Diferencia entre revisiones de «Usuario Proveedor (UP) - Portal DRecepción Validación Previa»

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<includeonly>=</includeonly>==Usuario Proveedor (UP).==<includeonly>=</includeonly>
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<includeonly>=</includeonly>==Registro==<includeonly>=</includeonly>
[[Archivo:MUPR- 700.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 700: Invitación de registro al proveedor (1) Individual o (2) masiva.''']]
+
[[Archivo:MUPR- 700.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 1: Invitación al proveedor (1) Individual o (2) masiva''']]
Para el usuario proveedor, el proceso inicia cuando se recibe la invitación de registro y comenzar a subir
+
El proveedor dispondrá del portal para radicar documentos electrónicos, representaciones gráficas y anexos emitidos no solo por '''The Factory HKA''', sino por cualquier proveedor tecnológico de facturación electrónica.
documentos electrónicos mediante su cuenta en el portal DRecepción.
+
Un proveedor recibe por parte del cliente Receptor la invitación por medio de un correo electrónico que contiene:
La invitación es enviada por el usuario receptor al proveedor mediante la invitación que envía un correo
+
* La razón social del Receptor que envía la invitación.
electrónico y contiene el enlace que redirige al formulario de registro en el portal, esta invitación puede
+
* Información social de su empresa como proveedor:
ser enviada a proveedores que disponen del servicio de Emisión de Facturación Electrónica con TFHKA o
+
** Tipo persona.
proveedores externos que dispone de otro proveedor tecnológico.
+
** Razón social.
Las invitaciones pueden ser enviada individual o masiva ésta última se encuentra en proceso de desarrollo. ('''Ver MUPR- 700''').
+
** Tipo de identificación.
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**Número de identificación.
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* Enlace para confirmar invitación.
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('''Ver Figura 1''').
 
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[[Archivo:MUPR- 701.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 701: Formulario de registro de proveedor.''']]
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[[Archivo:MUPR- 701.1.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 2: Formulario de registro de proveedor''']]
Si el usuario Proveedor es externo ('''No emite documentos con The Factory HKA''') debe confirmar la invitación y registrarse en el portal como Proveedor ('''Ver MUPR- 701''').
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Si el usuario Proveedor es interno (emite documentos con The Factory HKA) y ya se encuentra registrado, solo debe confirmar la invitación y el portal le indicará la confirmación exitosa. ('''Ver Figura 2''').
 
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[[Archivo:MUPR- 701.1.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 701.1: Formulario de registro de proveedor.''']]
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[[Archivo:MUPR- 701.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 3: Formulario de registro de proveedor''']]
Si el usuario Proveedor es interno ('''Emite documentos con The Factory HKA''') y ya se encuentra registrado, solo debe confirmar la invitación y el portal le indicará la confirmación exitosa ('''Ver MUPR- 701.1''').
+
Si el usuario Proveedor es externo (no emite documentos con The Factory HKA) debe confirmar la invitación y registrarse en el portal como Proveedor, el formulario de registro cargará los datos, confirme y presione Registrar, ('''Ver Figura 3''').
 
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[[Archivo:MUPR- 702.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 702: Mensaje de confirmación de registro.''']]
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[[Archivo:MUPR- 702.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 4: Mensaje de confirmación de registro''']]
'''NOTA:''' para el caso de las invitaciones individuales, el formulario de registro cargará los datos del UP
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Se genera un mensaje que indicará que se ha enviado un correo para confirmar su cuenta. ('''Ver Figura 4''').
registrados por el UR al momento de gestionar la invitación.
 
Luego del registro exitoso, aparecerá un mensaje que indicará que se ha enviado un correo de
 
confirmación a la cuenta. ('''Ver MUPR- 702''').
 
 
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[[Archivo:MUPR- 703.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 703: Correo de Confirmación.''']]
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[[Archivo:MUPR- 703.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 5: Correo de Confirmación''']]
El usuario proveedor deberá dirigirse a su correo a fin de obtener la contraseña
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En el nuevo correo recibirá una contraseña temporal, presione “Confirmar cuenta”, posteriormente el portal le indicará la confirmación exitosa para ingresar. ('''Ver Figura 5''').
temporal de ingreso al sistema y pulsar “Confirmar Usuario”, posteriormente el portal le indicará la confirmación de su cuenta e iniciar sesión ('''Ver MUPR- 703''').
 
