Preguntas Frecuentes HKANómina

En esta sección puede encontrar preguntas y respuestas referentes a las funcionalidades del sistema y posibles errores que se les puede presentar en la emision de las nóminas electrónicas.

Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas Ctrl+F o hacer uso del Sumario

Preguntas Portal WEB

Mensaje	Solución
¿Cómo se puede registrar para el portal de nómina electrónica?	https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_HKAN%C3%B3mina#Registro_y_Validaci.C3.B3n_Inicial
¿Cómo ingresar al Portal de Nómina Electrónica?	Para el ingreso al Portal Demo Nómina Electrónica podrá hacerlo través de la siguiente url: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ utilizando el mismo usuario y contraseña del portal de emisión de factura electrónica en Demo. Para el ingreso al Portal Producción Nómina Electrónica podrá hacerlo través de la siguiente url: https://nomina.thefactoryhka.com.co/ @IMPORTANTE: Para clientes nuevos deben registrarse en el portal demo de emisión de Factura Electrónica a través del siguiente link: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login.
¿Qué Tokens Debo Utilizar para Enviar la Nómina Electrónica? "Clientes de Integración"	Para la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se deben utilizar los Token Enterprise y Token Password que tiene asignados el contribuyente para el servicio de Emisión de Factura Electrónica en el ambiente Demo o Producción. @IMPORTANTE: Si utiliza los Token Enterprise y Token Password de forma incorrecta en los ambientes recibirá rechazo por parte del servicio.
¿Cómo Obtengo los Tokens para Ambiente Demo o Producción?	Cada uno de los emisores de nómina electrónica al tener su registro previamente cuenta con el ingreso al portal de demo y producción de nómina, en los cuales debe ingresar para validar sus token teniendo en cuenta los siguientes pasos: 1.- Por favor acceda directamente con sus credenciales a través de las siguientes URLs: Portal Nómina Electrónica: Ambiente Demo: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ Ambiente Producción: https://nomina.thefactoryhka.com.co/ Portal Factura Electrónica: Ambiente Demo: https://demofactura.thefactoryhka.com.co Ambiente Producción: https://factura21.thefactoryhka.com.co/ 2. Debe Dar clic en Configuración > Datos Fiscales y ver en la ventana de Datos del contribuyente el Token Empresa y Token Contraseña @IMPORTANTE: Si el emisor no cuenta con servicio de Facturación Electrónica, deberá ingresar la url: https://demofactura.thefactoryhka.com.co

Mensajes Error Portal WEB

Mensaje	Solución
Error: En proceso de validación	Este mensaje de error se puede obtener cuando la DIAN esta presentando lentitud y no recibimos la respuesta por parte del ente
Error en servidor, intente más tarde	Se debe validar que el cliente tenga los datos fiscales configurados en el portal de ambiente demo de factura electrónica
No muestra número de nit de la empresa	Se debe ingresar por medio de los siguientes portales para verificar si el nit de la empresa esta configurado: Portal Nómina Electrónica: Ambiente Demo: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ Portal Factura Electrónica: Ambiente Demo: https://demofactura.thefactoryhka.com.co Luego de ingresar se deben dirigir al menú principal y seleccionar Configuración > Datos Fiscales y validar si la empresa cuenta con el número de nit registrado
Error: 'Municipio Ciudad' no debe estar vacio	Se debe validar en el portal de ambiente demo de factura electrónica https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login y la dirección de los datos fiscales y del establecimiento de la empresa. Seguido de realizar la verificación de esta información en el portal, ingrese nuevamente al portal de nómina electrónica seguido de Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales y Desactivar el secuencial que están utilizando en el proceso de habilitación o de pruebas. Luego de desactivar el secuencial, procede a agregar nuevamente el secuencial diligenciando los datos correctamente y realice el proceso de generar el documento.
Error: Batch en proceso de validación	Al generarse este mensaje de error es motivado a que la DIAN puede estar presentando intermitencia en su servicio.
Error No Identificado. Código 504	Este mensaje puede generarse cuando la DIAN esta presentando una intermitencia ocasionando un timeout
"Documento Generado""Validación de Request Exitosa"	Se debe verificar que la configuración de los secuenciales esten creados de forma correcta

Preguntas Portal DIAN

Mensaje

Solución

¿Como Consultar Nóminas Emitidas en la DIAN?

