Configuración - Portal HKANómina
En esta sección se describe el proceso a seguir para dar inicio al uso del Portal HKANómina en ambos ambientes (Test - En Pruebas o Test - En proceso de habilitación)
Ambiente
- En el menú del Portal de Nómina Electrónica debe ubicar la opción ->Configuración e ingresar a la opción ->Ambiente esto con el fin de seleccionar en que ambiente va a realizar sus pruebas:
- Test - En Pruebas: Pruebas internas para conocer el funcionamiento del portal de nomina
- Test - En proceso de habilitación: Pruebas de habilitación ante la DIAN
Nota:Para realizar las pruebas de habilitación se debe activar la opción de habilitación para que encienda la comunicación con la DIAN a través de el método de habilitación.
Datos Fiscales
Creación Secuenciales Portal Demo
URL Portal Nomina Electrónica:
Paso a Paso:
- Configuración
- ->Datos Fiscales
- ->Agregar Secuenciales
@IMPORTANTE: El prefijo que a elegir debe estar conformado por caracteres alfabéticos y debe tener una longitud de 1 a 7 caracteres.
Secuenciales Ambiente Pruebas
Para realizar las pruebas en el servicio de Nómina Electrónica deberá crear el secuencial en el según el Tipo de Servicio que desee utilizar Portal o Integración:
Secuencial Tipo Integración
Los campos que debe tener en cuenta para la creación satisfactoria del secuencial
Datos Requeridos para Uso del Tool:
- Tipo Ambiente = Pruebas
- Tipo Documento = Puede elegir Nomina Individual o Nomina Ajuste
- Tipo de Servicio = Servicio Integración
- Modalidad de Uso = Manual con Prefijo
- Establecimiento = Se fusiona con los establecimientos registrados en el portal de emisión de factura. (Tiempo de espera de sincronización un (1) día).
NOTA: Este campo no es obligatorio. Puede dejarlo en blanco, ya que el portal permite crear el secuencial sin inconvenientes.
- Prefijo = Es de uso libre configure 3 o 4 letras Ejemplo: TFHK
- Valor Rango Desde: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 1
- Valor Rango Hasta: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 100000
- Valor Rango Inicial: Debe colocar el valor configurado anteriormente en el campo Valor Rango Desde.
- Fecha Inicio: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 meses antes al momento que lo esta creando.
- Fecha Fin: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 años como fecha de vencimiento.
Secuencial Tipo Portal
Los campos que debe tener en cuenta para la creación satisfactoria del secuencial
Datos Requeridos para Uso del Tool:
- Tipo Ambiente = Pruebas
- Tipo Documento = Puede elegir Nomina Individual o Nomina Ajuste
- Tipo de Servicio = Portal
- Modalidad de Uso = Automático
- Establecimiento = Se fusiona con los establecimientos registrados en el portal de emisión de factura. (Tiempo de espera de sincronización un (1) día).
NOTA: Este campo no es obligatorio. Puede dejarlo en blanco, ya que el portal permite crear el secuencial sin inconvenientes.
- Prefijo = Es de uso libre configure 3 o 4 letras Ejemplo: TFHK
- Valor Rango Desde: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 1
- Valor Rango Hasta: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 100000
- Valor Rango Inicial: Debe colocar el valor configurado anteriormente en el campo Valor Rango Desde.
- Fecha Inicio: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 meses antes al momento que lo esta creando.
- Fecha Fin: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 años como fecha de vencimiento.
Secuenciales Ambiente Habilitación
Para realizar el adecuado set de pruebas requerido por la DIAN para poder habilitarse como Emisor en el servicio de Nómina Electrónica deberá crear el secuencial en el según el Tipo de Servicio que desee utilizar Portal o Integración:
Secuencial Tipo Integración
Los campos que debe tener en cuenta para la creación satisfactoria del secuencial
Datos Requeridos para Uso del Tool:
- Tipo Ambiente = Habilitación
- Tipo Documento = Puede elegir Nomina Individual o Nomina Ajuste
- Tipo de Servicio = Servicio Integración
- Modalidad de Uso = Manual con Prefijo
- Establecimiento = Se fusiona con los establecimientos registrados en el portal de emisión de factura. (Tiempo de espera de sincronización un (1) día).
NOTA: Este campo no es obligatorio. Puede dejarlo en blanco, ya que el portal permite crear el secuencial sin inconvenientes.
- Prefijo = Es de uso libre configure 3 o 4 letras Ejemplo: TFHK
- Valor Rango Desde: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 1
- Valor Rango Hasta: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 100000
- Valor Rango Inicial: Debe colocar el valor configurado anteriormente en el campo Valor Rango Desde.
- Fecha Inicio: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 meses antes al momento que lo esta creando.
- Fecha Fin: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 años como fecha de vencimiento.
- Set Test ID: En este campo debe diligenciar el Set Test ID otorgado por la DIAN al momento de hacer el proceso de habilitación a través del portal DIAN www.dian.gov.co.
Secuencial Tipo Portal
Los campos que debe tener en cuenta para la creación satisfactoria del secuencial
Datos Requeridos para Uso del Tool:
- Tipo Ambiente = Habilitación
- Tipo Documento = Puede elegir Nomina Individual o Nomina Ajuste
- Tipo de Servicio = Portal
- Modalidad de Uso = Automático
- Establecimiento = Se fusiona con los establecimientos registrados en el portal de emisión de factura. (Tiempo de espera de sincronización un (1) día).
NOTA: Este campo no es obligatorio. Puede dejarlo en blanco, ya que el portal permite crear el secuencial sin inconvenientes.