 
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Si el usuario Proveedor es interno '''Emite documentos con The Factory HKA''' al confirmar el portal le indicara un mensaje de confirmación de cuenta y puede ingresar al sistema con la misma clave de Emisión ('''Ver MUPR- 701.1''').
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<includeonly>=</includeonly>==Ingreso al Sistema==<includeonly>=</includeonly>
 +
<includeonly>=</includeonly>===Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Externo===<includeonly>=</includeonly>
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[[Archivo:MUPR- 721.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 6: Ingreso al portal.''']]
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Para el ingreso del Proveedor externo (no emite documentos con The Factory HKA) por primera vez, debe ingresar con la contraseña temporal recibida en su correo. ('''Ver Figura 6''').
 
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<includeonly>=</includeonly>==Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor (UP).==<includeonly>=</includeonly>
+
[[Archivo:MUPR- 722.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 7: Actualizar Contraseña.''']]
[[Archivo:MUPR- 704.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 704: Página de Ingreso para Usuario Proveedor (UP).''']]
+
Al ingresar al portal el sistema le solicitará actualizar su contraseña. ('''Ver Figura 7''').
Para ingresar al portal de recepción como usuario proveedor, ingresar en el portal con el correo
 
registrado y la contraseña temporal recibida.
 
 
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Si el usuario Proveedor es externo '''No emite documentos con The Factory HKA''' ingrese con el correo y contraseña temporal ('''Ver MUPR- 704''').
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[[Archivo:MUPR- 723.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 8: Cambio de Contraseña.''']]
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Posteriormente al mensaje tendrá el formulario de cambio contraseñara donde debe ingresar la contraseña actual y la nueva confirmando la misma cumpliendo las normas de seguridad de contraseña ('''Ver Figura 8''').
 
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Si el usuario Proveedor es interno '''Emite documentos con The Factory HKA''' ingrese con el correo y contraseña de Emisor y seleccione la opción '''Peroveedores''' en el campo '''Portal''' ('''Ver MUPR- 704.1''').
+
[[Archivo:MUPR- 724.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 9: Contraseña actualizada.''']]
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El portal indicará la actualización de la contraseña de forma exitosa ('''Ver Figura 9''').
 +
Debe ingresar nuevamente al portal con la nueva contraseña.
 
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[[Archivo:MUPR- 705.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 705: Listado de UR disponibles para envío de comprobantes.''']]
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[[Archivo:MUPR- 725.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 10: Datos fiscales.''']]
Una vez ingresado exitosamente al portal de Recepción, el UP debe seleccionar el UR al que desea enviar
+
Si es la primera vez, luego del registro y cambio de contraseña debe completar los datos fiscales en el sistema para una radicación exitosa de los documentos ('''Ver Figura 10''').
comprobantes electrónicos. En la ('''MUPR- 705'''), muestra la ventana que contiene los UR que lo han
 
registrado como proveedor en la plataforma The Factory HKA - DFacture.
 
 
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[[Archivo:MUPR- 706.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 706: Cambio de Receptor en pantalla de inicio.''']]
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[[Archivo:MUPR- 726.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 11: Confirmación de Datos fiscales.''']]
'''NOTA:''' Sólo es posible seleccionar un UR a la vez, con la finalidad de que la plataforma DFacture pueda
+
Al actualizar sus datos fiscales se indicara por un mensaje los cambios exitosos ('''Ver Figura 11''').
identificar y validar los datos tanto del UP como del UR a la vez.
 
Para cambiar el UR seleccionado existe la opción en la ruta Inicio-Cambiar Receptor, que al presionarlo
 
vuelve a mostrar la ventana de selección de Receptores. ('''Ver MUPR- 706''').
 
 
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<includeonly>=</includeonly>==Carga de comprobantes electrónicos Usuario Proveedor (UP).==<includeonly>=</includeonly>
+
[[Archivo:MUPR- 727.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 12: Términos y condiciones.''']]
[[Archivo:MUPR- 707.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 707: Acceso directo Subir documentos.''']]
+
El portal le indicará los Términos y condiciones del sistema, estos los debe aceptar y guardar ('''Ver Figura 12''').
Para subir comprobantes electrónicos desde el portal de proveedor, se tienen la opción de Subir
 
documentos desde el Menú Inicio→Subir Documentos. ('''Ver MUPR- 707''').
 
