Opcional).

Contactar a su proveedor sugeriendole que le emita nuevamente una factura idéntica a la reclamada con la misma fecha de pago.

Una vez recibida la factura, haga el proceso de radicación más conveniente para usted y genere atentamente los eventos de aceptación.

Estoy eventuando las notas crédito y me rechaza los eventos

La DIAN comenzó a validar los eventos a los documentos

Solución:

Considerando entonces la resolución 85 donde establece que solo es obligatorio para las facturas de venta, por esta razón está empezando a rechazar los eventos a las notas crédito y débito. Los eventos establecidos por la DIAN para los procesos de Recepción de Facturas Electrónicas son tres:

Acuse de Recibo: factura recibida y qué es obligatoria por parte de la DIAN.

Recibo del bien o servicio: producto o servicio recibido y que es obligatoria.

Aceptación expresa de la factura o Reclamo.

En conjunto estos eventos son indispensables para tramitar y procesar las facturas electrónicas en RADIAN y puedan convertirse en títulos valor.

Acepté por error una factura incorrecta de un proveedor que quiero reclamar ¿Qué puedo hacer?

Estimado cliente, el evento de Aceptación Expresa es un estado definitivo e irrevocable.

Técnicamente no hay posibilidad de reclamar un documento ya aceptado, o de revocar el evento de aceptación.

Una factura aceptada (expresamente o tácitamente) es un compromiso de pago cierto visto ante la DIAN y procesos jurídicos. Permitiendo realizar cobro jurídico de la misma.

Solución:

Indique a su proveedor del error cometido.

Deben estar de acuerdo proveedor y adquirente. Emitir nota de crédito no referenciada del monto del servicio.

Escribir acuerdo entre partes que dejan sin efecto el documento anterior (y en algunos casos inclusive renuncia formal al derecho económico del mismo). Ante este escenario recibir nueva factura corregida y realizar proceso con la nueva.

No me deja realizar el tercer evento, el evento queda rechazado

Estimado cliente, el evento de Aceptación Expresa es un estado definitivo e irrevocable.

Técnicamente no hay posibilidad de reclamar un documento ya aceptado, o de revocar el evento de aceptación.

Una factura aceptada (expresamente o tácitamente) es un compromiso de pago cierto visto ante la DIAN y procesos jurídicos. Permitiendo realizar cobro jurídico de la misma.

Solución:

Indique a su proveedor del error cometido.

Deben estar de acuerdo proveedor y adquirente. Emitir nota de crédito no referenciada del monto del servicio.

Escribir acuerdo entre partes que dejan sin efecto el documento anterior (y en algunos casos inclusive renuncia formal al derecho económico del mismo). Ante este escenario recibir nueva factura corregida y realizar proceso con la nueva.

Códigos de Respuesta de lectura de Correo

Código	Motivo	Solución
0 - 200	Archivo enviado satisfactoriamente.	El archivo fue cargado en el sistema.
1	En proceso/ tránsito de carga.	Pendiente por cargar.
70	Sin documento válido, Se tienen dos archivos (.zip) por separado- Correo: ejemplo del título del asunto del correo.
71	Sin documento válido, no se encontró archivo (.zip). Correo: ejemplo del título del asunto del correo.
72	Sin documento válido, no se encontró archivo (.xml) dentro del archivo (.zip). Correo: ejemplo del título del asunto del correo.
73	Sin documento válido, no se encontraron archivos dentro del (.zip). Correo: ejemplo del título del asunto del correo.
74	Sin documento válido, el archivo (.zip) no se puede procesar - correo: RV: Zip dañado
77	El documento está Rechazado por la DIAN y el Emisor señalado no está vinculado al Receptor en cuestión.	Documento con rechazo en Dian.
83	Los datos del Receptor (NIT XXXXXX) no coinciden con los enviados en el XML (NIT YYYYY).	El proveedor debe validar el NIT del Receptor donde no tenga incluido DV y que el tipo persona sea correcto.
85	Se produjo un error cuando se intentaba procesar el archivo codificado Base64 que representa el XML: El documento no contiene un ApplicationResponse, XML de aceptación DIAN.	Validar si el XML contiene el CDATA del ApplicationResponse y la respuesta de la Dian.
87	Ya se recibió un documento fiscal electrónico con el número XXXX, emitida por el emisor con NIT XXXXX.	Ya existe un documento con el mismo número al mismo emisor.
89	Se detectó error en el XML; se intenta procesar en Ambiente Producción un documento correspondiente a ambiente de Prueba.	El XML corresponde a un XML de ambiente de prueba.
102	El Archivo Base64 es requerido.	Se puede dar el caso que el XML no está codificado en UTF-8, en caso correcto el caso se escala.
103	Se produjo un error en el servicio.	Se solicita el XML para validaciones y escalar en caso que aplique.
105	Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde.	Intentar cargar el documento nuevamente, si se mantiene el error se escala el caso.
106	Error al procesar Application Response. No hay información de Rechazo o Aceptación por parte de la DIAN.	Validar si el archivo XML no es de tipo AttachedDocument.
115	Envío XML no exitoso - El Receptor suministrado no tiene transacciones disponibles de Envío XML en Recepción.	La cuenta no contiene folios disponibles para cargar archivos.
170	Error al validar la firma del archivo XML.	El ambiente está validando la firma del documento y el mismo fue modificado.
400	Unexpected token when deserializing object: Null.	El sistema reenvía la carga, si se mantiene el error el caso es escalado.
500	Archivo no existe.	No se encuentra el archivo, el sistema reenvía la carga.

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