Manual de Usuario Portal DFactura - Facturación Electrónica Validación Previa

Descripción General del Sistema

¿Qué es The Factory HKA Factura?

Dfactura es una plataforma con capacidad de emitir documentos bajo el esquema de facturación electrónica con Validación Previa descrita en la normativa de la DIAN, administrada desde un portal web.

Funcionalidades

• Acceso seguro con email, contraseña y validación reCAPTCHA.
• Manejo de catálogos de clientes, productos, unidades de medida, establecimiento y usuarios / roles con capacidad de visualizar, añadir, editar y eliminar registros configurables.
• Emisión de documentos electrónicos y representación gráfica de facturas, notas de crédito, notas de débito (y sus correspondientes elementos de exportación) con capacidad de editar cliente, conceptos, impuestos por producto, retenciones e información adicional. Almacenamiento y consulta por fechas. Reportes por concepto, cliente, montos, tipo de documento o rangos de tiempo.
• Configuración de datos de la empresa, consulta y adquisición de folios disponibles, administración de rangos de numeración por establecimiento, manejo de certificado digital y opciones de personalización de documentos.

¿A quién va dirigido?

A contribuyentes que tengan la obligación de expedir factura electrónica con Validación Previa por resolución de la DIAN. La emisión directa desde el portal está diseñada para personas con un bajo volumen de operaciones, como pequeñas y medianas empresas o profesionales independientes. El portal es la herramienta de configuración de todos los medios que interactúen con la plataforma (Aplicación Móvil o ERP).

Canales de Soporte

Correo Electrónico:

Para consultas referente a configuraciones y errores en el Portal:

• soporte_fel_co@thefactoryhka.com

Para consultas referente a configuraciones de ERP, casa de software e integración:

• integracion_fel_co@thefactoryhka.com

Lineas de atención telefónica:

• MASTER +57 (601) 746.08.12
• MASTER +57 (601) 508.48.68

• • Soporte Técnico → Opción 2
  • Integración y Representaciones Gráficas → Opción 5

Para Sesiones:

Sesiones Soporte

Inscripción como facturador electrónico, Configuración de Rangos de Numeración, Configuración Datos Fiscales, Pruebas de Habilitación, Configuración ambiente Producción, manejo y uso del Portal de Facturación electrónica de TFHKA

Dirigido a: Agencias Comerciales – Casas de Software Aliadas - Clientes Finales

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones de Soporte

Sesiones Área Integración

Solución Casos de Integración

Dirigido a: Clientes que realicen desarrollos de Software para integrarse con TFHKA, Casas de Software Aliadas

Horario: Martes y Jueves a partir de las 8:30 AM

Enlace Sesiones Integración

Primeros Pasos

En esta sección se describen los primeros pasos que de seguir para dar inicio al uso del Portal DFactura de Facturación Electronica con Validación Previa Para dar inicio al uso del sistema Ud primero se registrará en el portal en Ambiente DEMO. El pase a producción será gestionado posteriormente con el Area de Proyectos.

Registro y Validación Inicial

Registro

Este es el primer paso para iniciar su registro.

1. Ingrese al link: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/
2. Para el registro debe diligenciar los siguientes campos:
   1. Razón Social o Nombre
   2. Correo Electrónico. A partir del 10-10-2023 se permite el manejo del correo con la siguiente estructura
      1. El correo electrónico debe seguir el siguiente formato para ser válido:

Un correo electrónico válido puede contener letras (mayúsculas y minúsculas), números y ciertos caracteres especiales como !#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ. Luego, debe haber un símbolo @, seguido por el dominio del correo electrónico.

El dominio del correo electrónico puede consistir en letras, números, y algunos caracteres especiales como !#$%&'*+=?^_{|}~\- seguido por un punto. El dominio también debe terminar con un conjunto de letras que pueden ser de 2 a 50 caracteres o un conjunto de hasta 3 números.

1. Para finalizar, valide la confirmación del reCAPTCHA y presione el botón registrar.

Una vez que se realiza el registro se genera un mensaje indicando que se envió un correo para la activación de su cuenta.

Confirmación de la Cuenta

Al concluir el paso de Registro, debe recibir un correo electrónico de confirmación a la cuenta que a agregado. Por favor considere los siguientes puntos:

• El correo recibido contiene la contraseña y un botón de Confirmar Usuario el cual deberá hacer clic para poder continuar.
• El botón lo re-direccionará a la pantalla principal donde se visualiza un mensaje que indica que la cuenta ha sido confirmada y que puede ingresar al sistema.

Nota 1: Usted debe confirmar su cuenta antes de poder ingresar. En caso de que no confirmar la cuenta el sistema no le permitirá ingresar.
Nota 2: Considere que se cuenta con 24 horas para hacer la confirmación de la cuenta, en caso contrario se vencerá su opción a registro.

Ingreso al Sistema

Por favor siga los siguientes pasos:

1. Ingrese al link: https://demofactura.thefactoryhka.com.co/
2. Colocar el correo electrónico y la contraseña recibida.
3. Validar el reCaptcha
4. Hacer clic en Ingresar

Restablecer Contraseña

En caso de que el usuario no recuerde su contraseña, puede restablecerla realizando los siguientes pasos:

• Haga clic en ¿Olvidó su contraseña? en la página de bienvenida del portal.

• Se le mostrara una nueva pantalla donde deberá ingresar:

1. Correo con el que se registró
2. Validar el Captcha
3. Presionar el botón Restablecer Contraseña

• Si el paso anterior se realiza de forma satisfactoria el sistema muestra un mensaje donde se le indica que se le envió un correo con el enlace para restablecer la contraseña.

• En su correo registrado deberá recibir un mensaje con un link de restablecimiento de su contraseña. Por favor en el correo recibido presione el botón o link que dice Restablecer contraseña como se muestra a continuación

Nota: Usted cuenta con 24 horas luego de recibido el correo para concluir el proceso de restablecimiento, en caso de que no lo haga en este periodo el sistema anulará el intento de restablecimiento y Usted deberá hacer el proceso desde el inicio.

• Usted será re-direccionado a una la pantalla donde deberá ingresar la siguiente información:

1. Correo registrado
2. Nueva contraseña
3. Confirmación de nueva contraseña

• Al finalizar debe presionar el botón Restablecer Contraseña. Se mostrará un mensaje que la contraseña fue restablecida y puede ingresar al portal con la nueva contraseña configurada.

Estructura de la interfaz de usuario

La página de inicio del portal Dfactura, se compone de cuatro secciones.

A - Menú principal: Ubicado en el lateral izquierdo de la pantalla, podrá encontrar los principales menús desplegables del sistema.

B - Información de la cuenta: en el centro izquierda de la pantalla podrá encontrar información del usuario, folios y certificado digital, permite una visual rápida de la información del cliente.

C - Estadísticas Rápidas: ubicado al centro derecha de la pantalla. Permite visualizar información estadística rápidas de su cuenta, como documentos emitidos durante el año en curso, cantidad de elementos en los catálogos entre otros.

D - Cintillo o Cabecera: Muestra de forma rápida en que Modulo (Emisión o Recepción) y en que Ambiente (Demo o Producción) se encuentra el cliente. Tenga en cuenta que el color gris claro indica que se encuentra en un ambiente de pruebas y un color azul claro que se encuentra en su cuenta de producción.

El menú principal ubicado al lado izquierdo de la pantalla, está compuesto por los siguientes elementos:

Inicio: Este elemento lo llevara siempre a la pantalla inicial Catálogos: Contiene los menús de catálogos principales del sistemas: Clientes Grupo de Clientes Unidades de medida Productos Establecimientos Emisión: Permite el acceso a la secciones de emisión de documentos: Generar Comprobantes Generar Comprobantes de Contingencia Generar notas no referenciadas Documentos Emitidos Documentos Rechazados por la DIAN Configuraciones: Contiene los accesos principales a las configuraciones del su cuenta y sistema: Datos Fiscales Personalización Cambiar contraseña Usuarios Reportes: Sección donde podrá solicitar distintos reportes de su cuenta: Reporte en Línea Reporte Programado Reportes

Todos los accesos mencionados están explicados en sus secciones correspondientes.

Diferencias entre el ambiente DEMO y Producción

Principales diferencias entre Ambientes

Ambiente DEMO	Ambiente de Producción
Puede tener acceso mediante un registro Es un sistema de pruebas aislado Es un sistema prácticamente igual al sistema de producción (funcionalidad y comportamiento) Solo para pruebas internas Los documentos que emita NO viajan a la DIAN Las Pruebas de Habilitación NO deben realizarse en este ambiente Datos de Secuenciales, Clientes y Productos NO son reales (no se migran)	Para tener acceso debe solicitar un Pase a Producción Debe cumplir con los requisitos: Documentación en Orden Certificado Digital Emitido Pago del servicio realizado Los documentos que emita viajan a la DIAN En este ambiente realizará las Pruebas de Habilitación exigidas por la DIAN La información de Secuenciales, Clientes y Productos, así como precios e impuestos deben ser los reales

Ambiente DEMO

El ambiente DEMO es un ambiente netamente de pruebas internas, en dicho ambiente se realizan las configuraciones del portal para ir conociendo el comportamiento del sistema, de como se crean los clientes, unidades de medidas, productos y/o servicios, establecimientos, así como también, se configuran los datos fiscales de su empresa y los secuenciales para hacer pruebas de emisión de facturas, notas crédito y notas debito.

Estos documentos no viajan a la DIAN.

Al momento de crear los clientes y productos no es necesario utilizar información real, dado que es un ambiente de pruebas internas, se recomiendo utilizar un correo propio al momento de configurar un cliente, esto con el fin de evitar alguna confusión con sus terceros debido a que los documentos de pruebas que se emitan en este ambiente llegarán al correo indicado al momento de crear el cliente en la sección de Catalogo > Clientes.

Nota: Es importante resaltar que los documentos emitidos en el ambiente DEMO no son los documentos de habilitación.

• Si requiere obtener acceso al ambiente DEMO, favor seguir los pasos indicados en el siguiente apartado

Registro y Validación Inicial

Ambiente de Producción

El ambiente de Producción consta de 2 etapas, descritas a continuación:

Producción en Proceso de Habilitación

En esta fase se realizan los documentos de habilitación exigidos por la DIAN para poder obtener la aprobación y ser autorizados a facturar electrónicamente ante la DIAN.

Para realizar este proceso cuenta con la Guía Habilitación DIAN la cual le puede ayudar en dicho proceso.

Debemos tener en cuenta que los documentos de habilitación exigidos por la DIAN en este proceso no van a llegar a los correos indicados al momento de crear sus clientes en la sección de Catalogo > Clientes pero si viajan a la DIAN para su evaluación.

En Producción

En esta etapa es donde podemos realizar nuestras facturas reales a nuestros clientes reales, es importante definir que en este ambiente todos los documentos que se emitan a sus terceros llegaran al correo que ustedes registren para cada uno de ellos al momento de configurarlos en la sección de Catalogo > Clientes, asi mismo, llegarán también a la DIAN para su evaluación.

• Si requiere obtener acceso al ambiente Producción, favor seguir los pasos indicados en el siguiente apartado

Migración DEMO a Producción

Migración DEMO a Producción

• Desde el Área de Proyectos se verificará si usted cumple con los siguientes requisitos:
  • Gestión de Facturación y Pago completada
  • Certificado Digital emitido
  • Usuario registrado en la Plataforma DEMO de Validación Previa. The Factory HKA recomienda haber ensayado sus diferentes escenarios de facturación presentes en su operación en el Ambiente DEMO.
  • Casa de Software integrada (aplica para clientes que facturarán electrónicamente a través de un Sistema Contable aliado a The Factory HKA)

El no cumplir con todos requerimientos como se listan pueden significar demoras en el proceso.

Si cuenta con todos los requisitos puede realizar la solicitud del pase a Producción. Para ello usted debe diligenciar el siguiente formulario:

Solicitud de Pase a Producción

ATENCIÓN

• Debe tener en cuenta que al realizar la Migración de DEMO a Producción, la siguiente información NO SE MIGRA:
  • Clientes
  • Productos
  • Unidades de Medidas
  • Establecimientos

• Solo se migra de DEMO a Producción:
  • Datos Fiscales.
  • Logo.
  • Certificado Digital.

Inicio

En esta sección se describe la estructura de la interfaz de usuario.

Imagen 1: Interfaz de Usuario

Inicio

La página de inicio del portal Dfactura, se compone de cinco bloques:

Menú principal: Donde podrá encontrar los principales menús del sistema

• Información de Usuario, Paquete y Folios: Una visual rápida de la información del cliente
  
• Estadísticas
  
• Reportes
  
• Reporte gráfico detallado
  

.

