Configuración - Portal DFactura Validación Previa
En el Menú de Configuraciones podrá realizar los ajustes necesarios en su cuenta para la puesta en funcionamiento del sistema y las personalizaciones de elementos como El pie de pagina y el correo electrónico de emisión. Al Iniciar sesión por primera vez, debe realizar las configuraciones pertinentes a sus Datos fiscales y se recomienda personalizar el correo electrónico. Siempre podrá regresar a esta sección cuando requiera crear nuevos secuenciales, ajustar sus datos fiscales, correo de envío entre otros.
Sumario
- 1 Datos Fiscales
- 1.1 Edición de Datos Fiscales
- 1.2 Folios
- 1.3 Secuenciales
- 1.4 Certificado Digital
- 1.5 Carga del logotipo de la empresa
- 2 Personalización
- 3 Cambiar contraseña
- 4 Usuarios
Datos Fiscales
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Iniciada la sesión, por favor diríjase al menú principal del sistema del lado izquierdo de su portal, seleccione Configuración y posteriormente Datos Fiscales.
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Nota 1: Asegúrese de tener el RUT actualizado antes de iniciar este proceso. El NIT a configurar debe coincidir con el número de NIT que tiene actualmente en su RUT.
Nota 2: En ambiente DEMO Inicialmente cuando se carga el Certificado Digital de Pruebas, el NIT que se muestra en la Sección "Certificado" será el de The Factory HKA Colombia SAS. Esto no es un error. Su Certificado Digital será cargado cuando esté próximo su pase a producción.
Edición de Datos Fiscales
En la pestaña Fiscales Usted podrá visualizar la información que tiene actualmente configurada en su cuenta.
Nota: En esta pantalla podrá ubicar sus Tokens de Empresa y Password en caso de requerirlos. Por su seguridad, solo el usuario root podrá visualizar los Tokens
Para para la edición de sus datos fiscales por favor presionar el botón Editar, emergerá una pantalla en la que se encuentran los campos de la información fiscal que deben ser agregados.
Sus datos fiscales estarán divididos en los siguientes subgrupos
- Nota: Asegúrese de colocar todos los datos indicados como obligatorios, estos estarán marcados con asterisco en color rojo (*)
Datos del Contribuyente
En este sub-grupo de información debe seleccionar los siguientes datos:
- Régimen del Contribuyente: Puede seleccionar entre Persona Natural o Persona Jurídica
- Tipo de Régimen: Puede seleccionar entre Impuesto sobre las ventas IVA o No Responsable
- Tipo de Identificación: Esta opción por defecto esta seleccionada en NIT por requisitos de la DIAN
- Numero de identificación: Debe diligenciar su numero de NIT sin Digito de Verificación, tal como se muestra en su RUT (El digito de verificación es automáticamente calculado y colocado en la casilla siguiente por el sistema)
- Razón Social: Diligencia la razón social de su empresa como se encuentra ene l RUT. Si Usted es Persona Natural debe diligenciar sus nombres y apellidos como se muestra en el RUT
- Nombre Comercial: Opcionalmente puede agregar su nombre comercial como se indica ene l RUT
Domicilio Fiscal
En este sub-grupo debe diligenciar la dirección fiscal que tiene registrado en su RUT.
- Por favor tenga en consideración todos los datos obligatorios y usar el formato de dirección igual al que tiene en el RUT
- Nota: Esta dirección corresponde a la dirección fiscal. Si Usted cuenta con varios establecimientos físicos esta información podrá diligenciarse en el la sección Catálogos - Establecimientos
Dirección que se muestra en la Representación Gráfica
- La dirección que se muestra en la Representación Grafica de un documento electrónico corresponde a la dirección del establecimiento o dirección física donde es emitido el documento.
- Para ajustar la dirección que se visualiza en su Representación Gráfica por favor diríjase a la sección en el portal Catálogos y luego Establecimientos
- Desde la sección Establecimientos ajuste la dirección correspondiente de cada establecimiento donde es emitido el documento. Luego de actualizada la dirección del establecimiento podrá visualizar en la representación gráfica del siguiente documento emitido la dirección configurada.
