Configuración - Portal DRecepción Validación Previa
📑 Sumario - Recepción
📌 Consideraciones generales para la configuración del correo electrónico en el portal de recepción ⬆️
🔄 Carga de documentos
Todos los documentos en la bandeja de entrada del correo configurado se cargarán en HKA Recepción, sin importar la fecha. Si tiene correos antiguos, muévalos a otra carpeta para evitar consumos innecesarios de transacciones.
🔐 Seguridad de la cuenta
Cada vez que cambie la contraseña de su correo debe reconfigurar la contraseña de aplicaciones en el portal de recepción. La contraseña anterior se elimina automáticamente y sin la nueva no podrá acceder a sus datos.
📨 Cuenta exclusiva de recepción
Utilice una cuenta única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. Recuerde configurar nuevamente la contraseña de aplicaciones cuando sea necesario para evitar inconvenientes.
⏱️ Tiempos estimados
El sistema lee los correos en promedio a los 30 minutos de la configuración. Una vez movidos a la carpeta de descarga, la carga en el portal toma cerca de 15 minutos. Estos tiempos pueden variar según el tráfico de información.
A continuación encontrará unas recomendaciones importantes.
Que podrá visualizar el video de apoyo:
📧 2. Configuraciones según el dominio de correo ⬆️
Para usar HKA Recepción es necesario contar con una cuenta de correo única y exclusiva para la recepción de documentos electrónicos. A continuación encontrará la guía de configuración según el dominio de correo:
2.1 Configuración con Gmail
Si su cuenta es de Gmail, siga estos pasos para completar la configuración:
En caso de que en su configuración no encuentre la opción de "verificación en dos pasos", debe acceder desde su administrador de Dominio y realizar el siguiente proceso:
Si la opción para crear contraseñas de aplicaciones no aparece en tu cuenta de Gmail, verifica lo siguiente:
- Puede deberse a que la verificación en dos pasos no está activada.
- En la sección "Verificación en dos pasos", busca la opción "Contraseñas de aplicaciones" al final de la pantalla.
- Si la verificación en dos pasos está activada, pero no ves la opción, podría ser porque solo está configurada para llaves de seguridad o que la cuenta tiene Protección Avanzada, que no permite crear contraseñas de aplicaciones.
- Si tienes Protección Avanzada, no podrás crear contraseñas de aplicaciones. La Protección Avanzada es una medida de seguridad más fuerte y reemplaza la opción de contraseñas de aplicaciones. En este caso, se recomienda crear una nueva cuenta de Gmail personal, destinada solo para la recepción de documentos. Debe informar a sus proveedores sobre el nuevo correo y configurar o actualizar en su portal DIAN en Correo electrónico para recepción de facturas.
- Si la verificación en dos pasos solo está configurada para llaves de seguridad, elimina las llaves de seguridad y vuelve a configurar la verificación en dos pasos para incluir la opción de contraseñas de aplicaciones.
- Si cambias la contraseña de tu cuenta de Google, las contraseñas de aplicaciones se revocarán automáticamente y debe ser creada nuevamente.
Una vez realizado este proceso pueden intentar nuevamente la configuración de su correo gmail.
2.2 Configuración Hotmail/Outlook
Esta sección explica cómo configurar cuentas de correo bajo Hotmail y Outlook para la recepción de documentos electrónicos. Se detallan los pasos para configurar tanto cuentas personales como cuentas pertenecientes a dominios corporativos de Office 365.
A continuación, se explica la configuración de la cuenta personal:
2.2.1 – Configuración cuenta personal
Para configurar su cuenta Hotmail personal para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
Pasos complementarios para la cuenta correo
Para configurar su cuenta de correo perteneciente a un dominio de Office 365 para la recepción de documentos electrónicos debe seguir los siguientes pasos:
2.2.2 – Configuración cuenta corporativa
Para ver la configuración de cuentas corporativas, consulte el siguiente artículo: Configuración Microsoft Office 365 (OAUTH)
2.3 Configuración Yahoo
Para configurar su cuenta Yahoo para la recepción de documentos electrónicos debe realizar los siguientes pasos:
2.4 Configuración Zoho
Puede configurar su cuenta de Zoho Mail en cualquier cliente IMAP estándar con los datos de la configuración que aparecen a continuación.
Configuración de servidor entrante
(usuarios personales con una dirección de correo electrónico,nombredeusuario@zoho.com ó nombredeusuario@zohomail.com):
Nombre de servidor entrante: imap.zoho.com
Puerto: 993 Requerir
SSL: Sí
Nombre de usuario: nombredeusuario@zoho.com ó nombredeusuario@zohomail.com
Configuración de servidor entrante (usuarios de la organización con una dirección de correo electrónico basada en dominios, sunombre@sudominio.com): Nombre de servidor entrante: imappro.zoho.com
Puerto: 993 Requerir
SSL: Sí
Nombre de usuario: sunombre@sudominio.com
Configuración de vista de carpetas del IMAP Un buzón con muchas carpetas y capacidad puede ser engorroso para efectos de visualización y sincronización de los correos electrónicos en los clientes con el IMAP.
Para optimizar el rendimiento de los clientes con IMAP, puede seleccionar las carpetas que desee sincronizar con el IMAP mediante los pasos que se indican a continuación:
- -Inicie sesión en Zoho Mail
- -Vaya a Configuración
- -Navegue a Cuentas de correo>> Acceso al IMAP
- -En la sección Acceso al IMAP, haga clic en Abrir ahora la configuración de carpeta.
- -Seleccione las carpetas que desee ver en los clientes con IMAP.
Nota: Una vez realizada la configuración interna de correo se generarán de manera automática las carpetas TFHKA -> Recepción -> Descargados/Erróneos
2.5 Configuración para correos de dominio propio
En esta sección se describen los servidores de correo de dominio propio que son compatibles con la plataforma HKA recepción.
Nota: los servidores de correo aquí descritos aún no son la totalidad de los que son compatible, si su servidor de correo no se encuentra en este listado, se recomienda hacer pruebas de conexión con la plataforma hka recepción.
Pasos Básicos para todos los dominios propios:
- 1: Activar del IMAP, o dar permisos de IMAP a la cuenta de correo que se va a configurar.
- 2: Obtener las claves de acceso ya sea de la cuenta o de la aplicación según sea el caso.
- 3: Validar el servidor y el puerto de conexión para IMAP.
- 4: Sincronizar el correo en HKA Recepción.
- 5: Activar las carpetas (si no están activas) en la cuenta de correo sincronizada.
- 6: esperar 20 minutos y validar carga de correos.
| Dominio | Servidor | Puerto | SSL |
|---|---|---|---|
| GoDaddy | imap.secureserver.net | 993 | Si |
| Colombia Hosting | mail.dominio.com | 993 | Si |
| Latinoamérica Hosting | mail.dominio.com | 993 | Si |
| Blue Host | mail.dominio.com | 993 | Si |
| Web comercial | mail.dominio.com | 993 | Si |
| Dungee | mail.dominio.com | 993 | Si |
| Hostinger | imap.hostinger.com | 993 | Si |
| Inmotion hosting | secure249.inmotionhosting.com | 993 | Si |
| Yandex | imap.yandex.com | 993 | Si |
| Edgeuno | pop.edgeuno.mail | 993 | Si |
| Publicar dominio propio | ubicar información en el hosting | 993 | Si |
En los dominios propios hay que ubicar la configuración manual del correo en el hosting. Algunos casos de ejemplo en los que puede tener un servidor diferente al nombre del dominio son los siguiente: GoDady y webmail
Observaciones para dominios propios:
- Si usted usa la herramienta Roundcube para acceder a su cuenta de correo de dominio propio, es necesario que al realizar la sincronización de su correo con el portal active las carpetas que se crean de manera automática.