Catálogo

Imagen 2: Menú Catálogo

Contiene los menús de catálogos principales del sistemas:

• Clientes
  
• Grupo de clientes
  
• Unidades de medida
  
• Productos
  
• Establecimientos
  

Emisión

Imagen 2: Menú Catálogo

Contiene los accesos a:

• Generar Comprobantes
  
• Generar Comprobante Contingencia
  
• Generar Notas no referenciadas
  
• Documentos Emitidos
  
• Documentos rechazados por la DIAN
  

Configuración

Imagen 2: Menú Catálogo

Contiene los accesos principales a las configuraciones del su cuenta y sistema:

• Datos Fiscales
  
• Personalización
  
• Cambiar contraseña
  
• Usuarios
  

Reportes

Imagen 2: Menú Catálogo

Contiene el acceso para descargar reportes de los documentos emitidos:

• Reporte en Línea
  
• Reporte Programado
  
• Reportes
  

Soporte

Imagen 2: Menú Catálogo

Contiene un manual donde se puede visualizar información sobre el portal Nuestra Wiki.

Catálogos

En el Menú principal podrá encontrar el Menú Catálogos, aquí podrá acceder a los siguientes Sub-Menús:

• Clientes
• Unidades de Medida
• Productos
• Establecimiento

Imagen 501: Menú Catálogos

Clientes

En el Catálogo de Clientes Ud. podrá visualizar y gestionar la lista de clientes que se encuentran registrados en el aplicativo. Podrá realizar búsquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de sus clientes. Para acceder debe ir a Catálogos → Clientes

En la parte superior derecha del catalogo podrá ubicar la Casilla "Búsqueda". Aquí podrá colocar información alfanumérica que le permita ubicar fácilmente a uno o varios clientes de su lista. Podrá listar los registros con la letra inicial por Razón social/Nombre o Número de documento.

Acciones en la lista de clientes

En cada registro de cliente se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentran en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro. Entre las acciones se tienen:

• Detalle : Se muestra una pantalla con toda la información registrada del cliente seleccionado.
• Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
• Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el botón "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la Eliminación masiva)

• 

  Imagen 502: Catálogo de Clientes

• 

  Imagen 503: Acciones en Catálogo de Clientes - Detalle

• 

  Imagen 504: Acciones en Catálogo de Clientes - Edición

Agregar un nuevo cliente

Para agregar un nuevo registro de un cliente presione Agregar Cliente. Se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su cliente.

Datos Generales

El botón (Consumidor Final) permite crear un registro único denominado (Consumidor Final); el cual se emplea cuando el cliente no se identifica al momento de la emisión de un documento. Al activar dicho botón el portal definirá de manera automática los siguientes campos (Tipo de persona, Nombre, Apellido, Tipo de Identificación, Número de Identificación) con la siguiente información respectivamente (Persona Natural asimilada, Consumidor, Final, Cédula de Ciudadanía, 222222222222).

Si el cliente No es Consumidor Final; es decir, si el cliente a facturar se identifica, entonces el botón se debe dejar inactivo y los campos se visualizarán en blanco para que sean definidos con los datos del cliente.

Seleccione el tipo de Persona del cliente, dependiendo de si su cliente es persona Natural o Jurídica deberá ingresar distintos datos básicos solicitados:

• Persona Natural:
  • Nombre y Apellido

• Persona Jurídica:
  • Razón Social
  • Nombre comercial

Debe diligenciar los campos según correspondan y tomar en cuenta la información registrada en el RUT o documento del cliente. Al momento de agregar el correo del cliente, debe hacer uso del botón agregar que esta al lado de este campo.

El correo del Cliente desde el 17-04-2023 es opcional su definición. A partir del 10-10-2023 se permite el manejo del correo con la siguiente estructura:

^(([a-zA-Z0-9!#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ]+)@((\[[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.)|(([a-zA-Z0-9!#$%&'*+=?^_{|}~\-]+\.)+))([a-zA-Z]{2,50}|[0-9]{1,3})(\]?)(\s;\s*|\s*$))*$

Nota: Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.

Dirección

La definición de la Dirección del Cliente es opcional; por lo tanto si se requiere agregar o editar un cliente, y que este tenga una dirección ya sea de Colombia o diferente a Colombia; debe activar el botón denominado (Dirección de Domicilio) y de esta manera se desplegaran los campos necesarios para su definición. Pero si no requiere agregar una dirección, entonces el botón (Dirección de Domicilio) se debe encontrar inactivo.

Esta sección cuenta también con una casilla que permite diferenciar si la dirección Fiscal del Cliente es distinta a la dirección de Domicilio. Si selecciona esta casilla podrá diferenciar ambas direcciones, en caso contrario se toma la Dirección de Domicilio igual a la Dirección Fiscal.

Si la dirección a definir pertenece a Colombia; todos los campos son obligatorios. Si el país es diferente a Colombia, los campos obligatorios son (País, Ciudad, Lenguaje).

Nota: Los campos marcados con (*) son campos obligatorios, en caso de no diligenciar no podrá registrar al cliente.

Datos Tributarios

Se cuenta con un botón denominado (Desplegar Datos Tributarios) el cual permitirá si esta activo, visualizar dicha sección para definir la información requerida. Si el botón se deja inactivo, el portal asignará por defecto la siguiente información:

• Detalle Tributario(No aplica)
• Responsabilidades(R-99-PN No aplica-Otros)
• Actividad Económica(0081 Sin Actividad Económica, solo Personas naturales)

Si el cliente activa el botón (Desplegar Datos Tributarios) deberá tomar en cuenta lo siguiente para su definición.

• Detalle Tributario: Información de los impuestos que son responsables los clientes. El portal en un primer momento mostrará el valor por defecto, pero este puede ser modificado
• Responsabilidades Fiscales: Las responsabilidades de los clientes que están reflejadas en su RUT (en caso de persona Natural se puede indicar "R-99-PN No aplica-Otros"). Este es un campo opcional, y en un primer momento el portal mostrará el valor por defecto; pero si requiere definir un cliente sin responsabilidades, entonces deberá destildar el valor por defecto, quedando como opción (Seleccione una opción).
• Actividad Económica: Actividad Económica del cliente que esta registrada en su RUT. (En caso de persona Natural se puede indicar (0081 Sin Actividad Económica, solo Personas naturales)).El portal en un primer momento mostrará el valor por defecto, pero este puede ser modificado

Los botones (Desplegar Detalles Tributarios y Dirección Domicilio) se pueden dejar inactivos, y de esta manera se definirá un cliente sin Dirección y con Datos Tributarios por defecto.

• 

  Imagen 505: Botón de Consumidor Final y Botón Dirección de Domicilio.

• 

  Imagen 505: Cliente Consumidor Final.

• 

  Imagen 505: Botón Dirección de Domicilio activo

• 

  Imagen 505: Cliente con Dirección diferente a Colombia, donde los campos obligatorios a definir son (País, Ciudad, Lenguaje)

• 

  Imagen 505: Cliente con Dirección de Colombia, todos los campos son obligatorios.

• 

  Imagen 505: Botón Detalle Tributario inactivo

• 

  Imagen 505: Botón Detalle Tributario activo

• 

  Imagen 505: Botón Detalle Tributario activo con Responsabilidades sin definir ya que es un campo opcional

• 

  Imagen 505: Cliente sin Responsabilidades.

Carga masiva de cliente

Esta carga permite al Emisor, cargar de forma masiva de clientes al catálogo de clientes, esta funcionalidad NO es Obligatoria para los Emisores que facturen por un sistema de integración ERP. Tenga los datos de los clientes a cargar masivamente en un archivo .csv con la siguiente estructura.

Estructura de CSV sin Datos Fiscales

Tipo de persona|Tipo de Identificación Código Documento de identificación|Número de Identificación|Nombre comercial|Razón social|Nombre|Apellido|Régimen Fiscal|Correo|Teléfono|Fax|Referencia|Nombre contacto|Nota|Notificar|Detalle Tributario |Responsabilidades Fiscales|Actividad económica|País (Domicilio)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)

Estructura de CSV con Datos Fiscales

Tipo de persona|Tipo de Identificación Código Documento de identificación|Número de Identificación|Nombre comercial|Razón social|Nombre|Apellido|Régimen Fiscal|Correo|Teléfono|Fax|Referencia|Nombre contacto|Nota|Notificar|Detalle Tributario |Responsabilidades Fiscales|Actividad económica|País (Domicilio)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)|País (Fiscal)|Dirección (Domicilio)|Código Postal (Domicilio)|Lenguaje (Domicilio)|Departamento (Domicilio)|Municipio (Domicilio)|Ciudad (Domicilio)

Cada valor separado en base a pipe (|), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio o requerido para el tipo de cliente, se debe dejar el espacio vacío entre doble (||), véase tabla 1 para validar el formato de los campos.

Tabla 1

Nombre del Campo	Valores Permitidos	Obligatorio
Tipo de persona	1 y 2 (1:Persona Jurídica - 2:Natural)	Si
Tipo de Identificación	Frecuentes: 13 Cédula de ciudadanía; 22 Cédula de extranjería; 31 NIT; 42 Documento de identificación extranjero (Lista completa en Tabla 6.2.1 Anexo Técnico 1.7)	Si
Número de Identificación	Entre 6 y 20 caracteres.	Si
Nombre comercial	Entre 3 y 450 caracteres.	No
Razón social	Entre 3 y 100 caracteres alfanuméricos y ,.-_#.	Si (Si es Persona Jurídica).
Nombre	Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos.	Si (Si es Persona Natural).
Apellido	Entre 3 y 50 caracteres alfabéticos.	Si (Si es Persona Natural).
Régimen	Código Régimen Fiscal (Lista completa en Tabla 6.2.4 Anexo Técnico 1.7)	Si
Correo	Formato correcto de dirección de correo electrónico.	Si
Teléfono	Entre 8 y 14 caracteres numéricos.	No
Fax	Entre 8 y 14 caracteres numéricos.	No
Referencia	Máximo 100 caracteres.	No
Nombre	contacto Entre 5 y 100 caracteres.	No
Nota	Entre 5 y 500 caracteres.	No
Notificar	1 y 0 (1:Sí - 0:No).	Si
Detalle Tributario	Lista de Códigos Tributos separados por coma (Lista completa en Tabla 6.2.2 Anexo Técnico 1.7).	Si
Responsabilidades Fiscales	Lista de Códigos Responsabilidades fiscales separados por coma (Lista completa en Tabla 6.2.7 Anexo Técnico 1.7).	Si
Actividad económica	Lista de Códigos Actividad económica separados por coma.	Si
País (Domicilio)	Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 6.4.1 Anexo Técnico 1.7).	Si
Dirección (Domicilio)	Entre 5 y 500 caracteres.	Si
Código Postal (Domicilio)	Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 6.4.4 Anexo Técnico 1.7)).	Si
Lenguaje (Domicilio)	Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 6.3.2 Anexo Técnico 1.7).	Si
Departamento (Domicilio)	Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos (Lista completa en Tabla 6.4.2 Anexo Técnico 1.7).	Si
Municipio (Domicilio)	Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 6.4.3 Anexo Técnico 1.7).	Si
Ciudad (Domicilio)	Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad	Si
País (Fiscal)	Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 6.4.1 Anexo Técnico 1.7).	No
Dirección (Fiscal)	Entre 5 y 500 caracteres.	Si(si existe País Fiscal).
Código Postal (Fiscal)	Número (Si el País es Colombia Código Postal Lista completa en Tabla 6.4.4 Anexo Técnico 1.7).	Si(si existe País Fiscal).
Lenguaje (Fiscal)	Código ISO 639-1 (Lista completa en Tabla 6.3.2 Anexo Técnico 1.7).	Si(si existe País Fiscal).
Departamento (Fiscal)	Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Departamentos (Lista completa en Tabla 6.4.2 Anexo Técnico 1.7).	Si(si existe País Fiscal).
Municipio (Fiscal)	Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código Municipios (Lista completa en Tabla 6.4.3 Anexo Técnico 1.7).	Si(si existe País Fiscal).
Ciudad (Fiscal)	Si NO es Colombia, entre 1 y 100 caracteres. Si es Colombia Código de Ciudad.	Si(si existe País Fiscal).

Presione Carga masiva para cargar el archivo.csv con los clientes a cargar, presione subir archivo. Ver imagen 43.

Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los clientes se visualizarán en lista del catálogo de clientes, en caso de presentarse algún tipo de error será indicado por un mensaje indicando el tipo de error. Ver imagen 44.

En caso de errores, verifique los siguientes puntos:

• Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando que se ven correctamente los símbolos y eñes.
• Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de documentos repetidos.
• Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que tienen un guion y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
• Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de clientes que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.

• 

  Imagen 43: Carga Masiva de Clientes

• 

  Imagen 44: Carga de Archivo CSV

Eliminación Masiva de Clientes

En caso de requerir la eliminación simultanea de mas de un registro, puede hacer uso de esta funcionalidad. Para realizar la eliminación debe seleccionar cada cliente presionando la casilla de verificación del lado Izquiero de cada registro que desee eliminar. Al culminar la selección, puede presionar el botón "Borrar" y se le preguntará si esta seguro. Al dar "Si" se eliminaran todos los registros que han sido seleccionados.

