Diferencia entre revisiones de «Preguntas Frecuentes HKANómina»
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= Cesantías = | |||
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<includeonly>=</includeonly>== <font color="Blue">¿Qué son las cesantías? </font>==<includeonly>=</includeonly> | |||
Las cesantías son una prestación social que el empleador debe pagar a sus trabajadores, equivalente a un mes de salario por cada año trabajado. Este monto se consigna en una cuenta individual a nombre del trabajador, y se utiliza como un ahorro en caso de desempleo, terminación del contrato laboral o para la compra de vivienda y educación. Además, es un derecho para los trabajadores vinculados por contrato fijo o término indefinido, tanto en empresas públicas como privadas. | |||
<includeonly>=</includeonly>== <font color="Blue">¿Comó se liquidan las cesantías? </font>==<includeonly>=</includeonly> | |||
El auxilio de cesantías es una prestación social en favor de los trabajadores que perioódicamente se debe liquidar, y en algunos casos las cesantías se van provisionando mensual o quincenalmente, pero en determinados casos hay que hacer una liquidación definitiva. | |||
'''Cesantıas=(Salario mensual+Auxilio de transporte)×Dıas trabajados/ 360''' | |||
<includeonly>=</includeonly>== <font color="Blue">¿Cuándo se deben liquidar las cesantías? </font>==<includeonly>=</includeonly> | |||
Las cesantías se deben liquidar cuando ocurra uno de los siguientes casos: | |||
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* Cuando el contrato de trabajo termine | |||
* Cuando el trabajador pasa de tener un salario normal a un salario integral | |||
* Cada año el corte es el 31 de diciembre | |||
* Cuando el contrato de trabajo termina, las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador | |||
La cesantías que se deben liquidar todos los años con corte a 31 de diciembre, se consignan en el fondo de cesantías, antes del 14 de febrero de cada año | |||
<includeonly>=</includeonly>== <font color="Blue">¿Cuándo se pagan las cesantías? </font>==<includeonly>=</includeonly> | |||
Durante la vigencia del contrato de trabajo el empleador debe consignar las cesantías liquidadas al respectivo fondo de cesantías. | |||
Las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador cuando el contrato de trabajo termine y cuando el salario pase a ser integral. | |||
Cuando el contrato de trabajo se termina, el empleador debe pagar las cesantías directamente al trabajador el mismo día en que liquida el contrato de trabajo. No hay plazo alguno. Una vez el contrato de trabajo termina, se pagarán todos los conceptos adeudados al trabajador, no importa si el contrato termina por justa causa o no. | |||
<includeonly>=</includeonly>== <font color="Blue">Liquidación de las cesantías a un trabajador incapacitado </font>==<includeonly>=</includeonly> | |||
Las incapacidades laborales no suspenden el contrato de trabajo, razón por la que las incapacidades no afectan para nada (o casi no) el pago de las cesantías del trabajador. | |||
El artículo 253 del código sustantivo del trabajo dice que la prima de servicios se liquidará sobre el último salario al momento de hacer la liquidación respectiva, siempre que este no haya tenido variación. | |||
Si el trabajador está incapacitado, para liquidar las cesantías igual se tomará el último salario devengado, que no será el auxilio económico que paga la EPS o la ARL, sino el salario pagado por la empresa antes de que el trabajador se incapacitara. | |||
Recordemos que mientras el trabajador esté incapacitado la empresa no le paga sueldo o salario; es la EPS o la ARL la que debe pagar la incapacidad. | |||
Si el último mes que trabajó el empleado fue enero, interpretando literalmente el artículo 253 del código sustantivo del trabajo, se tomará el sueldo pagado en el mes de enero aun cuando la liquidación de las cesantías se realice en marzo. | |||
Ahora si el salario es variable es preciso promediar los últimos salarios que recibió el trabajador antes de incapacitarse. | |||
<includeonly>=</includeonly>== <font color="Blue">Liquidación de las cesantías cuando no se han pagado en varios años </font>==<includeonly>=</includeonly> | |||
Supongamos que el empleador no consignó las cesantías de los últimos tres años y ahora requiere liquidarlas. | |||
En nuestro criterio, cada año se debe individualizar y hacer la liquidación con corte a 31 de enero. | |||
Es así porque las cesantías se han de liquidar con el salario base que corresponda a cada periodo de liquidación, por tanto, no parece viable hacer una liquidación total con el salario del último año, o con el promedio de los años que se vayan a liquidar. | |||
Igual procedimiento se sigue con la sanción moratoria por no consignar las cesantías cada año antes del 15 de febrero. | |||
Si la liquidación se hace en ocasión a una demanda laboral se puede solicitar en ella la indexación con el objetivo de reconocer la depreciación del dinero, o la pérdida del poder adquisitivo de este. | |||
<includeonly>=</includeonly>== <font color="Blue">Liquidación de las cesantías en contrato a trabajo sucesivos </font>==<includeonly>=</includeonly> | |||
En este contexto pueden existir contratos de trabajo sucesivos en dos casos: | |||
Un contrato a término fijo que se renueva. | |||
Se termina un contrato y se firma otro diferente. | |||
En el primer caso en realidad existe un solo contrato, por lo tanto no se puede hacer una liquidación definitiva de las cesantías cuando se renueva el contrato, puesto que se trata de una sola relación jurídica. | |||
En consecuencia, las cesantías se liquidan cada año a 31 de diciembre y se consignan en el fondo. En estos casos el empleador nunca debe entregar las cesantías al trabajador. | |||
En el segundo caso, cuando se liquida un contrato de trabajo y se firma otro nuevo, podría considerarse que procede la liquidación definitiva de las cesantías al terminar cada contrato, pero si existe continuidad laboral, es decir que en términos reales el vínculo sigue sin interrupción, nuestra recomendación es no entregarle las cesantías al trabajador, sino consignarlas en el fondo. | |||
Un juez laboral perfectamente puede sentenciar que no hubo varios contratos sino uno sólo, y al ser uno solo las cesantías que se hayan entregado al trabajador cada vez que se liquidaba el contrato podrían ser discutibles, y ya se sabe que cuando la entrega directa de las cesantías al trabajador es ilegal, el empleador las pierde y tiene que volverlas a pagar, así que se pueden liquidar, pero consignarlas al fondo y que luego el trabajador las retire. | |||
Pero sucede que el fondo le entregará las cesantías al trabajador sólo si el empleador le envía una carta de autorización acompañada de la prueba de la terminación del contrato, pero si el trabajador sigue vinculado con la empresa, y siempre lo estuvo en todo momento. | |||
Revisión actual - 16:35 24 feb 2025
En esta sección podrás encontrar respuestas y posibles soluciones a las preguntas más frecuentes buscadas por nuestros clientes.
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Preguntas Portal WEB
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| ¿Cómo se puede registrar para el portal de nómina electrónica? | https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Primeros_Pasos_-_Portal_HKAN%C3%B3mina#Registro_y_Validaci.C3.B3n_Inicial |
| ¿Cómo ingresar al Portal de Nómina Electrónica? | Para el ingreso al Portal Demo Nómina Electrónica podrá hacerlo través de la siguiente url: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ utilizando el mismo usuario y contraseña del portal de emisión de factura electrónica en Demo.
Para el ingreso al Portal Producción Nómina Electrónica podrá hacerlo través de la siguiente url: https://nomina.thefactoryhka.com.co/ @IMPORTANTE: Para clientes nuevos deben registrarse en el portal demo de emisión de Factura Electrónica a través del siguiente link: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login. |
| ¿Qué Tokens Debo Utilizar para Enviar la Nómina Electrónica? "Clientes de Integración" | Para la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se deben utilizar los Token Enterprise y Token Password que tiene asignados el contribuyente para el servicio de Emisión de Factura Electrónica en el ambiente Demo o Producción.
@IMPORTANTE: Si utiliza los Token Enterprise y Token Password de forma incorrecta en los ambientes recibirá rechazo por parte del servicio. |
| ¿Cómo Obtengo los Tokens para Ambiente Demo o Producción? | Cada uno de los emisores de nómina electrónica al tener su registro previamente cuenta con el ingreso al portal de demo y producción de nómina, en los cuales debe ingresar para validar sus token teniendo en cuenta los siguientes pasos:
1.- Por favor acceda directamente con sus credenciales a través de las siguientes URLs: Portal Nómina Electrónica:
Portal Factura Electrónica:
 2. Debe Dar clic en Configuración > Datos Fiscales y ver en la ventana de Datos del contribuyente el Token Empresa y Token Contraseña  @IMPORTANTE: Si el emisor no cuenta con servicio de Facturación Electrónica, deberá ingresar la url: https://demofactura.thefactoryhka.com.co |
Mensajes Error Portal WEB
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| Error: En proceso de validación | Este mensaje de error se puede obtener cuando la DIAN esta presentando lentitud y no recibimos la respuesta por parte del ente |
| Error en servidor, intente más tarde | Se debe validar que el cliente tenga los datos fiscales configurados en el portal de ambiente demo de factura electrónica |
| No muestra número de nit de la empresa | Se debe ingresar por medio de los siguientes portales para verificar si el nit de la empresa esta configurado:
Portal Nómina Electrónica:
Portal Factura Electrónica:
Luego de ingresar se deben dirigir al menú principal y seleccionar Configuración > Datos Fiscales y validar si la empresa cuenta con el número de nit registrado |
| Error: 'Municipio Ciudad' no debe estar vacio | Se debe validar en el portal de ambiente demo de factura electrónica https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login y la dirección de los datos fiscales y del establecimiento de la empresa.
Seguido de realizar la verificación de esta información en el portal, ingrese nuevamente al portal de nómina electrónica seguido de Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales y Desactivar el secuencial que están utilizando en el proceso de habilitación o de pruebas. Luego de desactivar el secuencial, procede a agregar nuevamente el secuencial diligenciando los datos correctamente y realice el proceso de generar el documento. |
| Error: Batch en proceso de validación | Al generarse este mensaje de error es motivado a que la DIAN puede estar presentando intermitencia en su servicio. |
| Error No Identificado. Código 504 | Este mensaje puede generarse cuando la DIAN esta presentando una intermitencia ocasionando un timeout |
| "Documento Generado""Validación de Request Exitosa" | Se debe verificar que la configuración de los secuenciales esten creados de forma correcta |
Preguntas Portal DIAN
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| ¿Como Consultar Nóminas Emitidas en la DIAN? |
Parámetro QR
https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/document/searchqr?documentkey= {Aquí va el CUNE}
Exportar Informe DIAN
|
Rechazos DIAN
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| [Regla: 92 Rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en el plataforma. Regla: NIE033 Rechazo: Debe ir el NIT del Empleador sin guiones ni DV] | Para efecto de PRUEBAS en nómina electrónica en los escenarios en que la respuesta del servicio nos arroje las siguientes reglas:
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| [Regla: NIE024. Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida] | Para superar la regla de validación R-DIAN Regla: NIE024, Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida.
Esta regla hace referencia a los valores totales de documentos los cuales no se están documentando con decimales.
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| [Regla: NIE032. Rechazo: Debe corresponder al Nombre de la Razón Social del Empleador] | Este motivo de rechazo es debido a que la razón social del Empleador es muy extensa y la DIAN tiene limitaciones en nómina en la cantidad de caracteres para el campo razón social.
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| [Regla NIAE010. Rechazo: Debe corresponder a un prefijo elegido por el emisor del documento] | Para superar la regla de validación R-DIAN Regla NIAE010. Rechazo: Debe corresponder a un prefijo elegido por el emisor del documento.
