Preguntas Frecuentes HKARecepcion

En esta sección puede encontrar preguntas y respuestas referente a las funcionalidades del sistema y posibles errores presentados en la carga de documentos.

Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas Ctrl+F o hacer uso del Sumario

Invitaciones de proveedores

Preguntas	Respuestas
Si mi empresa pertenece a una corporación. ¿Las empresas que la conforman pueden compartir proveedores?	Si, solo debe enviar invitaciones desde cada empresa Receptor a cada una de las empresas Proveedores que desea compartir. Esto es posible ya que cada proveedor puede relacionarse con 1 o más empresas.
¿Por qué si es un consorcio deben enviarse invitaciones desde cada empresa?	Es necesario para establecer una relación entre dos empresas, para que exista un proceso de notificación y confirmación para la correcta carga de los documentos.
¿Si un proveedor recibe varias invitaciones debe crear varias cuentas en la plataforma de The Factory HKA?	No, ya con aceptar la primera invitación la cuenta es creada, las siguientes invitaciones solo debe aceptarlas para registrar las nuevas relaciones entre el Receptor que envía la invitación y el Proveedor que la recibe.
¿Puedo reenviar invitaciones?	Si, siempre y cuando no hayan sido aceptada previamente.
¿Qué ocurre si el NIT del proveedor o el email específico se encuentra registrado en la plataforma de Thefactorhy HKA, pero el usuario de la cuenta de correo no es el principal (Root).	Se debe tener seguridad del email de la cuenta principal del proveedor, ya que al confirmar y registrar la cuenta será rechazado por correo en uso.
Cuantos es el limite de proveedores a invitar.	No existe límite en la cantidad de invitaciones.
Es posible generar invitaciones masivas.	Si, este proceso se realiza por solicitud, ya que se está trabajando en la generación desde el portal.

Estatus

Preguntas	Respuestas
¿Que función tiene configurar estos estatus?.	Estos estatus estarán configurados de forma personalizables propios de la empresa, se incluirán junto con los estándar que maneja el sistema en la gestión del documento.
¿Cuantos estatus se pueden configurar?.	Es posible configurar hasta 899 estatus desde el código 100 al 999.
¿Existen condiciones para la configuración?.	Si, debe tener en cuenta que el nombre no coincida con algún estatus estándar del sistema.
¿Es obligatoria configurar estatus?.	No, si la empresa no dispone de estaus personalizables puede trabajar con los estatus del sistema.

Metadatos

Preguntas	Respuestas
¿Qué son los metadatos y para que sirven?.	Los metadatos es cualquier tipo de información adicional que se puede asignar en forma electrónica a los documentos electrónicos, estos son independiente de su contenido, tienen la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso y control gestión de los documentos.
¿Cuantos metadatos se pueden asociar a la cuenta?.	Actualmente se dispone de 23 tipos de metadatos cada empresa puede asociar los metadatos que requiera.
¿Es obligatorio la configuración y uso de los metadatos?	No es obligatorio, pero si la empresa requiere llevar una mejor gestión y control de los documentos, estos son necesarios para la distribución de usuarios de la empresa Receptora .
¿Qué metadatos me permite configurar la distribución entre mis usuarios como receptor?	Los metadatos definidos para la gestión son el Código Metadato 1 Nombre Genérico Sucursal y Código Metadato 3 Nombre Genérico Línea de negocio
¿Si tengo otros metadatos distintos al Código Metadato 1 y 3, puedo controlar la distribución entre los usuarios?	No, debe tener configurado uno de los dos, para poder distribuir entre los usuarios, los otros metadatos adicionales son tomados como valor adicional y pueden ser utilizados en las consultas.
¿Es obligatorio asignar metadatos a un documento al momento de radicar o subir el mismo?	No, solo es obligatorio si se encuentra configurado como requerido en el catálogo.

Vinculación de Proveedores y metadatos

Preguntas	Respuestas
¿Cuales son los metadatos que se permiten en la vinculación?.	Los únicos permitidos son los metadatos Código Metadato 1 Nombre Genérico Sucursal y Código Metadato 3 Nombre Genérico Línea de negocio.
¿Cuantos Proveedores y metadatos configurados puedo vincular a cada usuario de la empresa?.	No existe un máximo de vinculación por usuario, es posible asignar 1 o todos si así se requiere, siempre y cuando los usuarios se encuentren activos y tengan asignado algún Rol de Recepción.
¿Esta vinculación afecta algún proceso de Emisión?.	No, esta vinculación es únicamente para Recepción a pesar de que un usuario puede tener asignado ambos roles Emisión y Recepción.
¿Qué función toma esta vinculación sobre los usuarios?.	Cada usuario con proveedores y/o metadatos vinculados, podrá consulta y realizar acciones sobre los documentos de proveedores que contengan esos metadatos asignados.

Configurar usuarios

Preguntas	Respuestas
¿Se puede configurar un usuario para ambos portales Emisión - Recepción?.	Si, en el proceso de crear un usuario existe una sección de Aplicaciones donde puede seleccionar la aplicación a configurar.
¿Si ya cree un usuario con una aplicación es posible cambiar o asignar la aplicación contraria?.	Si, con las acciones Agregar o Eliminar aplicación puede realizar los cambios.
¿Cuando creo un nuevo usuario debo ir a vincular los proveedores y metadatos?.	Por defecto al crear un nuevo usuario Receptor se vinculan todos los proveedores y metadatos, debe ir a vinculación solo para desactivar aquellos que no sean permitidos para el usuario.

Errores comunes presentados al subir un documento

Error	Motivo
Los datos del Emisor (NIT XXXXXXXX) no están vinculados como emisor del Receptor (NIT XXXXXXXX).	El emisor no está invitado como proveedor.
Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.	El proveedor no a confirmado la invitación ni se a registrado en el portal.
Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.	El Nit (número de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
Los datos del emisor enviados en el xml ((Tipo de documento) XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.	El (Tipo de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
Los datos del Receptor (NIT XXXXXXXX) no coinciden con los enviados en el xml (NIT BBBBBBBB).	El Nit (número de documento) del Receptor enviado en el XML no es correcto.
Los datos del Receptor (NIT AAAAAAAA) no coinciden con los enviados en el xml (Registro civil AAAAAAAA).	El Registro civil (Tipo de documento) del Receptor enviado en el XML no es corecto.
El formato del archivo es invalido.	El archivo no es formato XML.
Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde.	Se debe revisar el archivo XML ya que puede contener un error en la estructura.