Preguntas Frecuentes de Integración Nómina Electrónica

Historial de Versiones

Versión	Fecha lanzamiento	Descripción
0	26/08/2021	Versión Preliminar Anexo Técnico Documento Soporte de Pago Nomina Electrónica V 1.0.

Cómo obtener soporte

• Soporte de 1er nivel:

Soporte telefónico / email / chat o tele-conferencias en horario 5x8 para atención de consultas y fallas de usuario.

• Soporte de 2do nivel:

Soporte resolución remota de incidencias en el sistema en horario 5x8

Escriba a: soporte@thefactoryhka.com.co

integracion_fel_co@thefactoryhka.com.co

Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:

• soporte_fel_co@thefactoryhka.com

Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:

• integracion_fel_co@thefactoryhka.com

Lineas de atención telefónica:

• MASTER +57 (1) 746.08.12
• +57 (1) 508.8990
• +57 (1) 517.6795
• +57 (1) 517.6796
• +57 (1) 311.3063
  • Soporte Técnico → Opción 2
  • Integración → Opción 5 Luego Opción 1

Para Sesiones:

Sesiones Soporte

Inscripción como facturador electrónico, Configuración de Rangos de Numeración, Configuración Datos Fiscales, Pruebas de Habilitación, Configuración ambiente Producción, manejo y uso del Portal de Facturación electrónica de TFHKA

Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones de Soporte

Sesiones Área Integración

Solución Casos de Integración

Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones Integración

Que Tokens Debo Utilizar para Enviar la Nómina Electrónica

Para la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se deben utilizar los Token Enterprise y Token Password que tiene asignados el contribuyente para el servicio de Emisión de Factura Electrónica en el ambiente Demo.

@Importante: Si utiliza los Token Enterprise y Token Password en ambiente de Producción recibirá rechazo por parte del servicio.

Como Obtengo los Token Demo

Cada uno de los emisores de factura electrónica cuenta con ingreso al portal demo de emisión de factura en el que debe ingresar a validar su token teniendo en cuenta los siguientes pasos :

1. Por favor acceda directamente con sus credenciales a través de la siguiente URL: http://demonominaelectronica.thefactoryhka.com.co

2. Debe Dar clic en Configuración > Datos Fiscales y ver en la ventana de Datos del contribuyente el Token Empresa y Token Contraseña

@Importante: Si el emisor no cuenta con servicio de Facturación Electrónica, deberá ingresar la url:http://demonominaelectronica.thefactoryhka.com.co y registrarse para posteriormente con ese usuario ingresar al Portal Demo de Nómina Electrónica.

Que es el iDSoftware

El atributo iDSoftware del objeto Nómina es un identificador requerido para el consumo del método Enviar, cumple una función importante en el consumo del servicio como se documenta a continuación:

iDSoftware para Pruebas

Al momento de realizar las pruebas con los diferentes escenarios de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, este atributo sera autogestionado en el cual podrá registrar números según su utilidad Ejemplo: 123456.

iDSoftware para Habilitación

Este atributo cumple una función vital al momento del proceso de habilitación como emisor de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, una ves este iniciando con su set de pruebas querido por la DIAN para habilitarse en el atributo iDSoftware deberá registrar el TestSetId otorgado en el portal de la DIAN al iniciar su proceso de Habilitación.

Ejemplo: "idSoftware": "c364abec-6185-4117-856x-bf48601035ffd"

Como ingresar al Portal Demo de Nómina Electrónica

Para el ingreso al Portal Demo Nómina Electrónica TFHKA podrá hacerlo través de la siguiente url: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ utilizando el mismo usuario y contraseña del portal de emisión de factura electrónica en Demo.

@IMPORTANTE: Para clientes nuevos deben registrarse en el portal demo de emisión de Factura Electrónica a través del siguiente link: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login.

Como superar la Regla 92 Y NIE033 para realizar pruebas EXITOSAS

Para efecto de PRUEBAS en los escenarios en que la respuesta del servicio nos arroje las siguientes reglas:

• Regla: 92 rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en la plataforma.
• Regla: NIE033 rechazo: Debe ir el Nit del Empleador sin guiones ni DV, es importante aclarar que estas se generan simplemente por que el empleador no sea habilitado.

Estas reglas las podrá superar solo cuando realice el proceso de habilitación, las mismas reglas no generan un rechazo del documento por lo que sería una prueba exitosa. Si en caso que se presente estas dos reglas acompañadas de otras reglas de validación si deberá realizar las validaciones pertinentes sobre las reglas adicionales.

