Generalidades - Indice del Manual Integración Directa HKA Documentos Equivalentes Electrónicos
Sumario
- 1 Historial de versiones
- 2 Cómo obtener soporte
- 3 Descripción general
- 4 Esquemas de integración directa para Documentos Equivalentes Electrónicos TFHKA
- 5 Habilitación Documento Equivalente electrónico en el portal de la DIAN
- 6 Ventajas de Documentos Equivalentes Electrónicos
- 7 Características y Requisitos comunes del Documentos Equivalentes Electrónicos
- 8 Servicio REST TFHKA
Historial de versiones
| Versión | Fecha lanzamiento | Descripción |
|---|---|---|
| 0 | xxxxx |
|
| 1.0 | 01/11/2023 |
|
Cómo obtener soporte
- Soporte de 1er nivel:
- Soporte telefónico / email / chat o tele-conferencias en horario 5x8 para atención de consultas y fallas de usuario.
- Soporte de 2do nivel:
- Soporte resolución remota de incidencias en el sistema en horario 5x8
- Escriba a soporte@thefactoryhka.com.co
- Soporte resolución remota de incidencias en el sistema en horario 5x8
Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:
- soporte_fel_co@thefactoryhka.com
Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:
- integracion_fel_co@thefactoryhka.com
Lineas de atención telefónica:
- MASTER +57 (1) 746.08.12
- +57 (1) 508.8990
- +57 (1) 517.6795
- +57 (1) 517.6796
- +57 (1) 311.3063
- Soporte Técnico → Opción 2
- Integración → Opción 5 Luego Opción 1
Para Sesiones:
Sesiones Soporte
Inscripción como facturador electrónico, Configuración de Rangos de Numeración, Configuración Datos Fiscales, Pruebas de Habilitación, Configuración ambiente Producción, manejo y uso del Portal de Facturación electrónica de TFHKA
Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
Sesiones Área Integración
Solución Casos de Integración
Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas
Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM
Descripción general
En el presente documento se describe el proceso de integración entre el modelo de documento equivalente de acuerdo a las actualizaciones normativas y técnicas proveniente de la DIAN y/o controles propios en nuestro modelo de integración. Para el desarrollo de éste documento, se tomó como referencia de la Resolución 000165 del 1 de noviembre del 2023(vigente). Por lo cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación.
¿Qué es The Factory HKA Documento Equivalente?
Es un servicio diseñado para dar cumplimiento a la legislación vigente en Colombia y ofrecer valores agregados. el documento equivalente es un comprobante que se utiliza en transacciones comerciales para soportar una venta o prestación de servicios en situaciones donde no se emite una factura electrónica. Este documento está regulado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y es válido para efectos tributarios.
Sujetos obligados a Expedir Factura o Documento Equivalente
En Colombia, la normativa tributaria, bajo la supervisión de la DIAN, establece que determinados contribuyentes están obligados a expedir factura o documento equivalente para registrar las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios. Esta obligación depende del tipo de contribuyente y la naturaleza de su actividad.
Sujetos obligados a expedir factura:
- Personas naturales y jurídicas que realicen ventas de bienes o prestación de servicios gravados con IVA.
- Los responsables del impuesto nacional al consumo.
- Contribuyentes del régimen simple de tributación (SIMPLE).
- Los comerciantes, profesiones liberales, o vendan bienes de la actividad agrícola o ganadera.
- Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA.
- Exportadores, quienes deben emitir facturas electrónicas por sus operaciones.
Documentos equivalentes a la factura de venta
Son documentos equivalentes a la factura de venta los señalados en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 y la boleta de ingreso a los espectáculos públicos previstos en el parágrafo 1 del artículo 3 de la Ley 1493 de 2011.
