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− | <includeonly>=</includeonly>==Usuario Proveedor (UP).==<includeonly>=</includeonly> | + | <includeonly>=</includeonly>==Registro==<includeonly>=</includeonly> |
− | [[Archivo:Figura 77.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 77: Invitación de registro al proveedor (1) Individual o (2) masiva.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 700.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 1: Invitación al proveedor (1) Individual o (2) masiva''']] |
− | Para el usuario proveedor, el proceso inicia cuando se recibe la invitación de registro y comenzar a subir
| + | El proveedor dispondrá del portal para radicar documentos electrónicos, representaciones gráficas y anexos emitidos no solo por '''The Factory HKA''', sino por cualquier proveedor tecnológico de facturación electrónica. |
− | documentos electrónicos mediante su cuenta en el portal DRecepción.
| + | Un proveedor recibe por parte del cliente Receptor la invitación por medio de un correo electrónico que contiene: |
− | La invitación es enviada por el usuario receptor al proveedor mediante la invitación que envía un correo
| + | * La razón social del Receptor que envía la invitación. |
− | electrónico y contiene el enlace que redirige al formulario de registro en el portal, esta invitación puede | + | * Información social de su empresa como proveedor: |
− | ser enviada a proveedores que disponen del servicio de Emisión de Facturación Electrónica con TFHKA o
| + | ** Tipo persona. |
− | proveedores externos que dispone de otro proveedor tecnológico.
| + | ** Razón social. |
− | Las invitaciones pueden ser enviada individual o masiva ésta última se encuentra en proceso de desarrollo. ('''Ver figura 77''').
| + | ** Tipo de identificación. |
| + | **Número de identificación. |
| + | * Enlace para confirmar invitación. |
| + | ('''Ver Figura 1'''). |
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− | [[Archivo:Figura 78.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 78: Formulario de registro de proveedor.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 701.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 2: Formulario de registro de proveedor''']] |
− | Una vez completado el formulario, el UP debe presionar el botón “Registrarse”. ('''Ver figura 78''').
| + | Si el usuario Proveedor es interno (emite documentos con The Factory HKA) y ya se encuentra registrado, solo debe confirmar la invitación y el portal le indicará la confirmación exitosa. ('''Ver Figura 2'''). |
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− | [[Archivo:Figura 106.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 106: Mensaje de confirmación de registro.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 701.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Formulario de registro de proveedor''']] |
− | '''NOTA:''' para el caso de las invitaciones individuales, el formulario de registro cargará los datos del UP
| + | Si el usuario Proveedor es externo (no emite documentos con The Factory HKA) debe confirmar la invitación y registrarse en el portal como Proveedor, el formulario de registro cargará los datos, confirme y presione Registrar, ('''Ver Figura 3'''). |
− | registrados por el UR al momento de gestionar la invitación.
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− | Luego del registro exitoso, aparecerá un mensaje que indicará que se ha enviado un correo de
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− | confirmación a la cuenta. ('''Ver figura 106''').
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− | [[Archivo:Figura 107.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 107: Correo de Confirmación.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 702.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 4: Mensaje de confirmación de registro''']] |
− | El UP deberá dirigirse a su correo a fin de obtener la contraseña
| + | Se genera un mensaje que indicará que se ha enviado un correo para confirmar su cuenta. ('''Ver Figura 4'''). |
− | inicial de ingreso al sistema y pulsar “Confirmar Usuario”. ('''Ver figura 107''').
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− | <includeonly>=</includeonly>==Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor (UP).==<includeonly>=</includeonly>
| + | [[Archivo:MUPR- 703.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 5: Correo de Confirmación''']] |
− | [[Archivo:Figura 80.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 80: Página de Ingreso para Usuario Proveedor (UP).''']] | + | En el nuevo correo recibirá una contraseña temporal, presione “Confirmar cuenta”, posteriormente el portal le indicará la confirmación exitosa para ingresar. ('''Ver Figura 5'''). |
− | Para ingresar al portal de recepción como UP, debe completar el formulario de ingreso con el correo
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− | registrado y la contraseña inicial enviada. ('''Ver figura 80''').
