Preguntas Frecuentes de Integración Nómina Electrónica
Sumario
- 1 Historial de Versiones
- 2 Cómo obtener soporte?
- 3 Que Tokens Debo Utilizar para Enviar la Nómina Electrónica?
- 4 Como Obtengo los Token Demo?
- 5 Que es el iDSoftware ?
- 6 Como ingresar al Portal Demo de Nómina Electrónica?
- 7 Como superar la Regla 92 Y NIE033 para realizar pruebas EXITOSAS?
- 8 Como realizar el Calculo del Tiempo Laborado?
- 9 Como superar la regla de validación NIE024?
- 10 Como superar la regla de validación NIE032?
- 11 Configuración correcta del archivo Config_ne?
- 12 Como Consultar Nóminas Emitidas en la DIAN?
- 13 Como se realizan Nóminas de Ajuste?
- 14 Aclaración del Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica
- 15 Aclaración Concepto DIAN 912416 del 06 de octubre de 2021
Historial de Versiones
| Versión | Fecha lanzamiento | Descripción |
|---|---|---|
| 0 | 26/08/2021 | Versión Preliminar Anexo Técnico Documento Soporte de Pago Nomina Electrónica V 1.0. |
Cómo obtener soporte?
- Soporte de 1er nivel:
- Soporte telefónico / email / chat o tele-conferencias en horario 5x8 para atención de consultas y fallas de usuario.
- Soporte de 2do nivel:
- Soporte resolución remota de incidencias en el sistema en horario 5x8
Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:
- soporte_fel_co@thefactoryhka.com
Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:
- integracion_fel_co@thefactoryhka.com
Lineas de atención telefónica:
- MASTER +57 (1) 746.08.12
- +57 (1) 508.8990
- +57 (1) 517.6795
- +57 (1) 517.6796
- +57 (1) 311.3063
- Soporte Técnico → Opción 2
- Integración → Opción 5 Luego Opción 1
Para Sesiones:
Sesiones Soporte
Inscripción como facturador electrónico, Configuración de Rangos de Numeración, Configuración Datos Fiscales, Pruebas de Habilitación, Configuración ambiente Producción, manejo y uso del Portal de Facturación electrónica de TFHKA
Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
Sesiones Área Integración
Solución Casos de Integración
Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
Que Tokens Debo Utilizar para Enviar la Nómina Electrónica?
Para la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se deben utilizar los Token Enterprise y Token Password que tiene asignados el contribuyente para el servicio de Emisión de Factura Electrónica en el ambiente Demo.
@Importante: Si utiliza los Token Enterprise y Token Password en ambiente de Producción recibirá rechazo por parte del servicio.
Como Obtengo los Token Demo?
Cada uno de los emisores de factura electrónica cuenta con ingreso al portal demo de emisión de factura en el que debe ingresar a validar su token teniendo en cuenta los siguientes pasos :
1. Por favor acceda directamente con sus credenciales a través de la siguiente URL: http://demonominaelectronica.thefactoryhka.com.co
2. Debe Dar clic en Configuración > Datos Fiscales y ver en la ventana de Datos del contribuyente el Token Empresa y Token Contraseña
@Importante: Si el emisor no cuenta con servicio de Facturación Electrónica, deberá ingresar la url:http://demonominaelectronica.thefactoryhka.com.co y registrarse para posteriormente con ese usuario ingresar al Portal Demo de Nómina Electrónica.
Que es el iDSoftware ?
El atributo iDSoftware del objeto Nómina es un identificador requerido para el consumo del método Enviar, cumple una función importante en el consumo del servicio como se documenta a continuación:
iDSoftware para Pruebas?
Al momento de realizar las pruebas con los diferentes escenarios de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, este atributo sera autogestionado en el cual podrá registrar números según su utilidad Ejemplo: 123456.
iDSoftware para Habilitación?
Este atributo cumple una función vital al momento del proceso de habilitación como emisor de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, una ves este iniciando con su set de pruebas querido por la DIAN para habilitarse en el atributo iDSoftware deberá registrar el TestSetId otorgado en el portal de la DIAN al iniciar su proceso de Habilitación.
Ejemplo: "idSoftware": "c364abec-6185-4117-856x-bf48601035ffd"
Como ingresar al Portal Demo de Nómina Electrónica?
Para el ingreso al Portal Demo Nómina Electrónica TFHKA podrá hacerlo través de la siguiente url: https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ utilizando el mismo usuario y contraseña del portal de emisión de factura electrónica en Demo.
@IMPORTANTE: Para clientes nuevos deben registrarse en el portal demo de emisión de Factura Electrónica a través del siguiente link: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/auth/login.
Como superar la Regla 92 Y NIE033 para realizar pruebas EXITOSAS?
