Preguntas Frecuentes HKARecepcion

En esta sección puede encontrar preguntas y respuestas referentes a las funcionalidades del sistema y posibles errores presentados en la carga de documentos.

Atención: Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas Ctrl+F o hacer uso del Sumario

Infodatos

Preguntas	Respuestas
¿Qué son los Infodatos y para qué sirven?.	Los infodatos es cualquier tipo de información adicional que se puede asignar en forma electrónica a los documentos electrónicos, estos son independiente de su contenido, tienen la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso y control gestión de los documentos.
¿Cuántos infodatos se pueden asociar a la cuenta?.	Actualmente se dispone de 23 tipos de metadatos cada empresa puede asociar los metadatos que requiera.
¿Es obligatorio la configuración y uso de los infodatos?	No es obligatorio, pero si la empresa requiere llevar una mejor gestión y control de los documentos, estos son necesarios para la distribución de usuarios de la empresa Receptora.
¿Qué infodatos me permite configurar la distribución entre mis usuarios como receptor?	Los infodatos definidos para la gestión son los descritos con nombre genérico Sucursal y Línea de negocio.
¿Si tengo otros infodatos distintos a Sucursal y Línea de negocio, puedo controlar la distribución entre los usuarios?	No, debe tener configurado por lo menos uno de estos para realizar la distribución entre los usuarios, los otros metadatos adicionales son tomados como valor adicional y pueden ser utilizados en las consultas.
¿Es obligatorio asignar infodatos a un documento al momento de radicar o subir el mismo?	No, solo es obligatorio si se encuentra configurado como requerido en el catálogo.

Vinculación de Proveedores y infodatos

Preguntas	Respuestas
¿Cuáles son los metadatos que se permiten en la vinculación?	Los únicos permitidos son los metadatos Código Metadato 1 Nombre Genérico Sucursal y Código Metadato 3 Nombre Genérico Línea de negocio.
¿Cuántos Proveedores y metadatos configurados puedo vincular a cada usuario de la empresa?.	No existe un máximo de vinculación por usuario, es posible asignar 1 o todos si así se requiere, siempre y cuando los usuarios se encuentren activos y tengan asignado algún Rol de Recepción.
¿Esta vinculación afecta algún proceso de Emisión?	No, esta vinculación es únicamente para Recepción a pesar de que un usuario puede tener asignado ambos roles Emisión y Recepción.
¿Qué función toma esta vinculación sobre los usuarios?	Cada usuario con proveedores y/o metadatos vinculados, podrá consulta y realizar acciones sobre los documentos de proveedores que contengan esos metadatos asignados.

Configurar usuarios

Preguntas	Respuestas
¿Se puede configurar un usuario para ambos portales Emisión - Recepción?.	Si, en el proceso de crear un usuario existe una sección de Aplicaciones donde puede seleccionar la aplicación a configurar.
¿Si ya cree un usuario con una aplicación es posible cambiar o asignar la aplicación contraria?.	Si, con las acciones Agregar o Eliminar aplicación puede realizar los cambios.
¿Cuándo creo un nuevo usuario debo ir a vincular los proveedores y metadatos?	Por defecto al crear un nuevo usuario Receptor se vinculan todos los proveedores y metadatos, debe ir a vinculación solo para desactivar aquellos que no sean permitidos para el usuario.

Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual

Mensaje	Imagen referencia	Motivo / Revisar
Los datos del Emisor (NIT XXXXXXXX) no están vinculados como emisor del Receptor (NIT XXXXXXXX).		El emisor no está invitado como proveedor.
Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.		El proveedor no a confirmado la invitación ni se ha registrado en el portal.
Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.		El Nit (número de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
Los datos del emisor enviados en el xml ((Tipo de documento) XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.		El (Tipo de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
Los datos del Receptor (NIT XXXXXXXX) no coinciden con los enviados en el xml (NIT BBBBBBBB).		El Nit (número de documento) del Receptor enviado en el XML no es correcto.
Los datos del Receptor (NIT AAAAAAAA) no coinciden con los enviados en el xml (Registro civil AAAAAAAA).		El Registro civil (Tipo de documento) del Receptor enviado en el XML no es corecto.
El formato del archivo es invalido.		El archivo no es formato XML.
Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde.		Se debe revisar el archivo XML ya que puede contener un error en la estructura.
Error de datos de receptor: Los datos del Receptor (NIT XXXX) no coinciden con los enviados en el XML (NIT YYYYY)		La factura con datos del adquirente que no es para Ud. Por favor valide que su proveedor le ha enviado la factura correcta y sus datos están correctos (Validar que su número de documento NIT coincide con el NIT registrado en la factura)
Error al procesar Application response. No hay información de aceptación o rechazo		Por favor Valide que están cargando el Attached document que incluye el Aplication Reponse de la DIAN y el mismo indique que el documento fue validado por ella. Solicítelo a su proveedor en caso de no tenerlo en el ZIP original del correo.
Ya se recibió el documento fiscal		Ya el documento ha sido cargado, por favor buscar el documento por número de documento en los filtros teniendo cuidado de no tener espacios o guiones.
El archivo Base64 es requerido		Puede que su factura ya haya sido procesada por el sistema automático. Por favor intente buscar el archivo en los documentos cargados antes de generar la carga manual. Adicionalmente por favor asegúrese de que al hacer la carga manual descomprima el XML en una carpeta local y luego haga la carga del XML sin estar comprimido (no cargar el ZIP directamente).
No es posible determinar la dirección de correo del emisor		1: No esta el correo del emisor registrado en el XML 2: El sistema No pudo cargar el proveedor con email. / Revisar que el proveedor se haya cargado, o crear el proveedor de forma manual. Recuerde incluir el correo (donde le entregará los eventos a su proveedor) en la creación del Proveedor.

Inquietud sobre la bandeja de correo electrónico

¿Qué debo hacer si llega el correo con la factura a la bandeja de entrada o recibidos, lo lee el sistema , pasa el correo a carpeta descargados, pero no aparece en la plataforma en pendientes?

Pasos a seguir

1: Descarte de inconveniente de conexión: Se recomienda inicialmente pasar el correo de la carpeta descargados a la carpeta de recibidos para que el sistema lo vuelva a leer y trate de hacer la carga. En general el sistema puede retomar el documento y procesarlo de forma correcta

2: ¿Qué debo hacer si aún no sube el documento al sistema?

Por favor probar carga Manual, siga los siguientes pasos:

• En el menú lateral dirigirse a Documentos-->Subir Documentos

Nota: Puede mostrarse un mensaje donde se indica que Ud no tiene configurados Infodatos. Si Ud. no usa Infodatos por favor cerrar el mensaje.

• Seleccionar u obviar la selección de infodatos, y dar clic en siguiente

• En sección Subir Documento XML proceder a cargar el XML Attached Document del documento electrónico que sea cargar. Se activará el botón de siguiente

• Puede cargar el PDF del Documento electrónico, o puede saltar este paso dando clic en siguiente
• Finalizar la carga manual del documento.

Atención: Deben descomprimir el ZIP del documento electrónico, y obtener el XML Attached Document y el PDF.

Nota 2: Al cargar el XML el sistema puede incoar algún mensaje de error, por favor validarlos con los indicados en la sección Errores comunes presentados al subir un documento de forma Manual de este articulo.

Error al registrar un proveedor en el catálogo de Proveedores

Al intentar registrar un nuevo proveedor se me presenta el siguiente mensaje:

Este error se presenta cuando una razón social ya tiene este correo electrónico que intenta asignarle al proveedor ya se encuentra asignado.

Solución:

El sistema de HKA Recepción partiendo de buenas prácticas de manejo de eventos y recepción de documentos Individualiza las personas jurídicas (también naturales) y los destinatarios de eventos.

Por ello la relación Proveedor- Email debe ser única, para que los eventos que corresponden a ese proveedor sean claramente enviados a lo correspondiente a ese documento fiscal.

Por ello para subsanar el inconveniente, Ud. puede:

1: Crear el proveedor. Asignarle un correo electrónico de su preferencia y/o acordado con el proveedor distinto al que inicialmente intentó agregar

2: Una vez creado el proveedor proceder a volver a cargar los documentos fiscales electrónicos de dicho proveedor y gestionar su proceso de recepción.

¿Pero por qué debo gestionar ese correo electrónico?

De esta forma la solución de Recepción de The Factory HKA Colombia SAS le permite, ante cualquier fiscalización por parte de la DIAN, demostrar su cumplimiento normativo en la generación, validación y entrega de eventos en su proceso de recepción de documentos fiscales electrónicos

Inquietudes al proceso de generación de eventos a un documento ya cargado

• No Aparece el botón de guardar en la actualización de estado

Causas: Puede ser por vencimiento de sesión del portal o de caché.