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− | [[Archivo:Figura 81.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 81: Listado de UR disponibles para envío de comprobantes.''']] | + | <includeonly>=</includeonly>==Ingreso al Sistema==<includeonly>=</includeonly> |
− | Una vez ingresado exitosamente al portal de Recepción, el UP debe seleccionar el UR al que desea enviar
| + | <includeonly>=</includeonly>===Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Externo===<includeonly>=</includeonly> |
− | comprobantes electrónicos. En la ('''figura 81'''), muestra la ventana que contiene los UR que lo han
| + | [[Archivo:MUPR- 721.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 6: Ingreso al portal.''']] |
− | registrado como proveedor en la plataforma The Factory HKA - DFacture.
| + | Para el ingreso del Proveedor externo (no emite documentos con The Factory HKA) por primera vez, debe ingresar con la contraseña temporal recibida en su correo. ('''Ver Figura 6'''). |
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− | [[Archivo:Figura 82.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 82: Cambio de Receptor en pantalla de inicio.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 722.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 7: Actualizar Contraseña.''']] |
− | '''NOTA:''' Sólo es posible seleccionar un UR a la vez, con la finalidad de que la plataforma DFacture pueda
| + | Al ingresar al portal el sistema le solicitará actualizar su contraseña. ('''Ver Figura 7'''). |
− | identificar y validar los datos tanto del UP como del UR a la vez.
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− | Para cambiar el UR seleccionado existe la opción en la ruta Inicio-Cambiar Receptor, que al presionarlo
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− | vuelve a mostrar la ventana de selección de Receptores. ('''Ver figura 82''').
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− | <includeonly>=</includeonly>==Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor (UP).==<includeonly>=</includeonly>
| + | [[Archivo:MUPR- 723.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 8: Cambio de Contraseña.''']] |
− | [[Archivo:Figura 83.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 83: Acceso directo Subir documentos.''']] | + | Posteriormente al mensaje tendrá el formulario de cambio contraseñara donde debe ingresar la contraseña actual y la nueva confirmando la misma cumpliendo las normas de seguridad de contraseña ('''Ver Figura 8'''). |
− | Para subir comprobantes electrónicos desde el portal de proveedor, se tienen la opción de Subir
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− | documentos desde el Menú Inicio→Subir Documentos. ('''Ver figura 83''').
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− | [[Archivo:Figura 84.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 84: Acceso directo y Menú inicio de Subir documentos.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 724.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Contraseña actualizada.''']] |
− | Para subir comprobantes electrónicos desde el portal de recepción, se tienen dos opciones, Ir a Menú
| + | El portal indicará la actualización de la contraseña de forma exitosa ('''Ver Figura 9'''). |
− | Inicio→Subir Documentos o Menú Comprobantes→Subir Documentos. ('''Ver figura 84''').
| + | Debe ingresar nuevamente al portal con la nueva contraseña. |
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− | [[Archivo:Figura 85.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 85: Asistente para subir documentos.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 725.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 10: Datos fiscales.''']] |
− | El portal permitirá agregar archivos en formato XML, Representación Gráfica y Archivos adjuntos por
| + | Si es la primera vez, luego del registro y cambio de contraseña debe completar los datos fiscales en el sistema para una radicación exitosa de los documentos ('''Ver Figura 10'''). |
− | medio de un asistente que solicitará el ingreso de metadato (opcional) aplicando para documentos
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− | requeridos por el cliente, Subir XML, Subir Representación Gráfica o Anexos. ('''Ver figura 85''').
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− | [[Archivo:Figura 86.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 86: Selección metadatos.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 726.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 11: Confirmación de Datos fiscales.''']] |
− | Si un documento requiere el envío de metadatos estos deben ser seleccionados en el campo Metadatos
| + | Al actualizar sus datos fiscales se indicara por un mensaje los cambios exitosos ('''Ver Figura 11'''). |
− | de la funcionalidad Metadata, se debe tener en cuenta que al enviar metadatos se deben seleccionar
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− | todos los requeridos asociados en el catálogo del usuario receptor, esta información la debe ser
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− | suministrada por dicho usuario en caso de no tener la información los metadatos pueden ser enviados al
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− | documento posteriormente desde Comprobantes-Comprobantes- Detalle- Metadatos. ('''Ver figura 86''').
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− | [[Archivo:Figura 87.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 87: Selección valor de metadatos.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 727.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 12: Términos y condiciones.''']] |
− | Si el metadato es de tipo lista se listaran todos los valores configurados en el campo Valor. ('''Ver figura 87''').
| + | El portal le indicará los Términos y condiciones del sistema, estos los debe aceptar y guardar ('''Ver Figura 12'''). |
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− | [[Archivo:Figura 88.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 88: Selección metadatos.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 728.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 13: Bienvenida al portal.''']] |
− | Ya seleccionado el metadato se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+). ('''Ver figura 88''').
| + | Posteriormente se mostrará la pantalla de Bienvenida, debe cerrar el mensaje y ya se encuentra listo para el uso del portal ('''Ver Figura 13'''). |
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− | [[Archivo:Figura 89.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 89: Selección metadatos.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 729.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 14: Lista de empresas receptoras.''']] |
− | Si el metadato no es de lista debe ingresar el valor correspondiente en el campo Valor, dependiendo del
| + | En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos ('''Ver Figura 14'''). |
− | tipo de metadato configurado el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico. ('''Ver figura 89''').