Para efecto de PRUEBAS en los escenarios en que la respuesta del servicio nos arroje las siguientes reglas:
- Regla: 92 rechazo: El emisor del documento no se encuentra habilitado en la plataforma.
- Regla: NIE033 rechazo: Debe ir el Nit del Empleador sin guiones ni DV, es importante aclarar que estas se generan simplemente por que el empleador no sea habilitado.
Estas reglas las podrá superar solo cuando realice el proceso de habilitación, las mismas reglas no generan un rechazo del documento por lo que sería una prueba exitosa. Si en caso que se presente estas dos reglas acompañadas de otras reglas de validación si deberá realizar las validaciones pertinentes sobre las reglas adicionales.
1. Ingrese al portal demo de Factura Electrónica de la siguiente URL: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/
2. Debe Dar clic en Configuración > Datos Fiscales y de nuevo clic en el botón EDITAR en el campo Número de Identificación deberá registrar el Nit de The Factory 900390126 y luego abajo ir al botón guardar para actualizar la información
The Factory ya se encuentra Habilitado como emisor y proveedor del servicio por lo tanto en las pruebas los códigos de respuesta del servicio serán
- Código 200 = Exitosa
- Código 109 = Rechazada
@IMPORTANTE: AL MOMENTO DE REALIZAR SU PROCESO DE HABILITACION DEBERA CAMBIAR DE NUEVO EL NIT EN EL PORTAL DE FACTURA PARA QUE EL PROCESO SEA EXITOSO.
Como realizar el Calculo del Tiempo Laborado?
Para indicar el Tiempo laborado de un determinado trabajador en la empresa del emisor del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, debe utilizarse la siguiente Nomenclatura o el siguiente algoritmo:
FechaInicio = Periodo.fechaIngreso
FechaFin = Periodo.fechaLiquidacionFin
Si (FechaFin >= FechaInicio)
{
difAño = (FechaFin.año - FechaInicio.año)*360
difMes = (FechaFin.mes- FechaInicio.mes)*30
difDia = (FechaFin.dia - FechaInicio. dia) + 1
Si (difDia > 30)
{
difDia = 30
}
tiempoLaborado = difAño + difMes + difDia
}
Como superar la regla de validación NIE024?
Para superar la regla de validación R-DIAN|Regla: NIE024, Rechazo: Se debe indicar el CUNE según la definición establecida.
Esta regla hace referencia a los valores totales de documentos los cuales no se están documentando con decimales.
@IMPORTANTE:Como sugerencia en estos momentos para el reporte de nóminas Electrónicas utilizar solo 2 decimales, ya que aún no está normado sobre cuántos decimales va a soportar la DIAN.
Como superar la regla de validación NIE032?
Para superar la regla de validación R-DIAN|Regla: NIE024, Rechazo: Debe corresponder al Nombre de la Razón Social del Empleador.
Este rechazo a que la razón social del Empleador es muy extensa y la DIAN tiene limitaciones en nómina en la cantidad de caracteres para el campo razón social.
En este caso se debe configurar una razón social más corta para el empleador en el portal web https://demofactura.thefactoryhka.com.co/
Configuración correcta del archivo Config_ne?
A continuación ilustramos forma correcta de configurar el archivo descargado (config_ne.xml) que contendrá los datos de acceso a la plataforma de facturación electrónica de The Factory HKA. La estructura del archivo config_ne.xml debe ser la siguiente:
Para la adecuada configuración los parámetros que se deben tener en cuenta los parámetros que se ilustra a continuación:
- url = Direccion del servicio Rest implementado por The Factory http://demonominaelectronica.thefactoryhka.com.co
- timeOut =Tiempo de espera de la respuesta del servicio.
- idSoftware = Puede registrar el mismo Nit del empleador
- token = Debe configura los token según el ambiente a utilizar demo o producción.
- nit = Debe corresponder al nit del empleador.
- resultado = Nombre que asigna al archivo resultado.
Como Consultar Nóminas Emitidas en la DIAN?
A continuación documentamos las diferentes alternativas que tendrá para consultar que sus emisiones de documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica se encuentran en la DIAN.
Parámetro QR
Si utiliza el servicio de integración directa en el Response del Método Enviar encontraran el parámetro QR en el cual se ilustra la url donde se encuentra alojado en el portal de la DIAN el documento emitido. Para hacer uso del mismo puede copiar la dirección url y pegarla en el campo de búsqueda de su explorador de internet.