Se debe validar que se este utilizando prefijos en mayúsculas y de cuatro (4) caracteres solo alfabéticos, estopy motivado a que son las condiciones que esta aceptando la DIAN para los prefijos. Ejemplo: HABB, HABC, etc.  |
| [Regla: NIE107, Rechazo: Se debe colocar el Porcentaje que corresponda] | Se debe validar que el porcentaje del cálculo aplicado en las horas extras corresponda a los indicados en el anexo técnico
 |
| ["Regla: NIAE191a, Rechazo: Documento a Reemplazar no se encuentra recibido en la Base de Datos."] |
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| [Regla: 90. Rechazó: Documento procesado anteriormente] | Este motivo de rechazo se puede presentar en diferentes escenarios:
1.- En Ambiente de Pruebas: en el ambiente de pruebas la Regla: 90, Rechazó: Documento procesado anteriormente puede ser generarse motivado a que están utilizando un número de consecutivo que ya fue emitido anteriormente bajo el número de nit de The Factory HKA el cual están utilizando en el ambiente de pruebas. En este caso le sugerimos realizar el proceso de editar el secuencial colocando un rango mayor al que están utilizando actualmente para la emisión de las nóminas. 2.- En Ambiente de Habilitación y Producción: La Regla: 90, Rechazó: Documento procesado anteriormente puede presentarse a que el secuencial que tienen creado con el tipo de ambiente de habilitación o producción fue creado en primera instancia como servicio de integración. Si se realizó una modificación en los secuenciales colocándolo con el tipo de servicio Portal, se debe validar que en la modalidad del secuencial este Automático y no manual con prefijo, es decir, que si se tiene el secuencial configurado como manual con prefijo al emitir las nóminas le indica el motivo de rechazo mencionado anteriormente. Para corregir el inconveniente lo invitamos a ingresar al portal nómina electrónica seguido de Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales, desactivar el secuencial y crearlo nuevamente colocando un rango de numeración mayor al que se está utilizando. |
| ["Regla: NIE111. Rechazo: Se debe colocar la cantidad de Dias. Debe ser la diferencia entre FechaInicio y Fechafin"] | Este motivo de rechazo se genera por la cantidad de días que se está reportando en el devengado de vacaciones comunes o compensadas
Para corregir el motivo de rechazo, se debe reportar una cantidad días en las vacaciones no mayor a 30 días  |
| Error al procesar batch. ZipKey | Se debe validar que el identificador del set de pruebas (TestSetID) sea el otorgado por DIAN y no se esten colocando el ID Software del proveedor tecnológico
De estar colocando el ID Software del proveedor tecnológico, debe realizar el siguiente proceso: 1. Ingresar al portal de habilitación DIAN www.dian.gov.co en la opción "Habilitación". 2. Ingresar datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
3. Recibirá en su correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”. 4. Hacer clic en el botón “Registro y Habilitación" y luego en la opción “Documentos Electrónicos”. 5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica”, seguido de "Nómina Electrónica y Nómina de ajuste" 6. Hacer clic en el botón “Aceptar” en la ventana emergente para continuar. 7. Seleccionar la opción “Emisor” en la ventana de “Participantes”. 8. Hacer clic en el botón “Set de pruebas” del listado de modos de operación asociados Luego de culminado este proceso, se debe ingresar en el portal de nómina electrónica seguido de Configuración > Datos fiscales > Secuenciales y Desactivar los secuenciales que posee creados. Al culminar esta etapa, realizar la creación de nuevos secuenciales colocando rangos de numeración mayor a los que se están utilizando actualmente. |
| [Regla NIE142: Valor Pagado por Auxilios No Salariales] | Se debe validar que al momento de indicar el monto del auxilio se este colocando el campo no reportado en Blanco |
Provisiones Nómina Electrónica
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| ¿Cómo Agregar Provisiones a la Nómina Electrónica? | Con el principio de interacción entre la contabilidad del empleador y lo que reporta dicho empleador a la DIAN, se debe realizar el registro de provisiones en nómina electrónica, es de aclarar que la Nómina electrónica es reflejo de la actualidad contable de cada empresa por lo tanto si ellos contablemente provisionan también deben registrarlo en nómina electrónica.
Tenga en cuenta que existen 2 opciones de causación de estos devengos el pago efectivo de la obligación o el reconocimiento contable ( abono en cuenta), así la obligación no se pague en el mes ( lo primero que ocurra) y el documento soporte de pago de nómina electrónica se convierte en un documento tributario que puede ser emitido desde el ERP o desde un excel en cual le será útil al Empleador para su deduccion de impuesto a la renta en su declaración presentada ante la DIAN). Con base en el concepto unificado de la DIAN del 19 de agosto del 2022, en donde se revoca los conceptos anteriores a los asuntos que trata dicho concepto
Se procede a explicar en dicho concepto el tratamiento de los abonos en cuenta que correspondan a la nómina electrónica, en el siguiente punto:
4.2.4.2. ¿Cuál es la incidencia en el documento soporte de pago de nómina electrónica de los conceptos de pago y abono en cuenta?
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Nómina Electrónica según Concepto Unificado DIAN 0106 – 19 agosto 2022
Contratos Prestación Servicios
4.2.3.3. ¿Qué se entiende por la vinculación por medio de una relación laboral, legal o reglamentaria para efectos del documento soporte de pago de nómina electrónica?
Dotación, Alimentación, Hospedaje de Empleados
Los Contratos de Aprendizaje no aplican para Nómina Electrónica
4.2.3.6. El contrato de aprendizaje no genera una relación laboral o legal y reglamentaria, ya que no implica la existencia de una relación laboral conforme a las normas establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo.
Nómina Electrónica en Uniones Temporales
Nómina Electrónica Empleador Realiza Conmutación Pensional a una Fiducia
Transmisión Notas de Ajuste Nómina Electrónica
Nómina Electrónica no es un “Desprendible de Pago”
Concepto DIAN No.003580 de 2006
Estatuto Tributario Articulo 283
El Régimen Simple de Tributación -RST- está obligado a hacer Nómina Electrónica?
Respuesta con base en el OFICIO DIAN N° 0304 901689 - 03-03-2021.
Al respecto, este Despacho mediante el concepto No. 901592 de 2021 explicó: “la disposición normativa citada es clara en determinar que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas –IVA, según corresponda
Así las cosas toda vez que los contribuyentes del régimen simple de tributación -SIMPLE a la luz de lo dispuesto en los artículos 903 y 907 del Estatuto Tributario no son contribuyentes del impuesto sobre la renta, estos no están obligados por las disposiciones legales vigentes a implementar el citado documento soporte de pago de nómina electrónica."
Copyright © 2016 The Factory HKA. Todos los derechos reservados.
Cesantías
¿Qué son las cesantías?
Las cesantías son una prestación social que el empleador debe pagar a sus trabajadores, equivalente a un mes de salario por cada año trabajado. Este monto se consigna en una cuenta individual a nombre del trabajador, y se utiliza como un ahorro en caso de desempleo, terminación del contrato laboral o para la compra de vivienda y educación. Además, es un derecho para los trabajadores vinculados por contrato fijo o término indefinido, tanto en empresas públicas como privadas.
¿Comó se liquidan las cesantías?
El auxilio de cesantías es una prestación social en favor de los trabajadores que perioódicamente se debe liquidar, y en algunos casos las cesantías se van provisionando mensual o quincenalmente, pero en determinados casos hay que hacer una liquidación definitiva.
Cesantıas=(Salario mensual+Auxilio de transporte)×Dıas trabajados/ 360
¿Cuándo se deben liquidar las cesantías?
Las cesantías se deben liquidar cuando ocurra uno de los siguientes casos:
- Cuando el contrato de trabajo termine
- Cuando el trabajador pasa de tener un salario normal a un salario integral
- Cada año el corte es el 31 de diciembre
- Cuando el contrato de trabajo termina, las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador
La cesantías que se deben liquidar todos los años con corte a 31 de diciembre, se consignan en el fondo de cesantías, antes del 14 de febrero de cada año
¿Cuándo se pagan las cesantías?
Durante la vigencia del contrato de trabajo el empleador debe consignar las cesantías liquidadas al respectivo fondo de cesantías.
