Generalidades - Índice Manual Integración Recepción Electrónica

Historial de versiones

Versión	Fecha lanzamiento	Descripción
0	12/01/22	versión inicial

Cómo obtener soporte

• Soporte de 1er nivel:

Soporte telefónico / email / chat o tele-conferencias en horario 5x8 para atención de consultas y fallas de usuario.

• Soporte de 2do nivel:

Soporte resolución remota de incidencias en el sistema en horario 5x8

Escriba a soporte@thefactoryhka.com.co

Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:

• soporte_fel_co@thefactoryhka.com

Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:

• integracion_fel_co@thefactoryhka.com

Lineas de atención telefónica:

• MASTER +57 (1) 746.08.12
• +57 (1) 508.8990
• +57 (1) 517.6795
• +57 (1) 517.6796
• +57 (1) 311.3063
  • Soporte Técnico → Opción 2
  • Integración → Opción 5 Luego Opción 1

Para Sesiones:

Sesiones Soporte

Manejo de métodos en soap. Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones de Soporte

Sesiones Área Integración

Solución Casos de Integración

Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones Integración

Descripción general

El presente documento es una guía para la integración de servicios y funcionalidades de HKA Recepción, la plataforma de The Factory HKA para la gestión de eventos a Documentos Electrónicos.

Se detallan los servicios del Web Service SOAP disponibles para los receptores, cubriendo el listado, descarga, cambio de estatus y remisión de archivos (XML, representación gráfica y anexos), especificando los requisitos mandatorios en la recepción de documentos para la validez de facturas a crédito como soporte de costos y títulos valor (Resolución 000012).

¿Qué es The Factory HKA-Recepción?

Es una plataforma de recepción electrónica, diseñada para dar cumplimiento a la legislación vigente en Colombia y ofrecer valores agregados mediante servicios complementarios.

¿Qué es HKA Integración?

Es un producto dirigido al integrador y está conformado por los siguientes componentes:

• Manuales de integración.
• Bolsa de horas de soporte vía email y/o tele-conferencias.
• Credenciales para ambiente de pruebas (DEMO) y productivo.

Funcionalidades

La plataforma The Factory HKA DRECEPCION permite el envío de archivos anexos, representación gráficas y archivos de XML correspondiente de documento de facturación electrónica generadas por el usuario emisor, así como recepción y descarga de los siguientes documentos en formato XML y/o su correspondiente representación gráfica en PDF:

• Acuse Recibo
• Cambio de Estatus
• ConsultarDocumentoMetadata
• Descargar Acuse Aceptación XML
• Descargar Acuse Recibido XML
• Descargar Anexo
• Descargar Rep. Gráfica
• Descargar XML
• Eliminar Anexo
• Eliminar Rep. Gráfica
• Enviar Anexo
• EnviarMetadata
• Enviar Rep. Gráfica
• Enviar XML
• Estado Documento
• Lista Anexo
• Reporte
• Reporte Status

La integración directa

La integración es una actividad esencial para la puesta en marcha de la recepción electrónica en un Sistema de Facturación o Software Administrativo (ERP) y se realizará sólo una vez. Esta actividad consiste en enlazar dos plataformas con tecnologías distintas con el objetivo de transmitir los datos necesarios para la construcción de los documentos y el seguimiento exitoso del ciclo de vida.

En el caso de la integración directa, la comunicación se conecta directamente al Web Service, lo cual tiene como ventaja el control total del ciclo de vida del documento electrónico, desde el origen de los datos, pasando por el proceso de transmisión hasta su entrega, acuse de recibo y validación. Esta forma de integración permite reaccionar de un modo más rápido y eficiente ante errores o inconsistencias que se presenten en el proceso.

La integración directa es un proceso exclusivo entre el software integrado y la plataforma The Factory HKA Recepcion.

@Importante: No es necesario implementar integración adicional ante la DIAN, ya que se cuenta con la funcionalidad completa de seguimiento del estatus del documento.

Requerimientos técnicos para la integración directa

The Factory HKA Recepcion es una plataforma tipo SaaS (Software as a Service): Los servicios, la información, el procesamiento, los insumos y resultados están alojados en nuestros servidores (como proveedor tecnológico), y nos ocupamos del mantenimiento, la operación, los cambios normativos y el soporte de la solución. Por normativa de la DIAN, el proveedor tecnológico tiene la obligación de conservar los documentos y garantizar la integridad y seguridad de los datos bajo el estándar ISO 27001. Por tanto, no es necesario una extensa planificación de infraestructura de procesamiento y almacenamiento para implementar la facturación electrónica. Los parámetros necesarios para la construcción de cada transacción son expuestos independientemente al momento de consumir los servicios, y el resultado es entregado enteramente al final de la operación. Eso significa que The Factory HKA no requiere manejar bases de datos de clientes o productos/servicios. Como proveedor tecnológico, The Factory HKA Colombia cuenta con recurso humano dedicado a hacer seguimiento y analizar los cambios normativos que progresivamente emite la DIAN. De generarse un cambio significativo que impacte del lado de la integración, se indicarán las instrucciones para aplicar los correctivos de la forma más sencilla posible. La plataforma The Factory HKA Recepcion pone a disposición de la integración un Web Service, como solución para interoperación con terceros. El WS está desarrollado en SOAP (Simple Object Access Protocol). Por tanto, como únicos requerimientos para la integración serán los siguientes:

• Capacidad de consumo de WS SOAP del software a utilizar.
• Capacidad de captación y validación de los datos de entrada.
• Opcional: Capacidad para almacenar copia del XML/PDF/ ADJUNTOS por transacción.
• Capacidad para el despliegue del estado del ciclo de vida del documento electrónico.

Esquema de integración directa para Factura Electrónica SOAP URL

Contamos con un web service SOAP para pruebas en el cual se hacen validaciones iniciales frent ala DIAN, esto permite que puedan ir validando la estructura del objeto Factura y origen de datos propuesto por TFHKA.

URL Ambiente DEMO (ambiente de pruebas en el cual las emisiones no son transmitidas a la DIAN):

[http://demorecepcion21.thefactoryhka.com.co/ReceptorWS.svc?wsdl ] --> DEMO (HTTP)

URL Ambiente Productivo (ambiente en el cual se realizan las emisiones correspondientes al set de habilitación y posteriormente la emisión de documentos en operación):

[https://recepcion21.thefactoryhka.com.co/ReceptorWS.svc?wsdl ] --> PRODUCCIÓN (HTTPS)

@IMPORTANTE:La url del servicio SOAP en producción solo esta funcional bajo el protocolo https.

NOTA: Si no pueden acceder a dicha configuración en el interfaz del sistema, por favor, comunicarse con su casa de software o desarrollador del ERP con el fin de que puedan validar lo anteriormente descrito. De no solventarse el inconveniente con lo mencionado, por favor, enviar un correo al área de integración integracion_fel_co@thefactoryhka.com con la siguiente información:

• Request enviado al Web Service.
• Captura de la configuración realizada en el sistema donde se visualice la información de las URL y tokens indicada.

Esquema de operación de la recepción electrónica

¿Qué es la Recepción Electrónica?

Quienes adquieran bienes y/o servicios y sean facturadores electrónicos están en la obligación de recibir las facturas electrónicas a través de correo electrónico. La recepción de facturas electrónicas recibe el documento mediante el cual un proveedor acredita que nos ha proporcionado un producto o servicio con un precio determinado, de forma digitalizada.

¿Quiénes están obligados a implementar Recepción Electrónica?

Los contribuyentes que deseen el producto Drecepción, un medio para la recepción y control de sus documentos electrónicos. La recepción directa desde el portal está diseñada para personas con un bajo y alto volumen de operaciones, como pequeñas, medianas y grandes empresas o profesionales independientes. El portal es la herramienta de configuración de todos los medios que interactúen con la plataforma Drecepción (Aplicación Móvil o ERP).

Ventajas de la Recepción Electrónica

• HKA Recepción permite optimizar la gestión de los documentos electrónicos con la identificación automática de los proveedores.
• Permite establecer reglas de negocio que faciliten la gestión de los documentos
• También el sistema permite categorizar el tipo de proveedor de forma manual, para agrupar a los proveedores y mejorar los filtros de búsqueda en el manejo de los documentos.
• Permite la gestión de documentos agrupando los documentos y dándole posibilidad al usuario de visualizar la representación gráfica, la descarga del XML, manejar estatus personalizados y estatus DIAN.
• También permite incorporar el flujo de trabajo de la empresa en el sistema para gestionar los documentos.
• Garantiza el envío de eventos DIAN y la obtención de respuesta de los mismos.
• Facilita la búsqueda de un documento o varios de ellos en el sistema porque cuenta con los siguientes filtros de búsqueda: por estatus, por proveedor, por tipo de proveedor, por infodatos y por fechas.

El proceso de la Recepción de la Facturación Electrónica

Se enumerará el proceso una vez se ha emitido la factura electrónica:

1. El Adquiriente recibe el XML y el PDF (vía email, vía portal web, o cualquier medio acordado con TFHKA).

2. El ERP consulta si existe un nuevo documento radicado en la plataforma para descargarlo e iniciar el proceso de verificación y aceptación/rechazo correspondiente.

3. Se lleva a cabo la descarga de los adjuntos si los hubiere.

4. Se realiza el workflow de verificación-verificación en el proveedor-aceptación/rechazo enconjunto con el proveedor de la factura.

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