Solución: Por favor cerrar la sesion, limpiar caché y probar de nuevo, o usar modo incógnito

• Evento registrado correcto en la DIAN, pero en el sistema dice rechazado, o hay varios rechazos con mensaje “99 Evento ya se encuentra radicado

Causas: Intermitencias o lentitudes en la repuesta del evento DIAN

Solución: Por favor el sistema hace una segunda validación luego de un tiempo determinado,. por favor espera una media hora y luego intente consultar de nuevo el estado del acuse, debería validar que el evento ya está validado. en ese caso puede continuar con el siguiente evento. Si tiene dudas de que evento se encuentra radicado correctamente por favor verifique en el link de la DIAN para ver en el sistema DIAN los eventos exitosos.

• Al radicar un evento sale mensaje de "error no se envió o no se encontró DV"

Solución: Por favor al radicar el evento en los datos solicitados usar un documento del tipo NIT y no usar CC

¿Reclamé por error una factura válida de un proveedor que quiero aceptar que puedo hacer?

Estimado cliente, el reclamo es un estado definitivo e irrevocable. Técnicamente no hay posibilidad de aceptar un documento ya reclamado.
Nuestra sugerencia es:

• Indique a su proveedor del error cometido.
  
• Pídale por favor que genere nota de crédito de anulación de dicho documento (Opcional).
  
• Pídale a su proveedor que le emita nuevamente una factura idéntica a la reclamada con la misma fecha de pago.
  
• Una vez recibida la factura, haga el proceso de radicación más expedito y conveniente para usted y genere atentamente los eventos de aceptación.

¿Qué debo hacer si de un momento a otro dejan de cargar los documentos en el portal de recepción?

Esto puede ocurrir por dos motivos principalmente:

1: Se han agotado sus folios de Recepción: Por favor revise que tenga folios disponibles

2: Se ha perdido la configuración de su cuenta de correo: Por favor revise en su cuenta de correo que la configuración de IMAP y de la clave de aplicación se mantienen, en caso de que no se mantenga o se haya perdido por favor haga los pasos de configuración como se realizó en su configuración inicial

No me deja realizar el tercer evento, el evento queda rechazado

Por favor para comprender mejor cuál puede ser el motivo del rechazo puede visualizar al lado derecho del evento en el icono ‘’Lupa’’ y desplegar el mensaje de rechazo DIAN

El motivo principal del rechazo del tercer evento puede ser:

Rechazo al evento de aceptación expresa debido a que ya pasaron 3 días hábiles.

En este caso el rechazo es debido a que ya han pasado 3 días hábiles desde la radicación del evento “Aceptación del Bien o Servicio”. Ya no sería posible una aceptación expresa o reclamo de la factura.

Sin embargo esto no debe representar ningún inconveniente, el emisor de la factura es libre de emitir la aceptación tácita en caso de requerirse. Si no es posible, ya el cliente receptor ha cumplido con la norma al informar los dos primeros eventos.

¿Cómo puedo mejorar los tiempos de generación de eventos?

Estimado cliente nuestra solución de recepción tiene por intención ayudarle en sus procesos de validación y aceptación de las facturas recibidas en su proceso de compras y egresos. Si percibe el proceso “lento” le sugerimos los siguientes puntos:

• Revise que su conexión a internet y rendimiento del computador estén en condiciones óptimas. (puede navegar a una página o ver algún video para confirmar este punto).
  
• Nuestro portal entrega la información de forma estática por ello requiere darle al botón actualizar del explorador para visualizar si cambio el estado.
  
• Invitamos a nuestros clientes a hacer uso óptimo de nuestra solución. Por ejemplo, si tiene un listado de documentos por aceptar. Sugerimos que en vez de concluir uno a uno. realice lo siguiente:
  

• Recorra todos los documentos generando el evento de recepción de la factura.
  
• Luego recorra todos los documentos que considere adecuados generando el evento de recepción del servicio.
  
• Por último recorra la lista generando el evento de aceptación requerido.
  

De esta manera hace uso óptimo de su tiempo y de nuestra plataforma aprovechando que mientras nuestra tecnología procesa, genera, valida y transmite el evento. Usted puede ir adelantando con otros documentos.

Inquietudes sobre representaciones gráficas (pdf) o anexos

• Error no se visualiza el PDF del documento cargado para gestionarlo

Causa: El sistema no pudo leer o cargar el PDF del documento.

Solución: Para poder proseguir con la gestión del documento recomendamos hacer la carga manualmente del PDF, debe descargar el ZIP y extraer el PDF y luego por la sección adjuntos hacer la carga Manual del PDF para que este pueda visualizarse.