- Para mayor información puede ver la sección Catálogos - Establecimientos
Información Adicional
En este sub-grupo deberá incluir la siguiente información:
- Actividad Económica: Por favor coloque al menos su Actividad principal indicada en el RUT
- Responsabilidades: Selecciones las responsabilidades que correspondan a su empresa. Marque las que coincidan con las que tienen indiadas en su RUT. Solo podrá elegir entre las siguientes opciones:
| Código | Significado |
|---|---|
| O-13 | Gran contribuyente |
| O-15 | Autorretenedor |
| O-23 | Agente de retención IVA |
| O-47 | Régimen simple de tributación |
| R-99-PN | No aplica – Otros (ver nota) |
- Nota: Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con las primeras 4 responsabilidades, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final
- Impuestos: Indique los detalles tributarios de los cuales es responsable. Podrá elegir de la siguiente lista:
| Código | Significado |
|---|---|
| 01 | IVA |
| 04 | INC |
| ZA | IVA e INC |
| ZZ | No aplica (ver nota) |
- Nota: Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con los detalles tributarios informados en los primeros tres códigos, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final
Información de Contacto
En este sub-grupo podrá diligenciar datos de contacto de su empresa para que sus clientes lo puedan visualizar en sus documentos electrónicos. Podrá diligenciar los siguientes datos:
- Nombre completo o Razón social
- Teléfono
- Telefax
- Email: Aquí deberá diligenciar el email registrado en la DIAN como Correo de recepción. Para mayor información puede ver el apartado Configurar Correo de Recepción DIAN a continuación.
- Nota: Puede colocar notas de referencia interna o referencia a sus clientes. esta información spodrá visualizarse en el documento electronico.
Configurar Correo Recepción DIAN
- Para configurar el correo electrónico de recepción, favor seguir los siguientes pasos:
- 1.- Ingrese al portal de habilitación DIAN:
- 2.- En el nombre del usuario en la parte superior derecha, haga clic en el avatar y luego en Configuración
- 3.- Se despliega una cuadro que dice "Correo electrónico para la recepción de facturas" (Ver Imagen)
- 4.- Diligencie el correo que usará para la recepción de documentos electrónicos.
- 5.- Al finalizar, presione el botón Guardar.
- Luego dirigirse a la sección de: Configuración --> Datos Fiscales, y allí dar Editar y debe agregar el correo configurado en email en el sub-grupo información de contacto y presionar el botón Guardar para terminar la configuración correcta de sus datos fiscales. Si luego de este proceso en otra ocasión vuelve a ingresar a la opción Editar en Datos Fiscales se recomienda validar el correo de recepción en el campo Email, de no ser el mismo realizar el ajuste nuevamente y guardar los cambios.
Consorcio o Unión Temporal
Si la empresa que esta generando los documentos electrónicos es un Consorcio o una Unión Temporal, adicionalmente deberán diligenciar esta sección.
Para hacer uso de esta sección primero debe dar clic al botón y que este quede en SI, de esta forma activara la opción de incluir las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal.
Por favor recuerde que debe agregar las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal según esté descrito en el RUT.
Diligencie los siguientes campos:
- Nombre o Razón Social
- Tipo de Identificación
- Porcentaje de Acciones
- Responsabilidades
- Impuestos
Al finalizar el diligenciamiento, puede darle al botón (+), de esta forma agregara al alista que se muestra en la parte inferior las distintas empresas que forman parte del consorcio o unión temporal.
Si ha cometido un error puede presionar el botón rojo Eliminar y retirar esa empresa de la lista
Al final el diligenciamiento de as distintas empresas puede finalizar dando al botón Guardar
Para mayor información puede ver el siguiente video
Folios
En la pestaña Folios podrá hacer seguimiento de los paquetes o planes de folios que ha adquirido, su fecha de vigencia y su estatus.
Adicionalmente puede encontrar en la parte inferior un resumen de los folios adquiridos, los folios consumidos en el sistema de 2.0 (aplica para clientes migrados del sistema de Validación Posterior o Modelo Resolución 2242) y folios consumidos en sistema 2.1 (Validación Previa)
- Nota 1: En ambiente de producción, los paquetes mostrados corresponden a los paquetes de folios o planes que Usted ha adquirido. Si se han agotado o están por agotarse puede comunicarse con nuestra área de Ventas o con su distribuidor autorizado. Puede encontrar información de contacto en la sección Canales de Comunicación
- Nota 2: En ambiente DEMO por defecto al registrarse se adjudica la cantidad de 20 folios. Si desea una carga adicional para pruebas puede solicitar al área de soporte una carga de folios de pruebas.
