Emisión - Generar Comprobante Documento Soporte - Portal DFactura Validación Previa
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Sumario
- 1 ¿Que es Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente?
- 2 ¿A quiénes está dirigido la generación de Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente?
- 3 Catalogos de Proveedores
- 4 Catalogos de Productos Proveedores
- 5 Carga masiva de Proveedores
- 6 Carga masiva de Productos
- 7 Carga Masiva No Procesada
- 8 Creación de Secuenciales para emitir Documento de Soporte y Notas de Ajustes
- 9 Emisión de Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
- 10 Emisión de Nota de Ajuste sobre documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
- 11 Correción de Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente rechazados por la DIAN
¿Que es Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente?
Es el documento que se utiliza para acreditar la compra del bien o servicio; el cual debe ser generado por el comprador ABS (Adquirente de Bienes y Servicios a un Sujeto No Obligado a expedir factura de venta y/o documento equivalente), cuando realiza transacciones con un proveedor que no esta obligado a facturar electronicamente SNO (Sujeto No Obligado – Vendedor / Proveedor de bienes o servicios).
¿A quiénes está dirigido la generación de Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente?
Según lo indicado en el Artículo 1.6.1.4.3. Sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. Los siguientes sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones:
- 1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
- 2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
- 3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA.
- 4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
- 5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
- 6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
- 7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
- 8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
Catalogos de Proveedores
En el Catálogo de Proveedores(SNO) se podrá visualizar y gestionar la lista de proveedores que se encuentran registrados en el aplicativo. Podrá realizar búsquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de sus clientes. Para acceder debe ir a Catálogos Documentos de Soporte → Proveedores
En la parte superior derecha del catalogo podrá ubicar la Casilla "Búsqueda". Aquí podrá colocar información alfanumérica que le permita ubicar fácilmente a uno o varios proveedores de su lista. Podrá listar los registros con la letra inicial por Razón social/Nombre o Número de documento.
Acciones en la lista de Proveedores
En cada registro de proveedores se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentran en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro. Entre las acciones se tienen:
- Detalle : Se muestra una pantalla con toda la información registrada del proveedor seleccionado.
- Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
- Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el botón "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la Eliminación masiva)
Catálogo Proveedores
Detalle Proveedores
Editar Proveedores
Agregar un nuevo Proveedor
Para agregar un nuevo registro de un Proveedor presione Agregar Proveedor; se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su proveedor.
Datos Generales
Seleccione el tipo de Persona del proveedor, dependiendo de si su proveedor es persona Natural o Jurídica deberá ingresar distintos datos básicos solicitados:
- Persona Natural:
- Nombre y Apellido
- Persona Jurídica:
- Razón Social
- Nombre comercial
- Identificación de Procedencia de Organización: es la procedencia del vendedor(SNO); conforme a la normativa vigente, debe tenerse en cuenta lo que se indica para el concepto de residente fiscal en Colombia y NO residente fiscal en Colombia.
- Correo: al ser un campo opcional se puede dejar sin definir, por lo tanto si no es definido no se realiza envío del correo del documento generado. A partir del 10-10-2023 se permite el manejo del correo con la siguiente estructura: ^(([a-zA-Z0-9!#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ]+)@((\[[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.)|(([a-zA-Z0-9!#$%&'*+=?^_{|}~\-]+\.)+))([a-zA-Z]{2,50}|[0-9]{1,3})(\]?)(\s;\s*|\s*$))*$
- Notificar: si el correo no es definido entonces en este campo se debe indicar la opción NO; de lo contrario seleccionar la opción SI
- Dirección: para proveedores No Residentes, el Código Postal no debe ser definido.
Debe diligenciar los campos según correspondan y tomar en cuenta la información registrada en el RUT o documento del proveedor. Al momento de agregar el correo del proveedor, debe hacer uso del botón agregar que esta al lado de este campo.
Nota: Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al proveedor.
Dirección
Indique la dirección del proveedor diligenciando los campos requeridos. Esta sección cuenta con una casilla que permite diferenciar si la dirección Fiscal del Cliente es distinta a la dirección de Domicilio. Si selecciona esta casilla podrá diferenciar ambas direcciones, en caso contrario se toma la Dirección de Domicilio igual a la Dirección Fiscal. Nota: Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.
Información Fiscal
En esta sección podrá seccionar datos como:
- Detalle Tributario: Información de los impuestos que son responsables los proveedores
- Responsabilidades Fiscales: Las responsabilidades de los proveedores que están reflejadas en su RUT.
Catálogo Proveedores
Agregar Proveedores
Agregar Proveedores
Eliminación Masiva de Proveedores
En caso de requerir la eliminación simultanea de mas de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad. Para realizar la eliminación debe seleccionar cada proveedor, presionando la casilla de verificación del lado izquierdo de cada registro que desee eliminar. Al culminar la selección, puede presionar el botón "Eliminar" y se le preguntará si esta seguro. Al dar "Si" se eliminaran todos los registros que han sido seleccionados.
Selección de registros a eliminar
Mensaje de confirmación
Mensaje de eliminación exitosa
Registros definitivos
Eliminación Individual de Proveedores
En caso de requerir la eliminación individual de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad. Para realizar la eliminación debe presionar el botón "Eliminar" asociado al proveedor; y se le preguntará si esta seguro. Al dar "Si" se eliminara el registro que ha sido seleccionado.
Selección de registro a eliminar
Mensaje de confirmación
Mensaje de eliminación exitosa
Registros definitivos
Edición de Proveedores
En caso de requerir la edición de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad. Para realizar la edición debe presionar el botón "Editar" asociado al proveedor; se mostrará el formulario en el cual podrá realizar las modificaciones necesarias sobre el proveedor.
Selección de registro a editar.
Datos originales del proveedor.
Modificación de datos del proveedor.
Mensaje de edición exitosa.
Proveedor editado.
Catalogos de Productos Proveedores
En el Catálogo de Productos de Proveedores(SNO) se podrá visualizar y gestionar la lista de los productos asociados a sus respectivos proveedores que se encuentran registrados en el aplicativo. Podrá realizar búsquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de sus productos. Para acceder debe ir a Catálogos Documentos de Soporte → Productos de Proveedores
Acciones en la lista de Productos de Proveedores
En cada registro de Productos se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentra en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro. Entre las acciones se tienen:
- Detalle: Se muestra una pantalla con toda la información registrada del Producto seleccionado.
- Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
- Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el botón "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la Eliminación masiva)
Catálogo de Productos de Proveedores
Detalle de Productos de Proveedores
Editar Proveedores
Agregar un nuevo Producto
Para agregar un nuevo registro de un producto o servicio presione Agregar Producto. Se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su producto o servicio:
- Proveedor: seleccionar el proveedor que se asociará al producto.
- Tipo: (servicio o producto)
- Código
- Descripción
- Colombia Compra Eficiente: Es un enlace que lo dirige a la Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas(UNSPSC)
- Tipo de Código Estándar: permite definir el tipo de código estándar que maneja el producto o servicio a agregar (es opcional su definición). Al seleccionar el Tipo de Código Estándar se visualizará un campo para ingresar el Código Estándar, si este es el UNSPSC en el siguiente enlace se lista los códigos:Archivo:Clasificador de Bienes y Servicios.xls. Para el caso de GTIN y Partida Arancelaria, entre las páginas 660-705 del Archivo:Anexo Técnico Resolución 000012 de 09-02-2021.pdf se explica su estructura
- Unidad de medida
- Precio unitario
- Tipo de impuesto
- Marca: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
- Modelo: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
- Cantidad por Paquete: En caso de que el producto se venda por paquetes de varias unidades, en caso contrario puede colocar "1"
- Cantidad Real: Cantidad o unidades sobre las cuales aplica el precio unitario y el calculo de impuesto
Catálogo de Producto de Proveedores
Agregar Producto de Proveedores
Agregar Producto de Proveedores
Advertencia
La descripción del concepto de los productos o servicios deben estar descritos de manera legible y correcta de tal manera que se pueda entender claramente la descripción de los mismos.
Ejemplo:
| Incorrecto | Correcto |
|---|---|
| "##########" | "Zapatos deportivos Paseo" |
| "123456ass" | "Celular Android YZ-13" |
| "00001-00090099900999" | "Base Inferior derecha motor Honda Civic Emotion 2007" |
La DIAN exige que la descripción responda a un concepto entendible sobre el bien o servicio para verificar si el impuesto asociado es el adecuado.
Eliminación Masiva de Productos de Proveedores
En caso de requerir la eliminación simultanea de mas de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad. Para realizar la eliminación debe seleccionar cada producto, presionando la casilla de verificación del lado izquierdo de cada registro que desee eliminar. Al culminar la selección, puede presionar el botón "Eliminar" y se le preguntará si esta seguro. Al dar "Si" se eliminaran todos los registros que han sido seleccionados.
Selección de registros a eliminar
Mensaje de confirmación
Mensaje de eliminación exitosa
Registros definitivos
Eliminación Individual de Producto de Proveedores
En caso de requerir la eliminación individual de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad. Para realizar la eliminación debe presionar el botón "Eliminar" asociado al proveedor; y se le preguntará si esta seguro. Al dar "Si" se eliminara el registro que ha sido seleccionado.
Selección de registro a eliminar
Mensaje de confirmación
Mensaje de eliminación exitosa
Registros definitivos
Edición de Productos de Proveedores
En caso de requerir la edición de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad. Para realizar la edición debe presionar el botón "Editar" asociado al proveedor; se mostrará el formulario en el cual podrá realizar las modificaciones necesarias sobre el proveedor.
Selección de registro a editar.
Datos originales del producto.
Modificación de datos del producto.
Mensaje de edición exitosa.
Producto editado.
Carga masiva de Proveedores
Esta carga permite agregar de manera masiva los proveedores; la cantidad maxima de registros permitidos en la carga masiva es de 1000. Esta funcionalidad NO es Obligatoria para los generen este tipo de documento a través de un sistema de integración ERP.
| Estructura de CSV con Datos Fiscales |
|---|
| Tipo de persona|Tipo de Identificación|Número de Identificación|Nombre comercial|Razón social|Nombre|Apellido|Segundo Nombre|Segundo Apellido|Identificación de Procedencia de Organización|Correo|Teléfono|Fax|Referencia|Nombre contacto|Nota|Notificar|Detalle Tributario |Responsabilidades Fiscales|País (Domicilio)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)|País (Fiscal)|Dirección (Fiscal)|Código Postal (Fiscal)|Lenguaje (Fiscal)|Departamento (Fiscal)|Municipio (Fiscal)|Ciudad (Fiscal) |
El delimitador a utilizar es el pipe (|), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio o requerido, se debe dejar el espacio vacío entre doble (||), véase tabla 1 para validar el formato de los campos.
Tabla 1
| Nombre del Campo | Valores Permitidos | Obligatorio |
|---|---|---|
| Tipo de persona | 1 y 2 (1:Persona Jurídica - 2:Natural) | Si |
| Tipo de Identificación | Frecuentes: 22 Cédula de extranjería; 31 NIT; 42 Documento de identificación extranjero (Lista completa en Tabla 16.2.1 del Anexo de Soporte v 1.1) | Si |
| Número de Identificación | Entre 6 y 20 caracteres. | Si |
| Nombre comercial | Entre 3 y 450 caracteres. | No |
| Razón social | Entre 3 y 100 caracteres alfanuméricos y ,.-_#. | Si (Si es Persona Jurídica). |
| Nombre | Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos. | Si (Si es Persona Natural). |
| Apellido | Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos. | Si (Si es Persona Natural). |
| Segundo Nombre | Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos. | No. |
| Segundo Apellido | Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos. | No. |
| Identificación de Procedencia de Organización | 10 y 11 (10:Residente-11:No Residente) (Lista completa en Tabla 16.1.4.1 del Anexo de Soporte v 1.1) | Si |
| Correo | Formato correcto de dirección de correo electrónico. | No |
| Teléfono | Entre 8 y 14 caracteres numéricos. | No |
| Fax | Entre 8 y 14 caracteres numéricos. | No |
| Referencia | Máximo 100 caracteres. | No |
| Nombre | contacto Entre 5 y 100 caracteres. | No |
| Nota | Entre 5 y 500 caracteres. | No |
| Notificar | 1 y 0 (1:Sí - 0:No). | Si |
| Detalle Tributario | Lista de Códigos Tributos separados por coma (Lista completa en Tabla 16.2.5.2 del Anexo de Soporte v 1.1). | Si |
| Responsabilidades Fiscales | Lista de Códigos Responsabilidades fiscales separados por coma (Lista completa en Tabla 16.2.5.1 del Anexo de Soporte v 1.1). | Si |
| País (Domicilio) | Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 13.4.1 Anexo Técnico 1.8). | Si el proveedor es residente |
| Dirección (Domicilio) | Entre 5 y 500 caracteres. | Si, ya sea residente o no residente el proveedor |
| Código Postal (Domicilio) | Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 13.4.4 Anexo Técnico 1.8). | Si el proveedor es residente |
| Lenguaje (Domicilio) | Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 13.3.2 Anexo Técnico 1.8). | Si, ya sea residente o no residente el proveedor |
| Departamento (Domicilio) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos(Lista completa en Tabla 13.4.2 Anexo Técnico 1.8) | Si el proveedor es residente |
| Municipio (Domicilio) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 13.4.3 Anexo Técnico 1.8). | Si el proveedor es residente |
| Ciudad (Domicilio) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad | Si, ya sea residente o no residente el proveedor |
| País (Fiscal) | Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 13.4.1 Anexo Técnico 1.8). | No |
| Dirección (Fiscal) | Entre 5 y 500 caracteres. | No |
| Código Postal (Fiscal) | Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 13.4.4 Anexo Técnico 1.8). | No |
| Lenguaje (Fiscal) | Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 13.3.2 Anexo Técnico 1.8). | No |
| Departamento (Fiscal) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos (Lista completa en Tabla 13.4.2 Anexo Técnico 1.8) |
No |
| Municipio (Fiscal) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 13.4.3 Anexo Técnico 1.8). | No |
| Ciudad (Fiscal) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad. | No |
Presione la opción Carga Masiva para ingresar al módulo que permitirá realizar la carga del archivo.csv con los proveedores y los productos; una vez seleccionado el archivo presione la opción Subir archivo.
Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los registros agregados se visualizarán en sus respectivos catálogos, en caso de presentarse algún tipo de error será informado por un mensaje indicando el tipo de error.
En caso de errores, verifique los siguientes puntos:
- Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando que se ven correctamente los símbolos y eñes.
- Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de documentos repetidos.
- Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que tienen un guion y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
- Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de clientes que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.
- Cuando se intenta realizar una carga masiva con un proveedor previamente registrado, el archivo de error del mismo se generará en blanco, lo que indica que el proveedor existe en el catálogo.
Botón Carga Masiva
Botón para descargar ejemplo de carga masiva
Botón Subir Archivo
Mensaje de registro exitoso
Mensaje indicando que se generaron errores en la carga
Se pulsa el botón Aquí en el mensaje anterior, y se descarga el archivo de trazas
Carga masiva de Productos
Esta carga permite agregar de manera masiva los proveedores con sus respectivos productos asociados. Esta funcionalidad NO es Obligatoria para los generen este tipo de documento a través de un sistema de integración ERP.
Ya que en Documento de Soporte los Proveedores y los Productos están relacionados, entonces para la carga masiva se debe establecer dicha asociación. Para ello se maneja una misma estructura de archivo .csv; en el cual se va a definir la información del Proveedor y luego la correspondiente al producto asociado al mismo.
Debido a esta relación, la carga masiva se realizará de manera Asíncrona; por lo tanto los datos agregados en el archivo .csv serán procesados en un lapso de 24 horas.
| Estructura de CSV con Datos Fiscales |
|---|
| La estructura es la siguiente: Tipo de persona|Tipo de Identificación|Número de Identificación|Nombre comercial|Razón social|Nombre|Apellido|Segundo Nombre|Segundo Apellido|Identificación de Procedencia de Organización|Correo|Teléfono|Fax|Referencia|Nombre contacto|Nota|Notificar|Detalle Tributario |Responsabilidades Fiscales|País (Domicilio)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)|País (Fiscal)|Dirección (Fiscal)|Código Postal (Fiscal)|Lenguaje (Fiscal)|Departamento (Fiscal)|Municipio (Fiscal)|Ciudad (Fiscal)|Tipo de servicio|Código de producto|Descripción del producto|Tipo de Código Estándar|Codigo Estandar|Unidad de medida|Precio unitario|Tipo de IVA|Cantidad Real|Cantidad por Paquete|Marca|Modelo|Observaciones |
El delimitador a utilizar es el pipe (|), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio o requerido, se debe dejar el espacio vacío entre doble (||), véase tabla 1 para validar el formato de los campos.
Tabla 1
| Nombre del Campo | Valores Permitidos | Obligatorio |
|---|---|---|
| Tipo de persona | 1 y 2 (1:Persona Jurídica - 2:Natural) | Si |
| Tipo de Identificación | Frecuentes: 22 Cédula de extranjería; 31 NIT; 42 Documento de identificación extranjero (Lista completa en Tabla 16.2.1 del Anexo de Soporte v 1.1) | Si |
| Número de Identificación | Entre 6 y 20 caracteres. | Si |
| Nombre comercial | Entre 3 y 450 caracteres. | No |
| Razón social | Entre 3 y 100 caracteres alfanuméricos y ,.-_#. | Si (Si es Persona Jurídica). |
| Nombre | Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos. | Si (Si es Persona Natural). |
| Apellido | Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos. | Si (Si es Persona Natural). |
| Segundo Nombre | Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos. | No. |
| Segundo Apellido | Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos. | No. |
| Identificación de Procedencia de Organización | 10 y 11 (10:Residente-11:No Residente) (Lista completa en Tabla 16.1.4.1 del Anexo de Soporte v 1.1) | Si |
| Correo | Formato correcto de dirección de correo electrónico. | No |
| Teléfono | Entre 8 y 14 caracteres numéricos. | No |
| Fax | Entre 8 y 14 caracteres numéricos. | No |
| Referencia | Máximo 100 caracteres. | No |
| Nombre | contacto Entre 5 y 100 caracteres. | No |
| Nota | Entre 5 y 500 caracteres. | No |
| Notificar | 1 y 0 (1:Sí - 0:No). | Si |
| Detalle Tributario | Lista de Códigos Tributos separados por coma (Lista completa en Tabla 16.2.5.2 del Anexo de Soporte v 1.1). | Si |
| Responsabilidades Fiscales | Lista de Códigos Responsabilidades fiscales separados por coma (Lista completa en Tabla 16.2.5.1 del Anexo de Soporte v 1.1). | Si |
| País (Domicilio) | Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 13.4.1 Anexo Técnico 1.8). | Si el proveedor es residente |
| Dirección (Domicilio) | Entre 5 y 500 caracteres. | Si, ya sea residente o no residente el proveedor |
| Código Postal (Domicilio) | Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 13.4.4 Anexo Técnico 1.8). | Si el proveedor es residente |
| Lenguaje (Domicilio) | Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 13.3.2 Anexo Técnico 1.8). | Si, ya sea residente o no residente el proveedor |
| Departamento (Domicilio) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos(Lista completa en Tabla 13.4.2 Anexo Técnico 1.8) | Si el proveedor es residente |
| Municipio (Domicilio) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 13.4.3 Anexo Técnico 1.8). | Si el proveedor es residente |
| Ciudad (Domicilio) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad | Si, ya sea residente o no residente el proveedor |
| País (Fiscal) | Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 13.4.1 Anexo Técnico 1.8). | No |
| Dirección (Fiscal) | Entre 5 y 500 caracteres. | No |
| Código Postal (Fiscal) | Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 13.4.4 Anexo Técnico 1.8). | No |
| Lenguaje (Fiscal) | Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 13.3.2 Anexo Técnico 1.8). | No |
| Departamento (Fiscal) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos (Lista completa en Tabla 13.4.2 Anexo Técnico 1.8) |
No |
| Municipio (Fiscal) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 13.4.3 Anexo Técnico 1.8). | No |
| Ciudad (Fiscal) | Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad. | No |
| Tipo de Servicios | 1 y 2 (1:Servicio - 2:Producto) | Si |
| Código de Producto | valores sólo alfanuméricos | Si |
| Descripción del Producto | valores alfanuméricos, espacios, y los siguientes caracteres especiales: coma (,), punto(.), guión(-), Numeral(#), ampersand (&), signo mas (+), no debe pasar de los 300 caracteres | Si |
| Tipo de Código Estándar | permite definir el tipo de código estándar que maneja el producto o servicio a agregar (Lista completa en Tabla 16.3.5 Anexo Técnico Documento Soporte v1.1) | Si |
| Código Estándar | Valor Alfabético | Si |
| Unidad de Medida | de estar basada en el catálogo de medida del cliente, en caso de no tenerla asociada, deberá indicar una unidad de medida válida que se encuentre en el catálogo de medida general (Lista completa en Tabla 16.3.5.1 Anexo Técnico Documento Soporte v1.1) | Si |
| Precio Unitario | máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales | Si |
| Tipo de IVA | Valores permitidos: (1:Exento 0% ; 2:Tarifa Diferencial 5% ; 3:Tarifa General 19%; 4: Excluido 0% (Tabla 16.3.8 Anexo Técnico Documento Soporte v1.1) | Si |
| Cantidad Real | Valor Numérico entero entre el 1 y 999 | Si |
| Cantidad por paquete | Valor Numérico entero | No |
| Marca | sólo permite valores alfanuméricos y los mismos caracteres especiales que el campos número 3 | Si(si el producto es de exportación) |
| Modelo | valores permitidos igual al campo número 10 | Si(si el producto es de exportación) |
| Observaciones | valores alfanuméricos y espacios al igual que los caracteres especiales que se definieron para el campo número 3 | Si |
Presione la opción Carga Masiva para ingresar al módulo que permitirá realizar la carga del archivo.csv con los proveedores y los productos; una vez seleccionado el archivo presione la opción Subir archivo.
Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los registros agregados se visualizarán luego de 24 horas en sus respectivos catálogos. En caso de presentarse algún tipo de error con los registros que ya se encuentran registrados en los catálogos, será informado por un mensaje indicando el tipo de error.
En caso de errores, verifique los siguientes puntos:
- Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando que se ven correctamente los símbolos y eñes.
- Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de documentos repetidos.
- Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que tienen un guion y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
- Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de clientes que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.
- Cuando se intenta realizar una carga masiva con un proveedor previamente registrado, el archivo de error del mismo se generará en blanco, lo que indica que el proveedor existe en el catálogo.
Botón Carga Masiva
Botón para descargar ejemplo de carga masiva
Botón Subir Archivo
Archivo de ejemplo de carga masiva
Mensaje indicando que se generaron errores en la carga
Se pulsa el botón Aquí en el mensaje anterior, y se descarga el archivo de trazas
Archivo donde se visualizan los errores que se generaron en la carga masiva
Carga Masiva No Procesada
Este submódulo se encuentra dentro del catálogo Productos Proveedores; en el se pueden visualizar los errores que se generaron entre los registros que se encontraban en la carga masiva de los productos de los proveedores. A su vez se permite descargar un archivo donde se indican los errores encontrados(como por ejemplo duplicidad en el código del producto o duplicidad en el número de identificación del proveedor asociado al producto).
Cuando pasen 30 días de realizada la carga masiva, los registros erróneos serán eliminados, por lo tanto ya no se encontrará disponible la descarga del reporte de error.
Botón Carga Masiva No Procesada
Módulo Carga Masiva No Procesada
Descarga de archivo de error.
Creación de Secuenciales para emitir Documento de Soporte y Notas de Ajustes
Para configurar los secuenciales para emitir Documento de Soporte y Notas de Ajustes; se debe dirigirse a la ruta Configuración-->Datos Fiscales-->Secuenciales-->Agregar Secuenciales y realizar el proceso que se realiza para los secuenciales de facturación electrónica.
Agregar Secuenciales
Selección del Tipo de Documento
Mensaje de guardado exitoso
Paso 4: Secuenciales configurados.
Emisión de Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
Para emitir Documentos de Soporte y Notas de Ajuste desde el portal, se recomienda configurar los proveedores en el catálogo de Proveedores. Los productos a facturar deben ser configurados en el catálogo de Productos de Proveedores.
Una vez realizado estos procesos, debe dirigirse a la ruta Emisión-->Generar Comprobante Documento Soporte, y realizar los siguientes pasos.
- 1. En el campo Tipo Documento seleccionar la opción (DS ADQUISICIONES A NO FACTURADORES), y su respectiva numeración para facturar electrónicamente.
- 2. En el campo Tipo Procedencia seleccionar la opción que corresponda al proveedor (Residente, No Residente).
- 3. En el campo Proveedores se listaran sólo los proveedores (SNO) asociados al Tipo de Procedencia seleccionado previamente
- 4. En la sección Concepto de Proveedores los productos se visualizarán con la fecha actual en el campo (Fecha de Compra), y en el campo (Forma de generación y transmisión) con la opción Default (Por Operación), ambos campos pueden ser modificados.
- 4.1. En el campo Concepto se visualizaran sólo los productos asociados al proveedor (SNO) agregado.
- 5. Continuar con la definición del resto de la información en el formulario.
- 6. Presionar el botón "Generar Documento". En el pdf del documento se visualizará la fecha de compra y la forma de generación y transmisión en los productos facturados.
- Emision DocumentoSoporte GenerarComprobante
Generar Comprobante Documento Soporte.
Paso 1 y 2: Selección de Tipo Documento y Tipo Procedencia.
Paso 3: Selección del Proveedor.
Paso 4: Botón (Forma de generación y transmisión por Operación) activo.
Paso 4.1: Botón (Forma de generación y transmisión por Operación) inactivo.
Paso 4.2: Selección del producto asociado al proveedor.
Paso 6: Presionar el botón Generar Documento.
Mensaje de generación exitosa del documento.
Visualización del documento en el módulo Documentos Emitidos.
Emisión de Nota de Ajuste sobre documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
Para emitir Nota de Ajuste sobre documentos de Soporte y Notas de Ajuste desde el portal, se recomienda configurar los proveedores en el catálogo de Proveedores. Los productos a facturar deben ser configurados en el catálogo de Productos de Proveedores.
Una vez realizado estos procesos, debe dirigirse a la ruta Emisión-->Generar Comprobante Documento Soporte, y realizar los siguientes pasos.
- 1. En el campo Tipo Documento seleccionar la opción (NOTA AJUSTE DS ADQUISICIONES A NO FACTURADORES), y su respectiva numeración para facturar electrónicamente.
- 2. En el campo Tipo Procedencia se visualizará la procedencia definida al proveedor en el documento de soporte
- 3. En el campo N° Factura Asociada seleccionar el documento de soporte a afectar con la Nota de Ajuste
- 3. En el campo Proveedores se visualizará el proveedor (SNO) al que le fue generado el documento de soporte.
- 4. En el campo Concepto de Proveedores se visualizaran los productos facturados.
- 5. Continuar con la definición del resto de la información en el formulario.
- 6. Presionar el botón "Generar Documento"
Paso 1 y 2: Selección de Tipo Documento y N° Factura Asociada
Paso 3: Se visualiza el Proveedor al que se le generó el documento de soporte
Paso 4: Se visualiza los productos facturados en el documento de soporte
Paso 6: Presionar el botón Generar Documento
Mensaje de generación exitosa del documento
Visualización del documento en el módulo Documentos Emitidos
Correción de Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente rechazados por la DIAN
Al momento de corregir un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; si una de las modificaciones a realizar es en el campo (País-Moneda) entonces el proveedor asociado y los productos tendrán que ser definidos nuevamente. Se estima como fecha de publicación en producción el día 18-8-20222.
Cambio de País-Moneda
