Generalidades - Índice Manual Integración Recepción Electrónica
Sumario
- 1 Historial de versiones
- 2 Cómo obtener soporte
- 3 Descripción general
- 4 Requisitos para la recepción de documentos
- 4.1 Estructura del correo electrónico:
- 4.2 Tipo de documento del adquiriente:
- 4.3 Nit del receptor no debe contener el DV:
- 4.4 Validez de la firma digital:
- 4.5 Esquema de integración directa para Factura Electrónica SOAP URL
- 4.6 ¿Qué es la Recepción Electrónica?
- 4.7 ¿Quiénes están obligados a implementar Recepción Electrónica?
- 4.8 Ventajas de la Recepción Electrónica
Historial de versiones
| Versión | Fecha lanzamiento | Descripción |
|---|---|---|
| 0 | 12/01/22 | versión inicial |
Cómo obtener soporte
- Soporte de 1er nivel:
- Soporte telefónico / email / chat o tele-conferencias en horario 5x8 para atención de consultas y fallas de usuario.
- Soporte de 2do nivel:
- Soporte resolución remota de incidencias en el sistema en horario 5x8
- Escriba a soporte@thefactoryhka.com.co
- Soporte resolución remota de incidencias en el sistema en horario 5x8
Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:
- soporte_fel_co@thefactoryhka.com
Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:
- integracion_fel_co@thefactoryhka.com
Lineas de atención telefónica:
- MASTER +57 (1) 746.08.12
- +57 (1) 508.8990
- +57 (1) 517.6795
- +57 (1) 517.6796
- +57 (1) 311.3063
- Soporte Técnico → Opción 2
- Integración → Opción 5 Luego Opción 1
Para Sesiones:
Sesiones Soporte
Manejo de métodos en soap. Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
Sesiones Área Integración
Solución Casos de Integración
Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
Descripción general
En el presente documento se describe el proceso de integración entre el modelo de recepción electrónica de acuerdo a las actualizaciones normativas y técnicas proveniente de la DIAN y/o controles propios en nuestro modelo de integración.
Para el desarrollo de éste documento, se tomó como referencia los Anexos técnicos V1.8 (vigente) (liberado el 9 de febrero de 2021 por la DIAN).
Nota: No todas las funcionalidades, catalogos y escenarios de recepción referentes al Anexo Técnico V1.8 están habilitados por la DIAN.
¿Qué es The Factory HKA-RECEPCIÓN?
Es una plataforma de recepción electrónica, diseñada para dar cumplimiento a la legislación vigente en Colombia y ofrecer valores agregados mediante servicios complementarios.
¿Qué es Dintegración?
Es un producto dirigido al integrador y está conformado por los siguientes componentes:
- Manuales de integración.
- Bolsa de horas de soporte vía email y/o tele-conferencias.
- Credenciales para ambiente de pruebas (DEMO) y productivo.
La integración directa
La integración es una actividad esencial para la puesta en marcha de la recepción electrónica en un Sistema de Facturación o Software Administrativo (ERP) y se realizará sólo una vez. Esta actividad consiste en enlazar dos plataformas con tecnologías distintas con el objetivo de transmitir los datos necesarios para la construcción de los documentos y el seguimiento exitoso del ciclo de vida.
En el caso de la integración directa, la comunicación se conecta directamente al Web Service, lo cual tiene como ventaja el control total del ciclo de vida del documento electrónico, desde el origen de los datos, pasando por el proceso de transmisión hasta su entrega, acuse de recibo y validación. Esta forma de integración permite reaccionar de un modo más rápido y eficiente ante errores o inconsistencias que se presenten en el proceso.
La integración directa es un proceso exclusivo entre el software integrado y la plataforma The Factory HKA-RECEPCIÓN.
@Importante: No es necesario implementar integración adicional ante la DIAN, ya que se cuenta con la funcionalidad completa de seguimiento del estatus del documento.
Requisitos para la recepción de documentos
Estructura del correo electrónico:
Según el comunicado oficial de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico del 28 de agosto de 2020 en la disposición de adjuntos se indica que por cada documento electrónico se debe enviar un correo electrónico con un único archivo adjunto en .zip el cual debe contener de manera obligatoria el archivo xml AttachedDocument correspondiente y de manera opcional el archivo .pdf.
Comunicado oficial de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico
Alternativa para carga de documentos urgentes: El proveedor puede acceder a su usuario Proveedor y realizar la carga manual de su documento en la opción Documentos -> Subir documentos.
Tipo de documento del adquiriente:
Para la recepción de documentos es requerido validar que el tipo de documento del adquiriente o receptor corresponda a NIT, lo anterior basándose en el anexo técnico 1.8, de lo contrario el documento electrónico puede ser rechazado por la regla FAJ48.
Nit del receptor no debe contener el DV:
Según el anexo técnico 1.8 el NIT del adquiriente o receptor de los documentos electrónicos debe ser reportado en un campo diferente al DV, al no cumplirse con esta regla el documento puede ser rechazado por las reglas FAK63 y FAK64.
Validez de la firma digital:
En la Resolución 000012 punto 8. Suplemento A: Política de firma se especifica los detalles con respecto a la validez de la firma del documento electrónico, para la recepción de los documentos electrónicos es requerido que estos cuenten con una firma válida según lo indicado en la resolución 000012.
Esquema de integración directa para Factura Electrónica SOAP URL
Contamos con un web service SOAP para pruebas en el cual se hacen validaciones iniciales frent ala DIAN, esto permite que puedan ir validando la estructura del objeto Factura y origen de datos propuesto por TFHKA.
URL Ambiente DEMO (ambiente de pruebas en el cual las emisiones no son transmitidas a la DIAN):
[http://demorecepcion21.thefactoryhka.com.co/ReceptorWS.svc?wsdl
] --> DEMO (HTTP)
URL Ambiente Productivo (ambiente en el cual se realizan las emisiones correspondientes al set de habilitación y posteriormente la emisión de documentos en operación):
[https://recepcion21.thefactoryhka.com.co/ReceptorWS.svc?wsdl
] --> PRODUCCIÓN (HTTPS)
NOTA: Si no pueden acceder a dicha configuración en el interfaz del sistema, por favor, comunicarse con su casa de software o desarrollador del ERP con el fin de que puedan validar lo anteriormente descrito. De no solventarse el inconveniente con lo mencionado, por favor, enviar un correo al área de integración integracion_fel_co@thefactoryhka.com con la siguiente información:
- Request enviado al Web Service.
- Captura de la configuración realizada en el sistema donde se visualice la información de las URL y tokens indicada.
¿Qué es la Recepción Electrónica?
Quienes adquieran bienes y/o servicios y sean facturadores electrónicos están en la obligación de recibir las facturas electrónicas a través de correo electrónico. La recepción de facturas electrónicas recibe el documento mediante el cual un proveedor acredita que nos ha proporcionado un producto o servicio con un precio determinado, de forma digitalizada.
¿Quiénes están obligados a implementar Recepción Electrónica?
Los contribuyentes que deseen el producto Drecepción, un medio para la recepción y control de sus documentos electrónicos. La recepción directa desde el portal está diseñada para personas con un bajo y alto volumen de operaciones, como pequeñas, medianas y grandes empresas o profesionales independientes. El portal es la herramienta de configuración de todos los medios que interactúen con la plataforma Drecepción (Aplicación Móvil o ERP).
Ventajas de la Recepción Electrónica
• HKARecepción permite optimizar la gestión de los documentos electrónicos con la identificación automática de los proveedores.
• Permite establecer reglas de negocio que faciliten la gestión de los
documentos
• También el sistema permite categorizar el tipo de proveedor de forma manual, para agrupar a los proveedores y mejorar los filtros de búsqueda en el manejo de los documentos.
• Permite la gestión de documentos agrupando los documentos y dándole posibilidad al usuario de visualizar la representación gráfica, la descarga del XML, manejar estatus personalizados y estatus DIAN.
• También permite incorporar el flujo de trabajo de la empresa en el sistema para gestionar los documentos.
• Garantiza el envío de eventos DIAN y la obtención de respuesta de los mismos.
• Facilita la búsqueda de un documento o varios de ellos en el sistema porque cuenta con los siguientes filtros de búsqueda: por estatus, por proveedor, por tipo de proveedor, por infodatos y por fechas.
