Configuración - Portal DRecepción Validación Previa
Configuración de correo
Requisitos previos
- Contar con su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos configurada
(véase enlace de manual de configuración interna de correo)
Advertencia: Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.
Configuración interna de correo
Antes de realizar la configuración de correo en el portal HKA Recepción debe configurar su cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación puede visualizar la configuración según los diferentes dominios de correo electrónico:
Configuración Gmail
Para configurar su cuenta de correo Gmail para la recepción de documentos fiscales debe seguir los siguientes pasos:
- Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
Paso 1: Acceder a su cuenta de correo y seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "Ver todos los ajustes".
Paso 2: Una vez se encuentre en el menú de configuración debe hacer clic en la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP." y En el apartado "Acceso IMAP", selecciona Habilitar IMAP, cuando haya realizado este proceso puede seleccionar la opción de "Guardar Cambios".
Paso 3: Es posible que su cuenta Gmail Bloquee el acceso a la aplicación y le llegue un correo con una notificación.
Paso 4: De clic en el ícono de su cuenta de Correo Gmail, se expandirá una vista como la mostrada. Luego debe seleccionar "Gestionar tu cuenta de Google".
Paso 5: Al acceder a configuración de cuenta, en el menú lateral izquierdo seleccione “Seguridad”, Luego navegue entre las diversas configuraciones hasta encontrar "iniciar sesión en Google" y haga clic en "Verificación en dos pasos".
Paso 6: Debe seleccionar la opción de “empezar“ para configurar su verificación en dos pasos.
Paso 7: Una vez ha confirmado sus datos para la verificación en dos pasos debe seleccionar el botón de "Activar".
Paso 8: Debe volver a la sección de “Seguridad” y en “iniciar sesión en Google” podrá encontrar la opción de contraseñas de aplicaciones.
Paso 9: En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
Paso 10: En contraseñas de aplicaciones debe seleccionar la opción “otra(nombre personalizado)”, establecer el nombre "HKA Recepción" y hacer clic en el botón "Generar".
Paso 11: Contraseñas de aplicaciones le presentará la contraseña generada la cual va a usar en su configuración dentro del portal.
NOTA: Debe tener en cuenta que esta va a ser la contraseña que debe usar en la sección de credenciales de correo electrónico en su portal HKA Recepción.
Configuración Hotmail
Para configurar su cuenta Hotmail para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
- Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
Paso 1: Debe seleccionar la opción de "Configuración" en la esquina superior derecha y dar clic en "ver toda la configuración de Outlook".
Paso 2: En el menú lateral izquierdo en "Correo", seleccione "Sincronizar correo electrónico", luego en "POP e IMAP" elija SI en "Permitir que los Dispositivos y Aplicaciones Usen POP", luego deben hacer clic en el botón "Guardar".
Configuración Office 365
Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
- Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
Paso 1: En la esquina superior derecha ubicar la opción de "Mi cuenta Microsoft".
Paso 2: Seleccionar la pestaña de "Seguridad" y hacer clic en en "Actividad de inicio de sesión".
Paso 3: Ubicar el botón "si he sido yo" con fondo negro y darle clic.
Configuración Yahoo
Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
- Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
Paso 1: Debe hacer clic en la sección superior derecha en su usuario, seleccionar "configuración de la cuenta".
Paso 2: En la sección izquierda haga clic sobre "seguridad de la cuenta" y en el apartado central diríjase a "Generar contraseña de aplicaciones".
Paso 3: Una vez que ha seleccionado "Generar contraseña de aplicaciones" aparecerá una vista donde debe seleccionar qué aplicación va a usar, en este caso seleccione "Otras aplicaciones", luego tendrá que asignar un nombre, por ejemplo "recepcion_21".
Paso 4: En cuanto se han realizado los pasos anteriores se genera una clave que se usará para la configuración IMAP.
Nota: Una vez realizada la configuración interna de correo se generaran de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos
Configuración de correo en el portal
Advertencia: Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.
Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
- Haga clic en las flechas para navegar por los pasos a seguir
Paso 1: Debe acceder a su portal HKA Recepción , dirigirse al menú lateral izquierdo y seleccionar Configuración -> Configuración de correo electrónico.
Paso 2: En la “Configuración de correo” al seleccionar la opción “Crear configuración” debe indicar las credenciales de acceso al correo electrónico registrado en la Dian para la recepción de documentos electrónicos.
Paso 3: Establecer servidor y puerto según el dominio del correo electrónico válido ante la Dian, en la parte inferior puede ubicar el listado de servidores y puertos más comunes.
Paso 4: Probar la conexión, se recomienda habilitar el SSL para mantener la seguridad en la conexión con el correo electrónico.
Paso 5: En caso de que la conexión sea exitosa el botón “guardar” se habilitará.
