Configuración - Portal DRecepción Validación Previa

Configuración de correo

Requisitos previos

• Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada

(véase enlace de manual de configuración interna de correo)

Advertencia: Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.

Configuración interna de correo

Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:

Configuración Gmail

Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:

• Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
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  Paso 1: Acceder a su cuenta de correo y seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "Ver todos los ajustes".

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  Paso 2: Una vez se encuentre en el menú de configuración debe hacer clic en la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP." y En el apartado "Acceso IMAP", selecciona Habilitar IMAP, cuando haya realizado este proceso puede seleccionar la opción de "Guardar Cambios".

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  Paso 3: Es posible que su cuenta Gmail Bloquee el acceso a la aplicación y le llegue un correo con una notificación.

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  Paso 4: De clic en el ícono de su cuenta de Correo Gmail, se expandirá una vista como la mostrada. Luego debe seleccionar "Gestionar tu cuenta de Google".

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  Paso 5: Al acceder a configuración de cuenta, en el menú lateral izquierdo seleccione “Seguridad”, Luego navegue entre las diversas configuraciones hasta encontrar "iniciar sesión en Google" y haga clic en "Verificación en dos pasos".

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  Paso 6: Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.

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  Paso 7: Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".

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  Paso 8: Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.

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  Paso 9: En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

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  Paso 10: En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".

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  Paso 11: Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.

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  NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.

En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:

• Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
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  Paso 1: En el menú lateral izquierdo debe seleccionar la opción de "seguridad", dirigirse a "autenticación" y hacer clic en "verificación en dos pasos".

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  Paso 2: Deben activar la opción de check en la opción que dice "permitir a los usuarios activar la verificación en 2 pasos".

Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.

Configuración Hotmail

Para configurar su cuenta Hotmail para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

• Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
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  Paso 1: Debe seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "ver toda la configuración de Outlook".

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  Paso 2: En el menú lateral izquierdo en "Correo", seleccione "Sincronizar correo electrónico", luego en "POP e IMAP" elija SI en "Permitir que los Dispositivos y Aplicaciones Usen POP", luego deben hacer clic en el botón "Guardar".

Configuración Office 365

Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:

• Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
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  Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".

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  Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".

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  Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.

Configuración Yahoo

Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:

• Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
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  Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".

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  Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".

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  Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar "empezar".

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  Paso 4: Debe asignar un nombre a la aplicación a la cual corresponde la contraseña, por ejemplo "HKA Recepción".

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  Paso 5: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.

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  NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.

Nota: Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos

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Configuración para correos de dominio propio

En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.

Nota: los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.

Pasos Básicos para todos los dominios propios:

• 1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
• 2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
• 3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
• 4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
• 5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
• 6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.

Servidores de dominio propio

Dominio	Servidor	Puerto	SSL
GoDaddy	imap.secureserver.net	993	Si
Colombia Hosting	mail.dominio.com	993	Si
Latinoamérica Hosting	mail.dominio.com	993	Si
Blue Host	mail.dominio.com	993	Si
Web comercial	mail.dominio.com	993	Si
Dungee	mail.dominio.com	993	Si
Hostinger	imap.hostinger.com	993	Si
Inmotion hosting	secure249.inmotionhosting.com	993	Si
Yandex	imap.yandex.com	993	Si
Edgeuno	pop.edgeuno.mail	993	Si
Publicar webmail	pop.dominio.com	993	Si

Observaciones para dominios propios:

• Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.

• En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.

Configuración de correo en el portal

Advertencia: Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.

Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:

• Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
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  Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.

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  Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.

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  Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.

• 

  Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.

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  Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.

• Listado de servidores y puertos.

Correo	Servidor	Puerto
Gmail	imap.gmail.com	993
Hotmail	Outlook.office365.com	993
Yahoo	export.imap.mail.yahoo.com	993

Vincular proveedores y Metadatos.

Figura 3: Vincular proveedores y metadatos.

La asociación de usuarios a proveedores y metadatos permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema. Para agilizar el proceso de gestión de documentos en la organización. Esta función permite al usuario principal y a los usuarios administrador, asociar metadatos y proveedores a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
Ingrese en Menú-Configuraciones-Vincular proveedores y metadatos. (Ver Ver Figura 3).

Condiciones de vinculación para un usuario Administrador

• La opción se visualizará solo al tener el permiso activo.
• Los usuarios listados a vincular serán los que poseen un Rol inferior al Administrador; es decir, Avanzado y Básico.
• La vinculación a los usuarios Administrador será asignado por el usuario Principal (Root).

