Generalidades - Indice del Manual Integración Directa HKA Documentos Equivalentes Electrónicos

Historial de versiones

Versión	Fecha lanzamiento	Descripción
0	xxxxx	Versión Preliminar.
1.0	01/11/2023	Resolución No. 000165

Cómo obtener soporte

• Soporte de 1er nivel:

Soporte telefónico / email / chat o tele-conferencias en horario 5x8 para atención de consultas y fallas de usuario.

• Soporte de 2do nivel:

Soporte resolución remota de incidencias en el sistema en horario 5x8

Escriba a soporte@thefactoryhka.com.co

Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:

• soporte_fel_co@thefactoryhka.com

Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:

• integracion_fel_co@thefactoryhka.com

Lineas de atención telefónica:

• MASTER +57 (1) 746.08.12
• +57 (1) 508.8990
• +57 (1) 517.6795
• +57 (1) 517.6796
• +57 (1) 311.3063
  • Soporte Técnico → Opción 2
  • Integración → Opción 5 Luego Opción 1

Para Sesiones:

Sesiones Soporte

Inscripción como facturador electrónico, Configuración de Rangos de Numeración, Configuración Datos Fiscales, Pruebas de Habilitación, Configuración ambiente Producción, manejo y uso del Portal de Facturación electrónica de TFHKA

Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones de Soporte

Sesiones Área Integración

Solución Casos de Integración

Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones Integración

Descripción general

En el presente documento se describe el proceso de integración entre el modelo de documento equivalente de acuerdo a las actualizaciones normativas y técnicas proveniente de la DIAN y/o controles propios en nuestro modelo de integración. Para el desarrollo de éste documento, se tomó como referencia de la Resolución 000165 del 1 de noviembre del 2023(vigente). Por lo cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación.

¿Qué es The Factory HKA Documento Equivalente?

Es un servicio diseñado para dar cumplimiento a la legislación vigente en Colombia y ofrecer valores agregados. el documento equivalente es un comprobante que se utiliza en transacciones comerciales para soportar una venta o prestación de servicios en situaciones donde no se emite una factura electrónica. Este documento está regulado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y es válido para efectos tributarios.

Sujetos obligados a Expedir Factura o Documento Equivalente

En Colombia, la normativa tributaria, bajo la supervisión de la DIAN, establece que determinados contribuyentes están obligados a expedir factura o documento equivalente para registrar las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios. Esta obligación depende del tipo de contribuyente y la naturaleza de su actividad.

Sujetos obligados a expedir factura:

• Personas naturales y jurídicas que realicen ventas de bienes o prestación de servicios gravados con IVA.
• Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Contribuyentes del régimen simple de tributación (SIMPLE).
• Los comerciantes, profesiones liberales, o vendan bienes de la actividad agrícola o ganadera.
• Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA.
• Exportadores, quienes deben emitir facturas electrónicas por sus operaciones.

Documentos equivalentes a la factura de venta

Son documentos equivalentes a la factura de venta los señalados en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 y la boleta de ingreso a los espectáculos públicos previstos en el parágrafo 1 del artículo 3 de la Ley 1493 de 2011.

Ley 1493 de 2011 Artículo 3

Parágrafo 1. …los cinematográficos, corridas de toros, DEPORTIVOS, ferias artesanales, desfiles de modas, reinados, atracciones mecánicas, peleas de gallos, de perros, circos con animales, carreras hípicas…

Este sistema de comprobantes abarca una variedad de transacciones, desde las ventas de bienes y servicios hasta operaciones con consumidores finales, y es esencial en sectores específicos de la economía colombiana, contribuyendo a la transparencia y el control de las actividades comerciales, entre ellos se encuentran los siguientes documentos equivalentes con su respectivo código tipoDocumento usando en el área de integración:

Calendario de Implementación del documento equivalente electrónico

La Resolución DIAN 000008 del 31 de enero de 2024 regula y actualiza las disposiciones relacionadas con los "Otros Documentos Equivalentes" que los contribuyentes pueden emitir en lugar de la factura electrónica en determinadas transacciones comerciales, la resolución define y actualiza los diferentes documentos que se consideran equivalentes a la factura electrónica.

Plazos y requerimientos: La resolución establece plazos específicos para la adopción de estos documentos equivalentes y los requisitos técnicos que deben cumplir para ser válidos ante la DIAN.

Documento Equivalente Electrónico	Fecha máxima de implementación electrónica del documento
El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y de azar diferentes a los juegos localizados. El documento en juegos localizados.	1 de septiembre de 2024
El documento expedido para el cobro de peajes. El comprobante de liquidación de operaciones - Bolsa de Valores. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.	1 de octubre de 2024
La boleta de ingreso a espec. públicos de las artes escénicas, y otros espec. La boleta de ingreso a cine.	1 de noviembre de 2024

Esquemas de integración directa para Documentos Equivalentes Electrónicos TFHKA

Contamos con un servicio REST basado en arquitectura JSON POSTMAN, en el cual se permite hacer validaciones iniciales frente a la DIAN y el posterior envio de los documentos electronicos en ambiente PRODUCTIVO y de esta forma conocer la estructura del objeto Factura y origen de datos propuesto por TFHKA

URL Ambiente DEMO (ambiente de pruebas en el cual las emisiones no son transmitidas a la DIAN):

https://demoapi-de.thefactoryhka.com.co --> Servicio Emisión
https://demoapi-de.thefactoryhka.com.co --> Servicio Adjuntos

URL Ambiente Productivo (ambiente en el cual se realizan las emisiones correspondientes al set de habilitación y posteriormente la emisión de documentos en operación):

https://demoapi-de.thefactoryhka.com.co --> Servicio Emisión (HTTPS)
https://demoapi-de.thefactoryhka.com.co --> Servicio Adjuntos (HTTPS)

Ventajas de Documentos Equivalentes Electrónicos

El documento equivalente electrónico es una modalidad moderna de comprobante que reemplaza a su versión física en transacciones donde no se emite factura electrónica. Implementarlo ofrece diversas ventajas, tanto para las empresas como para la administración tributaria en Colombia. A continuación, se destacan sus principales beneficios:

1. Eficiencia y Reducción de Errores
   • Automatización del proceso: Al generarse electrónicamente, se reducen los errores manuales que pueden ocurrir en la emisión y entrega de documentos físicos.
   • Menor riesgo de inconsistencias: Al estar integrado con sistemas contables y fiscales, se garantiza que los datos estén siempre actualizados y correctos.
2. Facilidad en el Control y Seguimiento
   • Trazabilidad completa: Permite hacer un seguimiento preciso de todas las transacciones realizadas, facilitando la auditoría y el control por parte de las empresas y la DIAN.
   • Notificaciones y reportes inmediatos: Los documentos equivalentes electrónicos pueden ser enviados automáticamente a la DIAN y al comprador, proporcionando un registro en tiempo real.
3. Cumplimiento Tributario
   • Cumplimiento normativo asegurado: Al estar alineado con los requerimientos de la DIAN, el documento equivalente electrónico asegura que las empresas cumplan con las normativas fiscales sin complicaciones adicionales.
   • Mejora en la fiscalización: Facilita la labor de control tributario de la DIAN, ya que las transacciones están debidamente registradas de forma electrónica y accesible.
4. Ahorro en Costos y Sostenibilidad
   • Reducción de costos: Al eliminar el uso de papel y reducir la necesidad de almacenamiento físico, se generan ahorros significativos en la emisión y conservación de documentos.
   • Sostenibilidad: Al ser digital, contribuye a la reducción del uso de papel, fomentando prácticas más amigables con el medio ambiente.
5. Agilidad en el Proceso Comercial: Rapidez en la emisión y entrega: El proceso de generación y entrega del documento electrónico es inmediato, facilitando la operación comercial y mejorando la experiencia tanto del vendedor como del comprador.
   • Disponibilidad inmediata para el comprador: Los documentos son enviados electrónicamente al cliente de manera rápida y segura, mejorando la transparencia y eficiencia en las transacciones.
6. Optimización en la Gestión Contable
   • Integración con sistemas de gestión: Los documentos equivalentes electrónicos pueden integrarse fácilmente con los sistemas de contabilidad y facturación de la empresa, lo que simplifica la gestión de las transacciones y el registro contable.
   • Facilidad en la deducción de costos y gastos: Al ser un comprobante formal y aceptado por la DIAN, permite a las empresas deducir costos y gastos de manera más ágil.
7. Seguridad y Respaldo de Información
   • Mayor seguridad: Los documentos electrónicos están respaldados y almacenados digitalmente, lo que reduce el riesgo de pérdida o deterioro de la información.
   • Acceso fácil y controlado: Al estar almacenados en formato digital, es más fácil acceder y compartir estos documentos cuando sea necesario, incluso años después de emitidos.

En resumen, el documento equivalente electrónico mejora la eficiencia operativa, asegura el cumplimiento normativo, reduce costos y contribuye a la sostenibilidad ambiental, lo que lo convierte en una herramienta clave para las empresas en el entorno tributario colombiano.

Características y Requisitos comunes del Documentos Equivalentes Electrónicos

Este apartado tiene como objetivo definir los criterios y lineamientos generales que deben cumplir los documentos equivalentes basandose en la Resolución DIAN 000165 de 2023 – Artículos 19 y 20, para ser aceptados en igualdad de condiciones. Al unificar estos requisitos, se facilita la revisión y validación por parte de las autoridades competentes, asegurando la consistencia y confiabilidad del proceso, cabe aclarar que son 14 puntos a tener en cuenta para estos documentos, siendo el número 14 los requisitos específicos que cada uno de los documentos equivalentes debe tener de la siguiente manera:

• Denominación Nombre Documento equivalente + electrónico.

• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor.

• Discriminación de impuestos.

• Consecutivo propio del sujeto obligado

• Fecha y hora de generación.

• Fecha y hora de expedición.

• Entrega XML al adquirente con validación de la DIAN

• Valor total de la operación.

• Responsabilidades Fiscales (Tipo Agente Retención).

• Apellidos y nombre o razón social y NIT del fabricante del sw y nombre del sw.

• CUDE.

• URL DIAN información del Doc. Equiv. Electr. en código QR

• Firma digital del facturador electrónico.

• Requerimientos específicos.

• Cumplir con el contenido del Anexo Técnico.

Servicio REST TFHKA

Para el consumo de los métodos del servicio REST es imprescindible el uso de las credenciales de acceso, conformadas por un Token Empresa y un Token Password. También será necesario conocer los URL’s de los servicios REST del ambiente de integración. Estos elementos serán proporcionados por el equipo de Integración de The Factory HKA Colombia.

@Importante: En éste documento se hace referencia al proceso de integración con validación previa, sus controles de cambios técnicos y normativos y sus diferencias con el servicio web con validación posterior.

A continuación, se muestran los métodos que estarán disponibles en el servicio REST de THE FACTORY HKA para Documento Equivalente Electrónico:

Servicio	Método
Emisión Web Service TFHKA	Enviar EstadoDocumento EnvioCorreo DescargaPDF DescargaXML FoliosRestantes GenerarContenedor
Adjuntos REST	CargarAdjuntos