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Creación de un Nuevo RIPS
En esta sección, podrá generar un nuevo Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS). El sistema lo guiará a través de una serie de pasos para seleccionar el tipo de RIPS, los usuarios de salud involucrados y la información detallada de la atención prestada, permitiendo la creación de los datos necesarios para la transcripción de la información. A continuación, se detalla el proceso para iniciar la creación de un nuevo RIPS:
- 1. En el menú de la izquierda, localice y haga clic en la opción RIPS (marcado con el número 1 en la imagen A ).
- 2. Al hacer clic en "RIPS", se desplegará un submenú. Dentro de este submenú, haga clic en Nuevo RIPS (marcado con el número 2 en la imagen A ).
- 3. Al seleccionar "Nuevo RIPS", el sistema generará automáticamente un código o número de identificación único para este nuevo RIPS. Este código se mostrará en la parte superior de la sección "Nuevo RIPS".
- 4. A continuación, se presentará una interfaz dividida en secciones numeradas. La primera sección, 1. Selección del Tipo de RIPS (marcada con el número 3 en la imagen), ofrece al usuario la opción de elegir el tipo de RIPS que desea crear.
Selección del Tipo de RIPS
En esta sección, el usuario debe seleccionar el tipo de RIPS que desea generar, eligiendo entre las siguientes opciones:
- RIPS con Factura Electrónica: Este tipo de RIPS se utiliza para reportar las prestaciones de servicios de salud que están respaldadas por una factura electrónica válida fiscalmente. Es el reporte estándar para la mayoría de las transacciones.
- Nota Crédito: Seleccione esta opción para generar un documento que disminuye o anula total o parcialmente el valor de una factura electrónica previamente emitida. Se utiliza en casos de devoluciones, descuentos posteriores a la facturación o corrección de errores que implican una reducción del monto a pagar.
- Nota Débito: Elija esta opción para generar un documento que incrementa el valor de una factura electrónica ya emitida. Se utiliza cuando se han incurrido en costos adicionales no incluidos en la factura original o para corregir errores que implican un aumento del monto a pagar.
- Nota de Ajuste: Utilice esta opción para realizar correcciones o modificaciones en la información de un RIPS previamente generado y facturado electrónicamente, sin alterar los valores monetarios reportados. Esto puede incluir la corrección de datos del paciente, códigos de diagnóstico, o información del servicio prestado que no afecten el costo final.
- Sin Factura: Seleccione esta opción para reportar las prestaciones de servicios de salud que, por su naturaleza o por normativas específicas, no requieren el soporte de una factura electrónica. Esto podría incluir ciertos tipos de atenciones o reportes informativos.
La elección del tipo de RIPS es crucial, ya que determinará la información adicional requerida en los siguientes pasos del proceso de generación.
Selección de Usuarios para el RIPS
Una vez seleccionado el tipo de RIPS como RIPS con Factura Electrónica, el sistema mostrará un cuadro de diálogo titulado: Selección de Usuarios.
Este cuadro de diálogo permite asociar al RIPS a uno o varios pacientes previamente registrados en la sección de "Creación de Usuarios". Para realizar la selección, el usuario cuenta con un campo de búsqueda inteligente donde puede ingresar una de estas opciones:
- Número de Identificación del Paciente
- Nombre del Paciente
A medida que se ingresan caracteres en el cuadro de búsqueda, se desplegará dinámicamente un listado de pacientes que coincidan con la información proporcionada. El usuario podrá seleccionar uno o varios pacientes de esta lista para incluirlos en el RIPS que se está generando.
Añadir Servicios al RIPS
Una vez que se han seleccionado los pacientes para el RIPS, el siguiente paso consiste en añadir los servicios de salud prestados a cada uno de ellos. Este proceso se realiza a través de las siguientes acciones:
- Buscar Servicio: (Marcado con el número 6 en la imagen) Utilice el cuadro de búsqueda proporcionado para localizar el servicio deseado. Puede realizar la búsqueda ingresando:
* El nombre del servicio (por ejemplo: "Consulta").
- Seleccionar Servicio: (Marcado con el número 7 en la imagen) A medida que ingresa términos en el cuadro de búsqueda, se mostrará un listado de servicios que coinciden con su búsqueda. Revise los resultados y haga clic sobre el servicio específico que desea añadir al RIPS para el paciente seleccionado.
- Agregar el Servicio: Tras seleccionar un servicio de la lista, deberá haber un mecanismo (que no se muestra explícitamente con un icono "+" en esta vista, pero que se infiere del flujo) para confirmar y agregar este servicio al RIPS del paciente actual. Busque un botón o icono con una indicación clara de "Agregar" o un símbolo "+" para incluir el servicio seleccionado en la lista de servicios del RIPS.
Una vez agregado, el servicio aparecerá listado debajo del nombre del paciente, mostrando información relevante como el nombre del servicio, el tipo (por ejemplo, "Consulta") y el estado (por ejemplo, "Activo: Sí"). Repita estos pasos para añadir todos los servicios prestados a cada uno de los pacientes incluidos en el RIPS.
Datos Adicionales
En esta sección, se solicita información adicional relevante para el RIPS. Actualmente, el sistema requiere el diligenciamiento del siguiente campo obligatorio (indicado con un asterisco *):
- Número de Factura: (Señalado con una flecha en la imagen) En este campo, el usuario debe ingresar el número de la factura electrónica asociada a los servicios que se están reportando en el RIPS. Es crucial ingresar esta información de manera precisa, ya que es un dato fundamental para la validez fiscal del reporte.
Una vez que se ha ingresado el número de factura (y cualquier otro campo adicional que pudiera aparecer en esta sección en el futuro), el usuario debe proceder a guardar la información hasta este punto del proceso.
Guardar: (Señalado con una flecha hacia un botón azul en la imagen) Al hacer clic en el botón Guardar, la información ingresada en las secciones anteriores (selección de pacientes y adición de servicios) y en la sección actual de Datos Adicionales (Número de Factura) se almacenará en el sistema. Es importante guardar periódicamente para evitar la pérdida de datos y para ir avanzando en la complementación del RIPS.
Después de guardar, el sistema podría permitir continuar con otras etapas del proceso de generación del RIPS.
Cargar Documento XML (Attached Document)
En este paso, el sistema requiere la carga del archivo XML correspondiente a la factura electrónica de los servicios reportados en el RIPS. Este documento adjunto es fundamental para cumplir con los requisitos fiscales y normativos.
Acción: Para cargar el archivo XML, el usuario tiene dos opciones:
- Arrastrar y soltar: (Indicado en la interfaz con el texto "Arrastra y suelta tu archivo XML aquí") Si el archivo XML se encuentra fácilmente accesible en su equipo, puede seleccionarlo con el cursor del ratón y, manteniendo el botón presionado, arrastrarlo hasta el área designada en la interfaz. Al soltar el botón del ratón dentro de esta área, el archivo comenzará a cargarse automáticamente.
- Seleccionar desde el equipo: (Indicado en la interfaz con el texto "o haz clic para seleccionar un archivo") Alternativamente, el usuario puede hacer clic en el área designada. Al hacerlo, se abrirá una ventana del explorador de archivos de su sistema operativo, permitiéndole navegar por sus carpetas y seleccionar el archivo XML de la factura electrónica que desea cargar. Una vez seleccionado el archivo y confirmada la acción, la carga comenzará.
Importante: Antes de proceder con la carga, asegúrese de que el archivo XML de la factura electrónica (Attached Document) ya ha sido generado y descargado en su equipo. Verifique que sea el archivo correcto y que no esté dañado para evitar errores en el proceso de validación del RIPS.
Una vez que el archivo XML se haya cargado exitosamente, el sistema podría mostrar una notificación de confirmación y permitirle continuar con el siguiente paso en la generación de RIPS.
Generación y Transmisión del RIPS
Una vez completados los pasos anteriores, incluyendo la selección de pacientes, la adición de servicios y la carga del documento XML de la factura electrónica, el proceso de generación y transmisión del RIPS se finaliza con una única acción.
Generar RIPS: (Señalado con una flecha hacía un botón verde con un icono de documento en la imagen) Para completar el proceso, el usuario debe hacer clic en el botón Generar RIPS. Al realizar esta acción, el sistema tomará toda la información ingresada y validada en los pasos previos para crear el archivo RIPS final, siguiendo los estándares y la estructura requerida por la normativa vigente.
Transmisión Electrónica: Simultáneamente con la generación del archivo RIPS, o inmediatamente después, el sistema realizará la transmisión electrónica de este archivo al Ministerio de Salud. Este proceso de transmisión se realiza de forma automática y transparente para el usuario, sin necesidad de acciones adicionales.
Tras hacer clic en "Generar RIPS", el usuario podría recibir una notificación en pantalla indicando que el proceso de generación y transmisión se ha completado exitosamente. Es recomendable verificar el envío del RIPS en el sistema de la entidad correspondiente para asegurar el cumplimiento normativo.
Con la finalización de este paso, el RIPS habrá sido generado y transmitido electrónicamente, concluyendo el proceso de reporte de la prestación de servicios de salud.
Listado de RIPS Emitidos
Una vez generado el RIPS, el sistema redirige automáticamente al módulo “Listado de RIPS Emitidos”, el cual permite visualizar los registros de RIPS que han sido generados y enviados desde la plataforma.
✨ Características principales
- 🔎 Seguimiento detallado de los RIPS según su tipo 📄, estado ✅ y registro del envío y validación 🔗.
📋 Información visible en cada fila del listado
- 🔢 Número consecutivo: Identificador que distingue cada RIPS emitido (ej. #16, #17...).
- ✅ Estado: Muestra el resultado del envío del RIPS. Si es exitoso, se visualiza como “VALIDADO” con recuadro verde.
- 🕒 Fecha y hora de emisión: Registra el momento exacto en que se generó el RIPS, en formato de 24 horas (ej. 13:33:46).
- 📄 Tipo de RIPS: Clasificación según su origen o finalidad. Puede ser:
- RIPS con factura (RIPS-FEL): Asociado a una Factura Electrónica de Venta.
- RIPS de nota crédito: Reporte relacionado con una Nota Crédito.
- RIPS de nota débito: Reporte vinculado a una Nota Débito.
- RIPS de nota de ajuste: Usado para corregir información no financiera (fechas, códigos, descripciones), sin generar un documento fiscal.
- RIPS sin factura: Emitido sin documento de venta asociado.
- 🧾 Mensaje: Muestra el CUV, que es el código con el que se puede consultar el estado del RIPS ante el Ministerio de Salud.
- 👁️ Acciones: Botón con ícono de ojo que permite abrir una vista detallada del registro, con toda su información técnica y asistencial. 👉 Para más detalles, vea la sección 🔍 Visualización del detalle del RIPS.
💡 Recomendación
Revise este módulo después de cada emisión para confirmar que los RIPS hayan sido procesados correctamente.