Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa
Sumario
¿Qué es The Factory HKA Recepción?
DRecepción es una plataforma con capacidad de recibir documentos bajo el esquema de facturación electrónica con Validación Previa descrita en la normativa de la DIAN, administrada desde un portal web.
Funcionalidades
- Radicación de documentos electrónicos por medio de un proveedor o receptor en caso de contingencia.
- Consultar los documentos recibidos por sus proveedores.
- Consultar documentos por tipo de documentos, fecha de radicación o emisión, proveedor o metadata, para el control del proceso de gestión dentro de la empresa.
- Controlar las gestiones por usuarios de los documentos asignados por estatus y controlar el tiempo del proceso.
- Generación reportes de documentos por estatus estándar e internamente se disponen el último estatus de gestión.
- Comparar la representación gráfica recibida vs representación gráfica nativa.
- Receptor puede emitir Acuse de Recibo, Aceptación y Rechazo con Certificado Digital.
- Asignar estatus estándar o personalizados a los documentos.
- Generar permisos a los proveedores para que accedan al portal para ver el estatus, documentos, gestión y descarga de acuses de recibido de sus documentos.
- El sistema permite el envío de documentos entre distintos sujetos del receptor hasta el rechazo o pago de la factura.
¿A quien va dirigido?
A contribuyentes que deseen el producto HKA Recepción, un medio para la recepción y control de sus documentos electrónicos. La recepción directa desde el portal está diseñada para personas con un bajo y alto volumen de operaciones, como pequeñas, medianas y grandes empresas o profesionales independientes. El portal es la herramienta de configuración de todos los medios que interactúen con la plataforma HKA Recepción(Aplicación Móvil o ERP).
Requisitos para la recepción de documentos
Estructura del correo electrónico:
Según el comunicado oficial de la cámara Colombiana de comercio electrónico del 28 de agosto de 2020 en la disposición de adjuntos se indica que por cada documento electrónico se debe enviar un correo electrónico con un único archivo adjunto en .zip el cual debe contener de manera obligatoria el archivo xml AttachedDocument correspondiente y de manera opcional el archivo .pdf.
Comunicado oficial de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico
Alternativa para carga de documentos urgentes: El proveedor puede acceder a su usuario Proveedor y realizar la carga manual de su documento en la opción Documentos -> Subir documentos.
Tipo de documento del adquiriente:
Para la recepción de documentos es requerido validar que el tipo de documento del adquiriente o receptor corresponda a NIT, lo anterior basándose en el anexo técnico 1.8, de lo contrario el documento electrónico puede ser rechazado por la regla FAJ48.
Nit del receptor no debe contener el DV:
Según el anexo técnico 1.8 el NIT del adquiriente o receptor de los documentos electrónicos debe ser reportado en un campo diferente al DV, al no cumplirse con esta regla el documento puede ser rechazado por las reglas FAK63 y FAK64.
Validez de la firma digital:
En la Resolución 000012 punto 8. Suplemento A: Política de firma se especifica los detalles con respecto a la validez de la firma del documento electrónico, para la recepción de los documentos electrónicos es requerido que estos cuenten con una firma válida según lo indicado en la resolución 000012.
¿Cómo obtener soporte y ayuda?
Canales de Soporte
Correo Electrónico:
- Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:
- soporte_fel_co@thefactoryhka.com
- Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:
- integracion_fel_co@thefactoryhka.com
Lineas de atención telefónica:
- MASTER +57 (601) 746.08.12
- MASTER +57 (601) 508.48.68
- Soporte Técnico → Opción 2
- Integración y Representaciones Gráficas → Opción 5
Sesiones:
Sesiones Soporte
Inscripción como facturador electrónico, Configuración de Rangos de Numeración, Configuración Datos Fiscales, Pruebas de Habilitación, Configuración ambiente Producción, manejo y uso del Portal de Facturación electrónica de TFHKA
Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
Sesiones Área Integración
Solución Casos de Integración
Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