Parámetro QR Si utiliza el servicio de integración directa en el Response del Método Enviar encontraran el parámetro QR en el cual se ilustra la url donde se encuentra alojado en el portal de la DIAN el documento emitido. Para hacer uso del mismo puede copiar la dirección url y pegarla en el campo de búsqueda de su explorador de internet. Response Método Enviar QR Validación QR portal DIAN @IMPORTANTE: Si emite Nómina a través del Portal Web de Nómina Electrónica puede pegar el CUNE de la nomina en el área indicada del siguiente enlace, lo copia y lo pega en el campo de búsqueda de su explorador de internet, para validar la emisión de algún documento en el portal de la DIAN: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/document/searchqr?documentkey= {Aquí va el CUNE} Exportar Informe DIAN En la siguiente opción podrá generar un reporte en EXCEL de los documentos emitidos del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica que se encuentren en la DIAN, este reporte lo puede exportar del portal de este organismo realizando el siguiente paso a paso: Ingresa por Facturando Electrónicamente Ingresa Por la Opción Empresa Valida El Token de ingreso Ingresa a la Opción Histórico y luego a Descargar listados Debe Configurar Tarea Exportación según rangos de fechas deseado Luego de establecer las fechas da clic en Exportar Excel Se descarga una carpeta que al descomprimir contiene un reporte en Excel donde se visualiza toda la información de los Documentos emitidos

