Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa
Sumario
Registro
El proveedor dispondrá del portal para radicar documentos electrónicos, representaciones gráficas y anexos emitidos no solo por The Factory HKA, sino por cualquier proveedor tecnológico de facturación electrónica. Un proveedor recibe por parte del cliente Receptor la invitación por medio de un correo electrónico que contiene:
- La razón social del Receptor que envia la invitación.
- Información social de su empresa como proveedor:
- Tipo persona.
- Razón social.
- Tipo de identificación.
- Número de identificación.
- Enlace para confirmar invitación.
(Ver Figura 1).
Si el usuario Proveedor es interno (emite documentos con The Factory HKA) y ya se encuentra registrado, solo debe confirmar la invitación y el portal le indicará la confirmación exitosa. (Ver Figura 2).
Si el usuario Proveedor es externo (no emite documentos con The Factory HKA) debe confirmar la invitación y registrarse en el portal como Proveedor, el formulario de registro cargará los datos, confirme y presione Registrar, (Ver Figura 3).
Se genera un mensaje que indicará que se ha enviado un correo para confirmar su cuenta. (Ver Figura 4).
En el nuevo correo recibirá una contraseña temporal, presione “Confirmar cuenta”, posteriormente el portal le indicará la confirmación exitosa para ingresar. (Ver Figura 5).
Ingreso al Sistema
Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Externo
Para el ingreso del Proveedor externo (no emite documentos con The Factory HKA) por primera vez, debe ingresar con la contraseña temporal recibida en su correo. (Ver Figura 6).
Al ingresar al portal el sistema le solicitará actualizar su contraseña. (Ver Figura 7).
Posteriormente al mensaje tendrá el formulario de cambio contraseñara donde debe ingresar la contraseña actual y la nueva confirmando la misma cumpliendo las normas de seguridad de contraseña (Ver Figura 8).
El portal indicará la actualización de la contraseña de forma exitosa (Ver Figura 9). Debe ingresar nuevamente al portal con la nueva contraseña.
Si es la primera vez, luego del registro y cambio de contraseña debe completar los datos fiscales en el sistema para una radicación exitosa de los documentos (Ver Figura 10).
Al actualizar sus datos fiscales se indicara por un mensaje los cambios exitosos (Ver Figura 11).
El portal le indicará los Términos y condiciones del sistema, estos los debe aceptar y guardar (Ver Figura 12).
Posteriormente se mostrará la pantalla de Bienvenida, debe cerrar el mensaje y ya se encuentra listo para el uso del portal (Ver Figura 13).
En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos (Ver Figura 14).
Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Interno
Para el ingreso del Proveedor interno (emite documentos con The Factory HKA) ingrese con el correo y contraseña actual del portal Emisión, seleccione la opción Proveedor en el campo Portal (Ver Figura 15).
En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos (Ver Figura 16).
nota: solo es posible seleccionar una empresa receptora a la vez, con la finalidad de identificar y validar los datos tanto del Proveedor como del Receptor.
Ventana Principal
La página de inicio del portal DProveedor, se compone de tres bloques.
- Menú principal: Donde podrá encontrar los principales menús del sistema.
- Información de usuario proveedor: Una visual rápida de la información del Proveedor.
- Razón social del receptor: Una visual rápida de la información del receptor seleccionado para cargar o consultar documentos.
- Botones de acceso directos: Acceso directos a las funciones.
- Subir documentos: permite ir directamente a la pantalla se subir documentos al receptor.
- Documentos enviados: se visualizan los documentos cargados.
- Cambiar Receptor: disponible para cambiar de receptor.
- Mi cuenta: Una visual de la información fiscal.
(Ver Figura 17).
El menú principal ubicado al lado izquierdo de la pantalla, está compuesto por los siguientes elementos:
- Inicio: Este elemento lo llevara siempre a la pantalla inicial
- Comprobantes: Contiene los menús de consulta y subir comprobantes al sistemas:
- Compromante
- Subir documentos
- Soporte: Enlace de la Wiki para la consulta del manual del sistema.
