Catálogos - Portal DFactura Validación Previa

En el Menú principal podrá encontrar el Menú Catálogos, aquí podrá acceder a los siguientes Sub-Menús:

• Clientes
• Productos
• Unidades de Medida
• Establecimiento
• Usuarios

Imagen 501: Menú Catálogos

Clientes

Imagen 502: Catálogo de Clientes

En el Catálogo de Clientes Ud. podrá visualizar y gestionar la lista de clientes que se encuentran registrados en el aplicativo Podrá realizar búsquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de sus clientes. Para acceder debe ir a Catálogos → Clientes

En la parte superior derecha del catalogo podrá ubicar la Casilla "Búsqueda". Aquí podrá colocar información alfanumérica que le permita ubicar fácilmente a uno o varios clientes de su lista. Podrá listar los registros con la letra inicial por Razón social/Nombre o Número de documento.

Imagen 503: Acciones en Catálogo de Clientes - Detalle

Acciones en la lista de clientes

En cada registro de cliente se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentran en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro. Entre las acciones se tienen:

• Detalle : Se muestra una pantalla con toda la información registrada del cliente seleccionado.

Imagen 504: Acciones en Catálogo de Clientes - Edición

• Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
• Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el botón "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la Eliminación masiva)

Agregar un nuevo cliente

Imagen 505: Pantalla Agregar Nuevo Cliente

Para agregar un nuevo registro de un cliente presione Agregar Cliente. Se mostrara un formulario el cual debe diligenciar con la información de su cliente

Datos Generales

Seleccione el tipo de Persona del cliente, dependiendo de si su cliente es persona Natural o Jurídica deberá ingresar distintos datos básicos solicitados:

• Persona Natural:
  • Nombre y Apellido

• Persona Jurídica:
  • Razón Social
  • Nombre comercial

Debe diligenciar los campos según correspondan y tomar en cuenta la información registrada en el RUT o documento del cliente. Nota: Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.

Dirección

Indique la dirección del cliente diligenciando los campos requeridos. Esta sección cuenta con una casilla que permite diferenciar si la dirección Fiscal del Cliente es distinta a la dirección de Domicilio. Si selecciona esta casilla podrá diferenciar ambas direcciones, en caso contrario se toma la Dirección de Domicilio igual a la Dirección Fiscal. Nota: Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.

Información Fiscal

En esta sección podrá seccionar datos como:

• Detalle Tributario: Información de los impuestos que son responsables los clientes
• Responsabilidades Fiscales: Las responsabilidades de los clientes que están reflejadas en su RUT. (en Caso de persona Natural se puede indicar "No Responsable PN")
• Actividad Económica: Actividad Económica del cliente que esta registrada en su RUT

Eliminación Masiva de Clientes

Imagen 506: Eliminación Masiva de Clientes

En caso de requerir la eliminación simultanea de mas de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad. Para realizar la eliminación debe seleccionar cada cliente precionando la casilla de verificación del lado Izquiero de cada registro que desee eliminar. Al culminar la selección, puede presionar el botón "Borrar" y se le preguntará si esta seguro. Al dar "Si" se eliminaran todos los registros que han sido seleccionados.

Productos

Imagen 507: Catálogo de Productos

En el Catálogo de Productos Ud podra visualizar y gestionar la lista de sus productos o servicios que se encuentran registrados en el aplicativo. Podrá realizar busquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de productos o servicios. Para acceder debe ir a Catálogos → Productos

Imagen 508: Acciones en Catálogo de Productos - Detalle

Acciones en la lista de Productos

En cada registro de Productos se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentra en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro. Entre las acciones se tienen:

• Detalle: Se muestra una pantalla con toda la información registrada del Producto seleccionado.

Imagen 509: Acciones en Catálogo de Productos - Edición

• Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algun dato.

Imagen 510: Acciones en Catálogo de Productos - Precio por País

• Precio por País: Cada Producto o Servicio puede tener una lista de precios personalizada en monedas extranjeras. Esto permite generar facturas de exportación con la moneda y precios especificados. En esta lista puede ajustar o modificar los precios que previamente ha configurado, o agregar más en caso de necesitarlo.
• Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el boton "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la Eliminación masiva)

Agregar un nuevo producto

Imagen 511: Agregar un Nuevo Producto

Para agregar un nuevo registro de un producto o servicio presione Agregar Producto. Se mostrara un formulario el cual debe diligenciar con la información de su producto o servicio:

• Tipo de producto (servicio o producto)
• Código
• Descripción
• Unidad de medida
• Precio unitario
• Tipo de impuesto
• Porcentaje del impuesto ICO
• Marca: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
• Modelo: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
• Cantidad por Paquete: En caso de que el producto se venda por paquetes de varias unidades, en caso contrario puede colocar "1"
• Cantidad Real: Cantidad o unidades sobre las cuales aplica el precio unitario y el calculo de impuesto
• Personalización de Precios: Cada Producto o Servicio puede tener una lista de precios personalizada en monedas extranjeras. Esto permite generar facturas de exportación con la moneda y precios especificados.

Para finalizar presione Guardar.

Advertencia

La descripción del concepto de los productos o servicios deben estar descritos de manera legible y correcta de tal manera que se pueda entender claramente la descripción de los mismos.
Ejemplo:

Incorrecto	Correcto
"##########"	"Zapatos deportivos Paseo"
"123456ass"	"Celular Android YZ-13"
"00001-00090099900999"	"Base Inferior derecha motor Honda Civic Emotion 2007"

La DIAN exige que la descripción responda a un concepto entendible sobre el bien o servicio para verificar si el impuesto asociado es el adecuado.