Unidades de medida

En este catálogo se cargan las descripciones del tamaño o la cantidad física definida por convención o por ley para vender un producto. Ir a Catálogos →Unidades de medida, para visualizar las unidades de medida que se han cargado en el sistema.

Agregar una nueva unidad de medida

Por normativa, las unidades de medida están basadas en un catálogo aprobado por la DIAN

Para seleccionar las unidades de medida que serán usadas para la configuración de sus productos o servicios presione Agregar Unidad de Medida.

En la parte superior puede hacer uso de "Buscar" para encontrar las unidades de medida en el catalogo

Luego, debe seleccionar en la parte izquierda las casillas de verificación de las unidades que desea agregar.

Al seleccionar las unidades deseadas puede presionar "Agregar". de esta forma aparecerán ahora listadas en el catálogo de Unidades de Medida.

• 

  Imagen 512: Catálogo Unidad de Medida

• 

  Imagen 513: Agregar Nueva Unidad de Medida

Productos

En el Catálogo de Productos Ud podra visualizar y gestionar la lista de sus productos o servicios que se encuentran registrados en el aplicativo. Podrá realizar busquedas y distintas acciones en un registro en específico de la lista de productos o servicios. Para acceder debe ir a Catálogos → Productos

Acciones en la lista de Productos

En cada registro de Productos se pueden realizar acciones par cada registro particular. Los iconos de esta acciones se encuentra en la casilla "Acciones" al lado derecho de cada registro. Entre las acciones se tienen:

• Detalle: Se muestra una pantalla con toda la información registrada del Producto seleccionado.
• Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de que se requiera la actualización de la información o corrección de algún dato.
• Precio por País: Cada Producto o Servicio puede tener una lista de precios personalizada en monedas extranjeras. Esto permite generar facturas de exportación con la moneda y precios especificados. En esta lista puede ajustar o modificar los precios que previamente ha configurado, o agregar más en caso de necesitarlo.
• Eliminar: Puede eliminar un registro particular seleccionado el boton "Eliminar" (En caso de requerir eliminar mas de un registro puede hacer uso de la Eliminación masiva)

• 

  Imagen 507: Catálogo de Productos

• 

  Imagen 508: Acciones en Catálogo de Productos - Detalle

• 

  Imagen 509: Acciones en Catálogo de Productos - Edición

• 

  Imagen 510: Acciones en Catálogo de Productos - Precio por País

Agregar un nuevo producto

Video Guia

Para agregar un nuevo registro de un producto o servicio presione Agregar Producto. Se mostrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su producto o servicio:

• Tipo de producto (Servicio, Producto, Otro). La opción Otro permite que al momento de facturar un producto que tenga asociado esta opción, se visualice en el campo Descripción sólo el nombre del producto en el documento emitido.
• Código
• Descripción
• Colombia Compra Eficiente: Es un enlace que lo dirige a la Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas(UNSPSC)
• Tipo de Código Estándar: permite definir el tipo de código estándar que maneja el producto o servicio a agregar (es opcional su definición). Al seleccionar el Tipo de Código Estándar se visualizará un campo para ingresar el Código Estándar, si este es el UNSPSC en el siguiente enlace se lista los códigos:Archivo:Clasificador de Bienes y Servicios.xls. Para el caso de GTIN y Partida Arancelaria, entre las páginas 660-705 del Archivo:Anexo Técnico Resolución 000012 de 09-02-2021.pdf se explica su estructura
• Unidad de medida
• Precio unitario
• Tipo de impuesto: Se agregaron los Impuestos Nominales (INC Bolsa, INCarbono, INCombustibles, Sobretasa Combustibles, Nombre de la figura tributaria).En una primera fase de liberación si un producto debe manejar este tipo de impuesto, sólo se podrá asociar dicho impuesto. Al seleccionar el impuesto se debe indicar su valor base, este podrá ser modificado al momento de la emisión del documento.

A partir del 31/7/2023 en el ambiente demo se podrá visualizar los impuestos (IC Porcentual, Fto Horticultura); el impuesto ZZ se podrá agregar como impuesto nominal o porcentual;en el caso de ser porcentual, se debe primero definir su valor y luego presionar el check de %. A su vez también se le puede definir la descripción si es requerido, de no ser definido se visualizará con la descripción (Nombre de la figura tributaria)

• Marca: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
• Modelo: En caso de servicio podrá colocar "Servicio"
• Cantidad por Paquete: En caso de que el producto se venda por paquetes de varias unidades, en caso contrario puede colocar "1"
• Cantidad Real: Cantidad o unidades sobre las cuales aplica el precio unitario y el calculo de impuesto
• Personalización de Precios: Cada Producto o Servicio puede tener una lista de precios personalizada en monedas extranjeras. Esto permite generar facturas de exportación con la moneda y precios especificados.
• Mandato: es una sección que permite configurar la información de los productos que serán facturados en documentos con el Tipo de Operación Mandato.
• Numero de Identificación: permite definir el Nit del mandante sin el dígito verificador, ya que este es calculado automáticamente.
  • Tipo de Ingreso: permite definir si el Bien o Servicio “B/S” reportado corresponde a un ingreso propio o a un ingreso recibido para terceros.
• Transporte de Carga: es una sección que permite configurar información básica para productos que serán facturados en documentos con el Tipo de Operación Transporte.
  • Tipo Registro Transporte: permite definir si el Bien o Servicio “B/S” reportado corresponde o no a una línea registrada en el Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC).
  • Valor del flete por servicio de transporte: Es el valor del flete definido para la remesa.
  • Unidad Medida Transporte: es la unidad de medida manejada en transporte de carga; sólo maneja las opciones: Kilogramos(KGM), Galones(GLL).

Para finalizar presione Guardar.

• 

  Agregar un Nuevo Producto

• 

  Agregar un Nuevo Producto

• 

  Agregar un Nuevo Producto

• 

  Agregar un Nuevo Producto

• 

  Mandato

• 

  Transporte de Carga

• 

  Catálogo de Impuestos

• 

  Impuesto Nominal INC Bolsa

• 

  Impuesto Nominal INCarbono

• 

  Impuesto Nominal INCombustibles

• 

  Impuesto Nominal Sobretasa Combustibles

• 

  Impuesto Nominal/Porcentual Nombre de la figura tributaria.

• 

  Impuesto Porcentual FtoHorticultura

• 

  Impuesto Porcentual IC Porcentual

Advertencia

La descripción del concepto de los productos o servicios deben estar descritos de manera legible y correcta de tal manera que se pueda entender claramente la descripción de los mismos.
Ejemplo:

Incorrecto	Correcto
"##########"	"Zapatos deportivos Paseo"
"123456ass"	"Celular Android YZ-13"
"00001-00090099900999"	"Base Inferior derecha motor Honda Civic Emotion 2007"

La DIAN exige que la descripción responda a un concepto entendible sobre el bien o servicio para verificar si el impuesto asociado es el adecuado.

Carga masiva de producto

Esta carga permite al Emisor, cargar de forma masiva los productos al catálogo de productos, esta funcionalidad NO es Obligatoria para los Emisores que facturen por un sistema de integración ERP.

Tenga los datos de los productos a cargar masivamente en un archivo .csv con la siguiente estructura.

Estructura de CSV Campos Obligatorios

Tipo de servicios|Código de producto|Descripción del producto|unidad de medida|precio unitario|tipo de IVA|Valor IC|Valor Inc|Valor IC Porcentual|Valor FtoHorticultura|Valor INC Bolsas|Valor INCarbono|Valor INCombustibles|Valor SobreTasa Combustibles|Valor ZZ Porcentual|Valor ZZ Nominal|Nombre ZZ|Cantidad Real|Cantidad por Paquete|Tipo Ingreso Mandato|Número de Identificación del Mandante|DV del Mandante|Tipo Registro Transporte|Valor del flete por servicio de transporte|Unidad Medida Transporte

Ejemplo:
2|producto0001|Producto IVA|2Q|12345678.99|6||||||||||||2|1

Estructura de CSV Campos con Opcionales (Información para Exportación)

Tipo de servicios|Código de producto|Descripción del producto|unidad de medida|precio unitario|tipo de IVA|Valor IC|Valor Inc|Valor IC Porcentual|Valor FtoHorticultura|Valor INC Bolsas|Valor INCarbono|Valor INCombustibles|Valor SobreTasa Combustibles|Valor ZZ Porcentual|Valor ZZ Nominal|Nombre ZZ|Cantidad Real|Cantidad por Paquete|Tipo Ingreso Mandato|Número de Identificación del Mandante|DV del Mandante|Tipo Registro Transporte|Valor del flete por servicio de transporte|Unidad Medida Transporte|Marca|Modelo|comentarios|País|Código de Moneda|Precio

Ejemplo:
1|productos0001|Producto IC Porcentual|2Q|2300.00||||10|||||||||5||||||||MOTOROLA|MOTO C PLUS|COMENTARIOCOMENTARIOs|VE|VES|15000.00

Cada valor separado en base a pipe (|), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio o requerido para el producto, se debe dejar el espacio vacío entre doble(||), Véase tabla 2 para validar el formato de los campos. Tabla 2

Nombre del Campo	Valores Permitidos	Obligatorio
Tipo de Servicios	1 y 2 (1:Servicio - 2:Producto)	Si
Código de Producto	valores sólo alfanuméricos	Si
Descripción del Producto	valores alfanuméricos, espacios, y los siguientes caracteres especiales: coma (,), punto(.), guión(-), Numeral(#), ampersand (&), signo mas (+), no debe pasar de los 300 caracteres	Si
Unidad de Medida	de estar basada en el catálogo de medida del cliente, en caso de no tenerla asociada, deberá indicar una unidad de medida válida que se encuentre en el catálogo de medida general (Lista completa en Tabla 6.3.5.1 Anexo Técnico 1.7)	Si
Precio Unitario	máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales	Si
Tipo de IVA	Valores permitidos: del 1 al 6 (1:Exento 0% ; 2:Tarifa General 16% ; 4:Tarifa Diferencial 5% ; 5: Excluido 0% ; 6: Tarifa General 19%)	Si
Valor IC	Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales (Valor fijo de tributo IC (Impuesto al Consumo) por unidad de producto, el valor del tributo esta definido en el Estatuto Tributario según tipo de producto si aplica)(Actualmente se encuentra en desarrollo)	No
Valor INC	Valores permitidos: 2 ; 4 ; 8 o 16 ( Tributo INC (Impuesto Nacional al Consumo) con posibles valores del 2%, 4%, 8% y 16% que se aplica sobre determinados bienes y servicios,está definido en el estatuto tributario y anexo técnico de la DIAN	No
Valor IC Porcentual	Valores permitidos: Máximo 2 enteros separado por el signo punto para los decimales	No
Valor FtoHorticultura	Valores permitidos:Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales	No
Valor INC Bolsas	Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales	No
Valor INCarbono	Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales	No
Valor INCombustibles	Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales	No
Valor SobreTasa Combustibles	Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales	No
Valor ZZ Porcentual	Valores permitidos: Máximo 2 enteros separado por el signo punto para los decimales	No
Valor ZZ Nominal	Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales	No
Nombre ZZ	Valores permitidos:Valores sólo alfanuméricos, espacios	No
Cantidad Real	Valor Numérico entero entre el 1 y 999	Si
Cantidad por paquete	Valor Numérico entero	Si
Tipo Ingreso Mandato	Valores permitidos: Valor permitido: 1=El B/S ingreso Recibidos para Terceros	No
Número de Identificación del Mandante	Valores permitidos: Contemple máximo 15 caracteres	No
DV del Mandante	Valores permitidos: Contemple máximo 1 caracter	No
Tipo Registro Transporte	Valores permitidos: Valores permitidos: (0: Servicio adicional - 1:Remesa de transporte registrada en el RNDC)	No
Valor del flete por servicio de transporte	Valores permitidos: Valores permitidos: máximo 14 enteros separado por el signo punto para los decimales	No
Unidad Medida Transporte	Valores permitidos: Valores permitidos: (KGM: Kilogramos – GLL: Galones)	No
Marca	sólo permite valores alfanuméricos y los mismos caracteres especiales que el campos número 3	Si(si el producto es de exportación)
Modelo	valores permitidos igual al campo número 10	Si(si el producto es de exportación)
comentarios	valores alfanuméricos y espacios al igual que los caracteres especiales que se definieron para el campo número 3	Si
País	Frecuente: CO (Colombia) - Código alfa-2 (Lista completa en Tabla 6.4.1 Anexo Técnico 1.7).	Si(si el producto es de exportación)
Código de Moneda	Frecuente: COP (Peso Colombia) (Lista completa en Tabla 6.3.3 Anexo Técnico 1.7).	Si(si el producto es de exportación)
Precio	sólo numéricos dentro del conjunto de los números reales	Si(si el producto es de exportación)

Se debe tener en cuenta el valor de unidad de medida a enviar con los nuevos productos, ésta debe existir en el catálogo de unidad de medidas.