(Ver Figura 17.1).
Subir comprobantes electrónicos Usuario Proveedor
Para subir un nuevo documento electrónico presione "Subir Documentos” desde el menú: Comprobantes (Ver Figura 19).
La radicación o carga de documentos es posible por medio de un asistente que permitirá realizar las siguientes acciones:
- Metadata: Permite seleccionar metadatos el documento en el proceso de carga, estos solo son obligatorios si la empresa receptora lo configura en el catálogo metadatos.
- Subir XML: es el espacio donde se cargan los documentos electrónico con formato .xml.
- Subir Representación gráfica: es el espacio donde se carga la Representación gráfica del documento electrónico y los anexos adicionales.
(Ver Figura 20).
Metadata
Es la primera acción donde el asistente solicitará los metadatos para asociar al documento antes de la carga, estos metadatos serán de forma obligatoria solo si el usuario receptor tiene metadatos configurados como requeridos en el catálogo. (Ver figura- 502).
Si existen metadatos requeridos el asistente mostrará un mensaje donde indica que "Debe agregar todos los metadatos obligatorios para radicar el documento electrónico" y dividirá la lista de los metadatos con los requeridos y los opcionales (Ver Figura 21).
En la lista estarán los metadatos obligatorios y opcionales separados e identificados en dos grupos (Ver Figura 21.1).
Si el metadato es de tipo lista en el campo Valor Metadato estarán disponibles todos los valores para seleccionar uno para asignar (Ver Figura 22).
Si el receptor no tiene metadatos configurados como obligatorios, la selección de los mismos es opcional (Ver Figura 23).
Si el metadato no es tipo lista debe ingresar el valor del correspondiente en el campo Valor, dependiendo del tipo de metadato el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico (Ver Figura 24).
Ya seleccionado el metadato con su valor se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+), donde estará disponible la acción eliminar en caso de ser necesario (Ver figura- 24.1).
No es posible agregar un metadato varias veces, si se requiere cambiar el valor debe eliminarlo de la lista presionando el botón Eliminar y agregarlo nuevamente. (Ver figura- 24.2).
Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, presione el botón siguiente para subir el documento XML. (Ver Figura 25).
nota: el botón Siguiente se activará si tiene agregado todos los metadatos obligatorios.
En Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones (Ver Figura 26):
- ● Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación
en el computador hasta la sección punteada.
- ● Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
- ● Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de cargar la Representación gráfica y
archivos adjuntos.
- ● La carga de archivo XML sólo puede ser cargado una sola vez por número de documentos.
- ● Cantidad y formatos permitidos de documentos es de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB,
formato permitido .XML.
Cuando se cargue el archivo XML con éxito éste será identificado por un check, para cargar otro documento regresar a la opción de Metadata y refrescar la pantalla. (Ver Figura 27).
En caso de algún error presentado con el documento serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del archivo. (Ver Figura 28).
Cuando se carga un documento con metadatos y entre ellos falta agregar alguno que es requerido, el documento se cargará exitosamente sin metadatos e indicará un mensaje correspondiente al problema que se visualizará posicionando el cursor sobre la imagen del archivo, esta imagen se identificará con un icono de información color verde. (Ver Figura 29). Nota: actualmente se está desarrollando mejoras sobre este punto.
Ya cargado un archivo de forma exitosa, se continúa con el botón siguiente para cargar la representación gráfica o anexos asociados al documento, esta carga es opcional de no requerir se continúa hasta el final del asistente (Ver Figura 30). La carga de documentos de representación gráfica y anexos se ejecutan mediante dos opciones:
- ● Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación
en el computador hasta la sección punteada.
- ● Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
La Representación gráfica permite un máximo de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato permitido .pdf. y el nombre debe ser el número del XML. Los archivos adjuntos permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
Nota: durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos. En caso de cargar documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante - Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado. Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA - DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje informativo. (Ver Figura 31).
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de cancelar el mensaje el archivo no será cargado. (Ver Figura 32).
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar e iniciar una nueva carga de otro documento. (Ver Figura 33).
Comprobantes cargados
Cada proveedor tendrá disponible, visualizar todos los documentos cargados propiamente por él o por su receptor asociado.
Al igual que el receptor el proveedor disponible la consulta de los comprobantes por medio del filtro de consulta con disponibilidad de descargar XML, consulta de las acciones para cada documento y adicional tiene disponible descargar la lista de documentos consultados en archivo Excel. En la pantalla inicialmente se presenta la lista de Documentos Pendientes, que son los documentos entrantes válidos (enviados por un Usuario Receptor o cargados manualmente). Estos documentos permanecerán en estatus pendientes hasta que sean Aceptados o Rechazados por el Usuario Receptor.
- ● Estatus de documentos, se tiene disponible los estatus en que se encuentre el documento estos son: Aceptados, Rechazados, Pendientes y Errados.
- ● Tipos de documentos, se listan los diferentes tipos de documentos para la selección de búsqueda, Factura de venta, de Exportación, Contingencia, Nota de crédito, Nota de crédito de exportación.
- ● Receptor, se listan los usuarios receptor que se encuentren asociados al proveedor.
- ● Metadatos, son los metadatos configurados por el usuario Receptor.
- ● Valor metadatos, es el valor asignado al metadato seleccionado.
- ● Rango de emisión del documento (Inicio - Fin), es el rango de fecha en el que se emitió el documento o rango de fecha en el que se cargó en el sistema de recepción. (Ver Figura 34).
Todos los documentos tendrán disponibles la acciones Descargar XML y ver Detalles del documento, esto dependerá de los permisos conFigurados y rol que tenga el usuario. La acción “Descargar XML” ( ) permite bajar el documento a un directorio local. La acción “detalle” () despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante. Esta página contiene tres pestañas (Representación, Adjuntos y Gestión).
- - Representación: Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido: Vista de los Datos Principales del documento (extraídos del XML cargado, sirve para verificar que la
representación gráfica está acorde a los datos de la factura), Representación gráfica, se muestra el formato de la representación cargada siempre y cuando ésta fue cargada previamente y Mostrar XML (al pulsar) se muestra en código XML correspondiente al documento. (Ver Figura 35).
- - Adjuntos: Permite Subir, Descargar o Eliminar la representación gráfica del comprobante y archivo de anexo asociados al mismo. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones:
- ● Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el computador hasta la sección punteada.
- ● Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
El formato de nombre de los archivos y cantidad son los siguientes:
- ● Representación Gráfica: El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
- ● Anexos: Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre NumeroFactura_NombreArchivo.ext Ejemplo: FACTP7_Presupuesto.pdf.
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho. En particular la en la lista de anexos se cargará archivos .XML del acuse de recibo generado por el adquirente, este tipo de archivo solo tiene la acción de descarga. (Ver Figura 36).
- - Metadatos: Es donde el portal permite asignar metadatos al documento radicado previamente sin metadatos, se debe tener en cuenta seleccionar todos los metadatos requeridos y activos configurados por el receptor, esta información será suministrada por él mismo. (Ver Figura 37).
- ● Cuando no se asignan todos los metadatos requeridos por el Receptor, el portal no asignará los metadatos enviados y generará mensaje donde indica la falta de metadatos requeridos, posteriormente vuelve a la ventana de Metadatos para la nueva asignación (Ver Figura 38).
Nota: los metadatos y sus valores enviados por el proveedor al documento seleccionado, serán modificados en cada envío.
- - Gestión: En esta sección se muestra la información más relevante del comprobante recibido y una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, posteriormente los estado serán asignado por el Receptor. (Ver Figura 39).