 
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[[Archivo:MUPR- 708.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 708: Acceso directo y Menú inicio de Subir documentos.''']]
+
[[Archivo:MUPR- 728.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 13: Bienvenida al portal.''']]
Para subir comprobantes electrónicos desde el portal de recepción, se tienen dos opciones, Ir a Menú
+
Posteriormente se mostrará la pantalla de Bienvenida, debe cerrar el mensaje y ya se encuentra listo para el uso del portal ('''Ver Figura 13''').
Inicio→Subir Documentos o Menú Comprobantes→Subir Documentos. ('''Ver MUPR- 708''').
 
 
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[[Archivo:MUPR- 709.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 709: Asistente para subir documentos.''']]
+
[[Archivo:MUPR- 729.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 14: Lista de empresas receptoras.''']]
El portal permitirá agregar archivos en formato XML, Representación Gráfica y Archivos adjuntos por
+
En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos ('''Ver Figura 14''').
medio de un asistente que solicitará el ingreso de metadato (opcional) aplicando para documentos
 
requeridos por el cliente, Subir XML, Subir Representación Gráfica o Anexos. ('''Ver MUPR- 709''').
 
 
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[[Archivo:MUPR- 710.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 710: Selección metadatos.''']]
+
<includeonly>=</includeonly>===Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Interno===<includeonly>=</includeonly>
Si un documento requiere el envío de metadatos estos deben ser seleccionados en el campo Metadatos
+
[[Archivo:MUPR- 731.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 15: Ingreso al portal usuario ya registrado.''']]
de la funcionalidad Metadata, se debe tener en cuenta que al enviar metadatos se deben seleccionar
+
Para el ingreso del Proveedor interno (emite documentos con The Factory HKA) ingrese con el correo y contraseña actual del portal Emisión, seleccione la opción '''Proveedor''' en el campo '''Portal''' ('''Ver Figura 15''').
todos los requeridos asociados en el catálogo del usuario receptor, esta información la debe ser
 
suministrada por dicho usuario en caso de no tener la información los metadatos pueden ser enviados al
 
documento posteriormente desde Comprobantes-Comprobantes- Detalle- Metadatos. ('''Ver MUPR- 710''').
 
 
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[[Archivo:MUPR- 711.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 711: Selección valor de metadatos.''']]
+
[[Archivo:MUPR- 732.jpg|miniaturadeimagen|'''Figura 16: Listado de empresas receptoras.''']]
Si el metadato es de tipo lista se listaran todos los valores conFigurados en el campo Valor. ('''Ver MUPR- 711''').
+
En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos ('''Ver Figura 16''').
 
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[[Archivo:MUPR- 712.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 712: Selección metadatos.''']]
+
'''nota''': solo es posible seleccionar una empresa receptora a la vez, con la finalidad de identificar y validar los datos tanto del Proveedor como del Receptor.
Ya seleccionado el metadato se debe agregar a la lista del asistente con el botón (+). ('''Ver MUPR- 712''').
 
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[[Archivo:MUPR- 713.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 713: Selección metadatos.''']]
 
Si el metadato no es de lista debe ingresar el valor correspondiente en el campo Valor, dependiendo del
 
tipo de metadato conFigurado el campo recibirá datos tipo Fecha, Caracteres alfanuméricos o numérico. ('''Ver MUPR- 713''').
 
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[[Archivo:MUPR- 714.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 714: Selección metadatos.''']]
 
Al tener todos los metadatos requeridos y opcionales en la lista, continuar con el botón siguiente para
 
subir el documento XML. ('''Ver MUPR- 714''').
 
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[[Archivo:MUPR- 715.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 715: Subir documentos XML.''']]
 
En Subir documentos el portal permitirá agregar archivos en formato XML mediante dos opciones ('''Ver MUPR- 715'''):
 
 
 
:● Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación
 
en el computador hasta la sección punteada.
 
:● Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
 
:● Es obligatorio realizar la carga inicial del archivo XML antes de cargar la Representación gráfica y
 
archivos adjuntos.
 
:● La carga de archivo XML sólo puede ser cargado una sola vez por número de documentos.
 
:● Cantidad y formatos permitidos de documentos es de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB,
 
formato permitido .XML.
 
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[[Archivo:MUPR- 716.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 716: Subir documentos XML.''']]
 