Presione Carga masiva para cargar el archivo.csv con productos, presione subir archivo. Ver imagen 50

Nota: Sólo se permitirá la personalización de precios para máximo 10 países; en caso de presentarse este escenario, cada país, código de moneda y precio de exportación debe separarse con doble ampersand (&&) Ejemplo: VE&&CO&&PA

Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los productos se visualizarán en lista del catálogo de productos, en caso de presentarse algún tipo de error será indicado por un mensaje indicando el tipo de error. En caso de errores, verifique los siguientes puntos:

• Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando que se ven correctamente los símbolos y eñes.
• Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de documentos repetidos.
• Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que tienen un guion y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
• Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de productos que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.

Filtro en la busqueda de Productos

Para buscar un producto utilizando el filtro de búsqueda, debe digitar el código o descripción del producto de manera exacta a como fue creado, es decir de la misma forma en que lo creó en el catálogo de productos.

A continuación un ejemplo de búsqueda, del producto (ejemplo):

Búsqueda completa por descripción (manera correcta):

- En la siguiente búsqueda la descripción es exactamente la misma por tal motivo se encuentra el producto.

Búsqueda completa por código (manera correcta):

- Ahora muestra el producto ejemplo el cual queríamos encontrar, colocando el código 55 que corresponde correctamente a nuestro producto.

Establecimientos

En este catálogo puede visualizar los distintos establecimientos que Ud. ha configurado dependiendo de su modelo de operación. Puede Crear distintos establecimientos desde los cuales serán usado el Sistema para Facturar Electrónicamente y podrá llevar un control de las facturas emitidas en cada establecimiento Recuerde que los secuenciales de facturación están relacionados a los establecimientos, se recomienda configurar un secuencial por cada establecimiento creado. Puede visualizar sus establecimientos en Catálogos → Establecimientos.

Agregar un nuevo establecimiento

Para agregar un nuevo establecimiento presione Agregar Establecimiento. Debe llenar los campos Obligatorios y para finalizar presione "Guardar."

• 

  Imagen 514: Catálogo de Establecimientos

• 

  Imagen 515: Agregar Nuevo Establecimiento

Dirección que se muestra en nuestra en nuestra Representación Gráfica

Para reajustar la dirección que se visualiza en su Representación Gráfica, debe ingresar al portal de TFHKA, dirigirse al apartado Catálogo > Establecimientos. Y editar la dirección del primer establecimiento a la dirección correspondiente. (Ver Imagen 515A)

Emisión

Como Generar una Factura usando Modelo Factura

La funcionalidad de uso de Modelo Factura al momento de generar un documento desde el portal, tiene como finalidad que el cliente pueda llamar una factura previamente generada y de esta forma poder emitir un documento con la misma información base de la de la factura llamada; esto se aplica para aquellas empresas que emiten facturas iguales o similares de forma constante.

Cabe destacar que si la plantilla a seleccionar es una Factura de Exportación, se recomienda previamente seleccionar este "Tipo de Documento" al momento de la generación del documento, de no ser así el sistema le generará el mensaje "El campo Impuesto es Obligatorio".

A continuación se explica:

• 

  Campo de impuesto obligatorio

• 

  Paso 1: Al seleccionar en el campo Recargar factura n° como plantilla: Se selecciona la Factura que deseamos replicar.

• 

  Paso 2: Luego se carga de forma automatica toda la información de la factura seleccionada.

• 

  Paso 3: Podemos editar parte de la factura si lo deseamos o solo verificar que todo este bien y hacer uso del botón generar documento.

• 5PlantillaGFVP.jpg

  Paso 4: En el caso de realizar un cambio en el Cliente se va a desplegar el siguiente mensaje; el mismo no es limitativo, sólo debe presionar el botón Aceptar y realizar el cambio del cliente requerido

Cómo Generar una Factura de Tipo Operación AIU

• Cuando la factura a emitir es de servicios de cafetería o vigilancia, se coloca el servicio exento, y otro ítem llamado AIU con el valor y el IVA.

A continuación los pasos para este tipo de AIU:

Debe crear el AIU como un servicio con IVA del 19% y colocando un monto base que luego podrá modificar al momento de crear la factura.

Crear el servicio de vigilancia o cafetería en el catálogo de Producto con un precio base, al crear la factura debe modificar el Precio Unitario colocando el monto del proyecto y asociarle con IVA el Exento.

Al momento de crear la factura se agregan los dos servicios creados anteriormente. El servicio AIU en el campo Precio Unitario colocaran el cálculo del 6% de la utilidad.

• 

  Paso 1:Tipo de operación

• 

  Paso 2:Precio Unitario

• 

  Paso 3:Colocar IVA

• 

  Paso 4:Agregar conceptos

• 

  Paso 5:Factura ya emitida

• Si es de Obra Civil, debe colocarse el servicio de obra y luego 3 items (Administración con su valor, Imprevistos, con su valor y Utilidades con el cálculo de IVA).

A continuación los pasos para este tipo de AIU:

1. Crear el servicio de obra en el catálogo de Producto con un precio base, al crear la factura debe modificar el Precio Unitario colocando el monto del proyecto y asociarle con IVA el Exento.

2. Crear 3 items (Administración con su valor, Imprevistos, con su valor y Utilidades con el cálculo de IVA), en el catálogo de Producto con un precio base, al crear la factura debe modificar el Precio Unitario.

3. Al momento de crear la factura se agregan los dos servicios creados anteriormente. El servicio Utilidades en el campo Precio Unitario colocaran el cálculo del IVA.

• 

  Paso 1: Tipo de operación

• 

  Paso 2: Precio Unitario

• 

  Paso 3: Precio Unitario

• 

  Paso 4: Precio Unitario

• 

  Paso 5: Colocar IVA

• 

  Paso 6: Agregar conceptos

• 

  Paso 7: Factura ya emitida

Como Generar una Factura en Moneda Extranjera

Para realizar ventas de exportación debe configurar los productos que desea vender en moneda extranjera en el apartado Productos. </gallery>

• 

  Paso 1: Ingresar al Portal de The Factory HKA

• 

  Paso 2: Ubicar el Botón de Catálogos >> Productos en la parte inferior izquierda de la pantalla

• 

  Paso 3: Agregar Productos

• 

  Paso 4: Dirigirse al apartado Personalizar precios y configurar como le indico en la siguiente imagen

• 

  Paso 5: Al momento de generar la factura, que se esté diligenciando de la siguiente manera

Cómo Generar un documento a un grupo de clientes

La Emisión de documentos a Grupos de clientes permite que una plantilla de factura que ha sido diligenciada una vez pueda ser entregada de forma fácil y rápida a un listado de adquirientes organizados en un grupo. Por ejemplo, las facturas del sector educativo pueden beneficiarse de esta funcionalidad al crear una factura de un único servicio a todos los representantes de un curso particular.

La factura tendrá las misma características y valores del servicio, sin embargo generará un documento legal con un consecutivo único a cada adquirente.

Para saber cómo generar una factura de plantilla a el grupo por favor siga los pasa a continuación:

• 

  Paso 1: Dirigirse a Catálogos → Grupos de clientes:

• 

  Paso 2: Seleccionar la opción de agregar grupo:

• 

  Paso 2.1: Diligenciar el campo Nombre (único campo obligatorio) y el campo descripción (en caso de ser requerido)

• 

  Paso 3: En el catálogo de grupo seleccionar la opción de asignar cliente a grupo

• 

  Paso 3.1: Seleccionar el grupo creado anteriormente (campo obligatorio)

• 

  Paso 3.2: Agregar los clientes de nuestro grupo:

• 

  Paso 4: Dirigirse a Emisión → Generar comprobante

• 

  Paso 5: En el apartado de Cliente habilitar la opción de Enviar Grupo

• 

  Paso 5.1: Seleccionar el grupo al cual le deseamos emitir el documento

• EVPrev10.jpg

  Paso 6: Diligenciar el resto de campos obligatorios y dar clic a generar documento

• EVPrev11.jpg

  Paso 7: Verificar que el documento se haya emitido correctamente a nuestros clientes

Cómo Generar Nota Crédito no referenciada

Antes de generar una Nota o documento no referenciado se debe tener en cuenta:

Los escenarios para los que aplica una Nota no referenciada son:

1- Facturas electrónicas emitidas desde otro proveedor tecnológico

2- Facturas emitidas por validación posterior o validación previa.

3- Facturas emitidas realizadas por computador, (Antes de la facturación electrónica).

NOTA: A partir del día 13-04-2023, el portal realizará los cálculos de lo facturado, pero a su vez se permite definir los valores como se realizaba anteriormente.
Pasos a seguir:

1 - En el portal de The Factory HKA, seleccione

Emisión -> Generar notas no referenciadas.

2 - Datos del comprobante

Tipo de Documento: Seleccione Nota de Crédito o Nota de Débito, según corresponda.

Tipo de Operación: Seleccione según corresponda

Establecimiento: seleccione el establecimiento desde el cual se generará la Nota no referenciada.

Secuencial: Seleccione según corresponda.

Cantidad decimal: Seleccione según corresponda.

Motivo de nota: Seleccione según corresponda.

País Moneda: Seleccione según corresponda.

3 - Cliente

Cliente: Seleccione el cliente según corresponda.

4 - Conceptos

Concepto: Selecciona el producto

Cantidad: Digite la cantidad de productos a facturar

Precio unitario: En caso de que el precio del producto varíe o haya cambiado, coloque el valor correspondiente, sino el portal realizará su respectivo cálculo.

IVA: En caso de que el precio del IVA varíe o haya cambiado, coloque el valor correspondiente, sino el portal realizará su respectivo cálculo. Si el producto no tiene iva seleccione Exento 0% o Excluido 0%.

Tipo de descuento: Seleccione según corresponda.

Descuento: Digite el porcentaje que se aplicará según corresponda, sino el portal realizará su respectivo cálculo

Valor Total: Digite del valor total del producto tomando en cuenta (cantidad, precio unitario,impuesto,descuento); sino el portal realizará su respectivo cálculo.

Una vez haya diligenciado la información del concepto de click sobre el icono (Agregar Concepto).

En caso de tener más productos repita el procedimiento del punto 4.

5 - Medio de pago

Método de Pago: Seleccione según corresponda.

Medio de Pago: Seleccione según corresponda.

Referencia del pago: Digite una breve descripción de cómo se realizó el pago.

Una vez haya diligenciado la información del concepto de click sobre el icono (Agregar Medio de Pago).

6 - Documento Referenciado

Importante: En caso de que el documento al cual se le está aplicando la nota no referenciada haya sido generada por validación previa o validación posterior se debe diligenciar la siguiente información :

Tipo: Seleccione según corresponda, por el momento la única opción es “Documento de referencia adicional”

Número del documento: Digitar el prefijo y número del documento sin espacios; ejemplo : FE1.

Fecha: Digita la fecha en la cual fue emitido el documento

CUFE: Si el documento fue generado en validación previa, validación posterior o desde otro proveedor tecnológico, debe Ingresar el CUFE de la factura electrónica.

Una vez haya diligenciado la información del Documento referenciado de click sobre el icono (Agregar Documento referenciado).

7 - Total Impuesto y Totales

Total Impuestos:

Total IVA: En caso de que aplique, digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

Total INC: En caso de que aplique, digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

Total IC: En caso de que aplique, digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

Totales:

Total Base Imponible: Digite la suma de los Valores (cantidad * precio unitario) de todos los productos facturados; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

Total Retenciones: Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

Total Impuestos: Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

Total Descuento: Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

Total Cargos: Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

Total: Digite el valor correspondiente; sino el portal realizará su respectivo cálculo.

8- Por último de clic en generar comprobante para emitir la Nota Crédito no Referenciada; si los anteriores campos fueron diligenciados correctamente, no habrá motivo de rechazo en la generación del documento.

Como Generar Nota Crédito a factura de contingencia

El proceso para generar una Nota de Crédito a una Factura de contingencia previamente ya trasmitida a la DIAN con su respectiva resolución de contingencia a través del portal o de su software, es el mismo procedimiento que se utiliza para generar dichas notas a las facturas normales.

En el siguiente Video puede ver el proceso.

Cómo Generar una Nota Crédito o Nota Débito desde el Portal a una Factura emitida por Integración

Este proceso es posible, sin embargo, se necesitan realizar algunas configuraciones iniciales antes de poder proceder con la generación de la Nota Crédito/Débito

Configuración del Secuencial

Este Tipo de Servicio le permitirá emitir documentos utilizando el Portal de Facturación Electrónica.

¿Cómo crear secuenciales en el Portal de HKA Factura?