Secuenciales
Información General
¿Qué es un secuencial?
Un secuencial es el registro de un Rango de numeración que corresponde a un tipo de documento electrónico que será generado a través del sistema.
Dependiendo del tipo de documento electrónico que vaya a realizar requerirá agregar un secuencial con características particulares, deberá tener en cuenta algunos procedimientos previos como la solicitud de una resolución de numeración ante la DIAN.
En las siguientes secciones se dará explicación y paso a paso para conocer en detalle como agregar un secuencial y usarlo de forma satisfactoria.
Sección Secuenciales
En esta sección Usted podrá visualizar sus secuenciales configurados, los establecimientos a los que han sido agregados e información como fechas de vigencia y tipo de servicio.
De igual forma podrá gestionar sus secuenciales, consultar la información configurada y si lo desea podrá inactivar secuenciales que ya no tendrán uso. Además podrá agregar secuenciales según el tipo de documento que desee emitir. En la pantalla Agregar Secuencial, el sistema realizará una consulta a la DIAN con su número de identificación para la carga de sus secuenciales disponibles según el número de resolución, el mismo cargará los rangos de numeración, vigencia, prefijo y clave técnica de forma automática.
Datos de un secuencial
Dependiendo del tipo se secuencial o de numeración que se va a agregar al sistema, serán requeridos ciertos datos, a continuación se describen cada uno de ellos:
- Tipo de servicio: Existen dos Tipos de Servicio seleccionables en la primera casilla. Estos refieren al tipo de Factura que será enviado con este secuencial. Las posibles opciones son:
- Habilitación: Son los secuenciales usados para enviar los Documentos de pruebas de Habilitación DIAN.
- Producción 2.1: Son los secuenciales de Documentos electrónicos reales
- Tipo de Documento: Refiere a los tipos de documentos electrónicos que emitirá con este secuencial, las posibilidades son:
- Factura
- Nota de crédito
- Nota de débito
- Tipo de Operación: Operación que se va asociar al tipo documento. Existen dos posibilidades:
- Venta/Exportación
- Contingencia (Solo aplica para Factura)
- Tipo de servicio: Refiere al servicio por donde se va generar el documento electrónico. Existen 3 tipos de servicios disponibles, elija el que corresponda al servicio que ha contratado:
- Portal: Para emisión de documentos vía Portal HKAFactura
- Servició de Integración: Para emisión de documentos mediando un software o ERP integrado a nuestro sistema.
- App Móvil: Aun en desarrollo
- Modalidad de Uso para Secuencial: Dependiendo del Tipo de servicio seleccionado se desplegaran distintas modalidades de uso según estén disponibles.
A continuación se describen las opciones:
| Tipo Servicio | Modalidad | Descripción |
|---|---|---|
| Portal | Automática | La numeración o consecutivo aumenta de forma automática. |
| Servicio de integración | Manual sin prefijo | El consecutivo del documento es enviado de forma manual al sistema, la opción Sin Prefijo indica que solo debe enviarse el numero de consecutivo sin concatenar el prefijo en el número del documento. |
| Manual con prefijo | El consecutivo del documento es enviado de forma manual al sistema, la opción Con Prefijo indica que debe enviarse el numero de consecutivo con el prefijo concatenado en el número del documento. | |
| App Móvil | Automática | La numeración o consecutivo aumenta de forma automática. |
- Establecimiento: Se listaran los establecimientos registrados en Catálogo Establecimiento, seleccione el establecimiento que está usando el secuencial que va a agregar.
- Número de la resolución: Refiere al número de resolución obtenido cuando se solicita la numeración de factura electrónica. En ambiente de producción el sistema realiza una consulta a la DIAN, si se estableció la conexión se debe mostrar todas las resoluciones asociadas al cliente en una lista. Si no se pudo establecer la conexión podrá ser ingresado manualmente. Para mayor información ver la sección Agregar Secuencial
- Prefijo: Refiere al prefijo que ha indicado para la numeración. Se listará según la resolución seleccionada, siendo éste una serie de un máximo de 4 caracteres alfabética, numérica o alfanumérica que llevará en el inicio al número consecutivo del documento, es recomendable no duplicar el prefijo y rango por otro ya existente con mismo o diferente tipo servicio.
- Valor del rango desde Numero inicial del rango de numeración solicitado. Debe coincidir con el indicado en la Resolución de numeración DIAN.
- Valor del rango hasta: Numero final del rango de numeración solicitado. Debe coincidir con el indicado en la Resolución de numeración DIAN.
- Nota: cuando se haya agotado el rango de numeración que le fue asignado y se deba solicitar la autorización de uno nuevo este debe ser la continuación de un rango ya autorizado.
- Valor del rango inicial: Es el valor inicial de facturas del secuencial seleccionado, este valor debe ser igual o mayor al valor del rango desde y menor al valor del rango hasta.
- Fecha inicio y Fecha fin: Es el rango de fecha valida otorgado por la DIAN. Una vez que haya pasado la fecha de vigencia del rango este no podrá ser usado nuevamente, deberá solicitar un rango de numeración nuevo.
- Clave técnica: Es generada por la DIAN y consultada por el sistema al momento de crear un nuevo secuencial. Considere que los rangos de numeración deben estar previamente asociado en el portal "Facturando electrónicamente" de la DIAN para que el sistema pueda hacer la consulta.
- SetTestID (Solo Habilitación): Es generada por la DIAN. Esta información se encuentra disponible en el Portal de Habilitación de la DIAN (dian.gov.co) en la sección "Tablero" o en en el Modo de operación asignado a The Factroy HKA.
Acciones
En las sección secuenciales, cada uno de los secuenciales que haya agregado tendrán unas acciones posibles. A continuación se describen:
- Ver detalles: Representado por el icono de una lupa. Podrá visualizar los detalles de como ha sido configurado este secuencial. Se mostraran todo los datos descritos en la sección Datos de un Secuencial.
- Editar: Representado por un lápiz y papel. Aquí podrá editar un secuencial ya creado. Al hacer clic se apertura la pantalla de edición, ajuste los valores que requiera y luego presione guardar.
- Nota: El botón de editar solo esta disponible si el secuencial no ha sido usado o se ha emitido ningún documento correcto con el mismo. Una vez emitido el primer documento de forma correcta con u secuencial el sistema no permitirá la edición de un secuencial por seguridad.
- Inactivar Secuencial: Este permitirá la inactivación de un secuencial para evitar su uso. Puede Inactivar secuenciales que hayan sido mal configurados, creados por erro o ya no se usarán por razones como anulación o vencimiento del mismo.
- Nota 1: Un secuencial inactivado no puede activarse nuevamente para su uso.
- Nota 2: Un secuencial vencido es inactivado de forma automática por el sistema y no podrá ser usado, debido a que su usado significará un rechazo de la DIAN.
Agregar Secuencial en Ambiente DEMO
El Ambiente DEMO es un ambiente de pruebas para nuestro clientes, la información que se usa en los secuenciales puede ser ficticia, no requiere de los rangos autorizados para hacer pruebas
Puede Configurar secuenciales de Habilitación o Producción 2.1 de forma indiferente para realizar las pruebas, considere que debe diligenciar los campos incluyendo Clave Técnica y SetTestID
Agregar un Secuencial Habilitación - Ambiente DEMO
En las sección Secuenciales por favor realice los siguientes pasos:
- Presione Agregar secuencial: Emergerá una pantalla donde deberá diligenciar la información del secuencial
- Selecciones los siguientes campos:
- Tipo de Servicio: Habilitación
- Tipo de Documento: El tipo de documento electrónico que desee realizar
- Tipo de Operación: Según el tipo de documento que desee realizar
- Tipo de Servicio: Seleccione el tipo de servicio por donde serán emitido los documentos
- Modalidad: Según el tipo de servicio seleccionado
- Establecimiento: Seleccione un establecimiento que ya haya creado y este disponible
- Numero de resolución: Puede usar uno ficticio. En un valor numérico por ejemplo 18760000001
- Prefijo: Coloque un valor alfanumérico de 1 a 4 dígitos. Ejemplo SETT
- Valor de Rango desde y Hasta: Coloque un rango de inicio y fin validos. Ejemplo: desde 1 hasta 1000
- Valor de Rango inicial: Coloque el valor del primer consecutivo a emitir dentro del rango seleccionado. Ejemplo 10
- Fecha Inicio y Fin: Coloque un rango de fechas valido, considere que la fecha inicio es desde cuando inicial la valides del rango, debería ser un valor igual o anterior a la fecha actual. La fecha fin es la fecha hasta el cual el rango será valido, coloque una fecha en futuro. Se recomiendan periodos de valides de un año.
- Clave técnica: Puede ser un valor alfanumérico ficticio
- SetTestID: Puede ser un valor ficticio. considere que es un valor alfanumérico con el siguiente formato: XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX
- Si todos los datos están correctos, por favor proceda a pulsar el botón Guardar
Para mayor información de Creación de secuenciales de HABILITACIÓN en Ambiente DEMO puede ver el siguiente video
Agregar un Secuencial Producción 2.1 - Ambiente DEMO
En las sección Secuenciales por favor realice los siguientes pasos:
- Presione Agregar secuencial: Emergerá una pantalla donde deberá diligenciar la información del secuencial
- Selecciones los siguientes campos:
- Tipo de Servicio: Producción 2.1
- Tipo de Documento: El tipo de documento electrónico que desee realizar
- Tipo de Operación: Según el tipo de documento que desee realizar
- Tipo de Servicio: Seleccione el tipo de servicio por donde serán emitido los documentos
- Modalidad: Según el tipo de servicio seleccionado
- Establecimiento: Seleccione un establecimiento que ya haya creado y este disponible
- Numero de resolución: Puede usar uno ficticio. En un valor numérico por ejemplo 18760000001
- Prefijo: Coloque un valor alfanumérico de 1 a 4 dígitos. Ejemplo SETT
- Valor de Rango desde y Hasta: Coloque un rango de inicio y fin validos. Ejemplo: desde 1 hasta 1000
- Valor de Rango inicial: Coloque el valor del primer consecutivo a emitir dentro del rango seleccionado. Ejemplo 10
- Fecha Inicio y Fin: Coloque un rango de fechas valido, considere que la fecha inicio es desde cuando inicia la valides del rango, debería ser un valor igual o anterior a la fecha actual. La fecha fin es la fecha hasta el cual el rango será valido, coloque una fecha en futuro. Se recomiendan periodos de valides de un año.
- Clave técnica: Puede ser un valor alfanumérico ficticio
- Si todos los datos están correctos, por favor proceda a pulsar el botón Guardar
Para mayor información de Creación de secuenciales de PRODUCCIÓN 2.1 en Ambiente DEMO puede ver el siguiente video
Agregar Secuencial en Ambiente de Producción
Agregar un Secuencial de Habilitación - Ambiente Producción
Los Rangos de Habilitación son otorgados por la DIAN al momento de agregar un modo de operación en el portal de Habilitación de la DIAN
- Pasos Previos
- Antes de agregar el secuencial de Habilitación debe tener los datos del Rango de Habilitación otorgado por la DIAN, siga los siguientes pasos:
- Ingresar a www.dian.gov.co en su sección de habilitación.
- Ir a la sección Participantes --> Modos de Operación --> Rangos de Prueba
- Obtener todos los datos requeridos para la creación del secuencial de habilitación.
- Nota: Por favor prestar especial atención al SetTestID otorgado por la DIAN, este deberá ser transcrito al por tal de The Factory HKA.
- Agregar el secuencial
- En el Portal HKA Factura, Ubicar la sección Configuración --> Datos Fiscales, seleccionar la pestaña "Secuenciales" por favor realice los siguientes pasos:
- Presione Agregar secuencial: Emergerá una pantalla donde deberá diligenciar la información del secuencial
- Seleccione los siguientes campos:
- Tipo de Servicio: Habilitación
- Tipo de Documento: El tipo de documento electrónico que desee realizar
- Tipo de Operación: Según el tipo de documento que desee realizar
- Tipo de Servicio: Seleccione el tipo de servicio por donde serán emitido los documentos
- Modalidad: Según el tipo de servicio seleccionado
- Establecimiento: Seleccione un establecimiento que ya haya creado y este disponible
- Numero de resolución, Prefijo, Valor de Rango desde y Hasta: Coloque los valores otorgados por la DIAN.
- Valor de Rango inicial: Coloque el valor del primer consecutivo a emitir dentro del rango seleccionado. Ejemplo 10. Considere que si ha realizado pruebas de habilitación con otro proveedor tecnológico, deberá usar un valor inicial distinto a 1, de forma que no se solapen con documentos emitidos anteriormente.
- Fecha Inicio y Fin, Clave técnica, SetTestID: Coloque la información otorgada por la DIAN
- Seleccione los siguientes campos:
- Nota: Los valores diligenciados para este secuencial deben ser los mismos autorizados por la DIAN respetando el uso de minúsculas y mayúsculas. Tome en cuenta que la configuración errónea es motivo de rechazo de los documentos electrónicos por parte de la DIAN.
- Si todos los datos están correctos, por favor proceda a pulsar el botón Guardar
Agregar un Secuencial Producción 2.1 - Ambiente Producción
Estos secuenciales corresponden a sus Rangos de Numeración Real, lo cuales usará para al emisión de documentos electrónicos validos y legales.
- Pasos Previos
- Solicitud de un rango de numeración en la DIAN
- Asociación de Rangos de Numeración:
- Nota: Una vez se haya autorizado de manera exitosa su nueva resolución de numeración debe esperar 2 horas para que esta quede activa y pueda ser asociada
- Diríjase al portal www.dian.gov.co y acceder al panel de Facturando Electrónicamente para realizar la asociación de los prefijos.
- Una vez ingresado, en el panel izquierdo, ubicar la sección Participantes --> Asociar prefijos
- En esta sección, puede seleccionar el Proveedor Tecnológico The Factory HKA Colombia SAS, Software de The Factory HKA Colombia SAS y seleccionar la Resolución y Prefijo que desea asociar
- Haga Clic en asociar y verifique que el Rango de numeración ha quedado asociado de forma correcta.
- Creación del secuencial
- En el Portal HKA Factura, Ubicar la sección Configuración --> Datos Fiscales, seleccionar la pestaña "Secuenciales" por favor realice los siguientes pasos:
- Presione Agregar secuencial: Emergerá una pantalla donde deberá diligenciar la información del secuencial
- Selecciones los siguientes campos:
- Tipo de Servicio: Producción 2.1
- Tipo de Documento: El tipo de documento electrónico que desee realizar
- Tipo de Operación: Según el tipo de documento que desee realizar
- Tipo de Servicio: Seleccione el tipo de servicio por donde serán emitido los documentos
- Modalidad: Según el tipo de servicio seleccionado
- Establecimiento: Seleccione un establecimiento que ya haya creado y este disponible
- Numero de resolución: Aparecerá un desplegable con los números de resolución disponibles y asociadas a The Factory HKA. Seleccione la resolución del rango que desee agregar.
- Prefijo: Luego de seleccionar el numero de resolución se listaran los prefijos disponibles en la resolución seleccionada. Seleccione el prefijo que desee agregar.
- Otros campos: Al seleccionar el prefijo del rango a agregar el sistema traerá de forma automática el resto de datos del rango, incluida la Clave Técnica. Verifique los datos.
- Selecciones los siguientes campos:
- Si todos los datos están correctos, por favor proceda a pulsar el botón Guardar
- Renovación de un secuencial vencido
Para realizar la configuración de los nuevos rangos de numeración por favor siga los siguiente pasos:
- Asegúrese de haber cumplido los pasos previos en la DIAN descritos en la sección anterior.
- Al culminar el proceso de asociación de prefijos en la página de la DIAN, se debe ingresar a el portal de The Factory HKA
- Ingresar en Configuración > Datos Fiscales > Secuenciales
- Se debe inactivar el secuencial de facturación anterior, vencido por fecha o rango de consecutivos.
- Proceder a agregar el nuevo secuencial con la información del nuevo rango de numeración.
- Secuencial de Contingencia
- La creación de un secuencial de Facturas generadas en Contingencia es muy similar a una de Facturación Electrónica. Por favor considere los siguientes puntos:
- El Rango de Contingencia debe ser solicitado en la DIAN al igual que uno de Factura electrónica. Este se llama "Factura de Talonario o Papel" en la DIAN
- La Factura de Contingencia no es generada en nuestro portal, esta se genera en Papel o por medios tecnológicos y la factura real es la impresa. En nuestros sistema se reportará o transcribirá la factura una vez superada la contingencia.
- El Rango de contingencia no posee clave técnica.
- Por Favor para agregar un secuencial de contingencia siga los pasos indicados en Agregar un Secuencial Producción 2.1 - Ambiente Producción seleccionado Tipo de Documento: Factura, y Tipo de Operación: Contingencia.
- Aviso de cambio de Configuración de Secuencial
- Esta funcionalidad permite avisar al usuario cuando hay una diferencia entre el secuencial que se está creando y los secuenciales que ha venido usando anteriormente. El mensaje se muestra cuando el sistema detecta que está usando una configuración de secuencia distinta a la última configuración usada.
- Ejemplo: Su secuencial anterior está configurado de la siguiente manera:
- Tipo de servicio: Portal
- Modalidad de uso para secuencial: Automática.
- En el nuevo secuencial que desea crear, la configuración del secuencial tendrá un “tipo de servicio” y “modalidad de uso para secuencial” diferente :
- Tipo de servicio: Servicio de integración
- Modalidad de uso para secuencial: Manual con prefijo
- En este caso se mostrará un aviso, indicando que su configuración es distinta a la anteriormente utilizada.
- ¿Qué Hacer?
- 1- Si ha recibido este mensaje y no está seguro de que ha quedado correcta la configuración, puede hacer clic en "cancelar" y se recomienda revisar que el secuencial está configurado de forma correcta en su “Tipo de servicio” ya sea portal o integración y “Modalidad de uso para secuencial” si es automático, manual con prefijo o manual sin prefijo.
- 2- Si su configuración es correcta, puede hacer clic en "Confirmar" y continuar con el guardado del secuencial.
- ¿Qué Hacer?
Recomendaciones generales en le uso de prefijos y secuenciales
Por favor tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
- - Use prefijos alfanumericos que termine en una letra, evite el uso de prefijos solo nuemricos debido a que pueden confundisre el numero del prefiijo con el cosecutivo
| Ejemplo de prefijo | Comentario |
|---|---|
| FEVP | Recomendado |
| 01FE | Recomendado |
| 1234 | NO recomendado |
| FE34 | NO recomendado |
Certificado Digital
En esta sección podrá Visualizar la información de su certificado Digital
Por seguridad, su Certificado Digital es gestionado y cargado por The Factory HKA Colombia SAS. Cuando su Certificado Digital ha sido emitido puede solicitar su carga a el Area de Proyectos a través de: proyectos_fel@thefactoryhka.com
nota: antes de realizar la carga del certificado debe tener actualizado en datos fiscales el número de documento que debe ser igual al número de identificación del certificado.
Carga del logotipo de la empresa
Ud Puede cargar el Logo de su empresa y este será mostrado tanto en la Representación gráfica de su Documento Emitido como en elementos como el correo electrónico que le llega a su cliente. Para cargarlo debe ir a la selección y presionar Seleccionar logo, donde emergerá una ventana del explorador de Windows para seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo y para finalizar presionar Guardar. Ver imagen 308.
Personalización
En esta sección puede Personalizar elementos como el Pie de Pagina de sus documentos emitidos como el correo electrónico que reciben sus clientes al entregar un documento.
Para personalizar debe ir a Configuraciones → Personalización para desplegar las Configuraciones Generales.
Pie de Página
En esta sección pordrá crear un pie de página personalizado para sus documentos. Debe presionar el botón "Activar Pie de Página" para activar el campo para editar el contenido del mismo, permitiendo configurar el formato.
Correo Electrónico
En esta sección podrá personalizar el envío de información en el correo electrónico que reciben sus clientes. Debe activar el mensaje personalizado para poder iniciar la personalización y envío del mismo. La personalización dispone de tres campos configurables:
- Asunto de correo electrónico (Obligatorio): Este campo es configurable por el cliente, permite concatenar texto con variables de pseudo código. Este elemento no debe tener contenido HTML. Véase imagen 28.
- Responder a (Obligatorio): Campo configurable por el cliente, donde se describe la dirección de correo a la que responderá el adquirente. Véase imagen 29.
- Contenido: Contenido del Correo, este contenido es ajustable en formato plantilla HTML junto con variable de pseudo código y formato Texto permitiendo formato en negrita, cursiva, subrayado, justificación, tablas, viñetas, numeración y sangría. Véase imagen 30.
Véase tabla 4 (Tabla de pseudo códigos para personalizar correo) para identificar las variables de pseudo códigos a utilizar en la plantilla HTML. Si no se desea personalizar el correo electrónico, la opción debe estar apagada y la aplicación enviará el correo por defecto de The Factory HKA.
Cambiar contraseña
Por su seguridad se recomienda realizar el cambio de su contraseña inicial.
Para realizar el cambio debe ir a Configuraciones → Cambiar contraseña. Ver imagen 311.
Para editar la contraseña agregue la clave actual e ingrese la nueva. Presione Cambiar Contraseña para que los cambios sean establecidos.
Usuarios
En este catálogo se permite agregar y configurar los permisos de visualización de documentos por servicio según se desee. Igualmente se pueden gestionar los usuarios proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes. Existe un límite de registros de 50 usuarios máximos, si se requiere registrar usuarios adicionales debe comunicarse con la empresa para realizar su solicitud. Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Ir a Catálogos → Usuarios.
Agregar un nuevo usuario
Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para generar el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:
- Perfil: Configuración de nombre y correo
- Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario, pueden ser:
- Estándar
- Avanzado
- Administrador
- Permisos: Pueden ajustar los permisos del usuario
- Clientes: Clientes a los que tendrá acceso el Usuario
- Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario
Para iniciar presione Agregar Usuario
Perfil
Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema. Al culminar presione siguiente. Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas.
Roles
Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente
- Administrador
- Avanzado
- Estándar
Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección. Para continuar presione Siguiente.
Permisos
Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos" Esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seccionado. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema.
En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.
- Estándar: Acceso básico con opciones limitadas para agregar y visualizar sin afectar configuraciones.
- Avanzado: Acceso para agregar y editar registros, ajustes y configuraciones.
- Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.
| Permiso/Rol | Estándar | Avanzado | Administrador |
|---|---|---|---|
| Inicio | X | X | X |
| Clientes | X | X | X |
| Producto | X | X | X |
| Unidades de Medida | X | X | X |
| Establecimientos | X | X | |
| Usuarios | X | ||
| Emisión | X | X | X |
| Reportes | X | X | |
| Datos Ficales | X | X | X |
| Folios | X | ||
| Secuenciales | X | X | X |
| Logotipo | X | X | |
| Certificado | X | ||
| Cambio de Contraseña | X | X | X |
| Personalizaciones | X |
Descripción de cada permiso:
- Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.
- Clientes: Módulo para manejo de Clientes, permite agregar, editar, eliminar clientes, editar precio de un producto para un cliente, ejecutar la carga masiva.
- Productos: Módulo para manejo de Productos, permite sólo agregar, editar y eliminar productos.
- Unidades de Medida: Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite permite sólo agregar, editar y eliminar unidades de medida.
- Establecimientos: Módulo para el manejo de establecimiento, permite agregar y editar establecimientos.
- Usuarios: Módulo para manejo de usuarios, permite agregar y eliminar usuarios.
- Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite generar y visualizar los distintos documentos como facturas, notas de crédito y notas de débito, reenviar por correo los distintos documentos generados y descargar los archivos PDF Y XML de los documentos generados.
- Reportes: Módulo para la generación de reportes de los distintos documentos generados. Permite generar y descargar los reportes de los distintos documentos.
- Datos Fiscales: Módulo para el manejo de los Datos Fiscales, Permite visualizar y editar los datos fiscales.
- Folios: Módulo que permite visualizar los paquetes de folios adquiridos.
- Secuenciales: Módulo para manejo de Secuenciales de numeración, permite agregar, editar y desactivar los secuenciales registrados.
- Logotipo: Módulo para el manejo del Logotipo, permite editar y eliminar el logotipo que se presentará en los documentos.
- Certificado: Módulo para el manejo del certificado digital, permite cargar o modificar el certificado digital.
- Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de usuario.
- Configuraciones: Módulo para la configuración de parámetros
Clientes
Personalizar la lista de clientes permitirá limitar el acceso a los datos de los clientes seleccionados de la lista desplegable, tanto a nivel de catálogos como de documentos.
Establecimientos
Personalizar la lista de Establecimientos permitirá limitar al perfil creado el acceso a los datos asociados al establecimiento seleccionado, tanto a nivel de catálogos como de documentos. Active la opción y seleccione la Establecimiento de la lista desplegable. Presione el botón (+) para agregarlo. Para finalizar, presione Guardar.
