Habilitación Nómina Electrónica
Sumario
- 1 Habilitación Nómina Electrónica
- 2 Actualización de fecha de adopción de Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica - Versión 1.0
- 3 Grupos
- 4 Fechas Salida en Productivo Nómina Electrónica
- 5 Implementación Anticipada de Nómina Electrónica
- 6 Proceso de Habilitación
- 7 ¿Como Habilitarse?
- 8 Habilitación Satisfactoria
- 9 Sincronizar a Producción
- 10 Pasos a tener en cuenta después de Sincronizar a Producción
Habilitación Nómina Electrónica
La habilitación es el procedimiento que requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a generar y trasmitir el documento soporte de pago de Nómina electrónica y sus notas de ajuste, es donde realizamos las pruebas de habilitación de la DIAN, las cuales son necesarias para que la DIAN los autorice a ser transmisores de Nómina electrónica.
Actualización de fecha de adopción de Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica - Versión 1.0
Grupos
- El Grupo 1 inicia habilitación el 18 de Agosto del 2021 y debe estar habilitado antes del 1 Septiembre del 2021.
Si el 18 de agosto del 2021 el sujeto obligado tiene mas de 250 empleados, pertenece al Grupo 1. - El Grupo 2 inicia habilitación el 18 de Agosto del 2021 y debe estar habilitado antes del 1 Octubre del 2021.
Si el 18 de agosto del 2021 el sujeto obligado tiene desde 101 hasta 250 empleados, pertenece al Grupo 2. - El Grupo 3 inicia habilitación el 18 de Agosto del 2021 y debe estar habilitado antes del 1 Noviembre del 2021.
Si el 18 de agosto del 2021 el sujeto obligado tiene desde 11 hasta 100 empleados, pertenece al Grupo 3. - El Grupo 4 inicia habilitación el 18 de Agosto del 2021 y debe estar habilitado antes del 1 Diciembre del 2021.
Si el 18 de agosto del 2021 el sujeto obligado tiene desde 1 hasta 10 empleados, pertenece al Grupo 4.
Fechas Salida en Productivo Nómina Electrónica
- La primera transmisión de los documentos soporte de pago de Nómina Electrónica que deben realizar se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de Nómina Electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de Nómina Electrónica de que trata el; lo descrito anteriormente no aplica para los sujetos que realicen una implementación anticipada
Implementación Anticipada de Nómina Electrónica
La primera transmisión de los documentos soporte de pago de Nómina Electrónica que deben realizar los sujetos de que trata el artículo 4 de esta resolución, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de Nómina Electrónica de que trata el artículo 6 de esta resolución.
Proceso de Habilitación
Ingresar al Portal de la DIAN
- Inicialmente se debe ingresar a la página de la DIAN www.dian.gov.co y dar clic en el botón de HABILITACIÓN.
Ingresar a la plataforma de registro de Validación
- Debe ingresar por la opción Empresa y luego elegir la opción llamada Representante Legal
- Seleccionar el tipo de documento, el número de documento y el NIT de la empresa
- Una vez validada la información digitada por el usuario y se verifique que existe una cédula de ciudadanía o extranjería con el número de documento de identidad ingresado, además de comprobar que no se es un robot, el sistema enviará un mensaje al correo electrónico del representante legal de la empresa con un enlace para poder ingresar al portal web.
Plataforma Habilitación
- En el menú de la plataforma debe ubicar la sección Registro y Habilitación e ingresar a la opción Documentos Electrónicos
Nota: Debe ser facturador electrónico para que se habilite en el menú de Registro y Habilitación la opción de Documentos Electrónicos.
- Debe Ingresar por la opción de Nómina Electrónica
- Debe Ingresar por la opción de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste
- El sistema le pregunta si desea iniciar con el proceso de habilitación para Nómina Electrónica debe ACEPTAR
- Luego se visualizan dos opciones para el inicio debe elegir la opción Emisor Otros documentos electrónicos
- El sistema le pregunta si desea iniciar el proceso como Emisor de otros documentos electrónicos nuevamente debe ACEPTAR
- Al elegir realizar el proceso como emisor puede seleccionar el modo de operación como software propio o de un proveedor tecnológico la opción que debe elegir es: Software de un proveedor tecnológico
- Seleccione los datos de la empresa proveedora: THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S y el nombre del software:TFHKA_CO_NOMINA luego debe dar clic en Asociar
Nombres Requeridos:
- Nombre Empresa Proveedora: THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S
- Nombre Software: TFHKA_CO_NOMINA
- La Dian le genera el SetTestId que es el identificador para poder realizar las transmisión del set de pruebas solicitadas para poder habilitarse como emisor de Nómina Electrónica
¿Como Habilitarse?
Set Requerido 8 Documentos:
- 4 Nóminas Individuales
- 2 Nóminas Eliminar
- 2 Nóminas Reemplazar
Si no ha creado los secuenciales diríjase a la sección:
Modalidad 1- Habilitación Por El Portal Demo Nomina Electrónica
@IMPORTANTE:Una ves realizado todo el set de pruebas el portal le informara que ha cumplido con la transmisión de los documentos y debe desactivar el ambiente en la opción ->Configuración e ingresar a la opción ->Ambiente.
Modalidad 2- Habilitación Por Web Service
Si no ha creado los secuenciales diríjase a la sección:
Modalidad 3- Habilitación Por medio De Tool de Habilitación
Datos Requeridos para Uso del Tool:
- Razón Social Empleador
- Nit Empleador
- DV Empleador
- SetTestId
- Al realizar y superar el proceso de habilitación el tool le entregara una respuesta en la cual se evidenciara que este fue aprobado y se encuentra Habilitado como emisor de Nómina Electrónica ante la DIAN.
Habilitación Satisfactoria
Sincronizar a Producción
A continuación listaremos una serie de pasos que cada uno de los Empleadores deberá tener en cuenta antes de emitir su primer documento de soporte de pago de Nómina Electrónica o Nómina de ajuste a través de The Factory KHA Colombia en ambiente de PRODUCCIÓN:.
1. Ingresar al portal de habilitación DIAN www.dian.gov.co en la opción "Habilitación".
2. Ingresar datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirá en su correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Hacer clic en el botón “Participantes” y luego en la opción “Otros documentos”.
5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste”.
6. Hacer clic en el botón “Aceptar” en la ventana emergente para continuar.
7. Seleccionar la opción “Emisor” en la ventana de “Participantes”.
8. Hacer clic en el botón “Set de pruebas” del listado de modos de operación asociados
9. Finalmente, haz clic en el botón Sincronizar a Producción.
- Una vez de clic en el botón en la ventana emergente el sistema le preguntará si desea sincronizar este contribuyente a producción para lo cual debe dar clic en ACEPTAR.
- Al aceptar la sincronización del contribuyente el sistema genera un aviso indicando que se envió a activar a producción con Éxito.
Pasos a tener en cuenta después de Sincronizar a Producción
Una vez que haya realizado el proceso Sincronizar a Producción en el portal de habilitación de Nómina Electrónica de la DIAN, ahora podrá utilizar el ambiente productivo de The Factory HKA Colombia para esto debe tener en cuenta lo siguiente:
PORTAL WEB NÓMINA ELECTRONICA PRODUCCION
1. Para acceder al portal web debe utilizar la siguiente Url: https://nomina.thefactoryhka.com.co/
2. Debe acceder al portal web de Nómina Electrónica en Producción con el mismo usuario y contraseña del portal de producción de Factura Electrónica.
3. El portal de producción para Nómina Electrónica permitirá gestionar los secuenciales Tipo Producción los cuales son mandatorios para el uso del servicio y la transmisión del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste.
4. También podrá emitir documentos soporte de pago de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste, a través de la opción Emisión Nómina -> Generar Comprobante.
INTEGRACIÓN DIRECTA
1. Para acceder al portal web debe utilizar la siguiente Url: https://nomina.thefactoryhka.com.co/.
2. Debe acceder al portal web de Nómina Electrónica en Producción con el mismo usuario y contraseña del portal de producción de Factura Electrónica.
3. El portal de producción para Nómina Electrónica permitirá gestionar los secuenciales Tipo Producción los cuales son mandatorios para el uso del servicio y la transmisión del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste.
4. En la integración debe configurar su modulo de Nómina para que éste apunte a las URL's de producción:
- https://nomina-rest.thefactoryhka.com.co (SERVICIO REST)
- https://nomina-soap.thefactoryhka.com.co/Service.svc?wsdl (SERVICIO SOAP)
5. para el correcto uso del servicio, debe configurar en la integración los token de producción que tiene asignados este empleador para el servicio de Factura Electrónica en Producción estos los podrá conocer a través del siguiente enlace https://factura21.thefactoryhka.com.co/.
@IMPORTANTE: En caso que presente inconvenientes:
Ingrese a las Sesiones Área Integración
Solución a Casos de Integración
Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas.
Fechas: Martes a las 8:30 AM, Jueves a las 8:30 AM, URL: https://meet.google.com/iba-hqpr-dif
Solicitudes al correo: integracion_fel_co@thefactoryhka.com
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