Paso 1

Paso 2

Debe asegurarse de que cuenta con un secuencial con Tipo de Servicio parametrizado como Portal, ya que no podrá utilizar secuenciales con Tipo de Servicio parametrizado con Servicio de Integración para emitir documentos desde el Portal de Facturación Electrónica.

Para realizar este proceso, puede crear un secuencial nuevo que utilizará específicamente para la generación de notas desde el portal. Se recomienda el uso de un prefijo y/o rango distinto al que ya tiene configurado para integración para evitar duplicar números de consecutivos ya creados o emitidos desde el servicio de integración.

Para mayor información de como crear un secuencial por favor visite el siguiente articulo: Secuenciales

Configuración del Cliente

Dado que los ERP manejan particularidades en su facturación, que el portal por ser de uso general no contempla; se recomienda antes de emitir las Notas (Crédito/Debito) configurar el cliente que se encuentra en la Factura de Venta afectada.

Para ello tendrá que dirigirse a la ruta Catálogo-->Clientes-->Agregar Clientes; deberá diligenciar todos los campos obligatorios que le solicita el portal.

Para agregar el correo del cliente debe presionar el botón (+) una vez sea definido.

• 
• 
• 
• 
• 

Configuración del Producto

Dado que los ERP manejan particularidades en su facturación, que el portal por ser de uso general no contempla; se recomienda antes de emitir las Notas (Crédito/Debito) configurar los productos que se encuentran en la Factura de Venta afectada.

Para ello tendrá que dirigirse a la ruta Catálogo-->Productos-->Agregar Productos; deberá diligenciar todos los campos obligatorios que le solicita el portal.

Cabe destacar que para agregar el impuesto debe presionar el botón (+) una vez sea definido; ahora bien si la factura fue emitida con moneda distinta a COP; el producto debe tener configurado los campos(Marca, Modelo), activar la opción "Precio por País", definir un valor base y asociar la moneda extranjera. Si la factura fue emitida con el Tipo de Operación "Mandatos Bienes"; se debe agregar la información del mandante en la sección "Mandato" al producto requerido.

• 
• 
• 
• 

Emisión de la Nota

El proceso a seguir a partir de este punto es el mismo que el de los videos anteriormente expuestos, es importante tener en cuenta a cuál documento se está emitiendo esta Nota Débito/Crédito

La siguiente galería contiene este proceso paso a paso desde la emisión de una factura electrónica usando el servicio SOAP hasta la emisión de una Nota usando el portal:

• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 

Cabe destacar que si en la Factura de Venta, el Adquirente no se encuentra definido correctamente al momento de realizar la Nota; entonces deberá realizar lo siguiente:

1. Ingresar al catálogo Cliente, editar el registro para realizar las modificaciones pertinentes y guardar los cambios.
2. Ingresar al módulo Generar Comprobante
3. Una vez seleccionada la Factura de Venta; en la sección Cliente podrá seleccionar el registro que fue editado previamente en el catálogo Cliente.

Ahora bien si en la Factura de Venta, los productos no se encuentran definidos correctamente al momento de realizar la Nota; como por ejemplo que mas de un producto maneje un mismo código (para el portal es un código único), entonces deberá realizar lo siguiente:

1. Ingresar al catálogo Productos; editar el registro para realizar las modificaciones pertinentes y guardar los cambios
2. Agregar el producto en el catálogo Productos (esto aplica cuando mas de un producto maneja el mismo código, por lo tanto el segundo producto que tenga el mismo código deberá ser agregado con un código diferente)
3. Ingresar al módulo Generar Comprobante
4. Una vez seleccionada la Factura de Venta; en la sección Concepto deberá presionar el botón Editar en el respectivo producto corregido, seleccionar el registro que fue editado o agregado en el catálogo Productos y presionar el botón Editar Concepto.

Para ambas modificaciones se generarán los siguientes mensajes advirtiendo del cambio que esta realizando, se debe presionar el botón Aceptar, y continuar con la emisión del documento.

• 
• 
• 
• 
• 

Como Generar una Factura de Transporte de Carga

Para emitir un documento de Transporte de Carga, previamente se debe haber configurado sus respectivos productos en el catálogo Producto; en la sección Agregar un nuevo producto del Catálogo Productos, se indican cuales son los campos a definir.

Una vez realizado el proceso anterior, se debe realizar los siguientes pasos:

1.- Se debe seleccionar el Tipo de Operación la opción Transporte

2.- Luego se debe agregar los productos que contemplan la información de Transporte de Carga

3.- Si el producto seleccionado se encuentra registrada en el Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC); entonces se deben definir los siguientes campos:

3.1 Numero de radicación de la Remesa (RNDC): Este es un consecutivo único nacional que controla el RNDC y que se le entrega a la empresa de transporte

en señal de aceptación de que los datos enviados no tienen errores. Es un dato numérico de 1 hasta 100,000 millones, hoy en día en el RNDC va en 65 millones el consecutivo.

3.2 Numero de consecutivo de la remesa (Interno): Este es un consecutivo interno que lleva cada empresa de transporte. El RNDC no controla rangos. La empresa puede manejar prefijos.

3.3 Valor del flete por servicio de transporte de la remesa: Es el valor del flete definido para la remesa (en un primer momento se visualiza el valor definido en el catálogo, pero este puede ser modificado de ser requerido).

3.4 Cantidad Transportada: es la cantidad real a transportar (en un primer momento se visualiza el valor definido en el catálogo, pero este puede ser modificado de ser requerido).

3.5 Unidad Medida Transporte: es la unidad de medida manejada en transporte de carga; sólo maneja las opciones: Kilogramos(KGM), Galones(GLL) (en un primer momento se visualiza el valor definido en el catálogo, pero este puede ser modificado de ser requerido).

3.6 Factura Original: permite definir el consecutivo de una Factura cuando se requiera adicionar un valor al flete de una remesa previamente emitida; siendo un campo opcional. Este campo se encuentra disponible a partir 14/09/2023

4.- Una vez agregados los productos requeridos, puede continuar con la construcción normal del resto de la factura, y proceder a emitir el documento.

• 

  Paso 1: Tipo de Operación

• 

  Paso 2: Producto registrado en el Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC)

Como Generar Documento Electrónico con Impuesto Nominal

Para emitir un documento con Impuestos Nominales (INC Bolsa, INCarbono, INCombustibles, Sobretasa Combustibles, Nombre de la figura tributaria), previamente se debe haber configurado sus respectivos productos en el catálogo Producto; en la sección Agregar un nuevo producto del Catálogo Productos, se indican cuales son los campos a definir.

Una vez realizado el proceso anterior, se debe realizar los siguientes pasos:

1.- Se debe agregar los productos que contemplan la información de Impuestos Nominales. Dichos productos pueden ser modificados de igual manera que los productos con impuestos de porcentaje.

2.- Una vez agregados los productos, en la columna "Otros Impuesto" se visualizará el valor del impuesto nominal asociado al producto.

3.- Una vez agregados los productos requeridos, puede continuar con la construcción normal del resto de la factura, y proceder a emitir el documento.

4.- En la sección de los Totales Impuestos se visualizará la descripción "Total Nominal", el cual indicará el valor total de los impuestos nominales agregados al documento.

5.- En la representación gráfica tanto en la sección "Totales Impuestos" y "Totales" se visualizará el total de cada impuesto nominal facturado.

• 

  Paso 1: Agregar productos con Impuesto Nominal (Nombre de la figura tributaria)

• 

  Paso 1.1: Agregar productos con Impuesto Nominal (INC Bolsa)

• 

  Paso 1.2: Agregar productos con Impuesto Nominal (INCarbono)

• 

  Paso 1.3: Agregar productos con Impuesto Nominal (INCombustibles)

• 

  Paso 1.4: Agregar productos con Impuesto Nominal (Sobretasa Combustibles)

• 

  Paso 2: Productos definidos en el documento

• 

  Paso 4: Totales Impuestos

• 

  Paso 5: Representación gráfica.

Manejo de Adjuntos

A partir del 19/09/2023 el portal permitirá enviar adjuntos al momento de emitir (Factura de Venta, Nota Crédito, Nota Débito) En futuras liberaciones se contará con esta opción al momento de corregir unos de estos documentos.

Para poder agregar adjuntos se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Al crear el documento, se debe activar en la sección Adjuntos el botón denominado Documentos Adjuntos; para que al momento de presionar el botón Generar Documento sea redirigido al módulo para realizar la carga de los adjuntos. Si dicho botón no está activo, el documento se emitirá sin adjuntos.
• Al activar el botón denominado Documentos Adjuntos, debe llevar a cabo la carga de adjuntos para que se realice el envío del documento a su adquirente; de no hacerlo no se realizará el envío de correo y la entrega del mismo.
• Se puede agregar los adjuntos arrastrando los archivos o presionando sobre el módulo Cargar Documentos Adjuntos.
• El total de los adjuntos a agregar deben pesar máximo 1.2MB; ya que se debe tomar en cuenta el PDF y XML que serán enviados en el correo al adquirente.
• Los formatos permitidos son png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx,rar.
• Al agregar un archivo .zip o .rar; el portal generará un mensaje que indica lo siguiente: The Factory HKA Colombia SAS no se hace responsable frente a cualquier reclamación por contenido de los archivos anexos que serán enviados al adquirente; tampoco se hace responsable si dicho contenido resulta ofensivo o que contenga software malicioso. Sugerimos que los mismos sean tratados con Antivirus. Si el cliente presiona el botón Aceptar, se cargará el archivo; si presiona el botón Cancelar el archivo no será cargado en la sección de adjuntos.
• Los nombres entre los documentos deben ser diferentes, y no deben ser tan extensos.
• Una vez que se agreguen los documentos requeridos, se debe presionar el botón Subir archivo; y de esta manera se envía el documento al adquirente con sus respectivos adjuntos.
• Al momento de reenviar un documento que fue emitido con adjuntos; este será entregado al cliente sólo con el pdf y xml.
• Cuando el archivo adjunto supera de manera individual los 1.2MB o los archivos adjuntos en total pesan mas de los 1.2MB permitidos; se visualizará un botón denominado (Eliminar archivo) el cual debe ser presionado para eliminar los archivos asociados al documento, y de esta forma poder agregar los archivos definitivos.

• 

  Sección Adjuntos: Botón Documentos Adjuntos

• 

  Módulo Cargar Documentos Adjuntos

• 

  Mensaje que se genera al agregar un archivo .zip o .rar

• 

  Archivos agregados de manera exitosa

• 

  Documento emitido de manera exitosa y enviado al adquirente

• 

  Archivo individual que supera los 1.2MB

• 

  Mensaje de validación que indica que el archivo supera el tamaño máximo permitido

• 

  Archivos cuyo peso total supera los 1.2MB

• 

  Mensaje que indica que indica que el proceso de eliminado fue exitoso.

Documentos Emitidos

En esta sección puede visualizar todos sus documentos emitidos y aprobados por la DIAN, cabe destacar que solo podrá visualizar los últimos 250 documentos emitidos en los últimos 7 días.

Para poder visualizar documentos emitidos en días anteriores debe hacer uso del filtro, para ello en la Opción Filtros de Consulta seguir estos pasos:

1. En la pestaña de tiempo escoger la opción de Personalizable
2. Seleccionar Fecha de Inicio y Fecha Fin
3. Hacer un click en el icono de lupa para que pueda Visualizar las facturas de ese periodo.

Como utilizar el filtro para visualizar los documentos.

En esta sección también puede visualizar todos sus documentos emitidos y aprobados por la DIAN en el proceso de Habilitación.

Para poder visualizar documentos emitidos en la Opción Filtros de Consulta seguir estos pasos:

1. En la pestaña de tiempo escoger la opción de Personalizable
2. Seleccionar Fecha de Inicio y Fecha Fin
3. Activar el botón de Habilitación (Solo si requiere ver los documentos de habilitación)
4. Hacer un click en el icono de lupa para que pueda Visualizar las facturas de ese periodo.

Como utilizar el filtro para visualizar los documentos.

NOTA: Con la resolución 85 de la DIAN, junto con la publicación del Anexo Técnico 1.8, se formaliza el proceso de aceptación de una factura. Por lo tanto el acuse de recibo de factura, el acuse de recibo de bien servicio y/o mercancía, el reclamo y la aceptación son eventos gestionados por RADIAN.

Por ello el portal de aceptación fue modificado a un portal de comentarios por parte del adquirente.

Por lo tanto se implementarán los siguientes cambios en producción a partir del día 6-7-2022; los mismos se encuentran liberados en demo a partir del 22-6-2022:

• En el módulo Documentos Emitidos se visualizará el siguiente filtro: Estatus de Comentario de Recibido.
• En el módulo Documentos Emitidos al presionar el botón del (+) se visualizaran dos estatus dependiendo del caso (Visto/Comentado).

• 

  Modulo de Documentos Emitidos

• 

  Estatus de Leído/Comentado en el módulo Documentos Emitidos.

