Reportes - Portal HKARecepción
Módulo de Recepción Electrónica - Reportes
Este módulo forma parte del sistema de Recepción Electrónica y permite a los usuarios generar reportes detallados de los documentos recibidos. Se ofrecen dos tipos de reportes:
Reporte en Línea
Reporte Programado
Todos los usuarios tienen acceso a estas herramientas para consultar información de forma eficiente.
Para ayudar a comprender cómo usar este módulo, puedes ver el siguiente video de guía:
📺 Guía en Video
🧾 Reporte en Línea
El Reporte en Línea permite obtener información en tiempo real, exportable en formato .CSV. Es ideal para consultas rápidas con filtros específicos.
Características
Filtros por fecha, tipo de documento, proveedor, entre otros.
Máximo 2000 registros por consulta.
Si no se indica un rango de fechas, se limita a los últimos 30 días.
El periodo máximo por reporte es de 35 días.
🧮 Campos del Reporte
| # | Campo | Descripción |
|---|---|---|
| 1 | id | Identificador único del documento |
| 2 | Tipo de Documento | Clase de documento recibido (factura, nota crédito, etc.) |
| 3 | Nro de documento | Número asignado al documento |
| 4 | Factura Referenciada | Factura a la que hace referencia el documento |
| 5 | Proveedor | Nombre o razón social del proveedor |
| 6 | Tipo de Proveedor | Clasificación del proveedor |
| 7 | Tipo de identificación | Tipo de documento de identificación del proveedor |
| 8 | Número de identificación | Número de identificación del proveedor |
| 9 | Fecha de Emisión | Fecha en que se emitió el documento |
| 10 | Fecha de Recepción | Fecha en que se recibió el documento |
| 11 | BASE | Valor base de la transacción |
| 12 | IVA | Impuesto aplicado sobre el valor base |
| 13 | BASE + IVA | Suma del valor base más el IVA |
| 14 | TOTAL FACTURA | Monto total del documento |
| 15 | NOTE | Información adicional del documento |
| 16 | Zona | Ubicación o área relacionada con la transacción |
| 17 | Línea de Negocio | Sector al que pertenece la operación |
| 18 | Estatus Actual del Documento | Estado en el que se encuentra el documento |
| 19 | Orden de Compra | Número de la orden de compra asociada |
| 20 | Cufe | Código único del documento |
| 21 | Fecha de Modificación | Última fecha en que se modificó el documento |
| 22 | Último Usuario | Usuario que realizó la última modificación |
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🔍 Recomendaciones
- Si requiere más de 2000 documentos, utilice la opción Reporte Programado.
🧭 ¿Cómo Generar un Reporte en Línea?
Paso 1: Diríjase a la sección Documentos
Paso 2: Seleccione los filtros deseados
Los obligatorios están marcados en rojo (ej. Rango de radicación).
Los opcionales tienen fondo amarillo.
⏰ Reporte Programado
El Reporte Programado permite generar reportes masivos que el sistema prepara automáticamente para su descarga en un plazo de hasta 24 horas. Se entrega en formato .CSV o archivo plano.
Características
Recolecta todos los documentos dentro del rango especificado.
Máximo de 35 días por reporte. Un mes por solicitud.
📋 Campos del Reporte Programado
Los campos son similares al reporte en línea, con ligeras variaciones en los nombres. Se incluyen datos como:
| # | Campo | Descripción | |
|---|---|---|---|
| 1 | Nit_Proveedor | ID del proveedor | |
| 2 | Razon_Social_Proveedor | Nombre del proveedor | |
| 3 | Fecha_Emision | Fecha de emisión | |
| 4 | Fecha_Recepcion | Fecha de recepción | |
| 5 | Tipo_Documento | Tipo de documento | |
| 6 | Consecutivo_Documento | Número secuencial | |
| 7 | Total_Documento | Monto total | |
| 8 | Cufe_Documento | Código único | |
| 9 | Estatus_Documento | Estado del documento | |
| 10 | Metodo_Pago | Forma de pago | |
| 11 | UltimoUsuario | Última modificación | |
| 12 | Nota | Observaciones | |
| 13 | Notas_Atadas | Incluyen los campos extra de cualquier documento | |
| 14 | Orden_Compra | Número de orden | |
| 15 | Base | Monto base | |
| 16 | IVA | Impuesto aplicado | |
| 17 | BaseIVA | Base para IVA | |
| 18 | Zona | Región asociada | |
| 19 | Linea_de_Negocio | Línea de negocio | |
| 20 | Fecha_Modificacion | Última actualización |
🧭 Generación de Reportes Programados en el Portal de Recepción
Esta sección describe el procedimiento para generar un Reporte Programado en el Portal de Recepción.
- Pasos para la Programación de Reportes en el portal de Recepción
-
Paso 1: Navegar a la sección Reportes -> "Reportes Programados". -
Paso 2: Definir el rango de fechas de radicación de los documentos a incluir. -
Paso 3: Confirmar la configuración haciendo clic en "Guardar". -
Paso 4: Visualizar y verificar los detalles del reporte programado.
Instrucciones Detalladas
1. Acceder a "Reportes Programados": Desde el menú principal, localice y seleccione la opción Reportes, luego haga clic en "Reportes Programados". Esta acción lo dirigirá a la interfaz de configuración correspondiente.
2. Seleccionar el Rango de Radicación: Especifique el intervalo de fechas que abarcarán los documentos a incluir en el reporte. Asegúrese de ingresar correctamente las fechas para obtener resultados precisos.
3. Guardar la Configuración: Una vez definido el rango, haga clic en el botón "Guardar". El sistema confirmará que la configuración ha sido almacenada satisfactoriamente.
4. Verificar los Detalles del Reporte: Después de guardar, se mostrarán los detalles del reporte programado. Revise cuidadosamente esta información para validar su exactitud antes de proceder con la generación del reporte.
Recomendaciones:
- Para editar la configuración de un reporte programado existente, acceda nuevamente a esta sección y realice los cambios necesarios.
- Verifique que el rango de fechas seleccionado coincida exactamente con el periodo de radicación que desea analizar.
Recuerde que si desea otro reporte con campos adicionales o campos específicos, debe contactar con el área de ventas