Contingencia de factura electrónica un aliado para su negocio
Contingencia de factura electrónica un aliado para su negocio
Mira el siguiente enlace:
Un análisis de la resolución 165, contingencia y temas relacionados de la mano de nuestro especialista Carlos García:
La contingencia de Factura Electrónica es un aliado para la operación de nuestros clientes. En el marco de la entrada en vigencia de la obligatoriedad a
partir del 1 de febrero de 2024 para la adopción del anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1.9, en el cual se tiene establecido entre sus
principales cambios que "La fecha de generación y la fecha de la firma de la factura electrónica debe ser el mismo día" se ha eliminado la regla de 10 días
posterior e inferior a la fecha.
Por lo antes mencionado, va a ser clave que como aliados y casas de software se tengan implementados los procedimientos de facturación en escenarios de
contingencia total o parcial bajo la premisa de máximo esfuerzo de validación ante la DIAN con esquemas auditables. Y su vez el tener procesos bien implementados
para la contingencia de Facturación Electrónica va a ser un gran aliado a la hora que se presenten intermitencias o timeouts en el servicio de la DIAN,
interrupción del servicio de internet o ante intermitencias en la plataforma de emisión de facturas electrónicas de The Factory HKA Colombia. Sobre todo
en los puntos de ventas tengamos procedimientos que garanticen que las operaciones continúen y no se detengan. En tal sentido los invitamos a estudiar el
material o contenido que se presenta a continuación:
Analizando el alcance que pueden tener los escenarios de contingencia de nuestros clientes podemos hablar de dos tipos de alcance:
Tipos de Contingencia Facturador Electrónico (Tipo 03)
Contingencia Total
Es lo que se tiene establecido en el anexo técnico 1.9 y está alineado con esquemas B2B, ahora con la masificación de la factura electrónica no es tan sencillo aplicarlo. Eventos fuera de la operación normal, hacking, como ejemplo lo recientemente ocurrido con los hechos de hackeo a nubes privadas que generaron total indisponbilidad impidiendo el proceso de facturación electrónica.
Contingencia Parcial
Es una sugerencia de Procedimiento TFHKA bajo la premisa de “Máximo Esfuerzo de Validación ante la DIAN” con Esquemas Auditables. En la regulación no se presentan esquemas aplicables a este tipo de contingencia es más alineado a esquemas B2C.
Contingencia Total Facturador Electrónico (Tipo 03) – Anexo Técnico 1.9
Corresponde al esquema que se tiene establecido en el anexo técnico 1.9.
Los inconvenientes tecnológicos por parte del facturador electrónico implican que esté tenga en cuenta lo siguiente: • Por el tiempo en que dure la contingencia expedir factura de venta de talonario o de papel, la cual se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos • El facturador electrónico deberá generar una carta declarando el inconveniente tecnológico o superación del misma, la cual debe ir firmada por el representante legal de la compañía o quien haga de sus veces y remitirla al correo electrónico contingencia.facturadorvp@dian.gov.co con lo siguiente: o Asunto: Nit de la empresa separado con un guión el digito de verificación; Nombre de la empresa. o Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal o quien haga de sus veces. o Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto). ▪ Nota: Este correo únicamente será para la recepción de correos de los facturadores electrónicos para informar el inconveniente tecnológico o superación de este. ▪ Nota: Adicionalmente, si quieren entregar estas constancias por escrito lo pueden realizar a través de radicados, el cual deberá remitirse a la DIAN - nivel central - factura electrónica.
• Una vez el facturador electrónico superé el inconveniente tecnológico deberá proceder a generar, transmitir, expedir y recibir sus documentos e instrumentos electrónicos de manera habitual. • Se deberá transcribir la información mediante el documento electrónico de transmisión de cada una de las facturas de venta de talonario o papel expedidas en el tiempo que duró la contingencia, al momento de transmitir la DIAN está informará las notificaciones y/o rechazos a que haya lugar sobre estás, las cuales deberán expedir dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente. • El envío de los instrumentos electrónicos debe realizarse a través del método SendBillSync.
Se informa que los documentos CreditNote, DebitNote y ApplicationResponse no tienen esquemas de contingencia, por tanto, el facturador no deberá usar la numeración de contingencia para estos documentos, sino la numeración establecida por el facturador para estos. Dicho lo anterior se deberán generar, transmitir, validar y expedir los documentos según se establece el presente anexo cuando los inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico estén superados.
Declaración Contingencia Total Facturador Electrónico (Tipo 03)
A continuación se presentan ejemplos de Inicio y Finalización de Declaración Contingencia Total Facturador Electrónico.