Unidades de medida

Imagen 512: Catálogo Unidad de Medida

En este catálogo se cargan las descripciones del tamaño o la cantidad física definida por convención o por ley para vender un producto. Ir a Catálogos →Unidades de medida, para visualizar las unidades de medida que se han cargado en el sistema.

Agregar una nueva unidad de medida

Imagen 513: Agregar Nueva Unidad de Medida

Por normativa, las unidades de medida están basadas en un catálogo aprobado por la DIAN

Para seleccionar las unidades de medida que serán usadas para la configuración de sus productos o servicios presione Agregar Unidad de Medida.

En la parte superior puede hacer uso de "Buscar" para encontrar las unidades de medida en el catalogo

Luego, debe seleccionar en la parte izquierda las casillas de verificación de las unidades que desea agregar.

Al seleccionar las unidades deseadas puede presionar "Agregar". de esta forma aparecerán ahora listadas en el catálogo de Unidades de Medida.

Establecimientos

Imagen 514: Catálogo de Establecimientos

En este catálogo puede visualizar los distintos establecimientos que Ud. ha configurado dependiendo de su modelo de operación. Puede Crear distintos establecimientos desde los cuales serán usado el Sistema para Facturar Electrónicamente y podrá llevar un control de las facturas emitidas en cada establecimiento Recuerde que los secuenciales de facturación están relacionados a los establecimientos, se recomienda configurar un secuencial por cada establecimiento creado. Puede visualizar sus establecimientos en Catálogos → Establecimientos.

Agregar un nuevo establecimiento

Imagen 515: Agregar Nuevo Establecimiento

Para agregar un nuevo establecimiento presione Agregar Establecimiento. Debe llenar los campos Obligatorios y para finalizar presione "Guardar."

Usuarios

Imagen 516: Catálogo Usuarios

En este catálogo se permite agregar y configurar los permisos de visualización de documentos por servicio según se desee. Igualmente se pueden gestionar los usuarios proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes. Existe un límite de registros de 50 usuarios máximos, si se requiere registrar usuarios adicionales debe comunicarse con la empresa para realizar su solicitud. Ir a Catálogos → Usuarios.

Agregar un nuevo usuario

Imagen 517: Agregar Nuevo Usuario

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para generar el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:

• Perfil: Configuración de nombre y correo
• Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario, pueden ser:
  • Estándar
  • Avanzado
  • Administrador
• Permisos: Pueden ajustar los permisos del usuario
• Clientes: Clientes a los que tendrá acceso el Usuario
• Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario

Para iniciar presione Agregar Usuario

Perfil

Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema. Al culminar presione siguiente

Roles

Imagen 518: Selección del Rol de Usuario

Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente

• Administrador
• Avanzado
• Estándar

Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección. Para continuar presione Siguiente.

Permisos

Imagen 519: Personalizar Permisos de Usuario

Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos" Esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seccionado. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema.

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.

• Estándar: Acceso básico con opciones limitadas para agregar y visualizar sin afectar configuraciones.
• Avanzado: Acceso para agregar y editar registros, ajustes y configuraciones.
• Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.

Permiso/Rol	Estándar	Avanzado	Administrador
Inicio	X	X	X
Clientes	X	X	X
Producto	X	X	X
Unidades de Medida	X	X	X
Establecimientos		X	X
Usuarios			X
Emisión	X	X	X
Reportes		X	X
Datos Ficales	X	X	X
Folios			X
Secuenciales	X	X	X
Logotipo		X	X
Certificado			X
Cambio de Contraseña	X	X	X
Personalizaciones			X

Descripción de cada permiso:

1. Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.
2. Clientes: Módulo para manejo de Clientes, permite agregar, editar, eliminar clientes, editar precio de un producto para un cliente, ejecutar la carga masiva.
3. Productos: Módulo para manejo de Productos, permite sólo agregar, editar y eliminar productos.
4. Unidades de Medida: Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite permite sólo agregar, editar y eliminar unidades de medida.
5. Establecimientos: Módulo para el manejo de establecimiento, permite agregar y editar establecimientos.
6. Usuarios: Módulo para manejo de usuarios, permite agregar y eliminar usuarios.
7. Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite generar y visualizar los distintos documentos como facturas, notas de crédito y notas de débito, reenviar por correo los distintos documentos generados y descargar los archivos PDF Y XML de los documentos generados.
8. Reportes: Módulo para la generación de reportes de los distintos documentos generados. Permite generar y descargar los reportes de los distintos documentos.
9. Datos Fiscales: Módulo para el manejo de los Datos Fiscales, Permite visualizar y editar los datos fiscales.
10. Folios: Módulo que permite visualizar los paquetes de folios adquiridos.
11. Secuenciales: Módulo para manejo de Secuenciales de numeración, permite agregar, editar y desactivar los secuenciales registrados.
12. Logotipo: Módulo para el manejo del Logotipo, permite editar y eliminar el logotipo que se presentará en los documentos.
13. Certificado: Módulo para el manejo del certificado digital, permite cargar o modificar el certificado digital.
14. Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de usuario.
15. Configuraciones: Módulo para la configuración de parámetros

Clientes

Imagen 520: Personalizar Listas de Clientes que puede ver el Usuario

Personalizar la lista de clientes permitirá limitar el acceso a los datos de los clientes seleccionados de la lista desplegable, tanto a nivel de catálogos como de documentos.

Establecimientos

Imagen 521: Personalizar Listas de Establecimientos en los que puede estar el Usuario

Personalizar la lista de Establecimientos permitirá limitar al perfil creado el acceso a los datos asociados al establecimiento seleccionado, tanto a nivel de catálogos como de documentos. Active la opción y seleccione la Establecimiento de la lista desplegable. Presione el botón (+) para agregarlo. Para finalizar, presione Guardar.