Al ingresar en la vinculación se listan todos usuarios, cada uno con sus acciones:

• Detalle.
• Configurar proveedores.
• Configurar metadatos.

(Ver Figura 4).

Figura 4: Vincular proveedores y metadatos, Usuarios activos.

• Detalle: Se listan los proveedores y metadatos vinculados al usuario seleccionado (Ver Figura 5).

Figura 5: Detalle de la vinculación proveedor - metadatos al usuario seleccionado.

Configurar proveedor

Esta función permite asignar a un usuario del sistema los proveedores de los cuales va a gestionar los documentos. De esta manera se están estableciendo condiciones de visualización de los documentos en la solución HKA Recepción. Se puede configurar de la siguiente manera: al seleccionar configurar proveedores se listan los proveedores activos que tiene el receptor disponible para vincular con el usuario de sistema, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. (Ver Figura 6).

Figura 6: Lista de proveedores activos, disponibles para vincular.

Configurar metadatos

Se listan todos los valores activos correspondiente a los metadatos "Zona" y “Línea de negocio”, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. (Ver Figura 7).

Figura 7: Lista de metadatos activos, disponibles para vincular.

Registrar Usuarios Interno

Figura 9: Catálogo Usuarios

La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios (Ver Figuras 9).

La pantalla dispone de:

• Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
• Filtro de búsqueda de forma alfabética.
• Botón agregar usuario para el registro.

Para iniciar presione Agregar Usuario. (Ver Figuras 10).

Figura 10: Catálogo Usuarios

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:

• Perfil: Configuración de nombre y correo.
• Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
• Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
  • Básico
  • Avanzado
  • Administrador
• Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
• Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.

Perfil Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema. Al culminar presione siguiente (Ver Figura 11).

Figura 11: Perfil de usuario

Aplicación Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual (Ver Figura 12).

Figura 12: Aplicación Asociar a la cuenta

Roles Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente

• Administrador
• Avanzado
• Básico

Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección. Para continuar presione Siguiente. (Ver Figura 13).

Figura 13: Roles del usuario

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. (Ver Figura 14).

Figura 14: Roles del usuario Múltiple

Permisos Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos" esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema (Ver Figura 15).

Figura 15: Permisos disponibles al perfil

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.

• Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
• Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
• Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.

Permiso/Rol	Administrador	Avanzado	Básico
Ver Proveedores	X	X	X
Enviar invitación	X	X
Enviar Invitación Masiva	X	X
Eliminar invitaciones	X
Cambiar estatus de invitaciones	X
Ver Estatus	X	X	X
Crear Estatus	X
Editar estatus	X
Eliminar estatus	X
Ver Comprobantes	X	X	X
Ver Detalle	X	X	X
Subir Representación Gráfica	X	X
Eliminar Representación Gráfica	X	X
Gestión de Representación Gráfica	X	X	X
Verificar estatus	X	X	X
Subir documentos	X	X	X
Configuración de Anexos	X
Configuración de Usuarios	X
Usuarios	X		X
Crear Usuarios	X
Editar Usuarios	X
Eliminar Usuarios	X
Editar Permisos Usuario	X
Agregar Aplicación	X
Descargar archivos adjuntos	X	X
Editar anexos	X	X
Eliminar anexos	X
Vincular Proveedores y Metadatos	X
Cambio contraseña	X	X	X

Establecimiento Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar (Ver Figura 16).

Figura 16: Establecimiento

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso (Ver Figura 17).

Figura 17: Registro Exitoso

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal (Ver Figura 18).

Figura 18: Nuevo usuario creado

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión (Ver Figura 19).

Figura 19: Correo electrónico de registro usuario

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:

• Detalle de usuario.
• Edición de usuario.
• Edición de permisos.
• Eliminar aplicación para el usuario.
• Agregar aplicación para el usuario.
• Inactivar usuario.

(Ver Figura 20).

Figura 20: Catálogo usuarios

Detalle de usuario Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario (Ver Figura 21).

Figura 21: Detalle de usuario

Edición de usuario Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar contraseña (Ver Figura 22).

Figura 22: Edición de usuario

Edición de permisos Permite activación o desactivación de permisos requeridos (Ver Figura 23).

Figura 23: Edición de permisos

Eliminar aplicación de usuario Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola (Ver Figura 24).

Figura 24: Eliminar aplicación de usuario

Agregar aplicación de usuario Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. (Ver Figura 25).

Figura 25: Agregar aplicación de usuario

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal (Ver Figura 26).

Figura 26: Inactivar Usuario