Rechazos DIAN

Mensaje	Solución
[Regla: 92 Rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en el plataforma. Regla: NIE033 Rechazo: Debe ir el NIT del Empleador sin guiones ni DV]	Para efecto de PRUEBAS en nómina electrónica en los escenarios en que la respuesta del servicio nos arroje las siguientes reglas: Regla: 92 rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en la plataforma. Regla: NIE033 rechazo: Debe ir el Nit del Empleador sin guiones ni DV, es importante aclarar que estas se generan simplemente porque el empleador no sea habilitado. Estas reglas las podrá superar solo cuando realice el proceso de habilitación, las mismas reglas no generan un rechazo del documento por lo que sería una prueba exitosa. Si en caso que se presente estas dos reglas acompañadas de otras reglas de validación si deberá realizar las validaciones pertinentes sobre las reglas adicionales. Si aun no es su tiempo de habilitarse para superar temporalmente estas reglas en ambiente de pruebas y obtener un código de respuesta satisfactorio podrá tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Ingrese al portal demo de Factura Electrónica de la siguiente URL: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/ o al portal de nómina electronica: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ 2. Debe Dar clic en Configuración > Datos Fiscales y de nuevo clic en el botón EDITAR en el campo Número de Identificación deberá registrar el Nit de The Factory 900390126 y luego abajo ir al botón guardar para actualizar la información The Factory ya se encuentra Habilitado como emisor y proveedor del servicio @IMPORTANTE: AL MOMENTO DE REALIZAR SU PROCESO DE HABILITACIÓN DEBERA CAMBIAR DE NUEVO EL NIT EN EL PORTAL DE FACTURA PARA QUE EL PROCESO SEA EXITOSO.
[Regla: NIE024. Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida]	Para superar la regla de validación R-DIAN Regla: NIE024, Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida. Esta regla hace referencia a los valores totales de documentos los cuales no se están documentando con decimales. @IMPORTANTE: Como sugerencia en estos momentos para el reporte de nóminas Electrónicas utilizar solo 2 decimales, ya que aún no está normado sobre cuántos decimales va a soportar la DIAN.
[Regla: NIE032. Rechazo: Debe corresponder al Nombre de la Razón Social del Empleador]	Este motivo de rechazo es debido a que la razón social del Empleador es muy extensa y la DIAN tiene limitaciones en nómina en la cantidad de caracteres para el campo razón social. En este caso se debe configurar una razón social más corta para el empleador en el portal web https://demofactura.thefactoryhka.com.co/ o al portal de nómina electrónica: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/
[Regla NIAE010. Rechazo: Debe corresponder a un prefijo elegido por el emisor del documento]	Para superar la regla de validación R-DIAN Regla NIAE010. Rechazo: Debe corresponder a un prefijo elegido por el emisor del documento. Se debe validar que se este utilizando prefijos en mayúsculas y de cuatro (4) caracteres solo alfabéticos, estopy motivado a que son las condiciones que esta aceptando la DIAN para los prefijos. Ejemplo: HABB, HABC, etc.
[Regla: NIE107, Rechazo: Se debe colocar el Porcentaje que corresponda]	Se debe validar que el porcentaje del cálculo aplicado en las horas extras corresponda a los indicados en el anexo técnico
["Regla: NIAE191a, Rechazo: Documento a Reemplazar no se encuentra recibido en la Base de Datos."]	Validar que la nomina individual este aprobada Validar los datos de referencia (cune, número de la nómina, fecha de emisión)
[Regla: 90. Rechazó: Documento procesado anteriormente]	Este motivo de rechazo se puede presentar en diferentes escenarios: 1.- En Ambiente de Pruebas: en el ambiente de pruebas la Regla: 90, Rechazó: Documento procesado anteriormente puede ser generarse motivado a que están utilizando un número de consecutivo que ya fue emitido anteriormente bajo el número de nit de The Factory HKA el cual están utilizando en el ambiente de pruebas. En este caso le sugerimos realizar el proceso de editar el secuencial colocando un rango mayor al que están utilizando actualmente para la emisión de las nóminas. 2.- En Ambiente de Habilitación y Producción: La Regla: 90, Rechazó: Documento procesado anteriormente puede presentarse a que el secuencial que tienen creado con el tipo de ambiente de habilitación o producción fue creado en primera instancia como servicio de integración. Si se realizó una modificación en los secuenciales colocándolo con el tipo de servicio Portal, se debe validar que en la modalidad del secuencial este Automático y no manual con prefijo, es decir, que si se tiene el secuencial configurado como manual con prefijo al emitir las nóminas le indica el motivo de rechazo mencionado anteriormente. Para corregir el inconveniente lo invitamos a ingresar al portal nómina electrónica seguido de Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales, desactivar el secuencial y crearlo nuevamente colocando un rango de numeración mayor al que se está utilizando.
["Regla: NIE111. Rechazo: Se debe colocar la cantidad de Dias. Debe ser la diferencia entre FechaInicio y Fechafin"]	Este motivo de rechazo se genera por la cantidad de días que se está reportando en el devengado de vacaciones comunes o compensadas Para corregir el motivo de rechazo, se debe reportar una cantidad días en las vacaciones no mayor a 30 días
Error al procesar batch. ZipKey	Se debe validar que el identificador del set de pruebas (TestSetID) sea el otorgado por DIAN y no se esten colocando el ID Software del proveedor tecnológico De estar colocando el ID Software del proveedor tecnológico, debe realizar el siguiente proceso: 1. Ingresar al portal de habilitación DIAN www.dian.gov.co en la opción "Habilitación". 2. Ingresar datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así: Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía. Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación. 3. Recibirá en su correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”. 4. Hacer clic en el botón “Participantes” y luego en la opción “Otros documentos electrónicos”. 5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste”. 6. Hacer clic en el botón “Aceptar” en la ventana emergente para continuar. 7. Seleccionar la opción “Emisor” en la ventana de “Participantes”. 8. Hacer clic en el botón “Set de pruebas” del listado de modos de operación asociados Luego de culminado este proceso, se debe ingresar en el portal de nómina electrónica seguido de Configuración > Datos fiscales > Secuenciales y Desactivar los secuenciales que posee creados. Al culminar esta etapa, realizar la creación de nuevos secuenciales colocando rangos de numeración mayor a los que se están utilizando actualmente.
[Regla NIE142: Valor Pagado por Auxilios No Salariales]	Se debe validar que al momento de indicar el monto del auxilio se este colocando el campo no reportado en Blanco