- En caso de que en su cuenta de correo no se creen las carpetas después de haber sincronizado con la plataforma HKA Recepción y haya verificado que no las ve inactivas como en el punto anterior, puede crearlas manualmente.
2.6 Configuración Servidor Siteground
- Sigua estos pasos para configurar en el servidor Siteground
Configuración de correo en el portal
Advertencia: Todos los documentos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada del correo de recepción que configure en el sistema, serán cargados en su plataforma HKA Recepción sin importar en que fecha hayan sido recibidos. Si usted tiene documentos antiguos en su bandeja principal se recomienda que los mueva a una carpeta diferente para evitar que su plataforma HKA Recepción realice carga de los mismos y genere un consumo de transacciones.
Para configurar su correo de recepción en el portal HKA Recepción debe seguir el siguiente proceso:
3. Listado de servidores y puertos ⬆️
| Correo | Servidor | Puerto |
|---|---|---|
| Gmail | imap.gmail.com | 993 |
| Hotmail | Outlook.office365.com | 993 |
| Yahoo | export.imap.mail.yahoo.com | 993 |
4. Configuración de correo en la DIAN para Recepción Electrónica ⬆️
En el siguiente video encontrará los pasos a seguir para la configuración del correo en la DIAN para Recepción Electrónica.
Vincular Usuarios con Proveedores y Categorías
La asociación de usuarios a proveedores y categorías permite distribuir los documentos a gestionar entre los usuarios del sistema, con el fin de agilizar el proceso de gestión de documentos dentro de la organización. Esta función permite que el usuario principal y los usuarios administradores asocien proveedores y categorías a los usuarios internos con rol de recepción que se encuentren activos y tengan confirmada su cuenta.
Condiciones de vinculación para un usuario Administrador
- La opción solo será visible si se tiene el permiso activo.
- Los usuarios listados para vincular serán aquellos con un rol inferior al de Administrador, es decir, Avanzado y Básico.
- La vinculación de usuarios como Administrador será asignada por el usuario Principal (Root).
Registrar Usuarios Interno

La creación de nuevos usuario a la cuenta se encuentra disponible por usuario principal y usuarios Administrador. Ir a Configuración → Usuarios (Ver Figuras 9).
La pantalla dispone de:
- Lista de usuarios registrados con información nombre, correo, status y acciones.
- Filtro de búsqueda de forma alfabética.
- Botón agregar usuario para el registro.
Para iniciar presione Agregar Usuario. (Ver Figuras 10).

