Tips y Recomendaciones

En esta sección encontrarás consejos y recomendaciones que te ayudarán a aprovechar al máximo nuestros productos y a disfrutar de una experiencia sencilla y agradable durante todo el proceso.

Entendemos que los procesos pueden parecer desafiantes, pero estamos siempre atentos y dispuestos para acompañarte en cada paso.

Queremos que sientas confianza y comodidad al utilizar nuestros servicios, y que tu experiencia sea siempre positiva.

A continuación, te mostraremos tips para cada producto:

HKA Factura

• Asegurarte siempre estar en el portal de Producción, y no DEMO, para tus transacciones reales.

• Para solicitar prefijos ante la DIAN y deben de asociarlos con TFHKA, se recomienda NO solicitarlos con números al final o prefijos usados con otro PT.

• Si se tienen diferentes eventos de usuario, tener para cada uno sus respectivos prefijos de FV, Cont, NC, ND, etc.

• Cuando se quiera generar un DS siempre asegurarse de que el proveedor tenga RUT, de lo contrario NO será posible generar el documento.

• Si se requiere editar o eliminar algún producto, asegurarse de haberlo usado en alguna transacción y no requerirlo para hacerle seguimiento.

• Si eres generas documentos desde integración y debes realizar notas débito o crédito y debes hacerlo desde el portal, debes crear los productos y el cliente respectivo ya que no quedan.

• Al finalizar el día, se recomienda siempre validar que todos los documentos generados estén en la DIAN y sean visibles en el portal.

• Se recomienda, y antes de cualquier escenario que tiene que ver con facturación, enviar una carta donde detallemos los escenarios y si es necesario poder seguir facturando sin contingencia.

• La dirección que se ve en la representación gráfica (PDF) es la diligenciada en el establecimiento elegido con el prefijo del documento.

• El correo diligenciado en Datos Fiscales debe ser el establecido en la DIAN, por temas de notificaciones de manera obligatoria.

• Verificar con el uso de filtros correctamente el reporte que se desea descargar o solicitar, ya que estos dos módulos deben coincidir haciendo uso de los mismos filtros.

HKA Recepción

• Antes de sincronizar el correo tener vacía las bandejas de Entrada y Spam, solo mantener los documentos que se desean cargar.

• Antes de generar eventos a sus fact. de cred. asegurarse del proceso a gestionar ya que los eventos NO son reversibles.

• Verificar con el uso de filtros correctamente el reporte que se desea descargar o solicitar, ya que estos dos módulos deben coincidir haciendo uso de los mismos filtros.

• Para cargar un doc. de manera manual deben verificar su validez en la DIAN con su respectivo CUFE - Link.

• No se pueden revertir los infodatos.

HKA Nómina

• Asegurarte siempre estar en el portal de Producción, y no DEMO, para tus nóminas reales.

• Al crear prefijos de Nómina NO usar números, ya que por normatividad NO es posible.

• Si la carga masiva de NE es extensa, se recomienda seccionarla en partes y cargarla en partes por si se identifica algún error.

¿Con quién y cómo comunicarme?

• Si eres cliente de integración, te recomendamos siempre una primera validación con tu casa de software ante cualquier situación o operación.

• Enviar datos del emisor y del inconveniente, al comunicarse con TFHKA.

• En qué casos contactarse con: Ventas, Facturación o área Integración/Soporte.