Solicitud Aprobación Contingencia Parcial Facturador Electrónico (Tipo 03)
A continuación se presenta ejemplo de Solicitud Aprobación Contingencia Parcial Facturador Electrónico (Tipo 03), este tipo de esquemas no se encuentra en la regulación actual pero es el esquema que algunos de nuestros aliados han implementado y los cuales han superado procesos de auditorías por parte de la DIAN. Y es la recomendación que damos por experiencia. Esta solicitud la debe elaborar la empresa emisora en el momento que vaya a masificar su facturación electrónica, es un ejemplo o referencia, cada contribuyente debe adecuarla a sus procesos y operación. Debe quedar debidamente resguardado y bajo esquemas de documentación propias de Sistemas de Gestión de la empresa de ser posible. Se recomienda que al momento de generarse la necesidad de entrar en contingencia parcial haya una aprobación o autorización por parte de un supervisor o persona designada por la empresa, y que quede trazabilidad del inicio y fin de la contingencia, con la finalidad que pueda ser auditado posteriormente. No debe estar en potestad de un cajero o agente de punto de venta el entrar en contingencia tipo 03. Se busca garantizar que la operación y ventas no se detengan.
A continuación se presentan los gráficos de cómo pueden presentarse las contingencias parciales.
Escenario 1 Contingencia Parcial con base en Ejemplo en Solicitud
En la generación se tienen los datos que va a tener en el futuro la factura, aún no se tiene la factura electrónica. Intento de transmisión, se envían los datos de lo que va a tener la factura para que con base a las validaciones de la DIAN si se convierta en factura electrónica de venta, hasta que la DIAN no lo valide no se tiene la factura electrónica. Expedición, es entregar la factura con la validación de la DIAN. Bajo un esquema de contingencia voy a tener generación, en la generación los datos deben estar almacenados en una base de datos (disco duro, nube, sistema POS, RAM-ROM de un celular) para tener la posibilidad de reconstruir la transacción en caso de contingencia, sobre todo en contingencias parciales. En el escenario 1 se hacen dos intentos cada uno de 1 minuto y después del segundo se toma la decisión de expedirlo sin validación de la DIAN. La contingencia va ir sin validación pero cumpliendo con los requisitos de la factura de venta de talonario papel, tiene una fecha de expedición, independientemente de que se transmita o no ya al adquirente le sirve esa factura para deducción de costos y gastos. La responsabilidad queda de parte del facturador electrónico, y puede estar expuesto a sanciones por no transmitir en debida forma en los tiempos establecidos, es decir, 48 horas contadas a partir de haber salido de la contingencia. Después de la expedición se debe hacer la transmisión de los documentos.
Escenario 2 Contingencia Parcial con base en Ejemplo en Solicitud
Escenario 3 Contingencia Parcial con base en Ejemplo en Solicitud
Estamos en rutas de venta y se llega a un sitio donde no hay internet, las transacciones se van almacenando en el dispositivo móvil, se hace el intento de transmitir y no se puede transmitir, se entrega la factura contingencia de talonario
papel y cuando se llega a una zona de cobertura ya se tiene en el sistema la posibilidad de empezar a transmitirla. Es recomendable mantener una copia física de la transacción para tener respaldo en caso de robo o extravío del dispositivo
móvil.
Conciliación
Ante escenarios de estados indeterminados de transacciones electrónicas que pueden ser origen de documentos emitidos en contingencia, es necesario realizar el último esfuerzo de conciliar el estado definitivo de los mismos, ejemplos:
1. Transacción validada por la DIAN después del lapso de tiempo especificado para la expedición de una factura electrónica de contingencia. Esta transacción se debe anular con una nota crédito referenciada.
2. Transacción en estado de error por la DIAN después del lapso de tiempo especificado para la expedición de una factura electrónica de contingencia. Esta transacción se puede consultar por API y no se puede ver por el portal de la DIAN.
Se debe dejar registrado el intento de anulación de la transacción así no se logre.
3.En la documentación técnica de TFHKA de estatus indeterminados pueden ver escenarios adicionales y sugerencias de manejo.
Documentos con estatus indeterminado en HKAFactura, En esta sección de la felcowiki puede encontrar información acerca de que es, porque ocurre y como solucionar los estatus indeterminados en la emisión de facturas.
Canal de Notificaciones Técnicas Telegram
Documentos con estatus indeterminado en HKAFactura
Datos Origen de conciliación:
- Reporte del Portal DIAN “Facturando Electrónicamente” (Emisión / Recepción).
- Reporte de documentos desde los portales de TFHKA.
- Reporte de documentos desde los Sistemas de Facturación – ERP´s.