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para crear el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
- Perfil: Configuración de nombre y correo.
- Aplicaciones: Permite seleccionar ala aplicación Emisión - Recepción de forma individual o múltiple.
- Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario por aplicación, pueden ser:
- Básico
- Avanzado
- Administrador
- Permisos: Permite ajustar los permisos del usuario por aplicación.
- Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario, solo aplica para los usuarios con aplicación de Emisión.
Perfil Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema. Al culminar presione siguiente (Ver Figura 11).

Aplicación Seleccionar el tipo de aplicación del portal que desee configurar al nuevo usuario, Portal Emisión y Portal Recepción, es posible la selección múltiple o individual (Ver Figura 12).

Roles Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
- Administrador
- Avanzado
- Básico
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección. Para continuar presione Siguiente. (Ver Figura 13).

Si la aplicación seleccionada para el usuario fue múltiple (Emisión y Recepción) en la selección de Roles se listarán los 3 niveles de Roles para cada el portal en forma paralelo, se debe seleccionar la pestaña superior identificada por cada portal y seleccionar el tipo de Rol. Para continuar presione Siguiente. (Ver Figura 14).

Permisos Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos" esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seleccionados. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema (Ver Figura 15).

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol de Recepción, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
- Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
- Avanzado: Acceso para acciones de comprobantes, realizar invitaciones de proveedor y consultas de catálogos.
- Básico: Acceso básico con opciones limitadas de sólo consultas de comprobantes y catálogos.
| Permiso/Rol | Administrador | Avanzado | Básico |
|---|---|---|---|
| Ver Proveedores | X | X | X |
| Enviar invitación | X | X | |
| Enviar Invitación Masiva | X | X | |
| Eliminar invitaciones | X | ||
| Cambiar estatus de invitaciones | X | ||
| Ver Estatus | X | X | X |
| Crear Estatus | X | ||
| Editar estatus | X | ||
| Eliminar estatus | X | ||
| Ver Comprobantes | X | X | X |
| Ver Detalle | X | X | X |
| Subir Representación Gráfica | X | X | |
| Eliminar Representación Gráfica | X | X | |
| Gestión de Representación Gráfica | X | X | X |
| Verificar estatus | X | X | X |
| Subir documentos | X | X | X |
| Configuración de Anexos | X | ||
| Configuración de Usuarios | X | ||
| Usuarios | X | X | |
| Crear Usuarios | X | ||
| Editar Usuarios | X | ||
| Eliminar Usuarios | X | ||
| Editar Permisos Usuario | X | ||
| Agregar Aplicación | X | ||
| Descargar archivos adjuntos | X | X | |
| Editar anexos | X | X | |
| Eliminar anexos | X | ||
| Vincular Proveedores y Infodatos | X | ||
| Cambio contraseña | X | X | X |
Establecimiento Esta sección no se requiere para los usuario receptores. Para culminar presione Guardar (Ver Figura 16).

Al culminar, si el registro fue creado satisfactoriamente se genera un mensaje de registro exitoso (Ver Figura 17).

Luego del registro exitoso el nuevo usuario se listará con estatus inactivo y en las Acciones solo mostrará un candado abierto, el usuario debe ser activado por el receptor presionando el candado para permitir el ingreso al portal (Ver Figura 18).

Cuando el usuario es creado, se envía un correo electrónico de bienvenida con su contraseña temporal y el botón para confirmar que es obligatorio para poder iniciar sesión (Ver Figura 19).

Cada usuario activo se listará con el nombre, correo y acciones:
- Detalle de usuario.
- Edición de usuario.
- Edición de permisos.
- Eliminar aplicación para el usuario.
- Agregar aplicación para el usuario.
- Inactivar usuario.
(Ver Figura 20).

Detalle de usuario
Permite consultar los datos, perfil y permisos actuales del usuario (Ver Figura 21).

Edición de usuario
Permite actualizar los datos del usuario tal como el nombre, correo, cambiar tipo de rol, cambiar estatus y cambiar
contraseña (Ver Figura 22).

Edición de permisos
Permite activación o desactivación de permisos requeridos (Ver Figura 23).

Eliminar aplicación de usuario Permite eliminar una aplicación Emisión o Recepción del portal que tenga asociado el usuario, solo es posible eliminar una sola (Ver Figura 24).

Agregar aplicación de usuario
Permite agregar una aplicación Emisión o Recepción del portal que no tenga asociado el usuario. (Ver Figura 25).

Permite inactivar el usuario para el ingreso al portal (Ver Figura 26).