Cuando se cargue el archivo XML con éxito éste será identificado por un check, para cargar otro
 
documento regresar a la opción de Metadata y refrescar la pantalla. ('''Ver MUPR- 716''').
 
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[[Archivo:MUPR- 716.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 716: Subir documentos XML.''']]
 
En caso de algún error presentado con el documento serán identificados en rojo o con una ‘X’ y su mensaje
 
informativo para visualizar el mensaje de error presentado, debe posicionar el cursor sobre la imagen del
 
archivo. ('''Ver MUPR- 716''').
 
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[[Archivo:MUPR- 716.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 716: Subir documentos XML.''']]
 
Cuando se carga un documento con metadatos y entre ellos falta agregar alguno que es requerido, el
 
documento se cargará exitosamente sin metadatos e indicará un mensaje correspondiente al problema
 
que se visualizará posicionando el cursor sobre la imagen del archivo, esta imagen se identificará con un
 
icono de información color verde. ('''Ver MUPR- 716''').
 
'''Nota:''' actualmente se está desarrollando mejoras sobre este punto.
 
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[[Archivo:MUPR- 717.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 717: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
Ya cargado un archivo de forma exitosa, se continúa con el botón siguiente para cargar la representación
 
gráfica o anexos asociados al documento, esta carga es opcional de no requerir se continúa hasta el final
 
del asistente ('''Ver MUPR- 717''').
 
La carga de documentos de representación gráfica y anexos se ejecutan mediante dos opciones:
 
:● Arrastrar y soltar (drag and drop): los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación
 
en el computador hasta la sección punteada.
 
:● Carga mediante explorador de archivos: Hacer click en la sección punteada.
 
La Representación gráfica permite un máximo de 1 archivo con tamaño máximo de 1MB, formato
 
permitido .pdf. y el nombre debe ser el número del XML.
 
Los archivos adjuntos permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB
 
por tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt,
 
pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre '''NumeroFactura_NombreArchivo.ext'''
 
'''Ejemplo:''' FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
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[[Archivo:MUPR- 718.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 718: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
'''Nota:''' durante el proceso de carga de Representación gráfica y archivos adjuntos, el portal permite la carga
 
de otros números de documentos previamente cargados, esto si el XML en proceso de carga no requiere
 
de estos archivos, ya que es importante conservar el límite de cantidad de archivos. En caso de cargar
 
documentos incorrectos es posible actualizar los mismos desde Menú - Comprobantes - Comprobante -
 
Acción Detalle - Adjuntos, consultando el número de documento del archivo cargado.
 
Todos los archivos cargados, serán validados por los servicios de la plataforma The Factory HKA -
 
DRecepcion. Los documentos registrados exitosamente, serán identificados con un check y los que
 
contengan errores de estructura, datos erróneos, formato inválido u otro, serán identificados en rojo o
 
con una ‘X’ y su mensaje informativo. ('''Ver MUPR- 718''').
 
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[[Archivo:MUPR- 719.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 719: Subir documentos Representación Gráfica y Adjuntos.''']]
 
Al cargar archivos con extensión .zip o .rar el porta le indicará un mensaje de informativo de
 
responsabilidad sobre el contenido del mismo, el cual debe aceptar para generar la carga en caso de
 
cancelar el mensaje el archivo no será cargado. ('''Ver MUPR- 719''').
 
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[[Archivo:MUPR- 720.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 720: Subir documentos.''']]
 
Al culminar la carga de los documentos se finaliza el proceso de carga con el botón Siguiente y Finalizar
 
e iniciar una nueva carga de otro documento. ('''Ver MUPR- 720''').
 
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<includeonly>=</includeonly>==Comprobantes cargados (UP).==<includeonly>=</includeonly>
 
[[Archivo:MUPR- 721.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 721: Lista de comprobantes cargados.''']]
 
Cada proveedor tendrá disponible, visualizar todos los documentos cargados propiamente por él o por su
 
receptor asociado.
 
 
 
Al igual que el receptor el proveedor disponible la consulta de los comprobantes por medio del filtro de
 
consulta con disponibilidad de descargar XML, consulta de las acciones para cada documento y adicional
 
tiene disponible descargar la lista de documentos consultados en archivo Excel.
 