Requisitos de las facturas de talonario o papel
A continuación se muestran los requisitos que deben cumplir las facturas de talonario o papel según lo establecido en el artículo 12 de la resolución DIAN 000165 de 01-11-2023.
Las facturas de Talonario o Papel deben incluir código QR si se expiden a través de Sistemas Informáticos & el código QR debe incluir CUFE
En el numeral 14 del artículo 12 de de la resolución DIAN 000165 de 01-11-2023.indica que El Código de respuesta rápida -Código QR-, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos.
Generación del CUFE
Ejemplo - Generación del CUFE
Puntos clave en el portal de emisión de facturación electrónica en contingencia 03
Generación de la Factura de Contingencia 03
En situaciones donde el facturador electrónico experimenta indisponibilidad del servicio informático de la DIAN, ya sea por fallas en la conectividad con sus sistemas o interrupciones en la plataforma de validación, la normativa permite la emisión de Facturas de Contingencia con código 03. Este documento es válido para respaldar la operación comercial mientras persiste la contingencia y está regulado por la DIAN, garantizando la continuidad de las transacciones.
Estado de la factura en el portal de emisión
Una vez que se genera la Factura de Contingencia 03, esta debe ser transmitida a la DIAN en cuanto el servicio informático se restablezca. Durante el proceso de envío y hasta que se reciba la respuesta oficial de validación, el estado de la factura en el portal de emisión se mostrará como "EN PROCESO". Este estado indica que la factura ha sido generada, pero aún no ha sido aprobada o rechazada por la DIAN.
Estatus final de la factura
Una vez que la DIAN complete el proceso de validación, la Factura de Contingencia 03 cambiará su estado en el portal de emisión:
Si la DIAN aprueba la factura, su estado se actualizará, lo que confirma su validez dentro del sistema de facturación electrónica.
Si la DIAN rechaza la factura, el estado cambiará a "RECHAZADA", lo que indicará que el documento no ha sido aceptado y requerirá la corrección de los errores identificados para su correcta reemisión.
Contingencia tipo 04
¿Qué es la Contingencia tipo 04?
Se activa en los casos en que el sistema de Factura Electrónica con validación previa de la DIAN queda fuera de línea, por lo tanto, en ese momento no puede validar las Facturas Electrónicas.
¿Qué ocurre en una contingencia tipo 04?
Para no afectar la operación de nuestros clientes, The Factory HKA Colombia activa la facturación por contingencia tipo 04 (inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN). En estos escenarios el cliente no debe realizar ningún tipo de ajuste, debe enviar las facturas tal cual como lo hace habitualmente, usando los consecutivos de facturación electrónica de venta, las facturas quedarán en “estatus pendiente en envío a la DIAN” código de respuesta 207 y The Factory HKA Colombia tendrá 48 horas para transmitirlas a la DIAN, contadas a partir de que se detecte que el servicio de la DIAN esté activo. Otro punto muy importante, la representación gráfica de la factura en formato digital o impreso saldrá identificada como Factura Electrónica de Venta Tipo 04.
En el caso de las integraciones para controlar adecuadamente la respuesta del servicio en estos escenarios, se detalla a continuación la información que contendrá el response:
- Código: 207
- Mensaje: "El documento se generó como Documento Electrónico de Contingencia Tipo 04, estamos a la espera de que termine la contingencia en la DIAN para entregarlo."
- Contendrá CUFE
- EsvalidoDIAN: false
Puntos clave en el portal de emisión de facturación electrónica en contingencia 04
Emisión de la factura de contingencia
Cuando se presenta una contingencia tecnológica que impide la generación y transmisión de la factura electrónica de venta en tiempo real a la DIAN, el contribuyente puede emitir una Factura de Contingencia con código 04. Este documento es plenamente válido y reconocido por la DIAN para respaldar la operación comercial y garantizar la continuidad de las transacciones en estos escenarios, tenga en cuenta que el documento quedará emitido como contingencia 04 y no cambiará a factura de venta 01
Estado de la factura en el portal de emisión
Una vez generada la Factura de Contingencia 04, esta es transmitida a la DIAN para su validación. Mientras el proceso de envío y recepción de respuesta está en curso, el sistema reflejará el estado "EN PROCESO", lo que indica que la factura aún no ha sido aprobada ni rechazada por la DIAN. Durante este tiempo, el contribuyente debe estar atento a la actualización del estado del documento.
Estatus final de la factura
Luego de que la DIAN realice la validación correspondiente, la factura de contingencia tomará el estatus definitivo en el portal de emisión. Si la validación es exitosa, el documento se vera reflejado en el sistema como emitido correctamente, lo que indica que la factura ha sido aceptada y es completamente válida dentro del sistema de facturación electrónica. En caso de que la DIAN rechace la factura, esta tomará el estado documento rechazado, lo que obligará al emisor a realizar las correcciones necesarias y generar un nuevo documento conforme a la normativa vigente.