Ley 1493 de 2011 Artículo 3
Parágrafo 1. …los cinematográficos, corridas de toros, DEPORTIVOS, ferias artesanales, desfiles de modas, reinados, atracciones mecánicas, peleas de gallos, de perros, circos con animales, carreras hípicas…
Este sistema de comprobantes abarca una variedad de transacciones, desde las ventas de bienes y servicios hasta operaciones con consumidores finales, y es esencial en sectores específicos de la economía colombiana, contribuyendo a la transparencia y el control de las actividades comerciales, entre ellos se encuentran los siguientes documentos equivalentes con su respectivo código tipoDocumento usando en el área de integración:
Calendario de Implementación del documento equivalente electrónico
La Resolución DIAN 000008 del 31 de enero de 2024 regula y actualiza las disposiciones relacionadas con los "Otros Documentos Equivalentes" que los contribuyentes pueden emitir en lugar de la factura electrónica en determinadas transacciones comerciales, la resolución define y actualiza los diferentes documentos que se consideran equivalentes a la factura electrónica.
Plazos y requerimientos: La resolución establece plazos específicos para la adopción de estos documentos equivalentes y los requisitos técnicos que deben cumplir para ser válidos ante la DIAN.
| Documento Equivalente Electrónico | Fecha máxima de implementación electrónica del documento |
|---|---|
|
1 de septiembre de 2024 |
|
1 de octubre de 2024 |
|
1 de noviembre de 2024 |
Esquemas de integración directa para Documentos Equivalentes Electrónicos TFHKA
Contamos con un servicio REST basado en arquitectura JSON POSTMAN, en el cual se permite hacer validaciones iniciales frente a la DIAN y el posterior envio de los documentos electronicos en ambiente PRODUCTIVO y de esta forma conocer la estructura del objeto Factura y origen de datos propuesto por TFHKA
URL Ambiente DEMO (ambiente de pruebas en el cual las emisiones no son transmitidas a la DIAN):
https://demoapi-de.thefactoryhka.com.co --> Servicio Emisión
URL Ambiente Productivo (ambiente en el cual se realizan las emisiones correspondientes al set de habilitación y posteriormente la emisión de documentos en operación):
https://api-de.thefactoryhka.com.co --> Servicio Emisión (HTTPS)
Habilitación Documento Equivalente electrónico en el portal de la DIAN
Ingresar al Portal de la DIAN
Inicialmente se debe ingresar a la página de la DIAN www.dian.gov.co y dar clic en el botón de HABILITACIÓN.
Ingresar a la plataforma de registro de Validación Previa
Ingresar como Empresa
Deberá elegir entre las dos opciones disponibles: representante legal o usuario autorizado. Luego, deberá ingresar la información solicitada, que incluye el tipo de documento, el número de documento y el NIT de la empresa.
Ingresar como Persona
Debe seleccionar el tipo de documento y digitar el número de documento de la persona.
En ambos casos, una vez se valide el usuario, el sistema enviará un correo electrónico al representante legal de la empresa con un enlace para acceder al portal web.
Una vez que llega el correo, deberá dar clic en Ingrese aquí.
PASOS DIAN:
Paso 1:
Ingresar a documentos electrónicos:
- Abrir el menú y dar click en registro y habilitación.
- Dar click en documentos electrónicos.
Paso 2:
Dar clic en Documento Equivalente electrónico. Se debe seguir el flujo de hablitación hasta llegar a la siguiente vista
Paso 3:
Dar clic en Documento Equivalente correspondiente.(Ej. Documento Equivalente SPD)
Paso 4:
Configurar modos de operación:
- En el modo de operación, seleccionar Software de un proveedor tecnológico.
- En Nombre empresa proveedora, seleccionar THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S.
- Dar clic en asociar.
Paso 7:
Dar clic en detalles de set de pruebas.
Paso 8: En cuanto se tengan estos pasos de habilitación en la DIAN le recomendamos:
- Compartir el uuid TestSetId que les da la DIAN al correo de integracion_fel_co@thefactoryhka.com, el rango de numeración para habilitarse es libre..
- Con ese TestSetId enviado al correo correspondiente se habilitarán y ya podrán enviar validos a la DIAN.
Previo a la salida a producción en el cumplimiento de la resolución 000119 del 30 de julio de 2024, la cual aplaza la fecha máxima de implementación del documento equivalente de servicios públicos domiciliarios, The Factory HKA los invita a revisar los siguientes requisitos:
1. Contar con el sistema de numeración definido para la emisión del documento equivalente. Recuerden que como lo menciona la DIAN en el requisito 4 del artículo 19 y a diferencia de la factura electrónica no se deberá expedir una resolución en la DIAN, si no el sujeto obligado a facturar deberá elegir un sistema de numeración. Teniendo en cuenta esto los invitamos a que configuren el secuencial desde el portal de producción, teniendo en consideración el sistema de numeración definido con un prefijo y un rango.
2. De acuerdo al punto 1, tener un sistema de numeración (secuencial) configurado para notas de ajuste, tanto crédito como débito.
Creación del secuencial:
- Tipo de Ambiente: Seleccionar habilitación.
- Tipo de Documento: Seleccionar DOCUMENTO EQUIVALENTE.
- Tipo de Operación: Seleccionar VENTA/EXPORTACION.
- Tipo de Servicio: Seleccionar portal o servicio de integración, si va a hacer uso de un software de integración.
- Tipo de Modalidad de uso para secuencial: Seleccionar automático.
- Establecimiento: Seleccionar uno de los establecimientos creados.
- Número de resolución: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- Prefijo: En esta sección debe escribir SETT.
- Valor del rango desde: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- Valor del rango hasta: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- Valor del rango inicial: Si es la primera vez que hace un proceso de habilitación debe colocar 1, si no, puede probar colocando 100.
- Fecha inicio: Consulte la información del set de pruebas y agreguela en este campo.
- Fecha fin: Consulte la información del set de pruebas y agreguela en este campo.
- Clave técnica: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- setTestID: Copie la información del set de pruebas y péguela en este campo.
- Dar clic en guardar para crear el secuencial.
(Ver Imagen 2.15)
Paso 5:
Emita una factura seleccionando como secuencial el prefijo SETT, que acabamos de crear. En el siguiente enlace se detalla cómo emitir facturas desde el portal: https://felcowiki.thefactoryhka.com.co/index.php/Emisi%C3%B3n_-_Portal_DFactura_Validaci%C3%B3n_Previa#C.C3.B3mo_Generar_su_Primer_Factura
Ventajas de Documentos Equivalentes Electrónicos
El documento equivalente electrónico es una modalidad moderna de comprobante que reemplaza a su versión física en transacciones donde no se emite factura electrónica. Implementarlo ofrece diversas ventajas, tanto para las empresas como para la administración tributaria en Colombia. A continuación, se destacan sus principales beneficios:
- Eficiencia y Reducción de Errores
- Automatización del proceso: Al generarse electrónicamente, se reducen los errores manuales que pueden ocurrir en la emisión y entrega de documentos físicos.
- Menor riesgo de inconsistencias: Al estar integrado con sistemas contables y fiscales, se garantiza que los datos estén siempre actualizados y correctos.
- Facilidad en el Control y Seguimiento
- Trazabilidad completa: Permite hacer un seguimiento preciso de todas las transacciones realizadas, facilitando la auditoría y el control por parte de las empresas y la DIAN.
- Notificaciones y reportes inmediatos: Los documentos equivalentes electrónicos pueden ser enviados automáticamente a la DIAN y al comprador, proporcionando un registro en tiempo real.
- Cumplimiento Tributario
- Cumplimiento normativo asegurado: Al estar alineado con los requerimientos de la DIAN, el documento equivalente electrónico asegura que las empresas cumplan con las normativas fiscales sin complicaciones adicionales.
- Mejora en la fiscalización: Facilita la labor de control tributario de la DIAN, ya que las transacciones están debidamente registradas de forma electrónica y accesible.
- Ahorro en Costos y Sostenibilidad
- Reducción de costos: Al eliminar el uso de papel y reducir la necesidad de almacenamiento físico, se generan ahorros significativos en la emisión y conservación de documentos.
- Sostenibilidad: Al ser digital, contribuye a la reducción del uso de papel, fomentando prácticas más amigables con el medio ambiente.
- Agilidad en el Proceso Comercial: Rapidez en la emisión y entrega: El proceso de generación y entrega del documento electrónico es inmediato, facilitando la operación comercial y mejorando la experiencia tanto del vendedor como del comprador.
- Disponibilidad inmediata para el comprador: Los documentos son enviados electrónicamente al cliente de manera rápida y segura, mejorando la transparencia y eficiencia en las transacciones.
- Optimización en la Gestión Contable
- Integración con sistemas de gestión: Los documentos equivalentes electrónicos pueden integrarse fácilmente con los sistemas de contabilidad y facturación de la empresa, lo que simplifica la gestión de las transacciones y el registro contable.
- Facilidad en la deducción de costos y gastos: Al ser un comprobante formal y aceptado por la DIAN, permite a las empresas deducir costos y gastos de manera más ágil.
- Seguridad y Respaldo de Información
- Mayor seguridad: Los documentos electrónicos están respaldados y almacenados digitalmente, lo que reduce el riesgo de pérdida o deterioro de la información.
- Acceso fácil y controlado: Al estar almacenados en formato digital, es más fácil acceder y compartir estos documentos cuando sea necesario, incluso años después de emitidos.
En resumen, el documento equivalente electrónico mejora la eficiencia operativa, asegura el cumplimiento normativo, reduce costos y contribuye a la sostenibilidad ambiental, lo que lo convierte en una herramienta clave para las empresas en el entorno tributario colombiano.
Características y Requisitos comunes del Documentos Equivalentes Electrónicos
Este apartado tiene como objetivo definir los criterios y lineamientos generales que deben cumplir los documentos equivalentes basandose en la Resolución DIAN 000165 de 2023 – Artículos 19 y 20, para ser aceptados en igualdad de condiciones. Al unificar estos requisitos, se facilita la revisión y validación por parte de las autoridades competentes, asegurando la consistencia y confiabilidad del proceso, cabe aclarar que son 14 puntos a tener en cuenta para estos documentos, siendo el número 14 los requisitos específicos que cada uno de los documentos equivalentes debe tener de la siguiente manera:
- Denominación Nombre Documento equivalente + electrónico.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor.
- Discriminación de impuestos.
- Consecutivo propio del sujeto obligado
- Fecha y hora de generación.
- Fecha y hora de expedición.
- Entrega XML al adquirente con validación de la DIAN
- Valor total de la operación.
- Responsabilidades Fiscales (Tipo Agente Retención).
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del fabricante del sw y nombre del sw.
- CUDE.
- URL DIAN información del Doc. Equiv. Electr. en código QR
- Firma digital del facturador electrónico.
- Requerimientos específicos.
- Cumplir con el contenido del Anexo Técnico.
Servicio REST TFHKA
Para el consumo de los métodos del servicio REST es imprescindible el uso de las credenciales de acceso, conformadas por un Token Empresa y un Token Password. También será necesario conocer los URL’s de los servicios REST del ambiente de integración. Estos elementos serán proporcionados por el equipo de Integración de The Factory HKA Colombia.
@Importante: En éste documento se hace referencia al proceso de integración con validación previa, sus controles de cambios técnicos y normativos y sus diferencias con el servicio web con validación posterior.
A continuación, se muestran los métodos que estarán disponibles en el servicio REST de THE FACTORY HKA para Documento Equivalente Electrónico:
| Servicio | Método |
|---|---|
| Emisión Web Service TFHKA |
|
| Adjuntos REST |
|