Las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador cuando el contrato de trabajo termine y cuando el salario pase a ser integral.
Cuando el contrato de trabajo se termina, el empleador debe pagar las cesantías directamente al trabajador el mismo día en que liquida el contrato de trabajo. No hay plazo alguno. Una vez el contrato de trabajo termina, se pagarán todos los conceptos adeudados al trabajador, no importa si el contrato termina por justa causa o no.
Liquidación de las cesantías a un trabajador incapacitado
Las incapacidades laborales no suspenden el contrato de trabajo, razón por la que las incapacidades no afectan para nada (o casi no) el pago de las cesantías del trabajador. El artículo 253 del código sustantivo del trabajo dice que la prima de servicios se liquidará sobre el último salario al momento de hacer la liquidación respectiva, siempre que este no haya tenido variación.
Si el trabajador está incapacitado, para liquidar las cesantías igual se tomará el último salario devengado, que no será el auxilio económico que paga la EPS o la ARL, sino el salario pagado por la empresa antes de que el trabajador se incapacitara.
Recordemos que mientras el trabajador esté incapacitado la empresa no le paga sueldo o salario; es la EPS o la ARL la que debe pagar la incapacidad.
Si el último mes que trabajó el empleado fue enero, interpretando literalmente el artículo 253 del código sustantivo del trabajo, se tomará el sueldo pagado en el mes de enero aun cuando la liquidación de las cesantías se realice en marzo.
Ahora si el salario es variable es preciso promediar los últimos salarios que recibió el trabajador antes de incapacitarse.
Liquidación de las cesantías cuando no se han pagado en varios años
Supongamos que el empleador no consignó las cesantías de los últimos tres años y ahora requiere liquidarlas.
En nuestro criterio, cada año se debe individualizar y hacer la liquidación con corte a 31 de enero.
Es así porque las cesantías se han de liquidar con el salario base que corresponda a cada periodo de liquidación, por tanto, no parece viable hacer una liquidación total con el salario del último año, o con el promedio de los años que se vayan a liquidar.
Igual procedimiento se sigue con la sanción moratoria por no consignar las cesantías cada año antes del 15 de febrero.
Si la liquidación se hace en ocasión a una demanda laboral se puede solicitar en ella la indexación con el objetivo de reconocer la depreciación del dinero, o la pérdida del poder adquisitivo de este.
Liquidación de las cesantías en contrato a trabajo sucesivos
En este contexto pueden existir contratos de trabajo sucesivos en dos casos:
Un contrato a término fijo que se renueva.
Se termina un contrato y se firma otro diferente.
En el primer caso en realidad existe un solo contrato, por lo tanto no se puede hacer una liquidación definitiva de las cesantías cuando se renueva el contrato, puesto que se trata de una sola relación jurídica.
En consecuencia, las cesantías se liquidan cada año a 31 de diciembre y se consignan en el fondo. En estos casos el empleador nunca debe entregar las cesantías al trabajador. En el segundo caso, cuando se liquida un contrato de trabajo y se firma otro nuevo, podría considerarse que procede la liquidación definitiva de las cesantías al terminar cada contrato, pero si existe continuidad laboral, es decir que en términos reales el vínculo sigue sin interrupción, nuestra recomendación es no entregarle las cesantías al trabajador, sino consignarlas en el fondo.
Un juez laboral perfectamente puede sentenciar que no hubo varios contratos sino uno sólo, y al ser uno solo las cesantías que se hayan entregado al trabajador cada vez que se liquidaba el contrato podrían ser discutibles, y ya se sabe que cuando la entrega directa de las cesantías al trabajador es ilegal, el empleador las pierde y tiene que volverlas a pagar, así que se pueden liquidar, pero consignarlas al fondo y que luego el trabajador las retire.
Pero sucede que el fondo le entregará las cesantías al trabajador sólo si el empleador le envía una carta de autorización acompañada de la prueba de la terminación del contrato, pero si el trabajador sigue vinculado con la empresa, y siempre lo estuvo en todo momento.