Si Ud. como Emisor también cuenta con nuestro sistema de Recepción; entonces podrá visualizar la información referente al Estado Legal del Documento. Para ello debe ingresar al módulo Documentos Emitidos y presionar la opción Detalle del documento requerido. Cabe destacar que sólo se visualizan los eventos aprobados por la DIAN

• 

  Modulo de Documentos Emitidos

• 

  Estado Legal del Documento

• 

  Resumen de Eventos del Documento

Para el manejo del Filtro CUFE, si el documento a consultar fue emitido en los últimos 7 días, no es necesario definir una fecha personalizada. Si el documento a consultar tiene mas tiempo de emitido, deberá definir un rango de fecha de busqueda.

• 

  Consulta de CUFE de Documento Emitido en los últimos 7 días

• 

  Consulta de CUFE de Documento Emitido que supera los últimos 7 días

Aceptación Tácita

Se estima como fecha de publicación en producción el día 18-8-20222.

Para visualizar el botón que permitirá realizar la Aceptación Tácita de un documento, el mismo debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Que haya pasado 6 días continuos de la fecha Emisión del documento. (En una primera pase de liberación, luego será a los 3 días hábiles de la fecha de emisión del documento).
2. El documento debe tener asociado los eventos (Acuse de recibo de Factura Electrónica de Venta 030, Recibo del bien y/o prestación del servicio 032).
3. El evento (Recibo del bien y/o prestación del servicio 032) debe estar aprobado por la DIAN
4. El adquirente debe tener en el catálogo de Clientes el campo Notificar en Si, para que exista un registro de historial de entrega el cual es requerido para realizar el proceso de Aceptación Tácita.

Para realizar la Aceptación Tácita se debe seguir estos pasos:

1. Ingresar a la opción Detalle del módulo Documentos Emitidos.
2. Presionar el botón Enviar Aceptación Tácita.
3. Una vez realizada la Aceptación Tácita se genera un mensaje donde se visualizará el CUDE que generó dicho evento, y un botón que indica que ha realizado la aceptación tácita.

Por ser un proceso asíncrono se recomienda esperar alrededor de 10 min para validar el estado de la Aceptación Tácita. Si la aceptación Tácita es rechazada por la DIAN podrá nuevamente realizar otra Aceptación Tácita.

Para visualizar el estado del evento (Rechazado o Aceptado); deberá presionar un botón (+) que se encuentra en la sección Aceptación Tácita, y se desplegará la respuesta de la DIAN sobre el evento.

• 

  Catálogo Cliente con el campo Notificar en Si

• 

  Visualización del botón Enviar Aceptación Tácita

• 

  Mensaje que se genera al realizar la Aceptación Tácita

• 

  Visualización del botón Ha realizado la Aceptación Tácita

• 

  Visualización del botón Estado del Evento

• 

  Detalle de la Aceptación Tácita

Documentos Rechazados

En esta sección puede visualizar todos sus documentos emitidos y rechazados por la DIAN, cabe destacar que solo podrá visualizar los últimos 250 documentos emitidos en los últimos 4 días.

Para poder visualizar documentos emitidos en días anteriores debe hacer uso del filtro, para ello en la Opción Filtros de Consulta seguir estos pasos:

1. En la pestaña de tiempo escoger la opción de Personalizable
2. Seleccionar Fecha de Inicio y Fecha Fin
3. Hacer un click en el icono de lupa para que pueda Visualizar las facturas de ese periodo.

Como utilizar el filtro para visualizar los documentos.

En esta sección también puede visualizar todos sus documentos emitidos y rechazados por la DIAN en el proceso de Habilitación.

Para poder visualizar documentos emitidos en la Opción Filtros de Consulta seguir estos pasos:

1. En la pestaña de tiempo escoger la opción de Personalizable
2. Seleccionar Fecha de Inicio y Fecha Fin
3. Activar el botón de Habilitación (Solo si requiere ver los documentos de habilitación)
4. Hacer un click en el icono de lupa para que pueda Visualizar las facturas de ese periodo.

Como utilizar el filtro para visualizar los documentos.

Para clientes que emiten documentos a través del portal, podrán corregir los documentos rechazados por la DIAN en dicho módulo; para ello deben presionar el botón "Corregir" asociado al documento, este le generará una nueva pestaña donde podrán realizar las correcciones pertinentes.

Al momento de corregir una Factura de Venta los siguientes campos no podrán ser editados(Tipo de Documento, Establecimiento, Secuencial, Número de Documento, Pais-Moneda); a su vez si la factura contempla Retenciones las mismas deberán ser agregadas por el emisor al momento de corregir el documento, así como el Tipo de Operación. De igual forma en la sección "Retenciones" se visualiza un helper que indica el siguiente mensaje "Estimado Cliente, debe agregar la información de las Retenciones".

• 

• 

Al momento de corregir las Notas Credito/Debito los siguientes campos no podrán ser editados(Tipo de Documento, Establecimiento, Secuencial, Número de Documento, N° Factura Asociada); el emisor al momento de corregir el documento deberá definir el Motivo de la nota y el Tipo de Operación. De igual forma en sus secciones se visualiza un helper que indican los siguientes mensajes respectivamente “Estimado Cliente, debe agregar la información del Motivo de la Nota”/“Estimado Cliente, debe agregar la información del Tipo de Operación”..

• 

• 

Al momento de corregir un Factura de Exportación los siguientes campos no podrán ser editados(Tipo de Documento, Establecimiento, Secuencial, Número de Documento, Pais-Moneda,Tasa de Cambio, Fecha Tasa de Cambio).

Al momento de corregir las Nota no Referenciada, los siguientes campos no podrán ser editados(Tipo de Documento, Establecimiento, Secuencial, Número de Documento); el emisor al momento de corregir el documento deberá definir el Motivo de la nota, Tipo de Operación y la sección Documento Referenciado cuando aplique.

Al momento de corregir un documento, si el original contenía "Información Adicional", y el documento a corregir va a requerir "Información Adicional", este debe ser agregado en el segundo recuadro de dicha sección para que se visualice en la representación gráfica.

Una vez que se emite el documento, y este es aprobado por la DIAN, se visualizará en el módulo "Documentos Emitidos", y en el módulo "Documentos Rechazados por la DIAN" desaparece el botón "Corregir" asociado al documento corregido .

• 

• 

Documentos de Contingencia

El documento expedido es una transmisión de una factura de contingencia tipo 3 (atribuible al contribuyente).

La generación de facturas de contingencia atribuidos a fallas o inconvenientes del Contribuyente o Proveedor Tecnológico deben considerar los siguientes puntos:

Previamente debe solicitar la numeración de factura de venta de Talonario o de papel - Contingencia

La Factura de venta de talonario o papel debe cumplir con lo requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario y lo indicado en la Resolución 0042 de mayo de 2020 en su Artículo 12 - Requisitos de la factura de venta de talonario o de papel. Se definen dos posibilidades, la factura puede ser generada en un talonario preimpreso o a través de sistemas informáticos electrónicos, en ambos casos de acuerdo los requisitos indicados en artículo mencionado

Expedir factura de venta de talonario o de papel durante la Contingencia. En este tipo de facturas el documento fiscal es el generado en papel.

El facturador electrónico deberá generar una carta declarando el inconveniente tecnológico o superación del misma, la cual debe ir firmada por el representante legal de la compañía y remitir al correo electrónico contingencia.facturadorvp@dian.gov.co con lo siguiente:

Asunto: NIT de la empresa separado con un guion el dígito de verificación; Nombre de la empresa.
Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal.
Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto).

Las facturas generadas durante el periodo de contingencia deberán ser reportadas a la DIAN como factura de Contingencia o tipo 3. El facturador enviará dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente los documento electrónico de transmisión(*).

Una vez el facturador electrónico supere el inconveniente tecnológico deberá proceder al proceso de generación normal.

Para los documentos de notas crédito y notas débito, el facturador NO debe usar la numeración de contingencia, sino el consecutivo propio normal. Las notas enviadas a la DIAN serán validadas de manera normal en la DIAN. Por lo anterior, no existe el concepto de nota en contingencia.

Sobre este punto se debe aclarar que:

1) Este tipo de facturas el documento fiscal es el papel y debe cumplir con las exigencias a la modalidad de Factura de venta de talonario o de papel descritas en el decreto 358. Debe guardar copia de la misma por ejemplo.

2) Para expedir este documento debe usarse una numeración de contingencia de factura electrónica diligenciada en el MUISCA.

3) El uso de esta modalidad de facturación es decisión de ustedes directamente. Nuestra sugerencia como su proveedor tecnológico es que resguarden las evidencias que sustentan la decisión (ejemplo: falla de electricidad, falla de internet, falla de sistema de facturación, cyberataque, etc) para poder entregar.

4) Dado que este tipo de facturación se realiza en un momento donde el Proveedor tecnológico no es accesible o el mismo sistema de facturación (en caso de facturación manual en un talonario generado por litógrafo), el mismo se genera sin QR y sin CUDE haciendo uso de la numeración de contingencia y dándole título correspondiente como tal.

5) Una vez completada la integración técnica para la emisión de este tipo de facturas por medio de nuestra plataforma. Solo es requerido:

5.1) Diligenciar y obtener resolución de numeración de contingencia de factura electrónica.

5.2) Diligenciar esta numeración en el portal de emisión de The Factory HKA Colombia, asignando modalidad integración y las configuraciones técnicas y de sucursales que correspondan.

5.3) Al entrar en contingencia atribuible al contribuyente expedir facturas en papel (similar a la facturación por computador) sin CUDE y sin QR.

5.4) Una vez se subsane la contingencia transmitir estos documentos por integración a nuestra solución de facturación electrónica.

Resumen de modos de contingencia.

(*)Actualmente las facturas de contingencia pueden reportarse a la DIAN mediante el uso del portal Dfactura de The Factory HKA en su sección:
Emision: Generar Comprobante de contingencia. También puede ser reportado vía integración siguiendo los lineamientos del consumo del servicio. Tenga en cuenta que si la factura de contingencia es generada por Software o un sistema informático electrónico la representación gráfica debe incluir QR

Diferencias normativas

En el estatuto tributario Art 616-1 se describe que: Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.

En resolución 42 del 2020 de la DIAN Artículo 3: De conformidad con el artículo 1.6.1.4.5. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria La factura de venta comprende la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y la factura de venta talonario o de papel. Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel el sujeto obligado deberá conservar copia física o electrónica de la misma; las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.

Los requisitos de la factura de venta de talonario o de papel. están detallados en el artículo 12 de la resolución 42 indicada previamente.

En el artículo 19 Parágrafo 1 de dicha resolución se define la naturaleza de la factura de contingencia tipo 3. Cuando se presenten inconvenientes de tipo tecnológico por parte del facturador electrónico, se deberá cumplir con lo indicado en el artículo 31 de esta resolución; siendo válida la factura de venta de talonario o de papel.

El artículo 31 Primer Escenario: Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico.

a) Por el tiempo en que dure el inconveniente, se deberá expedir factura de venta de talonario o de papel, la citada factura de venta se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos. La factura de talonario o de papel de que trata el inciso anterior será válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de que trata el artículo 12 de esta resolución; así como la revisión que deba realizar el adquiriente para efectos de que se cumplan con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

b) Transcribir la información mediante «documento electrónico de transmisión» que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel, con la identificación del tipo de factura, que fue expedida en el periodo del inconveniente y la información correspondiente al código único de documento electrónico -CUDE-, y transmitirlas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, de conformidad con las condiciones, los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se incorporan en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta». Para estos documentos no serán aplicables las reglas de validación de que trata el artículo 27 de esta resolución. Para los casos en que la factura de venta de talonario o de papel, se genere en forma manual o autógrafa, el término para transcribir y transmitir la información establecido en el presente numeral, será de 48 horas.

CONCLUSIÓN

- Cuando emitimos un documento fiscal electrónico con validación previa el mismo contiene CUFE. Su naturaleza es electrónica constituida en un UBL/XML y puede contener una Representación gráfica según las exigencias de la Norma. En este contexto es lo que definimos como FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.

- Una factura de venta expedida en contingencia corresponde a una factura de talonario o papel. La misma debe responder a las exigencias de norma que la rigen.

El Obligado a facturar electrónicamente puede hacer uso de la factura electrónica de talonario y/o papel para ciertos casos de impedimentos tecnológicos que impidan la correcta expedición por medio de validación previa. Para ello queda con la obligación de antes de transcurrir 48 horas una vez subsanado el impedimento tecnológico transcribir y transmitir a la DIAN un documento electrónico de transmisión. Contentivo de un CUDE. Este documento fiscal tiene naturaleza material. Este documento naturalmente no cuenta con una "representación gráfica" por qué el documento en sí nace en el mundo material de forma legible según las exigencias normativas que lo regulan.