- Listado de servidores y puertos.
| Correo | Servidor | Puerto |
|---|---|---|
| Gmail | imap.gmail.com | 993 |
| Hotmail | Outlook.office365.com | 993 |
| Yahoo | imap.email.yahoo.com | 993 |
Vincular proveedores y Metadatos.
La asociación de usuarios a proveedores y metadatos permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema. Para agilizar el proceso de gestión de documentos en la organización.
Esta función permite al usuario principal y a los usuarios administrador, asociar metadatos y proveedores a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
Ingrese en Menú-Configuraciones-Vincular proveedores y metadatos.
(Ver Ver Figura 3).
Condiciones de vinculación para un usuario Administrador
- La opción se visualizará solo al tener el permiso activo.
- Los usuarios listados a vincular serán los que poseen un Rol inferior al Administrador; es decir, Avanzado y Básico.
- La vinculación a los usuarios Administrador será asignado por el usuario Principal (Root).
Al ingresar en la vinculación se listan todos usuarios, cada uno con sus acciones:
- Detalle.
- Configurar proveedores.
- Configurar metadatos.
(Ver Figura 4).
- Detalle: Se listan los proveedores y metadatos vinculados al usuario seleccionado (Ver Figura 5).
Configurar proveedor
Esta función permite asignar a un usuario del sistema los proveedores de los cuales va a gestionar los documentos. De esta manera se están estableciendo condiciones de visualización de los documentos en la solución HKA Recepción. Se puede configurar de la siguiente manera: al seleccionar configurar proveedores se listan los proveedores activos que tiene el receptor disponible para vincular con el usuario de sistema, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. (Ver Figura 6).
Configurar metadatos
Se listan todos los valores activos correspondiente a los metadatos "Zona" y “Línea de negocio”, se pueden activar todos (opción predeterminada) o los que específicamente se deseen, es obligatorio seleccionar al menos uno para guardar los cambios. (Ver Figura 7).
Registrar Usuarios Interno
La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios (Ver Figuras 9).
La pantalla dispone de:
- Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
- Filtro de búsqueda de forma alfabética.
- Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario. (Ver Figuras 10).
Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
- Perfil: Configuración de nombre y correo.
- Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
- Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
- Básico
- Avanzado
- Administrador
- Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
- Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
Perfil Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema. Al culminar presione siguiente (Ver Figura 11).
Aplicación Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual (Ver Figura 12).
Roles Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
- Administrador
- Avanzado
- Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección. Para continuar presione Siguiente. (Ver Figura 13).
Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. (Ver Figura 14).
Permisos Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos" esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema (Ver Figura 15).
En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
- Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
- Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
- Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.
| Permiso/Rol | Administrador | Avanzado | Básico |
|---|---|---|---|
| Ver Proveedores | X | X | X |
| Enviar invitación | X | X | |
| Enviar Invitación Masiva | X | X | |
| Eliminar invitaciones | X | ||
| Cambiar estatus de invitaciones | X | ||
| Ver Estatus | X | X | X |
| Crear Estatus | X | ||
| Editar estatus | X | ||
| Eliminar estatus | X | ||
| Ver Comprobantes | X | X | X |
| Ver Detalle | X | X | X |
| Subir Representación Gráfica | X | X | |
| Eliminar Representación Gráfica | X | X | |
| Gestión de Representación Gráfica | X | X | X |
| Verificar estatus | X | X | X |
| Subir documentos | X | X | X |
| Configuración de Anexos | X | ||
| Configuración de Usuarios | X | ||
| Usuarios | X | X | |
| Crear Usuarios | X | ||
| Editar Usuarios | X | ||
| Eliminar Usuarios | X | ||
| Editar Permisos Usuario | X | ||
| Agregar Aplicación | X | ||
| Descargar archivos adjuntos | X | X | |
| Editar anexos | X | X | |
| Eliminar anexos | X | ||
| Vincular Proveedores y Metadatos | X | ||
| Cambio contraseña | X | X | X |
Establecimiento Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar (Ver Figura 16).
Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso (Ver Figura 17).
Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal (Ver Figura 18).
Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión (Ver Figura 19).
Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
- Detalle de usuario.
- Edición de usuario.
- Edición de permisos.
- Eliminar aplicación para el usuario.
- Agregar aplicación para el usuario.
- Inactivar usuario.
(Ver Figura 20).
Detalle de usuario
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario (Ver Figura 21).
Edición de usuario
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña (Ver Figura 22).
Edición de permisos
Permite activación o desactivación de permisos requeridos (Ver Figura 23).
Eliminar aplicación de usuario Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola (Ver Figura 24).
Agregar aplicación de usuario
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. (Ver Figura 25).
Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal (Ver Figura 26).