En la pantalla inicialmente se presenta la lista de Documentos Pendientes, que son los documentos
 
entrantes válidos (enviados por un Usuario Receptor o cargados manualmente). Estos documentos
 
permanecerán en estatus pendientes hasta que sean Aceptados o Rechazados por el Usuario Receptor.
 
 
 
:● Estatus de documentos, se tiene disponible los estatus en que se encuentre el documento estos
 
son: Aceptados, Rechazados, Pendientes y Errados.
 
:● Tipos de documentos, se listan los diferentes tipos de documentos para la selección de búsqueda,
 
Factura de venta, de Exportación, Contingencia, Nota de crédito, Nota de crédito de exportación.
 
:● Receptor, se listan los usuarios receptor que se encuentren asociados al proveedor.
 
:● Metadatos, son los metadatos conFigurados por el usuario Receptor.
 
:● Valor metadatos, es el valor asignado al metadato seleccionado.
 
:● Rango de emisión del documento (Inicio - Fin), es el rango de fecha en el que se emitió el
 
documento o rango de fecha en el que se cargó en el sistema de recepción. ('''Ver MUPR- 721''').
 
{{clear}}
 
 
 
[[Archivo:MUPR- 722.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 722: Detalle documento - Representación.''']]
 
Todos los documentos tendrán disponibles la acciones Descargar XML y ver Detalles del documento, esto
 
dependerá de los permisos conFigurados y rol que tenga el usuario.
 
La acción “Descargar XML” ( ) permite bajar el documento a un directorio local.
 
La acción “detalle” () despliega una nueva página para la visualización y gestión del comprobante. Esta
 
página contiene tres pestañas (Representación, Adjuntos y Gestión).
 
:'''- Representación:''' Proporciona hasta tres formas para visualizar y revisar el comprobante recibido: Vista
 
de los Datos Principales del documento (extraídos del XML cargado, sirve para verificar que la
 
representación gráfica está acorde a los datos de la factura), Representación gráfica, se muestra el
 
formato de la representación cargada siempre y cuando ésta fue cargada previamente y Mostrar XML (al
 
pulsar) se muestra en código XML correspondiente al documento. ('''Ver MUPR- 722''').
 
{{clear}}
 
 
 
[[Archivo:MUPR- 723.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 723: Detalle documento - Adjuntos''']]
 
:'''- Adjuntos:''' Permite Subir, Descargar o Eliminar la representación gráfica del comprobante y archivo de
 
anexo asociados al mismo. La herramienta permite agregar archivos mediante dos opciones:
 
:'''● Arrastrar y soltar (drag and drop):''' los archivos se pueden arrastrar desde una carpeta o ubicación en el
 
computador hasta la sección punteada.
 
:'''● Carga mediante explorador de archivos:''' Hacer click en la sección punteada.
 
El formato de nombre de los archivos y cantidad son los siguientes:
 
:'''● Representación Gráfica:''' El nombre del Archivo debe ser exactamente el número del documento
 
con extensión .pdf, tamaño máximo de 1 MB y cantidad máxima de archivo 1.
 
:'''● Anexos:''' Permite un máximo de 5 archivos con tamaño máximo de 2 MB por archivo y 10MB por
 
tamaño total de almacenamiento, formatos permitidos (png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx,
 
ppt, pptx, zip, rar) cada archivo debe tener la estructura del nombre
 
'''NumeroFactura_NombreArchivo.ext'''
 
'''Ejemplo:''' FACTP7_Presupuesto.pdf.
 
 
 
Cada tipo documento cargado se visualiza en la lista correspondiente del lateral derecho. En particular la
 
en la lista de anexos se cargará archivos .XML del acuse de recibo generado por el adquirente, este tipo
 
de archivo solo tiene la acción de descarga. ('''Ver MUPR- 723''').
 
{{clear}}
 
 
 
[[Archivo:MUPR- 724.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 724: Detalle documento - Metadatos''']]
 
:'''- Metadatos:''' Es donde el portal permite asignar metadatos al documento radicado previamente
 
sin metadatos, se debe tener en cuenta seleccionar todos los metadatos requeridos y activos
 
conFigurados por el receptor, esta información será suministrada por él mismo. ('''Ver MUPR- 724''').
 
