Descripción General del Sistema - Portal DRecepción Validación Previa
Sumario
¿Qué es The Factory HKA Recepción?
HKA Recepción es la solución que ofrece The Factory HKA para la recepción de documentos electrónicos. El sistema se encarga de descargar y almacenar los documentos electrónicos que llegan al correo, lo que permite que puedan ser gestionados por los analistas de compra de la empresa desde nuestro Portal Web o Sistema Contable integrado a nuestra plataforma.
HKA Recepción permite definir el flujo de trabajo de acuerdo a los procesos internos de la empresa para el manejo de documentos, lo que facilita a los usuarios identificar el estatus en que se encuentra el documento electrónico y optimizar la gestión de cuentas por pagar de la empresa. También se pueden establecer categorías que permiten distribuir los documentos entre los usuarios del sistema de forma automática.
Funcionalidades
- Agrupa los documentos, dándole la posibilidad al usuario de consultar y visualizar la representación gráfica, descargar el XML, manejar estatus personalizados y estatus DIAN.
- Permite incorporar el flujo de trabajo de la empresa en el sistema para gestionar documentos, asignando estatus estándares o personalizados a los documentos que se estén gestionando.
- Garantiza el envío de eventos DIAN y la obtención de respuesta de los mismos.
- Facilita la búsqueda de uno o varios documentos en el sistema.
- Generar reportes de documentos según estatus predeterminados o personalizados que se manejan en el proceso interno de la empresa.
- Generación nativa de un PDF de acuerdo al XML recibido, que puede ser comparado con la representación gráfica que envía el proveedor
¿A quien va dirigido?
HKA Recepción está dirigido a aquellos facturadores electrónicos que realizan compras de productos y/o servicios a crédito y reciben por esta transacción, un documento electrónico.
Además de optimizar tiempos y recursos en la gestión de cuentas por pagar, la solución HKA Recepción permitirá registrar en la DIAN los eventos electrónicos asociados a la factura los cuales son necesarios para soportar los costos derivados de facturas a crédito según lo dictado en la Resolución 000085 de Abril 2022.
Requisitos para la recepción de documentos
Estructura del correo electrónico:
Según el comunicado oficial de la cámara Colombiana de comercio electrónico del 28 de agosto de 2020 en la disposición de adjuntos se indica que por cada documento electrónico se debe enviar un correo electrónico con un único archivo adjunto en .zip el cual debe contener de manera obligatoria el archivo xml AttachedDocument correspondiente y de manera opcional el archivo .pdf.
Comunicado oficial de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico
Alternativa para carga de documentos urgentes: El proveedor puede acceder a su usuario Proveedor y realizar la carga manual de su documento en la opción Documentos -> Subir documentos.
Tipo de documento del adquiriente:
Para la recepción de documentos es requerido validar que el tipo de documento del adquiriente o receptor corresponda a NIT, lo anterior basándose en el anexo técnico 1.8, de lo contrario el documento electrónico puede ser rechazado por la regla FAJ48.
Nit del receptor no debe contener el DV:
Según el anexo técnico 1.8 el NIT del adquiriente o receptor de los documentos electrónicos debe ser reportado en un campo diferente al DV, al no cumplirse con esta regla el documento puede ser rechazado por las reglas FAK63 y FAK64.
Validez de la firma digital:
En la Resolución 000012 punto 8. Suplemento A: Política de firma se especifica los detalles con respecto a la validez de la firma del documento electrónico, para la recepción de los documentos electrónicos es requerido que estos cuenten con una firma válida según lo indicado en la resolución 000012.
¿Cómo obtener soporte y ayuda?
Canales de Soporte
Correo Electrónico:
- Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:
- soporte_fel_co@thefactoryhka.com
- Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:
- integracion_fel_co@thefactoryhka.com
Lineas de atención telefónica:
- MASTER +57 (601) 746.08.12
- MASTER +57 (601) 508.48.68
- Soporte Técnico → Opción 2
- Integración y Representaciones Gráficas → Opción 5
Sesiones:
Sesiones Soporte
Inscripción como facturador electrónico, Configuración de Rangos de Numeración, Configuración Datos Fiscales, Pruebas de Habilitación, Configuración ambiente Producción, manejo y uso del Portal de Facturación electrónica de TFHKA
Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
Sesiones Área Integración
Solución Casos de Integración
Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
