Guía: Envío del evento Reclamo (DIAN)

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La factura de recepción se reclama cuando el comprador no está de acuerdo con la información contenida en la factura electrónica recibida, ya sea por errores en valores, cantidades, conceptos o cualquier diferencia frente a lo realmente acordado o recibido.


💡 Información importante

Para que se habilite el evento RECLAMO, es indispensable generar los eventos previos de manera individual y en el siguiente orden:

  1. Acuse de recibo (DIAN)
  2. Acuse de recibo de bienes o servicios

✅ Una vez que los dos eventos anteriores hayan sido aprobados por la DIAN, dispondrá de un plazo máximo de tres (3) días hábiles para generar el evento de Reclamo.

⏰ Si este plazo vence, ya no será posible radicar el reclamo de la factura de manera formal.

⚠️ Cada evento debe enviarse por separado. Solo después de que ambos hayan sido generados y aceptados, el sistema permitirá la emisión del evento RECLAMO.


Para eso debe dirigirse a la ruta de:

Documentos → Documentos.

Posteriormente, ubique la factura que desea reclamar y seleccione la opción Detalle de la factura .

Generación de Reclamo

⚠️ Importante

Antes de continuar, asegúrese de haber generado y aprobado los dos (2) primeros eventos. Solo una vez completados estos pasos podrá realizar la generación del evento de reclamo.

🔍 Revise detenidamente las imágenes que acompañan cada sección, ya que muestran de forma visual y práctica el proceso dentro del Portal HKA.

  • Debe dar clic en el botón GESTIÓN y luego ASIGNAR ESTATUS.
    Debe dar clic en el botón GESTIÓN y luego ASIGNAR ESTATUS.
  • RECLAMO: Una vez seleccionado, diligenciar los campos con asterisco rojo, los cuales son obligatorios,en el campo DETALLE podrá describir el motivo por el cual desea reclamar la factura y dar clic en el botón Guardar para enviar el evento.
    RECLAMO: Una vez seleccionado, diligenciar los campos con asterisco rojo, los cuales son obligatorios,en el campo DETALLE podrá describir el motivo por el cual desea reclamar la factura y dar clic en el botón Guardar para enviar el evento.
  • CONFIRMAR: Aquí confirmamos el tercer evento del reclamo.
    CONFIRMAR: Aquí confirmamos el tercer evento del reclamo.
  • ESTADO ACTUAL EVENTOS Recuerde verificar el estatus del documento en unos minutos para comprobar que fueron aceptados por la DIAN; su estado debe ser Entregado DIAN Válido.
    ESTADO ACTUAL EVENTOS Recuerde verificar el estatus del documento en unos minutos para comprobar que fueron aceptados por la DIAN; su estado debe ser Entregado DIAN Válido.
  • también valide en la página DIAN:
    también valide en la página DIAN:
  • DESCARGA CERTIFICADO EVENTOS:
    DESCARGA CERTIFICADO EVENTOS:
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