Habilitación Nomina Electrónica- Indice Manual Integración Nómina Electrónica

Habilitación Nómina Electrónica

La habilitación es el procedimiento que requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a generar y trasmitir el documento soporte de pago de Nómina electrónica y sus notas de ajuste, es donde realizamos las pruebas de habilitación de la DIAN, las cuales son necesarias para que la DIAN los autorice a ser transmisores de Nómina electrónica.

Fecha de inicio de habilitación en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de Nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento. (DD/MM/AAAA): Indica el plazo dentro del cual el sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de Nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, debe iniciar el proceso de habilitación y señalar el software con el cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de Nómina electrónica, dispuesto en la pagina WEB de la Unidad Administrativa Especial Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y que corresponde al software con el cual generara y transmitirá el documento soporte de pago de Nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento; así como las demás condiciones del procedimiento de habilitación de que trata el articulo 9 de la resolución DIAN 000037, el cual deberá concluir antes de la fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de Nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento que se establece para cada uno de los calendarios conforme se indica en los numerales 1.2 y 3 del presente articulo.

Actualización de fecha de adopción de Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica - Versión 1.0

De acuerdo con la Resolución 000063 DIAN del 30-07-2021 la fecha de inicio del proceso de habilitación para Nómina Electrónica será a partir del dieciocho (18) de agosto de 2021, las fechas máximas para iniciar la generación y transmisión del documento soporte de Nómina electrónica se mantienen. El primer grupo que corresponde con las empresas de más de 250 empleados, inician a partir del 01-09-2021, el rango de fechas de la primera transmisión de Nómina Electrónica para este primer grupo será desde el 1 hasta el 29 de octubre de 2021

Fechas de Habilitación Nómina Electrónica

Grupos

El Grupo 1 inicia habilitación el 18 de Agosto del 2021 y debe estar habilitado antes del 1 Septiembre del 2021.

Si el 18 de agosto del 2021 el sujeto obligado tiene mas de 250 empleados, pertenece al Grupo 1.

El Grupo 2 inicia habilitación el 18 de Agosto del 2021 y debe estar habilitado antes del 1 Octubre del 2021.

Si el 18 de agosto del 2021 el sujeto obligado tiene desde 101 hasta 250 empleados, pertenece al Grupo 2.

El Grupo 3 inicia habilitación el 18 de Agosto del 2021 y debe estar habilitado antes del 1 Noviembre del 2021.

Si el 18 de agosto del 2021 el sujeto obligado tiene desde 11 hasta 100 empleados, pertenece al Grupo 3.

El Grupo 4 inicia habilitación el 18 de Agosto del 2021 y debe estar habilitado antes del 1 Diciembre del 2021.

Si el 18 de agosto del 2021 el sujeto obligado tiene desde 1 hasta 10 empleados, pertenece al Grupo 4.

Fechas Salida en Productivo Nómina Electrónica

• La primera transmisión de los documentos soporte de pago de Nómina Electrónica que deben realizar se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de Nómina Electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de Nómina Electrónica de que trata el; lo descrito anteriormente no aplica para los sujetos que realicen una implementación anticipada

Salida en Productivo Nómina Electrónica

Implementación Anticipada de Nómina Electrónica

De acuerdo con el Parágrafo 2 del artículo 8 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021:

La primera transmisión de los documentos soporte de pago de Nómina Electrónica que deben realizar los sujetos de que trata el artículo 4 de esta resolución, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de Nómina Electrónica de que trata el artículo 6 de esta resolución.

Nota: Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación de que trata el artículo 9 de la presente resolución.

Proceso de Habilitación

Ingresar al Portal de la DIAN

• Inicialmente se debe ingresar a la página de la DIAN www.dian.gov.co y dar clic en el botón de HABILITACIÓN.

Ingresar a la plataforma de registro de Validación

• Debe ingresar por la opción Empresa y luego elegir la opción llamada Representante Legal

• Seleccionar el tipo de documento, el número de documento y el NIT de la empresa

• Una vez validada la información digitada por el usuario y se verifique que existe una cédula de ciudadanía o extranjería con el número de documento de identidad ingresado, además de comprobar que no se es un robot, el sistema enviará un mensaje al correo electrónico del representante legal de la empresa con un enlace para poder ingresar al portal web.

Plataforma Habilitación

• En el menú de la plataforma debe ubicar la sección Participantes e ingresar a la opción Otros Documentos Electrónicos

Nota: Debe ser facturador electrónico para que se habilite en el menú de participantes la opción de Otros Documentos Electrónicos.

