Requisitos mínimos de representaciones gráficas de documentos de Facturación Electrónica

Requisitos mínimos para la emisión de las representaciones gráficas

De acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 29 de la resolución 000042 de 5 de mayo de 2020:

“Parágrafo 1. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15 y 18 del artículo 11 de esta resolución.

Para efectos del numeral 16 del artículo 11 de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en el «Anexo Técnico de la factura electrónica de venta».”

Numeral 1

De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, está denominada expresamente como factura electrónica de venta.

La representación gráfica debe expresar la frase factura electrónica de venta en todos los documentos

Numeral 2

De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

Numeral 3

Identificación del adquirente, según corresponda, así:

A) De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT del adquirente de los bienes y servicios.

B) Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria -NIT.

Si no hay razón social se debe registrar el nombre del adquirente y su identificación

C) Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) de este numeral.

Si no cumple con los puntos a y b se debe registrar en el nit «222222222222» y en razón social «consumidor final»

D) Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente, corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral.

Si cumple con los puntos b y c se debe registrar la dirección del adquirente

Numeral 4

De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Dian.

La resolución debe cumplir con estos datos en específico como se muestra a continuación

Numeral 5

Fecha y hora de generación.

Se debe imprimir la fecha y hora de generación del documento.

Numeral 8

De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se trate de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

La representación gráfica debe contar mínimo con los siguientes datos en los productos

Numeral 9

De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.

El total y subtotal se debe imprimir en la representación gráfica

Numeral 10

La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.

El método de pago se debe imprimir en la representación gráfica

Numeral 11

El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.

El medio de pago se debe imprimir en la representación gráfica

Numeral 12

De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, cuando corresponda.

Si la persona o empresa es agente retenedor de iva, autorretenedor, contribuyente del impuesto unificado o cumple con cualquiera del punto mencionado anteriormente es obligatorio que lo exprese en la representación gráfica, puede agregar esta información en el campo nota del emisor, pie de página o línea de información adicional

Información adicional

Línea de información adicional

Pie de página

Numeral 13

De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

La bolsa plástica debe contar como un items adicional e imprimirse como impuestos.

Numeral 15

El Código Único de Factura Electrónica -CUFE-.

El cufe debe imprimirse en la representación gráfica

Numeral 16

Para efectos del numeral 16 del artículo 11 de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en el «Anexo Técnico de la factura electrónica de venta».”

El tamaño mínimo que debe tener el código bidimensional QR es de 2cm para facilitar la lectura por los diferentes dispositivos. La Representación Gráfica La representación gráfica puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del OFE; como la generación está en formato XML, entonces cualquier herramienta informática de conversión de este formato a .pdf, .docx, u otros formatos digitales será suficiente para cumplir con lo previsto en la normatividad vigente. El requisito que debe cumplir es la inclusión del código bidimensional QR tal como se precisa arriba. Una alternativa a los formatos digitales es la impresión en papel de la representación gráfica diseñada de acuerdo con las necesidades del OFE. El requisito que debe cumplir es la inclusión del código bidimensional QR tal como se precisa arriba. La representación gráfica debe incluir el código QR en todas las páginas de los formatos digitales y de la impresión en papel de la factura electrónica. La representación gráfica siempre será “una representación, una imagen” de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN. Esto significa que el documento electrónico siempre será el que tenga valor legal para las autoridades nacionales. Si cualquier persona requiere validar la autenticidad de una representación gráfica, entonces deberá acceder al sitio web que la DIAN disponga para ello, activar el hiperenlace, diligenciar los campos de información, disparar el botón de Validación, y comparar lo que le muestra la respuesta devuelta por el sistema de facturación electrónica de la DIAN con lo que le exhibe la representación que tiene a la mano, y proceder en consecuencia. Si la información difiere, podrá denunciar el hecho a la DIAN, porque puede tratarse de un documento apócrifo, sin validez legal, y que podría ser la evidencia de una acción que amerita ser investigada fiscalmente, con las implicaciones comerciales

El código QR se debe imprimir en todas las hojas de la representación gráfica

Numeral 18

Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere

La información del software o proveedor tecnológico se debe imprimir en la representación gráfica

Requisitos mínimos para la emisión de la notas credito y debito

Las representaciones gráficas de las notas débito y las notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, deberán contener todos los requisitos mencionados en este artículo, salvo los requisitos contemplados en los numerales 5, 8 y 16 del presente artículo.

Notas débito, notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta. Cuando se elaboren notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, las mismas se deben incluir de manera individual o acumulada según el caso, en el contenedor electrónico y cumplir con los siguientes requisitos:

Numeral 1

Está denominada expresamente como nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta, según corresponda. La representación gráfica debe expresar la frase nota crédito o nota débito de la factura electrónica de venta, en todos los documentos

La representación gráfica debe expresar la frase nota debito de la facturacion electronica de venta o nota credito de la facturacion electronica