Si un no es su tiempo de habilitarse para superar temporalmente estas reglas en ambiente de pruebas y obtener un código de respuesta satisfactorio en el response del servicio podrá tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Ingrese al portal demo de Factura Electrónica de la siguiente URL: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/

2. Debe Dar clic en Configuración > Datos Fiscales y de nuevo clic en el botón EDITAR en el campo Número de Identificación deberá registrar el Nit de The Factory 900390126 y luego abajo ir al botón guardar para actualizar la información

The Factory ya se encuentra Habilitado como emisor y proveedor del servicio por lo tanto en las pruebas los códigos de respuesta del servicio serán

• Código 200 = Exitosa
• Código 109 = Rechazada

@IMPORTANTE: AL MOMENTO DE REALIZAR SU PROCESO DE HABILITACION DEBERA CAMBIAR DE NUEVO EL NIT EN EL PORTAL DE FACTURA PARA QUE EL PROCESO SEA EXITOSO.

Como realizar el Calculo del Tiempo Laborado

Para indicar el Tiempo laborado de un determinado trabajador en la empresa del emisor del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, debe utilizarse la siguiente Nomenclatura o el siguiente algoritmo:

                          FechaInicio = Periodo.fechaIngreso
                          FechaFin =  Periodo.fechaLiquidacionFin

                          Si (FechaFin  >= FechaInicio)
                          {
                            difAño =  (FechaFin.año - FechaInicio.año)*360
                            difMes = (FechaFin.mes- FechaInicio.mes)*30
                            difDia =  (FechaFin.dia - FechaInicio. dia) + 1   
                            Si (difDia > 30)
                            {
                              difDia  = 30 
                            }
                              tiempoLaborado =  difAño +  difMes +  difDia 
                          }

Como superar la regla de validación NIE024

Para superar la regla de validación R-DIAN|Regla: NIE024, Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida.

Esta regla hace referencia a los valores totales de documentos los cuales no se están documentando con decimales.

@IMPORTANTE:Como sugerencia en estos momentos para el reporte de nóminas Electrónicas utilizar solo 2 decimales, ya que aún no está normado sobre cuántos decimales va a soportar la DIAN.

Como superar la regla de validación NIE032

Para superar la regla de validación R-DIAN|Regla: NIE024, Rechazo: Debe corresponder al Nombre de la Razón Social del Empleador.

Este rechazo a que la razón social del Empleador es muy extensa y la DIAN tiene limitaciones en nómina en la cantidad de caracteres para el campo razón social.

En este caso se debe configurar una razón social más corta para el empleador en el portal web https://demofactura.thefactoryhka.com.co/

Configuración correcta del archivo Config_ne

A continuación ilustramos forma correcta de configurar el archivo descargado (config_ne.xml) que contendrá los datos de acceso a la plataforma de facturación electrónica de The Factory HKA. La estructura del archivo config_ne.xml debe ser la siguiente:

Configuración Config_ne.xml

Para la adecuada configuración los parámetros que se deben tener en cuenta los parametros que se ilustra a continuación:

• url = Direccion del servicio Rest implementado por The Factory http://demonominaelectronica.thefactoryhka.com.co
• timeOut =Tiempo de espera de la respuesta del servicio.
• idSoftware = Puede registrar el mismo Nit del empleador
• token = Debe configura los token según el ambiente a utilizar demo o producción.
• nit = Debe corresponder al nit del empleador.
• resultado = Nombre que asigna al archivo resultado.

Como Consultar Nóminas Emitidas en la DIAN

A continuación documentamos las diferentes alternativas que tendrá para consultar que sus emisiones de documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica se encuentran en la DIAN.

Parámetro QR

Si utiliza el servicio de integración directa en el Response del Método Enviar encontraran el parámetro QR en el cual se ilustra la url donde se encuentra alojado en el portal de la DIAN el documento emitido. Para hacer uso del mismo puede copiar la dirección url y pegarla en el campo de búsqueda de su explorador de internet.

Configuración Config_ne.xml

Validación QR portal DIAN

@IMPORTANTE: Si emite Nómina a través del Portal Web de Nómina Electrónica puede pegar el CUNE de la nomina en el área indicada del siguiente enlace, lo copia y lo pega en el campo de búsqueda de su explorador de internet, para validar la emisión de algún documento en el portal de la DIAN:

https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/document/searchqr?documentkey= {Aquí va el CUNE}

Exportar Informe DIAN

En la siguiente opción podrá generar un reporte en EXCEL de los documentos emitidos del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica que se encuentren en la DIAN, este reporte lo puede exportar del portal de este organismo realizando el siguiente paso a paso:

Ingresa por Facturando Electrónicamente

Ingresa Por la Opción Empresa

Valida El Token de ingreso

Ingresa a la Opción Documentos y luego a Exportar

Configurar Tarea Exportación según rango de fechas deseado

Luego de establecer las fechas da clic en Exportar Excel

Se descarga una carpeta que al descomprimir contiene un reporte en Excel donde se visualiza toda la información de los Documentos emitidos