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− | [[Archivo:Figura 90.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 90: Selección metadatos.''']] | + | <includeonly>=</includeonly>===Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Interno===<includeonly>=</includeonly> |
− | Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para
| + | [[Archivo:MUPR- 731.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 15: Ingreso al portal usuario ya registrado.''']] |
− | subir el documento XML. ('''Ver figura 90''').
| + | Para el ingreso del Proveedor interno (emite documentos con The Factory HKA) ingrese con el correo y contraseña actual del portal Emisión, seleccione la opción '''Proveedor''' en el campo '''Portal''' ('''Ver Figura 15'''). |
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− | [[Archivo:Figura 91.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 91: Subir documentos XML.''']] | + | [[Archivo:MUPR- 732.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 16: Listado de empresas receptoras.''']] |
− | En Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver figura 91'''):
| + | En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos ('''Ver Figura 16'''). |
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− | :● Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación
| |
− | en el computador hasta la sección punteada.
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− | :● Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
| |
− | :● Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de cargar la Representación gráfica y
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− | archivos adjuntos.
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− | :● La carga de archivo XML sólo puede ser cargado una sola vez por número de documentos.
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− | :● Cantidad y formatos permitidos de documentos es de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB,
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− | formato permitido .XML.
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− | [[Archivo:Figura 92.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 92: Subir documentos XML.''']]
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− | Cuando se cargue el archivo XML con éxito éste será identificado por un check, para cargar otro
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− | documento regresar a la opción de Metadata y refrescar la pantalla. ('''Ver figura 92''').
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− | [[Archivo:Figura 93.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 93: Subir documentos XML.''']]
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− | En caso de algún error presentado con el documento serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje | |
− | informativo para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del
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− | archivo. ('''Ver figura 93''').
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− | [[Archivo:Figura 94.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 94: Subir documentos XML.''']]
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− | Cuando se carga un documento con metadatos y entre ellos falta agregar alguno que es requerido, el
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− | documento se cargará exitosamente sin metadatos e indicará un mensaje correspondiente al problema
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− | que se visualizará posicionando el cursor sobre la imagen del archivo, esta imagen se identificará con un
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− | icono de información color verde. ('''Ver figura 94''').
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− | '''Nota:''' actualmente se está desarrollando mejoras sobre este punto.
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− | [[Archivo:Figura 95.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 95: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
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− | Ya cargado un archivo de forma exitosa, se continúa con el botón siguiente para cargar la representación
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− | gráfica o anexos asociados al documento, esta carga es opcional de no requerir se continúa hasta el final
| |
− | del asistente ('''Ver figura 95''').
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− | La carga de documentos de representación gráfica y anexos se ejecutan mediante dos opciones:
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− | :● Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación
| |
− | en el computador hasta la sección punteada.
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− | :● Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
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− | La Representación gráfica permite un máximo de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato
| |
− | permitido .pdf. y el nombre debe ser el número del XML.
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− | Los archivos adjuntos permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB
| |
− | por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt,
| |
− | pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext'''
| |
− | '''Ejemplo:''' FACTP7_Presupuesto.pdf.
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− | [[Archivo:Figura 96.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 96: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
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− | '''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga
| |
− | de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere
| |
− | de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos. En caso de cargar
| |
− | documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante -
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− | Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
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− | Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA -
| |
− | DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que
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− | contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o
| |
− | con una ‘X’ y su mensaje informativo. ('''Ver figura 96''').
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− | [[Archivo:Figura 97.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 97: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
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− | Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de
| |
− | responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de
| |
− | cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver figura 97''').
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− | [[Archivo:Figura 98.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 98: Subir documentos.''']]
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− | Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar
| |
− | e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver figura 98''').
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− | <includeonly>=</includeonly>==Comprobantes cargados (UP).==<includeonly>=</includeonly>
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− | [[Archivo:Figura 99.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 99: Lista de comprobantes cargados.''']]
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− | Cada proveedor tendrá disponible, visualizar todos los documentos cargados propiamente por él o por su
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− | receptor asociado.