Representación Gráfica de contingencia
Para los clientes que usan representación gráfica estándar de The Factory HKA Colombia esta se generará automáticamente y cumpliendo con lo establecido en la normativa se denominará Factura Electrónica de Venta Tipo 04 . También contendrán todos los requisitos establecidos en normativa para las representaciones gráficas en formato digital o impreso.
Nota importante: En los casos que se genere representación gráfica desde el ERP como adjuntos en 11 esta debe cumplir con la normativa y debe estar denominada Factura Electrónica de Venta Tipo 04, quienes generen este tipo de representaciones gráficas deben garantizar lo antes mencionado.
¿Qué debo hacer con una Factura Electrónica de Venta Tipo 04 (Factura de Contingencia Tipo 04)?
No se debe hacer nada porque las Facturas Electrónicas de Venta Tipo 04 son documentos legales y válidos y The Factory HKA Colombia tendrá 48 horas para transmitirlas a la DIAN, contadas a partir de que se detecte que el servicio de la DIAN esté activo.
Proceso de contingencia tipo 04
1. Activación de la contingencia:
Se activa cuando el sistema de Factura Electrónica con validación previa de la DIAN queda fuera de línea, impidiendo la validación de las facturas electrónicas.
2. Emisión de facturas:
Durante la contingencia, se emitieron facturas electrónicas bajo la modalidad de contingencia tipo 04, cumpliendo con los requisitos establecidos por la DIAN.
3. Transmisión posterior:
Una vez superada la contingencia, las facturas generadas bajo esta modalidad deben ser transmitidas a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes.
4. Principales aspectos a tener en cuenta en facturación en modalidad de
contingencia tipo 04.
En el caso de las integraciones para controlar
adecuadamente la respuesta del servicio en estos escenarios, se detalla a
continuación la información que contendrá el response:
● Código: 207.
● Mensaje: "El documento se generó como Documento Electrónico de
Contingencia Tipo 04, estamos a la espera de que termine la contingencia en
la DIAN para entregarlo."
● Contendrá CUFE
● EsvalidoDIAN: false
● Representación Gráfica: Debe estar denominada Factura Electrónica de
Venta Tipo 04.
Próximos pasos
Verificación del estado de las facturas: Recomendamos utilizar el Método EstadoDocumento para consultar el estado de sus facturas emitidas durante la contingencia.
No reenviar documentos: No es necesario reenviar las facturas emitidas
durante la contingencia. Estas serán procesadas y validadas dentro del plazo
establecido.
Atención a posibles rechazos: En algunos casos, las facturas pueden
mostrar un estado de "rechazado" temporalmente. Sugerimos esperar las 48
horas correspondientes para confirmar su estado definitivo.
Próximos pasos
Verificación del estado de las facturas: Recomendamos utilizar el Método EstadoDocumento para consultar el estado de sus facturas emitidas durante la contingencia.
No reenviar documentos: No es necesario reenviar las facturas emitidas
durante la contingencia. Estas serán procesadas y validadas dentro del plazo
establecido.
Atención a posibles rechazos: En algunos casos, las facturas pueden
mostrar un estado de "rechazado" temporalmente. Sugerimos esperar las 48
horas correspondientes para confirmar su estado definitivo.
Diferencias entre la Contingencia 03 y la Contingencia 04 en la Facturación Electrónica
En el marco normativo de la DIAN, se han definido distintos tipos de contingencias que permiten a los facturadores electrónicos continuar con sus operaciones en caso de eventos que impidan la emisión y transmisión de facturas en condiciones normales. Entre ellas, destacan la Contingencia 03 y la Contingencia 04, que tienen diferencias clave en cuanto a su aplicación, causales y procedimiento de validación.
Contingencia 03 – Fallas Tecnológicas del Facturador Electrónico
Causal: Se activa cuando el inconveniente no proviene de la DIAN, sino de problemas en el software de facturación del contribuyente, fallas en su conectividad a internet o errores en su infraestructura tecnológica.
Emisión del documento: El facturador genera una Factura de Contingencia con código 03, que le permite continuar facturando mientras soluciona el problema técnico.
Contingencia 04 – Indisponibilidad del Servicio Informático de la DIAN
Causal: Se presenta cuando la plataforma de validación de la DIAN está inoperativa, impidiendo la recepción y validación de las facturas electrónicas.
Emisión del documento: En este caso, el facturador debe emitir una Factura de Contingencia con código 04, la cual es un documento válido y reconocido por la DIAN mientras su sistema informático se restablece.