En lo que respecta al primer documento The Factory HKA Colombia SAS ofrece el servicio de generación de factura electrónica con validación previa con lo que responde a las responsabilidades definidas en norma para un proveedor tecnológico.

Con lo que respecta al segundo tipo de documento nuestro servicio comprende en permitir la transcripción y entrega del documento electrónico de transmisión. Se realiza su conformación en UBL/XML se firma electrónicamente, se procesa ante la DIAN, se calcula CUDE. Este documento es descargable tanto de nuestro portal como por medio de nuestros APIs programables para cualquier requerimiento de automatización de nuestros clientes. Sin embargo, el resguardo de este documento no cumple con la exigencia de la DIAN del resguardo de la copia física.

Se espera que con este articulo se quede aclarado que la transmisión electrónica de un documento material no es parte de nuestro servicio y que nuestra solución está apegada a la normativa con la intención de dar siempre seguridad, confianza en el cumplimento normativo de nuestros clientes.

Documento de Contingencia POS para el Día Sin IVA

Para emitir un documento de Contingencia POS para el Día Sin IVA, previamente debe haber configurado su respectivo rango de numeración de Contingencia POS. A continuación los pasos que debe realizar para ello:

1.- Dirigirse a la opción Agregar Secuencial del módulo Secuenciales y configurarlo como un secuencial de Nota Crédito.

2.- Una vez agregado el secuencial, debe enviar un correo a la dirección (soporte_fel_co@thefactoryhka.com), indicando la siguiente información (prefijo configurado y resolución).Desde soporte se procederá a modificar en el sistema el rango creado a Contingencia, y se le agregará la resolución mencionada en el correo; de esta manera contará con su secuencial de Contingencia POS.

3.- Cuando el área de soporte le indique que se realizó la actualización requerida, podrá visualizar la configuración en la opción Ver detalle Secuencial del módulo Secuenciales.

Una vez realizado el proceso anterior, se debe realizar los siguientes pasos:

1.- Dirigirse al opción Generar Comprobante Contingencia.

2.- En el campo Secuencial, debe seleccionar el rango configurado anteriormente.

3.- En el campo Tipo de Operación seleccionar la opción Factura de Contingencia Especial

4.- En el campo Tipo de la sección Documento referenciado la opción Documento de Referencia Adicional, y agregar el numero de documento de contingencia que se está emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia, el campo CUFE es opcional y no requiere ser definido en este tipo de documento.

5.- Continuar con la creación del documento y presionar el botón Generar Documento.

• 

  Paso 1: Agregar el secuencial con el Tipo de Documento Nota Credito

• 

  Paso 2: Ver Detalle del Secuencial una vez realizada la actualización por parte de soporte

• 

  Paso 3 y 4: Seleccionar el secuencial configurado para Contingencia POS y seleccionar el Tipo de Operación Contingencia Especial

• 

  Paso 4: Definición en el campo Tipo de la sección Documento referenciado la opción Documento de Referencia Adicional, agregando el numero de documento de contingencia que se esta emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia.

• 

  Paso 5: Definición del resto de la información requerida en la Factura de Contingencia

• 

  Paso 6: Presionar el botón Generar Comprobante

Como Generar Documento de Contingencia

Para emitir un documento de Contingencia, previamente debe haber configurado su respectivo rango de numeración de Contingencia en el módulo Secuenciales.

Una vez realizado el proceso anterior, se debe realizar los siguientes pasos:

1.- Dirigirse al opción Generar Comprobante Contingencia.

2.- En el campo Secuencial, debe seleccionar el rango configurado anteriormente.

3.- En el campo Numero Documento, se debe definir el consecutivo del documento a emitir

4.- En el campo Tipo de la sección Documento Referenciado, se debe seleccionar la opción Documento de Referencia Adicional, y agregar el numero de documento de Contingencia que se está emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia, el campo CUFE es opcional y no requiere ser definido en este tipo de documento.

5.- Continuar con la creación del documento y presionar el botón Generar Documento.

• 

  Paso 1: Seleccionar el secuencial configurado para Contingencia

• 

  Paso 2: Definición de los productos de la factura

• 

  Paso 4: Definición en el campo Tipo de la sección Documento referenciado la opción Documento de Referencia Adicional, agregando el numero de documento de contingencia que se esta emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia.

• 

  Paso 4.1: Definición en el campo Tipo de la sección Documento referenciado la opción Documento de Referencia Adicional, agregando el numero de documento de contingencia que se esta emitiendo (prefijo+consecutivo) y la fecha del documento de contingencia.

• 

  Paso 5: Definición del resto de la información requerida en la Factura de Contingencia

Configuración

Menú Configuración

En el Menú de Configuraciones podrá realizar los ajustes necesarios en su cuenta para la puesta en funcionamiento del sistema y las personalizaciones de elementos como El pie de página y el correo electrónico de emisión. Al Iniciar sesión por primera vez, debe realizar las configuraciones pertinentes a sus Datos fiscales y se recomienda personalizar el correo electrónico. Siempre podrá regresar a esta sección cuando requiera crear nuevos secuenciales, ajustar sus datos fiscales, correo de envío entre otros.

Datos Fiscales

Iniciada la sesión, por favor diríjase al menú principal del sistema del lado izquierdo de su portal, seleccione Configuración y posteriormente Datos Fiscales. Se le mostrará una nueva sección en pantalla. En esta sección se pueden configurar o visualizar los siguientes elementos en forma de pestañas: Datos Fiscales Folios Secuenciales Certificado Digital Logotipo

Nota 1: Asegúrese de tener el RUT actualizado antes de iniciar este proceso. El NIT a configurar debe coincidir con el número de NIT que tiene actualmente en su RUT.
Nota 2: En ambiente DEMO Inicialmente cuando se carga el Certificado Digital de Pruebas, el NIT que se muestra en la Sección "Certificado" será el de The Factory HKA Colombia SAS. Esto no es un error. Su Certificado Digital será cargado cuando esté próximo su pase a producción.

Edición de Datos Fiscales

En la pestaña Fiscales Usted podrá visualizar la información que tiene actualmente configurada en su cuenta.

Nota: En esta pantalla podrá ubicar sus Tokens de Empresa y Password en caso de requerirlos. Por su seguridad, solo el usuario root podrá visualizar los Tokens

Para para la edición de sus datos fiscales por favor presionar el botón Editar, emergerá una pantalla en la que se encuentran los campos de la información fiscal que deben ser agregados.

Sus datos fiscales estarán divididos en los siguientes subgrupos

Nota: Asegúrese de colocar todos los datos indicados como obligatorios, estos estarán marcados con asterisco en color rojo (*)

Datos del Contribuyente

En este sub-grupo de información debe seleccionar los siguientes datos:

• Régimen del Contribuyente: Puede seleccionar entre Persona Natural o Persona Jurídica
• Tipo de Régimen: Puede seleccionar entre Impuesto sobre las ventas IVA o No Responsable
• Tipo de Identificación: Esta opción por defecto esta seleccionada en NIT por requisitos de la DIAN
• Numero de identificación: Debe diligenciar su numero de NIT sin Digito de Verificación, tal como se muestra en su RUT (El digito de verificación es automáticamente calculado y colocado en la casilla siguiente por el sistema)
• Razón Social: Diligencia la razón social de su empresa como se encuentra ene l RUT. Si Usted es Persona Natural debe diligenciar sus nombres y apellidos como se muestra en el RUT
• Nombre Comercial: Opcionalmente puede agregar su nombre comercial como se indica ene l RUT

Domicilio Fiscal

En este sub-grupo debe diligenciar la dirección fiscal que tiene registrado en su RUT.

Por favor tenga en consideración todos los datos obligatorios y usar el formato de dirección igual al que tiene en el RUT

Nota: Esta dirección corresponde a la dirección fiscal. Si Usted cuenta con varios establecimientos físicos esta información podrá diligenciarse en el la sección Catálogos - Establecimientos

Dirección que se muestra en la Representación Gráfica

La dirección que se muestra en la Representación Gráfica de un documento electrónico corresponde a la dirección del establecimiento o dirección física donde es emitido el documento.

Para ajustar la dirección que se visualiza en su Representación Gráfica por favor diríjase a la sección en el portal Catálogos y luego Establecimientos

Desde la sección Establecimientos ajuste la dirección correspondiente de cada establecimiento donde es emitido el documento. Luego de actualizada la dirección del establecimiento podrá visualizar en la representación gráfica del siguiente documento emitido la dirección configurada.

Para mayor información puede ver la sección Catálogos - Establecimientos

Información Adicional

En este sub-grupo deberá incluir la siguiente información:

• Actividad Económica: Por favor coloque al menos su Actividad principal indicada en el RUT
• Responsabilidades: Selecciones las responsabilidades que correspondan a su empresa. Marque las que coincidan con las que tienen indiadas en su RUT. Solo podrá elegir entre las siguientes opciones:

Código	Significado
O-13	Gran contribuyente
O-15	Autorretenedor
O-23	Agente de retención IVA
O-47	Régimen simple de tributación
R-99-PN	No aplica – Otros (ver nota)

Nota: Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con las primeras 4 responsabilidades, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final

• Impuestos: Indique los detalles tributarios de los cuales es responsable. Podrá elegir de la siguiente lista:

Código	Significado
01	IVA
04	INC
ZA	IVA e INC
ZZ	No aplica (ver nota)

Nota: Se utiliza en los casos donde el Emisor/Adquiriente no cuente con los detalles tributarios informados en los primeros tres códigos, aplica para personas jurídicas/personas naturales/consumidor final

Información de Contacto

En este sub-grupo podrá diligenciar datos de contacto de su empresa para que sus clientes lo puedan visualizar en sus documentos electrónicos. Podrá diligenciar los siguientes datos:

• Nombre completo o Razón social
• Teléfono
• Telefax
• Email: Aquí deberá diligenciar el email registrado en la DIAN como Correo de recepción. Para mayor información puede ver el apartado Configurar Correo de Recepción DIAN a continuación. A partir del 10-10-2023 se permite el manejo del correo con la siguiente estructura:

^(([a-zA-Z0-9!#$%&'+=?^_{|}~_\-\.ñÑ]+)@((\[[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.[0-9]{1,3}\.)|(([a-zA-Z0-9!#$%&'*+=?^_{|}~\-]+\.)+))([a-zA-Z]{2,50}|[0-9]{1,3})(\]?)(\s;\s*|\s*$))*$

• Nota: Puede colocar notas de referencia interna o referencia a sus clientes. esta información se podrá visualizarse en el documento electrónico.

Configurar Correo Recepción DIAN

Para configurar el correo electrónico de recepción, favor seguir los siguientes pasos:

En el portal DIAN

1.- Ingrese al portal de habilitación DIAN:

Portal Habilitación DIAN

2.- En el nombre del usuario en la parte superior derecha, haga clic en el avatar y luego en Configuración

3.- Se despliega un cuadro que dice "Correo electrónico para la recepción de facturas" (Ver Imagen)

4.- Diligencie el correo que usará para la recepción de documentos electrónicos.

5.- Al finalizar, presione el botón Guardar.

En el portal HKA Factura

1.- Ingrese a su cuenta en el portal de Producción: Portal HKA Factura

2.- Dirigirse a la sección de: Configuración --> Datos Fiscales, y allí dar Editar. Para mayor información vea Edición de Datos Fiscales

3.- Debe agregar el correo configurado en email en el sub-grupo información de Contacto y presionar el botón Guardar para terminar la configuración correcta de sus datos fiscales.

Nota: Si luego de este proceso en otra ocasión vuelve a ingresar a la opción Editar en Datos Fiscales se recomienda validar el correo de recepción en el campo Email, de no ser el mismo realizar el ajuste nuevamente y guardar los cambios.

Consorcio o Unión Temporal

Si la empresa que esta generando los documentos electrónicos es un Consorcio o una Unión Temporal, adicionalmente deberán diligenciar esta sección en los Datos Fiscales de su cuenta.
Para mayor información puede ver la sección Edición de Datos Fiscales
Para hacer uso de esta sección primero debe dar clic al botón y que este quede en SI (ver flecha roja en la siguiente imagen), de esta forma activara la opción de incluir las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal.
Por favor recuerde que debe agregar las empresas que forman parte del consorcio o unión temporal según esté descrito en el RUT.
Diligencie los siguientes campos:

• Nombre o Razón Social
• Tipo de Identificación
• Porcentaje de Acciones
• Responsabilidades
• Impuestos

Al finalizar de colocar los datos de cada empresa del consorcio debe darle al botón (+), de esta forma agregará a la lista que se muestra en la parte inferior las distintas empresas que forman parte del consorcio o unión temporal. Si ha cometido un error puede presionar el botón rojo Eliminar y retirar esa empresa de la lista

Al final el diligenciamiento de as distintas empresas puede finalizar dando al botón Guardar

Folios

En la pestaña Folios podrá hacer seguimiento de los paquetes o planes de folios que ha adquirido, su fecha de vigencia y su estatus. Adicionalmente puede encontrar en la parte inferior un resumen de los folios adquiridos, los folios consumidos en el sistema de 2.0 (aplica para clientes migrados del sistema de Validación Posterior o Modelo Resolución 2242) y folios consumidos en sistema 2.1 (Validación Previa)

Nota 1: En ambiente de producción, los paquetes mostrados corresponden a los paquetes de folios o planes que Usted ha adquirido. Si se han agotado o están por agotarse puede comunicarse con nuestra área de Ventas o con su distribuidor autorizado. Puede encontrar información de contacto en la sección Canales de Comunicación

Nota 2: En ambiente DEMO por defecto al registrarse se adjudica la cantidad de 20 folios. Si desea una carga adicional para pruebas puede solicitar al área de soporte una carga de folios de pruebas.