@IMPORTANTE: Si emite Nómina a través del Portal Web de Nómina Electrónica puede pegar el CUNE de la nomina en el área indicada del siguiente enlace, lo copia y lo pega en el campo de búsqueda de su explorador de internet, para validar la emisión de algún documento en el portal de la DIAN:
https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/document/searchqr?documentkey= {Aquí va el CUNE}
Exportar Informe DIAN
En la siguiente opción podrá generar un reporte en EXCEL de los documentos emitidos del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica que se encuentren en la DIAN, este reporte lo puede exportar del portal de este organismo realizando el siguiente paso a paso:
Como se realizan Nóminas de Ajuste?
Para la realizar las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe tener inicialmente en cuenta el tipo de escenario para el que se debe realizar UN juste según la resolución 000013 y el Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica - V1.0
Nomina Ajuste Tipo Reemplazar
Se utilizará este escenario cuando se requiera realizar ajustes sobre Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica o Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, por errores aritméticos, contables o de contenido.
Nomina Ajuste Tipo Eliminar
Se utilizará este escenario cuando se requiera eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para los casos en los cuales se haya transmitido un documento por errores contables o de procedimiento.
Teniendo claro el escenario al cual se le debe aplicar el correspondiente ajuste a continuación se documenta los campos que se deben tener en cuenta en integración directa y el Portal web de Nomina Electrónica:
|
@IMPORTANTE: Primero debe ir a la sección en el portal web (Configuración->Datos Fiscales->Secuenciales). Luego debe hacer clic en Agregar Secuencial, colocar el tipo de documento como Nota de Ajuste (Integración -> Portal), como se muestra a continuación:
Si no ha creado los secuenciales diríjase a la sección:
Nominas de Ajuste a través de Integración Directa
Teniendo en cuenta el escenario a aplicar debe hacer uso de los siguientes Campos del objeto Nómina. Estos campos aplican de igual forma para REST y SOAP.
Nominas de Ajuste a través del Portal Nómina Electrónica
Posteriormente solo debe seguir los pasos y seleccionar los Datos Generales correspondientes para la nota, es decir: Tipo Documento como Nota de Ajuste, selecciona el secuencial configurado previamente y luego en Tipo de Nota debe seleccionar si es nota de reemplazo o de eliminación. Adicional en esta sección debe seleccionar la nómina que desea afectar (reemplazar ó eliminar):
Aclaración del Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica
Según el artículo 8 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021
Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.
Parágrafo 1: El cumplimiento de los plazos previstos en el presente artículo para la transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, en caso de inconvenientes tecnológicos presentados por el sujeto obligado de qué trata el artículo 4 de esta resolución o por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Aduanas Nacionales -DIAN, deberá atender a lo señalado en los artículos 13 y 14 de la presente resolución.
Parágrafo 2: La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos de que trata el artículo 4 de esta resolución, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica de que trata el artículo 6 de esta resolución. Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación de que trata el artículo 9 de la presente resolución.
En el referido artículo 8 de la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 no se especifica si son días hábiles o días calendario. En tal sentido nos permitimos hacer la siguiente aclaración
De conformidad con lo previsto en el artículo 62 de la ley 4 de 1913, cuando las normas señalan un plazo sin especificar si éstos son hábiles o calendario, se entiende que estos son hábiles.
La norma en comento dispone:
ARTÍCULO 62. “En los plazos de días que se señalen en las leyes y actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y vacantes, a menos de expresarse lo contrario”. Los de meses y años se computan según el calendario; pero si el último día fuere feriado o de vacante, se extenderá el plazo hasta el primer día hábil.
Aclaración Concepto DIAN 912416 del 06 de octubre de 2021
A continuación compartimos nuestro punto de vista del oficio 912416, es de aclarar que este oficio no es mandatorio a ejercerlo para todos los clientes, este es destinado a empresas que deseen deducir de su impuesto a la renta el valor de los intereses de cesantías y el pago de las cesantías; teniendo en cuenta que contablemente se registra en diciembre y lo pagan en febrero.
Por lo tanto si un sujeto obligado a reportar nómina electrónica, y a llevar contabilidad; reconoce una deuda a nivel contable antes del pago efectivo de dicha deuda, lo puede hacer bajo el concepto de "Abono en Cuenta", ¿Que es el abono en cuenta? - Esto aplica para el reconocimiento contable para el empleador de una deuda dentro de un período fiscal anterior al pago efectivo de la deuda.
La nómina electrónica solo es un "vehículo" de los pagos o abonos en cuenta que el empleador tenga registrado en su contabilidad del mes anterior al cual transmite la nómina electrónica. Si el empleador quiere deducir los costos de primas y cesantías el 2021, pues registra estos devengos en diciembre del 2021, como "abonos en cuenta" (reconocimiento de una deuda contablemente sin pagarla) ese reconocimiento de esa deuda se refleja en el Documento Soporte de Nómina Electrónica el cual le sirve al empleador para deducción de impuesto de renta, el Documento Soporte de Nómina Electrónica es diferente al Documento de PAGO de nómina electrónica el cual le sirve al empleado, en este documento solo se ve reflejado el devengo en el momento de pago, es importantísimo tener en cuenta que los devengos se reflejan en el Documento Soporte de Nómina Electrónica 1 sola vez cuando se causen ( cuando se reconozca la deuda - abono en cuenta o cuando se pague, lo primero que ocurra)
Concepto DIAN No.003580 de 2006
Se entiende por pago" la extinción total o parcial de una obligación mediante la prestación de lo que se debe y por "abono en cuenta" el reconocimiento contable de una obligación independientemente de su cancelación o pago.