• Debe Ingresar por la opción de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste

• El sistema le pregunta si desea iniciar con el proceso de habilitación para Nómina Electrónica debe ACEPTAR

• Luego se visualizan dos opciones para el inicio debe elegir la opción Emisor Otros documentos electrónicos

• El sistema le pregunta si desea iniciar el proceso como Emisor de otros documentos electrónicos nuevamente debe ACEPTAR

• Al elegir realizar el proceso como emisor puede seleccionar el modo de operación como software propio o de un proveedor tecnológico la opción que debe elegir es: Software de un proveedor tecnológico

• Seleccione los datos de la empresa proveedora: THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S y el nombre del software:TFHKA_CO_NOMINA luego debe dar clic en Asociar

Nombres Requeridos:

• Nombre Empresa Proveedora: THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S
• Nombre Software: TFHKA_CO_NOMINA

• La Dian le genera el SetTestId que es el identificador para poder realizar las transmisión del set de pruebas solicitadas para poder habilitarse como emisor de Nómina Electrónica

¿Como Habilitarse?

The Factory como proveedor del servicio de Nómina Electrónica, le brinda la posibilidad, que realice su proceso de habilitación ante la Dian de forma fácil y efectiva cumpliendo con el set de pruebas requerido a través de 3 modalidades diferentes que se exponen a continuación:

Set Requerido 8 Documentos:

• 4 Nóminas Individuales
• 2 Nóminas Eliminar
• 2 Nóminas Reemplazar

@IMPORTANTE:Previamente a este proceso usted ya ha tenido que Crear su Secuencial de Habilitación en el Portal de Nómina Electrónica https://demo-nomina.thefactoryhka.com.co/ donde el Tipo Ambiente sea igual a Habilitación y de esa forma poder realizar un set de pruebas exitoso

Si no ha creado los secuenciales diríjase a la sección:

• Secuenciales Ambiente Habilitación

Modalidad 1- Habilitación Por El Portal Demo Nomina Electrónica

En el menú del Portal de Nómina Electrónica debe ubicar la opción ->Configuración e ingresar a la opción ->Ambiente Nota:Debe activar la opción de habilitación para que encienda la comunicación con la DIAN a través de el método de habilitación.

@IMPORTANTE:Una ves realizado todo el set de pruebas el portal le informara que ha cumplido con la transmisión de los documentos y debe desactivar el ambiente en la opción ->Configuración e ingresar a la opción ->Ambiente.

Luego podrá ir al menú de ->Emisión Nómina e ingresar a la opción ->Generar Nomina. En este momento podrá iniciar su set de pruebas apuntando al método de Habilitación DIAN.

Modalidad 2- Habilitación Por Web Service

En el menú del Portal de Nómina Electrónica debe ubicar la opción ->Configuración e ingresar a la opción ->Ambiente Nota: Debe activar la opción de habilitación para que encienda la comunicación con la DIAN a través de el método de habilitación.

Para poder realizar el proceso de habilitación en la web service deberá setear el secuencial creado para habilitación donde previamente registro el SetTestId otorgado por la DIAN.

Si no ha creado los secuenciales diríjase a la sección:

• Secuenciales Ambiente Habilitación

Modalidad 3- Habilitación Por medio De Tool de Habilitación

The Factory ha desarrollado un tool de habilitación el cual le brinda la posibilidad de superar el set de pruebas para el proceso de habilitación de forma automática, este permitirá enviar una cantidad de N documentos al método de habilitación de la DIAN hasta que sea superado este escenario y de esta forma garantizar que se cumpla de una forma exitosa el envió de los documentos requeridos para que su set no sea bloqueado. Para hacer uso de esta opción por favor envié un correo a integracion_fel_co@thefactoryhka.com, con los datos requeridos que se informan a continuación: .

Datos Requeridos para Uso del Tool:

• Razón Social Empleador
• Nit Empleador
• DV Empleador
• SetTestId

• Al realizar y superar el proceso de habilitación el tool le entregara una respuesta en la cual se evidenciara que este fue aprobado y se encuentra Habilitado como emisor de Nómina Electrónica ante la DIAN.

Habilitación Satisfactoria

Una vez sea realizado el envió de su set de pruebas por cualquiera de las alternativas propuestas anteriormente, podrá realizar la consulta de los documentos enviados al ingresar a la página de la DIAN www.dian.gov.co, en la sección Detalle de Set de Pruebas.