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− | Al igual que el receptor el proveedor disponible la consulta de los comprobantes por medio del filtro de
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− | consulta con disponibilidad de descargar XML, consulta de las acciones para cada documento y adicional
| |
− | tiene disponible descargar la lista de documentos consultados en archivo Excel.
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− | En la pantalla inicialmente se presenta la lista de Documentos Pendientes, que son los documentos
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− | entrantes válidos (enviados por un Usuario Receptor o cargados manualmente). Estos documentos
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− | permanecerán en estatus pendientes hasta que sean Aceptados o Rechazados por el Usuario Receptor.
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− | :● Estatus de documentos, se tiene disponible los estatus en que se encuentre el documento estos
| |
− | son: Aceptados, Rechazados, Pendientes y Errados.
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− | :● Tipos de documentos, se listan los diferentes tipos de documentos para la selección de búsqueda,
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− | Factura de venta, de Exportación, Contingencia, Nota de crédito, Nota de crédito de exportación.
| |
− | :● Receptor, se listan los usuarios receptor que se encuentren asociados al proveedor.
| |
− | :● Metadatos, son los metadatos configurados por el usuario Receptor.
| |
− | :● Valor metadatos, es el valor asignado al metadato seleccionado.
| |
− | :● Rango de emisión del documento (Inicio - Fin), es el rango de fecha en el que se emitió el
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− | documento o rango de fecha en el que se cargó en el sistema de recepción. ('''Ver figura 99''').
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− | [[Archivo:Figura 100.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 100: Detalle documento - Representación.''']]
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− | Todos los documentos tendrán disponibles la acciones Descargar XML y ver Detalles del documento, esto
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− | dependerá de los permisos configurados y rol que tenga el usuario.
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− | La acción “Descargar XML” ( ) permite bajar el documento a un directorio local.
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− | La acción “detalle” () despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante. Esta
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− | página contiene tres pestañas (Representación, Adjuntos y Gestión).
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− | :'''- Representación:''' Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido: Vista
| |
− | de los Datos Principales del documento (extraídos del XML cargado, sirve para verificar que la
| |
− | representación gráfica está acorde a los datos de la factura), Representación gráfica, se muestra el
| |
− | formato de la representación cargada siempre y cuando ésta fue cargada previamente y Mostrar XML (al
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− | pulsar) se muestra en código XML correspondiente al documento. ('''Ver figura 100''').
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− | [[Archivo:Figura 101.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 101: Detalle documento - Adjuntos''']]
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− | :'''- Adjuntos:''' Permite Subir, Descargar o Eliminar la representación gráfica del comprobante y archivo de
| |
− | anexo asociados al mismo. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones:
| |
− | :'''● Arrastrar y soltar (drag and drop):''' los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el
| |
− | computador hasta la sección punteada.
| |
− | :'''● Carga mediante explorador de archivos:''' Hacer click en la sección punteada.
| |
− | El formato de nombre de los archivos y cantidad son los siguientes:
| |
− | :'''● Representación Gráfica:''' El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento
| |
− | con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
| |
− | :'''● Anexos:''' Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por
| |
− | tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx,
| |
− | ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre
| |
− | '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext'''
| |
− | '''Ejemplo:''' FACTP7_Presupuesto.pdf.
| |
− | | |
− | Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho. En particular la
| |
− | en la lista de anexos se cargará archivos .XML del acuse de recibo generado por el adquirente, este tipo
| |
− | de archivo solo tiene la acción de descarga. ('''Ver figura 101''').
| |
− | {{clear}}
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− | [[Archivo:Figura 102.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 102: Detalle documento - Metadatos''']]
| |
− | :'''- Metadatos:''' Es donde el portal permite asignar metadatos al documento radicado previamente
| |
− | sin metadatos, se debe tener en cuenta seleccionar todos los metadatos requeridos y activos
| |
− | configurados por el receptor, esta información será suministrada por él mismo. ('''Ver figura 102''').
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− | [[Archivo:Figura 103.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 103: Detalle documento - Gestión''']]
| + | '''nota''': solo es posible seleccionar una empresa receptora a la vez, con la finalidad de identificar y validar los datos tanto del Proveedor como del Receptor. |
− | :'''- Gestión:''' En esta sección se muestra la información más relevante del comprobante recibido y | |
− | una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando
| |
− | fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es
| |
− | Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, posteriormente los estado serán
| |
− | asignado por el Receptor. ('''Ver figura 103''').
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