- Prefijo = Es de uso libre configure 3 o 4 letras Ejemplo: TFHK
- Valor Rango Desde: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 1
- Valor Rango Hasta: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 100000
- Valor Rango Inicial: Debe colocar el valor configurado anteriormente en el campo Valor Rango Desde.
- Fecha Inicio: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 meses antes al momento que lo esta creando.
- Fecha Fin: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 años como fecha de vencimiento.
- Set Test ID: En este campo debe diligenciar el Set Test ID otorgado por la DIAN al momento de hacer el proceso de habilitación a través del portal DIAN www.dian.gov.co.
Creación Secuenciales Portal Producción
Secuencial Tipo Integración
Los campos que debe tener en cuenta para la creación satisfactoria del secuencial:
- Tipo Ambiente = Producción
- Tipo Documento = Puede elegir Nomina Individual o Nomina Ajuste
- Tipo de Servicio = Servicio Integración
- Modalidad de Uso = Manual con Prefijo
- Establecimiento = Se fusiona con los establecimientos registrados en el portal de emisión de factura. (Tiempo de espera de sincronización un (1) día).
NOTA: Este campo no es obligatorio. Puede dejarlo en blanco, ya que el portal permite crear el secuencial sin inconvenientes.
- Prefijo = Es de uso libre configure 3 o 4 letras Ejemplo: TFHK
- Valor Rango Desde: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 1
- Valor Rango Hasta: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 100000
- Valor Rango Inicial: Debe colocar el valor configurado anteriormente en el campo Valor Rango Desde.
- Fecha Inicio: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 meses antes al momento que lo esta creando.
- Fecha Fin: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 años como fecha de vencimiento.
Secuencial Tipo de Servicio Portal
Los campos que debe tener en cuenta para la creación satisfactoria del secuencial:
- Tipo Ambiente = Producción
- Tipo Documento = Puede elegir Nomina Individual o Nomina Ajuste
- Tipo de Servicio = Portal
- Modalidad de Uso = Automático
- Establecimiento = Se fusiona con los establecimientos registrados en el portal de emisión de factura. (Tiempo de espera de sincronización un (1) día).
NOTA: Este campo no es obligatorio. Puede dejarlo en blanco, ya que el portal permite crear el secuencial sin inconvenientes.
- Prefijo = Es de uso libre configure 3 o 4 letras Ejemplo: TFHK
- Valor Rango Desde: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 1
- Valor Rango Hasta: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 100000
- Valor Rango Inicial: Debe colocar el valor configurado anteriormente en el campo Valor Rango Desde.
- Fecha Inicio: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 meses antes al momento que lo esta creando.
- Fecha Fin: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 años como fecha de vencimiento.
Creación Secuencial Tipo de Servicio Carga Masiva
Los campos que debe tener en cuenta para la creación satisfactoria del secuencial:
- Tipo Ambiente = Pruebas
- Tipo Documento = Puede elegir Nomina Individual o Nomina Ajuste
- Tipo de Servicio = Masivo
- Modalidad de Uso = Automático
- Establecimiento = Se fusiona con los establecimientos registrados en el portal de emisión de factura. (Tiempo de espera de sincronización un (1) día).
NOTA: Este campo no es obligatorio. Puede dejarlo en blanco, ya que el portal permite crear el secuencial sin inconvenientes.
- Prefijo = Es de uso libre configure 3 o 4 letras Ejemplo: TFHK
- Valor Rango Desde: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 1
- Valor Rango Hasta: Es de uso libre configura el numero de inicio del rango Ejemplo: 100000
- Valor Rango Inicial: Debe colocar el valor configurado anteriormente en el campo Valor Rango Desde.
- Fecha Inicio: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 meses antes al momento que lo esta creando.
- Fecha Fin: Para efecto de pruebas puede configurar una fecha de 3 o 6 años como fecha de vencimiento.
Logo Nómina
En la siguiente pestaña de Logo Nómina usted puede realizar la carga del Logo de la empresa y este se mostrara en la Representación Gráfica de su Documento de emitido de nómina.
Para realizar la carga o actualización de su logo debe seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar en el menú principal Configuración > Datos Fiscales > Logo Nómina, presionar Seleccionar logo, donde emergerá una ventana del explorador de Windows
2. Seleccione la ruta donde se encuentra el archivo y seleccione la imagen del logo que desea cargar
3. Presione Agregar logo.
@IMPORTANTE: La imagen del logo puede estar en formato JPG o PNG, no debe exceder los 600KB de tamaño de archivo ni debe exceder lo 800px de ancho en la imagen
Folios Nómina
En la pestaña Folios Nómina podrá hacer seguimiento de los paquetes o planes de folios que ha adquirido, su fecha de creación, Cantidad de Folios y su Estatus. Adicionalmente puede encontrar en la parte inferior un resumen de los folios (Total Nóminas Emitidas, Folios Adquiridos y Folios Restantes).
- Nota 1: En ambiente de producción, los paquetes mostrados corresponden a los paquetes de folios o planes que Usted ha adquirido. Si se han agotado o están por agotarse puede comunicarse con nuestra área de Ventas o con su distribuidor autorizado. Puede encontrar información de contacto en la sección Canales de Comunicación
- Nota 2: En ambiente DEMO por defecto al registrarse se adjudica la cantidad de 20 folios. Si desea una carga adicional para pruebas puede solicitar al área de soporte una carga de folios.
Cambiar Contraseña
- 1. Por su seguridad se recomienda realizar el cambio de contraseña inicial.
- 2. Para realizar el cambio debe ingresar en Configuración > Cambiar Contraseña.
- 3. Para editar la contraseña agregue la clave actual e ingrese la nueva. Presione Aceptar para que los cambios sean satisfactorios