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[[Archivo:MUPR- 725.jpg|miniaturadeimagen|'''MUPR- 725: Detalle documento - Gestión''']]
 
:'''- Gestión:''' En esta sección se muestra la información más relevante del comprobante recibido y
 
una tabla con el histórico de las operaciones realizadas sobre el documento, indicando
 
fecha, responsable, estatus y comentarios, el estatus inicial de un documento previamente cargado es
 
Radicado pasando a Entregado ya al momento de ingresar en Gestión, posteriormente los estado serán
 
asignado por el Receptor. ('''Ver MUPR- 725''').
 
 
{{clear}}
 
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Revisión actual del 13:59 9 sep 2022

Registro

Figura 1: Invitación al proveedor (1) Individual o (2) masiva

El proveedor dispondrá del portal para radicar documentos electrónicos, representaciones gráficas y anexos emitidos no solo por The Factory HKA, sino por cualquier proveedor tecnológico de facturación electrónica. Un proveedor recibe por parte del cliente Receptor la invitación por medio de un correo electrónico que contiene:

  • La razón social del Receptor que envía la invitación.
  • Información social de su empresa como proveedor:
    • Tipo persona.
    • Razón social.
    • Tipo de identificación.
    • Número de identificación.
  • Enlace para confirmar invitación.

(Ver Figura 1).

Figura 2: Formulario de registro de proveedor

Si el usuario Proveedor es interno (emite documentos con The Factory HKA) y ya se encuentra registrado, solo debe confirmar la invitación y el portal le indicará la confirmación exitosa. (Ver Figura 2).

Figura 3: Formulario de registro de proveedor

Si el usuario Proveedor es externo (no emite documentos con The Factory HKA) debe confirmar la invitación y registrarse en el portal como Proveedor, el formulario de registro cargará los datos, confirme y presione Registrar, (Ver Figura 3).

Figura 4: Mensaje de confirmación de registro

Se genera un mensaje que indicará que se ha enviado un correo para confirmar su cuenta. (Ver Figura 4).

Figura 5: Correo de Confirmación

En el nuevo correo recibirá una contraseña temporal, presione “Confirmar cuenta”, posteriormente el portal le indicará la confirmación exitosa para ingresar. (Ver Figura 5).

Ingreso al Sistema

Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Externo

Figura 6: Ingreso al portal.

Para el ingreso del Proveedor externo (no emite documentos con The Factory HKA) por primera vez, debe ingresar con la contraseña temporal recibida en su correo. (Ver Figura 6).

Figura 7: Actualizar Contraseña.

Al ingresar al portal el sistema le solicitará actualizar su contraseña. (Ver Figura 7).

Figura 8: Cambio de Contraseña.

Posteriormente al mensaje tendrá el formulario de cambio contraseñara donde debe ingresar la contraseña actual y la nueva confirmando la misma cumpliendo las normas de seguridad de contraseña (Ver Figura 8).

Figura 9: Contraseña actualizada.

El portal indicará la actualización de la contraseña de forma exitosa (Ver Figura 9). Debe ingresar nuevamente al portal con la nueva contraseña.

Figura 10: Datos fiscales.

Si es la primera vez, luego del registro y cambio de contraseña debe completar los datos fiscales en el sistema para una radicación exitosa de los documentos (Ver Figura 10).

Figura 11: Confirmación de Datos fiscales.

Al actualizar sus datos fiscales se indicara por un mensaje los cambios exitosos (Ver Figura 11).

Figura 12: Términos y condiciones.

El portal le indicará los Términos y condiciones del sistema, estos los debe aceptar y guardar (Ver Figura 12).

Figura 13: Bienvenida al portal.

Posteriormente se mostrará la pantalla de Bienvenida, debe cerrar el mensaje y ya se encuentra listo para el uso del portal (Ver Figura 13).

Figura 14: Lista de empresas receptoras.

En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos (Ver Figura 14).

Ingreso al Sistema para Usuario Proveedor Interno

Figura 15: Ingreso al portal usuario ya registrado.

Para el ingreso del Proveedor interno (emite documentos con The Factory HKA) ingrese con el correo y contraseña actual del portal Emisión, seleccione la opción Proveedor en el campo Portal (Ver Figura 15).

Figura 16: Listado de empresas receptoras.

En cada ingreso al portal debe seleccionar la empresa receptora que desea enviar comprobantes electrónicos (Ver Figura 16).

nota: solo es posible seleccionar una empresa receptora a la vez, con la finalidad de identificar y validar los datos tanto del Proveedor como del Receptor.