Manual de Usuario Portal De Recompra The Factory HKA

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Descripción del portal de Recompra

El portal de Compra o Recompra de The Factory HKA Colombia S.A.S. permite a nuestros clientes gestionar el proceso de compra o recompra de acuerdo a sus necesidades. A través de este portal, los clientes pueden registrar los datos del comercial y seleccionar el tipo de compra o recompra que desean realizar, entre las siguientes opciones:

• Paquete complementario (Solo folios)
• Horas de asesorías de soporte personalizada
• Plan integral con certificado incluido
• Integración completa, folios de recepción y desarrollo de representaciones gráficas (portal o cs)
• Certificado digital
• Otros servicios complementarios

Una vez seleccionada la opción correspondiente, se deben registrar los datos de la empresa y validar la información del representante legal, incluyendo los datos de contacto y la ubicación. Dependiendo del tipo de compra o recompra elegida, se solicitará la subida de los documentos correspondientes.

Es importante tener en cuenta los siguientes puntos clave en el caso de una compra o recompra del Certificado Digital:

1. El portal generará automáticamente el documento necesario para el proceso de recompra (en caso de Certificado Digital o Plan Integral), asegurando la inclusión precisa y eficiente de todos los datos relevantes.
2. La presencia del representante legal es fundamental durante el proceso de registro. Este deberá realizar la firma electrónica del documento en el momento de la recompra del Certificado Digital, lo cual es un requisito obligatorio para completar el proceso.
3. Para llevar a cabo el proceso de compra o recompra de manera adecuada, es necesario contar con el código del vendedor correspondiente. Este código deberá ser proporcionado al momento de realizar el registro en el portal.
4. El Registro Único Tributario (RUT) que se utilice en el proceso de compra o recompra del Certificado Digital debe ser descargado directamente de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Esto garantiza la validez y actualidad de la información tributaria proporcionada.
5. Es importante tener en cuenta que el certificado de la Cámara de Comercio no debe tener más de 1 mes de antigüedad al momento de realizar el registro. Esto asegura que la información sea actual y refleje el estado legal de la empresa.

Nuestro portal de Compra o Recompra está diseñado específicamente para clientes que están vinculados o ya están registrados para trabajar con The Factory HKA Colombia. A través de este proceso, garantizamos una gestión eficiente y precisa de los datos y documentos necesarios para formalizar su relación comercial con nuestra empresa.

Pasos para realizar el registro

Inicio

Se proporciona información sobre la política de tratamiento de datos. Es crucial que lo lean y verifiquen, ya que en ella se detalla el uso y la protección que se dará a los datos recopilados. Es fundamental estar informado acerca de cómo se maneja la información personal y cómo se respetará la privacidad de cada usuario.

• Para garantizar el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y la política de protección de datos, es necesario que ustedes acepten y estén de acuerdo con nuestras políticas de tratamiento de datos. Por favor, seleccionen la opción que indica su conformidad con la política de tratamiento de datos.

Una vez que seleccionen esta opción, se desplegará una pequeña ventana informativa donde se detalla el proceso de registro en nuestro sistema y se especifican los documentos necesarios para completar dicho registro. Es importante leer cuidadosamente esta información. Luego, podrán continuar seleccionando la opción Continuar y luego Siguiente.

Consideraciones antes de empezar en caso de compra de un Certificado digital:

Se recomienda tener en cuenta que antes de continuar con el proceso de compra o Recompra, se debe tener a mano los documentos que nos solicitan para poder subirlas en el portal, el Representante legal debe estar disponible para este proceso y dar continuar con el registro.

Estos Documentos que deben ser cargados los cuales son:

• Cédula del representante Legal
• RUT (No superior a 2Mb)
• Comprobante de pago
• Carta Notariada
• Formato de Recompra con The Factory HKA

Comercial

Es esta sección se solicitara la información del vendedor que ha adquirió para los productos con The Factory HKA Colombia SAS

Una vez que hayas registrado los datos, debes hacer clic en "VALIDAR", se abrirá una ventana de información. Para validar el código del comercial, hacemos clic en "Continuar" y "Siguiente".

Tipo de Recompra

En esta sección, encontraremos la información relacionada con la compra, recompra o emisión del Certificado Digital. Aquí se solicitará la información necesaria para realizar la recompra o emisión según el formato comercial diligenciado previamente. Es fundamental proporcionar la información correcta y completa para asegurar que el proceso se realice de manera adecuada. Esto garantizará que la recompra se lleve a cabo exitosamente o que el Certificado Digital sea emitido correctamente

• El sistema activará o desactivará las opciones disponibles en función de lo que se seleccione, garantizando así que solo se elijan las opciones relevantes para la compra, recompra o emisión del Certificado Digital.
  

• En caso de que la intención sea la emisión del Certificado Digital o un plan integral, no se permitirá la selección de los otros productos, ya que no están relacionados con la solicitud del Certificado Digital. Esto significa que las opciones correspondientes a los demás productos estarán desactivadas.

• Es importante tener en cuenta que si se selecciona uno de los productos disponibles, no será posible seleccionar la opción de emisión del Certificado Digital, ya que la recompra se realizará sin relacionar el Certificado Digital.

Empresa

En esta pestaña se da el registro de la empresa obteniendo sus datos. Seleccionamos Tipo de persona, Si es persona Natural o Si es persona Jurídica se registran los siguientes Datos: NIT y Digito Verificador Una vez, registrado los datos damos "CONSULTAR"

• Una vez consultados los datos de la empresa, el portal generará la visualización de la información del Representante Legal, los datos de contacto y la ubicación correspondiente. En caso de que desees realizar cambios en dicha información, podrás seleccionar la opción "Cambiar" para modificar los datos del representante.

Es importante tener en cuenta que los datos del representante deben coincidir con los del RUT (Registro Único Tributario). Es fundamental que la información sea coherente y precisa para evitar cualquier discrepancia o incongruencia en los datos.

Si necesitas hacer modificaciones en los datos del representante legal, asegúrese de que sean consistentes con los registrados en el RUT. Esto garantizará la veracidad y actualidad de la información relacionada con el representante legal de la empresa.

Documentos

En esta Sección, procedemos a cargar los documentos correspondientes para dar continuidad a la Compra o Recompra Sin el Certificado Digital. Es importante tener en cuenta que los documentos no deben exceder los 2 MB de tamaño. En total, se deben cargar 2 documentos, los cuales son los siguientes:

1. Comprobante de pago.
2. Formato de Recompra con The Factory HKA.

Adjuntar documentos sin el CD:

• Comprobante de pago

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Formato de Recompra con The Factory HKA

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

En esta sección, seleccionamos el tipo de formato de Recompra de acuerdo con la información del documento correspondiente.
Además, si lo deseamos, podemos agregar un comentario adicional.
Una vez completado este paso, procedemos a hacer clic en el botón FINALIZAR para terminar el proceso.

En esta Sección, procedemos a cargar los documentos correspondientes para dar continuidad a la Compra o Recompra de un Certificado Digital o de un plan integral. Es importante tener en cuenta que los documentos no deben exceder los 2 MB de tamaño. En total, se deben cargar 5 documentos, los cuales son los siguientes:

1. Cédula del representante Legal.
2. RUT (Directamente bajado desde la DIAN),(no debe superar los 2 MB).
3. Comprobante de pago.
4. Carta notariada.
5. Formato de Recompra con The Factory HKA.

Adjuntar documentos CD:

• Cédula del representante Legal

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Podemos visualizar el documento subido de la siguiente manera, de igual manera podemos ver una vista previa detallada del documento dando Click en la lupa

• Se puede dar una vista previa más detallada el documento que adjuntamos, podemos utilizar las herramientas señaladas para ver mejor el documento

• RUT

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

Igualmente podemos realizar una respectiva vista previa del documento

• Comprobante de pago

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Carta Notariada

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

• Formato de Recompra con The Factory HKA

Para adjuntar los documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón "Examinar" o "Buscar" para buscar el documento correspondiente.
2. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir" para adjuntarlo.

En esta sección, seleccionamos el tipo de formato de Recompra de acuerdo con la información del documento correspondiente.
Además, si lo deseamos, podemos agregar un comentario adicional.
Una vez completado este paso, procedemos a hacer clic en el botón VALIDAR para verificar el proceso.

Esperamos que la plataforma valide los documentos que ingresamos

Una vez que haya validado los documentos, se genera un cuadro de información donde puede validar y verificar si los datos de la empresa sean exactamente los mismo que aparecen en el RUT, si estamos de acuerdo damos Click en VALIDAR y Una vez validado los datos correctamente damos Click en SIGUIENTE

Se generará otro cuadro con información del documento de confianza que es generado por el sistema, basado en la información proporcionada. Es de suma importancia leer detenidamente esta información, ya que se toma en cuenta el Firmado Electrónico.

A continuación, hacemos clic en el botón CONTINUAR para proceder.

Vista Previa

En esta pestaña nos da una vista previa de la generación del documento de confianza según con los datos suministrados para dar continuidad con el firmado del documento

• Una vez que hayamos verificado el documento, hacemos clic en el botón ENVIAR.

Esto nos generará un cuadro con instrucciones sobre el código de autenticación que ha sido enviado al correo electrónico del Representante Legal registrado en el sistema.

Luego, hacemos clic en el botón CONTINUAR para proceder.

• Nos dirigimos a nuestro Correo electrónico para ver el código de autenticación generado. El correo que nos llegará con el asunto

Código de autenticación

• Al verificar el correo electrónico, podremos leer detalladamente la información sobre el proceso de la firma electrónica y el código de autenticación.

En el correo electrónico encontrarás información adicional relevante para garantizar la validez y seguridad del documento.

Te recomendamos leer atentamente todo el contenido del correo electrónico para comprender y seguir correctamente los pasos necesarios.

• Ingresamos el Código que nos llegó por el correo y validamos el re CAPTCHA
• Damos Click en FINALIZAR

• El portal está en proceso de carga y guardado del documento para tenerlo registrado correctamente.

El documento será enviado al mismo correo electrónico que utilizamos para recibir el código de autenticación, el cual hemos registrado previamente.

Una vez finalizado el proceso, se generará un recuadro informativo confirmando que el documento ha sido guardado, firmado exitosamente y enviado al correo electrónico correspondiente.

• Verificamos el correo electrónico, el Asunto que nos llega es

Documento de Confianza

• Procedemos a abrir el correo y en la parte inferior entramos el Documento de Confianza generado por el sistema.

• Procedemos a descargar dicho documento para tenerlo presente, ya que se requiere más adelante.

Soporte

• Cualquier novedad que se les pueda presentar en el portal pueden observar en la parte superior derecha como lo muestra la siguiente imagen para obtener información..
• Podemos dar Click

• Podemos obtener apoyo durante el proceso comunicándonos a través de las siguientes canales: