Manual de Usuario Portal De Recompra The Factory HKA

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Descripción del portal de Recompra

El portal de Compra o Recompra de The Factory HKA Colombia S.A.S. permite a nuestros clientes gestionar el proceso de compra o recompra de acuerdo a sus necesidades. A través de este portal, los clientes pueden registrar los datos del comercial y seleccionar el tipo de compra o recompra que desean realizar, entre las siguientes opciones:

• Paquete complementario (Solo folios)
• Horas de asesorías de soporte personalizada
• Plan integral con certificado incluido
• Integración completa, folios de recepción y desarrollo de representaciones gráficas (portal o cs)
• Certificado digital
• Otros servicios complementarios

Una vez seleccionada la opción correspondiente, se deben registrar los datos de la empresa y validar la información del representante legal, incluyendo los datos de contacto y la ubicación. Dependiendo del tipo de compra o recompra elegida, se solicitará la subida de los documentos correspondientes.

Es importante tener en cuenta los siguientes puntos clave en el caso de una compra o recompra del Certificado Digital:

1. El portal generará automáticamente el documento necesario para el proceso de recompra (en caso de Certificado Digital o Plan Integral), asegurando la inclusión precisa y eficiente de todos los datos relevantes.
2. La presencia del representante legal es fundamental durante el proceso de registro. Este deberá realizar la firma electrónica del documento en el momento de la recompra del Certificado Digital, lo cual es un requisito obligatorio para completar el proceso.
3. Para llevar a cabo el proceso de compra o recompra de manera adecuada, es necesario contar con el código del vendedor correspondiente. Este código deberá ser proporcionado al momento de realizar el registro en el portal.
4. El Registro Único Tributario (RUT) que se utilice en el proceso de compra o recompra del Certificado Digital debe ser descargado directamente de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Esto garantiza la validez y actualidad de la información tributaria proporcionada.
5. Es importante tener en cuenta que el certificado de la Cámara de Comercio no debe tener más de 1 mes de antigüedad al momento de realizar el registro. Esto asegura que la información sea actual y refleje el estado legal de la empresa.

Nuestro portal de Compra o Recompra está diseñado específicamente para clientes que están vinculados o ya están registrados para trabajar con The Factory HKA Colombia. A través de este proceso, garantizamos una gestión eficiente y precisa de los datos y documentos necesarios para formalizar su relación comercial con nuestra empresa.

Pasos para realizar el registro

Inicio

Se proporciona información sobre la política de tratamiento de datos. Es crucial que lo lean y verifiquen, ya que en ella se detalla el uso y la protección que se dará a los datos recopilados. Es fundamental estar informado acerca de cómo se maneja la información personal y cómo se respetará la privacidad de cada usuario.

• Para garantizar el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y la política de protección de datos, es necesario que ustedes acepten y estén de acuerdo con nuestras políticas de tratamiento de datos. Por favor, seleccionen la opción que indica su conformidad con la política de tratamiento de datos.

Una vez que seleccionen esta opción, se desplegará una pequeña ventana informativa donde se detalla el proceso de registro en nuestro sistema y se especifican los documentos necesarios para completar dicho registro. Es importante leer cuidadosamente esta información. Luego, podrán continuar seleccionando la opción Continuar y luego Siguiente.

Consideraciones antes de empezar en caso de compra de un Certificado digital:

Se recomienda tener en cuenta que antes de continuar con el proceso de compra o Recompra, se debe tener a mano los documentos que nos solicitan para poder subirlas en el portal, el Representante legal debe estar disponible para este proceso y dar continuar con el registro.

Estos Documentos que deben ser cargados los cuales son:

• Cédula del representante Legal
• RUT (No superior a 2Mb)
• Comprobante de pago
• Carta Notariada
• Formato de Recompra con The Factory HKA

Comercial

Es esta sección se solicitara la información del vendedor que ha adquirió para los productos con The Factory HKA Colombia SAS

Una vez que hayas registrado los datos, debes hacer clic en "VALIDAR", se abrirá una ventana de información. Para validar el código del comercial, hacemos clic en "Continuar" y "Siguiente".

Tipo de Recompra

En esta sección, encontraremos la información relacionada con la compra, recompra o emisión del Certificado Digital. Aquí se solicitará la información necesaria para realizar la recompra o emisión según el formato comercial diligenciado previamente. Es fundamental proporcionar la información correcta y completa para asegurar que el proceso se realice de manera adecuada. Esto garantizará que la recompra se lleve a cabo exitosamente o que el Certificado Digital sea emitido correctamente

• Es importante tener en cuenta que si se selecciona uno de los productos disponibles, no será posible seleccionar la opción de emisión del Certificado Digital, ya que la recompra se realizará sin relacionar el Certificado Digital.
• En caso de que la intención sea la emisión del Certificado Digital o un plan integral, no se permitirá la selección de los otros productos, ya que no están relacionados con la solicitud del Certificado Digital. Esto significa que las opciones correspondientes a los demás productos estarán desactivadas.
• El sistema activará o desactivará las opciones disponibles en función de lo que se seleccione, garantizando así que solo se elijan las opciones relevantes para la compra, recompra o emisión del Certificado Digital.
  

Empresa

En esta pestaña se da el registro de la empresa obteniendo sus datos. Seleccionamos Tipo de persona, Si es persona Natural o Si es persona Jurídica se registran los siguientes Datos: NIT y Digito Verificador Una vez, registrado los datos damos "CONSULTAR"

• Una vez consultados los datos de la empresa, el portal generará la visualización de la información del Representante Legal, los datos de contacto y la ubicación correspondiente. En caso de que desees realizar cambios en dicha información, podrás seleccionar la opción "Cambiar" para modificar los datos del representante.

Es importante tener en cuenta que los datos del representante deben coincidir con los del RUT (Registro Único Tributario). Es fundamental que la información sea coherente y precisa para evitar cualquier discrepancia o incongruencia en los datos.

Si necesitas hacer modificaciones en los datos del representante legal, asegúrese de que sean consistentes con los registrados en el RUT. Esto garantizará la veracidad y actualidad de la información relacionada con el representante legal de la empresa.

Documentos

En esta Sección, procedemos a cargar los documentos correspondientes para dar continuidad a la Compra o Recompra Sin el Certificado Digital. Es importante tener en cuenta que los documentos no deben exceder los 2 MB de tamaño. En total, se deben cargar 2 documentos, los cuales son los siguientes:

1. Comprobante de pago.
2. Formato de Recompra con The Factory HKA.

Adjuntar documentos sin el CD:

• Comprobante de pago

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Formato de Recompra con The Factory HKA

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

En esta Sección, procedemos a cargar los documentos correspondientes para dar continuidad a la Compra o Recompra de un Certificado Digital o de un plan integral. Es importante tener en cuenta que los documentos no deben exceder los 2 MB de tamaño. En total, se deben cargar 5 documentos, los cuales son los siguientes:

1. Cédula del representante Legal.
2. RUT (Directamente bajado desde la DIAN),(no debe superar los 2 MB).
3. Comprobante de pago.
4. Carta notariada.
5. Formato de Recompra con The Factory HKA.

Adjuntar documentos CD:

• Cédula del representante Legal

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Podemos visualizar el documento subido de la siguiente manera, de igual manera podemos ver una vista previa detallada del documento dando Click en la lupa

• Se puede dar una vista previa más detallada el documento que adjuntamos, podemos utilizar las herramientas señaladas para ver mejor el documento

• RUT

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

Igualmente podemos realizar una respectiva vista previa del documento

• Comprobante de pago

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Carta Notariada

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Formato de Recompra con The Factory HKA

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.