Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción
Este artículo desglosa los pasos clave para asignar manualmente eventos a las facturas de recepción, detallando los diferentes estados que pueden gestionarse, así como ejemplos de transiciones de estados comunes. Además, se explora la opción de generar eventos con un solo clic, lo que simplifica aún más el proceso, o generar los eventos de forma masiva.
Esperamos que esta guía sea de utilidad para comprender y gestionar de manera efectiva los eventos asociados a las facturas de recepción, garantizando un control preciso y una administración eficiente de los documentos en el portal.
Sumario
Asignación de Eventos Manual
En esta sección se proporciona información detallada sobre la asignación manual de eventos a una factura de recepción.
Asignación de estatus/eventos a Factura de Recepción
Esta sección detalla el registro histórico de operaciones realizadas en un documento por parte de la empresa receptora. La gestión de documentos incluye la siguiente información:
Fecha de registro
Representa la fecha de registro de cada acción aplicada al documento, como la radicación o carga inicial y cambios de estatus subsiguientes.
Creado por
Muestra la dirección de correo electrónico del usuario receptor responsable de aplicar el cambio de estatus.
Estatus
Indica el estado asignado al documento. El sistema asigna automáticamente dos estados: "Radicado" (cuando el documento se carga exitosamente) y "Entregado" (cuando un usuario receptor consulta el detalle del documento).
Comentarios
Refleja cualquier comentario asociado al momento de asignar un estatus (consulte la Figura 29 para obtener más detalles).
El botón verde "Verificar" abre una ventana que permite gestionar el documento por estatus. En esta ventana, se muestran los estatus disponibles para asignar al documento y un campo de "Detalle" para ingresar observaciones relacionadas con el estatus.
Los estados estándar que gestiona el portal son:
- Recibido
- Aceptado
- Rechazado
- Pagado
- Otro
- En Verificación
- En Verificación por Emisor
- Proceso de pago
Los estados de ejemplo configurados en el catálogo son:
- Contabilidad
- Proceso
- Administración
Los estados "Radicado" y "Entregado" se gestionan automáticamente por el sistema y no están disponibles para selección por parte del usuario. "Radicado" se asigna a cada documento cargado en el portal, ya sea por el usuario receptor o el proveedor. "Entregado" se asigna cuando el receptor consulta el detalle del documento en la lista de documentos recibidos.
Cuando un documento tiene el estado actual "Entregado", para que pueda cambiar a un estado "Aceptado" o "Rechazado", debe pasar primero por el estado "Recibido".
Ejemplos de asignación de estados del documento:
- Entregado - Recibido - Próximo estado (cualquier estado estándar o del catálogo).
- Entregado - Proceso - Próximo estado (Recibido, Otro, del catálogo).
- Entregado - Otro - Próximo estado (Recibido, del catálogo).
Los estados "Rechazado" o "Pagado" indican el final de la gestión del documento, lo que significa que ya no es posible cambiar a un nuevo estado.
Generación de eventos con un solo clic
Al seleccionar la opción para asignar un estatus, verá un cuadro donde puede optar por generar el evento de acuse de recibo o los eventos de aceptación expresa o reclamo de manera directa.
Después de guardar los datos del usuario encargado de generar el evento, el portal mostrará un cuadro indicando los eventos que se están generando.
Posteriormente, podrá ver los eventos generados en su historial.
Radicación Masiva de Eventos
La radicación masiva de eventos en el portal RE de The Factory HKA es un proceso esencial para gestionar múltiples documentos de manera eficiente. Los siguientes pasos te guiarán a través de este proceso:
- Pasos para Programar Reportes en WikiMedia
Paso 1: Accede a la Sección Reportes -> "Reportes Programados".
Paso 2: Selecciona el rango de radicación de los documentos.
Paso 3: Haz clic en "Guardar" y aparecerá el siguiente mensaje.
Paso 4: Luego, podrás ver los detalles del reporte programado.
Siguiendo estos pasos, podrás llevar a cabo la radicación masiva de eventos de manera efectiva en el portal RE de The Factory HKA, garantizando un control preciso y una administración eficiente de tus documentos.