Entre los devengos que se reportan en nómina electrónica se incluyen los "abonos en cuenta" como lo indica el artículo 3 de la resolución DIAN 000013 del 11 de febrero del 2021:
Artículo 3. Periodicidad del documento de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
Ahora bien; es importante diferenciar el Comprobante de Nómina Electrónica y el Comprobante de Pago de Nómina para el empleado:
Página 36 de Anexo Técnico - Resolución DIAN 000013 del 11 de Febrero del 2021:
"La generación del Documento Soporte de Pago de la Nómina Electrónica y la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica poseen las siguientes características: Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (NominaIndividual): Debe existir al menos 1 documento de este tipo por cada empleado que tenga la empresa por mes, el cual corresponde al Comprobante de Nómina de dicho trabajador."
Con base en lo anterior,
El comprobante de Nómina Electrónica es el documento Soporte que le sirve al empleador para soportar sus costos o gastos como empleador (incluye pagos y abonos en cuenta). Si el empleado recibe el comprobante de Nómina Electrónica se va a enterar de cómo se lleva el proceso de interacción entre la contabilidad del empleador y lo que reporta dicho empleador a la DIAN lo cual no necesariamente se refleja en lo que realmente le está pagando el empleador al empleado en dicho mes.
Ahora bien, si al empleado le interesa recibir el comprobante de pago de nómina electrónica, en este documento no se incluyen los abonos en cuenta.
Finalmente, si el empleador reconoció una deuda con el empleado antes de pagarla (abono en cuenta), el reporte de ese devengo, se reporta 1 sola vez en nómina electrónica dentro de los 10 primeros días al mes siguiente en que se generó el abono en cuenta a nivel contable para cumplir con el principio de interacción.
Por otro último, si no se acogen al Oficio 912416 pueden reportar las cesantías de la siguiente forma:
El reporte del devengo de Cesantías se transmite a la DIAN dentro de los 10 primeros días hábiles del siguiente mes, del mes en que se consigna el dinero de dicho devengo al fondo de cesantías que el empleado seleccionó (esta salida de dinero se registra en los esquemas contables del empleador en el mes que se realiza el desembolso de dicho dinero o se reconoce la deuda), es decir si el empleador realiza la consignación en el mes de febrero del 2022, reporta ese devengo dentro de los 10 primeros días hábiles de marzo del 2022 (en dicho reporte de nómina electrónica las fechas irían así: FechaLiquidacionInicio 1 Feb 2022 - FechaLiquidacionFin 28 feb 2022, ese devengo se reporta utilizando el siguiente nodo:
El reporte del devengo de Intereses de Cesantías se transmite a la DIAN dentro de los 10 primeros días hábiles del siguiente mes, del mes en que se paga el dinero de dicho devengo al empleado (esta salida de dinero se registra en los esquemas contables del empleador en el mes que se realiza el desembolso de dicho dinero o se reconoce la deuda), es decir si el empleador realiza el pago en el mes de enero del 2022, reporta ese devengo dentro de los 10 primeros días hábiles de febrero del 2022 (en dicho reporte de nómina electrónica las fechas irían así: FechaLiquidacionInicio 1 Ene 2022 - FechaLiquidacionFin 31 ene 2022, ese devengo se reporta utilizando el siguiente nodo:
Ahora bien, si el contrato laboral finaliza antes de la fecha establecida por la reglamentación para la consignación de las cesantías en el fondo que eligió el empleado, dicho devengo se transmite a la DIAN dentro de los 10 primeros días hábiles del siguiente mes, del mes en que se paga el dinero de dicho devengo al empleado (esta salida de dinero se registra en los esquemas contables del empleador en el mes que se realiza el desembolso de dicho dinero o se reconoce la deuda), es decir si el empleador realiza el pago en el mes de junio del 2022, reporta ese devengo dentro de los 10 primeros días hábiles de julio del 2022 (en dicho reporte de nómina electrónica las fechas irían así: FechaLiquidacionInicio 1 jun 2022 - FechaLiquidacionFin 30 jun 2022, ese devengo se reporta utilizando el mismo nodo que utilizamos cuando las cesantías se consignan en el fondo seleccionado por el empleado:
