Preguntas Frecuentes HKARecepcion

En esta sección puede encontrar preguntas y respuestas referentes a las funcionalidades del sistema y posibles errores presentados en la carga de documentos.

Puede buscar el error de manera literal haciendo uso de la combinación de teclas Ctrl+F o hacer uso del Sumario

Invitaciones de proveedores

Preguntas	Respuestas
Si mi empresa pertenece a una corporación. ¿Las empresas que la conforman pueden compartir proveedores?	Si, solo debe enviar invitaciones desde cada empresa Receptor a cada una de las empresas Proveedores que desea compartir. Esto es posible ya que cada proveedor puede relacionarse con 1 o más empresas.
¿Por qué si es un consorcio deben enviarse invitaciones desde cada empresa?	Es necesario para establecer una relación entre dos empresas, para que exista un proceso de notificación y confirmación para la correcta carga de los documentos.
¿Si un proveedor recibe varias invitaciones debe crear varias cuentas en la plataforma de The Factory HKA?	No, ya con aceptar la primera invitación la cuenta es creada, las siguientes invitaciones solo debe aceptarlas para registrar las nuevas relaciones entre el Receptor que envía la invitación y el Proveedor que la recibe.
¿Puedo reenviar invitaciones?	Si, siempre y cuando no hayan sido aceptada previamente.
¿Qué ocurre si el NIT del proveedor o el email específico se encuentra registrado en la plataforma de The Factorhy HKA.	Se debe tener seguridad de los datos del proveedor, ya que al confirmar y registrar la cuenta puede ser rechazado pordatos existentes.
¿Cuál es el límite de proveedores a invitar?	No existe límite en la cantidad de invitaciones.
¿Es posible generar invitaciones masivas?	Si, este proceso se realiza por solicitud, ya que se está trabajando en la generación desde el portal.

Estatus

Preguntas	Respuestas
¿Qué función tiene configurar estos estatus?.	Estos estatus estarán configurados de forma personalizables propios de la empresa, se incluirán junto con los estándar que maneja el sistema en la gestión del documento.
¿Cuántos estatus se pueden configurar?	Es posible configurar hasta 899 estatus desde el código 100 al 999.
¿Existen condiciones para la configuración?	Si, debe tener en cuenta que el nombre no coincida con algún estatus estándar del sistema.
¿Es obligatoria configurar estatus?	No, si la empresa no dispone de estatus personalizables puede trabajar con los estatus del sistema.

Metadatos

Preguntas	Respuestas
¿Qué son los metadatos y para qué sirven?.	Los metadatos es cualquier tipo de información adicional que se puede asignar en forma electrónica a los documentos electrónicos, estos son independiente de su contenido, tienen la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso y control gestión de los documentos.
¿Cuántos metadatos se pueden asociar a la cuenta?.	Actualmente se dispone de 23 tipos de metadatos cada empresa puede asociar los metadatos que requiera.
¿Es obligatorio la configuración y uso de los metadatos?	No es obligatorio, pero si la empresa requiere llevar una mejor gestión y control de los documentos, estos son necesarios para la distribución de usuarios de la empresa Receptora.
¿Qué metadatos me permite configurar la distribución entre mis usuarios como receptor?	Los metadatos definidos para la gestión son los descritos con nombre genérico Sucursal y Línea de negocio.
¿Si tengo otros metadatos distintos a Sucursal y Línea de negocio, puedo controlar la distribución entre los usuarios?	No, debe tener configurado por lo menos uno de estos para realizar la distribución entre los usuarios, los otros metadatos adicionales son tomados como valor adicional y pueden ser utilizados en las consultas.
¿Es obligatorio asignar metadatos a un documento al momento de radicar o subir el mismo?	No, solo es obligatorio si se encuentra configurado como requerido en el catálogo.

Vinculación de Proveedores y metadatos

Preguntas	Respuestas
¿Cuáles son los metadatos que se permiten en la vinculación?	Los únicos permitidos son los metadatos Código Metadato 1 Nombre Genérico Sucursal y Código Metadato 3 Nombre Genérico Línea de negocio.
¿Cuántos Proveedores y metadatos configurados puedo vincular a cada usuario de la empresa?.	No existe un máximo de vinculación por usuario, es posible asignar 1 o todos si así se requiere, siempre y cuando los usuarios se encuentren activos y tengan asignado algún Rol de Recepción.
¿Esta vinculación afecta algún proceso de Emisión?	No, esta vinculación es únicamente para Recepción a pesar de que un usuario puede tener asignado ambos roles Emisión y Recepción.
¿Qué función toma esta vinculación sobre los usuarios?	Cada usuario con proveedores y/o metadatos vinculados, podrá consulta y realizar acciones sobre los documentos de proveedores que contengan esos metadatos asignados.

Configurar usuarios

Preguntas	Respuestas
¿Se puede configurar un usuario para ambos portales Emisión - Recepción?.	Si, en el proceso de crear un usuario existe una sección de Aplicaciones donde puede seleccionar la aplicación a configurar.
¿Si ya cree un usuario con una aplicación es posible cambiar o asignar la aplicación contraria?.	Si, con las acciones Agregar o Eliminar aplicación puede realizar los cambios.
¿Cuándo creo un nuevo usuario debo ir a vincular los proveedores y metadatos?	Por defecto al crear un nuevo usuario Receptor se vinculan todos los proveedores y metadatos, debe ir a vinculación solo para desactivar aquellos que no sean permitidos para el usuario.

Errores comunes presentados al subir un documento

Error	Motivo
Los datos del Emisor (NIT XXXXXXXX) no están vinculados como emisor del Receptor (NIT XXXXXXXX).	El emisor no está invitado como proveedor.
Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.	El proveedor no a confirmado la invitación ni se ha registrado en el portal.
Los datos del emisor enviados en el xml (NIT XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.	El Nit (número de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
Los datos del emisor enviados en el xml ((Tipo de documento) XXXXXXXX) no están registrados en nuestro sistema.	El (Tipo de documento) del Emisor enviado en el XML no es correcto.
Los datos del Receptor (NIT XXXXXXXX) no coinciden con los enviados en el xml (NIT BBBBBBBB).	El Nit (número de documento) del Receptor enviado en el XML no es correcto.
Los datos del Receptor (NIT AAAAAAAA) no coinciden con los enviados en el xml (Registro civil AAAAAAAA).	El Registro civil (Tipo de documento) del Receptor enviado en el XML no es corecto.
El formato del archivo es invalido.	El archivo no es formato XML.
Se produjo un error ejecutando el servicio. Por favor inténtelo más tarde.	Se debe revisar el archivo XML ya que puede contener un error en la estructura.

Inquietud sobre la bandeja de correo electrónico

Llega el correo con la factura, lo lee el sistema , pasa el correo a carpeta descargados, pero no aparece en la plataforma en pendientes.

Solución 1: Descarte de inconveniente de conexión: Se recomienda inicialmente pasar el correo de la carpeta descargados a la carpeta de recibidos para que el sistema lo vuelva a leer y trate de hacer la carga. (esto soluciona el 20% casos)

2: Si aún No sube, probar carga Manual:

En carga Manual si el cliente pregunta por infodatos, y no lo usa, puede darle cerrar y siguiente para cargar XML

Y luego proceder a cargar el PDF para que se active el botón de siguiente y finalizar la carga manual del documento.

Atención: deben descomprimir el ZIP, y obtener el XML AttachedDocument y el PDF. Cargar el XML y validar cualquier error.

Mensajes de respuesta a la carga manual de documentos fiscales electrónicos

• Error de datos de receptor: Los datos del Receptor (NIT XXXX) no coinciden con los enviados en el xml (NIT YYYYY)

Solución: La factura con datos del adquirente que no es para Ud. Por favor valide que su proveedor le ha enviado la factura correcta y sus datos están correctos (Validar que su número de documento NIT coincide con el NIT registrado en la factura)

• Error al procesar Application response. No hay información de aceptación o rechazo:

Solución: Por favor Valide que están cargando el Attached document que incluye el app réponse de la DIAN y el mismo indique que el documento fue validado por ella. Solicítelo a su proveedor en caso de no tenerlo en el ZIP original del correo.

• Ya se recibió el documento fiscal:

Solución: Ya el documento ha sido cargado, por favor buscar el documento por número de documento en los filtros teniendo cuidado de no tener espacios o guiones.

• El archivo Base64 es requerido:

Solución: Puede que su factura ya haya sido procesada por el sistema automático. Por favor intente buscar el archivo en los documentos cargados antes de generar la carga manual. Adicionalmente por favor asegúrese de que al hacer la carga manual descomprima el XML en una carpeta local y luego haga la carga del XML sin estar comprimido

• No es posible determinar la dirección de correo del emisor.

Causas: 

1: No esta el correo del emisor registrado en el XML 2: El sistema No pudo cargar el proveedor con email

Solución: Revisar que el proveedor se haya cargado, o crear el proveedor de forma manual. Recuerde incluir el correo (donde le entregará los eventos a su proveedor) en la creación del Proveedor.

• No Aparece el botón de guardar en la actualización de estado

Causas: Puede ser por vencimiento de sesión del portal o de caché.

Solución: Por favor cerrar la sesion, limpiar caché y probar de nuevo, o usar modo incógnito

Casos donde el correo electrónico a registrar del proveedor se encuentra previamente para otra Razón Social

• Este error se presenta cuando una razón social ya tiene este correo electronico asignado.

Solución: Estimado Cliente. La solución de recepción de The Factory HKA Colombia partiendo de buenas prácticas de manejo de eventos y recepción de documentos Individualiza las personas jurídicas (también naturales) y los destinatarios de eventos. Por ello la relación Proveedor- EMail debe ser única, para que los eventos que corresponden a ese proveedor sean claramente enviados a lo correspondiente a ese documento fiscal. Por ello para subsanar el incidente, usted puede: 1) Crear el proveedor. Asignarle un correo electrónico de su preferencia y/o acordado con el proveedor. 2) Una vez creado el proveedor proceder a volver a cargar los documentos fiscales electrónicos de dicho proveedor y gestionar su proceso de recepción.

¿Pero por qué debo gestionar ese correo electrónico?

De esta forma la solución de Recepción de The Factory HKA Colombia SAS le permite, ante cualquier fiscalización por parte de la DIAN, demostrar su cumplimiento normativo en la generación, validación y entrega de eventos en su proceso de recepción de documentos fiscales electrónicos

Inquietudes al proceso de generación de eventos a un documento ya cargado

• Evento registrado correcto en la DIAN, pero en el sistema dice rechazado, o hay varios rechazos con mensaje “99 Evento ya se encuentra radicado

Causas: Intermitencias o lentitudes en la repuesta del evento DIAN

Solución: Por favor el sistema hace una segunda validación luego de un tiempo determinado,. por favor espera una media hora y luego intente consultar de nuevo el estado del acuse, debería validar que el evento ya está validado. en ese caso puede continuar con el siguiente evento. Si tiene dudas de que evento se encuentra radicado correctamente por favor verifique en el link de la DIAN para ver en el sistema DIAN los eventos exitosos.

• Al radicar un evento sale mensaje de "error no se envió o no se encontró DV"

Solución: Por favor al radicar el evento en los datos solicitados usar un documento del tipo NIT y no usar CC

¿Reclame por error una factura válida de un proveedor que quiero aceptar que puedo hacer?

Estimado cliente, el reclamo es un estado definitivo e irrevocable. Técnicamente no hay posibilidad de aceptar un documento ya reclamado.
Nuestra sugerencia es:

• Indique a su proveedor del error cometido.
  
• Pídale por favor que genere nota de crédito de anulación de dicho documento (Opcional)
  
• Pídale a su proveedor que le emita nuevamente una factura idéntica a la reclamada con la misma fecha de pago.
  
• Una vez recibida la factura, haga el proceso de radicación más expedito y conveniente para usted y genere atentamente los eventos de aceptación.

Inquietudes sobre representaciones gráficas (pdf) o anexos

• Error no se visualiza el PDF del documento cargado para gestionarlo

Causa: El sistema no pudo leer o cargar el PDF del documento.

Solución: Para poder proseguir con la gestión del documento recomendamos hacer la carga manualmente del PDF, debe descargar el ZIP y extraer el PDF y luego por la sección adjuntos hacer la carga Manual del PDF para que este pueda visualizarse.