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1. Vigencia de folios y certificado digital: En este apartado, podrá visualizar la cantidad de folios y vigencia del certificado digital.
2. Botones de acceso rápido como:
   1. Generar nuevo documento.
   2. Productos.
   3. Documentos.
   4. Clientes.
   5. Reportes.
   6. Catálogos.
   7. Contingencia.
3. Menú principal de inicio.
4. Botón refrescar la página.

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Creación de producto

En la sección de productos, se logrará visualizar el listado de productos creados con antelación o sincronizados desde el portal HKA Factura. Se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su producto.

Campos de producto

1. Tipo de producto (Servicio, Producto).
2. Código
3. Descripción
4. Precio unitario
5. Tipo de impuesto
   1. IVA: Grava venta de bienes y servicios (19% o 10%). Declaración y pago: mensual o bimestral.
   2. IC: Grava actividades industriales, comerciales o de servicios (tarifas por municipio). Declaración y pago: mensual, bimestral o trimestral.
   3. INC: Grava rentas de personas y empresas (tarifas por nivel de ingresos). Declaración y pago: anual, mensual o bimestral/trimestral.
   4. INC Bolsas: Grava utilidades por venta de acciones/valores en bolsas (10%). Declaración y pago: mensual.
   5. IBUA: Grava bebidas ultra procesadas azucaradas (tarifa por contenido de azúcar). Declaración y pago: mensual.
   6. ICUI: Grava patrimonios líquidos superiores a 1 millón UVT (tarifas por valor del patrimonio). Declaración y pago: anual.

• Cantidad real: Cantidad o unidades sobre las cuales aplica el precio unitario y el calculo de impuesto. Tipo de operación(Estandar).
  
• Tipo de Código Estándar: permite definir el tipo de código estándar que maneja el producto o servicio a agregar (es opcional su definición).

1. UNSPSC: Código global para productos/servicios. Obligatorio en factura electrónica desde 2023. Facilita comercio internacional, logística y reduce costos.
2. GTIN: Identificador único para productos a nivel mundial. No obligatorio, pero recomendado para trazabilidad. Facilita gestión de inventarios, reduce errores y fraudes, y facilita cumplimiento de regulaciones.
3. Partida Arancelaria: Código para clasificar mercancías en comercio internacional. Obligatorio para importación y exportación. Facilita control aduanero, aplicación de aranceles y recopilación de estadísticas comerciales.
4. Estándar de adopción del contribuyente: Define cómo incluir UNSPSC, GTIN y Partida Arancelaria en facturas electrónicas. Opciones: Estándar DIAN, Estandar GS1 o Estándar propio.

• Marca: En caso de sexrvicio podrá colocar "Servicio".
• Modelo: En caso de servicio podrá colocar "Servicio".
• Cantidad por Paquete: En caso de que el producto se venda por paquetes de varias unidades, en caso contrario puede colocar "1".

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Filtrar productos

Para buscar un producto utilizando el filtro de búsqueda, debe digitar el código o descripción del producto de manera exacta a como fue creado.

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Acciones producto

• Ver detalles: Representado por el icono de signo de admiración. Podrá visualizar los detalles de cómo ha sido configurado este producto.
• Editar: Representado por un lápiz. Aquí podrá editar un producto ya creado. Al hacer clic se apertura la pantalla de edición, ajusta los valores que requiera y luego presione guardar.
• Eliminar: Este permitirá la eliminación de un producto de forma definitiva.

Creacion de cliente

En la sección de clientes, se logrará visualizar el listado de clientes creados con antelación o sincronizados desde el portal HKA Factura. Se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su cliente.

Campos de cliente

Tipo de persona

• Persona Natural:
  • Nombre y Apellido
• Persona Jurídica:
  • Razón Social
• Nombre comercial
• Tipo de identificación
• Numero de identificacion
• Teléfono
• Correo electrónico

Datos tributarios:

• Permitirá visualizar dicha sección para definir la información requerida. Si el botón se deja inactivo, el portal asignará por defecto la siguiente información:
• Detalle Tributario(No aplica)
• Responsabilidades(R-99-PN No aplica-Otros)
• Actividad Económica(0081 Sin Actividad Económica, solo Personas naturales)

Acciones cliente

Para buscar un cliente utilizando el filtro de búsqueda, debe digitar el código o descripción del producto de manera exacta a como fue creado.

1. 1. Ver detalles: Representado por el icono de signo de admiración. Podrá visualizar los detalles de cómo ha sido configurado este cliente.
   2. Editar: Representado por un lápiz. Aquí podrá editar un cliente ya creado. Al hacer clic se apertura la pantalla de edición, ajusta los valores que requiera y luego presione guardar.
   3. Eliminar: Este permitirá la eliminación de un cliente de forma definitiva.

Generar documento

1. Cliente: Esta sección se refiere al proceso de identificar al cliente para quien se emite la factura. Puede involucrar seleccionar un cliente existente de una base de datos o crear un nuevo registro de cliente.
2. Asignación de cliente final: En esta sección se encarga de asignar de forma automática la factura como consumidor final, si no se asigna un cliente predeterminado.
3. Creacion del cliente (inmediata): Esta opción permite crear un nuevo registro de cliente al momento, en caso de que el cliente no esté ya en el sistema. Esto es útil para compras únicas o clientes nuevos.
4. Listado de productos: Esta sección implica seleccionar los productos o servicios que el emisor está añadiendo a la factura. Puede usar un teclado específico para ingresar códigos de producto o usar un escáner de código de barras para leer los códigos de los productos.
5. Teclado plano/produtbarras no están disponibles o cuando se ingresa una gran cantidad de artículos.
6. Escaner de codigo de bos: Esta opción permite ingresar manualmente los códigos de producto y cantidades usando un teclado de fácil acceso. Esto es útil cuando los códigos de arras: Esta opción permite escanear los códigos de barras EAN13 de los productos para agregar artículos a la factura de manera rápida y precisa. Este es el método ideal para agregar productos para una facturación sencilla y ágil.
7. Generación de la primera factura en App Tili: Este paso inicia la creación de una nueva factura electrónica en el software App Tili. Involucra capturar los detalles básicos de la factura, como el cliente, los productos y las características principales.
8. Fecha de emisión: Este campo especifica la fecha en que se emite la factura. Es importante, que para factura de venta la fecha coincida con la fecha actual, según normativa de la DIAN.
9. Tipo de operación Estándar: Esta opción indica que la factura es una transacción de venta estándar.
10. Subtotal acumulado: Este campo muestra el monto total de todos los productos o servicios antes de aplicar cualquier impuesto o descuento.
11. Total impuestos: Este campo muestra el monto total de impuestos que se aplican a la factura. Los impuestos específicos aplicados pueden variar según el tipo de productos o servicios vendidos.
12. Total + impuestos: Este campo muestra el monto final de la factura, que es la suma del subtotal y el total de impuestos.
13. Pago: Esta sección implica procesar el pago del cliente por la factura. Puede involucrar seleccionar un método de pago, ingresar el monto del pago y capturar cualquier información de pago requerida.
14. Cantidad de items: Este campo muestra el número total de artículos que se compran en la factura. Esto es útil para rastrear el volumen de ventas y los niveles de inventario.
15. Método de pago: Esta opción permite seleccionar el método de pago preferido del cliente, como crédito, débito o efectivo.
16. Medio de pago: Este campo captura los detalles específicos del pago, como tipo de pago.
17. Imprimir opcional: Esta opción permite imprimir una copia física de la factura electrónica para los registros del cliente. La impresión puede ser opcional u obligatoria según criterios locales o las prácticas comerciales.
18. Informacion adicional: Esta sección proporciona un espacio para agregar cualquier nota o comentario adicional relacionado con la factura. Puede incluir instrucciones del cliente, solicitudes especiales o notas internas como referencia.
19. Generar documento: En esta sección, podrá decidir el documento que desea emitir, las opciones se muestra a continuación:
20. Emitir factura de venta: Sirve como documento legal que acredita la transacción comercial entre un vendedor y un comprador.
21. Emitir nota credito: Se utiliza para corregir errores en facturas, devoluciones, descuentos o anulaciones.
22. Emitir nota debito: Se emite para cobrar cargos adicionales al comprador no incluidos en la factura original.

Ver documentos emitidos

• Enviar por correo electrónico: Permite enviar facturas electrónicas directamente a los clientes en formato PDF y su archivo XML AttachedDocument.
• Reimprimir: Facilita la impresión de copias físicas de las facturas para fines contables o entrega del receptor.
• Nota de crédito referenciada: Emite notas de crédito asociadas a facturas específicas para corregir errores, devoluciones o descuentos.
• Nota de débito referenciada: Emite notas de débito asociadas a facturas específicas para cobrar cargos adicionales al cliente.

Filtros documentos

Permite filtrar la lista de documentos emitidos por diversos criterios, como fechas, tipo de documento, establecimiento, prefijo, ID de cliente y precio/monto.

• Estatus DIAN: Muestra el estado de la factura en el sistema de la DIAN (enviada, pendiente, recibida, rechazada).
• Fechas: Permite seleccionar un rango de fechas para visualizar las facturas emitidas en ese período.
• Tipo de documento: Permite filtrar por tipo de documento (factura, nota de crédito, nota de débito).
• Establecimiento: Permite filtrar por el establecimiento donde se emitió la factura.
• Prefijo: Permite filtrar por el prefijo de la factura.
• Cliente Id: Permite filtrar por la identificación del cliente.
• Precio/Monto: Permite filtrar por rango de precio o monto total de la factura.

Reportes

1. Reporte programado
   1. Generar reporte programado: Permite configurar la generación de reportes de manera periódica (diaria, semanal, mensual) según las necesidades del usuario. Aplicar los siguientes parámetros:
   2. Origen: Permite seleccionar el origen de las facturas a incluir en el reporte (todas, por establecimiento, por usuario).
   3. Tipo de identificación: Permite filtrar por tipo de identificación del cliente (NIT, Cédula de Ciudadanía, Pasaporte).
   4. Tipo de documento: Permite filtrar por tipo de documento (factura, nota de crédito, nota de débito).
   5. Rango de fechas: Permite seleccionar un rango de fechas específico para el reporte.
   6. Prefijo: Permite filtrar por el prefijo de la factura.
   7. Estado legal DIAN: Permite filtrar por el estado de la factura en el sistema de la DIAN (enviada, pendiente, recibida, rechazada).
   8. Envío por correo electrónico: Se recibe vía correo electrónico un archivo plano de excel conforme a los datos obtenidos por medio de los filtros aplicados.
2. Reporte en caja
   1. Selección de usuario: Facilita la generación de reportes específicos para un usuario en particular previamente vinculado.
   2. Filtro de fecha: Permite seleccionar un rango de fechas para el reporte en caja.
3. Generación y visualización del reporte: Muestra el reporte generado en pantalla.
   1. Impresión del reporte: Permite imprimir copias físicas del reporte para fines contables o de archivo.

Contingencia

• ¿Qué es contingencia?: La funcionalidad de contingencia permite generar y enviar facturas electrónicas cuando se presentan novedades con el proveedor tecnológico que impiden la facturación, garantizando la continuidad de las operaciones en caso de fallas en la red o problemas técnicos.
  • Tipo de contingencia 03: Se refiere a la generación de facturas electrónicas fuera de línea con la posibilidad de enviarlas posteriormente cuando se restablezca la conexión a internet.
• Activar modo contingencia:
• Pasos para activar el modo contingencia:

1. Acceder al menú de configuración de la caja registradora o directamente desde el acceso de botones directos.
2. Seleccionar la opción "Contingencia".
3. Habilitar el botón modo "Contingencia".
4. Habilitar el botón modo “Envío automático”.

• Envío automático:
  • Envío automático de facturas en contingencia:
    • Los documentos emitidos se almacenarán de forma local, uEna vez restablecida la conexión a internet, la caja registradora enviará automáticamente las ***facturas electrónicas generadas en modo contingencia a la DIAN.
    • El sistema notificará al usuario sobre el envío exitoso o fallido de las facturas.

Configuración

• Ticket: Configuración de la representación impresa.
• Encabezado: Agregar información como nombre de la empresa, NIT, dirección, teléfono
• Pie de página: Incluir mensajes adicionales o información fiscal
• Imprimir logo: Incorporar el logo de la empresa en el ticket por medio de una imagen en formato png con 1MB o menos.

Teclado

• Activar tipo de teclado: En esta sección podrá seleccionar el teclado para su amyor comodidad y facilidad.
• Teclado plano: Determina la cantidad de columnas y la cantidad de teclas que facilite el proceso de facturación.
• Teclado de productos: Acceso rápido a productos predefinidos asignados a cada tecla específica. .
• Ninguno: Desactivar el uso del teclado.
• Personalizar teclado:
• Orientación: Vertical u horizontal.
• Número de columnas: Ajustar la distribución de las teclas.
• Número de teclas: Configurar la cantidad de teclas disponibles.
• Personalización:
• Ajustar tamaño de fuente: Modificar el tamaño de la letra en el ticket para mejorar la legibilidad.
• Asistente de configuración:
• Guía paso a paso: Facilita la configuración inicial de la caja registradora, incluyendo parámetros básicos, conexión a internet y configuración de facturación electrónica.
• Modos:
• Modo contingencia: Permite generar y enviar facturas electrónicas sin conexión a internet (explicado en la respuesta anterior).
• Modo administrador: Brinda acceso a opciones avanzadas de configuración y gestión del sistema.
• Código temporal de bloqueo:
• Proteger la caja registradora: Permite establecer un código temporal para bloquear el acceso y evitar operaciones no autorizadas.
• Recuperar código: En caso de olvidar el código, se puede restablecer en el portal FacturaHKA un código temporal de recuperación a través del usuario administrador.