Sincronizar a Producción

Informamos que a partir del 20/10/2021 ya se encuentra disponible el ambiente de producción para generar Nóminas Electrónicas.

A continuación listaremos una serie de pasos que cada uno de los Empleadores deberá tener en cuenta antes de emitir su primer documento de soporte de pago de Nómina Electrónica o Nómina de ajuste a través de The Factory KHA Colombia en ambiente de PRODUCCIÓN:.

1. Ingresar al portal de habilitación DIAN www.dian.gov.co en la opción "Habilitación".
2. Ingresar datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

• Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
• Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirá en su correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Hacer clic en el botón “Participantes” y luego en la opción “Otros documentos”.
5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste”.
6. Hacer clic en el botón “Aceptar” en la ventana emergente para continuar.
7. Seleccionar la opción “Emisor” en la ventana de “Participantes”.
8. Hacer clic en el botón “Set de pruebas” del listado de modos de operación asociados
9. Finalmente, haz clic en el botón Sincronizar a Producción.

• Una vez de clic en el botón en la ventana emergente el sistema le preguntará si desea sincronizar este contribuyente a producción para lo cual debe dar clic en ACEPTAR.

• Al aceptar la sincronización del contribuyente el sistema genera un aviso indicando que se envió a activar a producción con Éxito.

Pasos a tener en cuenta después de Sincronizar a Producción

Una vez que haya realizado el proceso Sincronizar a Producción en el portal de habilitación de Nómina Electrónica de la DIAN, ahora podrá utilizar el ambiente productivo de The Factory HKA Colombia para esto debe tener en cuenta lo siguiente:

PORTAL WEB NÓMINA ELECTRONICA PRODUCCION

1. Para acceder al portal web debe utilizar la siguiente Url: https://nomina.thefactoryhka.com.co/
2. Debe acceder al portal web de Nómina Electrónica en Producción con el mismo usuario y contraseña del portal de producción de Factura Electrónica.
3. El portal de producción para Nómina Electrónica permitirá gestionar los secuenciales Tipo Producción los cuales son mandatorios para el uso del servicio y la transmisión del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste.
4. También podrá emitir documentos soporte de pago de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste, a través de la opción Emisión Nómina -> Generar Comprobante.

@IMPORTANTE: Si ya cuentan con servicio de facturación electrónica con The Factory HKA puede ingresar al portal de nómina en producción con el mismo usuario y contraseña del portal de producción de factura electrónica, si solo tiene servicio de nómina con The Factory HKA debe diligenciar el siguiente documento para realizar el paso a producción:

Formulario Solicitud Pase a Producción

INTEGRACIÓN DIRECTA

1. Para acceder al portal web debe utilizar la siguiente Url: https://nomina.thefactoryhka.com.co/.
2. Debe acceder al portal web de Nómina Electrónica en Producción con el mismo usuario y contraseña del portal de producción de Factura Electrónica.
3. El portal de producción para Nómina Electrónica permitirá gestionar los secuenciales Tipo Producción los cuales son mandatorios para el uso del servicio y la transmisión del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste.
4. En la integración debe configurar su modulo de Nómina para que éste apunte a las URL's de producción:

• https://nomina-rest.thefactoryhka.com.co (SERVICIO REST)
• https://nomina-soap.thefactoryhka.com.co/Service.svc?wsdl (SERVICIO SOAP)

5. para el correcto uso del servicio, debe configurar en la integración los token de producción que tiene asignados este empleador para el servicio de Factura Electrónica en Producción estos los podrá conocer a través del siguiente enlace https://factura21.thefactoryhka.com.co/.

@IMPORTANTE: Si ya cuentan con servicio de facturación electrónica con The Factory HKA puede ingresar al portal de nómina en producción con el mismo usuario y contraseña del portal de producción de factura electrónica, si solo tiene servicio de nómina con The Factory HKA debe diligenciar el siguiente documento para realizar el paso a producción:

Formulario Solicitud Pase a Producción

@IMPORTANTE: En caso que presente inconvenientes:
Ingrese a las Sesiones Área Integración
Solución a Casos de Integración
Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas.
Fechas: Martes a las 8:30 AM, Jueves a las 8:30 AM, URL: https://meet.google.com/iba-hqpr-dif
Solicitudes al correo: integracion_fel_co@thefactoryhka.com