Secuenciales

Para mayor información de configuración y uso de Secuenciales por favor visite el siguiente artículo:

Secuenciales

Certificado Digital

En la pestaña Certificado podrá Visualizar la información de su certificado Digital

Por seguridad, su Certificado Digital es gestionado y cargado por The Factory HKA Colombia SAS. Cuando su Certificado Digital ha sido emitido puede solicitar su carga a el Área de Proyectos a través de: proyectos_fel@thefactoryhka.com

Nota: antes de realizar la carga del certificado debe tener actualizado en datos fiscales el número de documento que debe coincidir con el número de NIT en su RUT. Para mayor información de como editar su NIT, puede visitar la sección Edición de Datos Fiscales. Considere que el NIT solo puede ser ajustado en ambiente DEMO.

Logotipo

En la pestaña Logotipo Usted puede cargar el Logo de su empresa y este será mostrado en la Representación gráfica de su Documento Emitido y en otros elementos como el correo electrónico que le llega a su cliente.

Para cargar o actualizar so logotipo por favor siga los siguientes pasos:

A: En la pestaña Logotipo, presionar Seleccionar logo. emergerá una ventana del explorador de Windows

B: En su computador seleccione la ruta donde se encuentra el archivo y selecciones la imagen del logo que desea cargar.

C: Presione Guardar para dejar en el sistema su logo. debe aparecer un mensaje de Carga Exitosa.

Nota: La imagen del logo puede estar en formato JPG o PNG, no debe exceder los 600KB de tamaño de archivo ni debe exceder lo 800px de ancho en la imagen.

Personalización

En esta sección puede Personalizar elementos como el Pie de Pagina de sus documentos emitidos como el correo electrónico que reciben sus clientes al entregar un documento.

Para personalizar debe ir a Configuraciones → Personalización para desplegar las Configuraciones Generales.

Pie de Página

En esta sección podrá crear un pie de página personalizado para sus documentos. Debe presionar el botón "Activar Pie de Página" para activar el campo para editar el contenido del mismo, permitiendo configurar el formato.

Correo Electrónico

En esta sección podrá personalizar el envío de información en el correo electrónico que reciben sus clientes. Debe activar el mensaje personalizado para poder iniciar la personalización y envío del mismo. La personalización dispone de tres campos configurables:

• Asunto de correo electrónico (Obligatorio): Este campo es configurable por el cliente, permite concatenar texto con variables de pseudo código. Este elemento no debe tener contenido HTML. Véase imagen 28.
• Responder a (Obligatorio): Campo configurable por el cliente, donde se describe la dirección de correo a la que responderá el adquirente. Véase imagen 29.
• Contenido: Contenido del Correo, este contenido es ajustable en formato plantilla HTML junto con variable de pseudo código y formato Texto permitiendo formato en negrita, cursiva, subrayado, justificación, tablas, viñetas, numeración y sangría. Véase imagen 30.

Véase tabla 4 (Tabla de pseudo códigos para personalizar correo) para identificar las variables de pseudo códigos a utilizar en la plantilla HTML. Si no se desea personalizar el correo electrónico, la opción debe estar apagada y la aplicación enviará el correo por defecto de The Factory HKA.

Portal de Comentario por parte del Receptor

El Portal de Comentarios por parte del receptor es un portal que permite al receptor del documento electrónico emitir un comentario al emisor del documento al momento de recibir la factura.

Con la resolución 85 de la DIAN, junto con la publicación del Anexo Técnico 1.8, se formaliza el proceso de aceptación de una factura. Por lo tanto el acuse de recibo de factura, el acuse de recibo de bien servicio y/o mercancía, el reclamo y la aceptación son eventos gestionados por RADIAN.

Por ello el portal de aceptación fue modificado a un portal de comentarios por parte del adquirente.

Por lo tanto se implementarán los siguientes cambios en producción a partir del día 6-7-2022; los mismos se encuentran liberados en demo a partir del 22-6-2022:

• El botón en el correo default o personalizado que se entrega al adquirente se denomina ahora: Comentado/Ver.
• Al presionar el botón "Comentado/Ver"; se registra un estatus de Leído, una vez presionado dicho botón el cliente puede agregar un comentario el cual generara el estatus Comentado.
• Los estatus (Aceptados, Rechazados, En Verificación), que se manejaban en el portal de aceptación ya no se visualizarán.
• En el módulo Documentos Emitidos se visualizará el siguiente filtro: Estatus de Comentario de Recibido.
• En el módulo Documentos Emitidos al presionar el botón del (+) se visualizaran dos estatus dependiendo del caso (Visto/Comentado).

• 

  Activación de Personalización de Correos

• 

  Cuerpo del Correo

• 

  Correo recibido default

• 

  Envío de Comentario

• 

  Modulo de Documentos Emitidos

• 

  Estatus de Leído/Comentado en el módulo Documentos Emitidos.

Cambiar contraseña

Por su seguridad se recomienda realizar el cambio de su contraseña inicial.

Para realizar el cambio debe ir a Configuraciones → Cambiar contraseña. Ver imagen 311.

Para editar la contraseña agregue la clave actual e ingrese la nueva. Presione Cambiar Contraseña para que los cambios sean establecidos.

Usuarios

En este catálogo se permite agregar y configurar los permisos de visualización de documentos por servicio según se desee. Igualmente se pueden gestionar los usuarios proveedores que requieran cargar y gestionar documentos enviados a sus clientes. Existe un límite de registros de 50 usuarios máximos, si se requiere registrar usuarios adicionales debe comunicarse con la empresa para realizar su solicitud. Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas. Ir a Catálogos → Usuarios.

Agregar un nuevo usuario

Para agregar un nuevo usuario debe completar con 5 secciones necesarias para generar el usuario satisfactoriamente, estos pasos son:

• Perfil: Configuración de nombre y correo
• Roles: El tipo de Rol que desempeñara el usuario, pueden ser:
  • Estándar
  • Avanzado
  • Administrador
• Permisos: Pueden ajustar los permisos del usuario
• Clientes: Clientes a los que tendrá acceso el Usuario
• Establecimientos: En los que desempeñara labores el usuario

Para iniciar presione Agregar Usuario

Perfil

Indique El nombre y el correo del usuarios que hará uso del sistema. Al culminar presione siguiente. Debe tener en cuenta que al momento de crear un nuevo usuario, el dueño del correo debe confirmar la cuenta en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas.

Roles

Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de usuario se debe seleccionar el rol correspondiente

• Administrador
• Avanzado
• Estándar

Los permisos por defecto se muestran en la siguiente sección. Para continuar presione Siguiente.

Permisos

Para la edición de los permisos del rol seleccionado, active o desactive la opción de "Personalizar Permisos" Esto le permitirá definir accesos más específicos para el Rol del Usuario seccionado. Podrá limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las opciones del sistema.

En la siguiente tabla se muestran los permisos por defecto de cada Rol, los cuales pueden ser activados o desactivados según la necesidad.

• Estándar: Acceso básico con opciones limitadas para agregar y visualizar sin afectar configuraciones.
• Avanzado: Acceso para agregar y editar registros, ajustes y configuraciones.
• Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.

Permiso/Rol	Estándar	Avanzado	Administrador
Inicio	X	X	X
Clientes	X	X	X
Producto	X	X	X
Unidades de Medida	X	X	X
Establecimientos		X	X
Usuarios			X
Emisión	X	X	X
Reportes		X	X
Datos Ficales	X	X	X
Folios			X
Secuenciales	X	X	X
Logotipo		X	X
Certificado			X
Cambio de Contraseña	X	X	X
Personalizaciones			X

Descripción de cada permiso:

1. Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.
2. Clientes: Módulo para manejo de Clientes, permite agregar, editar, eliminar clientes, editar precio de un producto para un cliente, ejecutar la carga masiva.
3. Productos: Módulo para manejo de Productos, permite sólo agregar, editar y eliminar productos.
4. Unidades de Medida: Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite permite sólo agregar, editar y eliminar unidades de medida.
5. Establecimientos: Módulo para el manejo de establecimiento, permite agregar y editar establecimientos.
6. Usuarios: Módulo para manejo de usuarios, permite agregar y eliminar usuarios.
7. Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite generar y visualizar los distintos documentos como facturas, notas de crédito y notas de débito, reenviar por correo los distintos documentos generados y descargar los archivos PDF Y XML de los documentos generados.
8. Reportes: Módulo para la generación de reportes de los distintos documentos generados. Permite generar y descargar los reportes de los distintos documentos.
9. Datos Fiscales: Módulo para el manejo de los Datos Fiscales, Permite visualizar y editar los datos fiscales.
10. Folios: Módulo que permite visualizar los paquetes de folios adquiridos.
11. Secuenciales: Módulo para manejo de Secuenciales de numeración, permite agregar, editar y desactivar los secuenciales registrados.
12. Logotipo: Módulo para el manejo del Logotipo, permite editar y eliminar el logotipo que se presentará en los documentos.
13. Certificado: Módulo para el manejo del certificado digital, permite cargar o modificar el certificado digital.
14. Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de usuario.
15. Configuraciones: Módulo para la configuración de parámetros

Clientes

Personalizar la lista de clientes permitirá limitar el acceso a los datos de los clientes seleccionados de la lista desplegable, tanto a nivel de catálogos como de documentos.

Establecimientos

Personalizar la lista de Establecimientos permitirá limitar al perfil creado el acceso a los datos asociados al establecimiento seleccionado, tanto a nivel de catálogos como de documentos. Active la opción y seleccione la Establecimiento de la lista desplegable. Presione el botón (+) para agregarlo. Para finalizar, presione Guardar.

Tablas de Pseudo Códigos

Los correos electrónicos pueden ser personalizados y usar una serie de Pseudo Códigos que permitirán colocar valores que varían de documento a documento.

Tabla de pseudo códigos para personalizar correo

Sección	Descriptor	Valor Referencial	Tipo
Datos Factura	Número de Documento Electrónico	@email.documento.numeroDocumento	Único
	CUFE	@email.documento.cufe	Único
	Fecha Emisión	@email.documento.fechaEmision	Único
	Hora de Emisión	@email.documento.horaEmision	Único
	Tipo de Documento Electrónico	@email.documento.tipoDocumento	Único
	Tipo de Factura	@email.documento.tipoFactura	Único
	Responder A	@email.documento.responderA	Único
Emisor	Tipo Contribuyente	@email.emisor.tipoContribuyente	Único
	Tipo de Documento de Identidad	@email.emisor.tipoIdentidad	Único
	Número de Documento de Identidad	@email.emisor.numeroIdentidad	Único
	Razón Social	@email.emisor.razonSocial	Único
	Logo	@email.emisor.logo	Único
Adquiriente	Tipo Contribuyente	@email.receptor.tipoContribuyente	Único
	Tipo de Documento de Identidad	@email.receptor.tipoIdentidad	Único
	Número de Documento de Identidad	@email.receptor.numeroIdentidad	Único
	Razón Social	@email.receptor.razonSocial	Único
Acuse	Acuse de Recibo	@email.documento.urlAcuseRecibo	Único

Tabla de Estatus DIAN

Una vez se ha generado un documento se puede consultar su estado en su proceso a la DIAN

La siguiente tabla describe los distintos estatus en los que puede esta un documento:

Estatus	Descripción
Por consultar	El proceso de consulta no ha consultado el documento en la DIAN
Enviado	Enviado
Pendiente por enviar	En espera, pendiente por enviar
Exitosa	Transacción Exitosa: Factura Exitosa
En proceso	Transacción Exitosa: Factura Recibida
	Transacción Exitosa: Factura En proceso de validación
Fallida	Transacción Exitosa: Factura Fallida (Documento no cumple 1 o más validaciones de DIAN).
	Transacción Exitosa: Factura con Error (El xml no es válido).
	Transacción Fallida: Error al procesar petición
	Transacción Fallida: Excepción en el Sistema Dian.
	Transacción Fallida: Parámetros Enviados con Error
	Transacción Fallida: No existe información
Error al consultar	Error interno de Servicio Dian.
	Response vacío
	Error inesperado de Web Service
	Error en response, información inválida